近年、IT化によるコミュニケーション不足の解決策として「組織活性化」が注目されています。組織が活性化すると、社員個々が主体的に業務に取り組めるようになるので、定着率の向上にも有効です。
しかし、「どのように組織活性化を実現すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、組織活性化のメリット・取り組みを中心にご紹介します。
- 活性化している組織の5原則を知り、自社の現状を把握したい
- 組織活性化の取り組みを理解して、自社の取り組みに役立てたい
- 組織活性化に最適なツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、組織活性化のメリット・取り組みが分かり、社員のエンゲージメント向上も図れます。
目次
組織活性化とは
「組織活性化」とは、社員個々が組織の理念・ビジョンを理解し、チームワークを発揮しながら、主体的に業務に取り組んでいる状態を指します。
組織活性化が重要視される背景として、IT化が進み業務が細分化されるようになったことで、社員同士のコミュニケーションが減少した点が挙げられます。コミュニケーションが不足していると、スムーズに連携できないので、仕事が停滞してしまう恐れもあります。
そこで、組織活性化に取り組むと、社内のコミュニケーション不足を解消して、連携を強化しながら円滑に業務を進められるようになるのです。
活性化している組織の5原則とは
活性化している組織の5原則は、以下の通りです。
- （1）社員に経営理念・ビジョンが共有されている
- （2）社員が主体的に業務に取り組んでいる
- （3）社員同士が円滑にコミュニケーションをしている
- （4）社員個々のモチベーションが高い
- （5）人材育成の仕組みが整っている
活性化している組織では、経営理念・ビジョンが社内に浸透しているので、経営層・現場社員が一丸となり、共通の目標の達成に向けて行動できます。
活性化している組織の原則として、上司からの指示を待つだけでなく、社員個々が主体的に業務を進めている点が挙げられます。
活性化している組織では、社内のコミュニケーションが円滑化しており、社員同士の連携もスムーズです。
社員個々のモチベーションが高く、目標達成に向けて意欲的に業務に取り組んでいる点も、活性化している組織の原則のひとつです。
組織活性化に取り組んでいる企業は、整備された体制下で、効果的に人材を育成している点も特徴です。
このように、活性化している組織では、社員が高いモチベーションを持って主体的に業務に取り組めるため、さらに組織が活性化していくという好循環が生まれているのです。
組織活性化の3つのメリットとは
ここでは、組織活性化の3つのメリットについて解説します。組織を活性化させると、定着率・エンゲージメントを向上させながら、人材の成長を図れます。
（1）定着率が向上する
組織活性化に取り組むと、定着率が向上します。
組織が停滞していると、一体感がなくなり、社員個々が孤立してしまいます。そのため、仕事にやりがいを感じられず、離職率が高まってしまう恐れがあるのです。
そこで、組織を活性化させれば、共通の目標に向かってチームワークを発揮したり、社員同士のコミュニケーションを促進したりして、連携を強化できます。したがって、社内の一体感を醸成し、定着率の向上につなげられます。
（2）社員のエンゲージメントが向上する
組織活性化のメリットとして、社員のエンゲージメント（企業への愛着のこと）が向上する点が挙げられます。
組織を活性化させると「経営理念・ビジョンの共有を徹底している」「社内のコミュニケーションが円滑化している」という状態を実現できます。
そのため、企業のビジョンに共感しつつ、メンバー同士が良好な人間関係を築きながら働くことができるので、社員のエンゲージメントを向上できます。
（3）人材が成長する
人材が成長する点も、組織活性化のメリットのひとつです。
活性化している組織では、社員が主体性を発揮し、当事者意識を持って業務に取り組めます。したがって、日々の業務経験から積極的に学びを得て、成長につなげられるのです。
また、コミュニケーションの促進によって社員個々のノウハウが共有されれば、チーム全体でスキルを高めながら、仕事の質を向上できます。
組織活性化の4つの取り組みとは
ここでは、組織活性化の4つの取り組みについて解説します。担当者の方は、以下の内容を把握して、自社の取り組みに役立てましょう。
（1）アチーブ（達成）ミーティングを実施する
1つ目は、アチーブ（達成）ミーティングの実施です。
「アチーブミーティング」とは、“個人的な目標”や“チーム・企業としての目標・ビジョン”を話し合う場を指します。アチーブミーティングの手順は以下の通りです。
- チーム・企業の目標について話し合う
- 個々の目標を発表する
- 個々の目標をカテゴリーごとに分類する
- 個々の目標をチーム・企業の目標に落とし込む
はじめにチーム・企業の目標について話し合うことで、共通の目標を意識しながら、全員が同じ方向を向いて議論を進められます。
このように、アチーブミーティングを実施すると、企業の経営理念・ビジョンへの理解を深められます。また、当事者意識を持って目標達成に向けて取り組めるようになるので、組織を活発化できるのです。
（2）上司との定期面談を実施する
2つ目は、上司との定期面談の実施です。
1on1ミーティングなど、上司との定期面談を実施すれば、コミュニケーションの場を設けて、社員の現状を正確に把握できます。定期面談では「仕事で困っていること・悩んでいること」「個人・チームの目標」などについて、幅広く聞いておきましょう。
また、上司との定期面談に加えて、他部署のマネージャーと「ナナメ面談」を実施することも手法のひとつです。上司には話しづらい内容まで自由に相談しやすくなったり、普段とは異なる視点からアドバイスを得られたりするメリットがあります。
（3）マルチ担当制を導入する
3つ目は、マルチ担当制の導入です。「マルチ担当制」には、「（1）1人が複数の部門を担う」「（2）1つの業務を複数人が担う」という2つの意味があります。
1人が複数の部門を担うと、企業全体を俯瞰する視点を身に付けて、業務の現状を客観的に把握できるようになります。また、1つの業務を複数人が担うことで、個々の業務負担を軽減しつつ、協働意識を醸成し、組織の活発化につなげられるのです。
ただし、1つの業務を複数人が担うと、主体性が損なわれる可能性があります。そこで、各業務に「メイン担当」と「サブ担当」をつくると、業務の責任・権限を適切に配分して、社員の主体性を維持できます。
（4）ITツールを導入する
4つ目は、ITツールの導入です。
ITツールを活用すると、作業負担を軽減して円滑に業務を進めたり、社内のコミュニケーションを促進して連携を強化したりできます。
また、組織を活性化させるには、社内の情報共有を徹底する点が重要です。とくに、組織活性化に力を入れている企業では、「Stock」のようなシンプルなITツールを導入して、情報共有の仕組みを整えています。
組織活性化に最適なツール
以下では、組織活性化に最適なツールをご紹介します。
組織活性化を実現させる方法としては「上司との定期面談の実施」「ITツールの導入」などがあります。とくに、組織を活発化させるには、円滑な情報共有が欠かせません。
ただし、代表的に導入されるチャットツールでは、情報が流れてしまう恐れがあります。そこで、「情報が流れないうえに、誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルな情報共有ツール」を導入する点が重要です。
結論として、組織活性化を実現するには、誰でも導入即日で活用できる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」では“業務情報”“ノウハウ”“定期面談の記録”などをストックし、リアルタイムで共有できます。また、「メッセージ」がノートに紐づいているので、情報が流れず、密にコミュニケーションをとりながら連携を強化できるのです。
社内の情報共有を円滑化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
組織活性化のメリット・取り組みまとめ
これまで、組織活性化のメリット・取り組みを中心にご紹介しました。
組織活性化に取り組むと、定着率・エンゲージメントを向上させながら、人材の成長を促進できます。また、組織活性化の取り組みとしては「アチーブミーティング・定期面談の実施」「マルチ担当制・ITツールの導入」などがありました。
とくに、組織を活性化させるには、情報共有を円滑化して、社員同士が連携を密にすることがポイントです。ただし、チャットツールだと情報が流れていくので「あらゆる情報を誰でも簡単に共有・蓄積できるITツール」があると便利です。
したがって、組織活性化を実現するには、ITに不慣れな社員でもストレスなく情報を共有・蓄積できる情報共有ツール「Stock」が最適です。実際に、非IT企業を中心とした200,000社以上が情報共有の効率化を実現しています。
ぜひ「Stock」を導入して、全社で組織活性化に取り組みましょう。
