社用車を保有する企業が車両情報を管理する「車両管理」は、安全を確保するうえで欠かせない業務です。車両管理業務において作成する「車両管理表」は、Excelのテンプレートによって簡単に作成できます。
しかし、「どのテンプレートが自社の車両管理表の作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelで無料で使える車両管理表のテンプレートを中心にご紹介します。
- 車両管理表の作成方法を知りたい
- Excelの車両管理表のテンプレートを使って、業務を効率化したい
- 車両管理表をはじめとする社内文書の作成・管理を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、車両管理表のテンプレートが見つかるだけでなく、車両管理表をはじめとする文書の運用を最適化する方法も分かります。
目次
車両管理表とは
車両管理表とは、企業が保有している車（社用車）の情報を管理するための書類を指します。
車両管理表の作成は、企業の資産である社員や社用車を守る上で重要な業務です。交通事故や車両に関するトラブルを未然に防ぐことができます。
とくに、車検切れや定期点検漏れなどが原因で、事故に発展するケースもあるため、車両管理表を用いて適切に管理することが大切です。ただし、社用車の保有台数が多いほど管理が煩雑になってしまい、確認が行き届かないリスクが高まるので注意が必要です。
車両管理表に記載すべき項目とは
車両管理表には法律で規定された書式はありません。しかし、車両の情報を正しく管理するために、以下の項目は記載しましょう。
- 車体番号や車名など車両本体に関する基本情報
- 購入や廃車・リースに関する情報
- 車検や定期点検などの整備情報
- 修理や事故歴などの情報
- 使用者に関する情報
- 管理者に関する情報
- 加入している保険の情報
このように、車両管理表に記載すべき項目は「（1）車両を特定するための情報」「（2）車両の状況を把握するための情報」「（3）保険情報」の大きく3つに分けられます。
無料で使える車両管理表のExcelテンプレート3選
以下では、無料で使える車両管理表のExcelテンプレート3選をご紹介します。車両管理表に必要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用して、業務を効率化しましょう。
Office Hackの車両管理表
こちらは、Office Hackが提供するシンプルな車両管理表のテンプレートです。車両管理表に記載すべき項目を抜け漏れなく入力することができます。
また、下部に設けられた「備忘記録」には罫線が引いてあり、手書きもしやすくなっています。
［文書］テンプレートの無料ダウンロードの車両管理表
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する車両管理表です。
社用車を把握するために必要な項目が記載されており、車両管理業務に多く用いられる基本様式の一つだと言えます。
テンプレートボックスの車両管理表
こちらは、テンプレートボックスが提供する車両管理表のテンプレートです。ExcelとWordで簡単に入力でき、PDFから印刷して紙で運用することもできます。
また、必須項目が不足している場合は、自身で追加できカスタマイズ性も優れています。
車両管理表を紙やExcelで作成するデメリットとは
以下では、車両管理表を紙やExcelで作成するデメリットについて解説します。
社用車を保有する企業は、事故を防止するため、車両管理表を適切に記入して車両管理を徹底しましょう。ただし、紙で作成した車両管理表は紛失する危険性があるため、注意が必要です。
一方で、Excelで作成した車両管理表は、社内で共有したい場合にはメールやチャットツールを使わなければなりません。また、社用車の保有台数が多くなるとファイルも増えて管理が入り乱れてしまうなどのデメリットがあります。
そこで、あらゆる情報を「ノート」に直に書き込める「Stock」のようなITツールを使えば、社内の文書管理・共有を一元化できるので、業務の効率化が見込めます。
【必見】車両管理表を作成するのに最適なツールとは
以下では、車両管理表を作成するのに最適なツールを紹介します。
車両管理表をはじめとする社内文書は、共通のテンプレートを使ってナレッジ化すれば、文書作成の工数を削減できます。しかし、Excelで作成した車両管理表をメールやチャットツールでやりとりするのは、忙しいドライバーの負担になります。
また、車両搭載型の車両管理システムなどの多機能なシステムを導入すれば、複雑ですぐに使いこなせません。そのため、「作成した車両管理表を簡単に共有できるクラウド型の情報共有ツール」を導入しましょう。
したがって、車両管理表の運用を最適化するITツールは、書式をテンプレートとして統一でき、ドライバーとの共有・コミュニケーションまでストレスのかからないツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した表は、テンプレートとして使い回せるうえに、ノートに紐づく「メッセージ」でドライバーと話題の混ざらないやりとりが実現します。また、Excelで作成した車両管理表も、ドラッグ＆ドロップの操作だけで、ノートに貼り付けて管理できます。
最も簡単に車両管理表を作成できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
車両管理表に関するよくある質問
以下では、車両管理表に関するよくある質問と、その回答をご紹介します。車両管理表を作成する前に、不明点は解消しておくようにしましょう。
車両管理表の作成は法律で定められている？
車両管理表の作成は法律では定められていないため、強制されるものではありません。
しかし、企業には社用車を管理する義務があります。そのため、適切な管理を怠って事故を起こしてしまった場合は、企業側の管理責任が問われることになります。
このような事態を防ぐためにも、きちんと車両管理表を作成し、日頃から車両管理を徹底するように心がけましょう。
車両管理表に保存期間はある？
車両管理表の保存期間は法律で定められておらず、明確な期間は決まっていません。
しかし、保有している社用車を安全に管理・運用するためにも、車両の購入時またはリースした時から、廃棄・返却等をするまでは保管しておくべきです。なお、警察では運送事業輸送安全規則の規定に則り、1年間の保存期間を設けるように指導しています。
法的に定められた保存期間はありませんが、社用車の安全な管理・運用を第一に考え、ある程度の期間は保管しておくようにしましょう。
無料で使える車両管理表のExcelテンプレートまとめ
これまで、無料で使える車両管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelや紙で作成した申請書は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒だというデメリットがあります。
そこで、「テンプレートの蓄積から書類の作成・共有をノート単位で一括管理できるツール」を導入すれば、紙を印刷したりファイルを開いたりする手間なく、必要な情報にたどり着けるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を「ノート」にストックでき、簡単な操作でドライバーにも定着しやすい「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、車両管理表の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
