社用車を保有する企業が車両情報を管理する「車両管理」は、安全を確保するうえで欠かせない業務です。車両管理業務において作成する「車両管理表」は、Excelのテンプレートによって簡単に作成できます。
 
しかし、「どのテンプレートが自社の車両管理表の作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、Excelで使える無料の車両管理表テンプレートを中心にご紹介します。
 
  • 車両管理表の作成方法を知りたい
  • Excelのテンプレートを利用して、車両管理表を簡単に作成したい
  • 車両管理表をはじめとする社内文書の作成・管理を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、車両管理表のテンプレートが見つかるだけでなく、車両管理表をはじめとする文書の運用を最適化する方法も分かります。


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車両管理表とは

車両管理表とは、企業が保有している車(社用車)の情報を管理するための書類を指します。
 
車両管理表の作成は、企業の資産である社員や社用車を守る上で重要な業務です。交通事故や車両に関するトラブルを未然に防ぐことができます。
 
とくに、「車検切れ」や「定期点検漏れ」などが原因で事故に発展するケースもあるため、表を用いた適切な管理が必要です。ただし、社用車の保有台数が多いほど管理表の運用が煩雑になってしまい、確認が行き届かないリスクが高まる点には注意しましょう。


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車両管理表に記載すべき項目とは

車両管理表には法律で規定された書式はありません。しかし、車両の情報を正しく管理するために、以下の項目は記載しましょう。
 
 
(1)車両を特定するための情報
  • 車体番号や車名など車両本体に関する基本情報
  • 購入や廃車・リースに関する情報
(2)車両の状況を把握するための情報
  • 車検や定期点検などの整備情報
  • 修理や事故歴などの情報
  • 使用者に関する情報
  • 管理者に関する情報
(3)保険情報
  • 加入している保険の情報
 
このように、車両管理表に記載すべき項目は「(1)車両を特定するための情報」「(2)車両の状況を把握するための情報」「(3)保険情報」の大きく3つに分けられます。


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無料で使える車両管理表のExcelテンプレート3選

以下では、無料で使える車両管理表のExcelテンプレート3選をご紹介します。車両管理表に必要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用して、管理業務を効率化しましょう。

シンプルな社用車管理表のテンプレート

Office Hackのテンプレート画像
 
こちらは、Office Hackが提供するシンプルな車両管理表のテンプレートです。車両管理表に記載すべき項目を抜け漏れなく入力することができます。
 
また、下部に設けられた「備忘記録」には罫線が引いてあり、手書きもしやすくなっています。
 

必要事項を網羅した車両管理表テンプレート

[文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート画像
 
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する車両管理表です。
 
社用車を把握するために必要な項目が記載されており、車両管理業務に多く用いられる基本様式の一つだと言えます。
 

カスタマイズしやすい車両管理台帳

テンプレートボックスのテンプレート画像
 
こちらは、テンプレートボックスが提供する車両管理表のテンプレートです。ExcelとWordで簡単に入力でき、PDFから印刷して紙で運用することもできます。
 
また、必須項目が不足している場合は、自身で追加できカスタマイズ性も優れています。
 


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車両管理表を紙やExcelで作成するデメリットとは

以下では、車両管理表を紙やExcelで作成するデメリットについて解説します。
 
社用車を保有する企業は、事故を防止するため、車両管理表を適切に記入して車両管理を徹底しましょう。ただし、紙で作成した車両管理表は紛失する危険性があるため、注意が必要です。
 
一方で、Excelで作成した車両管理表は、社内で共有したい場合にはメールやチャットツールを使わなければなりません。また、社用車の保有台数が多くなるとファイルも増えて管理が入り乱れてしまうなどのデメリットがあります。
 
そこで、あらゆる情報を「ノート」に直に書き込める「ナレカン」のようなITツールを使えば、社内の文書管理・共有を一元化できるので、業務の効率化が見込めます。


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【必見】車両管理表を作成するのに最適なツールとは

以下では、車両管理表を作成するのに最適なツールを紹介します。
 
車両管理表をはじめとする社内文書の作成では、共通のテンプレートを使うことで工数を削減できます。しかし、Excelで作成した車両管理表をメールやチャットツールでやりとりするのは、忙しいドライバーの負担になるのです。
 
また、車両搭載型の車両管理システムなどの多機能なシステムを導入すれば、複雑ですぐに使いこなせません。そのため、「作成した車両管理表を簡単に共有できるクラウド型の情報共有ツール」を導入しましょう。
 
したがって、車両管理表の運用を最適化するITツールは、書式をテンプレートとして統一でき、ドライバーとの共有・コミュニケーションのストレスがかからない「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「ノート(記事)」で作成した表は、テンプレートとして使い回せるうえに、ノートに紐づく「メッセージ(コメント)」でドライバーと話題の混ざらないやりとりが実現します。また、Excelで作成した車両管理表も、ドラッグ&ドロップの操作だけでノートに貼り付けて管理可能です。

最も簡単に車両管理表を作成できるツール「ナレカン」

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

https://www.narekan.info/

ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
  2. 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
    「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プランページ

https://www.narekan.info/pricing/

詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

ナレカンの詳細はこちら

ナレカンを使った車両管理表の記入例

ここでは、ナレカンを使った車両管理表の書き方を解説します。以下の手順を追えば、見やすい車両管理表を簡単に作れます。
 
  1. はじめに、記載する項目を決めて、テンプレートを作成します。
  2.  
    テンプレートを選択する画像
     
    テンプレートを作成した画像
     
  3. 画面右下の [+テンプレート] をクリックして、登録しておいた車両管理表のテンプレートを選択します。
  4.  
    右下の [+テンプレート] をクリックする画像
     
    テンプレートを選択する画像
     
  5. テンプレートに沿って記載すれば、業務日報の完成です。
  6.  
    車両管理表を作成した画像
このように、ナレカンを使えば自作のテンプレートで見やすい車両管理表を簡単に作れます。


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車両管理表に関するよくある質問

以下では、車両管理表に関するよくある質問と、その回答をご紹介します。車両管理表を作成する前に、不明点は解消しておくようにしましょう。

車両管理表の作成は法律で定められている?

車両管理表の作成は法律では定められていないため、強制されるものではありません。
 
しかし、企業には社用車を管理する義務があります。そのため、適切な管理を怠って事故を起こしてしまった場合は、企業側の管理責任が問われることになります。
 
このような事態を防ぐためにも、きちんと車両管理表を作成して、日頃から車両管理を徹底するように心がけましょう。

車両管理表に保存期間はある?

車両管理表の保存期間は法律で定められておらず、明確な期間は決まっていません。
 
しかし、保有している社用車を安全に管理・運用するためにも、車両の購入時またはリースした時から、廃棄・返却等をするまでは保管しておくべきです。なお、警察では運送事業輸送安全規則の規定に則り、1年間の保存期間を設けるように指導しています。
 
法的に定められた保存期間はありませんが、社用車の安全な管理・運用を第一に考え、ある程度の期間は保管しておくようにしましょう。


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無料で使える車両管理表のExcelテンプレートまとめ

これまで、無料で使える車両管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
 
Excelや紙で作成した管理表は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒だというデメリットがあります。
 
そこで、「テンプレートから簡単に管理表を作成でき、ノート形式で管理できるツール」を導入すれば、紙を印刷したりファイルを開いたりする手間なく、必要な情報にたどり着けるのです。
 
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を”ノート(記事)”にストックでき、簡単な操作でドライバーにも定着しやすい「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、車両管理表の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。