社用車を保有する企業が車両情報を管理すること（車両管理）は、安全を確保するうえで欠かせない業務です。車両管理業務において必要な「車両管理表」は、Excelのテンプレートによって簡単に作成できます。
しかし、「どのテンプレートが自社の車両管理表の作成に適しているのか分からない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使える車両管理表Excelテンプレート5選を中心にご紹介します。
- Excelのテンプレートを利用して、車両管理表を簡単に作成したい
- 車両管理表に記載すべき項目を知りたい
- 車両管理表をはじめとする社内文書の作成・管理を効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な車両管理表のテンプレートが見つかるだけでなく、車両管理表をはじめとする文書運用を最適化する方法も分かります。
目次
車両管理表・車両管理台帳とは
車両管理表・車両管理台帳とは、企業が保有している車（社用車）の情報を管理するための書類です。
車両の基本情報や車検日、法定点検日を記録しておくことで、車両に関するトラブルや整備不良による事故を未然に防げます。一方で、社用車の保有台数が多いと管理が煩雑になり、確認が行き届かないリスクが高まる点に注意が必要です。
以上のように、車両管理表の作成は、企業の資産である社員や社用車を守る上で重要な業務になるため、適切な運用が求められるのです。
車両管理表に記載すべき項目とは
車両管理表には法律で規定された書式はありません。しかし、車両の情報を正しく管理するために、以下の項目を記載しましょう。
(1) 車両を特定するための情報
- 車体番号や車名など車両本体に関する基本情報
- 購入や廃車・リースに関する情報
(2) 車両の状況を把握するための情報
- 車検や定期点検などの整備情報
- 修理や事故歴などの情報
- 使用者に関する情報
- 管理者に関する情報
(3) 保険情報
- 加入している保険会社の情報
- 保険種目や期間などの情報
このように、車両管理表に記載すべき項目は「(1) 車両を特定するための情報」「(2) 車両の状況を把握するための情報」「(3) 保険情報」の大きく3つに分けられます。
【無料】車両管理表・車両管理台帳のExcelテンプレート5選
以下では、無料で使える車両管理表Excelテンプレートを5つ紹介します。車両管理表に必要な項目があらかじめ記載されたテンプレートを活用して、管理業務を効率化しましょう。
（1）シンプルな社用車管理表のテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供するシンプルな車両管理表のテンプレートです。車両管理表に記載すべき基本項目を抜け漏れなく入力できます。
また、下部に設けられた「備忘記録」には罫線が引いてあり、手書きの場合でも記入しやすいです。
（2）社用車情報を一覧で管理できる車両一覧表テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードが提供する車両管理表です。”運転免許証””車検証””保険”に関する情報を一覧で管理でき、多くの社用車情報も一元化して管理できます。
一方で、一覧表の場合、社用車の数が多くなるにつれて情報量が多くなり、管理が煩雑になりがちです。社用車ごとに情報を残すなら、フォルダで階層管理できる「ナレカン」のようなツールでの記録がおすすめです。
（3）必要事項を網羅した車両管理表テンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する車両管理表です。
社用車を把握するために必要な項目が記載されており、車両管理業務に多く用いられる基本様式の一つだと言えます。
（4）社用車の点検に役立つ車検管理台帳テンプレート
こちらは、フリーテンプレートが提供する車検管理表のテンプレートです。基本的な社用車情報だけでなく、保険会社や車検、走行距離の記録としても活用できます。
車両管理を徹底できる点が特徴であり、車両の不備や車検切れに関するトラブルを軽減できるのです。
（5）走行距離を含む利用履歴を残せる車両管理表テンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが提供する車検管理表のテンプレートです。走行距離や給油の状態を記録できるので、ガソリンを入れるタイミングを予測可能です。
また、誰がいつどの車を利用しているかの履歴を残すことで運用の透明性が向上し、万が一のトラブル時にも迅速な原因追及が可能となります。
車両管理表を紙やExcelで作成するデメリットとは
2024年4月から施行された新しい労働規則規制により、より一層効率よく業務を進めることが求められています。しかし、紙やExcelで車両管理表を作成する場合、以下のデメリットが伴うのです。
- 管理が煩雑になってしまう
- 情報共有に時間がかかる
- 目的の情報が見つかりにくい
表を作成する度に印刷し、ファイリングして整理する必要があるため、ファイリング方法が統一されていないと、管理が煩雑になり、表を紛失してしまいます。
Excelで作成した車両管理表を各自のPCで保管しておくと、情報の更新の度にメールやチャットツールで共有する手間がかかります。
社用車の保有台数が多くなるとファイルが増えて管理が入り乱れてしまうため、必要な管理表をすぐに見つけることが困難になるのです。
一方、ITツールを使えば、紙やExcelのデメリットをすべて解消できます。たとえば、昨今では、情報を一元管理できるうえ、検索機能が充実した「ナレカン」のようなITツールを使う企業が増えているのです。
【必見】車両管理表を作成するのに最適なツールとは
以下では、車両管理表を作成するのに最適なツールを紹介します。
車両管理表をはじめとする社内文書の作成では、共通のテンプレートを使うことで工数を削減できます。しかし、作成・更新の度にExcelの車両管理表をメールやチャットツールでやりとりするのは面倒です。
また、ファイルが多いと最新情報がわからなくなったり、情報が散在して記入方法のマニュアルや記入例をすぐに参照できなかったりする恐れがあります。そのため、「誰でも簡単に車両管理表を作成でき、欲しいときにたどり着けるツール」を導入しましょう。
結論、忙しいドライバーでも車両管理表を運用しやすいITツールは、テンプレートで車両管理表を作成でき、簡単に情報共有ができるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、登録したテンプレートで簡単に車両管理表を作成できるうえ、任意のメンバーに即座に共有できます。また、Excelで作成した管理表を添付するだけで「ファイルの要約」をAIが自動抽出してくれるので、情報を探すストレスがなくなります。
最も簡単に車両管理表を作成できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「AI検索」「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「画像内テキスト検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【ナレッジの一元化】 ナレカン内のナレッジは最新でフレッシュな状態で管理。
ナレカン内に一元化したナレッジは、「断捨離機能」によって、常に最新でフレッシュなものになります。そのため、ナレッジが陳腐化することがありません。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った車両管理表の記入例
ナレカンで車両管理表を残すと、以下のようになります。
ナレカンでは、車両管理表と併せて、車台番号の確認方法や保険会社情報をまとめて管理できます。そのため、「何を書けば良いか分からない」と悩む時間を減らし、車両管理業務の負担を軽減できるのです。
車両管理表に関するよくある質問
以下では、車両管理表に関するよくある質問と、その回答をご紹介します。車両管理表を作成する前に、不明点は解消しておくようにしましょう。
車両管理台帳の作成は法律で定められている？
車両管理表の作成は法律では定められていないため、強制されるものではありません。
しかし、企業には社用車を管理する義務があります。そのため、適切な管理を怠って事故を起こしてしまった場合は、企業側の管理責任が問われることになります。
このような事態を防ぐためにも、きちんと車両管理表を作成して、日頃から車両管理を徹底するように心がけましょう。
車両管理表に保存期間はある？
車両管理表の保存期間は法律で定められておらず、明確な期間は決まっていません。
しかし、保有している社用車を安全に管理・運用するためにも、車両の購入時またはリースした時から、廃棄・返却等をするまでは保管しておくべきです。なお、警察では運送事業輸送安全規則の規定に則り、1年間の保存期間を設けるように指導しています。
法的に定められた保存期間はありませんが、社用車の安全な管理・運用を第一に考え、ある程度の期間は保管しておくようにしましょう。
無料で使える車両管理表のExcelテンプレートまとめ
これまで、無料で使える車両管理表のテンプレートを中心にご紹介しました。
Excelや紙で作成した管理表は、ファイル管理が煩雑になりがちなうえに、共有が面倒だというデメリットがあります。
そこで、「テンプレートから簡単に管理表を作成でき、任意のメンバーに即座に共有できるツール」を導入すれば、紙を印刷したりファイルを開いたりする手間なく、簡単に情報を共有できるのです。
結論、自社が導入すべきなのは、車両管理表の作成から共有、管理まで、誰でも簡単にできる「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、車両管理表の運用を最適化する仕組みをつくりましょう。
