社員の退職や部署異動のときに発生する「引き継ぎ業務」では、伝達事項を漏れなく伝えなければなりません。そこで、引き継ぎ書を作成すると、後任者が逐一質問する手間を省けるので、業務の引き継ぎをスピーディーに進められます。
 
一方、「紙やExcelを使った引き継ぎが上手くいっていないので、デジタルツールで引き継ぎ書を作成したい」と考える方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務引き継ぎ書の作り方やテンプレート、おすすめツールを紹介します。
 
  • デジタルツールで引き継ぎ業務の負担を解消したい
  • 引き継ぎ書を作成したいが、現場に浸透する書き方が分からない
  • テンプレートを使い、引き継ぎ書を簡単に作成したい
という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書のシンプルな作り方が分かるほか、自社に最適なツールを見つけられます。


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3ステップ!業務・仕事の引き継ぎ書の作り方

ここでは、引き継ぎ書の作り方を3ステップでご紹介します。以下を参考にして、効率的に引き継ぎ書を作成しましょう。

ステップ1.項目を決定する

まずは、引き継ぎ書に記載する項目を決めます。
 
最初に引き継ぎ書の記載項目を決めておけば、重要な項目の記載漏れを防げます。具体的な項目は以下の6点です。
 
  • 業務の概要と目的
  • 後任者が業務の目的を理解したうえで進められるように、業務の意義を明確に記載します。
     
  • スケジュール
  • 業務に取り組むタイミングや、年間スケジュールを記載します。また、定型業務は実施する時間や優先順位も記入します。
     
  • 業務の手順
  • それぞれの業務の手順を図や写真などを用いてわかりやすく記載します。
     
  • トラブルが発生したときの対処法
  • 具体的な方法に加えて、トラブルに対処できる社員の連絡先なども記載しておくと、万が一のときも安心です。
     
  • 資料の保管場所
  • 業務に関連する資料の保管先を記載します。また、資料名に加えて用途やページ数も残せば、後任者が必要な情報をすぐに見つけられます。
     
  • 備考
  • 追記や補足しておきたい内容を記載します。「在職中に終わらなかった未処理の業務」は備考欄に記入し、後任者へ確実に引き継ぐべきです。
上記の項目を押さえて引き継ぎ書を作成すれば、後任のメンバーと認識の齟齬が起こる心配もありません。

ステップ2.引き継ぎのスケジュールを決める

次に、引き継ぎのスケジュールを決めます。
 
とくに、引き継ぎ書の作成には時間がかかります。抜け漏れがない状態で後任の社員へ渡すために、スケジュールは余裕を持たせるのが重要です。
 
したがって、作業にかかる日数を計算したうえでスケジュールを組み、万全な状態で業務を引き継ぐ準備が必要です。

ステップ3.詳細を詰める

最後に、引き継ぎ書の詳細を詰めます。
 
引き継ぎ書の項目を具体的にする形で内容を埋めていきます。とくに、「業務の手順」は引き継ぎ書のなかで最も重要な項目のため、図や表を活用して、情報を視覚的にわかりやすくすることが大切です。
 
ただし、内容が細かすぎたり冗長な文が多かったりすると、一度に覚える作業量が増えてしまい、読み手にストレスを与えかねません。そのため、引き継ぎ書を作成するときは、過不足なくシンプルに記載しましょう。


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引継ぎ書・引継ぎノートのテンプレート

以下では、引継ぎ書と引継ぎノートのテンプレートを紹介します。テンプレートを活用して、抜け漏れを防ぎながら作成業務を効率化しましょう。

Excel|業務引き継ぎ書のテンプレート

Excelの引き継ぎ書テンプレート
 
こちらは、Feed Softが提供する業務引き継ぎ書の無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目を記載できます。
 
  • 部署名
  • 前任者・後任者
  • 期間
  • 引継ぎ内容
  • 備考
シンプルなテンプレートであり、入力項目が少ないのが特徴です。また、チェックボックスを利用すれば、業務の進捗を可視化できます。
 
一方、業務の手順を記載する欄がないため、伝達する情報が多い場合は不向きです。
 

Word|シンプルな引き継ぎ書のテンプレート

Wordの引き継ぎ書テンプレート
 
こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎ書の無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目を記載できます。
 
  • 業務名
  • 業務のプロセス
  • 業務の目的
  • 業務のポイント
  • 業務の詳細な手順(写真付き)
このテンプレートであれば、空欄を埋めるだけで引き継ぎ書が完成します。ただし、情報を入力する欄が多く、作成に時間がかかる点に注意が必要です。
 

OneNote|引き継ぎノートのテンプレート

OneNoteの引き継ぎ書テンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎノートの無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目があります。
 
  • スタッフリスト
  • チェックリスト
  • 引き継ぎ情報のメモ欄
  • 拾得物リスト
  • 遅番の担当者リスト
引き継ぐ際に必要な項目を網羅しており、カスタマイズ不要ですぐに使用できます。ただし、OneNoteは操作が複雑なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れもあります。
 


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無料プランあり!引き継ぎ書の管理におすすめのツール

以下では、引き継ぎ書の管理におすすめのツールをご紹介します。
 
引き継ぎ業務はほかの仕事と並行する場面もあるので、不要な時間や手間をかけずに効率化すべきです。しかし、テンプレートを使うだけでは、WordやExcelで管理する運用は変わらないので、、非効率なファイル管理からは脱却できません。
 
そこで、スピーディに効率化を実現している企業は「ITツール」を使っているのです。なかでも、ファイルを開かずとも情報を共有・更新できて、「フォルダ」管理で業務や部署ごとに引き継ぎ書を振り分けられるツールがおすすめです。
 
ただし、操作が複雑では社内で形骸化する恐れがあるので「必要な機能に過不足がないシンプルなツール」を導入すべきです。結論、自社が導入すべきなのは非IT企業の65歳の方でも即日で使えて、引継書の作成・共有・管理も簡単な「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に”仕事のマニュアル”や”引継ぎ項目のチェックリスト”を書き込めば、情報が抜け漏れる心配がないうえに、瞬時に共有されるので便利です。また、ノートに紐付いた「メッセージ」を使えば、引き継ぎに関するやりとりも流れません。

仕事の引き継ぎが最も簡単にできるノート型ツール「Stock」

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「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

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加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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業務の引き継ぎで失敗する3つの原因

ここでは、業務の引き継ぎで失敗する3つの原因を解説します。以下に当てはまる場合は早急に対策すべきです。

(1)口頭だけで済ませてしまう

1つ目に、引き継ぎを口頭だけで済ませてしまうのが原因です。
 
口頭だけで情報を伝えると、聞き手は内容が整理しづらく、結果として引継ぎが上手くいきません。また、個人によって引き継ぎ内容が異なる場合は、情報の一貫性がなくなってしまうのです。
 
したがって、伝達漏れを防止するためにも前任者が引き継ぎ書を作成し、マニュアルなどの形で後任者へ渡すべきです。

(2)社内外でコミュニケーションが取れていない

2つ目の原因は、社内外でのコミュニケーションが不十分なことです。
 
社内の引き継ぎが完了しても、社外の方へ伝達漏れがある場合、トラブルが発生しやすいです。とくに、営業や顧客サポートの現場は、引き継ぎ状況を共有できなければ、取引先との関係が悪化してしまいます。
 
したがって、事前に社内外の関係者と打ち合わせをしておくのが必須です。また、引き継ぎを報告するタイミングを考慮し、スケジュールに余裕を持たせるべきです。

(3)業務に関するナレッジが引き継がれていない

3つ目の原因は、業務に関するナレッジが引き継がれていないことです。
 
引き継ぎのときは業務フローなどの基本事項だけでなく、前任者が業務を通して得たナレッジ(知識)や経験も伝える必要があります。
 
業務のナレッジなどはミスを未然に防いだり、業務時間を短縮したりするのに役立ちます。したがって、後任者がスムーズに仕事をするためにも、ナレッジは忘れずに引き継ぐべきです。


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業務の引継ぎを成功させるポイント3選

ここでは、業務の引き継ぎを成功させるためのポイントを3つ解説します。以下のポイントを押さえて、抜け漏れなく引き継ぎましょう。

(1)コミュニケーションを取る

はじめに、前任者と後任者のこまめなコミュニケーションが大切です。
 
前任者は「どのような業務を引き継いでもらいたいか」を後任者へ明確に伝える必要があります。また、前任者は引き継ぎ資料を渡すだけでなく、ポイントを伝えたり、一緒に実務に取り組んだりして後任者を教育しなければなりません。
 
このように、前任者と後任者で認識をすり合わせながらの引き継ぎが重要です。

(2)スケジュール管理を徹底する

次に、スケジュール管理を徹底するのもポイントです。
 
前任者は、引き継ぎ日から逆算して資料の作成期間を設定します。しかし、資料の作成は仕事内容だけでなく、自身のナレッジなどもまとめて引き継ぐため時間がかかる場合があります。
 
したがって、あらかじめスケジュールを正確に見積り、余裕を持たせたうえで引き継ぎの準備をすべきです。また、引き継ぎに必要な作業を洗い出せば「優先すべき業務」が整理でき、作業の抜け漏れも防ぎやすくなります。

(3)ツールを使って効率化する

最後に、ツールを使えば引き継ぎ作業を効率化できます。
 
紙やWord、Excelなどのアナログな方法で引き継ぎ書を作った場合、「書類がどこにあるか分からない」という問題になりがちです。また、現場作業が多い社員にとっては、都度紙を持ち運んだり、WordやExcelだとスマホでは読みづらかったりする点も不便だと言えます。
 
そこで、、スマホやPCからでも確認できて、情報をすぐに社内へ共有できる「情報ストックツール」を使えば、引き継ぎ業務が簡単に完了します。とくに、アナログ管理から脱却したい非IT企業であれば、ITが苦手な方でも直感的に使いこなせる「Stock」がおすすめです。
 
関連記事: ナレッジを蓄積すべき3つの理由!効果的な方法やおすすめツールも紹介


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業務・仕事の引継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ

ここまで、引き継ぎ書の作り方からおすすめのツールまでを中心に解説しました。引き継ぎ書は以下の3ステップで、誰でも抜け漏れなく作れます。
 
  • 情報の記載漏れを防ぐために、引き継ぎ書の項目を決める
  • 引き継ぎのスケジュールを決めて、時間に余裕を持たせる
  • 伝わりやすいように図や表を用いて、引き継ぎ書の詳細を記載する
しかし、引き継ぎはほかの業務と並行することも多いので、共有・管理に手間のかかるWordやExcelではなく、引き継ぎに関する作業を一元化できるツールが便利です。ただし、多機能なツールでは、ITに抵抗がある社員に馴染まないので注意しましょう。
 
したがって、全社ですぐ使えるように「誰でも使えるツール」を選定すべきです。結論、自社が導入すべきツールは、「ノート」「メッセージ」「タスク」機能で、最も簡単に引継業務を効率化する『Stock』一択です。
 
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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。