「引き継ぎ書に何を書けばいいのか分からない」「引き継ぎの抜け漏れが怖い」と悩んでいませんか？
引き継ぎの抜け漏れを防ぐには、自分の業務に合うテンプレートを選び、誰が見ても伝わる引き継ぎ書を完成させることが重要です。
本記事では、無料で使える引き継ぎ書のテンプレート4選と、基本項目や書き方を中心に解説します。
- この記事でわかること
- Word・Excel・PDFで使える無料の引き継ぎ書テンプレートを4つ紹介します。
- 営業職・事務職・経理職・人事総務・エンジニアなど、職種ごとの引き継ぎ書の基本項目を整理しています。
- 引き継ぎ漏れが起こる原因は、主に情報が本人の頭の中にしかない、対応履歴が散らばっている、イレギュラーな情報がテンプレートにない、の3つです。
目次
引き継ぎ書の無料テンプレート4選
以下では、無料でダウンロードして使える引き継ぎ書のテンプレートを4つ紹介します。自分の業務に合ったテンプレートを選び、簡単に引き継ぎ書を作成しましょう。
【Word】作業や業務の流れが掴める引き継ぎ資料のテンプレート
こちらは、Microsoftが提供するWordで使える引き継ぎ書テンプレートです。
フォーマットに沿って必要な情報を入力するだけで、簡単に引き継ぎ書を作成できます。画像を添付できる欄もあるため、作業手順や資料の内容を視覚的に分かりやすく伝えられる点もメリットです。
そのため、操作手順が多い業務や、画面を見ながら覚えてもらいたい業務の引き継ぎに適しています。
作業や業務の流れが掴める引き継ぎ資料のテンプレートの詳細はこちら
【Excel】異動・退職時における業務引き継ぎのテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会が提供するExcel形式の業務引き継ぎ書テンプレートです。ダウンロードするには、会員登録が必須になっています。
表があらかじめ用意されているため、項目に情報を入力するだけで引き継ぎ書を作成できます。異動や転勤などで担当者が不在になる前の引き継ぎ報告をすぐに作成できますが、業務の詳細な手順を記載する欄がありません。
したがって、業務の全体像と担当範囲を報告する書類として使い、詳しい手順は別の資料で補う使い方がおすすめです。
異動・退職時の業務引き継ぎの報告書類のテンプレートの詳細はこちら
【Excel】経理や会計・事務で使える引き継ぎテンプレート
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、Excelで使える業務引き継ぎ書のテンプレートです。
シンプルな形式の引き継ぎ書なので汎用性が高く、経理や営業、事務など幅広い業務の引き継ぎに利用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストだけでは読みづらくなる可能性があります。
そのため、定型業務や取引先情報を一覧にして渡したい経理職・事務職の引き継ぎに向いています。
経理や会計、営業などの様々な引き継ぎで使えるフォーマットの詳細はこちら
【Word・Excel】シンプルで見やすい引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、テンプレルンが提供するA4サイズの業務引き継ぎ書のテンプレートです。ダウンロードするにはLINE登録が必要です。
ExcelやWordのほか、PDF形式でも配布されているため、社内共有や印刷しての配布など、さまざまな用途で活用できます。ただし、画像を挿入する欄がないため、テキストのみの資料となる点に注意が必要です。
このため、紙で渡す前提の引き継ぎや、画像を使わずに項目を整理して伝えたい引き継ぎに向いています。
引き継ぎ書に書くべき基本項目
引き継ぎ書に書くべき必須項目を、職種別に以下の表にまとめました。
| 職種 | 引き継ぎ書に書くべき必須項目 |
|---|---|
| 営業職 | 顧客情報、商談状況、案件進捗、対応履歴、今後のアクション |
| 事務職 | 定型業務、対応スケジュール、取引先情報、使用ツール、注意事項 |
| 経理職 | 月次・年次業務、締め日、会計処理、支払先、税務関連の対応 |
| 人事・総務 | 勤怠・給与、社内手続き、年間行事、外部業者、社内ルール |
| エンジニア | 担当システム、環境構成、運用手順、障害対応、アカウント・権限 |
引き継ぎ書は、後任者が業務を一人で進めるために必要な書類です。職種ごとの基本項目に、業務手順・注意点・確認先まで加えておけば、引き継ぎ漏れや担当者変更によるトラブルを防げます。
引き継ぎ書の書き方【3ステップ】
以下では、何から書けばいいか分からない方に向けて、引き継ぎ書を期限内に書き上げるための3ステップを解説します。
（1）項目を決定する
まず、ひとつ上で紹介した職種ごとの基本項目をもとに、自分が引き継ぐ項目を決めましょう。
まず自分の職種の基本項目を土台にします。そのうえで、月次の締め処理、取引先ごとの例外対応など、実際に担当している業務を思い出しながら、基本項目に当てはまらないものを書き足します。
このように、基本項目を土台に自分の業務を加えて項目を網羅しておけば、あとのステップで書き足す手間が減ります。
（2）スケジュールを決める
次に、引き継ぎの期限から逆算して、スケジュールを決めましょう。
たとえば「来週金曜までに提出」と言われている場合、前半に引き継ぎ書の下書き、後半に後任者との同行や質問対応の時間を確保します。月次処理のように発生時期が決まっている業務は、後任者が実際の作業を見られる日を先に押さえておきます。
したがって、書く時間と伝える時間を分けて予定を組むことで、期限直前に慌てて書き足す事態を防げます。
（3）詳細を詰める
最後に、項目ごとに手順・判断基準・注意点・関連資料の保存先を書き込んで、詳細を詰めます。
「システムに入力する」「上司に確認する」といった手順だけでは、後任者は想定外の場面で動けません。「金額が○○円を超えるときは上司に確認する」のように判断基準を残し、過去に起きたミスや対応方法も記載します。
このように、手順だけでなく判断の根拠まで書くと、後任者が前任者に何度も質問する必要がなくなります。
テンプレートに沿っても引き継ぎ漏れする原因
以下では、テンプレートに沿っても業務の引き継ぎ漏れが発生する原因を紹介します。情報の抜け漏れに不安を抱える方は必見です。
必要な情報が本人の頭の中にしかない
1つ目の原因は、必要な情報が担当者本人の頭の中にしかなく、書き出されないことです。
日々の業務で身についた判断基準や、取引先ごとの細かい対応方法は、意識して言語化しない限り資料に残りません。本人にとっては当たり前の知識なので、テンプレートに書く発想自体が出てこないのです。
そのため、同僚や上司に質問してもらいながら暗黙知を洗い出し、文章にする作業を引き継ぎの工程に入れる必要があります。
過去の対応履歴がまとまっていない
2つ目の原因は、過去の対応履歴がひとつの場所にまとまっていないことです。
クレーム対応や仕様変更の経緯が、メール・チャット・口頭に分散していると、後任者はどこを確認すればよいか分かりません。結果として、同じ質問を何度も前任者に投げかけることになります。
したがって、対応履歴は案件ごとに時系列でまとめ、いつでも参照できる状態にしておくことが求められます。
テンプレートにないイレギュラーな情報がある
3つ目の原因は、テンプレートにはないイレギュラーな情報が存在することです。
テンプレートは汎用的な業務を想定しているため、特定の顧客だけに適用している例外ルールや、突発的なトラブルの対応策までは載せられません。
そこで、テンプレートの項目とは別に「特記事項」「例外対応」の自由記述欄を設け、通常の流れから外れる情報を記録しましょう。
引き継ぎ書を蓄積してノウハウ化できるツール
以下では、引き継ぎ書を短時間で作成する方法を紹介します。
引き継ぎ書の課題を放置すると、後任者は分からない点を前任者に聞き続けることになり、異動後も前任者が対応に追われます。前任者が不在になれば、過去の経緯が分からずトラブルを再発させるおそれもあります。
また、Word・Excelで引き継ぎ書を管理していると、ファイルが増えるほど後任者が必要な資料を探せなくなり、更新が個人任せになります。また、口頭やチャットで伝えた補足は、時系列で埋もれてあとから振り返りにくく、引き継ぎ書に残りません。
そのため、従来の方法を続けるのではなく、補足や経緯まで同じ場所に追記でき、担当が変わっても更新が引き継がれる仕組みから見直す必要があります。
こうした条件に最も当てはまるのが、ノートに引き継ぎ書や補足をまとめて残せる情報共有ツール「Stock」です。Stockでは、「ノート」に引き継ぎ書と補足情報をまとめて残せるため、テンプレートの枠に入らない情報もひとつの場所に集約できます。
引き継ぎ書のテンプレートまとめ
これまで、引き継ぎ書の無料テンプレート4選や、基本項目、書き方の3ステップを中心にご紹介しました。
引き継ぎ書は、テンプレートを埋めただけでは、判断の背景や過去の対応履歴、例外対応といった情報が抜け落ちます。そのため、後任者が前任者に何度も質問することになり、異動後も前任者が対応に追われかねません。
そこで、テンプレートに沿って書いたあとも、補足や経緯を追記して更新し続けられる仕組みを整えることが、引き継ぎ漏れを防ぐ近道です。
なかでも、引き継ぎ書や補足情報をまとめて残すには、ノートに引き継ぎ書を残し、検索で見つけられる情報共有ツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、後任者が前任者に聞かずに業務を進められる引き継ぎを実現しましょう。
