社員の退職や部署異動のときに発生する「引き継ぎ業務」では、伝達事項を漏れなく伝えなければなりません。そこで、引き継ぎ書を作成すると、後任者が逐一質問する手間を省けるので、業務の引き継ぎをスピーディーに進められます。
一方、引き継ぎ書を作成したいが「どう作れば良いのか分からない」と考える方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務引き継ぎ書の作り方やテンプレート、おすすめツールを紹介します。
- 引き継ぎ書の作成の流れを知りたい
- テンプレートを活用して手間をかけずに引き継ぎノートを作りたい
- 手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、引き継ぎ書のシンプルな作り方が分かるほか、自社に最適なツールを見つけられます。
目次
業務の引き継ぎ書・引き継ぎノートの作り方
ここでは、引き継ぎ書の作り方を3ステップでご紹介します。以下を参考にして、効率的に引き継ぎ書を作成しましょう。
ステップ1. 項目を決定する
最初に、引き継ぎ書の記載項目を決めておけば、重要な項目の記載漏れを防げます。引継ぎに必要な項目は以下の6点です。
- 業務の概要と目的
- スケジュール
- 業務の手順
- トラブルが発生したときの対処法
- 資料の保管場所
- 備考
後任者が業務の目的を理解したうえで進められるように、業務の意義を明確に記載します。
業務に取り組むタイミングや、年間スケジュールを記載します。また、定型業務は実施する時間や優先順位も記入します。
それぞれの業務の手順を図や写真などを用いてわかりやすく記載します。
具体的な方法に加えて、トラブルに対処できる社員の連絡先なども記載しておくと、万が一のときも安心です。
業務に関連する資料の保管先を記載します。また、資料名に加えて用途やページ数も残せば、後任者が必要な情報をすぐに見つけられます。
追記や補足しておきたい内容を記載します。「在職中に終わらなかった未処理の業務」は備考欄に記入し、後任者へ確実に引き継ぐべきです。
上記の項目を押さえて引き継ぎ書を作成すれば、後任のメンバーと認識の齟齬が起こる心配もありません。
ステップ2. 引き継ぎのスケジュールを決める
次に、引き継ぎのスケジュールを決めます。
引き継ぎ書の作成には時間がかかり、一般的な引き継ぎ期間として一ヶ月程度が必要です。抜け漏れがない状態で後任の社員へ渡すために、スケジュールは余裕を持たせるようにしましょう。
したがって、作業にかかる日数を計算したうえでスケジュールを組み、万全な状態で業務を引き継ぐ準備が大切です。
ステップ3. 詳細を詰める
最後に、引き継ぎ書の詳細を詰めます。
引き継ぎ書の項目を具体的にする形で内容を埋めていきます。とくに、「業務の手順」は引き継ぎ書のなかで最も重要な項目のため、図や表を活用して、情報を視覚的にわかりやすくすることが大切です。
そこで、図や表を引き継ぎ書へ簡単に挿入できる「ナレカン」のようなアプリを使うことも手法のひとつです。ナレカンの表機能では、行や列を調整したり、マスごとに背景色を変えたりして、以下のように見やすい文書を作成できます。
引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレート
以下では、引き継ぎ書・引き継ぎノート・引き継ぎ資料のテンプレートを紹介します。テンプレートを活用して、抜け漏れを防ぎながら作成業務を効率化しましょう。
Excel｜業務引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、Feed Softが提供する業務引き継ぎ書の無料テンプレートです。シンプルなテンプレートで、以下の項目を記載できます。
- 部署名
- 前任者・後任者
- 期間
- 引き継ぎ内容
- 備考
さらに、チェックボックスを利用すれば、業務の進捗を可視化できるなど、便利な一方、業務の手順を記載する欄がないため伝達する情報が多い場合は不向きです。
Word｜シンプルな引き継ぎ書のテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎ書の無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目を記載できます。
- 業務名
- 業務のプロセス
- 業務の目的
- 業務のポイント
- 業務の詳細な手順（写真付き）
このテンプレートであれば、空欄を埋めるだけで引き継ぎ書が完成します。ただし、情報を入力する欄が多く、作成に時間がかかる点に注意が必要です。
OneNote｜交代勤務に役立つ引き継ぎノートのテンプレート
こちらは、Microsoft社が提供する引き継ぎノートの無料テンプレートです。このフォーマットには以下の項目があります。
- スタッフリスト
- チェックリスト
- 引き継ぎ情報のメモ欄
- 拾得物リスト
- 遅番の担当者リスト
引き継ぐ際に必要な項目を網羅しており、カスタマイズ不要ですぐに使用できます。ただし、OneNoteは操作が複雑なため、ITに詳しくなければ使いづらい恐れもあります。
【必見】手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリ
以下では、手書きの引き継ぎノートを簡単に電子化できるアプリをご紹介します。
手書きの業務引き継ぎノートは「あとから修正しにくい」「複数人で確認できない」点がデメリットです。また、WordやExcelのテンプレートを使ってノートを作っても「中身を確認するたびにファイルを開く必要がある」「ファイルをどこに保存したのか分からなくなる」ため面倒です。
そこで、「ITツール」を活用すると、引き継ぎ内容を一か所にまとめられて確認しやすいうえ、内容の更新も簡単になります。ただし、誰でも欲しい情報をすぐに見つけられるように「誰でも直感的に検索できるツール」を選びましょう。
結論、手書きの引き続ぎノートを電子化するには、作成した引き継ぎノートから、目的の情報に即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に直接テキストを入力して引き継ぎノートを作成・共有できるうえ、作成したノートを「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作で呼び起こせます。また、超高精度の「自然言語検索」によって話しかけるように検索できる点が特徴です。
業務内容をナレッジとして引き継ぎできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
業務の引き継ぎで失敗する3つの原因
ここでは、業務の引き継ぎで失敗する3つの原因を解説します。以下に当てはまる場合は早急に対策すべきです。
（1）口頭だけで済ませてしまう
1つ目に、引き継ぎを口頭だけで済ませてしまうのが原因です。
口頭だけで情報を伝えると、聞き手は内容が整理しづらく、結果として引継ぎが上手くいきません。また、個人によって引き継ぎ内容が異なる場合は、情報の一貫性がなくなってしまうのです。
したがって、伝達漏れを防止するためにも前任者が引き継ぎ書を作成し、マニュアルなどの形で後任者へ渡すべきです。
（2）社内外でコミュニケーションが取れていない
2つ目の原因は、社内外でのコミュニケーションが不十分なことです。
社内の引き継ぎが完了しても、社外の方へ伝達漏れがある場合、トラブルが発生しやすいです。とくに、営業や顧客サポートの現場は、引き継ぎ状況を共有できなければ、取引先との関係が悪化してしまいます。
したがって、事前に社内外の関係者と打ち合わせをしておくのが必須です。また、引き継ぎを報告するタイミングを考慮し、スケジュールに余裕を持たせるべきです。
（3）業務に関するナレッジが引き継がれていない
3つ目の原因は、業務に関するナレッジが引き継がれていないことです。
引き継ぎのときは業務フローなどの基本事項だけでなく、前任者が業務を通して得たナレッジ（知識）や経験も伝える必要があります。業務のナレッジを蓄積しておけば、ミスを未然に防いだり、業務時間を短縮したりするのに役立つのです。
以上より、ナレッジが引き継がれていないと業務に支障が出ます。そのため、ナレッジが引き継がれていないと焦る前に、普段からナレッジが蓄積・管理できる「ナレカン」のようなツールを使うようにしましょう。
業務・仕事の引継ぎ方のコツとは
ここでは、業務・仕事の引継ぎ方のコツを5つ解説します。以下のポイントを押さえて、抜け漏れなく引き継ぎましょう。
（1）コミュニケーションを取る
一つ目は、前任者と後任者のこまめなコミュニケーションをとることです。
前任者は「どのような業務を引き継いでもらいたいか」を後任者へ明確に伝える必要があります。また、前任者は引き継ぎ資料を渡すだけでなく、ポイントを伝えたり、一緒に実務に取り組んだりして後任者を教育しなければなりません。
以上のように、前任者と後任者で認識をすり合わせながらの引き継ぎが重要です。
（2）スケジュール管理を徹底する
2つ目は、スケジュール管理を徹底することです。
前任者は、引き継ぎ日から逆算して資料の作成期間を設定します。しかし、資料の作成は仕事内容だけでなく、自身のナレッジなどもまとめて引き継ぐため、時間がかかる場合があります。
したがって、あらかじめスケジュールを正確に見積り、余裕を持たせたうえで引き継ぎの準備をすべきです。また、引き継ぎに必要な作業を洗い出せば「優先すべき業務」が整理でき、作業の抜け漏れも未然に防ぎやすくなります。
（3）よくあるトラブルや体験談を共有する
3つ目は、よくあるトラブルや体験談を共有しておくことです。
前任者が経験したトラブルを引き継ぎの際に共有しておけば、もし同じ事態に陥ったとしても迅速な対処ができます。また、反面教師として未然にトラブルの回避にも繋がります。
したがって、引き継ぎの際にはただ業務の手順等を教えるのではなく、具体的なエピソードも織り交ぜるようにしましょう。
（4）周囲の関係者にも内容を共有する
４つ目は、引き継ぎのときに関係者にも引き継ぎの内容を共有することです。
後任者だけにしか情報を共有していなければ、業務のなかで不明点があっても、周囲がフォローすることができません。また、担当者が仕事を休んだ場合、業務が滞ってしまいます。
このように、関係者にも情報を共有しておくことで、後任者の負担を軽くし、協力体制を構築するために必要なのです。
（5）ツールを使って効率化する
最後に、ツールを使えば引き継ぎ作業を効率化できます。
紙やWord、Excelなどのアナログな方法では「引き継ぎ書がどこにあるか分からない」という問題が生じてしまいがちです。また、現場作業が多い社員にとっては、その都度紙を持ち運んだり、WordやExcelはスマホでは読みづらかったりする点も不便だと言えます。
そこで、スマホやPCからでも確認できて、社内のあらゆるナレッジを簡単に共有できる「ナレッジ管理ツール」を使えば、引き継ぐべき業務のノウハウがスムーズに残せます。なかでも、メールを使える人なら誰でも使いこなせる「ナレカン」がおすすめです。
業務・仕事の引き継ぎ書の作り方やおすすめツールまとめ
ここまで、引き継ぎ書の作り方からおすすめのツールまでを中心に解説しました。引き継ぎ書は以下の3ステップで、誰でも抜け漏れなく作れます。
- 項目を決定する
- 引き継ぎのスケジュールを決める
- 詳細を詰める
また、引き継ぎはほかの業務と並行することも多いので、共有・管理に手間のかかるWordやExcelではなく、引き継ぎに関する作業をまとめて管理できるツールを使いましょう。ただし、目的の引き継ぎ書へアクセスするのに時間がかかるツールでは面倒です。
結論、自社が導入すべきツールは、超高精度の検索機能によって、ベテランから新人まで誰でも直感的に検索できる「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を使って、引き継ぎ業務の効率を改善させましょう。
