コピー用紙や封筒、机など社内で管理する備品は数多くあります。このような備品は会社の資産でもあるため、各備品の数や管理場所は正確に把握しておかなければなりません。
 
一方、「備品管理の具体的なやり方や効率化させる方法が分からず、管理が煩雑になっている」という方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、備品管理を効率化する方法やメリットを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、効率的な備品管理の手順や方法が分かり、備品管理体制を根本的に見直すことができます。


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備品管理とは

備品管理とは、社内の備品(ペン・紙・PCなどの業務に必要な物品)の「種類」「数」「保管場所」などの情報を管理することです。
 
管理すべき備品数は多岐にわたるうえ、備品の在庫だけでなく持ち出しに関しても管理が必要です。そのため、紙やExcelを使うと煩雑になり、スムーズな管理ができません。
 
それゆえに、昨今ではスムーズに情報整理ができる「アプリ」を活用して、従業員の負担を減らしている企業は数多くあります。一方で、アプリであっても管理手法や備品管理におけるルールが定まってなければ、うまく業務が進まないので注意が必要です。


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備品と消耗品の違いとは

備品管理においては、一般的な備品と少額備品(消耗品)を区別して記載する必要があります。備品管理をするときには、以下の基準を参考に記載しましょう。
 
購入金額 耐用年数 物品例
備品
10万円以上
1年以上
PC、机、椅子など
少額備品(消耗品)
10万円未満
1年未満
コピー用紙、文房具など
このように、購入金額または耐用年数を基準に備品と消耗品の違いが定められています。
 
ただし、「どこまでが備品で、備品管理の対象になるのか」は会社で統一しましょう。たとえば、本記事では「コピー用紙や文房具は消耗品」と定義していますが、広義には自社で使用するものに含まれるため、備品管理の対象になる場合があります。


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【ケース別】備品管理をすべきタイミングとは

備品管理をすべきタイミングは、状況やニーズによって様々です。以下5つのケースを考慮して、備品管理を始めましょう。
 
  • 会社の環境の変化
  • オフィス移転や社員の増員時には、新しい備品の追加が必要です。とくに、昨今では従業員一人ひとりにPCを支給する企業が増えており「管理番号、品名、シリアル番号、登録日」を管理しておく必要があります。
     
  • 問題やトラブルの発生
  • 備品の紛失、盗難、故障、在庫切れなどの問題やトラブルが発生した場合、適切な備品管理が必要です。なかでも、切手による不祥事は何度もニュースに取り上げられており、適切な管理が求められます。
     
  • コンプライアンスや法的要件への対応
  • 自社の業務や取引における特定の備品の取り扱いについて、法的制約や規制が存在する場合は、備品の管理を行うべきです。
     
  • プロジェクト推進や業務効率化への対応
  • 特定のプロジェクトや業務効率化の推進に伴い、それに対応する備品や設備の設置・管理が必要です。
     
  • 備品を使用したとき
  • 切手や収入印紙などの備品は、使用するタイミングや四半期を跨ぐタイミングによって、計上科目が変わります。これらの作業は、経理業務に大きく影響するため、正確な数を把握しておく必要があるのです。
備品管理を始めるタイミングは、会社や部署によって様々です。総務や事務担当者と現場の社員で相談し、検討しましょう。


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社内の備品管理をすることで得られる効果

ここでは、社内で備品管理をすることで得られる3つの効果をご紹介します。現状の煩雑な管理体制を改善しなければ、以下の効果が得られない点に注意しましょう。

(1)棚卸し作業に時間がかからない

備品管理で得られる効果として、面倒な棚卸し作業にかかる時間が短縮されるということがあります。
 
オフィスで備品の配置換えや入れ替えをするときに、事前に備品管理しておけば「どこに、何が、どれだけあるのか」がすぐに分かります。そのため、都度備品情報を確認する必要もなくなり、棚卸しにかかる時間や労力が大幅に削減されるのです。
 
したがって、棚卸し作業に時間がかかっている場合には、あらかじめ備品管理をしておくことで状況が改善されます。

(2)経費を削減できる

備品管理をすれば、経費の削減が可能です。
 
たとえば、備品管理では「どの備品が、どれほどの期間でなくなるか」を記録するので、倉庫や現場に行かなくても在庫状況を把握できます。
 
そのため、適切に備品管理をすれば必要以上に経費を使ってしまったり、備品が多すぎて保管する場所が確保できなかったりする事態も防げるのです。

(3)紛失に瞬時に気付ける

備品管理を徹底すれば、備品の紛失に瞬時に気付けます。
 
備品管理では各備品の数量も記録するので「いつ、誰が、何を、どれだけ使ったのか」が一目で分かります。その結果、実際の数量と一致していない場合でも瞬時に気付けるようになり、備品切れで業務がストップする心配もなくなるのです。
 
このように、各備品の在庫状況を常に把握するためにも正確な備品管理をしましょう。


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6ステップ|備品管理のやり方

ここでは、効率的な備品管理のやり方を6ステップで解説します。現状の備品情報のプロセスを改善するためにも、以下のステップを踏みましょう。
 
  1. 備品の現状を把握する
  2. はじめに、会社の備品をすべて棚卸ししたうえで「現状の在庫はどれだけ残っているか」「使用されていない備品はないか」をチェックします。
     
  3. 備品を目的別に分類する
  4. 備品の棚卸しが終わったら「頻繁に使う備品は机に置く」「使わない備品は倉庫に収納する」など、各備品を目的別に分類します。
     
  5. 備品管理台帳を作成・共有する
  6. 次に、備品管理台帳に備品数や管理部署を記録して、社内へ共有します。台帳の作成後は定期的に更新して、最新の在庫状況を反映させましょう。
     
  7. 各備品に担当の管理部署をラベリングする
  8. 管理責任の所在を明確化するために、各備品に担当の管理部署をラベリング(ラベルを貼ること)します。
     
  9. 備品の管理ルールを作り、社内周知する
  10. 備品管理の方法を統一する管理ルールを設け、社内に周知します。備品管理を正しく運用するために、社員全員が同じ認識になるようにしましょう。
     
  11. 定期的に点検する
  12. 整備して周知したら、管理台帳と突き合わせて定期的に棚卸ししましょう。管理台帳の記載漏れを発見したり、使用頻度の低い備品の処分を検討したりできます。
以上の手順を踏めば、ミスや無駄のない備品管理が全社で実現します。


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どこまで?会社の備品管理に必要なこと

ここでは会社の備品管理に必要な、情報管理のための備品管理台帳の作成と現物管理についてご説明します。「会社の備品管理はどこまでするのが正解なのかわからない」という方は必見です。

備品管理台帳の作成

まず、社内の備品管理において、備品に関する情報がまとめられた備品管理台帳を作成することが必要です。
 
備品管理台帳には紙、Excelスプレッドシート、備品管理アプリ等が用いられます。以下の備品管理台帳に記載すべき項目を確認し、漏れなく情報を残しましょう。
 
 
  • 管理番号
  • 同じ備品でも区別がつくように、管理番号を記載します。
     
  • 備品名
  • 備品名はメーカー名とともに記載します。
     
  • 備品のカテゴリ
  • 「PC」「机」などの備品のカテゴリを記載します。
     
  • 購入場所
  • 備品にトラブルがあったときに問い合わせをしたり、追加で購入したりするために、購入場所を記載します。
     
  • 購入日・数量・保管場所
  • 「いつ・どの程度購入したか」「どこに保管したか」を記載します。棚卸しのときに見返せば、備品の購入時期や数が適切だったか分かるだけでなく、保管場所をほかの人に聞く手間も省けます。
 
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、分かりやすい備品管理台帳になります。また、担当者が書き忘れることがないように、目につく場所で管理することもポイントです。

備品の現物管理

備品管理台帳の作成だけでなく、備品の現物管理も不可欠です。
 
現品管理を徹底することで、適切な生産計画をたてたり、正確な進捗管理を行ったりすることが可能になります。結果として、無駄なコストを削減し、生産性の向上につながるのです。
 
現品管理を行う際には、以下の「3定」を意識することが大切です。
 
  • 定位置:決められた場所で商品を管理すること
  • 定品:決められた品物を管理すること
  • 定量:決められた量を管理すること
以上の3定が揃っていれば、誰であっても備品の在庫や情報を効率的に把握することができます。


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【注意】Excelの備品管理が上手くいかない理由とは

Excelの備品管理が上手くいかない理由として、「ファイル数が増え、管理ミスにもつながること」や「スムーズな共有ができないこと」が挙げられます。
 
具体的には、「似た名前のファイルが増え、どれが最新のファイルか分からない」や「共有するのに逐一リンクを送る必要があり、効率が悪い」といった問題点が考えられます。
 
したがって、教育コストや導入ハードルの低さからExcelで備品管理台帳を作成している企業は多くあるものの、備品管理にはノート形式でリアルタイムの情報共有ができるクラウドアプリを導入するのがおすすめです。


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【大きく改善】備品管理の見える化に最も役立つクラウドアプリ

以下では、備品管理の見える化に最も役立つクラウドアプリをご紹介します。
 
Excelでの備品管理では、「リアルタイムで更新内容が反映されない」「ファイルが煩雑化して欲しい情報が見つからない」などのデメリットがあります。こうした状況では、備品の数や管理場所の誤認につながりかねません。
 
しかし、クラウドアプリを使えば、更新内容が瞬時にメンバー全員へ反映されるうえに、”ノート”形式での管理なため情報が整理されます。そのため、備品の状況が見える化されて、Excelよりも効率よく備品管理ができるのです。
 
ただし、多機能なアプリでは、社員が使えずに放置される恐れがあるので「シンプルなアプリ」が求められます。結論、自社で導入すべきなのは、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
 
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備品管理にITツールを導入すべき理由3選

ここでは、備品管理にITツールを導入すべき理由を3つご紹介します。以下の点をおさえると、ナレッジ管理ツールが備品管理に最適であることが分かります。

(1)備品管理が属人化しない

1つ目に、備品管理台帳の管理方法が属人化しない点です。
 
例えば、Excelの備品管理台帳では、Excelを使い慣れた人が備品管理業務を担当するケースが多くあります。そのため、業務内容がブラックボックス化し、担当者が不在の時に正しい情報の確認ができないリスクがあるのです。
 
一方で、ナレッジ管理ツールでは、誰でも簡単に備品管理台帳を閲覧・編集できます(権限も設定可能)。また、フォルダ分けや検索機能もついており、必要な備品情報にすぐにたどりつけるので、備品管理業務が属人化する心配がありません。

(2)リアルタイムで情報を共有できる

2つ目に、リアルタイムで情報を共有できる点です。
 
例えば、Excelでは、備品の在庫や所在を入力した時点では最新の情報ですが、メールやチャットで共有するためタイムラグが生じます。リアルタイムで情報を反映できないので、不正確な情報が伝達されるリスクがあるのです。
 
一方で、ナレッジ管理ツールであれば、備品管理台帳の更新ボタンを押した瞬間から、リアルタイムでメンバーに共有できます。また、「ナレカン」では、備品の受発注や持ち出しに関する連絡もひとつのツール上で完結するので、業務効率化にもつながります。

(3)変更履歴が簡単に取得できる

3つ目に、変更履歴が簡単に取得できることです。
 
具体的には、「誤操作によって情報を削除してしまった」「間違った情報を入力してしまった」場合に、本人が気づけていなくても、誰がどのようにミスしたのかを特定することができます。
 
また、ナレッジ管理ツールのなかには、自動でデータのバックアップがされたり、編集履歴が残ったりするものがあります。そのため、「誰がどのように変更したのか」が分かり、必要に応じて情報を復元することもできるのです。


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社内備品管理のためのITツール運用のコツ

社内で備品管理でITツールを用いて運用する際には以下の2点を押さえましょう。
 
  • ルールを決める
  • 社員ごとに備品管理方法が異なると、記録が見づらく逆に抜け漏れや生産性の低下につながる恐れがあるため、ルールの決定はしなければなりません。特に「表記の統一」は重要なので、テンプレートやマニュアル等の作成は必ず行いましょう。
     
  • 組織全体に周知させる
  • 組織全体に備品管理のルールやITツールの使用方法などを周知させる必要があります。そのためには、積極的な声掛けによってルールの確認を促したり、ITツールの使い方についての説明を行ったりする必要があります。
以上の2点を効率よく行うためには、運用しやすいITツール選びが大切です。そのため、テンプレートやマニュアルを作成する機能を備え、ITリテラシーがなくても使えるため教育コストがかからない「ナレカン」のようなアプリを選ぶべきです。


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備品管理のやり方やおすすめのアプリまとめ

これまで、備品管理を実施するやり方やおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
 
備品管理では「備品の情報を把握し、目的別に分類する」プロセスが大切で、運用時には「社内に周知し、定期的に見直すこと」が重要です。また、”クラウドアプリ”を使えば台帳の作成・共有にかかる負担が削減され、備品管理の抜け漏れも防ぎやすくなります。
 
ただし、多機能で複雑なアプリでは、従業員が使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。したがって、備品管理に最適なアプリを選ぶときには「ITに詳しくない人でも、簡単に利用できるか」で判断しましょう。
 
結論、自社が導入すべきなのは、備品情報をリアルタイムで共有できる「記事」で備品管理業務を効率化する『ナレカン』一択です。また、ナレカンでは「記事」に紐づく「コメント」でやりとりも可能なので、ほかのチャットツールを介する必要がありません。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、簡単・確実に備品管理できる環境をつくりましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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