コピー用紙や封筒、机など社内で管理する備品は数多くあります。このような備品は会社の資産でもあるため、各備品の数や管理場所は正確に把握しておかなくてはなりません。
一方、備品管理の具体的な手順や効率化させる方法が分からず、管理が煩雑になっている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備品管理を実施する手順や効率化する方法を中心にご紹介します。
- 備品管理を効率的に進める手順が分からず負担になっている
- 適切な備品管理をして、紛失や無駄な発注を防ぎたい
- 紙やエクセルを使った備品管理から、より効率的な方法に切り替えたい
という方はこの記事を参考にすると、効率的な備品管理の手順や方法が分かり、手間なく確実に備品を管理できるようになります。
目次
備品管理とは
備品管理とは、社内の備品（ペン・紙・PCなどの業務に必要な物品）の「種類」「数」「保管場所」などの情報を管理することです。
管理すべき備品の情報は多岐にわたるので、紙やエクセルを使うと煩雑になり、スムーズな管理ができません。そのため、昨今ではアプリを活用し、備品情報を適切かつ迅速に管理することで、従業員の負担を軽減する企業も多いです。
一方で、管理手法はもちろん、備品管理におけるルールが定まってなければ運用が頓挫してしまうので、注意が必要な業務と言えます。
備品と消耗品の違いとは
備品管理においては、一般的な備品と少額備品（消耗品）を区別して記載する必要があります。備品管理をするときには、以下の基準を参考に記載するようにしましょう。
| 購入金額 | 耐用年数 | 物品例 | |
|---|---|---|---|
| 備品 |
10万円以上 |
1年以上 |
PC、机、椅子など |
| 少額備品（消耗品） |
10万円未満 |
1年未満 |
コピー用紙、文房具など |
このように、購入金額または耐用年数を基準に備品と消耗品の違いが定められています。
社内で備品管理をする3つのメリット
ここからは、社内で備品管理をする3つのメリットをご紹介します。現状の煩雑な管理体制を改善しなければ、以下のメリットが得られない点に注意しましょう。
（1）棚卸し作業に時間がかからない
備品管理をするメリットとして、面倒な棚卸し作業にかかる時間が短縮されます。
オフィスで備品の配置換えや入れ替えをするときに、事前に備品管理しておけば”どこに、何が、どれだけあるのか”がすぐに分かります。そのため、都度備品情報を確認する必要もなくなり、棚卸しにかかる時間や労力が大幅に削減されるのです。
したがって、棚卸し作業に時間がかかっている場合には、あらかじめ備品管理をしておくことが重要です。
（2）無駄な備品を購入する必要がない
備品管理をすれば、無駄な備品を購入する必要もなくなります。
備品管理では「どの備品が、どれほどの期間でなくなるか」を記録するので、倉庫や現場に行かなくても在庫状況を把握できます。
そのため、適切に備品管理をすれば必要以上に経費を使ってしまったり、備品が多すぎて保管する場所が確保できなかったりする事態も防げるのです。
（3）紛失にも瞬時に気付ける
備品管理を徹底すれば、備品の紛失にも瞬時に気付けます。
備品管理では各備品の数量も記録するので、”いつ、誰が、何を、どれだけ使ったのか”が一目で分かります。そのため、実際の数量と一致していない場合でも瞬時に気付けるようになり、備品切れで業務がストップする心配もなくなるのです。
このように、各備品の在庫状況を常に把握するためにも正確な備品管理をしましょう。
5ステップ｜備品管理を実施する手順
ここでは、効率的な備品管理の手順を5ステップで解説します。現状の備品情報のプロセスを改善するためにも、以下のステップを踏みましょう。
- 備品の現状を把握する
- 備品を目的別に分類する
- 備品管理台帳を作成・共有する
- 各備品に担当の管理部署をラベリングする
- 備品の管理ルールを作り、社内周知する
はじめに、会社の備品をすべて棚卸ししたうえで「現状の在庫はどれだけ残っているか」「使用されていない備品はないか」をチェックします。
備品の棚卸しが終わったら「頻繁に使う備品は机に置く」「使わない備品は倉庫に格納する」など、各備品を目的別に分類します。
次に、備品管理台帳に備品数や管理部署を記載して、チームへ共有します。また、作成後は定期的に更新して最新の在庫状況を反映させましょう。
管理責任の所在を明確化するために、各備品に担当の管理部署をラベリング（ラベルを貼ること）します。
最後に、備品管理の方法を統一する管理ルールを設け、社内周知しましょう。
以上の手順を踏めば、ミスや無駄のない備品管理が全社でできるようになります。
【脱Excel】備品管理を効率化する唯一の方法とは
備品管理を効率化する唯一の方法とは「アプリの活用」です。
備品管理にExcelを使う企業も多くありますが、Excelには最新のファイルが分からなくなったり、リアルタイムで更新できなかったりするデメリットがあります。
また、Excelでは情報共有にほかのツールを使う必要があり、情報が散らばってしまう可能性が高いのです。このように、Excelで備品管理をしていると非効率なので、Excelのデメリットを解消できる「アプリ」を使うべきだと言えます。
アプリであれば、リアルタイムで情報が更新されるうえに、情報共有にほかのツールを使う必要もありません。さらに、ファイルを開かずとも最新版のファイルをすぐに確認できるため、Excelと比べて備品管理の負担を大きく省けます。
アプリで備品管理する際に意識すべきポイント3選
ここでは、アプリで備品管理するときに意識すべき3つのポイントをご紹介します。「アプリを導入したが適切に使いこなせなかった」とならないためにも必ず確認しましょう。
（1）備品管理台帳を作成・共有できるか
はじめに、自社独自の備品管理台帳を作成・共有できるアプリかを確認しましょう。
アプリには備品管理台帳のフォーマットが用意されているケースが多いです。しかし、入力項目に制限のあるアプリでは、独自の項目を追加できず、使いにくさを感じる可能性が高いのです。
そのため、項目の制約がなく、備品管理台帳を自由に作成できるアプリを選定すべきです。さらに、備品管理台帳はチーム全員が見られるようにしなければならないので、作成した台帳をスムーズに共有できることも重要です。
（2）タスクやメッセージも使えるか
タスクやメッセージが使えるかも、アプリ選定時に意識すべきです。
備品管理をする担当者は、備品の在庫確認や発注手配などのタスクを抱えます。仮に、タスクの抜け漏れが起きれば多くの部署に悪影響が出るため、タスクを一覧表示して常に把握できる機能が必須なのです。
また、備品の購入依頼など頻繁にやりとりが発生する業務では、電話やメールよりも効率よくやりとりできる「メッセージ機能」が欠かせません。このように、タスクとメッセージがあれば、備品管理のミスや情報共有の停滞を招くリスクが軽減されるのです。
（3）誰でも簡単に使いこなせるか
誰でも簡単に使いこなせることも欠かせないポイントです。
多機能なアプリでも、一部の機能しか使えない状態では備品管理における効果を発揮しません。そして、アプリの操作が複雑であれば教育コストが無駄にかかってしまうのです。
また、運用が頓挫する状況を防ぐためにも「ITに詳しくなくても直感的に使えるか」を確認しましょう。たとえば、備品管理の機能が過不足なく備わっている「Stock」は、誰でも即日で使えるほどシンプルなので、逐一使い方を教える必要がありません。
備品管理の効率化に役立つおすすめのアプリ
以下では、備品管理の効率化に役立つおすすめのアプリをご紹介します。
Excelでの備品管理では、リアルタイムで更新内容が反映されずに情報が行き違ったり、スムーズに情報共有できなかったりするデメリットがあります。
備品管理における情報の行き違いや更新の遅れは、備品の数や管理場所の誤認につながる原因になります。しかし、アプリを使えば、更新内容が瞬時に反映されるうえに、共有のための別ツールは不要なので、Excelよりも効率よく備品管理ができるのです。
ただし、複雑なアプリでは使えずに、放置される恐れがあるので「誰でも即日で使えるアプリ」が求められます。結論、自社で導入すべきアプリは、備品管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」へ備品管理に関わる情報を残すだけで、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、ノートに紐づく「メッセージ」や「タスク」により備品に関わる情報が混在せずに、やりとりしたりタスク管理できたりする点がメリットです。
最も簡単にチームの情報を管理できるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
脱エクセルにおすすめの備品管理アプリまとめ
これまで、備品管理を実施する手順やおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
備品管理をするときには「備品の現状把握をしたうえで目的別に分類し、備品管理台帳を作成・共有するプロセス」が重要です。また、アプリを使えば台帳の作成・共有にかかる負担を大幅に削減でき、備品管理の抜け漏れを防ぎやすくなります。
ただし、多機能で複雑なアプリでは、従業員が使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。このような事態を防ぐためにも、備品管理に最適なアプリを選ぶときには「ITリテラシーを問わず誰でも使えるか」で判断しましょう。
結論、自社の備品管理を効率化するには、非IT企業の65歳以上の社員が即日で使いこなせるうえ、備品管理に必要な”タスク”や”メッセージ”も搭載した「Stock」が必須です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で簡単かつ確実に備品管理できる環境を整えましょう。
