コピー用紙や封筒、机など社内で管理する備品は数多くあります。このような備品は会社の資産でもあるため、各備品の数や管理場所は正確に把握しておかなければなりません。
一方、「備品管理の具体的なやり方や効率化させる方法が分からず、管理が煩雑になっているという状況も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備品管理を効率化する方法やメリットを中心にご紹介します。
- 備品管理の正しい進め方が分からず、社員によって手順が異なる
- 適切な備品管理をして、紛失や無駄な発注を防ぎたい
- 紙やExcelを使った備品管理から、より効率的な方法に切り替えたい
という方はこの記事を参考にすると、効率的な備品管理の手順や方法が分かり、管理の抜け漏れを防げるようになります。
目次
備品管理とは
備品管理とは、社内の備品（ペン・紙・PCなどの業務に必要な物品）の「種類」「数」「保管場所」などの情報を管理することです。
管理すべき備品数は多岐にわたるので、紙やExcelを使うと煩雑になり、スムーズな管理ができません。そのため、昨今ではスムーズに情報整理できる「アプリ」を活用し、従業員の負担を軽減する企業も多いです。
一方で、管理手法はもちろん、備品管理におけるルールが定まってなければ、うまく業務が進まないので注意が必要です。
備品と消耗品の違いとは
備品管理においては、一般的な備品と少額備品（消耗品）を区別して記載する必要があります。備品管理をするときには、以下の基準を参考に記載しましょう。
| 購入金額 | 耐用年数 | 物品例 | |
|---|---|---|---|
| 備品 |
10万円以上 |
1年以上 |
PC、机、椅子など |
| 少額備品（消耗品） |
10万円未満 |
1年未満 |
コピー用紙、文房具など |
このように、購入金額または耐用年数を基準に備品と消耗品の違いが定められています。
ただし、「どこまでが備品で、備品管理の対象になるのか」は会社で統一しましょう。たとえば、本記事では「コピー用紙や文房具は消耗品」と定義していますが、広義には自社で使用するものに含まれるため、備品管理の対象になる場合があります。
【ケース別】備品管理をすべきタイミングとは
備品管理をすべきタイミングは、状況やニーズによって様々です。以下4つのケースを考慮して、備品管理を始めましょう。
- 会社の環境の変化
- 問題やトラブルの発生
- コンプライアンスや法的要件への対応
- プロジェクト推進や業務効率化への対応
- 備品の使用したとき
オフィス移転や社員の増員時には、新しい備品の追加が必要です。また、比較的現場の社員の協力を得ながら備品管理を進められます。
備品の紛失、盗難、故障、在庫切れなどの問題やトラブルが発生した場合、適切な備品管理が必要です。
自社の業務や取引における特定の備品の取り扱いについて、法的制約や規制が存在する場合は、備品の管理を行うべきです。
特定のプロジェクトや業務効率化の推進に伴い、それに対応する備品や設備の設置・管理が必要です。
切手や収入印紙などの備品は、使用するタイミングや四半期を跨ぐタイミングによって、計上科目が変わります。これらの作業は、経理業務に大きく影響するため、正確な数を把握しておく必要があるのです。
備品管理を始めるタイミングは、会社や部署によって様々です。総務や事務担当者と現場の社員で相談し、検討しましょう。
社内で備品管理をする3つのメリット
ここでは、社内で備品管理をする3つのメリットをご紹介します。現状の煩雑な管理体制を改善しなければ、以下のメリットが得られない点に注意しましょう。
（1）棚卸し作業に時間がかからない
備品管理をするメリットとして、面倒な棚卸し作業にかかる時間が短縮されます。
オフィスで備品の配置換えや入れ替えをするときに、事前に備品管理しておけば「どこに、何が、どれだけあるのか」がすぐに分かります。そのため、都度備品情報を確認する必要もなくなり、棚卸しにかかる時間や労力が大幅に削減されるのです。
したがって、棚卸し作業に時間がかかっている場合には、あらかじめ備品管理をしておくことが重要です。
（2）経費を削減できる
備品管理をすれば、経費の削減が可能です。
たとえば、備品管理では「どの備品が、どれほどの期間でなくなるか」を記録するので、倉庫や現場に行かなくても在庫状況を把握できます。
そのため、適切に備品管理をすれば必要以上に経費を使ってしまったり、備品が多すぎて保管する場所が確保できなかったりする事態も防げるのです。
（3）紛失に瞬時に気付ける
備品管理を徹底すれば、備品の紛失に瞬時に気付けます。
備品管理では各備品の数量も記録するので「いつ、誰が、何を、どれだけ使ったのか」が一目で分かります。その結果、実際の数量と一致していない場合でも瞬時に気付けるようになり、備品切れで業務がストップする心配もなくなるのです。
このように、各備品の在庫状況を常に把握するためにも正確な備品管理をしましょう。
6ステップ｜備品管理のやり方
ここでは、効率的な備品管理のやり方を6ステップで解説します。現状の備品情報のプロセスを改善するためにも、以下のステップを踏みましょう。
- 備品の現状を把握する
- 備品を目的別に分類する
- 備品管理台帳を作成・共有する
- 各備品に担当の管理部署をラベリングする
- 備品の管理ルールを作り、社内周知する
- 定期的に点検する
はじめに、会社の備品をすべて棚卸ししたうえで「現状の在庫はどれだけ残っているか」「使用されていない備品はないか」をチェックします。
備品の棚卸しが終わったら「頻繁に使う備品は机に置く」「使わない備品は倉庫に収納する」など、各備品を目的別に分類します。
次に、備品管理台帳に備品数や管理部署を記録して、社内へ共有します。台帳の作成後は定期的に更新して、最新の在庫状況を反映させましょう。
管理責任の所在を明確化するために、各備品に担当の管理部署をラベリング（ラベルを貼ること）します。
備品管理の方法を統一する管理ルールを設け、社内周知します。備品管理を正しく運用するために、社員全員が同じ認識になるようにしましょう。
整備して周知したら、管理台帳と突き合わせて定期的に棚卸ししましょう。管理台帳の記載漏れを発見したり、使用頻度の低い備品の処分を検討したりできます。
以上の手順を踏めば、ミスや無駄のない備品管理が全社で実現します。
備品管理台帳の作成方法
備品管理台帳を作成するときは、主に以下の項目を必ず記載しましょう。
- 管理番号
- 備品名
- 備品のカテゴリ
- 購入場所
- 購入日・数量・保管場所
同じ備品でも区別がつくように、管理番号を記載します。
備品名はメーカー名とともに記載します。
「PC」「机」などの備品のカテゴリを記載します。
備品にトラブルがあったときに問い合わせをしたり、追加で購入したりするために、購入場所を記載します。
「いつ・どの程度購入したか」「どこに保管したか」を記載します。棚卸しのときに見返せば、備品の購入時期や数が適切だったか分かるだけでなく、保管場所をほかの人に聞く手間も省けます。
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、分かりやすい備品管理台帳を作成できます。
【注意】Excelの備品管理が上手くいかない理由とは
Excelの備品管理が上手くいかない理由として、ファイル数が増えるうえに、管理ミスにもつながるので非効率であることが挙げられます。
具体的には、「似た名前のファイルが増え、どれが最新のファイルか分からない」「情報の入れ違いによって数や管理場所を誤認してしまった」などのリスクがあるのです。
したがって、教育コストや導入ハードルの低さからExcelで備品管理台帳を作成している企業は多くあるものの、備品管理にはクラウドアプリを導入するのがおすすめです。
【これで安心】備品管理の見える化に最も役立つクラウドアプリ
以下では、備品管理の見える化に最も役立つクラウドアプリをご紹介します。
Excelでの備品管理では、「リアルタイムで更新内容が反映されない」「備品管理がブラックボックス化する」などのデメリットがあります。こうした状況では、備品の数や管理場所の誤認につながりかねません。
しかし、クラウドアプリを使えば、更新内容が瞬時にメンバー全員へ反映されるうえに、情報共有も一か所で完結します。そのため、備品の状況が見える化されて、Excelよりも効率よく備品管理ができるのです。
ただし、多機能なアプリでは、社員が使えずに放置される恐れがあるので「シンプルなアプリ」が求められます。結論、自社で導入すべきなのは、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルな「ナレカン」一択です。
分類ごとに、ナレカンの「記事」に備品の詳細情報を残せば、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、備品を持ち出すときや受発注の確認をしたいときには、記事ごとに「コメント」を残せるので、備品管理に関する連絡が効率的に進められます。
最も簡単に情報を蓄積できるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
備品管理にナレッジ管理ツールを導入すべき理由3選
ここでは、備品管理にナレッジ管理ツールを導入すべき理由を3つご紹介します。以下の点をおさえると、ナレッジ管理ツールが備品管理に最適であることが分かります。
（1）備品管理が属人化しない
1つ目に、備品管理台帳の管理方法が属人化しない点です。
例えば、Excelの備品管理台帳では、Excelを使い慣れた人が備品管理業務を担当するケースが多くあります。そのため、業務内容がブラックボックス化し、担当者が不在の時に正しい情報の確認ができないリスクがあるのです。
一方で、ナレッジ管理ツールでは、誰でも簡単に備品管理台帳を閲覧・編集できます（権限も設定可能）。また、フォルダ分けや検索機能もついており、必要な備品情報にすぐにたどりつけるので、備品管理業務が属人化する心配がありません。
（2）リアルタイムで情報を共有できる
2つ目に、リアルタイムで情報を共有できる点です。
例えば、Excelでは、備品の在庫や所在を入力した時点では最新の情報ですが、メールやチャットで共有するためタイムラグが生じます。リアルタイムで情報を反映できないので、不正確な情報を目にする社員がでるリスクがあるのです。
一方で、ナレッジ管理ツールであれば、備品管理台帳の更新ボタンを押した瞬間から、リアルタイムでメンバーに共有できます。また、「ナレカン」では、備品の受発注や持ち出しに関する連絡もひとつのツール上で完結するので、業務効率化にもつながります。
（3）変更履歴が簡単に取得できる
3つ目に、変更履歴が簡単に取得できることです。
具体的には、「誤操作によって情報を削除してしまった」「間違った情報を入力してしまった」場合に、本人が気づけていなくても、誰がどのようにミスしたのかを特定することができます。
また、ナレッジ管理ツールのなかには、自動でデータのバックアップがされたり、編集履歴が残ったりするものがあります。そのため、「誰がどのように変更したのか」が分かり、必要に応じて情報を復元することもできるのです。
備品管理のやり方やおすすめのアプリまとめ
これまで、備品管理を実施するやり方やおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
備品管理では「備品の情報を把握し、目的別に分類する」プロセスが大切で、運用時には「社内に周知し、定期的に見直すこと」が重要です。また、”クラウドアプリ”を使えば台帳の作成・共有にかかる負担が削減され、備品管理の抜け漏れも防ぎやすくなります。
ただし、多機能で複雑なアプリでは、従業員が使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。したがって、備品管理に最適なアプリを選ぶときには「ITに詳しくない人でも、簡単に利用できるか」で判断しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、備品情報をリアルタイムで共有できる「記事」と紐づけられた「コメント」で備品管理業務を効率化する『ナレカン』一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、簡単・確実に備品管理できる環境をつくりましょう。
