コピー用紙や封筒、机など社内で管理する備品は数多くあります。このような備品は会社の資産でもあるため、各備品の数や管理場所は正確に把握しておかなければなりません。
一方、「備品管理の具体的なやり方や効率化させる方法が分からず、管理が煩雑になっている」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、備品管理を効率化する方法やメリットを中心にご紹介します。
- 会社の備品管理の方法・タイミングを統一させたい
- 会社の備品をどこまで管理すべきかを知りたい
- 備品管理の体制を改善し、無駄なコストを削減したい
という方はこの記事を参考にすると、効率的な備品管理の手順や方法が分かり、備品管理体制を根本的に見直すことができます。
目次
備品管理とは
備品管理とは、社内の備品（ペン・紙・PCなどの業務に必要な物品）の「種類」「数」「保管場所」などの情報を一元管理することです。
管理すべき備品数は多岐にわたるうえ、備品の在庫だけでなく持ち出しに関しても管理が必要です。しかし、紙やExcelでの管理は更新の手間がかかり、管理ミスや情報の行き違いが起こりやすくなります。
それゆえに、昨今では「備品管理アプリ」を導入し、情報の整理と共有を効率化させている企業が増えています。ただし、アプリを導入しても、運用ルールや管理方法が明確でなければ効果を発揮できないため、事前の準備が必要です。
備品と消耗品の違いとは
備品管理においては、一般的な備品と少額備品（消耗品）を区別して記載する必要があります。備品管理をするときには、以下の基準を参考に記載しましょう。
| 購入金額 | 耐用年数 | 物品例 | |
|---|---|---|---|
| 備品 |
10万円以上 |
1年以上 |
PC、机、椅子など |
| 少額備品（消耗品） |
10万円未満 |
1年未満 |
コピー用紙、文房具など |
このように、購入金額または耐用年数を基準に備品と消耗品の違いが定められています。
ただし、「どこまでが備品で、備品管理の対象になるのか」は会社で統一しましょう。たとえば、本記事では「コピー用紙や文房具は消耗品」と定義していますが、広義には自社で使用するものに含まれるため、備品管理の対象になる場合があります。
【ケース別】備品管理をすべきタイミングとは
備品管理をすべきタイミングは、状況やニーズによってさまざまです。以下5つのケースを考慮して、備品管理を始めましょう。
- 会社の環境の変化
- 問題やトラブルの発生
- コンプライアンスや法的要件への対応
- プロジェクト推進や業務効率化への対応
- 備品を使用したとき
オフィス移転や社員の増員時には、新しい備品の追加が必要です。とくに、昨今では従業員一人ひとりにPCを支給する企業が増えており「管理番号、品名、シリアル番号、登録日」を管理しておく必要があります。
備品の紛失、盗難、故障、在庫切れなどの問題やトラブルが発生した場合、適切な備品管理が必要です。なかでも、切手による不祥事は何度もニュースに取り上げられており、適切な管理が求められます。
自社の業務や取引における特定の備品の取り扱いについて、法的制約や規制が存在する場合は、備品の管理をするべきです。
特定のプロジェクトや業務効率化の推進に伴い、それに対応する備品や設備の設置・管理が必要です。
切手や収入印紙などの備品は、使用するタイミングや四半期を跨ぐタイミングによって、計上科目が変わります。これらの作業は、経理業務に大きく影響するため、正確な数を把握しておく必要があるのです。
以上を踏まえて、総務や事務担当者と現場の社員で相談し、検討しましょう。
6ステップ｜備品管理を見える化する方法・やり方
ここでは、効率的な備品管理のやり方を6ステップで解説します。現状の備品情報を見える化するためにも、以下のステップを踏みましょう。
- 備品の現状を把握する
- 備品を目的別に分類する
- 備品管理台帳を作成・共有する
- 各備品に担当の管理部署をラベリングする
- 備品の管理ルールを作り、社内周知する
- 定期的に点検する
はじめに、会社の備品をすべて棚卸ししたうえで「現状の在庫はどれだけ残っているか」「使用されていない備品はないか」をチェックします。
備品の棚卸しが終わったら「頻繁に使う備品は机に置く」「使わない備品は倉庫に収納する」など、各備品を目的別に分類します。
次に、備品管理台帳に備品数や管理部署を記録して、社内へ共有します。台帳の作成後は定期的に更新して、最新の在庫状況を反映させましょう。
管理責任の所在を明確化するために、各備品に担当の管理部署をラベリング（ラベルを貼ること）します。
備品管理の方法を統一する管理ルールを設け、社内に周知します。備品管理を正しく運用するために、社員全員が同じ認識になるようにしましょう。
整備して周知したら、管理台帳と突き合わせて定期的に棚卸ししましょう。管理台帳の記載漏れを発見したり、使用頻度の低い備品の処分を検討したりできます。
以上の手順を踏めば、ミスや無駄のない備品管理が全社で実現します。
どこまで？備品の持ち出し管理に必要なこと
ここでは会社の備品管理に必要な、情報管理のための備品管理台帳の作成と現物管理についてご説明します。「会社の備品管理はどこまでするのが正解なのかわからない」という方は必見です。
備品管理台帳の作成
社内の備品管理において、備品に関する情報がまとめられた備品管理台帳を作成することが必要です。
備品管理台帳には紙、Excelスプレッドシート、備品管理アプリ等が用いられます。以下の備品管理台帳に記載すべき項目を確認し、漏れなく情報を残しましょう。
- 管理番号
- 備品名
- 備品のカテゴリ
- 購入場所
- 購入日・数量・保管場所
同じ備品でも区別がつくように、管理番号を記載します。
備品名はメーカー名とともに記載します。
「PC」「机」などの備品のカテゴリを記載します。
備品にトラブルがあったときに問い合わせをしたり、追加で購入したりするために、購入場所を記載します。
「いつ・どの程度購入したか」「どこに保管したか」を記載します。棚卸しのときに見返せば、備品の購入時期や数が適切だったか分かるだけでなく、保管場所をほかの人に聞く手間も省けます。
上記の項目を抜け漏れなく記載すれば、分かりやすい備品管理台帳になります。また、担当者が書き忘れることがないように、目につく場所で管理することもポイントです。
備品の現物管理
備品管理台帳の作成だけでなく、備品の現物管理も不可欠です。
現品管理を徹底することで、適切な生産計画を立てたり、正確な進捗管理をしたりできるようになります。結果として、無駄なコストを削減し、生産性の向上につながるのです。
現品管理をする場合には、以下の「3定」を意識することが大切です。
- 定位置：決められた場所で商品を管理すること
- 定品：決められた品物を管理すること
- 定量：決められた量を管理すること
以上の3定が揃っていれば、誰であっても備品の在庫や情報を効率的に把握できます。
社内の備品管理をすることで得られる効果
ここでは、社内で備品管理をすることで得られる3つの効果をご紹介します。現状の煩雑な管理体制を改善しなければ、以下の効果が得られない点に注意しましょう。
（1）棚卸し作業に時間がかからない
備品管理で得られる効果として、面倒な棚卸し作業にかかる時間が短縮されるということがあります。
オフィスで備品の配置換えや入れ替えをするときに、事前に備品管理しておけば「どこに、何が、どれだけあるのか」がすぐに分かります。そのため、都度備品情報を確認する必要もなくなり、棚卸しにかかる時間や労力が大幅に削減されるのです。
したがって、棚卸し作業に時間がかかっている場合には、あらかじめ備品管理をしておくことで状況が改善されます。
（2）経費を削減できる
備品管理をすれば、経費の削減が可能です。
たとえば、管理を怠っていると、在庫がまだ残っているにもかかわらず新たに同じ備品を発注してしまうケースがあります。とくに、使用頻度の少ない備品を大量に発注すると、新たに倉庫スペースを借りなければいけないといった事態も起こりかねません。
備品管理を徹底すれば、「どの備品が、どのくらいの頻度で消費されるか」を把握でき、必要な数だけを適切なタイミングで発注することが可能になります。結果として、余計な発注・経費を避け、コストの最適化が実現するのです。
（3）紛失に瞬時に気付ける
備品管理を徹底すれば、備品の紛失に瞬時に気付けます。
備品管理では各備品の数量も記録するので「いつ、誰が、何を、どれだけ使ったのか」が一目で分かります。その結果、実際の数量と一致していない場合でも瞬時に気付けるようになり、備品切れで業務がストップする心配もなくなるのです。
このように、各備品の在庫状況を常に把握するためにも正確な備品管理をしましょう。
【注意】Excelの備品管理が上手くいかない理由とは
Excelの備品管理が上手くいかない理由として、「スムーズな共有・やり取りができないこと」が挙げられます。
具体的には、「共有するのに逐一リンクを送る必要があり、効率が悪い」「備品の発注依頼などをチャットですると、やり取りが流れて確認しづらくなる」といった課題があります。
このように、Excelは導入のしやすさや教育コストの低さがメリットですが、共有や運用面では非効率になりがちです。そのため、スムーズな管理を実現するには、より共有性に優れたツールの検討が必要です。
【大きく改善】会社の備品管理システムを自作できるアプリ
以下では、備品管理の見える化に最も役立つクラウドアプリをご紹介します。
WordやExcelのテンプレートを活用して備品管理台帳を作成すると、関係者に共有する場合に逐一リンクを送る手間が発生し、情報共有が非効率になります。また、チャットを併用して備品の発注のやりとりしなければならず、重要な情報が流れる恐れがあります。
そこで、クラウドアプリを使えば、更新内容が瞬時にメンバー全員へ反映されるうえに、わかりやすく情報が整理されます。そのため、備品の保管場所や発注状況が常に共有されて、Excelよりも効率よく備品管理ができるのです。
ただし、多機能なアプリでは、社員が使えずに放置される恐れがあるので「シンプルなアプリ」が求められます。結論、自社で導入すべきなのは、ITに慣れていない65歳の方でも、導入初日から直感的に使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に直接備品管理台帳を作成するだけで自動で任意のメンバーに共有されるので、共有する手間がかかりません。また、備品管理台帳に紐づいたメッセージ機能を活用することで、話題が混在することなく、備品管理に関するやり取りができます。
備品管理の見える化に役立つアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
備品管理にアプリを導入するメリット3選
ここでは、備品管理にアプリを導入するメリットを3つご紹介します。備品管理にExcelを使っている方は必見です。
（1）備品管理が属人化しない
1つ目に、備品管理台帳の管理方法が属人化しない点です。
たとえば、Excelの備品管理台帳では、Excelを使い慣れた人が備品管理業務を担当するケースが多くあります。そのため、業務内容がブラックボックス化し、担当者が不在の時に正しい情報の確認ができないリスクがあるのです。
一方で、アプリでは、誰でも簡単に備品管理台帳を閲覧・編集できます（権限も設定可能）。また、検索機能もついており、必要な備品情報にすぐにたどりつけるので、備品管理業務が属人化する心配がありません。
（2）リアルタイムで情報を共有できる
2つ目に、リアルタイムで情報を共有できる点です。
たとえば、Excelでは、備品の在庫や所在を入力した時点では最新の情報ですが、メールやチャットで共有するためタイムラグが生じます。リアルタイムで情報を反映できないので、不正確な情報が伝達されるリスクがあるのです。
一方で、アプリであれば、備品管理台帳の更新ボタンを押した瞬間から、リアルタイムでメンバーに共有できます。また、「Stock」では、備品の受発注や持ち出しに関する連絡もひとつのツール上で完結するので、業務効率化にもつながります。
（3）変更履歴が簡単に取得できる
3つ目に、変更履歴が簡単に取得できることです。
たとえば、Excelには変更履歴を取得する機能は備わっていません。そのため、「誤操作によって情報を削除してしまった」「間違った情報を入力してしまった」場合に、誰がどのようにミスしたのかを特定することができません。
一方、アプリのなかには、自動でデータのバックアップがされたり、編集履歴が残ったりするものがあります。したがって、「誰がどのように変更したのか」が分かり、必要に応じて情報を復元することもできるのです。
社内備品管理のためのITツール運用のコツ
社内で備品管理でITツールを用いて運用するときには以下の2点を押さえましょう。
- ルールを決める
- 組織全体に周知させる
社員ごとに備品管理方法が異なると、記録が見づらく逆に抜け漏れや生産性の低下につながる恐れがあるため、ルールの決定はしなければなりません。とくに「表記の統一」は重要なので、テンプレートやマニュアルの作成を実施しましょう。
組織全体に備品管理のルールやITツールの使用方法などを周知させる必要があります。そのためには、積極的な声掛けによってルールの確認を促したり、ITツールの使い方についての説明をしたりする必要があります。
以上の2点を効率よく実行するためには、運用しやすいITツール選びが大切です。そのため、テンプレートやマニュアルを作成する機能を備え、ITリテラシーがなくても使えるため教育コストがかからない「Stock」のようなアプリを選ぶべきです。
備品管理のやり方やおすすめのアプリまとめ
これまで、備品管理を実施するやり方やおすすめのアプリを中心にご紹介しました。
備品管理では「備品の情報を把握し、目的別に分類する」プロセスが大切で、運用時には「社内に周知し、定期的に見直すこと」が重要です。また、”アプリ”を使えば台帳の作成・共有にかかる負担が削減され、備品管理の抜け漏れも防ぎやすくなります。
ただし、多機能で複雑なアプリでは、従業員が使いこなせない恐れもあるので注意が必要です。したがって、備品管理に最適なアプリを選ぶときには「ITに詳しくない人でも、簡単に利用できるか」で判断しましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、備品情報をリアルタイムで共有できる「ノート」で備品管理業務を効率化する『Stock』一択です。また、Stockでは「ノート」に紐づく「メッセージ」でやりとりも可能なので、ほかのチャットツールを介する必要がありません。
ぜひ「Stock」を導入し、簡単・確実に備品管理できる環境をつくりましょう。
