採用活動に関わる業務は募集から選考まで多岐にわたり、業務負担は大きいものです。そのため、採用活動をツールで管理して、効率化する必要性は高いと言えます。
一方、「使い慣れたExcelで採用管理したいが、やり方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
今回は、Excelで採用管理する方法と、Excelを使用するメリット・デメリットを中心にご紹介します。
- Excelでの採用管理の始め方を知りたい
- 採用の進捗を効率よく管理したい
- 採用管理に最適なツールを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務負担を減らして、効率良く採用活動を進められるようになります。
目次
Excelで採用管理する方法
Excelで採用管理を始める方法は2つあるので、より良い方を選択しましょう。
- 採用管理Excelを自作する
- 採用管理Excelの無料テンプレートを使う
Excelを自作するメリットは、必要な項目を自由に組み込めることです。作成に時間がかかりますが、使い勝手の良いシートを作成できます。
Web上に公開されているテンプレートをダウンロードして使う方法です。無料で使えるものが多く、シート作成の手間を省けます。
以上のように、Excelで採用管理をする方法は、「管理シートを自作するか」もしくは「管理シートのテンプレートを使うか」の2択になります。
Excelで採用管理するメリット2点
Excelやスプレッドシートで採用管理するメリットには以下の2つがあります。導入を考えている採用担当者の方は確認しておきましょう。
（1）コストを抑えられる
1つ目のメリットは、コストを抑えられることです。
Excelの採用管理にかかるコストは、Microsoftのライセンス料だけです。Excelのテンプレートは無料で手に入るものが多いので、低コストで採用管理ができます。
このように、他の有料ツールを使用するよりも、コストを抑えられることがExcel利用のメリットです。
（2）カスタマイズ性が高い
2つ目のメリットは、カスタマイズ性が高いことです。
Excelやスプレッドシートを使えば、管理に必要な項目を自由に設定できます。使ってみて不都合があれば、都度フォーマットを改善しながら使用できるのも利点です。
以上のように、Excelを使った進捗管理は、運用状況に合わせてカスタマイズできるのが強みなのです。
Excelで採用管理するデメリット3点
一方で、Excelでの採用管理にはデメリットもあります。以下に3つのデメリットを紹介するので、導入を検討する際には必ず確認しましょう。
（1）関数を組む手間がかかる
1つ目のデメリットは、Excelでは関数を組む手間がかかることです。
採用管理シートは数値の集計だけでなく、条件によって結果を絞り込む関数なども設定しなければなりません。作成者が関数を熟知していないと、設定に時間がかかります。
このように、進捗管理シートの自作や変更をする際に、自身で関数を設定する手間がかかるのがデメリットだと言えます。
（2）複数職種の採用では管理が煩雑
2つ目のデメリットは、複数職種の採用を並行している場合、Excelの管理が煩雑になることです。
採用活動では複数職種の採用を同時に進めることがあり、採用の進度にもバラつきがでます。その際に、複数のシートを行き来したり、絞り込みの項目が増えたりすると、進捗が管理しづらくなるのです。
このように、Excelでシートを用意しても、実務が複雑になるほど管理しきれなくなくなるのでデメリットです。
（3）ファイルを探すのが面倒
3つ目の「Excelで採用管理をするデメリット」は、ファイル管理そのものが面倒ということが挙げられます。
Excelはファイル作成後に保存場所を決めますが、社内サーバーが整理されていなければ、保存場所が分からなくなります。また、社内サーバーからダウンロードして編集をした際に、アップロードをし忘れる可能性もあるのです。
このように、Excelで採用管理をすると、ファイルの保管や編集にも手間がかかるのです。
採用管理システムとは
Excelで採用管理するデメリットを解消する手段として、採用管理システムがあります。採用管理システムとは、採用に関わる業務を一元管理できるツールです。
採用管理システムを導入するメリット
以下は、採用管理システムを導入する2つのメリットです。
- 採用に関するあらゆる機能がある
- 進捗管理が簡単にできる
企業説明会の予約管理や採用ページ作成など、採用業務全般に便利な機能があります。リマインド機能があるシステムもあり、応募者への連絡漏れも防げます。
複数職種の採用を並行している場合でも、進捗管理が簡単です。フォーマットを作成する手間がなくなるので、効率よく進捗管理ができます。
このように、これまで手間のかかっていた採用業務が効率化する機能があり、進捗も管理できるのが採用管理システムのメリットです。
採用管理システムを導入するデメリット
以下は、採用管理システムの2つのデメリットです
- 選考方法を変更しなければならない場合がある
- 多機能で使いこなせない場合がある
導入するシステムに合わせるために、既存の選考方法を変更しなければならないケースがあります。システムの導入により、別の負荷が生まれてしまうのです。
一般的な採用管理ツールは多機能なので、使いこなすのに時間がかかります。採用の規模によっては、使わない機能が多い可能性もあります。
以上のように、「選考方法をシステムに合わせる必要性がある」「多機能なので使いこなすのが難しい」という2つのデメリットは、導入するときの課題になります。
採用の進捗管理を簡単にできるノート型システム
以下では、採用の進捗管理を簡単にできるノート型システムをご紹介します。
Excelやスプレッドシートで採用管理をすると、必要なファイルを探すのに手間がかかります。そのため、目的の情報にすぐにアクセスできる採用管理システムが必要です。
また、採用管理システムは便利ですが、多機能なシステムはITに詳しくないメンバーが使いこなせません。そのため、社内でスムーズに運用するのであれば、必要な機能に過不足がないシンプルなシステムが最適です。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報に直感的にアクセスできる「ノート」があり、ITに詳しくない65歳の方でも使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は募集職種や応募者ごとにフォルダ分けできるので、必要な情報がすぐに見つかります。また、Stockには「表機能」があるので、ノート上で採用情報を見やすくまとめられるのです。
ノート型で簡単に表管理ができるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Excelで採用管理する方法まとめ
これまで、Excelで採用管理をする方法やデメリット、おすすめの採用管理ツールを中心にご紹介しました。
採用活動では採用進捗をはじめとした、さまざまな情報を管理しなければなりません。しかし、採用進捗をExcelやスプレッドシートで管理すると、必要なファイルを探すのに苦労します。
また、一般的な採用管理システムは多機能なので、ITに詳しくないメンバーが使いこなせないのです。そのため、必要な機能に過不足がなく、誰でも簡単に操作できるツールが必要になります。
結論、採用管理で導入すべきなのは、職種や応募者ごとに情報管理できる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、採用活動を効率化しましょう。
