社内にある文書の適切な管理を実現する文書管理は、多くの民間企業で取り組まれていますが、自治体においても同様に文書管理の重要性が説かれてきています。こうしたなかで昨今注目を浴びているのが、文書管理システムによる管理です。
しかし、所属する自治体では今なお紙媒体での管理が行われており、システムの導入が進まないことに悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、自治体の文書管理システム導入が進まない理由と、公文書管理における問題点について解説します。
- 自治体で管理すべき文書をセキュリティ高く管理したい
- 公文書管理における問題点を知り、所属する自治体での運用に生かしたい
- 自治体の文書管理システム導入が進まない理由を把握し失敗を防ぎたい
という方は今回の記事を参考にすると、自治体で管理すべき文書や目的・問題点を理解し、システムの導入によって文書管理を効率化できるようになります。
目次
自治体で管理すべき文書とは
自治体において管理すべき文書は公文書と呼ばれ、行政が物事を決定する際の過程や決定事項・歴史的事実の記載が行われている文書です。
文書とはいえ、必ずしも紙媒体で管理する必要はなく、電子文書などのデータ形式になっていても、同様に公文書として扱われます。行政の判断を文書に記録することで、決定事項への認識の相違を防ぐほか、信頼性の担保・決定過程に問題がなかったかの判断が行えるようになります。
公文書は一見国や自治体のものという印象がありますが、厳密にいえば民主主義を支える国民共有の財産です。したがって、国民から求められた際は、すみやかに内容を開示できるような管理を行わなければばなりません。
なぜ公文書管理が必要なのか
自治体で公文書管理が大切なのは「国民への説明責任を果たすことに繋がるから」です。
役所や行政機関が意思決定を行うまでの流れが文書によって明らかになれば、国民はなぜその判断に至ったのか、そしてその経緯に問題がなかったのかどうかが理解できます。国民の理解を得て行政運営を行うためにも、情報の開示は必要不可欠です。
また、公文書管理は行政運営者に対しても重要なものです。なぜなら公文書があれば過去の決定内容が把握でき、今後の政策に立案や現状改善に役立てられるからです。
公文書管理されていない状況では、ひとたび担当者の異動や退職があれば消えてしまう情報も、管理が徹底されていれば、どれほど古い情報でも鮮明かつ正確に確認可能になるのです。
公文書管理における問題点
以下では、公文書管理における問題点を解説します。公文書管理においては、しばしば以下の問題点が浮き彫りとなるケースが散見されます。
管理体制が属人化されやすい
公文書管理において一番の問題は、管理体制が属人化しやすいことです。
自治体では職業柄扱う文書の数が多く、さらに年々その資料数が増えていく特徴があります。こうしたなかで適切な管理が行われていなければ、次第に情報の属人化が進み、個々の担当者別に情報が管理されている状況に陥ります。
しかし、公文書情報が属人化すると、担当者の不在時には該当の情報へのすみやかなアクセスができなくなります。場合によっては、資料探しを行うために業務に支障をきたす恐れもあるのです。
したがって、公文書管理では情報の属人化に対する配慮を欠かさず、必要なタイミングで、誰でも即時に情報が取り出せるよう意識した管理体制の構築が必要です。
改ざんなどのリスクが高い
公文書管理においては、改ざんのリスクが高い点も問題です。
公文書は情報の開示に必要不可欠な一方で、ただ管理するだけではデータの改ざんリスクを避けられません。行政判断の根拠や経緯が記載されているにも関わらず、内容が改ざんされてしまえば、真実がわからなくなります。
したがって、公文書管理を行う際は、ただ管理のみを行うのではなく、改ざんを防ぐ監視体制の構築・強化も同時に取り組む必要があります。
自治体の文書管理システム導入が進まない理由
昨今では、公文書管理の効率性を考慮し、文書管理システムの活用により管理体制を徹底している自治体もあります。しかし、システムの浸透率は低く、今なお従来の管理体制のままとなっている自治体も多く存在します。
そこで以下では、自治体での文書管理システム導入が進まない理由を解説します。以下の理由によって、自治体での文書管理システム導入は遅れをとっていると言われています。
紙運用が避けられない
自治体での文書管理システム導入が進まないのは、紙運用が避けられないからです。
文書管理システムによるデジタルデータでの管理は便利な一方、自治体では決裁書に添付する資料のスキャン作業を手間に感じるケースや、添付ファイルの視認性の低さから、紙文書での提出を要求されるケースが相次いでいます。
さらに、システムによっては操作性が低く入力の手間がかかることから、紙運用を好む担当者も多いのです。
しかし、紙媒体での管理では情報の検索性が低く、あとから必要な情報を振り返るには膨大な時間が必要です。したがって、紙運用からデジタル運用への切り替えを周知し、社員が紙媒体に依存しない環境作りを行わなければなりません。
庁内でしか利用できない
文書管理システムが庁内でしか利用できないもの、システム浸透が遅れる原因です。
働き方改革などの影響を受け、昨今多くの民間企業が導入を進めているテレワークですが、自治体においても同様に導入が期待されているものになります。しかし、一部の文書管理システムは社内ネットワーク以外から接続ができないため、完全なテレワークに対応できないというケースも散見します。
こうした問題を解決しシステム導入の遅れを取り戻すには、場所や利用端末を問わず活用できるシステム選定が重要です。単なる機能のみでなく、仕様まで詳細に確認し、庁外環境からも接続可能なものを選択しましょう。
システム連携できない
文書管理システムの導入が上手くいかないのは、ツール同士の連携ができない点も挙げられます。
庁内では文書管理システムのほかにさまざまなツールが導入されています。しかし、それらのシステムとの連携機能がないと、ツールの横断が必要となり、作業が二度手間になるリスクが高まります。
たとえば、「電子申請を行ったものを紙媒体に出力し再度別システムに登録する」といった非効率な作業が発生しやすくなるのです。
したがって、文書管理システムを導入する際は「既存システムとの連携が可能なツールを選択する」あるいは「公文書以外の情報の管理にも活用できるツールを選択する」といった心がけが必要です。
デジタルツールに抵抗感がある
職員がデジタルツールに対し抵抗感があるのも、自治体での文書管理システム導入が進まない理由です。
自治体ではアナログ文化が今なお根強く残っており、業務のほとんどを紙媒体による処理で進めているというケースも稀ではありません。
アナログ文化が続き、デジタルツールに触れる機会の少ない環境下においては、いざ「文書管理を目的にツールを導入して効率化を図ろう」と訴えたところで、現状からの脱却は難しいです。
したがって、文書管理システムの導入時は、デジタルツールに対して抵抗感を覚える職員でも使えるように、誰もが迷わずに使いこなせるシステムを選択しなくてはなりません。
自治体の文書管理の効率化に貢献するおすすめのツール
以下では、自治体の文書管理効率化に貢献するおすすめのツールをご紹介します。
IT化に対する抵抗感がある自治体で、文書管理を効率化させるには、職員のITに対する「難しそう」という印象が払拭できるツールを選定することが大切です。誰でも迷わずに使いこなせる操作性を持つツールの導入を行い、業務への浸透を進めましょう。
しかし、管理のみに特化したツールの場合、作成や共有は別ツールの併用が必要となり、その分の教育コストや費用もかかります。とはいえ、多機能なツールで全職員が使えないので、情報共有から管理までができるツールが必須です。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」のように、非IT企業の職員でも直感的な操作で利用できる情報共有・管理ツールであれば、文書管理におけるストレスを発生させません。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなくファイルが添付でき、公文書の保管はもちろん、業務マニュアルや議事録の作成など業務上のあらゆる情報管理に活用可能です。さらに、「ノート」に「メッセージ」を紐づけて情報共有できるのが大きな特徴です。
ITリテラシーに左右されず情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
自治体の文書管理システム導入が進まない理由と問題点まとめ
ここまで、自治体の文書管理システム導入が進まない理由と問題点を解説しました。
公文書管理では、管理体制の属人化や改ざんリスクが高くなる傾向があるので、ITシステムの導入で状況改善に努める必要があります。しかし、アナログ文化が根強く残り紙運用が避けられない特性上、管理システムの導入が進んでいないのも事実です。
こうした問題を解決し、管理の徹底に取り組むには職員の理解を得て一丸となってIT化を進める姿勢が大切です。そのためには、文書管理への意識改革はもちろん、職員が迷わずに使いこなせるツール選定を行いましょう。操作の難しいツールを選定すれば、意識が統一されていても、業務への浸透が難しくなるからです。
たとえば、今回ご紹介したStockのように、ITに不慣れなひとでも説明なしに使いこなせるほどシンプルな情報共有ツールを使いましょう。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、文書管理をはじめとする情報の管理に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自治体における文書管理の徹底を実現しましょう。
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