仕事の効率を上げるための方法のひとつに、仕事のToDoを適切に管理するための「ノート術」があります。効率的なノートの使い方を身につければ、業務の優先順位が明確になり、作業時間の短縮が期待できるのです。
しかし、「ノートをどう活用すれば効果的かわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ノートを活用して、ToDo管理する方法を中心にご紹介します。
- ノートを使って、やることリストを整理したい
- ToDoリストを整理するのにおすすめのノートを探している
- 手書きのToDo管理から、アプリを使った管理方法に切り替えたい
という方はこの記事を参考にすると、ノート術の実戦には”手書き”と”アプリ”のどちらが最適かを理解したうえで、自社に合ったToDo管理を身に着けられるようになります。
目次
Todoリストを手書きで作成する方法
ここでは、ToDoリストを手書きで作成する方法として、「バレットジャーナル」と「カンバン方式」の2つをご紹介します。ToDoリストを手書きで作成する場合は、以下の特徴をおさえた上で使い分けましょう。
（1）バレットジャーナル
ToDoリストを手書きで作成する方法の1つ目は、「バレットジャーナル」です。
バレットジャーナルは、やるべき作業や予定を簡潔に管理するための方法です。この手法では、タスクを短いフレーズで書き出し「・ , ✕ , ＜ , ＞ , ＊ 」などの記号（バレット）を活用して進捗状況や種類を整理します。
上記の記号を使えば、短時間で情報を書き込めるので、タスク管理の負担が軽減します。
ただし、バレットジャーナルを効果的に使うには、基本的な記号のルールを覚える必要があります。また、チームで利用するときには運用ルールを明確にし、全員が統一した使い方を徹底することが求められます。
（2）カンバン方式
ToDoリストを手書きで作成する方法の2つ目は、「カンバン方式」です。
カンバン方式とは、タスクの進捗に合わせてカード（付箋）を移動させ、全体の業務状況を把握する管理方法を指します。付箋とノートを組み合わせれば、カンバン方式を活用したToDoリストを簡単に作成できます。
具体的には、以下の4ステップで作成、利用しましょう。
- ノートを3等分する
- 「ToDo（やること）」「Doing（進行中）」「Done（完了）」の3つに区切る
- 各タスクを付箋に書き、対応するセクションに貼り付ける
- タスクの進捗に合わせて付箋を移動させる
この方法の利点は、付箋の「貼り直しができる」という特徴を活用してタスクを柔軟に管理できる点です。さらに、タスクの優先順位や種類を”色や順番”で整理すれば、日々の業務をスムーズに進められるようになります。
仕事のデキる人が実践！ノートを使ったタスク管理術
以下では、仕事のデキる人が実践するタスク管理術をご紹介します。
仕事の効率を高めるには、実際に成果を出している人のノート術を参考にするのが効果的です。「手書きノートを活用しきれていない」と感じている場合でも、実際に上手い管理をしている人の書き方や作り方を参考にすると、ノートの使い方が改善できます。
会議のメモをタスク化する
会議中に発生するタスクをメモ内で管理すれば、議事録とタスクの一元化が可能です。
たとえば、会議や商談の中で新たなタスクが出てきた場合、議事録に埋もれないように記録する必要があります。そのため、あとで確認しやすいよう、メモの一部をタスク専用にしておくと便利です。
とくに、タスクは以下の2種類に分けて書くと視覚的に整理できます。
- ＜抽象的なタスク＞：赤いペンで囲み、詳細な情報を周辺に書く
- ＜具体的なタスク＞：やるべきことの優先度に応じて3色のマーカーで色分けする
「△△という方針で進める」のように詳細が未確定な内容は赤ペンで目立たせ、詳細が決まり次第タスクを書き加えていきます。
「◯月◯日にA社を訪問」など具体的なタスクについては、青・緑・黄のマーカーを使って緊急度や重要度に応じた色分けをしましょう。
以上の方法を活用すれば、メモの中から必要なタスクをすぐに見つけ出せます。また、ノートや別冊のメモ帳を持ち歩く手間も省けるため便利です。
ただし、紙のメモは紛失しやすい点に注意が必要です。近年では、すべての情報をストックできるほか、目的のToDoを瞬時に見つけられる「Stock」のようなタスク管理可能なメモアプリも登場しているので、自社の課題に合わせて適切な方法を選択しましょう。
案件ごとにノートを分ける
案件ごとにノートを分けて記載すれば、タスク同士の関係性も明確になります。
タスクの中には、「Aを終わらせないとBに取りかかれない」という関係性を持ったものもあります。そのため、抱えているタスクを分類せずにひとまとめにしていると、適切な優先順位で進めることができなくなってしまいます。
したがって、案件ごとにノートを分けてタスクを記載し、ノートごとに優先順位を決めるようにしましょう。
ToDo・やることリストの管理におすすめの手書きノート4選
以下では、ToDo管理におすすめの手書きノートを4つご紹介します。とくに、低価格で実用性の高いToDoノートを探している方は必見です。
＜ロフト＞案件ごとの進捗も管理できるノート
画像引用および参考：「ロフト｜スタイルノート Ａ５ ＴｏＤｏ」
ロフトが提供する「スタイルノート Ａ５ ＴｏＤｏ」は、シンプルなデザインが特徴の便利なノートです。
ToDoリストだけでなく、会議のメモやプロジェクト管理にも適しており、多用途に活用できます。また、進捗状況をグラフ化できるページが備わっているため、案件ごとの進行管理が容易になります。
＜100均＞タスク管理ができるかわいいノート
画像引用および参考：「ダイソー｜タスク管理ノート」
100円ショップ「ダイソー」で購入できるタスク管理ノートは、手軽に始めたい方に最適です。
「ToDoリスト」「フリー1日スケジュール」「フリー週間スケジュール」の3種類が用意されており、簡単な予定管理に役立ちます。税込110円というコストパフォーマンスの良さも魅力です。
＜無印良品＞ノートに貼れるToDoリスト
画像引用および参考：「無印良品｜ミシン目入りロール付箋紙」
無印良品が提供する「ミシン目入りロール付箋紙」は、ToDoリストとして使える便利なアイテムです。
1行ずつ切り取って使用できるため、必要なタスクを手軽に追加可能です。ノートに貼り付けた付箋の横に詳細を書き込めば、タスク実行までの流れがスムーズになります。
＜ロルバーン＞リフィル型のToDoリスト
画像引用及び参考： 「ロルバーン｜ロルバーンフレキシブル リフィルTO DO L」
ロルバーンが提供する「フレキシブル リフィルToDo L」は、リフィル型のToDoリストです。
ページごとにタスクや日時を分類することができ、情報の整理整頓が容易です。また、リフィルの着脱が簡単にできるため、1ページ分タスクが完了したらすぐに外せるところも魅力の1つです。
手書きでToDoノートを管理する3つのデメリット
手書きのToDoノートは自由に記入できる便利さがありますが、一方で注意すべき点も存在します。以下では、手書きノートでToDoやタスクを管理する場合の3つのデメリットをご紹介します。
（1）ToDo・タスクの対応漏れが発生する
手書きのToDoノートを使うと、タスクを記載していても対応漏れが起こる可能性があります。
人間の記憶は「翌日には70%以上を忘れる」とも言われています。そのため、ノートにタスクを記録しても頻繁に見返さなければ、その存在を忘れ、対応漏れにつながってしまうのです。
したがって、ノートを習慣的に確認する時間を設けたり、マーカーや記号を使い重要なタスクを目立たせる工夫が必要になります。
（2）欲しい情報を見つけづらい
手書きのノートは、必要な情報を素早く見つけるのが難しい点もデメリットです。
紙のノートは、情報を1ページずつ確認する必要があり、記録量が増えるほど探すのに時間がかかります。とくに忙しい業務中に何度も確認するのは非効率的です。
そのため、目的の情報へすぐにたどり着きたい場合は、デジタルツールを活用することで、情報の検索が簡単になります。最近では、強力な「検索機能」で必要なメモが瞬時に見つかる「Stock」などのアプリを導入する企業も増えています。
（3）複数人での共有が難しい
手書きノートは個人の利用には適していますが、チームでのタスク共有には不向きです。
プロジェクト管理では、メンバー間でのタスクや進捗の共有が重要です。しかし、アナログなノートでは、共有や更新に時間がかかり、結果として進捗確認が遅れ、トラブルの原因となります。
一方、デジタルアプリを使えば、複数人がリアルタイムでタスクを確認・共有でき、各メンバーの進捗を迅速に把握し、スムーズにプロジェクトを進行させられるのです。
【これで解決】手書きノートのデメリットを解消するToDo管理アプリ
以下では、手書きノートのデメリットを解消するToDo管理アプリをご紹介します。
手書きノートは「タスクの抜け漏れが起きやすい」「複数人での共有が難しい」点がデメリットです。デメリットが生じるのは、手書きノートの「見直すのに時間がかかる」「共有に手間がかかる」点に原因があります。
つまり、スマホから簡単にToDoを見直せて、瞬時にメンバーへ共有できる”アプリ”であれば解消できます。ただし、多機能なアプリでは社員が使いこなせないため、必ず「直感的に操作可能か」を判断しましょう。
結論、誰でも簡単にスマホやパソコンからToDoを作成・共有・確認できる「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、チェックリストを簡単に作成できるほか、やるべきことを「テンプレート」として登録しておけば、都度リストを作る手間を省けます。また、ノートに紐づけて「タスク」設定しておけば通知機能によって、対応漏れを防げるのです。
最も簡単に仕事のToDoを管理できるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
StockでのToDo管理方法
Stockでタスクを管理する方法として「チェックボックス」「タスク機能」の2つを紹介します。
- チェックリスト
- タスク機能
画面下の「チェックリスト」をクリックするとノートにチェックボックスを作成できます。
上図のように、実施した項目のチェックボックスをクリックすると、取り消し線とチェックマークがつくため、未対応の内容が一目で分かるのです。
まずは、ノートの右上にある［+タスク設定］をクリックします。
新規タスク作成画面が表示されるので、タスク名・担当者・期限を設定しましょう。注意事項や確認して欲しいリンク先などがあれば、備考欄に記載して［保存］をクリックします。
上記の手順でノートに紐づいたタスクを作成できます。設定した期限に通知が届くため対応漏れも防げます。
アプリでToDoを管理する4つのメリット
アプリでToDoを管理することで、手書きでのToDo管理のデメリットを軽減できます。「いままで手書きだったので、アプリを使ったToDo管理に不安がある」という方も、以下のメリットを把握すれば、導入のモチベーションを高められます。
（1）ToDoを一覧で見られる
1つ目は、ToDoを一覧で見られることです。
アナログノートだとタスクを見返す手間が増えるため、重要な項目が抜け落ちる場合がありますが、アプリではタスクを一覧表示して一目で把握できるため、ToDoを見落としてしまうリスクが減ります。
このように、業務トラブルや対応漏れ予防には、アプリの利用が最適と言えます。
（2）ToDoを検索しやすい
2つ目は、ToDoを検索しやすいことです。
大量のタスクの中から特定のToDoを探すのは手書きノートでは大変ですが、アプリでは「議事録」など特定のキーワードで検索し、必要なToDoを瞬時に探し出せます。
また、「Stock」のように絞り込み機能を備えたアプリを活用すると、部署やカテゴリごとにToDoを整理できるようになります。
このように、アプリを活用することで、「〇〇のタスクの詳細がどこにあるか分からない」問題を解消できるようになるのです。
（3）繰り返しタスクを設定できる
3つ目は、繰り返しタスクを設定できることです。
手書きのToDoノートでは、繰り返し行う業務を毎回記入する必要があり、手間がかかります。しかし、アプリによっては繰り返しタスクの設定機能があるため、たとえば毎週月曜日に対応する作業などは一度設定すれば、自動で繰り返し表示されるようになります。
繰り返し業務を忘れずに管理できる上、ToDoの記入にかかる手間を省くことができ、他の重要な業務に時間を割けます。
（4）期日の通知を受けられる
4つ目は、期日の通知を受けられることです。
ToDoを手書きで管理していると、タスクを記載したこと自体を忘れて「気付いたら期限が過ぎていた」という事態になりかねません。しかし、タスクの期日を通知してくれるアプリであれば、タスクの存在を忘れていても思い出すことができます。
上記のように通知されれば、タスク漏れを未然に防ぐことができます。
ToDoリスト・やることリストの作り方まとめ
これまで、「ToDoリスト・やることリストのノート術」や「手書きToDoノートのデメリット」をご紹介しました。
手書きノートを使った方法にもさまざまな工夫がありますが、どれも書き方を覚えるまでに時間がかかります。また、ToDoリストをノートで作成した場合、そのリストを見直す手間が発生し、「結局リストを作っただけで終わってしまう」事態も考えられます。
そのため、仕事を効率よく管理するためには、簡単にやるべきことをまとめられ、欲しい情報をすぐに探し出せる”デジタルアプリ”を活用すべきです。ただし、多機能なアプリは複雑で使いづらいため「誰でもすぐに利用できること」を確かめましょう。
結論、手書きノートからの移行には、非IT企業の65歳の方でも、説明なしで使えるほどシンプルなノート型ツール「Stock」が最適です。実際に、Stockは非IT企業を含む200,000社の業務効率化に貢献しています。
ぜひ「Stock」を導入して、デジタルで簡単にToDoリストを管理し、業務をさらにスムーズに進めましょう。
