ビジネスで取り組む案件やプロジェクトは、情報が入り乱れないように適切に管理しなければなりません。そこで、複数の案件を漏れなく管理する手段としてタスク管理ツールが役立ちます。
たとえば、代表的なタスク管理ツールとして「Trello（トレロ）」が挙げられます。しかし、Trelloの導入を検討しているものの「自社にマッチするツールなのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Trelloの使い方や料金、口コミを網羅的にご紹介します。
- Trelloを利用したいが詳しい使い方が分からない
- Trelloの導入にあたって口コミや評判を判断材料にしたい
- 自社で簡単に運用できるタスク管理ツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、Trelloの使い方やユーザーの声が分かり、自社に合うツールかを判断できるようになります。
目次
Trello（トレロ）とは
ここではTrelloの概要や機能、メリットを解説します。以下の内容を押さえ、自社で運用するイメージを掴みましょう。
Trelloの概要
引用：Trelloの公式サイト
Trelloはカンバン方式でタスク管理ができるツールです。
Trelloでは、作業ステータス（未着手や完了など）が書かれた「リスト」上で、タスクが記載された「カード」を付箋のように移動させます。そのため、一目で作業の進捗を把握できるのです。
さらに、Trelloはアクセス権限も設定できるので、外部に情報が洩れるリスクも抑えられます。また、MacやWindowsなどのPCや、iPhoneやAndroidなどのスマホにも対応しており、時間や場所を問わずに使えます。
Trelloでできること
Trelloでは、主に以下の3つの業務を効率化できます。
- タスク管理
- プロジェクト管理
- スケジュール管理
カンバン方式でタスク管理をすれば、仕事の進捗が一目で分かります。また、タスクはリスト形式での表示もできるので、見やすいものを選びましょう。
複数のプロジェクトが並行する場合でも、ボード（作業スペースのこと）を用意すれば混乱しません。また、タイムラインビューを利用すると、ガントチャート形式で進捗を把握できます。
タスクとプロジェクトの期日をカレンダー形式で確認できます。また、Googleカレンダーと同期して予定を自動反映する機能もあります。
以上のように、Trelloでは「カンバン方式」だけでなく、情報の見え方が変わる「タイムラインビュー」や「カレンダービュー」にも切り替えられるのです。
Trelloのメリット
Trelloには以下の3つのメリットがあります。
- 視覚的にタスク管理できる
- 外部ツールと連携できる
- 拡張機能がある
Trelloはカンバン方式でタスク管理する仕様であり、一目で進捗が分かるのでメンバーに確認する必要がなくなります。
TeamsやGmail、Todoistといった外部ツールと連携できるので、適宜不足している機能を補えます。
Trelloの機能を自由にカスタマイズできる拡張機能があります。繰り返しタスクを設定したり、作業工数を計算したりする機能などが使えます。
このように、Trelloはタスク管理に特化しているうえカスタマイズ性があるので、とくに自社に合わせてツールを使いたい企業にとっては最適なツールだと言えます。
一方で、「タスク以外にも社内のナレッジを記録しておきたい」「複雑なカスタマイズは求めていない」という方には、「Stock」のようにシンプルなタスク管理ツールがおすすめです。
Trello（トレロ）の基本機能と拡張機能
以下は、Trelloを利用するうえで把握しておきたい「基本機能」と「拡張機能」です。
＜Trelloの基本機能＞
| 機能名 | 詳細 |
|---|---|
|
ラベル |
分類や優先度など、タスクの属性を設定する機能です。 |
|
期限 |
タスクの期限を設定する機能です。 |
|
詳細説明 |
タスクに関する詳細情報を記載する機能です。 |
|
添付ファイル |
タスクに関するファイルを添付する機能です。 |
|
チェックリスト |
タスクを細分化して管理したいときに重宝する機能です。 |
|
コメント |
タスクに対してメッセージを送れる機能です。 |
＜Trelloの拡張機能＞
| 機能名 | 詳細 |
|---|---|
|
Export for Trello |
Trello上のデータをCVS形式でエクスポートできる拡張機能です。 |
|
Next Step for Trello |
Trelloに登録したタスクを、期限順に並べられる拡張機能です。 |
|
Trello Birds Eye |
Trello上のリストをシンプルに表示できる拡張機能です。 |
|
Add this page to Trello |
WebページをすぐにTrello上にカードとして保存する拡張機能です。 |
|
List Layouts for Trello |
Trelloのレイアウトをカスタマイズできる拡張機能です。 |
上記のほかにもTrelloには多様な機能があるため、幅広い企業で導入されています。
Trello（トレロ）のはじめ方
以下では、Trelloの登録からメンバーを招待する方法を解説します。説明はすべて画像付きなので、実際の画面と照らし合わせながら確認しましょう。
（1）Trelloに登録する
まずは、Trelloのアカウントを作成しましょう。はじめに、Trelloの公式サイトにアクセスして［アカウントを作成］をクリックします。
すると、上図のようにアカウントを作成する画面が表示されるので「メールアドレスとパスワード」もしくは「各種メールアカウント」で登録します。
最後に、ワークスペースの名称（企業で利用する場合には企業名）を入力すれば、Trelloのアカウントを登録できます。
（2）アプリをインストールする
次に、Trelloのアプリをインストールします。パソコンではWebブラウザからも利用できますが、Trelloのデスクトップアプリを使った方がスムーズに作動するので便利です。
まずは、TrelloアプリのダウンロードページでMacであれば上側のアイコン、Windowsであれば下側のアイコンをクリックして、アプリをダウンロードしましょう。
ダウンロード完了後にTrelloのアプリを起動して［Continue（続行）］を選択します。
［Log in（ログイン）］をクリックして、登録したアカウントでTrelloにログインしましょう。
Trelloへ正常にログインできると、上図のような画面が開きます。以上の操作で、Trelloのデスクトップアプリのインストールとログインは完了です。
（3）ワークスペースを作成してメンバーを招待する
最後に、Trelloをチームで利用するためにワークスペースを作成して、メンバーを招待しましょう。
ワークスペースを作成
まず、メンバーで情報を共有する範囲として「ワークスペース」を設定します。Trelloの画面左側にある［ワークスペース］に表示されている［+］をクリックしましょう。
ワークスペースの作成画面が表示されるので、ワークスペース名などの必要な情報を入力し、[続行]をクリックしたら完了です。
[続行]クリック後には、以下のような招待画面が表示されるので、ワークスペース作成とメンバー招待を連続して実施できます。なお、メンバー招待は[後で行う]をクリックしてスキップすることも可能です。
メンバーをワークスペースに招待
既に作成したワークスペースにメンバーを招待するときには、Trelloの画面左側にある［メンバー］に表示されている［+］をクリックします。
以下の画面が表示されたらメールアドレスを入力して招待メッセージを送信するか、Trelloのアカウントを検索して招待を直接送りましょう。
以上でメンバーに招待が届き、承認されることでメンバーとして追加できます。
Trello（トレロ）の基本画面
以下は、Trelloの基本画面の構成です。
- トップバー
- サイドバー
- ボード
トップバーには目的の情報を探し出せる「検索機能」や、すぐにTrelloを使い始められる「テンプレート機能」があります。
サイドバーにはメンバー設定などができる「管理機能」や、記載した情報の見え方を変えられる「ビュー機能」があります。
ボードは作業スペースのことで、タスク管理やスケジュール管理をする場所です。ボードを使えば、複数のプロジェクトを並行する場合も情報が入り乱れません。
作業スペースであるボードは、以下の2つの要素で成り立っています。
- リスト
- カード
リストは、同じカテゴリの情報をまとめておくスペースです。ボードに追加するリスト数には制限がなく、アレンジなども自由にできます。
カードは、アイデアやタスクなどの情報を書き残すためのメモです。カードの色を変更して目立たせたり、ファイルを添付したりとさまざまな機能があります。
＜基本編＞Trello（トレロ）の使い方
以下では、Trelloの基本的な使い方を3つご紹介します。Trelloは「ボード」「リスト」「カード」の3つを利用するのが最大の特徴です。
使い方1｜ボードを追加する
まずは、Trelloにボードを追加しましょう。具体的な追加手順以下の通りです。
- ［新しいボードを作成］をクリックする
- ボードの背景画像をひとつ選択する
- ボードのタイトルを入力する
- ボードの公開範囲を設定する
以上でボードが作成されたので、Trelloでさまざまな管理ができるようになります。
使い方2｜リストを追加する
次に、ボードのなかにリストを作成しましょう。リストは、同カテゴリの情報をまとめておくスペースです。
リストを作成するには、ボード内にある［もう1つリストを追加］をクリックします。
以上の操作で、ボード上にリストが作成されました。リストは無制限に作成できるうえに、アレンジも可能です。
使い方3｜カードを追加する
最後に、リストのなかにカードを追加しましょう。カードは、アイデアやタスクなどの情報を書き残すためのメモです。
カードを追加する方法は、リスト内に表示されている［カードを追加］をクリックしてタイトルを入力するだけです。
以上の操作でリストにカードが追加され、ドラッグ＆ドロップでリスト間を動かせるようになります。また、各カードには期限や担当者を設定したり、ファイルを添付したりもできます。
＜応用編＞Trello（トレロ）の使い方
ここでは、Trelloの応用的な使い方を2つ解説します。ただし、ITに詳しくなければミスをする恐れもあるので注意しましょう。
使い方1｜Butlerで作業を自動化する
ButlerとTrelloを連携すれば、Trelloで管理する作業を自動化できます。
たとえば、特定のタスクが完了したときに自動で保存したり、カレンダーに繰り返しタスクを設定したりといった点が挙げられます。そのため、面倒な作業が省けてタスク漏れも起こりづらくなるのです。
上記のように業務が効率化されれば、浮いた時間をほかの作業に費やせるので生産性の向上が期待できます。
使い方2｜Power-Upでツールを連携する
Power-Up機能でTrelloと外部アプリを連携（API）させれば、さらに便利な機能を使えるようにできます。
連携できる外部ツールはSlackやEvernote、Google Driveなどが挙げられます。クライアントの都合で複数のツールを併用している場合に役立つ機能です。
Trello（トレロ）でタスク管理する4ステップ
ここでは、Trelloでタスク管理する手順を4ステップで解説します。以下のステップを踏めば、誰でもミスなくタスク管理できます。
（1）ボード/リスト/カードを設定する
はじめに、下図のようにボードとリスト、カードを設定しましょう。
タスク管理をする場合には、ボードにはプロジェクト名、リストには進捗ステータス、カードにはタスク名を記載しましょう。
（2）カードに担当者を登録する
次に、タスクの担当者をカードに登録しましょう。担当者を登録するだけでタスクを割り振れるほか、通知もされるのでタスク漏れを防げます。
具体的な手順としては、はじめにタスクが記載されているカードをクリックして詳細を開きます。
次に、詳細から［メンバー］をクリックして、タスクを担当させたい社員を選びます。以上の操作で、下図のようにカードに担当者のアイコンが表示されれば完了です。
（3）詳細情報やファイルを添付する
次に、カードに詳細情報やファイルを添付しましょう。タスクに関する情報をカードにまとめておけば、わざわざほかのツールから情報を探す必要がないので便利です。
手順としては、カードの詳細にある［説明］に詳細情報を記載して、［添付ファイル］にファイルをアップロードするだけです。
上図のようにカードにアイコンが表示されれば完了です。
（4）進捗に応じてドラッグ＆ドロップする
最後に、カードを進捗に応じてリストを移動させ、カンバン方式のタスク管理をしましょう。下図のように［未着手］のタスクに着手する場合には、カードを［対応中］にドラッグ＆ドロップします。
以上のように、Trelloは進捗が把握しやすいカンバン方式のタスク管理ができるので、視覚的にも分かりやすいです。
＜比較表＞Trello（トレロ）の料金プラン
Trelloの料金プランごとの違いは、以下の通りです。（左右にスクロール可）
| FREE | STANDARD | PREMIUM | ENTERPRISE | |
|---|---|---|---|---|
| 料金 |
無料 |
$6（約825円）/ユーザー/月（月払い） |
$12.50（約1,720円）/ユーザー/月（月払い） |
〜$17.50（約2,407円）/ユーザー/月（年払い） |
| 利用規模 |
個人や少人数のチーム向け |
機能の拡張を予定する小規模なチーム向け |
100人までのチーム向け |
セキュリティを強化したい大規模なチーム向け |
| 無制限のカード |
○ |
○ |
○ |
○ |
| ボードの利用 |
ワークスペースあたり10件まで |
無制限 |
無制限 |
無制限 |
| ダッシュボードビュー |
× |
× |
○ |
○ |
| タイムラインビュー |
× |
× |
○ |
○ |
| テーブルビュー |
× |
× |
○ |
○ |
| カレンダービュー |
× |
× |
○ |
○ |
| 2要素認証 |
○ |
○ |
○ |
○ |
| PRIORITY サポート |
× |
× |
○ |
○ |
上記のなかでも「充実したサポート有無」は必ず確認しましょう。とくに、Trelloや「Stock」のように1営業日以内にサポートから返信がくるツールであれば、万が一トラブルが起きてもすぐに業務を再開できます。
Trello（トレロ）の口コミ・評判
以下では、Trelloの「良い口コミ・評判」と「悪い口コミ・評判」をご紹介します。実際にTrelloを利用したことがあるユーザーが回答しているので、導入を検討している方は必見です。
※こちらでご紹介する口コミ・評判はすべてITreview＞Trelloより引用しています。
Trelloの良い口コミ・評判
以下では、Trelloの良い口コミと評判をご紹介します。ユーザーからは、「タスクが視覚的に分かりやすい」「拡張機能が役立つ」といった声が寄せられています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年05月02日）googleユーザー登録をしていれば、社員それぞれがどの環境からでもボードを確認することができる。クラウド管理なので、即座に情報が更新され、進捗状況が一目で分かる。
奥山 知博（投稿日：2023年03月15日）優れている点・好きな機能・付箋感覚でタスクの整理ができる点・チーム内でリアルタイムで更新ができ、スマホから外出先でも簡単に操作できる点
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月31日）・タスク管理に最適・リスト(大分類)を作成し、リストにカード(小分類)を入れていく・複数ユーザーでチームを作り、タスクの進捗状況を確認できる・色違いのラベルを付けて、それぞれに意味を持たせられます
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月30日）タスクを付箋のようにビジュアル化して管理することが出来る。シートは何度も作成でき、複数人で共有することも可能。色分けに視覚的に分類できるしタグ付けとフィルターで特定の種類のタスクを抽出してみることもできる。
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月27日）タスク管理アプリケーションとして使用しています。JOB毎にワークスペースを作成でき、目的別分類可能なので様々なタスクを管理するのに便利です。また、ワークスペースでカレンダービューを使用すると期限ごとにタスクが並ぶため、期限間近のタスクが一目でわかるところも気に入っています。
Trelloの改善点に関する口コミ・評判
次に、Trelloの改善点に関する口コミ・評判をご紹介します。ユーザーからは、「検索しても目的のカードが見つからない」「カードの期限や優先順位が分かりにくい」といった声が散見されます。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月15日）カード検索で本来ヒットするはずのキーワードを入力してもヒットしないことがあります。明らかにカードタイトルに含まれる文字列を入力していても ヒットしないなどいまいち理由がわからず使っています。
非公開ユーザー（投稿日：2023年03月09日）カードに誰が作成したのか表示されないので、誰が作ったカードなのかわからず困ることがありました。細かな機能が結構あるようなので、全て使いこなすのは難しそうかなと感じています。(もっとシンプルでもいい)
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月30日）期限設定が分かりにくく、リマインドもあるが気づけずに期限を過ぎてしまうこともある。シートが多くなりすぎて課題の把握ができなくなることもある。
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月27日）敢えて改善ポイント挙げるとすると、PCとスマートフォンではUI表示が異なるので出来る限りイメージを統一してほしいです。
非公開ユーザー（投稿日：2023年01月10日）欲しい機能・分かりづらい点・カードの優先順位が手動で設定できるとより見やすく、優先順位の高いタスクが上に表示されて、管理する方も楽になると思います。その理由・ステータスにカードが溜まっていくと、どれが優先順位が高いものかすぐに判断できないため、優先順位が高いものがどれか探す工数がかかってしまう。
【※要注意※】Trello（トレロ）の個人情報流出事件とは
2021年4月5日から6日にわたり、Trelloに格納していた個人情報が流出したという事件がありました。背景には「利用者側の公開範囲の設定ミス」があったとされています。
通常、公開範囲は「ワークスペース」のみでメンバーのみが閲覧できますが、「公開」に設定するとネット上にボードが公開されます。本件では「メンバーをワークスペースに招待するのが面倒」と感じたユーザーが、公開に設定したことが原因だと予想されています。
Trelloの公開設定は簡単に変えられるので、従業員が勝手に変更しないための対策が必要になります。したがって、Trelloをはじめとしたクラウドツールを利用するときには「公開範囲」と「権限」を設定できるかを必ず確認しましょう。
これで安心！自社のタスクを安全かつ簡単に管理する方法とは
以下では、自社のタスクを安全かつ簡単に管理する方法をご紹介します。
タスク管理ツールのひとつである「Trello」は、企業の大小を問わずタスク管理ができるツールです。一方で、公開設定による個人情報漏えいのリスクがあり、実際に意図せずインターネット上に公開してしまったユーザーもいます。
加えて、Trelloではカードの「説明」に詳細情報を記載できますが、マークダウン記法をマスターしなければ見やすくまとめられません。また、カードにはファイルの添付もできますが、ファイル更新をしたら貼り直しが必要になるので面倒です。
そこで、複雑な操作なしでタスクを管理するには、非IT企業の65歳以上の方でも簡単に使いこなせるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には情報を蓄積できるうえ、アクセス権限を設けられるため、意図せず情報を公開する心配もありません。また、ノートには「タスク」「メッセージ」も紐づいており、複数のツールを使い分けずとも関連情報を見やすく管理できます。
資料とタスクを紐づけられるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
|
「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
|
「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
Trello（トレロ）の使い方・口コミ・料金まとめ
ここまで、Trelloの使い方や口コミ、料金を網羅的にご紹介しました。
Trelloでは「ボード」や「リスト」を使い、視覚的に分かりやすいタスク管理ができます。しかし、タスクの詳細情報を記載するのが面倒だったり、意図せず情報を不特定多数に公開するリスクがあったりとデメリットもあるのです。
そのため、ビジネスにおけるタスク管理には「簡単・安全にタスクのやりとりができるツール」が求められます。とくに、タスクや記録したデータに対してアクセス権限を付けられるものであれば、第三者からの不正なアクセスを予防できるので安心して利用可能になります。
結論、Trelloの代替に最適なのは、「ノート」で簡単に情報を残せて、各ノートに「タスク」が紐づいている「Stock」一択です。Stockのノートは任意のメンバーのみに共有できるため、情報漏洩のリスクもありません。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、快適かつ抜け漏れのないタスク管理を実現しましょう。
