企業がプロジェクトを進めるには、経営の基礎となるリソースの管理が重要です。利益を生み出し続けている企業は、人員や経費の管理を正しくおこなっています。
一方で、「リソース管理がうまくできず、その場しのぎの対応が多くなってしまう」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、リソース管理のメリットやポイントを中心に解説していきます。
- リソース管理のポイントを活かして、プロジェクトを成功させたい
- プロジェクトにおける人員配置を適切にして、業務負荷を平準化したい
- 経営資源の無駄が発生している職場環境を、リソース管理で改善したい
という方は今回の記事を参考にすると、リソース管理のポイントが分かり、プロジェクト進行を効率化できます。
目次
リソース管理とは
はじめに、リソース管理の概要を解説します。まずは、リソース管理の基本を確認しましょう。リソース管理の概要
リソースとは「プロジェクト進行に必要な経営資源のこと」です。よって、リソース管理とは、「プロジェクトにおいて、経営資源を適切に管理すること」を指します。
代表的なリソースの例は、人材や資金、時間などです。プロジェクトで成果をあげるには、必要なリソースを把握して、効率よく使う必要があります。
このように、適切な管理によって自社のリソースをうまく活用すると、プロジェクトを進めやすくなり、成果を高められます。
リソースの種類
代表的なリソースの種類には、以下があります。
| リソース名 | 管理のポイント |
|---|---|
|
ヒト |
人材は最も重要なリソースです。各メンバーのスキルや経験を把握して、適材適所で活躍させることが必要となります。 |
|
モノ |
社内設備や備品、パソコンなどを指します。ランニングコストがかかるため、十分に検討したうえで活用しましょう。 |
|
カネ |
運営の基礎となる資金です。「どのプロジェクトに、いくら資金を割くか」によって、経営が大きく左右されます。 |
|
情報 |
自社のノウハウや顧客情報などの、あらゆる情報を指します。情報の鮮度を保つことや、セキュリティ対策をして情報漏洩を防ことが必要です。 |
以上のようなリソースを「プロジェクトの進捗状況や規模」に合わせて適切に管理すれば、経営資源を無駄なく活用できるのです。
正しいリソース管理で得られるメリット3選
ここでは、正しいリソース管理で得られる3つのメリットを紹介します。プロジェクトを効率的に進めているチームは、以下のメリットを各メンバーが把握しているのです。
適切に資源配分できる
正しいリソース管理によってプロジェクトの全体像を把握して、必要資源を過不足なく供給できるようになります。
プロジェクトを進めるうえで「どの資源が、どれくらい必要か」の把握は必須です。また、必要なリソースを把握しておくことは、適切なコスト配分につながり、不測の事態が発生しても「どこを、どのように見直せば良いのか」がすぐに分かります。
このように、プロジェクトの全体像を把握すればリソースを無駄なく活用できるため、限られたリソースで効果を最大化させられるのです。
具体的な計画を策定できる
リソース管理は、具体的な計画の策定にも貢献します。
プロジェクトでは、プロセスごとに適切な人員や時間の確保が必要です。そのため、リソース管理が正しくできているチームは「誰が、いつまでに、何を進めるのか」という、プロジェクトにおけるタスク管理を正確におこなっています。
このように、プロセスごとに「必要なリソースの種類と量」を明確にしておけば、精度が高い計画を策定できます。そうすることで、プロジェクトの途中で問題が発生しても、原因をすぐに特定して解決できるのです。
トラブルの発生を抑制できる
リソース管理は「予期せぬトラブルの抑制」にも役立ちます。
プロジェクト進行で発生するトラブルには、「途中で予算が底をつく」「人員が不足してしまい、1人のメンバーに業務負荷が偏る」などが挙げられます。トラブルを防ぐために、事前に計画を立て、リソースを適切に管理する必要があるのです。
以上のように、計画に沿って適切なリソース管理をしていれば、資源が適切に配分されるのでトラブルを減らせます。
リソース管理の手順
以下では、リソース管理の具体的な手順を解説します。内容を確認して、適切な管理を実践しましょう。
ステップ1｜必要なリソースを洗い出す
リソース管理の1つ目の手順は、必要なリソースを洗い出すことです。
プロジェクトの目標を確認して、目標達成に必要な「ヒト、モノ、カネ、情報」を洗い出します。具体的には、「各プロセスに必要な人数」「システムを導入するための費用」などを確認するのです。
以上のように、精度の高いプロジェクト計画を立てるには、必要なリソースを事前に把握する必要があります。
ステップ2｜現状のリソースを確認する
リソース管理の2つ目の手順は、現状のリソースを確認することです。
例えば、「そのプロジェクトに人員は何人割けるのか」「予算はどれくらい割り当てられるのか」などの確認が必要です。
そして、必要なリソースに対して現状使えるリソースが足りない場合は、「どうにかして不足を補う」もしくは「プロジェクトの進め方を見直す」か、いずれかの対応をしなければなりません。
このように、必要なリソースを洗い出すだけでなく、実際に使えるリソース量を正確に把握することも、プロジェクトをスムーズに進めるために重要です。
ステップ3｜プロジェクトの計画を立てる
リソース管理の3つ目の手順は、プロジェクトの計画を立てることです。
必要なリソースと現状使えるリソースをすり合わせて、プロジェクト全体の進め方や期限、人員配置を決めます。計画はメンバー全体に共有して、全員が計画に沿って適切にリソースを使えるように整えるのです。
以上のように、整理したリソースを具体的な計画に落とし込み、「メンバー全員が一つの目標に向けて行動しやすくする」ために、計画を共有する必要があります。
ステップ4｜課題を分析して対策する
リソース管理の最後の手順は、課題を分析して対策することです。
プロジェクトの途中で、「あるプロセスに、想定よりも時間や金銭コストがかかってしまった」などの問題が起こることがあります。その際、起こった問題に対処すると同時に、リソース配分がうまくいかなかった理由を詳細に分析して、対策する必要があるのです。
このように、プロジェクトが想定通りに進まなかった際は、必ず「計画や目標とのズレ幅と、その原因」を分析して、次回の計画策定に活かしましょう。
リソース管理でプロジェクトを成功に導く3つのポイント
ここでは、リソース管理における3つのポイントをご紹介します。自社でリソース管理を行う際は、以下のポイントを必ず押さえましょう。
（1）適切なリソース配分を心掛ける
リソース管理でプロジェクトを成功させるための1つ目のポイントは、リソースの適切な配分を心掛けることです。
リーダーは常に、「どのプロセスにリソースが偏っているのか」「適材適所にリソースが充てられているか」を監督しなければなりません。リソースに偏りがある場合は、余ったリソースを別のプロセスに充てるなどの対策が必要です。
つまり、「プロジェクトの規模に応じた、適切なリソースの見積もりが重要」だと言えます。リソースの種類と量を適切に配分できれば、「途中でリソースが底をつく」などのトラブルを低減できます。
（2）解決する課題に優先順位をつける
リソース管理でプロジェクトを成功させるための2つ目のポイントは、解決する課題に優先順位をつけることです。
企業が複数のプロジェクトを同時に進めている場合、1つのプロジェクトに割けるリソースは限られます。プロジェクトによって解決できる課題は異なるため、解決すべき課題に優先順位をつけて、リソースを配分する必要があるのです。
このように、プロジェクトを成功させるにはまず、自社の課題を洗い出させなければなりません。そのうえで、課題に優先順位をつけてアプローチすれば、無駄を減らしてリソースを有効活用できるのです。
（3）情報共有を活発にする
リソース管理でプロジェクトを成功させるための3つ目のポイントは、情報共有を活発にすることです。
自社に蓄積されたナレッジや顧客情報は、業界業種を問わず重要なリソースとなります。蓄積された情報を活用することで、プロジェクトを効果的に進められるのです。
一方で、紙や口頭のアナログな情報共有は煩雑で、チーム内での認識の齟齬や共有漏れが発生してしまいます。
結論、「情報」という大切なリソースをうまく蓄積しているチームは、「Stock」のようなシンプルなITツールを使って、情報共有を活発化させているのです。
社内の情報管理に役立つおすすめのツール
以下では、社内の情報共有に役立つツールを紹介します。
円滑なプロジェクト進行に必要なのは、「ヒト・モノ・カネ」のリソースをプロジェクト計画に落とし込んで、適切に管理することです。また、プロジェクト成功のためは、最も重要なリソースである「情報」を、ツールを使って効率良く共有しなければなりません。
一方で、導入するツールは「シンプルで扱いやすいか」を重視して選びましょう。複雑なツールはメンバーが使い方を覚えるための教育コストがかかり、せっかく導入したのに社内に浸透しないという問題も起こります。
結論、情報共有に適しているのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
さらに、Stockの「ノート」を使えば、フォルダごとにプロジェクトに関するあらゆる情報をまとめられます。また、Stockは「メッセージ」がノートに紐づいているので、テーマごとにリーダーとメンバーがメッセージを送り合えて、やり取りが入り乱れません。
社内のリソース管理を効率化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
リソース管理のメリットとポイント・手順まとめ
ここまで、リソース管理のメリットと具体的な手順、成功させるためのポイントを中心に解説しました。
リソース管理を正しくおこない、計画に沿ってプロジェクトを進めることで、トラブルを防止してプロジェクトの成果を高められます。そのためには、「プロジェクトの計画を共有して、メンバー全員が適切にリソースを使う必要」があるのです。
そこで、「プロジェクトの計画や進め方を、効率よく共有するツール」が必要です。ただし、多機能なツールではなく、必要な機能に過不足がないシンプルなものを選びましょう。
つまり、プロジェクトに必要な情報共有を効率化するには、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の過不足ない機能を備えており、ITに詳しくない方でも簡単に使える「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使い、社内のリソース管理を効率化しましょう。
