労働基準法では、「使用者は労働者に、休憩時間を除き1日8時間、週40時間を超えて労働させてはならない」といった、具体的な労働時間が定められています。そのため、企業は勤怠管理を通じて、従業員の労働状況を正確に把握しなければなりません。
したがって、企業には勤怠管理表の作成が求められますが、「Excelで勤怠管理表を作成する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、勤怠管理に使えるExcelテンプレート5選や、出席簿・勤怠管理表の作り方を中心にご紹介します。
- 勤怠管理のテンプレートをExcelで作りたいが、方法が分からない総務・人事
- Excelで使える勤怠管理・出勤簿のテンプレートを探している事務職
- Excelよりも簡単に勤怠管理ができるツールを知りたい店舗マネージャー
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、勤怠管理表の作り方が分かり、従業員の労働状況をスムーズに把握できるようになります。
目次
【無料】出勤簿・勤怠管理表に使えるExcelテンプレート5選
ここでは、出勤簿・勤怠管理表の無料Excelテンプレートを5つ紹介します。テンプレートを活用すれば、一から表を作成する手間なく、スムーズに運用に乗せられるのです。
（1）残業時間の計算ができる出勤簿
こちらは「EXCEL勤怠テンプレート」が提供する、普通残業と深夜残業を区別して計算できる出勤簿のテンプレートです。
マクロ（VBA）が用いられており、勤務時間の自動計算のほか、「簡単打刻」のボタンのワンクリックで打刻ができる機能などが備わっています。また、定休日や休憩時間の設定をすることで、会社にあった出勤簿が作れます。
（2）勤務時間・残業時間を自動計算できる出勤表
こちらは「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、出勤表のテンプレートです。
タイムカード時刻の欄に出退勤の時間を入力すれば、自動で残業時間を反映した就業時間が算出されます。また、「区分」を設定すると、出勤日数や欠勤日数が入力時点で何日になるか自動で表示されるのです。
（3）勤務状況を自動計算できるExcel形式の勤怠管理表
こちらは「EXCEL勤怠テンプレート」が提供する、自動計算できるExcel形式の勤怠管理表のテンプレートです。
所定の就業時間を設定しておくと、残業時間や休憩時間を除いた労働時間が自動で算出されます。また、フレックス制度にも対応しているので、遅刻・早退状況も正確に把握できるのです。
（4）出勤・欠勤状況を1ヶ月間記録する出勤簿
こちらは「業務用テンプレート」が提供する、1カ月単位で出勤・欠勤状況を記録する出勤簿のテンプレートです。
始業・就業時間と出勤・欠勤をカレンダー形式で入力するシンプルな形式です。従業員の出勤状況を一覧で確認でき、シフト表としても活用できます。
（5）在宅勤務に対応した勤務表
こちらは「Microsoft365」が提供する、在宅勤務に対応した勤務表のテンプレートです。
オフィス勤務に加え、在宅勤務における労働状況も記録できます。近年の働き方改革に伴い、ハイブリッド勤務を導入する企業におすすめです。
【画像解説】Excelでの出勤簿・勤怠管理表の作り方
以下では、Excelでの出勤簿・勤怠管理表の作り方を紹介します。必要な項目や便利な関数も紹介するので、表を自作したい方は必見です。
出勤簿・勤怠管理表に必要な項目
勤怠管理表に必要な項目として、以下が挙げられます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 氏名・日付・曜日 | 氏名と、その月のカレンダー情報を入力しておきます。 |
| 出勤時間 | 出勤時刻を手入力します。 |
| 退勤時間 | 退勤時刻を手入力します。 |
| 休憩時間 | 休憩時間を手入力しておきます。 |
| 実働時間 | 出退勤・休憩時間を踏まえて、実働時間が算出されます。 |
| 勤務予定時間 | 勤務予定時刻を入力しておけば、残業時間を簡単に割り出せます。 |
| 残業時間 | 実働時間と勤務予定時間の差から、残業時間が算出されます。 |
| 各種合計時間 | 実働時間や残業時間ごとの合計時間を記載します。 |
以上の項目をExcelに落とし込むと、以下のような表を作成できます。
上記の基本項目に加え、「所定外労働時間」「法定外労働時間」といった項目も適宜記載して、自社の勤務形態に合った管理表を作りましょう。
勤怠の自動計算に便利な関数の例
関数を使うと、勤怠状況を効率よく記録できます。関数を利用するときは、あらかじめExcelの「表示形式」または「セルの書式設定」を以下のように設定しておきましょう。
- 「時間計算」列
⇒「標準」に設定する。 - それ以外の、時刻・時間を入力する列
⇒「ユーザー定義」から「h:mm」を選択する。
セルの形式を設定したら、関数を入力します。以下の表を参考に、実際に自動計算してみましょう。（※表は左右にスクロールできます）
| 入力箇所 | 関数 | 詳細 |
|---|---|---|
| ①実働時間 |
・退勤時間－出勤時間－休憩時間 ・たとえば、G8に入力する場合は【=E8-D8-F8】 |
引き算を使って、給与が発生する実働時間を計算する関数です。 |
| ②残業時間 |
・実働時間－勤務予定時間 ・たとえば、J8に入力する場合は【=G8-I8】 |
引き算を使って、予定していた勤務時間に対して、残業が何時間発生したのかを計算する関数です。 |
| ③各種時間の合計 |
・SUM（合計したいセルの範囲） ・たとえば、残業時間の合計を算出する場合は【=SUM(J8:J38)】 |
合計を計算するSUM関数で、1か月の合計値を計算します。 |
| ④給与 |
・実働時間を10進法であらわさなければ計算できないので、「時間計算」の列を追加する。 ・「時間計算」の列に記載する計算式は、実働時間×24 ・たとえば、H8に入力する場合は【=G8*24】 ・「給与」欄の計算式は、SUM（時間計算列の合計）×時給額 ・時給が￥1,200の場合は、【=(SUM(H8:H38)*1200)】 |
時給の場合の計算方法になりますが、給与の計算までを1つのシートで完結できます。 |
1つのセルに設定した関数を同列のほかのセルに適用するには、オートフィル（選択したセル右下の「＋」にカーソルを合わせて、ドラッグする）を使うと入力する手間が省けます。
以上の関数を活用して、実働時間や給与の計算を自動化しましょう。
深夜労働を計算する方法
22:00〜翌朝5:00までの「深夜労働」は、日をまたぐ計算（夜勤）が発生するため、Excelの設定でもっとも挫折しやすいポイントです。
しかし、以下の数式をコピーしてセルに貼り付けるだけで、誰でも自動計算の仕組みを作ることができます。
【深夜労働の計算数式】
=IF(OR(D8=””, E8=””), 0, (MIN(E8+(E8<D8), “29:00”) – MAX(D8, “22:00”)) * 24)
最初に、深夜労働時間を表示させたい最初のセル（K8セルなど）を選択し、上記の数式をそのまま入力します。
数式を入力したあと、セルの表示形式が「0:00」になってしまった場合は、セルの書式設定から表示形式を「標準」（または数値）に変更してください。次に、下の行までオートフィル（コピー）すれば全体の計算が完了します。
また、一見複雑に見える数式ですが、役割を分解すると以下の4つの処理を自動で実施しています。
| 役割 | 数式内の該当パーツ | 具体的な仕組み |
|---|---|---|
| 空欄時のエラー防止 | =IF(OR(D8=””, E8=””), 0, | 出勤・退勤が空欄の日（休日など）にエラーが表示されるのを防ぎ、自動的に「0」を表示します。 |
| 日またぎへの対応 | +(E8＜D8) | 「20:00出勤〜翌3:00退勤」のように、退勤が出勤より早い時間の場合、自動で翌日の時間として計算し、エラーを防ぎます。 |
| 深夜帯の切り出し | MIN(…, “29:00”) – MAX(…, “22:00”) | 勤務時間の中から、法律で定められた深夜時間帯（22:00〜翌朝5:00）に重なっている時間だけをピンポイントで抽出します。 |
| 数値への変換 | * 24 | Excelの時間形式（1:30など）のままだと時給とかけ算ができません。最後に「24倍（* 24）」をすることで、1.5などの数値に変換します。 |
この数式は「22:00〜翌5:00の間に会社にいた時間」を純粋にカウントします。そのため、深夜時間帯の中に休憩時間が含まれる場合は、この計算結果からさらに深夜休憩分を差し引く必要があります。
このように、自社の就業規則に合わせて、必要に応じて手動での調整や数式のカスタマイズをしましょう。
Excelで勤怠管理をすると起きやすい課題
以下では、Excelで勤怠管理をすると起きやすい課題を解説します。Excelでの勤怠管理に限界を感じている・Excelでの勤怠管理を検討している方は必見です。
ファイル管理が煩雑になりやすい
Excelで勤怠管理をする場合、ファイル管理が煩雑になりやすいという課題があります。
たとえば、従業員ごとや月ごとにファイルを分けて管理していると、最新版のファイルがどれか分からなくなったり、誤って古いデータを更新してしまったりすることがあります。
このように、Excelでの運用ではファイルが分散しやすく、結果として管理ミスや確認作業の手間が増えてしまう点が問題となります。
関数・マクロが属人化しやすい
Excelで勤怠管理をする場合、関数やマクロが特定の担当者に依存しやすく、属人化しやすいという課題があります。
たとえば、複雑な集計を関数やVBAマクロで作成した場合、その仕組みを作った担当者以外は内容を理解できず、修正やトラブル対応が難しくなることがあります。
このように、Excelでの高度な自動化は便利な一方で、担当者に知識が集中してしまい、業務の引き継ぎや運用の継続性に支障が出やすい点が問題となります。
テレワーク時に管理しづらい
Excelで勤怠管理をする場合、テレワーク環境では管理がしづらくなるという課題があります。
たとえば、各従業員が個別にExcelファイルを更新してメールで送付する運用だと、提出状況の確認に手間がかかったり、最新のデータがどれか分かりにくくなったりすることがあります。
このように、オフィス外でのやり取りが増えると情報の集約や確認作業が煩雑になり、リアルタイムでの勤怠管理が難しくなる点が問題となります。
権限管理や履歴管理が難しい
Excelで勤怠管理をする場合、権限管理や履歴管理が難しいという課題があります。
たとえば、ファイルにパスワード設定をしても「誰がどこまで編集できるか」といった細かな権限設定は難しく、また修正履歴も自動で詳細に残らないため、いつ・誰が・どこを変更したのか追跡しづらくなることがあります。
このように、Excelではアクセス制御や変更履歴の管理が限定的であり、不正編集の防止や変更内容の把握が難しくなる点が問題となります。
Excel以外の勤怠管理方法
ここでは、Excel以外の勤怠管理方法を3つ紹介します。それぞれの特徴を踏まえ、どの方法が適しているか確認しましょう。
紙（タイムカード・出勤簿）
紙による勤怠管理は、タイムカードや出勤簿などの用紙に、手書きや打刻機で出退勤時間を直接記録する方法です。
初期費用がほとんどかからず、誰でもすぐに運用を始められる一方で、集計や確認に膨大な手作業が発生します。たとえば、毎月末に全員分の用紙を回収し、手計算や電卓で労働時間を合計しなければならないため、記入ミスや計算間違いが起きやすくなります。
また、手書きであるために「遅刻したのに正しい時間を書かない」といった、内容の改ざんを防ぎにくい点も大きな課題です。このように、紙での管理は導入の手間がない反面、毎月の集計作業にかかる管理者の負担が重くなりやすい特徴があります。
クラウドツール
クラウドツールによる勤怠管理は、インターネット上のシステムを利用して出退勤の打刻や勤怠データを管理する方法です。
たとえば、従業員がスマートフォンやPCから打刻し、そのデータが自動でクラウド上に集約されることで、管理者はリアルタイムで勤務状況を確認できます。
このように、場所を問わず利用できて集計の自動化やデータの一元管理が可能な一方で、導入・運用コストがかかる点が特徴です。そのため、導入するときは、初期費用を抑えられるツールや、無料プランがあるものから選ぶのがおすすめです。
Excelよりも簡単に勤怠を記録・管理できるツール
以下では、Excelよりも簡単に勤怠を記録・管理できるツールについて紹介します。
Excelのテンプレートを使えば勤怠管理表は手軽に作成できますが、実際の運用では「ファイルが増えて最新版が分からない」「関数が壊れても修正できる人が限られる」といった課題が起こりやすいです。
また、テレワークやシフト勤務では、メールやチャットで勤怠表を回収する運用になりやすく、提出漏れや確認ミスにつながるケースもあります。
そのため、勤怠管理では「誰でも簡単に入力できること」や「チーム全体で最新情報を共有できること」が重要です。
そこで、情報共有ツール「Stock」を使えば、テンプレート機能で毎月の勤怠表を簡単に作成できるうえ、スマホから入力・確認もできるため、Excelファイルをやり取りする手間なく勤怠管理ができます。
スマホからもテンプレートで出勤簿を作成できる「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【操作画面アリ】Stockで作成した勤怠管理表
以下は、「Stock」で作成した勤怠管理表です。
画面下部のメニューから表を挿入し、必要項目を入力すると簡単に勤怠管理表が作れます。また、作成した表をテンプレート登録すると、次回以降は瞬時に呼び起こせるため、勤怠管理表の作成時間を短縮できます。
さらに、勤怠管理表のノート上で、関連するExcelファイルの添付や勤怠管理に関するメッセージのやり取りが可能です。そのため、1つのノートに情報が集約され、情報の見落としによる勤怠時間の記入ミス削減につながります。
勤怠データの具体的な活用例
勤怠データの具体的な活用例として、たとえば以下が挙げられます。
- 部署ごとの残業傾向分析
勤怠データを活用することで、残業が突出している部署を特定し、改善施策を明確にできます。たとえば、開発部で他部署より残業が突出している場合、プロジェクト管理を見直すことで何に工数がかかっているのか確かめられるのです。 - 有給休暇取得率の向上策の立案
勤怠データを用いることで、有給休暇取得率の改善策を計画的に立てられます。これは、取得状況の偏りや課題が数値で見えるので、休暇制度自体の見直しや取得の働きかけがしやすくなります。 - 業務の繁閑期の把握と人員配置の最適化
勤怠データに基づく繁閑期の把握は、人員配置の最適化に役立ちます。勤怠の増減から繫忙期・閑散期の傾向が分かるため、事前準備やリソース配分を調整しやすいのです。
このように、勤怠データから残業の傾向や繁忙期を把握し、業務改善に役立てることが可能だといえます。
出勤簿・勤怠管理表に使えるExcelテンプレートまとめ
これまで、出勤簿・勤怠管理表に使えるExcelテンプレート5選を中心にご紹介しました。
企業が社会的なルールを守りながら、従業員の労働時間を適切に管理するためには、勤怠管理が欠かせません。ただし、Excelによる管理はファイルの煩雑化や属人化が起こりやすく、スマートフォンからの操作もしづらいため、入力漏れの発生や管理者の負担増加につながる可能性があります。
そのため、勤怠管理にはExcelではなく、情報を見やすく整理・共有できるITツールの活用が適しています。とくに、情報を一元的に管理できる「情報共有ツール」を使えば、労働時間の記録だけでなく、勤怠情報の共有や確認もスムーズに進めることができます。
結論として、勤怠管理には直感的な操作で誰でも簡単に使える情報共有ツール「Stock」のようなツールの活用が有効です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、従業員と管理者双方が勤怠を記録・管理しやすい体制をつくりましょう。
