近年、勤怠業務を効率化するため多くの企業が導入している勤怠管理システムですが、なかには無料で使えるものもあります。
しかし、「無料で使える勤怠管理システムを探しているが、自社に最適なものが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、無料で使えるおすすめの勤怠管理システム3選を中心にご紹介します。
- 無料で使える勤怠システムを探している
- 自社に合う勤怠管理システムを比較したい
- 勤怠管理システムの選定ポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、無料で使える勤怠管理システムが分かり、勤怠業務の負担を省けるようになります。
目次
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間や残業時間、休暇などの勤怠に関わる管理を効率化するシステムです。
勤怠管理システムは、会社に出勤して記録するタイムカードとは違い、社外からでも出社・退社時刻を打刻できます。そのため、テレワークや出張の勤務管理にも有効です。
また、給与計算システムなどの勤怠管理に関連するシステムと連携することで、より多くの業務負担を減らせます。
勤怠管理システムの無料版と有料版の違い
有料版と比較すると、無料版には主に以下のような制限があります。
- 利用できるユーザー数に制限がある
- 一部の機能が利用できない
- データの保存容量や保存期間に制限がある
- 広告が表示される
- サポート対応が制限される
制限はあるものの、利用人数の少ない小規模や中規模の企業であれば、無料版でも十分に効果を得られます。また、最初から有料版を試すことに不安がある場合は、まずは無料版で操作感を試すとミスマッチの予防につながります。
勤怠管理システムを選ぶときのポイント
勤怠管理システムを選ぶときには、以下のポイントを踏まえて検討しましょう。
- 導入時の負荷は少ないか
- 利用できるユーザー数は十分か
- 利用できる機能は十分か
1つ目のポイントは「導入時の負荷」です。導入時には初期設定や従業員全員に使い方を浸透させることが必要であるため、負荷が少ないものを選ぶことが重要です。
2つ目のポイントは「利用できるユーザー数」です。無料の勤怠管理システムの場合、ユーザー数が制限されている場合があるため注意が必要です。
3つ目のポイントは「利用できる機能」です。無料の勤怠管理システムの場合、利用できる機能が少ない傾向があるため、無料で利用できる機能の内容でも業務効率向上につながるかということに注意しましょう。
ツールを選定するときには、継続的に利用できるものなのかを重視すべきです。
【無料あり】おすすめの打刻・勤怠管理システム3選
以下では、無料で使える打刻・勤怠管理システムをご紹介します。それぞれのシステムの特徴と注意点を理解し、自社にあったものを選びましょう。
LINEで勤怠管理ができる「ハーモス勤怠」
ハーモス勤怠の特徴
- 法律に則った管理ができる
- 打刻方法の選択が多様
働き方改革に関連して変更された勤務体系にも対応しており、改訂に合わせて定期的な機能改善も実施されています。
ICカードや「Slack」「LINE」など、働き方に応じて打刻方法を選べます。また、PC・スマホ・タブレットのいずれにも対応しているので、ブラウザやアプリを開いてすぐに打刻できます。
ハーモス勤怠の機能・使用感
- 打刻されたデータが自動集計される
- 勤怠状況を可視化できる
事前に設定したロジックをもとに打刻されたデータが自動集計されるため、手入力やデータの確認にかかる手間を省けて便利です。
「勤怠レポート」では、日次や月次の稼働時間や残業時間、有給の仕様日数などの勤怠状況がグラフで見られます。メンバーの勤怠状況を可視化したい方に便利です。
ハーモス勤怠の注意点
- 単体では給与計算ができない
- ワンステップで登録できない
ハーモス勤怠単体では与計算ができないため、専用ソフトと連携するか、CSVデータをインポートする必要があります。
「打刻したあと登録画面にいって申請しなければならずワンステップでできない」というユーザーもいます。（参考：ITreview）
ハーモス勤怠の料金体系
参考：ハーモス勤怠の料金ページ
- 無料プラン：0円
- 有料プラン：100円〜/ユーザー/月
カスタマイズ性が高い「ジョブカン勤怠管理」
ジョブカン勤怠管理の特徴
- カスタマイズ性が高い
- 外国語対応
スタッフ種別設定や基本シフト設定など、自社の就業規則に合わせたカスタマイズができます。
画面上の言語表記は、英語、韓国語、スペイン語、タイ語、中国語（簡体字・繁体字）、ベトナム語への切り替えができます。そのため、多くの外国人労働者がいる企業でも使いやすいと言えます。
ジョブカン勤怠管理の機能・使用感
- 打刻漏れを防げる
- 休暇の管理がしやすい
出勤時間になっても打刻がなかったり、打刻の数が合わなかったりする場合は、アラートメールを送信できます。その結果、打刻漏れを防ぎやすくなるのです。
事前に休暇申請をすれば勤怠にも連動して処理されるため、休暇日にわざわざ打刻をする必要がありません。また、勤務年数や所定労働日数に合わせて有休を自動付与できるので、休暇管理の負担を解消したい方におすすめの機能です。
ジョブカン勤怠管理の注意点
- 手当や勤務内容の管理には対応しきれない
- 工数管理の単独利用はできない
「簡単な勤怠管理は出来るが、手当の計算など対応しきれないことや、勤務管理が勤怠の時間だけでなく、仕事内容などにも及ぶ場合には、同時に管理することは難しい。」というユーザーの声もあります。（参考：ITreview）
工数管理機能のみを単独で利用することはできないので、複数の機能と組み合わせてプランを選ぶ必要があります。
ジョブカン勤怠管理の料金体系
- 無料プラン：0円
- 有料プラン：200円～/ユーザー/月
スマホ向け勤怠管理システム「Pochikin」
Pochikinの特徴
- Excelテンプレートが豊富
- マルチデバイスに対応
打刻データを集計するためのExcelテンプレートが豊富にあるので、集計作業の負担を省けます。
ブラウザから利用する仕様なので、PCだけでなくモバイル端末からも使えます。そのため、時間や場所を問わずに打刻ができるのです。
Pochikinの機能・使用感
- 管理権限を付与できる
- 打刻データをひとつの画面で確認できる
管理画面ではパスワードを設定できるので、タイムレコーダーのみを使う従業員と使い分けが可能です。無料でも万全なセキュリティを維持したい方に役立ちます。
管理者であれば、すべての打刻データをひとつの画面で確認・修正できます。そのため、あとから打刻の数の間違いに気づいた場合でも安心です。
Pochikinの注意点
- 承認・申請機能がない
- 1社で登録できるのは50名まで
Pochikinは、主に打刻とCSV出力に特化したシンプルなシステムなので、休暇申請や承認の機能はないことに注意が必要です。
Pochikinに登録できる人数は1社あたり50名までとなっているため、大規模な企業では不向きな恐れがあります。（参考：よくある質問＞Pochikinの利用拠点・人数に制限はありますか？）
Pochikinの料金体系
- 無料で利用できます。
＜比較表＞無料で使える勤怠管理システム一覧
以下は、無料で使える勤怠管理システム3選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ハーモス勤怠 | ジョブカン勤怠管理 | Pochikin | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
LINEで勤怠管理ができる |
カスタマイズ性が高い |
スマホ向け勤怠管理システム |
| マルチデバイス対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 自動集計機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
給与計算をするには別ソフトが必要 |
手当や勤務内容の管理には対応しきれない |
1社で登録できる人数は50名まで |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは100円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは200円～/ユーザー/月 |
・無料 |
| 公式サイト |
「ハーモス勤怠」の詳細はこちら |
「ジョブカン勤怠管理」の詳細はこちら |
「Pochikin」の詳細はこちら |
このように、勤怠管理システムによって特徴は異なるため、選ぶときは自社の目的に応じているかを見極めましょう。
【注意】勤怠管理システムを使うときに気を付けるべきポイント
勤怠管理システムを使うときには、勤怠管理システムを使う目的に気を付ける必要があります。
勤怠管理システムを使う際、単に出退勤の時間を管理する目的のみであれば、打刻機能のみで十分です。しかし、「勤務時間が適切か」「残業の理由は何か」を確かめることが目的の場合、打刻機能だけでは不十分です。
そこで、「Stock」のように、業務内容の詳細や時間の内訳を簡単にメモできるツールを併用するなど、目的に沿った運用方法を取ることが重要となります。
【これで安心】勤怠管理システムと併用するべきアプリ
以下では、勤怠管理システムと併用するべきアプリをご紹介します。
勤怠管理は、正確な労働時間を把握するために不可欠であり、法律により義務化された重要な業務です。しかし、勤怠管理システムにより労働時間が分かっても、「実際の業務でどこに時間がかかっているのか」「労働時間が長くなる原因は何か」が分からなければ、根本的な業務改善にはつながりません。
そこで、「業務の情報を簡単に共有できるツール」を併用することで、業務の実態が分かり、勤怠管理の効率化につながるのです。とくに、簡単にメモできるツールを選ぶと運用しやすいのでおすすめです。
結論、勤怠管理システムと併用すべきなのは直感的に使いこなせる情報共有ツールの「Stock」一択です。
Stockは、勤務時間や休暇などの勤怠の記録はもちろん、業務内容に関する情報も「ノート」で蓄積・共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」機能もあるので、社員同士で業務内容に関するやりとりも可能です。
勤務時間の内訳やタスクもまとめて見える化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
無料で使える勤怠管理システム3選やポイントまとめ
これまで、無料で使えるおすすめの勤怠管理システム3選や、選ぶ際のポイントを中心にご紹介しました。
無料版の勤怠管理システムは、有料版と比べると制限があるものの、利用人数が少ない中小企業であれば、無料版でも効果を実感できます。ただし、「勤怠管理を行う目的」に沿ったシステムを選ぶことが重要です。
「勤務時間が適切か」「残業の理由は何か」といった業務改善を目的とする場合、勤怠管理システムにこだわらず、情報共有ツールを併用するという方法もあります。情報共有ツールを併用すると、業務内容の詳細を共有できるうえ、様々な社内情報を確認することもできるので一石二鳥です。
そこで、定着しやすいシンプルさと操作性を考慮するなら、非IT企業の65歳の社員でも簡単に使えて、勤怠も含めた社内情報を「ノート」へ記録できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入し、勤怠を含めた社内情報をストレスなく管理しましょう。
