シフト制勤務を取り入れている企業において、従業員のシフト管理は重要な業務のひとつです。とくにパートやアルバイトが勤務する職場では、1日あたりの人数を正確に把握し、調整する必要があります。
しかし、スタッフとの連絡がうまくいかず、シフトの調整や共有に頭を悩ませている店長や管理担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト管理のおもな方法や失敗しないツールの選び方を中心にご紹介します。
- シフト管理で効率的な方法を模索しているマネージャー
- シフト管理で簡単な方法を探している店長
- 簡単に従業員のシフトを管理できるアプリを探している管理担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、シフト管理の重要性や効果が分かるうえ、最適なシフト管理方法が見つかります。
目次
シフト管理の重要性とは
シフト管理は、1日あたりの勤務人数を適切に調整するうえで重要な業務です。
まず、シフト管理とは、従業員が勤務する曜日や時間帯を考慮し、出勤スケジュールを調整する業務のことです。おもに店長などの管理責任者が従業員へ勤務可能日を確認し、週や月単位で勤務スケジュールを作成します。
シフト管理が不十分だと、1日あたりの勤務人数が偏り、業務の進行が滞る恐れがあります。また、パート・学生アルバイトが従業員に含まれる場合、扶養や労働可能時間を考慮して調整する必要があるので、シフト管理には正確性が求められるのです。
したがって、業務を適正人数で進めるには、管理表などを用いて従業員のシフトスケジュールを確実に管理することが必要だと言えます。
シフト管理に使われるおもな方法・ツール
ここでは、シフト管理に使われるおもな方法・ツールをご紹介します。自社が重視したいポイントと照らし合わせながら、それぞれの特徴をチェックしましょう。
Excel・スプレッドシート
Excel・スプレッドシートを活用すれば、シフト表が短時間で作成可能になります。
Excelなどの表計算ツールで使えるシフト表のテンプレートは、数多くネット上に公開されています。勤務時間数の自動計算に対応したテンプレートもあるので、給与計算にも役立ちます。
一方で、表計算ツールには共有機能が不足していることが多く、従業員へ作成したシフト表を共有する際には別途メールやメッセージのやりとりが必要です。
以下は、Excelを使った月別シフト表の作成方法です。
1.期間の設定
まず、設定したい期間の「年」「月」を入力し、DATE関数を活用して、設定した年と月に対応した日付を自動表示させます。
2.曜日の入力
次に、WEEKDAY関数を用いて、設定した日付の曜日を自動出力させます。ただし、ユーザー定義の種類を変更する必要があります。
3.出勤区分の入力
データの入力規則より、プルダウンリスト形式で、出勤区分を選択できるようにします。たとえば、シフト管理表では「早番、日勤、遅番、夜勤、公休」という選択肢を設けておくと便利です。
4.従業員ごとの出勤日数の入力
COUNTA関数を活用することで、空白以外のセルの数を自動出力させ、出勤日数を反映させます。
4.時間帯別の稼働人数の入力
最後に、COUNTIF関数を用いて、日ごとに時間帯別の稼働人数を表示させます。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、従業員の労働時間を自動で集計し、日々の出退勤管理や給与計算の業務を大幅に効率化できるツールです。
たとえば、各スタッフの勤務時間がリアルタイムに反映されるため、月末の集計作業にかかる手間を省けるだけでなく、過重労働の早期発見や未然の防止にも役立ちます。
ただし、多くのツールは勤怠管理に特化しており、日報の提出や業務連絡といった「社内の情報共有」には別のツールの併用が必要になる点に注意が必要です。
情報共有ツール
情報共有ツールは、シフトのスケジュール共有だけでなく、日々のメッセージのやりとりまで1つの場所で完結するのが大きな魅力です。
たとえば、作成したシフトを共有するのと同時に、「来週のシフトを公開しました」といった連絡や、急な欠員が出たときのアナウンスや調整も、同じツール内のメッセージで完結します。
このように、予定の共有とそれに関連するコミュニケーションが一元化できるため、チーム内の連絡漏れを無くし、業務のスピードを大幅に高めることができます。
＜比較表＞シフトの作成・管理に便利なシステム3選のメリット・デメリット
以下は、「Excel・スプレッドシート」「勤怠管理ツール」「情報共有ツール」のメリット・デメリットです。
| Excel・スプレッドシート | 勤怠管理ツール | 情報共有ツール | |
|---|---|---|---|
| 誰でも簡単にシフトを作成できるか |
【✕】 関数やExcel機能を使いこなすのに慣れる必要がある |
【〇】 シフトの自動作成機能が備わっている |
【〇】 なかには多機能なツールもあるが、シンプルな操作性のものであれば、誰でも簡単に作れる |
| 簡単に社内の情報共有できるか |
【✕】 別ツールで共有し直す必要がある |
【✕】 チャット機能が備わっていない |
【〇】 個別やグループでの連絡機能がある |
| 社内の情報を残しやすいか |
【△】 情報は残せるが、編集したり更新したりするのに手間がかかる |
【✕】 勤怠以外の情報を残すのには不向き |
【〇】 勤怠情報だけでなく、あらゆる情報を簡単に残すことができる |
以上のように、Excel・スプレッドシートではシフトの作成が難しいだけでなく、他ツールを使わないと共有できないのが難点です。また、勤怠管理ツールでは、勤怠管理以外の情報共有・管理ができないため、ツールを併用するコストがかかります。
したがって、誰でも簡単にシフトを作成しつつ、勤怠以外の”新プロジェクト”や”他部署の近況報告”などの情報を併せて共有できる、情報共有ツールを使うのがおすすめです。
シフト管理で失敗しないツールの選び方
以下では、シフト管理で失敗しないツールの選び方をご紹介します。以下のポイントを参考に、自社に最適なツールの導入を検討しましょう。
スマホで確認・変更できる
シフト管理をスムーズに進めるためには、オフィス以外の場所からでも、スマホ1台でリアルタイムにシフトの確認や変更ができるツールを選ぶことが重要です。
オフィスや店舗の外からシフトを確認できないツールでは、外出先や自宅から自分の出勤日を確認できません。その結果、管理者がわざわざシフト表を写真に撮ってメールで送ったり、急な変更があるたびに全員へ個別に電話をかけたりする手間が発生します。
そこで、スマホでシフトを確認・変更できれば、スタッフが外出先や自宅からいつでも最新のシフトをチェックできます。そのため、シフト共有にかかる時間や連絡ミスを削減し、連絡の行き違いによる遅刻や欠勤といったトラブルを防げるのです。
変更内容をすぐ共有できる
シフト管理では、急な体調不良やスケジュールの変更が発生したときに、新しいシフトの決定内容をタイムラグなしで全員にすぐ共有できるツールを選ぶことが重要です。
なぜなら、変更内容がスタッフに伝わるまでに時間がかかると、古い情報を信じたメンバーとの間で行き違いが起きてしまうためです。そこで、店長が手元のシフト表を書き換えた瞬間に、スタッフ全員のスマートフォンへ自動で通知が届く仕組みがあれば安心です。
こうした仕組みがあれば、「変わったことを知らなかった」という言った・言わないのトラブルや、古いシフト表を勘違いして見てしまうミスを未然に防げます。
提出・確認が簡単
シフト管理のツールを選ぶときは、スタッフからの希望提出と、管理者による内容確認のどちらも簡単にできる操作性のものを選ぶべきです。
なぜなら、希望提出に手間がかかるツールだと、スタッフは「紙の方が楽」と感じ、結局個別の連絡や手書きでの提出に戻ってしまうためです。また、内容確認に工数がかかると、管理者側の負担も大きくなってしまいます。
そこで、スマホから簡単に希望を提出できたり、提出状況を一覧で確認できたりするツールであれば、スタッフ・管理者双方の負担を軽減できます。このように、誰にとっても提出・確認が簡単なツールを取り入れることが重要です。
現場メンバーでも使いやすい
シフト管理のツールを選ぶときは、パソコンやスマートフォンの操作に慣れていない現場のスタッフでも、説明書なしで見ながら操作できるものを選ぶべきです。
便利な機能があっても、画面が複雑で使いにくいツールは現場に浸透せず、結局は誰も使わなくなってしまいます。そのため、誰でも使えるシンプルなツールを選ぶべきなのです。
たとえば、「Stock」のように手元のノートに文字を書くような感覚で扱えるシンプルなツールであれば安心です。スタッフが操作に迷わないため、管理者に対して「使い方が分からない」という電話や質問が何度も寄せられる負担を無くせます。
シフト管理の共有と調整をスムーズにする最適なツール
以下では、シフト管理の共有と調整をスムーズにする最適なツールをご紹介します。
毎月のシフト作成や共有を個人の努力だけで進めていると、連絡の見落としや確認漏れが発生しやすくなります。そのまま放置すると、出勤日の認識違いによる当日欠員や、急な人員不足への対応に追われ、現場の店長やマネージャーの業務負担が膨らむばかりです。
この状態を防ごうとして、Excelのシフト表をメールで送ったりチャットツールで共有したりしても、古いデータと混ざってしまい現場が混乱します。複数の連絡手段が混在していては、「全員が常に最新のシフトを確認できる状態」を作るのには限界があります。
そこで重要なのが、修正したシフトが全員に自動で伝わり、スマホからいつでも最新のスケジュールを迷わず確認できる仕組みを作ることです。こうした仕組みがあれば、急なシフト変更の手間を減らし、連絡ミスによるトラブルを未然に防げるようになります。
こうした条件に最も当てはまるのが、シフト表と連絡事項を「ノート」にまとめて共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockはパソコンやスマホから直感的に操作できるため、ITツールに慣れていない現場のスタッフでも、初日から迷わず最新のシフトを確認・共有できます。
チームメンバーのシフトを最も簡単に作成・共有可能なアプリ「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
シフト管理アプリを導入するメリット3選
以下では、シフト管理アプリを導入するメリット3選をご紹介します。Excelを使って、各従業員の労働時間を計算している方は必見です。
シフト提出の出し忘れを減らす
シフト管理アプリを導入すれば、シフト提出の出し忘れを減らせます。
シフト管理アプリには「メッセージ機能」や「アラート機能」が備わっています。そのため、シフト提出日が近づいてきたときに、各従業員または全体にシフト提出を促すことができるのです。
したがって、シフト管理アプリを活用すれば、メンバーのシフトの出し忘れを防ぎ、他店舗からの応援要請の手間を省けるのです。
シフトの修正や変更がしやすい
シフト管理アプリでは、シフトの修正や変更がしやすい点もメリットです。
Excelでのシフトは、スマホでは見づらいという懸念があります。一方で、シフト管理アプリはスマホでも簡単に操作できるため、時間や場所を問わず、シフトの確認や修正ができるのです。
また、アプリのメッセージ機能を活用することで、変更に影響があるメンバーへともスムーズにやりとりできます。
シフト管理業務の負担を軽減する
シフト管理アプリの導入によって、シフト管理業務の負担を軽減できるようになります。
シフト管理業務に負荷を感じる大きな原因として、「シフト管理表を作成するのに時間がかかること」があります。そこで、「テンプレート機能」が備わったアプリを使えば、都度表を作成したり、メンバーの名前を入力したりする手間をなくせるのです。
以上のように、アプリを導入することで、担当者の負担を軽減でき、結果としてほかの業務に時間を割けるようになるのです。
シフト管理の重要性や失敗しないツールの選び方まとめ
これまで、シフト管理のおもな方法や失敗しないツールの選び方を中心にご紹介しました。
パートやアルバイトが多い職場において、正確なシフト管理とスムーズな共有は、店舗や現場を安定して回すために欠かせない業務です。管理が不十分で連絡ミスが続くと、現場に過度な負担がかかり、従業員の離脱にもつながりかねません。
そこで、Excelでの共有やチャットでのやりとりに限界を感じたら、運用ルールに頼るのではなく、誰でも最新情報を確認できるツールの導入を検討すべきです。ITの知識に関係なく、現場の全員が使いこなせるシンプルな仕組みを取り入れることが重要です。
したがって、導入後即日使いこなせるほど簡単な情報共有アプリの「Stock」が最適です。実際に、飲食店においてStockを導入した事例もあり、シフトをはじめとした社内情報の一元管理に成功しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ストレスのないシフト管理の体制を整えましょう。
