飲食業や販売業などのシフト制勤務が前提な企業において、従業員のシフト管理は重要な業務のひとつです。とくに、パート・アルバイトが勤務する場合、時給を計算したり一日あたりの人員を確保したりするのに、シフト情報を正確に把握する必要があります。
しかし、「シフトの調整が上手くいかない」と管理方法に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、シフト管理の重要性やメリット、必要な仕事内容を中心にご紹介します。
- シフト表の作成から管理までを効率化する方法が分からず困っている
- Excelやスプレットシートでシフト管理するのは難しい
- 簡単に従業員のシフトを管理できるアプリを探している
という方はこの記事を参考にすると、シフト管理の重要性や効果が分かるうえ、最適なシフト管理方法が見つかります。
目次
シフト管理の重要性とは
シフト管理は、一日あたりの勤務人数を適切に調整するうえで重要な業務です。
まず、シフト管理とは、従業員が勤務する曜日や時間帯を考慮し、出勤スケジュールを調整する業務のことです。主に店長などの管理責任者が従業員へ勤務可能日を確認し、週や月単位で勤務スケジュールを作成します。
シフト管理が不十分だと、一日あたりの勤務人数が偏り、業務の進行が滞る恐れがあります。また、パート・学生アルバイトが従業員に含まれる場合、扶養や労働可能時間を考慮して調整を行う必要があるので、シフト管理には正確性が求められるのです。
したがって、業務を適正人数で進めるには、管理表などを用いて従業員のシフトスケジュールを確実に管理することが必要だと言えます。
シフト管理で必要な仕事内容とは
ここでは、シフト管理において必要な仕事内容を紹介します。シフト表の作成までの手順は以下の通りです。
メンバーのシフト希望を確認する
まずは、メンバーのシフト希望を確認します。
確認時に重要なのは「希望シフトを出す対象期間」と「連絡の締め切り日時」を明確化してメンバーに周知することです。とくに、回答期限が不明瞭だと回答が集まるまでに時間がかかり、シフト表の作成が遅れるので注意しましょう。
また、紙のシフト表に従業員が直接書き込む場合は、紛失が発生しないように自宅への持ち帰りを禁止するなどの対策が必要です。
稼働時間を調整する
次に、シフト希望をもとに稼働時間を調整します。
社員以外のメンバーがいれば、扶養や年齢による労働時間の制限を踏まえて稼働時間を調整します。このときに、人件費を算出したうえで適正な人数の従業員を配置すると、売上に対する無駄な人件費の発生が抑えられるのです。
逆に、従業員の稼働時間が足りなければ、他店舗への応援をこのタイミングで依頼しましょう。
シフト表を作成する
稼働時間の調整が完了したら、最後に確定したスケジュールを反映したシフト表を作成します。
社員以外にもパート・アルバイトが在籍している場合、シフト確定後に家庭や学業との調整が必要なメンバーも発生すると予想されます。したがって、作成したシフト表は迅速に共有しましょう。
シフト表は紙で作る方法もありますが、ITツールでデータ化すると急なシフト変更があった際も修正しやすくなり、管理が効率化するので管理者層の負担が軽減できます。
社内メンバーのシフトを管理するシステム
ここでは、社内メンバーのシフトを管理するシステムを紹介します。シフト表は店長だけでなく、従業員が確認しやすい状態を整えることも重要なので、以下のITツールが役立ちます。
表計算ツール
表計算ツールを活用すれば、シフト表が短時間で作成可能になります。
Excelなどの表計算ツールで使えるシフト表のテンプレートは、数多くネット上に公開されています。勤務時間数の自動計算に対応したテンプレートもあるので、給与計算にも役立ちます。
一方で、表計算ツールには共有機能が不足していることが多く、従業員へ作成したシフト表を共有する際には別途メールやメッセージのやり取りが必要です。
以下では、Excelを使った月別シフト表の作成方法について紹介します。
1.期間の設定
まず、設定したい期間の「年」「月」を入力し、DATE関数を活用して、設定した年と月に対応した日付を自動表示させます。
2.曜日の入力
次に、WEEKDAY関数を用いて、設定した日付の曜日を自動出力させます。ただし、ユーザー定義の種類を変更する必要があります。
3.出勤区分の入力
データの入力規則より、プルダウンリスト形式で、出勤区分を選択できるようにします。たとえば、シフト管理表では「早番、日勤、遅番、夜勤、公休」という選択肢を設けておくと便利です。
4.従業員ごとの出勤日数の入力
COUNTA関数を活用することで、空白以外のセルの数を自動出力させ、出勤日数を反映させます。
4.時間帯別の稼働人数の入力
最後に、COUNTIF関数を用いて、日ごとに時間帯別の稼働人数を表示させます。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、従業者の労働時間を管理するのに便利なツールで、勤怠管理の業務を効率化できる点がメリットです。
労働時間は自動集計が可能で、各従業員の出勤時間を計算する手間を省けます。また、従業員の労働時間をリアルタイムで管理できるため、従業員の過重労働を未然に防ぐこともできます。
ただし、多くのツールが勤怠管理以外の機能は備わっていないので、社内の情報共有には別のツールの併用が必須である点に注意が必要です。
情報共有ツール
情報共有ツールはメッセージとファイルのやり取りが一か所で完結する利点があります。
情報共有ツールには、情報を記録・共有するための便利な機能が備わっています。そのため、たとえば「共有したシフト表を検索機能で素早く見つける」「ツール内でメッセージのやり取りが完結する」体制を整えられるのです。
とくに、「Stock」のような簡単な表も記載可能な情報共有ツールを導入すれば、シフト表を直接ツール内に作成しメンバーに共有できます。
＜比較表＞シフトの作成・管理に便利なシステム3選のメリット・デメリット
ここでは「表計算ツール」「勤怠管理ツール」「情報共有ツール」のメリット・デメリットを表形式で紹介します。
| 表計算ツール | 勤怠管理ツール | 情報共有ツール | |
|---|---|---|---|
| 誰でも簡単にシフトを作成できるか |
【✕】
関数やExcel機能を使いこなすのに慣れる必要がある |
【〇】
シフトの自動作成機能が備わっている |
【〇】
なかには多機能なツールもあるが、シンプルな操作性のものであれば、誰でも簡単に作れる |
| 簡単に社内の情報共有できるか |
【✕】
別ツールで共有し直す必要がある |
【✕】
チャット機能が備わっていない |
【〇】
個別やグループでの連絡機能がある |
| 社内の情報を残しやすいか |
【△】
情報は残せるが、編集したり更新したりするのに手間がかかる |
【✕】
勤怠以外の情報を残すのには不向き |
【〇】
勤怠情報だけでなく、あらゆる情報を簡単に残すことができる |
以上のように、表計算ツールには、シフトの作成が難しいだけでなく、他ツールを使わないと共有できないのが難点です。また、勤怠管理ツールでは、勤怠管理以外の情報共有・管理ができないため、ツールを併用するコストがかかります。
したがって、誰でも簡単にシフトを作成しつつ、勤怠以外の”新プロジェクト”や”他部署の近況報告”などの情報を併せて共有できる、情報共有ツールを使いましょう。
シフト管理が簡単になるおすすめのアプリ
以下では、シフト管理が簡単になるおすすめのアプリをご紹介します。
シフト管理にアプリを利用すれば、店長・従業員それぞれの端末から情報を見られるので、職場以外でもスケジュールのチェックが可能になります。したがって、複数人へ同時にシフトを共有するには、アプリの利用が最適なのです。
アプリを通じてシフト管理を行う場合「誰でも簡単に利用可能」であることが必須になります。社員だけでなく学生や主婦も利用するので、もし複雑なシフト管理アプリを選ぶと、使いこなせず放置するメンバーが生まれ、運用が困難になるのです。
そこで、シンプルな設計のアプリを導入すれば、全メンバーがすぐに使いこなせて現場に浸透しやすくなります。結論として、シフト管理にはITに不慣れでも直感的に使いこなせる情報共有アプリの「Stock」一択です。
Stockは「ノート」に文字や表、ファイルを添付できるだけでなく、記録した情報が任意のメンバーに即時共有されるので、素早い情報共有が可能です。また、ノートに「メッセージ」「タスク」が紐づいているので、シフト表に関連する情報共有も混乱しません。
チームメンバーのシフトを最も簡単に作成・共有可能なアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
シフト管理アプリを導入するメリット3つ
以下では、シフト管理アプリを導入するメリットを3つ紹介します。Excelを使って、各従業員の労働時間を計算している方は必見です。
シフト提出の出し忘れを減らす
シフト管理アプリを導入すれば、シフト提出の出し忘れを減らせます。
シフト管理アプリには「メッセージ機能」や「アラート機能」が備わっています。そのため、シフト提出日が近づいてきたときに、各従業員または全体にシフト提出を促すことができるのです。
したがって、シフト管理アプリを活用すれば、メンバーのシフトの出し忘れを防ぎ、他店舗からの応援要請の手間を省けるのです。
シフトの修正や変更がしやすい
シフト管理アプリでは、シフトの修正や変更がしやすい点もメリットです。
Excelでのシフトは、スマホでは見づらいという懸念があります。一方で、シフト管理アプリはスマホでも簡単に操作できるため、時間や場所を問わず、シフトの確認や修正ができるのです。
また、アプリのメッセージ機能を活用することで、変更に影響があるメンバーへともスムーズにやりとりできます。
シフト管理業務の負担を軽減する
シフト管理アプリの導入によって、シフト管理業務の負担を軽減できるようになります。
たとえば、シフト管理業務に負荷を感じる原因として「シフト管理表を作成するのに時間がかかること」が挙げられます。そこで、「テンプレート機能」が備わったアプリを使えば、都度から表を用意したり、メンバーの名前を入力したりする手間をなくせるのです。
以上のように、アプリを導入することで、担当者の負担を軽減でき、結果としてほかの業務に時間を割けるようになるのです。
シフト管理の重要性まとめ
これまで、シフト管理の重要性やメリット、必要な仕事内容を中心にご紹介しました。
シフト管理は、一日あたりの勤務人数を調整する重要な業務です。シフト管理が不十分だと、勤務人数が偏り、業務の進行が滞る恐れがあります。
シフト制の業種では、社員だけでなくパート・アルバイトが従業員に含まれるケースも多いです。そのため、アプリを利用してシフト管理を行う際は「ITの知識に関係なく利用可能な簡単なサービス」を選びましょう。
したがって、導入後即日使いこなせるほど簡単な情報共有アプリの「Stock」が最適です。実際に、飲食店においてStockを導入した事例もあり、シフトをはじめとした社内情報の一元管理に成功しています。
ぜひ「Stock」を導入し、ストレスのないシフト管理の体制を整えましょう。
