予約のバッティングや予約ミス、混雑緩和などを防ぐためにも、予約表の適切な作成・管理は欠かせません。そこで近年では、スムーズな診察をするために、事前予約を推奨するクリニックが増加しています。
しかし、「どのようにクリニックの予約表を作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クリニックで使える予約表の作り方を中心にご紹介します。
- Excelを使ったクリニック向けの予約表の作り方を知りたい
- 簡単に予約表を作成できるExcelのテンプレートを探している
- Excelよりも簡単に予約表の作成・管理ができる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適な予約表の作成・管理方法を見つける手がかりとなります。
目次
Excel編｜クリニックで使える予約表の作り方
ここでは、クリニックで使える予約表の作り方を3つご紹介します。Excelを使って予約表を作成しようと考えている方は参考にしましょう。
（1）表を自作する
小規模のクリニックでは、簡単な予約表を自作するのがおすすめです。
予約者の氏名や予約時間などの必要事項を事前にまとめた表を作成することで、誰が対応しても不備なく予約管理ができます。また、Excelには並べ替え機能が搭載されているため、電話で対応した順に予約情報を入力しても、予約時間の早い順に並べ替えられます。
＜Excelでの予約表の作り方＞
ここでは、Excelでの予約表の作り方をご紹介します。
まずは、「テーブル（データを表形式で扱うための機能）」を挿入します。【挿入】＞【テーブル】をクリックしましょう。テーブルの範囲を指定したら【OK】をクリックします。
テーブルを挿入したら「日付」「時間」を入力して完成です。「予約者の氏名」を入力して、予約を管理しましょう。
以上のように、必要最小限の情報をまとめるだけでも、予約表を作成できます。そのため、予約が少なくて規模の小さいクリニックでは、簡単な表を自作すれば十分予約管理が可能です。
（2）マクロやVBAを使用する
マクロやVBAを使って予約表を自作する方法もあります。
「マクロ」とは操作を自動化する機能で、「VBA（Visual Basic for Applications）」とはマクロ機能を使うのに必要なプログラミング言語です。マクロやVBAを使うと、Excel操作の自動化が可能となるため、手間がかかる作業をすぐに終わらせることができます。
＜VBAを使ってマクロを作成する方法＞
ここでは、ExcelのVBAを使って、予約表のマクロを作成する方法をご紹介します。
まず、【ファイル】＞【オプション】をクリックしましょう。
次に、【リボンのユーザー設定】をクリックします。【開発】にチェックを入れたら、【OK】をクリックしましょう。すると、シート画面の上部の並びに【開発】のボタンが表示されます。
そして、【開発】＞【マクロの記録】をクリックします。マクロ名を入力して【OK】をクリックすると、操作内容の記録が始まります。たとえば、予約表の作成を記録したい場合には「11:00～…」というように、時刻を記載していきます。
操作が完了したら【記録終了】をクリックします。【Visual Basic】をクリックして、作成したマクロを確認しましょう。
作成したモジュール（プログラムの構成要素）をクリックすると、VBAのコード（プログラムのデータ）が表示されます。マクロを実行する場合は、【▷マーク】をクリックしましょう。
このように、マクロやVBAを活用して予約表を作成できれば予約管理を効率化できます。しかし、専門知識がないと作成するのは困難なため、クリニックでの導入は不向きです。
（3）フォーマットを活用する
「Excelで予約表を自作するのは難しい」という方は、既存のフォーマットを使って作成する方法もあります。
インターネット上には、業種ごとにさまざまなテンプレートが配布されています。はじめは、既存のフォーマットを利用し、少しずつ自身が使いやすい予約表へとカスタマイズしていけば、Excelの操作に慣れていない方でも無理せず予約表を導入できます。
したがって、フォーマットを使用することで、簡単に予約表の作成・運用を始められるのです。
【無料】クリニック・病院で使える予約表のテンプレート2選
クリニックで使える予約表の無料テンプレートを2つご紹介します。予約表の自作が困難と感じている方は参考にしましょう。
Excel｜病院予約システムの予約管理表
こちらは、日付と時間が書かれたシンプルな予約表のため、自身が使いやすいようにカスタマイズして使用しましょう。
「“病院予約システム”の予約表テンプレート」の詳細はこちら
Excel｜カレンダー形式の予約管理表
こちらは「フリーテンプレート」が提供する、カレンダー形式の予約表のテンプレートです。11:00～21:00を1時間単位で区切っており、どの時間帯に患者が集中しているのか一目で把握できます。
Excelでクリニックの予約表を管理するデメリット
Excelでクリニックの予約表を管理するデメリットについて解説します。適切に予約表を管理するためにも、デメリットは理解しておきましょう。
（1）複数で同時に編集するのが難しい
Excelは、複数人で同時に操作することが難しいため、管理や共有がしづらいというデメリットがあります。
Excelを使用して予約管理をするときは、基本的に1つのファイルで操作するため、同時編集が難しいです。そのため、患者からの予約が同じ時間帯に集中すると、予約情報の更新がスムーズにできない可能性があります。
以上より、Excelは同時操作が難しく、情報更新を円滑に進められないリスクがあるため、クリニックの予約管理にはおすすめしません。
（2）業務が属人化しやすい
Excelは業務が属人化しやすいというデメリットもあります。
使い勝手の良い予約表を作成するには、マクロ機能を組みこむことが望ましいです。しかし、マクロのような専門性が必要な機能は、作成者しかメンテナンスができないリスクが生じてしまい、忙しいクリニックには不向きです。
したがって、プログラミングの専門知識を持った人が少ない職場では、業務が属人化しやすいExcelを使用した予約表の作成は控えましょう。
（3）編集・更新の手間がかかる
編集・更新の手間がかかる点も、Excelのデメリットのひとつです。
Excelは、情報をファイルで管理するため、更新のたびにファイルを開いて編集する手間がかかります。また、「いつ、誰が、どこを編集したのか」分からないので、ほかのメンバーが更新に気づけず、最新情報の周知が困難です。
そのため、ストレスなく予約表の編集・更新を進めたい方には、最新の情報にすぐアクセスできるアプリがおすすめです。たとえば、「ナレカン」であれば、手書きノートと同じ感覚で簡単に情報を編集できるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。
クリニックの予約表の管理に最適なアプリ
以下では、クリニックの予約表の管理に最適なアプリをご紹介します。
クリニックの予約表を効率良く作成したいならフォーマットを活用すべきです。また、複数拠点があるクリニックの場合は、各拠点の予約状況を一元管理できると便利です。
しかし、Excelは同時編集ができず、業務が属人化しやすいため、共有すべき予約表の作成・管理にはおすすめできません。そこで、予約表の作成にはテンプレート機能が搭載されており、予約状況を簡単に書き残せる情報共有アプリが最適です。
ただし、導入するツールは、ITの知識がなくても直感的に使えるシンプルなツールにしましょう。したがって、クリニックの予約表の管理に最適なアプリは、テンプレートから簡単に予約状況を共有できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」は、あらかじめ作成したテンプレートをワンクリックで呼び出すだけでフォーマットを使用した予約表の作成できます。また、記事には「コメント」を紐づけられるため、話題が混ざらずに予約情報を管理可能です。
誰でも簡単に予約管理ができるアプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで予約管理表を作成した例
以下は、実際にナレカンで予約管理表を作成した画像です。テキストだけでなく、表を挿入して、以下の画像のように時間ごとに予約の有無を分かりやすく記載できます。また、テンプレートから登録したフォーマットを呼び出すことも可能です。
クリニックの予約表の作り方・テンプレートまとめ
これまで、クリニックで使える予約表の作り方やおすすめのテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。
使い勝手の良い予約表の作成には、フォーマットが役立つ一方、Excelでの管理では専門知識が必要だったり操作性が悪かったりします。そのため、予約表の管理には「予約情報を簡単に書き留められて、メンバー間ですぐに共有できるITアプリ」を導入しましょう。
しかし、多機能で複雑なアプリでは、使いこなせないメンバーがでてきてしまい、最新情報の更新が滞りかねません。そのため、誰でも簡単に操作できるよう「直観的に使えるアプリ」が最適です。
結論、クリニックの予約表の管理に役立つアプリは、予約情報を簡単に共有でき、誰でもすぐに使いこなせるシンプルなツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的に予約管理をしましょう。
