近年では、スムーズな診察をするために、事前予約を推奨するクリニックが増加しています。またそれと同時に、予約時間が被ったり待合室が混雑したりするのを防ぐために「予約表」の作成・管理が欠かせません。
しかし、「どのようにクリニックの予約表を作れば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クリニックで使える予約表の作り方を中心にご紹介します。
- Excelでクリニックの予約表を作成する方法が知りたい
- Excelで使える予約表のテンプレートやサンプルを探している
- Excelよりも簡単に予約表の作成・管理ができるツールを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、自身のクリニックに最適な予約表の作成・管理方法が見つかります。
目次
Excel編｜クリニックで使える予約表の作り方
ここでは、クリニックで使える予約表の作り方を3つご紹介します。Excelを使って予約表を作成しようと考えている方は参考にしましょう。
（1）表を自作する
小規模のクリニックでは、簡単な予約表を自作するのがおすすめです。
必要事項をまとめた表を作成することで、誰が対応しても不備なく予約管理ができます。また、Excelには並べ替え機能が搭載されているため、電話で対応した順に予約情報を入力し、あとから予約時間の早い順に並べ替えることができます。
＜Excelでの予約表の作り方＞
ここでは、Excelでの予約表の作り方をご紹介します。
まずは、「テーブル（データを表形式で扱うための機能）」を挿入します。【挿入】＞【テーブル】でテーブルの範囲を指定したら【OK】をクリックします。
テーブルを挿入したら「日付」「時間」を入力して完成です。「予約者の氏名」を入力して、予約を管理しましょう。Excelではセルを選択してドラッグしたり、Date関数などを使ったりすれば、後続する日付が自動入力されます。
以上のように、必要最小限の情報をまとめるだけでも、予約表を作成できます。そのため、予約が少なくて規模の小さいクリニックでは、簡単な表を自作すれば十分予約管理が可能です。
（2）マクロやVBAを使用する
マクロやVBAを使って予約表を自作する方法もあります。
「マクロ」とは操作を自動化する機能で「VBA（Visual Basic for Applications）」とは、マクロ機能を使うのに必要なプログラミング言語です。マクロやVBAを使うと、Excel操作の自動化が可能となるため、手間がかかる作業をすぐに終わらせることができます。
＜VBAを使ってマクロを作成する方法＞
ここでは、ExcelのVBAを使って、予約表のマクロを作成する方法をご紹介します。
まず、【ファイル】＞【オプション】をクリックしましょう。
次に、【リボンのユーザー設定】をクリックします。【開発】にチェックを入れたら、【OK】をクリックしましょう。すると、シート画面の上部の並びに【開発】のボタンが表示されます。
そして、【開発】＞【マクロの記録】をクリックします。マクロ名を入力して【OK】をクリックすると、操作内容の記録が始まります。たとえば、予約表の作成を記録したい場合には「11:00～…」というように、時刻を記載していきます。
操作が完了したら【記録終了】をクリックします。【Visual Basic】をクリックして、作成したマクロを確認しましょう。
作成したモジュール（プログラムの構成要素）をクリックすると、VBAのコード（プログラムのデータ）が表示されます。マクロを実行する場合は、【▷マーク】をクリックしましょう。
このように、マクロやVBAを活用して予約表を作成できれば予約管理を効率化できます。しかし、専門知識がないと作成するのは困難なため、クリニックでの導入は不向きです。
（3）フォーマットを活用する
「Excelで予約表を自作するのは難しい」という方は、既存のフォーマットを使って作成する方法もあります。
インターネット上には、業種ごとにさまざまなテンプレートが配布されています。はじめは、既存のフォーマットを利用し、少しずつ自身が使いやすい予約表へとカスタマイズしていけば、Excelの操作に慣れていない方でも無理せず予約表を導入できます。
したがって、フォーマットを使用することで、簡単に予約表の作成・運用を始められるのです。
【無料】クリニックで使える予約表のテンプレート・サンプル2選
クリニックで使える予約表の無料テンプレートを2つご紹介します。予約表の自作が困難だと感じている方は参考にしましょう。
Excel｜病院予約システムの予約管理表
こちらは、日付と時間が書かれたシンプルな予約表のため、自身が使いやすいようにカスタマイズして使用しましょう。
テンプレートを使って作成した予約表のサンプルは以下です。
「“病院予約システム”の予約表テンプレート」の詳細はこちら
Excel｜カレンダー形式の予約管理表
こちらは「フリーテンプレート」が提供する、カレンダー形式の予約表のテンプレートです。11:00～21:00を1時間単位で区切っており、どの時間帯に患者が集中しているのか一目で把握できます。
テンプレートを使って作成した予約表のサンプルは以下です。
Excelでクリニックの予約表を管理するデメリット
以下では、Excelでクリニックの予約表を管理するデメリットについて解説します。適切に予約表を管理するためにも、デメリットは理解しておきましょう。
（1）複数で同時に編集するのが難しい
一つ目に、Excelは複数人で同時に操作することが難しいため、管理や共有がしづらいというデメリットがあります。
Excelを使用して予約管理をするときは、基本的に1つのファイルで操作するため、同時編集が難しいです。そのため、患者からの予約が同じ時間帯に集中すると、予約情報の更新がスムーズにできない可能性があります。
以上より、Excelは同時操作が難しく、情報更新を円滑に進められないリスクがあるため、クリニックの予約管理にはおすすめしません。
（2）管理が煩雑化しやすい
二つ目に、Excelは管理が煩雑化しやすいというデメリットがあります。
Excelはファイル数が膨大になると、ファイル名から内容を識別することが難しくなり、管理が煩雑化しやすいです。また、適切な情報構造を設計できなければ、フォルダの階層が無駄に深くなってしまい、当該ファイルが見つからない事態になりかねません。
このように、エクセルのファイル管理には限界があります。そこで、直接情報を書きこめる「記事」と多階層の「フォルダ」で情報を管理できる「ナレカン」のようなITツールを導入すれば、ファイル管理の手間がなくなります。
（3）業務が属人化しやすい
三つ目に、Excelは業務が属人化しやすいというデメリットもあります。
使い勝手の良い予約表を作成するには、マクロ機能を組みこむことが望ましいです。しかし、マクロのような専門性が必要な機能は、作成者しかメンテナンスができず、業務の属人化につながってしまうリスクがあります。
したがって、プログラミングの専門知識を持った人が少ない職場では、業務が属人化しやすいExcelを使用した予約表の作成は控えましょう。
（4）編集・更新に気がつきにくい
四つ目に、編集・更新に気がつきにくい点も、Excelのデメリットとして挙げられます。
Excelのようなファイル形式のものは、更新されるたびにファイルを開いて確認する必要があります。しかし、「いつ、誰が、どこを編集したのか」が分かりづらいので、確認を怠ったり、ほかのメンバーが更新に気づけなかったりするため、情報の周知が困難です。
そのため、予約表の編集・更新を見落とさないためには、リアルタイムで情報共有ができるITツールの導入が望ましいのです。
【必見】クリニックの予約表の管理に最適なアプリ
以下では、クリニックの予約表の管理に最適なアプリをご紹介します。
クリニックの予約表を効率良く作成したいならフォーマットを活用すべきです。また、複数拠点があるクリニックの場合は、各拠点の予約状況を一元管理できると便利です。
しかし、Excelは属人化しやすく、更新も見落とされがちなので、共有すべき予約表の作成・管理にはおすすめできません。そこで、予約表の作成には、作成・管理が簡単で最新の予約状況が確認できる情報管理アプリを使いましょう。
結論、クリニックの予約表の管理に最適なアプリは、テンプレートで簡単に予約表を作成・共有できる「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、あらかじめ作成したテンプレートをワンクリックで呼び出すだけで統一されたフォーマットを使用した予約表を作成できます。また、患者数が膨大になっても、AIを活用した高度な検索機能で、即座に患者情報にアクセスできます。
誰でも簡単に予約管理ができる情報管理アプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンで予約管理表を作成した例
以下は、実際にナレカンで予約管理表を作成した画像です。
テキストだけでなく、表を挿入すれば、以下の画像のように時間ごとに予約の有無を分かりやすく記載できます。また、テンプレートとして登録もできるので、わずかな操作で呼び出すことが可能です。
クリニックの予約表の作り方・テンプレートまとめ
これまで、クリニックで使える予約表の作り方やおすすめのテンプレート、Excelで管理するデメリットを中心にご紹介しました。
エクセルを使った予約表の作成には、関数やフォーマットが役立つ一方、最新の情報をすぐに更新・共有できない点がデメリットです。そのため、予約表の管理には「予約情報を簡単に書き留められて、メンバー間ですぐに共有できるITアプリ」を導入しましょう。
ただし、予約管理だけができるアプリを導入しても、用途が限定されるので、費用対効果は下がってしまいます。そこで、予約情報はもちろん、診察記録などの情報もまとめて残せるアプリがあれば、クリニック全体の業務効率化の向上が期待できるのです。
結論、クリニックの予約表の管理に役立つアプリは、予約情報含むあらゆる情報を簡単に共有でき、目当ての情報をすぐに確認できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、効率的に予約管理をしましょう。
