近年、在宅勤務やリモートワークなど多様な働き方に対応するため、時間や場所を問わずにアクセスできるクラウドサービスを導入し、効率化を実現する企業が増加しています。
一方、クラウドサービスで社内のIT化を進めたいが、初めての試みなので導入に悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドサービスの種類ごとの違いから代表例、メリット・デメリットを中心に解説していきます。
- 社内のIT化を実現するためクラウドサービスの概要や種類などを詳しく知りたい
- クラウドサービスを利用するメリットとデメリットを理解したい
- 社内の情報管理を効率化できるクラウドサービスを探している
という担当者の方は、この記事を参考にすることでクラウドサービスへの理解が深まり、自社にマッチするサービスもわかります。
目次
クラウドサービスとは
クラウドサービスとはインターネットを介して、クラウドサービスを提供する事業者のコンピュータ内に保管されたITリソースを必要な分だけ利用できるサービスです。
従来であれば、ITサービスを使うためのサーバーを自社内で用意し、ソフトウェアをインストール、もしくは自社で開発して使用していました。したがって、リソースを外部から調達するという点では、ツールの運用と保守を外注していると言えます。
たとえば、パソコンにインストールしたメールを利用している場合、パソコンが故障したらメールは見られなくなります。一方、クラウドサービスのWebメールであれば、仮にパソコンが故障したとしてもスマホやタブレット、ほかのパソコンからログインしてメールを確認できるのです。
クラウドサービスの種類
クラウドサービスは、提供するサービスの内容によって種類が分けられます。ここでは、代表的な4つの種類をご紹介します。
| 特徴 | |
|---|---|
| SaaS |
・Software as a Service の略称
・インターネット経由で提供されるソフトウェア
・「ナレカン」、Gmailが代表的で、インストールや運用が不要ですぐ利用できる
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| PaaS |
・Platform as a Service の略称
・アプリ開発や実行に必要なプラットフォームを提供
・インフラやミドルウェアの管理が不要で開発に専念できる
|
| IaaS |
・Infrastructure as a Service の略称
・仮想サーバーやストレージなどのITインフラを提供
・OSやミドルウェアの選択・管理が自由でカスタマイズ性が高い
|
| HaaS |
・Hardware as a Service の略称
・物理的なハードウェア（サーバーやネットワーク機器）を提供
・ハードウェアの調達や保守を委託でき、必要な機器を柔軟に利用できる
|
PaaS、IaaS、HaaSは開発言語の知識がなければ運用が難しく、非IT企業にとってはハードルが高いです。そのため、ITに詳しくない方でも使いこなせるクラウドサービスはSaaS一択と言えます。
クラウドサービスを利用する5つのメリット
クラウドサービスは、サービスを使用するためのインフラなどを自社で一切持たないのがポイントです。以下では、クラウドサービスを利用するメリットを5つご紹介します。
（1）場所に関係なく情報にアクセスできる
クラウドサービスは場所や時間に関係なく情報にアクセスできます。
サーバーがインターネット上に存在しているため、会社ではパソコン、出先ではスマホ・タブレットと業務の環境に合わせてサービスを利用可能です。
たとえば「事務所に確認の電話をする」「出先でも確認できるようにファイルを複製しておく」という作業をする必要がなくなり、業務工数を削減できます。
また、追加の設備や機器の購入も必要なく、在宅勤務やリモートワークなど多様な働き方への対応も簡単です。
（2）低コストでの運用が可能
クラウドサービスは初期費用が安く、運用・保守にも追加コストがかかりません。
カスタマイズ性に富む分、初期費用が高い従来の「オンプレミス型」に比べて、サーバーやネットワーク機器は不要です。そのため、ITサービスを使用する費用を削減できます。
仮に、オンプレミス型を導入した場合、サーバーや機器・設備の購入費用以外にメンテナンスや構築コストがかかってしまいます。
一方、クラウドサービスは契約段階で初期費用がかかるサービスがあるものの、オンプレミス型に比べれば非常にコストを抑えた運用ができるのです。
（3）常に最新のバーションを使用できる
最新のバージョンを利用できる点も大きなメリットです。
従来であれば、機能追加や変更があった場合には、再度パッケージサービスを購入する必要がありました。しかし、クラウドサービスは、使っている最中にリリースされた新しい機能なども、価格改定がされない限りは追加課金なく利用できます。
また、最新のバージョンに自動アップデートされるサービスであれば、更新の手間もかかりません。
したがって、パッケージ版のようにアップデートごとの購入やデータ移行も必要ないので、運用コストの削減もできるのです。
（4）高度なセキュリティ
クラウドサービスには、高度なセキュリティが備わっています。
サービスを提供するベンダー側が「不正アクセスの防止」や「ログ管理」を実施し、高いセキュリティを整えているので、自社で情報管理をするコストやリスクを削減できます。また、国際セキュリティ資格を取得しているベンダーであればさらに安心です。
一方、ベンターが高いセキュリティを提供していたとしても、社内でIDやパスワードが漏えいすると簡単に不正アクセスを許してしまいます。
そのため、ワンタイムパスワードの導入や通信データの暗号化など、社内対策にも活用できるセキュリティ機能が備わっていれば、情報漏えいのリスクを抑えることができます。
（5）災害時に対応できる
災害など万が一の状況でも社内情報を保守・運用できます。
クラウドサービスは、インターネット上でサービスが展開されているので、災害時のサーバー被害などによる業務停止を予防できます。また、ストレージやサーバー・ハードウェアが必要なく、データの消失リスクを減らすことも可能です。
一方、オンプレミスのストレージやシステムは、サーバーやシステム・データが稼働するセンターが被害を受けた場合、利用できなくなるため、業務が一時的に停滞する恐れがあります。
このように、クラウドサービスであれば、万が一被災した場合でも自社にある情報資産が紛失しないため、ビジネス機会の損失を最小限に抑えられるのです。
クラウドサービスを利用する2つのデメリット
クラウドサービスは社内外の情報を効率的に管理・共有できますが、使用環境によっては以下のようなデメリットが存在します。
（1）カスタマイズが難しい
クラウドサービスは、オンプレミス型と比べてカスタマイズの自由度が低いです。
クラウドサービスは、アプリケーションやOSまで完全にサービス化して提供されており、自由にカスタマイズできる領域はほぼありません。
一方、オンプレミス型はサーバーやシステムを自社で調達し開発することからも、カスタマイズできる領域が広いです。しかし、環境構築やシステム開発に専門知識が必要なので、非IT企業にとっては運用が難しい可能性があります。
そのため、ITサービスに不慣れな社員が多い企業では、開発や構築が必要なく教育コストをかけずにすぐに使い始められる「ナレカン」のようなクラウドサービスが最適です。
（2）サービス同士の連携が必要な場合もある
必要な機能がサービスに備わっていない場合、ほかのサービスとの連携が必要です。
クラウドサービスは、オンプレミス型のように自社に必要な機能だけを自由に実装できません。利用しているサービスに必要な機能がない場合、自社の運用フローをサービスに合わせるか、ほかのサービスと連携して利用する必要があります。
たとえば、連携ができない場合、チャット機能がメインのサービスでファイルも管理するには、ほかのストレージ管理サービスを使って、ファイル確認のためだけにツールを横断しなければなりません。
したがって、自社に必要な機能を事前に洗い出しておきましょう。必要な機能を過不足なく搭載したツールであれば、無駄なコストをかけずサービスを運用できるのです。
社内の情報管理を効率化するおすすめクラウドサービス
以下では、社内の情報を簡単に管理できるクラウドサービスをご紹介します。
クラウドサービスの利用用途は、文書作成、情報の蓄積・共有、メール管理など多岐にわたるため多くの企業で導入されています。また、リモートワークなどの多様な働き方にも適応できるのも、クラウドサービスの強みです。
しかし、クラウドサービスではさまざまな社内情報を扱えるため、情報がどこに保存されているか分からなくなる恐れもあります。そこで、「検索性に優れたクラウド型ツール」を利用すると、情報を探す手間とストレスを削減できます。
結論、自社が導入すべきツールは、社内の情報を一元管理して、超高精度の検索機能で必要な情報に即アクセスできるクラウドツール「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、文書の作成から共有・管理までを一元化できるうえ、「AI検索機能」で欲しい情報を即座に取り出すことができます。そのため、誰もが利用しやすい情報基盤を構築することができるのです。
社内のナレッジを一元管理できるクラウドツール「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
クラウドサービスの特徴とおすすめのサービスまとめ
ここまで、クラウドサービスの種類ごとの比較や、活用するメリット・デメリットを中心にご紹介しました。
クラウドサービスはカスタマイズの自由度はないものの、開発や構築のコストをかけずに導入・運用できます。そのため、運用の難しいオンプレミス型のサービスよりも、素早く効果が見込めます。
また「必要な情報がすぐに見つかる」だけで生産性は大きく向上するので、「検索性に優れたクラウドサービス」がおすすめです。
そこで、自社が導入すべきなのは、社内のナレッジを一元管理し、超高精度の検索機能で欲しい情報に即座にアクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、クラウドツールを導入しましょう。
