検収書の発行は、商取引におけるトラブルを未然に防ぐために重要です。そこで、テンプレートを使うことで、検収書作成の工数が減らせて業務効率化に役立ちます。
しかし、「どのようなテンプレートを使えば良いか分からない」「検収書の管理が煩雑になってしまう」などと悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、検収書の書き方やテンプレート、検収書管理におすすめのツールを中心にご紹介します。
- 検収書と請求書の違いや、書式を教えてほしい
- 検収書のテンプレートを使って、作成時間を短縮したい
- Excelよりも簡単に検収書の作成・管理ができる方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、検収書のテンプレートが見つかるだけでなく、社内で管理する方法も分かります。
目次
検収書とは
検収書とは、商品を受け取った後に、発注通りに納品がされたことを証明するために発行される書類です。以下では、検収書を作成する目的や、類似する書類との違いについて解説しています。
検収書の目的
まず、検収書の目的について解説します。
検収書の目的とは「商品の発注側が、受注側に対して、受け取った商品に問題や不備がなかったことを証明すること」にあります。
受注側は、納品した後に商品をチェックする「検収」の作業を実施します。しかし、検収書がなければ、不備があった場合に、発注側によるミスなのか受注側のミスなのかの判断がつきません。
したがって、検収書は、受注側にとってクレームやトラブルの防止のためにも重要な書類となります。
検収書と受領書の違い
次に、検収書と受領書の違いについて解説します。
検収書が発注した側による商品の内容を確認・点検した後に発行する書類であるのに対して、受領書は商品を受け取った事実だけを記載した書類になります。そのため、検収書も受領書も発注側による書類ですが、検収書の方が発行に時間がかかります。
また、受領書の目的は、「商品を受け取ったという事実を素早く伝えること」にあるため、受領証を発行した後でも商品の内容に関する確認をとることに問題ありません。
検収書と納品書の違い
続いて、検収書と納品書の違いについて解説していきます。
検収書は「発注した側」が発行する書類であるのに対し、納品書は「受注した側」が発行する書類です。
納品書の目的は、「納品する商品の内容を明示すること」にあるため、納品するときに商品に同梱されるのが一般的です。また、納品書には商品名や数量が記載されているので、検収書を作成するときに役立ちます。
検収書と請求書の違い
最後に、検収書と請求書の違いについて解説していきます。
検収書は「発注した側」が検収完了後に発行する書類であるのに対し、請求書は「受注した側」が納品または検収後に発行する書類です。
検収書は問題なく納品を完了したことを伝えるための書類ですが、請求書は「納品した商品の対価を発注者に請求すること」を目的としています。そのため請求書には商品名や請求金額だけでなく、支払い期限と振込先なども記載されます。
検収書を発行する具体的な場面とは
検収書が実際に発行される具体的な場面には、以下2つが挙げられます。
- 工事完了後
- システム開発完了後
新しい建物の建設や大規模リフォーム、設備の追加や更新が完了時に、建物・設備の構造や品質が契約通りであるかを確認できたら、検収書が発行されます。
納品されたシステムが仕様書通りに正しく作動することを、発注者が確認できた場合に検収書が発行され、発注者は開発者に報酬を支払います。
検収書の書き方とは
以下では、検収書の書き方について解説していきます。検収書を作成したい管理者の方は必見です。
検収書に入れるべき項目
検収書に入れるべき項目は、一般的には下記の通りです。
- 管理番号
- 検収日
- 取引先の社名
- 発行者の社名
- 検収者名
- 商品名
- 数量
- 合計金額
- 検収印
ただし、検収書には発行義務がないため、内容や形式に法律上の規定がありません。いずれにしても、取引先に見やすい書式を意識して作成しましょう。
検収書の発行手順
検収書の発行の手順は、次の通りです。
（1）商品を納品する
まずは、商品が納品されていることを確認し、納品書をチェックしたら検収作業を始めます。検収書を発行した後に不備が発見されても、基本的には対応できないため入念に検収しましょう。
（2）検収書を作成する
次に、納品したあと商品に問題や不備がないことが確認できたら、検収書を作成します。
先述したとおり、検収書には決まった項目や書式はありません。ただし、社内で共通のテンプレートを用意するなど、社内での書式は統一しましょう。
（3）検収書を送付する
最後に、検収書が完成したら受注者に送付します。決まった方法はありませんが、郵送かメールが一般的です。
ただし、メールは情報漏洩のリスクがあるほか、ファイルの暗号化などに手間がかかるといったデメリットもあります。また、会社によって検収書の管理方法が異なるため、事前にどの方法で送付するのかを双方で取り決めしておきましょう。
【Excel】検収書の無料テンプレート・フォーマット3選
以下では、Excel（エクセル）で使える無料の検収書のテンプレ－トをご紹介します。テンプレートをうまく活用し、検収書作成の工数を削減しましょう。
テンプレートの無料ダウンロード
こちらは、テンプレートの無料ダウンロードが提供する、検収書のテンプレートです。Excelからダウンロードでき、あらかじめ必要な項目が記載されています。
ビジネステンプレート
こちらは、ビジネステンプレートが提供する、オレンジカラーを特徴とした検収書です。Excelから無料でダウンロードできます。
アイピアの無料テンプレート
こちらは、アイピアの提供する、一般的な項目が抜け漏れなく記載されたExcelの検収書のテンプレートです。
【ファイルは不便】検収書の適切な管理に貢献するツール
以下では、検収書をはじめとする書類を社外共有するのにおすすめのツールをご紹介します。
検収書を作成するにあたって、”テンプレート”を活用すれば、書式を統一できるほか作成時間を短縮できます。しかし、Excelで検収書を作成した場合、郵送したりFAXやメールで送ったりしなければならず、取引先の手元に届くまでに時間がかかってしまいます。
万が一、作成した書類に不備が見つかれば、再度送り直さなければならず面倒だと言えます。そのため、Excelで作成した検収書を素早く共有できる「仕組み」が必要となるのです。
したがって、自社には、あらゆる情報を一元管理でき、任意のメンバーに即共有できる情報管理ツール「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」にExcelで作成した検収書データを添付すれば、任意の方にリアルタイムで共有できるため、郵送やメールで送る手間がありません。また、ノートは取引先ごとに「フォルダ」を分けられるうえ、1フォルダ内であれば取引先の方を無料で何人でも招待することが可能です。
検収書をクラウドで一元管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
検収書の書き方や無料テンプレートまとめ
ここまで、検収書の書き方や無料テンプレートを中心に紹介しました。
検収書には作成の義務はありませんが、商取引時におけるトラブルの防止のため、多くの企業が作成しています。しかし、Excelでの書類管理は、ファイルが入り乱れやすいうえに共有が面倒です。
そのため、情報共有ツールや管理システムを使って顧客情報や検収時の情報を一括管理しましょう。また、リアルタイムで共有されるクラウド型のツールであれば、どこでも確認が取れるうえに、作成した書類の共有もストレスなくできます。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報を一元管理する「ノート」で、検収書をはじめとする書類を取引先とも即共有できるツール『Stock』一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、検収書などの書類を簡単に社外共有できる仕組みをつくりましょう。
