グローバル化の進行や海外進出する企業の増加により、海外のクライアントと取引をする機会が多くなりました。そのため、国内企業向けのフォーマットとは異なる、海外企業向けの「英語の請求書」を作成するケースも増えています。
しかし、「英語の請求書は日本語で作成するよりも大変で時間がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、英語の請求書の書き方やおすすめのテンプレートを中心にご紹介します。
- 英語の請求書の書き方がよく分からない
- 英語の請求書テンプレートを使って効率的に作成したい
- 請求書の保管方法や保管場所に困っている
という方はこの記事を参考にすると、英語での請求書作成にかかる時間と手間を削減できます。
目次
請求書の英語表記とは
請求書は英語で「invoice（インボイス）」と表されます。
「bill（ビル）」や「check（チェック）」は飲食店やショッピングなどで会計するときの請求書で使われるため、ビジネスで使用する請求書は「invoice」が適切です。
したがって、ビジネスで請求書を作成するときは、間違えて「bill」や「check」と表記しないよう気をつけましょう。
英語の請求書に記載する9つの項目の書き方
英語の請求書には、9つの項目の記載が必要です。以下の書き方を参考に請求書を作成しましょう。
- タイトル
- 自社情報
- 請求書番号
- 請求書発行日
- 顧客の名前
- 請求内容
- 請求額
- 支払い先の詳細
- 支払期限
書類の一番上には「INVOICE」と記載して、請求書だと一目で分かるようにしましょう。
自社の会社名や住所、連絡先などの自社情報を記載します。英語で住所を記入するときは、基本的に日本と順番が反対になるため、注意しましょう。
【日本の場合】103-0004 東京都中央区東日本橋2丁目8-3
【英語の場合】2 Chome-8-3 Higashinihombashi, Chuoku, Tokyo 103-0004, Japan
請求書番号の記載は必須ではありません。しかし、定期的な取引がある顧客の場合、時系列順に請求書を管理するときに請求書番号があると便利です。
請求書を作成した日付を西暦で記載します。日付の書き方として、アメリカ英語の場合は「月/日/年」、イギリス英語の場合は「日/月/年」の順番になるため注意しましょう。
取引相手の名前を記載します。
請求内容には、商品の詳細(=Description)、単価(=Amount)、数量(=Qty)、小計(=Subtotal)、税金(=Tax)、手数料(=Handing fee)を記載しましょう。
請求額は請求内容で示した合計額となり、英語では「Total」や「Invoice Total」と表記します。
支払い先の口座情報である口座番号(=bank account number)や、口座名義(=bank account name)を明記します。
事前に取引先と確認した支払期限を記載します。請求書発行日の記載と同じく、日付の順序に注意しましょう。
基本的に日本の請求書と書き方は同じですが、日本とは異なる表記もあるため注意が必要です。また、一から体裁を整える時間がない場合は、テンプレートを使うと作成時間を短縮できます。
【無料で使える】英語の請求書テンプレート4選
以下では、無料で使える英語の請求書テンプレートを4つご紹介します。効率良く英語の請求書を作成したい方は必見です。
Excel｜英語で統一された請求書テンプレート
こちらは、「ビジネステンプレート」が提供する、英語で統一された請求書です。シンプルな形式のため、必要に応じて項目を修正して利用しましょう。
Excel｜横向きの請求書テンプレート
こちらは、ビジネステンプレートの神様が提供する、横向きの請求書テンプレートです。横書きである英語が書きやすい仕様になっています。
Excel｜日本語・英語対応の請求書テンプレート
こちらは、DayOneTaxが提供する、日本語と英語の請求書を同時に作成できるテンプレートです。日本語と英語のどちらも頻繁に作成する方におすすめです。
Word｜海外向けの請求書テンプレート
こちらは、Microsoftテンプレートが提供する、海外向けの請求書テンプレートです。労働内容や作業時間、時間に対する料金と請求金額の内訳を詳しく記載できます。
ただし、WordやExcelのテンプレートはほかのデータファイルに埋もれやすいため、管理に注意が必要です。そこで、「Stock」のような「検索機能の優れたITツール」上でテンプレートを記録しておくと、目的のテンプレートを必要なときにすぐに探し出せます。
ビジネス向け｜英語の請求書を送るメール例文
英語の請求書をメールで送る際には、以下のような例文を用いると便利です。和訳を参考にして、失礼のない英語メールを作成しましょう。
Title: Invoice for [Project/Service Name] – [Your Company Name]
Dear [Client’s Name],
I hope this email finds you well.
Please find attached the invoice for [project/service details] completed on [date]. The total amount due is [amount], and the payment is due on [due date].
Should you have any questions, please feel free to contact me.
Thank you for your prompt attention to this matter. We sincerely appreciate your business and look forward to continuing our partnership.
Kind regards,
[Your Name]
[Your Company Name]
[Your Contact Information]
件名: [プロジェクト/サービス]の請求書 – [あなたの会社名]
[お客様のお名前] 様
平素よりお世話になっております。
[日付] に完了した [プロジェクト/サービスの詳細] の請求書を添付いたしました。ご請求金額は [金額] となっており、お支払い期日は [支払期限] です。
ご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
迅速なご対応を賜りますようお願い申し上げます。この度はご依頼いただき、誠にありがとうございました。今後とも引き続きよろしくお願い申し上げます。
どうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
[あなたの会社名]
[あなたの連絡先情報]
請求書を電子化する3つのメリット
ここでは、請求書を電子化するメリットを3つご紹介します。紙の請求書を使い続けていると業務の効率が悪くなってしまうので、以下の内容を踏まえて電子化への乗り換えを検討しましょう。
（1）料金コストを削減できる
1つ目のメリットは、料金コストを削減できる点です。
紙の請求書を作成するには、用紙やインク代、郵送代といった諸経費がかかります。一方、電子化された請求書は印紙税の対象となる課税文書に該当しないため、印紙税を払う必要がありません。
以上より、請求書を電子化すると、用紙代などの諸経費や印紙税を節約できます。
（2）処理作業を短縮できる
2つ目のメリットは、処理時間を短縮できる点です。
請求書を紙で発行した場合、請求書の印刷や封入、発送など、多くの手間や時間を必要とします。しかし、請求書を電子に切り替えることで、請求処理業務を効率化して、処理にかかる手間や時間を大幅に短縮できます。
また、紙の請求書は紛失・破損のリスクも減らせるため、請求書処理の負荷軽減にもつながるのです。
（3）郵送する時間を短縮できる
3つ目のメリットは、郵送する時間を短縮できる点です。
紙の場合、請求書の内容に間違いがあったとき、郵送に時間がかかってしまいます。しかし、電子化された請求書であれば、再発行や修正を要するときでも迅速に対応することができるため、取引相手にもすぐ届けることができます。
このことから、請求書を電子化すると、万が一トラブルがあったときでも郵送にかかる時間を短縮できます。
【必見】請求書の管理に役立つITツール
ここでは、請求書の管理に役立つITツールをご紹介します。
英語の請求書はテンプレートを使用すると簡単に作成できます。しかし、請求書を紙で作成・保管すると、用紙代などの料金コストがかかったり、保管場所の確保が必要だったりして、手間と時間がかかるのです。
また、法人の場合、請求書は7年間の保存が法律で定められているので、日ごろから正しい管理が求められます。そこで、請求書は電子化してITツールで保管すれば、紙の請求書よりも料金コストを抑えられるうえ、紛失のリスクも防げます。
ただし、多機能で操作が難しいと使いこなせないため、直観的に使えるツールを選びましょう。結論、請求書の管理に役立つのは、請求書を「ノート」に管理できて、マニュアルなしでも直感的に使いこなせるツールの「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストだけでなく、ファイル添付にも対応しています。また、「フォルダ」で請求書のフォーマットや請求書データを整理できるうえ、高性能な「検索機能」も備わっているので、必要な時にすぐに目的の情報を見つけ出せます。
非IT企業の65歳以上の人でもストレスなく使える「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
英語の請求書の書き方とすぐに使えるテンプレートまとめ
これまで、請求書に記載すべき必要事項やテンプレート、メール例文や請求書を電子化するメリットを中心にご紹介しました。
手間のかかる英語での請求書作成は、テンプレートを使用すると作業時間を大幅に削減できます。さらに、請求書を電子化することで、処理時間の短縮やコスト削減も図れます。
しかし、電子化した請求書も日ごろから整理しておかなければ、ほかのデータファイルと混ざってしまい正しい管理ができません。そのため、電子化した請求書は、誰でも簡単に操作できるITツールで適切に保管しましょう。
結論、最も簡単に電子化した請求書を管理できるツールは、非IT企業の65歳以上の方でも説明なしに使える「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、請求書の保管にかかる時間や手間を削減しましょう。
