組織の目標を達成するためには、細かなタスクの設定と進捗の共有が欠かせません。そこで多くの企業では、目標達成に向けた行動計画を記す「アクションプラン」を作成し、組織全体で業務内容を把握できるようにしています。
しかし、「アクションプランの正しい書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 作成手順や具体例を参考に、効果的なアクションプランを作成したい
- ExcelやPowerPointで使える、無料のテンプレートを探している
- 作成したアクションプランの共有・管理をする最適な方法を知りたい
という方はこの記事を参考にすると、アクションプランの具体的な書き方から最適な共有・管理方法まで分かり、目標達成につなげられるようになります。
目次
アクションプランとは
まず、アクションプランの概要や作成するメリット、記載項目まで網羅的にご紹介します。「アクションプラン」についてまだ深く理解していない方は必見です。
アクションプランの概要
アクションプランとは、「組織が目標を達成するためのタスクをリストアップした行動計画」を指します。つまり、プロジェクト計画を立てたあとに、「プロジェクトを遂行するために何をすべきか」を考えて行動に移すための計画書です。
とくに、ビジネスにおいては、複数のプロジェクトを同時進行することが多くあります。それぞれの案件で目標を達成するには、社員の行動や達成時期を明確にしなければなりません。
そこで、アクションプランを活用して、目標を達成するために必要となる行動や期間を共有すれば、各プロジェクトを滞りなく進められるのです。
アクションプランを作成するメリット
アクションプランを作成するメリットとして、主に以下の2つが挙げられます。
- 業務効率化できる
- 進捗管理ができる
アクションプランはタスクを洗い出し、リストアップするため、どの業務を優先的に取り組むべきかが明確になります。その結果、業務の取捨選択がスムーズになり、生産性が上がります。
アクションプランは組織の行動計画なので、具体的な行動と担当するメンバーを決めて記載します。そのため、アクションプランを作成することで、必然的にやるべき業務や期日、担当者を可視化し、メンバーの進捗が一目で分かるのです。
このように、アクションプランの作成によって、組織全体の生産性が向上します。
アクションプランに必要とされる項目
アクションプランに記載すべき項目として、以下の内容が挙げられます。
| 目標 | 達成すべき目標を明確に定めます。「経費を〇〇％削減する」というように、定量的な目標にすることが重要です。 |
|---|---|
| タスク | 目標を達成するための具体的なアクションを詳細に記載します。そのタスクが目標達成にリンクしているかを必ず確認しましょう。 |
| リソース | 必要な人材・予算・時間などを細かく記載します。また、業務を円滑に進めるために必ず責任者を明確にしましょう。 |
| 期日 | 期日を設定します。万が一のトラブルに備えて、余裕を持った期日設定を心がけましょう。 |
| 優先順位 | タスクに優先順位をつけます。複数のプロジェクトを抱えている場合は、タスクを可視化して優先順位をつけて管理することが重要です。 |
これらの項目を設定したアクションプランを作成することで、円滑にプロジェクトを進められます。また、作成したアクションプランは「Stock」のような情報共有ツールを活用してほかのメンバーに共有し、チーム内で認識の統一を図りましょう。
【具体例・例文付き】アクションプランの書き方
以下では、アクションプランの書き方を4ステップで解説します。画像や例文による具体例もあるので、アクションプランを作成するマネージャーの方は、以下の内容を押さえましょう。
ステップ1｜目標設定をする
はじめに、目標を設定します。
ここでは、目標達成までのプロセスと進捗を分かりやすくするため、目標は数値化しましょう。ただし、目標数値は、メンバーの能力が考慮された”現実的な数値”でなければなりません。
達成可能な目標を設定し成功体験を積ませることで、メンバーのモチベーションを維持しつつ成長を促進させることができるのです。
目標設定の例文
目標設定に悩む場合は、以下の例文のように「定量的な情報」を含めるのが効果的です。
- 営業の目標設定例文
- 事務の目標設定例文
・上半期の利益率を5%上げる
・営業部門全体の売上高を前年比125%を目指す
・社内外から届いたメールに対する返信を、受信から3h以内に実施する。
・問い合わせから翌営業日中に見積もりを送付する。
・事務職メンバーの平均残業時間を1日30分以内に収める。
ステップ2｜タスクを洗い出す
次に、タスクを洗い出します。
具体的には、ステップ1で定めた目標を達成するための行動をリストアップします。ここでは、リストアップした行動が目標と関連しており、そのタスクの積み重ねが目標達成につながるのか確認しましょう。
「目標達成に向けた行動がどの程度実施されたのか」を正確に把握することで、適切な人的資源の振り分けができるのです。
ステップ3｜リソースを振り分ける
続いて、リソースの振り分けをします。
大きなプロジェクトを管理する場合、複数のメンバーにタスクを振り分けなければなりません。そのときには、メンバーのスキルや能力を考慮して、タスクの責任者とリソースを決定します。
無理のないアクションプランを作成するためにも、予算や人材などのリソースは適材適所に配置しましょう。
ステップ4｜期日と優先順位を明確にする
最後に、それぞれのタスクをスケジュールに組み込み、期日と優先順位を明確にします。
スケジュールを組むときは、無理のない期日設定をすることが重要です。余裕のない期日設定では、万が一トラブルや突発的な仕事によって進捗が遅れてしまった場合に、アクションプラン全体を立て直さなければなりません。
また、複数のプロジェクトを並行している場合は、タスクに優先順位をつけるなどして対応漏れを防ぎましょう。以上のように、アクションプランを運用するうえでは、すべてのタスクを可視化しつつ、優先順位をつけて管理することが大切です。
【無料で使える】アクションプランのテンプレート2選
以下では、エクセルやパワーポイントで使える、アクションプランの無料テンプレートを2つご紹介します。アクションプランを簡単に作成したい方は必見です。
Excel｜シンプルなアクションプランシートの雛形
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、アクションプランの雛形です。エクセルから無料ダウンロードして使えます。
達成すべき目標の規模や複雑さによって、タスクを細分化して分類できます。また、年間スケジュールも組めるため、先の見通しを立ててプロジェクトを進められます。
PowerPoint｜営業のアクションプランの立て方が分かるテンプレート
上図は「テンプレート・フリーBiz」が提供する、アクションプランのテンプレートです。デザイン性があり、チームごとに四半期のスケジュールを把握できるのが特徴です。
3か月ごとにアクションプランを記載するため、プロジェクトの期日を大まかに管理したい方におすすめです。ただし、細かいタスク管理をするのは難しい点に注意しましょう。
【注意】アクションプランにExcel・PowerPointを使うデメリット
アクションプランをExcelやPowerPointで管理すると、以下2点のデメリットがあります。
【1】ファイルが埋もれる
ExcelやPowerPointでアクションプランを作成すると、共有ストレージで管理することになります。しかし、ファイル形式では中身を確認できないため、他のファイルに埋もれてしまい、見たいときに探す手間がかかります。
【2】共有するときに他ツールを使う必要がある
ExcelやPowerPointのファイルを共有する場合、メールやチャットツールなどにファイルを添付しなければなりません。そのため、他ツールと同時並行で利用する手間がかかります。
そこで、画像やファイルを添付してアクションプランを作成でき、キーワード検索機能やメッセージ機能を備えている「Stock」のようなアプリを活用すれば、情報を簡単にまとめられてノウハウも有効活用できます。
アクションプランの作成・管理・共有に最適な方法
以下では、 アクションプランの作成・管理・共有に最適な方法をご紹介します。
ExcelやPowerPointでアクションプランを作成すると、「目的のファイルがどこにあるかわからない」「他者に共有するときにメールを使わなければならず面倒」という問題が生じます。そのため、ファイル検索機能や、他者へ情報を共有できる機能を備えたツールを利用するべきです。
しかし、多機能なツールはITに不慣れな社員にとって扱いづらく、社内に定着しないおそれがあります。そのため、過不足なく機能を備えているシンプルなツールを利用するのがおすすめです。
したがって、アクションプランの運用を最適化するには、社内情報を簡単に管理・共有できるシンプルなツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記録したアクションプランはリアルタイムで社内メンバーに共有されるため、メールを利用する手間が省けます。また、Stockにはノート内の語句まで検索できる「キーワード検索機能」が備わっており、目的の情報をすぐに見つけることができます。
社内情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで作成したアクションプラン＞
Stockには、アクションプランを整理できる「表機能」や完了したタスクを削除できる「チェック機能」があります。そのため、一目で進捗を確認でき、次にやるべきタスクが明確になるのです。
また、ノートには表のほかにもあらゆる画像やファイルも添付できるので、誰でも見やすくアクションプランを作成可能です。
アクションプランを効果的に運用する3つのポイント
ここでは、アクションプランを効果的に運用する3つのポイントをご紹介します。アクションプランを最大限活用したい方は必見です。
（1）テンプレートを活用する
アクションプランの作成には、テンプレートを活用しましょう。
アクションプランの構成を一から考えて作成するのは、多くの時間と手間がかかります。業務効率化のために取り入れるアクションプランの作成に、必要以上の時間がかかっていては本末転倒です。
そこで、すでに記載すべき事項が記入されているテンプレートを使えば、目標やタスクを考えるだけで簡単に作れるのです。また、テンプレートは使いまわせるため、フォーマットを統一し次のアクションプランもすぐに作成できて便利です。
（2）定期的に振り返る
アクションプランの作成後は、定期的な振り返りが大切です。
アクションプランは計画を実行に移してはじめて意味を成します。「計画に基づいてどのようなアクションを起こしたのか」「結果はどうなったか」「結果に至った要因」を適宜確認して、計画や行動内容を見直しましょう。
このように、計画・実行したアクションの結果を分析し、必要に応じて修正していくためにも定期的な進捗確認は欠かせません。
（3）社内情報管理ツールを使用する
作成したアクションプランは「社内情報管理ツール」で管理しましょう。
アクションプランは目標を達成するための行動計画であるため、企画資料や議事録、他社とのメールのやりとりなど、さまざまな関連資料があります。そのため、それぞれを別のツールで管理していては、情報を共有しづらく探す手間もかかってしまいます。
一方、社内情報管理ツールを使えば、あらゆる資料を一か所にまとめられるため、確認・共有がスムーズになります。とくに、フォルダごとに情報をまとめることができ、キーワード検索機能も備わっている「Stock」のようなツールであれば、目的の情報へ素早くたどり着けます。
【参考】アクションプランに使えるフレームワーク
以下では、アクションプランに使えるフレームワークをご紹介します。これから紹介する2つのフレームワークを活用すれば、アクションプランの作成を効率的に実施できます。
- SMARTの法則
- PDCAサイクル
設定する目標の実現可能性を見極める指標です。以下の5つの内容に沿って目標を定義すれば、具体的なアクションを明確化できます。
・Specific（具体的）
・Measurable（測定可能）
・Achievable（達成可能）
・Relevant（関連性がある）
・Time-bound（期限がある）
アクションプランは1度きりでは終わらないため、継続的に改善する必要があります。そこで、以下のサイクルを繰り返すことで、業務の生産性や質を向上できます。
・Plan（計画）
・Do（実行）
・Check（評価）
・Action（改善）
これらのフレームワークを活用し、アクションプランの精度を高めていきましょう。
アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ
これまで、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
アクションプランを書くときは、テンプレートの活用によって、作成の負担を減らすことができます。一方で、アクションプランをファイルで管理する場合には、管理が煩雑になりやすく、共有するときも他ツールを使わなければなりません。
そこで、アクションプラン以外にもさまざまな社内情報を一元管理できるITツールを導入しましょう。とくに、「他者へスムーズに情報を共有でき、検索機能も備えたツール」を選定すれば、一元化した情報から必要な情報をすぐに取り出して共有できるため、便利です。
したがって、アクションプランの運用には、社内情報を簡単に管理・共有できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、アクションプランの運用を最適化しましょう。
