組織の目標を達成するためには、細かなタスクの設定と進捗の共有が欠かせません。そこで、多くの企業では、目標達成に向けた行動計画を記す『アクションプラン』を作成し、組織全体で業務内容を把握できるようにしています。
しかし、「アクションプランの正しい書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- アクションプランの書き方が分からず困っている
- Excelやパワポで使えるアクションプランのテンプレートが知りたい
- アクションプランの作成後も、確実に運用される体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、アクションプランの具体的な書き方が分かり、目標達成につなげられるようになります。
目次
アクションプランとは
アクションプランとは、「組織が目標を達成するためのタスクを手順ごとに分け、リストアップした行動計画」を指します。
ビジネスにおいては、複数のプロジェクトを同時進行することが多いです。そして、それぞれの案件で目標を達成するには、社員の行動や達成時期を明確にする必要があります。
そこで、アクションプランを活用して、目標達成のためのタスクや期間を洗い出せば、全体的な業務内容が把握できるようになるのです。
アクションプランを作成する2つのメリットとは
以下では、アクションプランを作成する2つのメリットを解説します。アクションプランの運用を検討している担当者の方は必見です。
（1）業務効率化できる
まずは、業務効率化が期待できる点がメリットです。
アクションプランを作成することで、各々のやるべきタスクが明確になります。また、やるべきタスクがあらかじめ決まっていることで、次の作業に向けた準備や行動がしやすくなるのです。
その結果、業務の取捨選択がスムーズになり、無駄な業務を減らしつつ時間の有効活用につながります。
（2）進捗管理ができる
次に、アクションプランを作成すれば進捗管理ができます。
アクションプランは組織の行動計画なので、具体的な行動と担当するメンバーを決めて記載します。つまり、アクションプランを作成すれば、必然的にやるべきタスクや期日、担当者を可視化できるのです。
したがって、プロジェクトマネージャーにとっては、アクションプランを確認すればメンバーの進捗が一目で分かる点がメリットだと言えます。
【画像付き】アクションプランの書き方や手順とは
以下では、アクションプランの書き方を4ステップで解説します。具体例もあるので、アクションプランを作成するマネージャーの方は、以下の内容を押さえましょう。
ステップ1｜目標設定をする
はじめに、目標を設定します。
ここでは、目標達成までのプロセスと進捗を分かりやすくするため、目標は数値化しましょう。ただし、メンバーの能力を考慮すると、目標数値は現実的に達成できるものでなければなりません。
また、達成可能な目標を設定し期限を設けることで、メンバーのモチベーションを保ちながら適度なスピード感で業務が進められます。
ステップ2｜タスクを洗い出す
次に、タスクを洗い出します。
具体的には、ステップ1で定めた目標を達成するための行動をリストアップします。ここでは、リストアップした行動が目標と関連しており、そのタスクの積み重ねが目標達成につながるのか確認しましょう。
また、「目標達成に向けた行動がどの程度実施されたのか」を正確に把握することで、適切な人的資源の振り分けができるのです。
ステップ3｜リソースを振り分ける
さらに、リソースの振り分けも必要です。
大きなプロジェクトを管理する場合、複数のメンバーにタスクを振り分けなければなりません。そのときには、メンバーのスキルや能力を考慮して、タスクの責任者とリソースを決定します。
無理のないアクションプランを作成するためにも、予算や人材などのリソースは適材適所に配置しましょう。
ステップ4｜期日と優先順位を明確にする
最後に、それぞれのタスクをスケジュールに組み込み、期日と優先順位を明確にします。
スケジュールを組むときは、無理のない期日設定をすることが重要です。余裕のない期日設定では、万が一トラブルや突発的な仕事によって進捗が遅れてしまった場合に、アクションプラン全体を立て直さなければなりません。
また、複数のプロジェクトを並行している場合は、タスクに優先順位をつけるなどして対応漏れを防ぎましょう。つまり、アクションプランを運用するうえでは、すべてのタスクを可視化しつつ、優先順位をつけて管理すべきなのです。
アクションプランを効果的に運用する3つのポイント
ここでは、アクションプランを効果的に運用する3つのポイントをご紹介します。アクションプランを最大限活用したい方は必見です。
（1）テンプレートを活用する
アクションプランの作成には、テンプレートを活用しましょう。
アクションプランの構成を一から考えて作成するのは、多くの時間と手間がかかります。業務効率化のために取り入れるアクションプランの作成に、必要以上の時間がかかっていては本末転倒です。
そこで、すでに記載すべき事項が記入されているテンプレートを使えば、目標やタスクを考えるだけで簡単に作れるのです。また、テンプレートは使いまわせるため、次のアクションプランもすぐに作成できて便利です。
（2）進捗確認をする
アクションプランの作成後は、定期的な進捗確認が大切です。
アクションプランは計画を実行に移してはじめて意味を成します。「計画に基づいてどのようなアクションを起こしたのか」「その結果はどうなったのか」「そのような結果に至った要因」を適宜確認して、計画や行動内容を見直しましょう。
このように、計画・実行したアクションの結果を分析し、必要に応じて修正していくためにも進捗確認は欠かせません。
（3）情報管理ツールを使用する
作成したアクションプランは「情報管理ツール」で管理しましょう。
アクションプランは組織での行動計画であるため、ほかのメンバーの進捗は常に把握しなければなりません。しかし、紙やファイルでの管理は、情報を共有しづらく探す手間もかかってしまうのです。
一方、情報管理ツールを使えば、あらゆる資料を一か所にまとめられるので、アクションプランの確認・共有がスムーズになります。とくに、優れた「フォルダ機能」や「検索機能」のある「ナレカン」であれば、目的の情報へ素早くたどり着けて便利です。
【無料で使える】アクションプランのテンプレート3選
以下では、ExcelやPowerPointで使える、アクションプランの無料テンプレートを3つご紹介します。アクションプランを簡単に作成したい方は必見です。
Excel｜シンプルなアクションプランシートの雛形
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、アクションプランの雛形です。Excelから無料ダウンロードして使えます。
達成すべき目標の規模や複雑さによって、タスクを細分化して分類することができます。
PowerPoint｜プレゼンに役立つアクションプランテンプレート
こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、アクションプランのテンプレートです。各部署の全体の動きや年間スケジュールが一目で管理できます。
年単位で進めるプロジェクトを、プレゼンで紹介する場合などに適切なテンプレートだと言えます。
PowerPoint｜営業のアクションプランが分かるテンプレート
こちらは、「テンプレート・フリーBiz」が提供する、アクションプランのテンプレートです。担当部署ごとに四半期のスケジュールを把握できます。
3か月ごとにアクションプランを記載するため、タスクや期日を大まかに管理したい方におすすめです。
アクションプランをExcelで管理するデメリットとは
アクションプランをExcelで管理するデメリットは、共有に手間がかかったり、ファイル管理が煩雑になったりすることです。
Excelで作成したアクションプランをメンバーに共有するには、メールやチャットツールを介さなければなりません。また、プランを変更する度にアップロードする必要があるので、ファイルが無造作に増えて、目的の資料が埋もれてしまうのです。
アクションプランは、プロジェクトを進めるなかで頻繁に振り返る情報であり、組織の”ナレッジ”になり得るものです。したがって、共有や管理が面倒なExcelではなく、あらゆる情報にアクセスしやすい「情報管理ツール」を使いましょう。
なかでも、数十名～数万名規模の会社に対応している「ナレカン」のようなツールを導入すれば、大人数の組織でもアクションプランの運用が円滑に進みます。
【必見】アクションプランの管理に最適なツールとは
以下では、アクションプランの管理に最適なツールをご紹介します。
ExcelやPowerPointを使えば、体裁を整えやすかったり、視覚的に分かりやすいアクションプランを作れたりします。しかし、業務方針を変更するたびにファイルが増え、管理も煩雑になる点がデメリットです。
アクションプランは作って終わりではなく、必要なときに素早く振り返れなければ意味がありません。そこで、情報を分かりやすく蓄積・整理できる「情報管理ツール」があれば、煩雑なファイル管理のストレスが解消されます。
したがって、アクションプランの運用を最適化するツールは、あらゆる資料をストックしつつ、フォルダごとに整理可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にアクションプランを残せば、入力した瞬間から任意のメンバーへ共有できます。また、記事では自作のテンプレートを登録して呼び出せるほか、案件ごとに「フォルダ」で分けられるため、欲しい資料がすぐに見つかるのです。
あらゆる社内情報をナレッジとして残せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
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詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ
これまで、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
アクションプランを書くときは、具体的な目標を設定したうえで、やるべきことの期日や優先順位を明確にすることが大切です。また、テンプレートを使うと、作成の負担を大幅に減らせるようになります。
しかし、ExcelやPowerPointでアクションプランを管理すると、別途メールで共有する手間がかかったり、ファイルが埋もれて探しづらかったりするデメリットがあります。したがって、情報を一か所に集約できる「情報管理ツール」で管理しましょう。
なかでも、アクションプランを「記事」としてストックしつつ、メンバーへリアルタイムで共有可能なツール「ナレカン」が最適です。ナレカンであれば、アクションプランのテンプレートも簡単に登録・呼び出しできます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、アクションプランの運用を最適化しましょう。
