組織の目標を達成するためには、細かなタスクの設定と進捗の共有が欠かせません。そこで、多くの企業では、目標達成に向けた行動計画を記す『アクションプラン』を作成し、組織全体で業務内容を把握できるようにしています。
しかし、「アクションプランの正しい書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- アクションプランの具体的な書き方が分からない
- アクションプランを簡単にまとめるテンプレートを探している
- 作成したアクションプランをスムーズに運用したい
という方はこの記事を参考にすると、アクションプランの具体的な書き方が分かり、目標達成につなげられるようになります。
目次
アクションプランとは
アクションプランとは、「組織が目標を達成するためのタスクを手順ごとに分け、リストアップした行動計画」を指します。
ビジネスにおいては、複数のプロジェクトや目標を立てて同時進行することが多くあります。それぞれの案件で目標を達成するには、社員の行動や達成時期を明確にしなければなりません。
そこで、アクションプランを活用して、目標達成のためのタスクや期間を洗い出せば、全体的な業務内容が把握できるようになるのです。
アクションプランを作成する2つのメリットとは
以下では、アクションプランを作成する2つのメリットを解説します。アクションプランの運用を検討している担当者の方は必見です。
（1）業務効率化できる
まずは、業務効率化が期待できる点がメリットです。
アクションプランを作成することで、各々のやるべきタスクが明確になります。また、やるべきタスクがあらかじめ決まっていることで、次の作業に向けた準備や行動がしやすくなるのです。
その結果、業務の取捨選択がスムーズになり、無駄な業務を減らしつつ時間の有効活用につながります。
（2）進捗管理ができる
次に、アクションプランを作成すれば進捗管理ができます。
アクションプランは組織の行動計画なので、具体的な行動と担当するメンバーを決めて記載します。つまり、アクションプランを作成すれば、必然的にやるべきタスクや期日、担当者を可視化できるのです。
したがって、部門長やプロジェクトマネージャーにとっては、アクションプランを確認すればメンバーの進捗が一目で分かる点がメリットだと言えます。
【画像・例文付き】アクションプランの書き方や手順とは
以下では、アクションプランの書き方を4ステップで解説します。画像や例文による具体例もあるので、アクションプランを作成するマネージャーの方は、以下の内容を押さえましょう。
ステップ1｜目標設定をする
はじめに、目標を設定します。
ここでは、目標達成までのプロセスと進捗を分かりやすくするため、目標は数値化しましょう。ただし、メンバーの能力を考慮すると、目標数値は現実的に達成できるものでなければなりません。
達成可能な目標を設定し期限を設けることで、メンバーのモチベーションを保ちながら適度なスピード感で業務が進められます。
目標設定の例文
目標設定に悩む場合は、以下の例文を参考にしましょう。
- 営業の目標設定例文
- 事務の目標設定例文
・上半期の利益率を5%上げる
・営業部門全体の売上高を前年比125%を目指す
・社内外から届いたメールに対する返信を、受信から3h以内に実施する。
・問い合わせから翌営業日中に見積もりを送付する。
・事務職メンバーの平均残業時間を1日30分以内に収める。
ステップ2｜タスクを洗い出す
次に、タスクを洗い出します。
具体的には、ステップ1で定めた目標を達成するための行動をリストアップします。ここでは、リストアップした行動が目標と関連しており、そのタスクの積み重ねが目標達成につながるのか確認しましょう。
「目標達成に向けた行動がどの程度実施されたのか」を正確に把握することで、適切な人的資源の振り分けができるのです。
ステップ3｜リソースを振り分ける
さらに、リソースの振り分けも必要です。
大きなプロジェクトを管理する場合、複数のメンバーにタスクを振り分けなければなりません。そのときには、メンバーのスキルや能力を考慮して、タスクの責任者とリソースを決定します。
無理のないアクションプランを作成するためにも、予算や人材などのリソースは適材適所に配置しましょう。
ステップ4｜期日と優先順位を明確にする
最後に、それぞれのタスクをスケジュールに組み込み、期日と優先順位を明確にします。
スケジュールを組むときは、無理のない期日設定をすることが重要です。余裕のない期日設定では、万が一トラブルや突発的な仕事によって進捗が遅れてしまった場合に、アクションプラン全体を立て直さなければなりません。
また、複数のプロジェクトを並行している場合は、タスクに優先順位をつけるなどして対応漏れを防ぎましょう。つまり、アクションプランを運用するうえでは、すべてのタスクを可視化しつつ、優先順位をつけて管理すべきなのです。
【無料で使える】アクションプランのテンプレート3選
以下では、ExcelやPowerPointで使える、アクションプランの無料テンプレートを3つご紹介します。アクションプランを簡単に作成したい方は必見です。
Excel｜シンプルなアクションプランシートの雛形
こちらは、「［文書］テンプレートの無料ダウンロード」が提供する、アクションプランの雛形です。Excelから無料ダウンロードして使えます。
達成すべき目標の規模や複雑さによって、タスクを細分化して分類することができます。
PowerPoint｜プレゼンに役立つアクションプランテンプレート
こちらは、「企画書・提案書テンプレートの作り方」が提供する、アクションプランのテンプレートです。各部署の全体の動きや年間スケジュールが一目で管理できます。
年単位で進めるプロジェクトを、プレゼンで紹介する場合などに適切なテンプレートだと言えます。
PowerPoint｜営業のアクションプランが分かるテンプレート
こちらは、「テンプレート・フリーBiz」が提供する、アクションプランのテンプレートです。担当部署ごとに四半期のスケジュールを把握できます。
3か月ごとにアクションプランを記載するため、タスクや期日を大まかに管理したい方におすすめです。
アクションプランをExcelで管理するデメリットとは
アクションプランをExcelで管理するデメリットは、ファイル管理が煩雑になる点があります。
Excelでアクションプランを作成すると、ほかのファイルに埋もれてすぐに見つけにくくなりがちです。アクションプランは頻繁に振り返る情報であり、必要なときにすぐに目的のファイルを見返せるように管理しなければなりません。
そこで、とくにファイルのやりとりが多い大手～中堅企業は、「ナレカン」のような高性能な検索機能の備わったツールでファイル管理すれば、大人数の組織でもアクションプランの運用が円滑に進みます。
【必見】アクションプランの管理に最適なツールとは
以下では、アクションプランの管理に最適なツールをご紹介します。
ExcelやPowerPointを使えば、体裁を整えやすかったり、視覚的に分かりやすいアクションプランを作れたりする点がメリットです。一方で、ファイル形式でアクションプランを作ると、通常業務で使っているファイルに埋もれてすぐに見つからない恐れがある点に注意しなければなりません。
アクションプランは作って終わりではなく、状況確認のために素早く振り返りできる必要があります。そこで、情報を分かりやすく蓄積・整理できる「情報管理ツール」があれば、煩雑なファイル管理のストレスが解消されます。
したがって、アクションプランの運用を最適化するツールは、あらゆる資料をストックしつつ、フォルダごとに整理可能な「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にアクションプランを残せば、入力した瞬間から任意のメンバーへ共有できます。また、記事では自作のテンプレートを登録して呼び出せるほか、案件ごとに「フォルダ」で分けられるため、欲しい資料がすぐに見つかるのです。
あらゆる社内情報をナレッジとして残せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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アクションプランを効果的に運用する3つのポイント
ここでは、アクションプランを効果的に運用する3つのポイントをご紹介します。アクションプランを最大限活用したい方は必見です。
（1）テンプレートを活用する
アクションプランの作成には、テンプレートを活用しましょう。
アクションプランの構成を一から考えて作成するのは、多くの時間と手間がかかります。業務効率化のために取り入れるアクションプランの作成に、必要以上の時間がかかっていては本末転倒です。
そこで、すでに記載すべき事項が記入されているテンプレートを使えば、目標やタスクを考えるだけで簡単に作れるのです。また、テンプレートは使いまわせるため、次のアクションプランもすぐに作成できて便利です。
（2）進捗確認をする
アクションプランの作成後は、定期的な進捗確認が大切です。
アクションプランは計画を実行に移してはじめて意味を成します。「計画に基づいてどのようなアクションを起こしたのか」「結果はどうなったか」「結果に至った要因」を適宜確認して、計画や行動内容を見直しましょう。
このように、計画・実行したアクションの結果を分析し、必要に応じて修正していくためにも進捗確認は欠かせません。
（3）情報管理ツールを使用する
作成したアクションプランは「情報管理ツール」で管理しましょう。
アクションプランは組織での行動計画であるため、ほかのメンバーの進捗は常に把握しなければなりません。しかし、紙やファイルでの管理は、情報を共有しづらく探す手間もかかってしまうのです。
一方、情報管理ツールを使えば、あらゆる資料を一か所にまとめられるので、アクションプランの確認・共有がスムーズになります。とくに、用途や部門ごとに「フォルダ機能」で整理できる「ナレカン」のようなツールがあれば、目的の情報へ素早くたどり着けて便利です。
アクションプランのテンプレートと作成手順まとめ
これまで、アクションプランの書き方やテンプレートを中心にご紹介しました。
アクションプランを書くときは、具体的な目標を設定したうえで、やるべきことの期日や優先順位を明確にすることが大切です。また、テンプレートを使うと、作成の負担を大幅に減らせるようになります。
しかし、ExcelやPowerPointでアクションプランを管理すると、別途メールで共有する手間がかかったり、ファイルが埋もれて探しづらかったりするデメリットがあります。したがって、情報を一か所に集約できる「情報管理ツール」で管理しましょう。
なかでも、アクションプランストックしつつ、メンバーへリアルタイムで共有可能なツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、アクションプランの運用を最適化しましょう。
