日々の業務が成果に貢献しているか否かを図る指数として「売上数値」は、重要な役割を果たします。また、売上を適切に管理するためには「売上表」の作成が必須です。
しかし、なかには「Excel作業が苦手で、どのように売上表を作成すれば良いか分からない」と悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、Excelを使った売上表作成のポイントを中心にご紹介します。
- Excelで売上管理をしたいが、正しい売上表の作り方が分からない
- 売上表のExcelテンプレートを探している
- 売上表を手間なく作成・管理したい
という方はこの記事を参考にすると、売上表を作成するうえでのポイントが分かり、正確な売上管理ができるようになります。
目次
売上管理の必要性とは
売上管理とは、日々、商品やサービスの売上情報を記録・集計することで、売上総額や目標達成率などを数値にして分析する作業のことです。
企業によって「何を軸に売上を見るか」はさまざまで、時系別・商材別・担当別など多方面で比較することで、自社商品の売上の動向や傾向を把握できるようになります。例として、以下のような分析につながります。
- 時系列
- 商材別
- 担当別
過去の売上やシーズンごとの売上を比較することで、天候などの外的要因が売上の変動に影響していないかが分かります。
詳細別に分析することで、売れ筋の商品と売行きの悪い商品とを明確にできます。また、結果によって、商材の入れ替えや改良を実施します。
誰がどのくらい商品を売っているのか明確になれば、売上につながるコツをナレッジとして残せます。その結果、部署全体の売上につながるのです。
以上のように、売上情報を記録して分析することで、現状の把握だけでなく、今後の成長にもつながります。したがって、売上記録を正確に残すためにもExcelを使った「売上表」の作成が欠かせません。
売上表の作り方・項目とは
以下は、売上表の一般的な作り方です。
- 売上データを入力する
- 入力したデータを集計する
- 数値の分析や考察をする
- 改善策の策定および実行をする
- 改善策の結果をフィードバックする
また、以下は売上表を作成するときに用いられる一般的な項目です。企業によって記録すべき項目に違いがあるため、場面に応じて追加・削除しましょう。
- 販売日
- 取引番号
- 取引先名
- 商品番号
- 商品名
- 販売価格
- 個数
- 原価
- 売上金額
- 粗利
- 売上目標
- 売上金額合計
上記内容を毎月作成するのが煩わしい場合は、テンプレートの活用すると体裁を整える時間を削減できるのでおすすめです。
【Excel】売上表の作成に役立つ機能5選
以下では、Excelで売上表を作成するときに役立つ機能を7選ご紹介します。以下の機能を使いこなせれば、Excelを使った売上表の作成がスムーズになります。
IF関数
IF関数は「=IF(倫理式,”値が真の場合”,”値が偽の場合”)」の3つの要素で構成されます。
倫理式とは「条件」のことで、その条件に合致する場合「真の値」として表示され、合致しない場合は「偽の値」として表示されます。売上表で使用する場合は、売上目標の達成・未達成で設定すると、一目で判定結果が分かります。
具体的には、上図のように、A3のセルの数式は『B2のセルに入力されている売上数値が「100,000円」の場合「達成」と表示して、100,000円以下の場合は「未達成」と表示する』と指示しているのです。
COUNTIF関数
COUNTIF関数は「=COUNTIF(“範囲”,”条件”)」の2つの要素で構成されます。売上表で活用する場合は、顧客や営業担当者ごとの契約件数などのカウントに役立ちます。
たとえば、C8のセルには数式が入力されており「B2～B6の範囲で、男性の顧客は何名かカウント」を指示しているので3と表示されます。
SUMIF関数
SUMIF関数は「=SUMIF(“範囲”,”条件［合計範囲〕)」要素で構成され、指定された範囲内で、条件を満たした値のみ合計します。売上表では、支店ごとに売上額を合計するときに役立ちます。
上図では「A2～A8の範囲内で”東京”と表示されているセルの金額の合計」がB11のセルに表示されます。そのため、合計金額は158,000円と算出されます。
AVERAGE関数
AVERAGE関数を使うと、範囲内のセルの平均値を計算できます。
売上表では、顧客全体の売上金額や、担当者ごとの受注額の平均を瞬時に算出できるので便利です。上図の場合、1月～6月までの売上金額の平均値がB9のセルに表示されており、平均は49,400円となります。
RANK関数
RANK関数では、指定した範囲内で順位付けすることができます。また、RANK関数は、以下の2パターンで使い分けが可能です。
- RANK.EQ関数
- RANK.AVG関数
指定した範囲内に同じ数値があった場合、同じ順位で表示される
指定した範囲内に同じ数値があった場合、セル内の個数に応じて順位が表示される
売上表では、売上実績に応じて順位が明確になると、人事評価にもつながります。そのため、RANK関数も積極的に活用しましょう。
無料で使える！売上表のExcelテンプレート2選
以下では、売上表のExcelテンプレートを2選ご紹介します。無料ですぐに利用できるテンプレートを探している方は必見です。
（1）テンプレートBANK
こちらは、「テンプレートBANK」が提供する売上表のExcelテンプレートです。
表だけでなくグラフも記載されているため、視覚的に分かりやすい売上管理ができます。ただし、ダウンロードするには会員登録が必要なので注意しましょう。
（2）楽しもう Office
こちらは、「楽しもう Office」が提供する売上表のExcelテンプレートです。
シンプルなデザインが特徴なほか、会員登録不要ですぐに利用できます。ただし、一か月分のみのテンプレートなので、月ごとにダウンロードする必要があります。
売上表をExcelで作成するメリットとは
以下では、売上表をExcelで作成するメリットを3つご紹介します。「売上表をExcelで作成することに躊躇している」という方も、以下のメリットを押さえたうえで導入を検討しましょう。
（1）コストを抑えられる
ひとつ目のメリットは、利用コストを抑えられる点です。
社内業務でExcelを利用している場合、ソフトを新規購入する料金コストがかかりません。仮に、新規購入する場合でも、Excelは売上管理以外の業務にも活用できるなど、費用対効果が高いこともポイントです。
以上のように、Excelは利用コストが抑えられるため、気軽にはじめられる点がメリットだと言えます。
（2）カスタマイズしやすい
2つ目のメリットは、カスタマイズしやすい点です。
Excelは、ほかのITツールなどのようにフォーマットがない分、自社の用途に合わせた柔軟な使い方が可能です。そのため、売上表の項目を追加・削除したり、文字フォントを変えたりすることも簡単に実現できます。
以上のように、Excelはカスタマイズ性が高く、シーンに応じてフォーマットを自由に変えられる点がメリットです。
（3）効率よく作成できる
3つ目のメリットは、効率よく作成できることです。
手作業で売上表を作成すると、時間がかかるうえ、打ち間違いなどのミスが起こりやすいです。また、入力した数値に誤りがあれば、作成し直さなければならないため二度手間となってしまいます。
一方、Excelを使って売上表を作成すれば、文字や数字を書き込む時間を短縮できます。加えて、関数などを使えば、打ち間違いや計算ミスなども減って、作業の効率化につながるのです。
売上表をExcelで作成するデメリットとは
以下では、売上表をExcelで作成するときのデメリットを解説します。Excel導入後のトラブルを防ぐためにも、事前にデメリットを把握しておき、対策を立てておきましょう。
（1）データの更新に時間がかかる
ひとつ目のデメリットは、データの更新に時間がかかることです。
売上管理においては、常に最新のデータをもとに分析する必要があります。Excelでは各データファイルをフォルダに分けて整理するのが一般的ですが、フォルダを細分化し過ぎると、かえって目的の情報が探しづらくなってしまいます。
具体的には、フォルダを「商品カテゴリ」や「日時」で分類した場合、目的のExcelを開くまでに、いくつかのフォルダを跨ぐことになります。その結果、欲しいファイルがスムーズに見つからず、売上表のデータ更新にも時間がかかるのです。
（2）迅速な情報共有ができない
2つ目のデメリットとして、迅速な情報共有ができないことが挙げられます。
たとえば、売上目標に届かなかった場合でも、売上表のデータをもとに社内で情報共有をすれば、早急な対策につなげられます。しかし、Excelで売上表を作成していれば、データを共有するのにメールやSMSなどを使わなければなりません。
このように、情報共有に逐一別のツールを利用していては、メンバー全員がスムーズに売上状況を把握できず不便です。したがって、タイムリーなやりとりを実現するには「情報の蓄積・共有が一か所で完結するツール」を使いましょう。
【必見】売上表の作成・管理が簡単にできるツール
以下では、売上表の作成・管理が簡単にできるツールをご紹介します。
Excelを使えば、人的ミスを押さえつつ効率よく売上表を作成できます。しかし、「データの更新に時間がかかる」「リアルタイムでの情報共有が困難」などのデメリットがあるため、あらかじめ対策を立てておくことが大切です。
そこで、「情報の蓄積・共有を一元化できるツール」があれば、Excelで売上表を管理するデメリットが解消できます。ただし、多機能なツールでは社員が上手く使えないので、操作がシンプルであることも重視しましょう。
結論、自社で導入すべきなのは、非IT企業の65歳以上の方でも、即日で使いこなせるほど簡単なツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に、Excelで作成した売上表を貼り付ければ、リアルタイムで更新・共有ができます。さらに、月別や商品カテゴリ別にノートを「フォルダ」に分けて管理すれば、情報が入り乱れる心配もありません。
非IT企業における65歳以上の方でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
売上表をExcelで作成するメリット・デメリットまとめ
ここまで、売上表をExcelで作成・管理するメリット・デメリットや、関数の使い方を中心に解説しました。
売上表をExcelを使って作成すれば、料金コストを抑えられるうえに、関数を活用すれば計算ミスや入力ミスを防ぐことにもつながります。しかし、目的のファイルへアクセスしづらかったり、スムーズに情報共有できなかったりする点がデメリットです。
そこで、「誰でも簡単に売上の記録を残しつつ、Excelも添付できる情報共有ツール」があれば、効率的な売上管理が実現します。
結論、自社で導入すべきは、あらゆる情報の作成・管理を一元化でき、非IT企業の65歳以上の方でも使いこなせるツール「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、売上表の作成・管理を効率化しましょう。
