「業務フロー図」とは、記号や矢印線を使って、業務の流れを図で表したものを指します。また、業務フロー図を作成するときは、テンプレートを使うと、手間をかけずに体裁を整えられます。
しかし、なかには「テンプレートを活用して業務フロー図を作成したいが、どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介します。
- 業務フローチャートを作成するステップを教えてほしい
- 業務フローチャートのテンプレートを探している
- 業務フローを把握するための仕組みを整え、業務改善を図りたい
という方はこの記事を参考にすると、業務フロー図を活用した効率的な業務管理ができるようになります。
目次
業務フロー図を作成するメリットとは
業務フロー図は、業務全体の流れを可視化することを目的に作成されます。
業務フロー図で業務全体の流れが可視化されると、発生している無駄なプロセスを発見しやすくなります。つまり、過不足ない手順で仕事が進められる効果が期待できるのです。
また、業務の内容を他のメンバーに共有するときにも役立ちます。可視化された業務フロー図が手元にあると、業務に関する情報の共有がスムーズに進み、認識の差も生まれにくくなるのです。
以上のように、業務フロー図を作成することで、業務上の問題点の解決や情報の円滑な共有が実現できます。
【3ステップ】業務フロー図の作り方
ここでは、業務フロー図の作り方について解説します。以下の内容を把握すれば、今すぐ業務フロー図の作成に取り組めます。
（1）関係者を設定する
まず、関係者を設定します。
業務フロー図では、スイムレーン（部門）を使って関係者を設定します。
このように、部署ごとの「業務フローに関係する人物」を洗い出して記載しましょう。
（2）作業を配置する
次に、作業を配置します。作業を配置するときは、以下の内容を明確化しましょう。
- 誰が
- いつ、何をきっかけに
- どのような作業を実行するのか
- どのような場合に分岐するのか
以上の内容を記号に記載して、業務フローに必要な作業を整理します。
（3）作業を矢印線でつなぐ
最後に、作業を矢印線でつないで、業務の流れを示します。
すべての作業を矢印線でつないだら「作業に漏れがないか」「記号を過不足なく正確に使っているか」などを確認し、必要に応じて修正しましょう。
【無料】わかりやすい業務フロー図のテンプレート・サンプル2選
業務フロー図を作成するときは、テンプレートを活用すると、一から図を作成する工数を削減できます。ここでは、エクセル・パワーポイントで使えるテンプレート2選をご紹介します。
エクセルで使える業務フローチャートテンプレート
こちらは、Excel姫からダウンロードできる受発注業務フローのテンプレートです。
顧客や担当者、責任者を横断して業務フロー図を作成することができるので、取引全体の流れを把握可能です。
パワーポイントで使える業務フローチャートテンプレート
こちらは、経費削減実行委員会からダウンロードできる業務フローのテンプレートです。
業務のプロセスをステップ分けして表示可能なので、複雑な業務フローでも段階分けしながら可視化することができます。
わかりやすい業務フロー図を書くための5つのルールとは
ここでは、わかりやすい業務フロー図を書くための4つのルールについて解説します。業務フロー図を継続して運用するには、以下のルールを徹底して、誰でも直感的に理解できる図を作る点が重要です。
（1）業務フローを正確に把握する
大前提として、業務フローを正確に把握することが大切です。
組織で働く以上、案件を進めていくうえで周囲のメンバーとの連携は不可欠です。そこで、「誰が・どの作業を担当するのか」を正確に把握しておくために、以下のフレームワークを利用しましょう。
| 5W3H | 着眼点 | 確認する要件 |
|---|---|---|
| When |
いつ |
時間／日次／順番／サイクル |
| Where |
どこで |
場所／部門／会社 |
| Who |
誰が |
人物／役職 |
| What |
なにを |
商品／サービス／システム／画面 |
| Why |
なぜ |
理由／根拠／意味 |
| How |
どうする |
方法／手順／条件 |
| How mach |
いくらで |
価格／予算／費用 |
| How many |
どれだけで |
規模／数量／件数 |
簡潔に情報を整理するにあたり、しばしば「5W1H」のフレームワークが用いられます。ただし、より具体的に業務プロセスを図に落とし込みたいときは「5W3H」に当てはめていくのがおすすめです。
（2）作業は時系列に配置する
わかりやすい業務フロー図を書くために、作業は時系列に配置しましょう。
作業を時系列に配置しないと、業務プロセスを一連の流れとして把握できません。そのため、作業は「左から右へ」「上から下へ」のように正しい時系列で配置する必要があります。
また、業務フロー図では、作業を担う部門ごとに、業務フローを仕切り線で区切ります。したがって、レーンごとに時系列がずれないように注意しましょう。
（3）業務フローを交差させない
業務フロー図を書くときは、業務フローを交差させてはいけません。
業務フローが交差すると、業務プロセスの流れが分かりづらくなってしまいます。そのため、作業の配置を慎重に検討して、業務フローが交差しないように注意しましょう。
とくに、余計な線が記載されていると業務フローが交差しやすくなってしまうので、過不足ない線でつなぐことがポイントです。
（3）1ページに収める
業務フロー図を書くときは、1つの業務フローを1ページに収めましょう。
業務フロー図が複数のページにまたがっていると、「業務の全体像」や「業務同士のつながり」が把握しづらくなってしまいます。業務全体の流れを簡単に追えるように、業務フロー図は1ページにまとめるようにしましょう。
また、どうしても1ページに収まらない場合は、複数の業務フローに分割して作図するのも有効です。
（4）記号を過不足なく正確に使う
わかりやすい業務フロー図を書くために、記号を過不足なく正確に使いましょう。
業務フロー図では、主に3種類の記号が使われます。具体的な内容は以下の通りです。
- 開始/終了記号
- 処理記号
- 判断記号
「開始/終了記号」は角丸四角形であり、業務フローの開始と終了を示します。
「処理記号」は四角形であり、業務プロセスにおける個々の作業を示します。
「判断記号」（条件分岐）はひし形であり「はい/いいえ」という判断を示しています。
たとえば、「判断記号」では判断によって業務の流れが分岐するので、分岐の条件を明確に記載する点が重要です。
エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツール
以下では、エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツールを紹介します。
業務フロー図を作成するときに、テンプレートを活用すると、図を一から作成する手間がかからず便利です。しかし、Excelでは「ファイル数が増えて管理が煩雑化する」「ファイルを開くのに時間がかかる」など、業務フロー図の管理・共有が面倒だと言えます。
そこで、ITツールで業務フローの情報を分かりやすくまとめて、自社に合ったテンプレートを作成しましょう。ただし、業務フローが作成して終わりになってしまっては意味がないので、確実に活用される状態で管理できるかが重要です。
結論として、自社が導入すべきなのは、ノート形式で業務フロー図を簡単に作成でき、すぐに振り返られるナレッジ共有ツールの「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」を使って作成した業務フロー図は、任意のメンバーに共有できるほか「テンプレート」として登録して、わずかな操作で呼び起こせます。また、案件別に整理できる「フォルダ」や、生成AIを使った「自然言語検索」によって、欲しい情報にすぐにたどり着けます。
業務フロー図の作成・管理・共有に最適なツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った業務フロー図の作成例
以下は、ナレカンを使った業務フロー図の作成例です。画面左から「フォルダ＞記事一覧＞該当記事」の表示になります。
＜業務フロー図を作成する方法＞
ナレカンの「記事」では【表アイコン】をクリックして、列と行の数を指定するだけで、簡単に表を作成できます。
関係者を記載しつつ、作業を配置して矢印線でつなげば、過不足のない情報で業務フロー図を作れます。また、セルに背景色をつけられるので、見やすく分かりやすい図を作成できるのです。
＜作成した業務フロー図をテンプレートとして活用する方法＞
テンプレートの登録もしくは呼び起しは、記事の編集画面の【テンプレート】から、簡単にできます。
たとえば、テンプレートを登録するときは、【テンプレート】＞【新規作成】を選択し、下図のように書きこめば完了です。
また、テンプレートとして登録できたら、次回以降は該当のフォーマットを選択すれば使い回せます。
業務フロー図の作り方・テンプレートまとめ
これまで、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介しました。
業務フロー図の作り方は「（1）関係者を設定する」「（2）作業を配置する」「（3）作業を矢印線でつなぐ」です。また、分かりやすい業務フロー図を書くには、作業を時系列に配置したり、過不足ない線でつないだりする点が重要です。
一方で、業務フロー図を作るときは、テンプレートを活用すると便利です。ただし、エクセルではテンプレートの管理・共有に手間がかかる恐れがあるので「誰でもストレスなくテンプレートを活用できるツール」を使うべきです。
したがって、業務フロー図を簡単に作るには、すべての社員が直感的にテンプレートを管理・共有できるほどシンプルなナレッジ共有ツール「ナレカン」が最適です。ナレカンは、検索性にも優れているので、該当の業務フローもサクサク見つかります。
ぜひ「ナレカン」を導入し、テンプレートを活用しながら業務フロー図を作りましょう。
