「業務フロー図」とは、記号や矢印線を使って、業務の流れを図で表したものを指します。また、業務フロー図を作成するときは、テンプレートを使うと、手間をかけずに体裁を整えられます。
 
しかし、テンプレートを活用して業務フロー図を作成したいが、「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、業務フロー図を活用した効率的な業務管理ができるようになります。


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業務フロー図を作成するメリットとは

業務フロー図は、業務全体の流れを可視化することを目的に作成されます。
 
業務フロー図で業務全体の流れが可視化されると、発生している無駄なプロセスを発見しやすくなります。つまり、過不足ない手順で仕事が進められる効果が期待できるのです。
 
また、業務の内容を他のメンバーに共有するときにも役立ちます。可視化された業務フロー図が手元にあると、業務に関する情報の共有がスムーズに進み、認識の差も生まれにくくなるのです。
 
以上のように、業務フロー図を作成することで、業務上の問題点の解決や情報の円滑な共有が実現できます。


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【3ステップ】業務フロー図の作り方

ここでは、業務フロー図の作り方について解説します。以下の内容を把握すれば、今すぐ業務フロー図の作成に取り組めます。

(1)関係者を設定する

まず、関係者を設定します。
 
業務フロー図では、スイムレーン(部門)を使って関係者を設定します。
 
「業務フロー図の作り方-関係者の設定」の図
 
このように、部署ごとの「業務フローに関係する人物」を洗い出して記載しましょう。

(2)作業を配置する

次に、作業を配置します。作業を配置するときは、以下の内容を明確化しましょう。
 
 
  • 誰が
  • いつ、何をきっかけに
  • どのような作業を実行するのか
  • どのような場合に分岐するのか
 
以上の内容を記号に記載して、業務フローに必要な作業を整理します。

(3)作業を矢印線でつなぐ

最後に、作業を矢印線でつないで、業務の流れを示します。
 
「業務フロー図の作り方-作業を矢印でつなぐ」の図
 
すべての作業を矢印線でつないだら「作業に漏れがないか」「記号を過不足なく正確に使っているか」などを確認し、必要に応じて修正しましょう。


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【無料】わかりやすい業務フロー図のテンプレート・サンプル2選

業務フロー図を作成するときは、テンプレートを活用すると、一から図を作成する工数を削減できます。ここでは、エクセル・パワーポイントで使えるテンプレート2選をご紹介します。

エクセルで使える業務フローチャートテンプレート

業務フロー図 テンプレート エクセル
 
こちらは、Excel姫からダウンロードできる受発注業務フローのテンプレートです。
 
顧客や担当者、責任者を横断して業務フロー図を作成することができるので、取引全体の流れを把握可能です。
 

パワーポイントで使える業務フローチャートテンプレート

業務フロー図 テンプレート パワーポイント
 
こちらは、経費削減実行委員会からダウンロードできる業務フローのテンプレートです。
 
業務のプロセスをステップ分けして表示可能なので、複雑な業務フローでも段階分けしながら可視化することができます。
 


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わかりやすい業務フロー図を書くための4つのルールとは

ここでは、わかりやすい業務フロー図を書くための4つのルールについて解説します。業務フロー図を継続して運用するには、以下のルールを徹底して、誰でも直感的に理解できる図を作る点が重要です。

(1)作業は時系列に配置する

わかりやすい業務フロー図を書くために、作業は時系列に配置しましょう。
 
作業を時系列に配置しないと、業務プロセスを一連の流れとして把握できません。そのため、作業は「左から右へ」「上から下へ」のように正しい時系列で配置する必要があります。
 
また、業務フロー図では、作業を担う部門ごとに、業務フローを仕切り線で区切ります。したがって、レーンごとに時系列がずれないように注意しましょう。

(2)業務フローを交差させない

業務フロー図を書くときは、業務フローを交差させてはいけません。
 
業務フローが交差すると、業務プロセスの流れが分かりづらくなってしまいます。そのため、作業の配置を慎重に検討して、業務フローが交差しないように注意しましょう。
 
とくに、余計な線が記載されていると業務フローが交差しやすくなってしまうので、過不足ない線でつなぐことがポイントです。

(3)1ページに収める

業務フロー図を書くときは、1つの業務フローを1ページに収めましょう。
 
業務フロー図が複数のページにまたがっていると、「業務の全体像」や「業務同士のつながり」が把握しづらくなってしまいます。業務全体の流れを簡単に追えるように、業務フロー図は1ページにまとめるようにしましょう。
 
また、どうしても1ページに収まらない場合は、複数の業務フローに分割して作図しましょう。

(4)記号を過不足なく正確に使う

わかりやすい業務フロー図を書くために、記号を過不足なく正確に使いましょう。
 
業務フロー図では、主に3種類の記号が使われます。具体的な内容は以下の通りです。
 
 
  • 開始/終了記号
  • 「開始/終了記号」は角丸四角形であり、業務フローの開始と終了を示します。
     
  • 処理記号
  • 「処理記号」は四角形であり、業務プロセスにおける個々の作業を示します。
     
  • 判断記号
  • 「判断記号」(条件分岐)はひし形であり「はい/いいえ」という判断を示しています。
 
業務フロー図における記号の図
 
たとえば、「判断記号」では判断によって業務の流れが分岐するので、分岐の条件を明確に記載する点が重要です。


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エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツール

以下では、エクセルよりも簡単に業務フロー図を作成・管理できるツールを紹介します。
 
業務フロー図を作成するときに、エクセルテンプレートを活用すると、図を一から作成する手間がかからず便利です。しかし、自社に合ったテンプレートが見つからなかったり、「ファイル数が膨大」「管理が属人化している」という理由から、業務フロー図の管理・共有が面倒になったりします。
 
そこで、ITツールで業務フローの情報を分かりやすくまとめて、自社に合ったテンプレートを作成しましょう。ただし、操作が複雑だと、ツールの利用が社内に浸透しないので、とくに社員のITスキルにばらつきがある大企業では「誰でも簡単に使いこなせるツール」を導入する点が重要です。
 
結論として、自社が導入すべきなのは、ノート形式で業務フロー図を簡単に作成・管理・共有できるナレッジ共有ツールの「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事(ノート)」にテキストを書き込むだけで、簡単に業務フロー図を作成しつつ、リアルタイムで共有できます。また、過去に作成した業務フロー図を「テンプレート」に登録すれば、わずかな操作ですぐに呼び出せるので、手間をかけずに業務フロー図を作成可能です。

業務フロー図の作成・管理・共有に最適なツール「ナレカン」

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「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
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ナレカンを使った業務フロー図の作成例

以下は、ナレカンを使った業務フロー図の作成例です。
 
ナレカンで業務フロー図を公開した画面

<業務フロー図を作成する方法>

ナレカンの「記事」では【表アイコン】をクリックして、列と行の数を指定するだけで、簡単に表を作成できます。
 
ナレカンで表を作成する画面
 
関係者を記載しつつ、作業を配置して矢印線でつなげば、過不足のない情報で業務フロー図を作れます。また、セルに背景色をつけられるので、見やすく分かりやすい図を作成できるのです。
 
ナレカンで業務フロー図を作成する画面

<作成した業務フロー図をテンプレートとして活用する方法>

ナレカンでは、過去に作成した業務フロー図を「テンプレート」に登録できます。
 
ナレカンで業務フロー図のテンプレートを作成する画面
 
登録したテンプレートは、記事の編集画面で【テンプレート】>【選択】をクリックするだけで、簡単に活用できます。
 
ナレカンでテンプレートを選択する画面
ナレカンで業務フロー図のテンプレートを選択する画面


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業務フロー図の作り方・テンプレートまとめ

これまで、業務フロー図の作り方・テンプレートを中心にご紹介しました。
 
業務フロー図の作り方は「(1)関係者を設定する」「(2)作業を配置する」「(3)作業を矢印線でつなぐ」でした。また、分かりやすい業務フロー図を書くには、作業を時系列に配置したり、過不足ない線でつないだりする点が重要です。
 
一方で、業務フロー図を作るときは、テンプレートを活用すると便利です。ただし、エクセルではテンプレートの管理・共有に手間がかかる恐れがあるので「誰でもストレスなくテンプレートを活用できるツール」を使うべきです。
 
したがって、業務フロー図を簡単に作るには、すべての社員が直感的にテンプレートを管理・共有できるほどシンプルなナレッジ共有ツール「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、テンプレートを活用しながら業務フロー図を作りましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。