ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切なドキュメント管理ができなければ、あらゆる社内情報を上手く活用できず、機会損失を招きかねません。
そのため、昨今では、社内に分散するドキュメント（情報）を一元管理できる「ドキュメント管理ツール」を導入する企業が増えているのです。しかし、「結局、どのツールを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7を中心にご紹介します。
- 書類やファイルの管理が煩雑化して困っている
- おすすめのドキュメント管理ツールをランキング形式で知りたい
- 自社に適切なドキュメント管理ツールを比較検討したい
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったドキュメント管理ツールが分かり、簡単・安全に文書を管理できるようになります。
目次
ドキュメント（書類・文書）管理ツールとは
以下では、ドキュメント管理ツールの概要や必要性、タイプを解説します。ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。
ドキュメント管理ツールの概要
ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書などの社内文書を一元管理するツールです。
ドキュメント管理ツールがあれば、これまでキャビネットやサーバーで管理されていた社内文書をまとめて、時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みをつくれます。
そのため、”管理する情報量が多い大企業”や”アナログでの管理が主流の非IT企業”でも、導入を検討するケースが増えているなど、現在注目されているツールなのです。
ドキュメント管理ツールの目的
ドキュメント管理ツールを導入する目的には、以下の5つがあります。
- 必要なタイミングで、欲しい文書にアクセスするため
- ドキュメントをメンバー間で共有しやすくするため
- 高いセキュリティで文書を保護するため
- 検索機能によって資料を探す手間を省くため
- ペーパーレス化で印刷や管理にかかる経費を削減するため
以上のように、「ドキュメント管理はしているが、社内で活用されていない」「目的の文書がどこに保存されているか分からない」などの課題を解消するのがドキュメント管理ツールです。
ドキュメント管理ツールのタイプ
ドキュメント管理ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。
- 情報管理に特化したタイプ
- ワークフロー機能があるタイプ
- 無料で使えるタイプ
「フォルダ機能」や「検索機能」など、ドキュメント管理ツールに必要な基本機能を過不足なく備えたタイプです。
文書管理だけでなく、稟議を通したり申請作業をしたりする場合におすすめのタイプです。
最低限の機能のみを使いたい場合や、コストをかけずに使い勝手を試したい場合におすすめのタイプです。
以上のように、ツールのタイプによって特徴や対象となる組織は異なるので「自社の課題解決に直結するか」を軸に選ぶことが大切です。
ドキュメント管理の3つの課題
適切な方法でドキュメント管理ができていなければ、以下3つの課題に直面する事態が懸念されます。そこで以下では、予想される課題とそれぞれの解消方法を、解説します。
（1）業務効率が悪い
ドキュメント管理における1つ目の課題は、業務効率が悪い点です。
たとえば、Wordのようにファイル形式では、フォルダが増えて複雑になるので、目的のドキュメントがすぐに見つかりません。とくに、ビジネスマンは「何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じている」と言われるほど、作業の無駄が多いのです。
「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなってしまいます。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報へアクセスできるツールが必須です。
（2）セキュリティ対策が不十分
ドキュメント管理の2つ目の課題は、セキュリティ対策が不十分である点です。
紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっている場合が多く、安全な環境で文書管理ができるのです。
ほかにも、任意のメンバーのみが閲覧できる「アクセス権限の付与」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、強固なセキュリティを保てます。
（3）社内におけるデータ共有が非効率
ドキュメント管理の3つ目の課題は、社内におけるデータ共有が非効率になる点です。
ドキュメントを個人で管理していると、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり面倒です。また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流れたりするので、あとからすぐに振り返れません。
そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように、振り返りのしやすい「ナレッジ」として蓄積する仕組みをつくりましょう。
ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント
以下では、ドキュメント管理ツールの選定ポイントを5つ解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由でツールを選ぶと、自社の環境に合わない可能性があるので注意しましょう。
（1）検索がしやすいか
はじめに、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。
目的のドキュメントを探すには「検索機能」が必須ですが、コマンド（演算子）を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。
しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなく「タイトル」「タグ」「フォルダ」などで絞り込めるかが重要なポイントです。
（2）強固なセキュリティがあるか
次に、大切なドキュメントを保護できるセキュリティが備わっているか確認しましょう。
たとえば、国際セキュリティ資格の「ISO27001（ISMS）」を取得している点は大前提になります。また、ログインにメールアドレスやパスワード以外の認証コードが必要な「2段階認証」も、第三者の不正アクセスを防止するのに効果的です。
また、ファイルに関しては「添付禁止」や「ダウンロード禁止」の機能があれば、一部メンバーの利用を制限したい場合に重宝します。このように、”不正アクセス防止”や”ファイル保護”の観点から、セキュリティ対策が十分なツールを選びましょう。
（3）文書をフォルダで分けられるか
次に、文書をフォルダで分けられるかを確認しましょう。
文書をフォルダ単位で分ければ「どのプロジェクトに紐づく文書か」が視覚的に分かりやすくなります。たとえば、「部署＞プロジェクト＞作業内容」というように階層を作成すれば、きれいに整理できるのです。
ただし、フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。そこで、フォルダの階層が適切な数になるように、専属担当者によるサポートが受けられるツールであれば、社内に最適な情報構造を構築できるのです。
（4）コメント機能と紐づけられるか
次に、ドキュメントとコメント機能を紐づけられるか確認しましょう。
基本的に、Wordファイルを共有するにはメールやチャットで送信しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された大切なドキュメントは次々と流れてしまい、あとから見返すのに苦労します。
そのため、これからのドキュメント管理ツールは「ナレカン」のように、ドキュメントごとに「コメント」が紐づいているかが選定条件になります。わざわざ別ツールを仲介する必要がなくなり、ドキュメントが流れてしまう心配も不要です。
（5）誰でも簡単に使いこなせるか
最後に、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか」をチェックしましょう。
IT企業向けに開発された多機能なドキュメント管理ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのは難しく、最終的に社内に浸透せずに放置される事態になりかねません。そのため、必要な機能に過不足がないかを確認することが重要です。
たとえば、ドキュメント管理には「高度な検索機能」や「ドキュメントを分類するフォルダ」が必須になります。ただし、ツールを選ぶときは、必ず自社に必要な機能を見極めましょう。
無料あり｜おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP7
以下では、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7をご紹介します。
ドキュメント管理ツールを選ぶときには、資料や文書のデータが管理しやすいことを重視して選びましょう。たとえば、あとから何度も使うマニュアルや議事録は、メールやチャットから送信すると流れてしまい、探す手間がかかります。
したがって、「必要な情報をすぐに探し出せるツール」を導入しましょう。とくに、超高精度な「検索機能」があれば、欲しい情報をすぐに見つけ出すことができ、探し出す手間や時間を省けます。
結論、導入すべきドキュメント管理ツールは、あらゆる文書を見やすく管理できるうえに、検索機能で欲しい情報をすぐに探し出せるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には、テキストや画像はもちろん、ドラッグ＆ドロップでファイルも簡単に保存できます。また、高精度の「キーワード検索」や上司に質問するように探せる「自然言語検索」ですぐに目的の書類を見つけられる点も強みです。
1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール
「Stock」は、2階層に分けてドキュメントの作成・管理ができる、中小企業向けのシンプルなツールです。
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を書き残せるだけでなく、ノートに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。また、ノートに記載した内容は、編集履歴で差分を確認・復元できるので、過去のデータから変化が分かりやすいのです。
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
3位【Evernote】個人利用におすすめのツール
＜Evernoteの特徴＞
- あらゆる情報を一か所に集められる
- マルチデバイスに対応している
テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。
PC、タブレット、スマホといったマルチデバイスに対応しており、WindowsやMac、iPhone、Androidなどの端末も問わずに利用できます。
＜Evernoteの機能・使用感＞
- Webクリップ機能
- 豊富なテンプレート
Web上のコンテンツをノートに直接保存できます。ドキュメントとともにWebページの情報を残せるだけでなく、保存したページにマーカーを引くことで、重要な情報をあとから振り返りやすくなるのです。
プロジェクト管理表やToDoリストなど、豊富なテンプレートが備わっているので、ノートの設計に時間がかかりません。
＜Evernoteの注意点＞
- 情報公開設定がしやすい反面、情報漏えいのリスクがある
- 検索性が悪い
ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。
ユーザーの口コミでは「よりインテリジェントな検索と検出機能を実装することにより、Evernote内で関連情報をより簡単に見つけられるようになると思います。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Evernoteの料金＞
- FREE：0円
- PERSONAL：1,100円/月（月払い）
- PROFESSIONAL：1,550円/月（月払い）
- EVERNOTE TEAMS：2,100円/ユーザー/月
4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム
＜Dropboxの特徴＞
- すべてクラウド上に保存できる
- 外部との共有が簡単
端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。
共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。
＜Dropboxの機能・使用感＞
- 署名の依頼
- アクセス権の付与
ドキュメントへの署名・署名の依頼を一括で管理できます。ステータス別で整理されるため、管理が煩雑になりづらいと言えます。
「期限付きリンク」「ダウンロード権限」などの機能もあります。特定のメンバーだけが情報を取得できるように設定することで、情報漏えいの防止に役立ちます。
＜Dropboxの注意点＞
- 円滑なコミュニケーションはしづらい
- 広告が出る
ファイルにコメントを残せる一方、チャットツールのようなスムーズなやりとりは困難です。
ユーザーの口コミでは「利用するたびに有償利用を進められる広告が出ること。こちらとしては、業務優先のため動画を取り込みたいが、その項目に入って説明文を見ないと作業ができないため、時間の無駄を感じる。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Dropboxの料金＞
- Basic（無料プラン）：0円
- Plus：1,500円/月（月払い）
- Business：1,800円/ユーザー/月（月払い）
- Essentials：2,400円/月（月払い）
- Business Plus：2,880円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
5位【Notion】自由自在にデータ管理可能なツール
＜Notionの特徴＞
- 柔軟なカスタマイズ性
- AI機能が使える
ページやワークスペースをカスタマイズするための各種機能が用意されているため、好みのページを簡単にデザインすることができます。
AI機能で文書の構成を自動作成することが可能です。ただし、AI機能は通常プランに追加料金を支払う必要があります。
＜Notionの機能・使用感＞
- テンプレート機能
- サイドバー
Notionテンプレートギャラリーには、多種多様なテンプレートが公開されています。ワークスペースに追加するだけで、簡単にテンプレートとして使い始められます。
Notionの左側のサイドバーでは、ワークスペース内のコンテンツを簡単に整理できます。ページをドラッグ＆ドロップで並べ替えることが可能です。
＜Notionの注意点＞
- 慣れるまでに時間が必要
- 検索機能が不十分
ユーザーの口コミでは「慣れるまでに自分のチームがどういう機能を使うとうまくいくのかイメージが難しい。使いながら段々と型化していくことが求められると思う。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
ユーザーの口コミでは「大量のコンテンツの中から特定の情報を探すのが難しいことがある。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜Notionの料金＞
参考：Notionの料金ページ
- フリー：$0/ユーザー/月
- プラス：$12/メンバー/月
- ビジネス：$18/メンバー/月
- エンタープライズ：要問合せ
6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール
＜Qiita:Teamの特徴＞
- ドキュメント作成専用のツール
- 外部ツールとの連携機能が豊富
テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。
SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使って他のツールに通知を送ることもできます。
＜Qiita:Teamの機能・使用感＞
- タグ機能
- 投稿されたドキュメントにコメントできる
タグを付与して、関連するキーワードのドキュメントをまとめることができます。ただし、付与するタグの種類をルール化しなければ、かえって管理が煩雑になってしまう点には注意しましょう。
リアクション機能やコメント機能が備わっているので「ドキュメントを通して議論やフィードバックをしたい」という方に便利です。
＜Qiita:Teamの注意点＞
- エンジニア向けの高機能ツール
- チームを削除するとデータを復元できない
IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。
一度チームを削除するとデータを復元できないので、誤削除に十分注意しましょう。（参考：Qiita:Team｜チームを削除した場合のデータの取り扱い）
＜Qiita:Teamの料金＞
- Personal（1人）：500円/月
- Micro（〜3人）：1,520円/月
- Small（〜7人）：4,900円/月
- Medium（〜10人）：7,050円/月
- Large（〜17人）：15,300円/月
- Extra（制限なし）：15,300円～/月
7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール
＜DocBaseの特徴＞
- 同時編集機能に対応している
- 高い安全性を持つセキュリティ
一つのメモを複数人で同時編集すれば、スピーディにドキュメントを作成できます。
2段階認証のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。
＜DocBaseの機能・使用感＞
- Markdown記法
- タグで文書を管理する
Markdownに対応しており、読みやすい記事が簡単に書けます。また、入力補助機能も備わっているため、Markdownに不慣れな人でも比較的入力しやすいです。
フォルダの代わりに、カテゴリごとに「タグ」で文書をまとめられます。また、検索ではタグで絞り込めるので、慣れている方にとっては使いやすいと言えます。
＜DocBaseの注意点＞
- 中身検索できる添付ファイルに条件がある
- 検索機能の精度が低い
DocBaseでは添付ファイルの中身検索ができます。しかし、「1つのメモに対して、7〜8MBを超える添付ファイル」「コメント内にアップロードされた添付ファイル」は対象外なので注意しましょう。（参考：DocBase｜よくある質問）
ユーザーの口コミでは「ワード検索の精度が低いと感じる。」などの声が寄せられています。（引用：ITreview）
＜DocBaseの料金＞
- スターター：990円/月
- ベーシック：4,950円/月
- レギュラー：9,900円/月
- ビジネス100：21,450円/月
- ビジネス200〜：43,450円～/月
おすすめのドキュメント（書類・文書）管理ツールの比較表
以下は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | Evernote | Dropbox Paper | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
社内情報をナレッジとして蓄積できるツール |
バージョン管理が誰でも簡単にできるツール |
個人利用におすすめのツール |
管理者権限が豊富な文書管理システム |
| フォルダ機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※「ノートブック」＞「ノート」で管理する |
【〇】 |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
5名以上での利用が前提 |
文書の漏えいに注意が必要 |
円滑なコミュニケーションは困難 |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランあり
・有料プランでも500円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり
・有料プランは1,100円～/月（月払い） |
・無料プランあり
・有料プランは1,500円～/月（月払い） |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「Evernote」の詳細はこちら |
「Dropbox」の詳細はこちら |
| Notion | Qiita:Team | DocBase | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
自由自在にデータ管理可能なツール |
外部アプリとの連携が豊富なツール |
Markdown記法に対応するツール |
| フォルダ機能 |
【×】※「ページ」で管理する |
【×】※「タグ」で管理する |
【×】※「タグ」で管理する |
| 検索機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
| 注意点 |
慣れるまでに時間が必要 |
エンジニア向けの高機能ツール |
一部の添付ファイルは中身検索できない |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは$12～/メンバー/月 |
・無料プランなし
・有料プランは500円～/月 |
・無料プランなし
・有料プランは990円～/月 |
| 公式サイト |
「Notion」の詳細はこちら |
「Qiita:Team」の詳細はこちら |
「DocBase」の詳細はこちら |
ドキュメント管理ツールのメリット
ドキュメント管理ツールを使うと、以下4つのメリットがあります。
- 必要な情報へすぐにアクセスできる
- 常に最新のデータを共有できる
- 印刷コストが抑えられる
- セキュリティを強化できる
キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはサクサクとアクセスできるうえに、検索機能も充実しているので、情報を探すストレスがありません。
ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やWordで情報管理をしてしまうと、後で整理するのが大変です。
マルチデバイス対応のドキュメント管理ツールを導入すれば、閲覧するために都度文書を印刷する必要がなくなります。
ドキュメント管理ツールには、アクセス権限設定やアクセスログを記録する機能などが備わっています。また、ファイルのダウンロード禁止機能を備えているツールであれば、不正な情報の持ち出しを防げます。
以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、使用していない企業とでは、業務効率に大きな差が生まれることが分かります。
ドキュメント管理ツールのデメリット
ドキュメント管理ツールには4つのメリットがありますが、適切なツールを選ばなければ以下の2つのデメリットがあることも押さえましょう。
- 運用コストがかかる
- 使い方を教える必要がある
無料プランがあるドキュメント管理ツールも多い一方、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した”有料プラン”が最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めましょう。
ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーする時間がかかります。したがって、ドキュメント管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」をチェックしましょう。
以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットををクリアできるツールを選定すべきです。たとえば、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であればすぐに使いこなせる「ナレカン」であれば、デメリットを一気に解消できるのです。
簡単に使えるドキュメント（書類・文書）管理ツールまとめ
これまで、おすすめのドキュメント管理ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。
従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」のプロセスがアナログなので、業務効率が悪かったり、セキュリティが不十分だったりする課題があります。そのため、あらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要なのです。
とくに、ドキュメントの中から必要な情報を探す際には、多くの手間と時間がかかる恐れがあります。そこで、高精度の検索機能で、必要な情報をすぐに見つけ出せるツールを選びましょう。
結論、自社が導入すべきドキュメント管理ツールは、誰でも簡単に、必要な情報をすぐに見つけ出せる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のドキュメント管理を効率化しましょう。
