ドキュメント・文書を適切に管理することは、ビジネスにおいて必須です。そのため、世の中にはさまざまなドキュメント管理ツールが提供されており、ツールを導入する企業も増えています。
一方で、「複数あるツールのなかから、どのツールを導入すればよいかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツール5選とその比較軸を中心にご紹介します。
- ドキュメント管理ツールの選定ポイントを把握したい
- さまざまなツールを比較して、自社に適した管理ツールを選びたい
- 最低限の機能とシンプルな操作性を持つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社の求める条件を2択で整理でき、自社に合ったドキュメント管理ツールを選べます。
ドキュメント（文書）管理ツールとは
ドキュメント管理ツールは、その名の通り「文章を管理するためのツール」であり、”読みたいときに・読みたい人が・読みたい文書”にアクセスできる仕組みです。
つまり、単純にドキュメントを格納できれば良いということではなく、下記が実現できるかどうかが肝心です。
- 正しくカテゴリを分けて整理できる構造であるか
- 必要な情報にすぐに見つかる検索性であるか
- 情報漏えい・不正アクセスを防げるセキュリティ体制か
反対に、これらが実現できないツールであれば、導入しても管理は頓挫していきます。そのため、比較軸をもとに自社にあったドキュメント管理ツールを選定しましょう。
ドキュメント管理ツールを選定するときの比較軸
ここでは、ドキュメント管理ツールを選ぶ時の比較軸をご紹介します。以下の軸を参考にして、自社に導入するツールを選びましょう。
（1）目的は「保管」か「活用」か
1つ目の比較軸は「保管を重視するか」「活用を重視するか」です。
ドキュメント管理ツールは永続的に使用するものなので、目的に合っていなければ運用は頓挫してしまいます。そのため、マニュアルやFAQのように「社内で活用されること」が目的の場合は、使いやすさや検索性の高さを重視することが大切です。
したがって、「守るための管理」か「使われるための管理」かを明確にしたうえでツールを選定しましょう。
（2）更新頻度は「高い」か「低い」か
2つ目の比較軸は、情報の更新頻度が「高いか」「低いか」です。ドキュメントは一度作って終わりではありません。
更新頻度が高い場合、更新が手間になると、情報が古いまま放置されるリスクがあります。また、新規ドキュメントと既存ドキュメントで内容が重複していると、容量だけが増えただけで検索性の悪化を招いてしまいます。
そのため、「情報はどれくらい動くのか」を基準に選ぶことが失敗しないポイントです。
（3）減らしたいのは「作成時間」か「検索時間」か
3つ目の比較軸は、「作成時間を減らしたいか」「検索時間を減らしたいか」です。
作成時間を減らしたい場合は、テンプレート機能や自動入力機能、AIによる文章補助などが役立ちます。一方、検索時間を減らしたい場合は、ゆらぎ検索やAI検索、タグ管理などの性能が重要になります。
したがって、「作る負担」と「探す負担」のどちらをより強く感じているかを明確にしたうえで選ぶことが重要です。
おすすめのドキュメント管理ツール5選
ここでは、おすすめのドキュメント管理ツールを5つご紹介します。上記の比較軸も参考にして、どのツールを導入するか、検討しましょう。
【ナレカン】活用されるドキュメント管理ツール
ナレカンの特徴・使い方
- シンプルで使いやすい情報管理ツール
- AI機能によって情報の煩雑化を防げる
ナレカンは、非IT企業向けのシンプルな設計になっています。個人のITスキルに依存することなく、
情報の蓄積・検索を実現します。
ナレカンにはAI機能が備わっており、ドキュメントの重複や陳腐化を検知します。そのため、常に正確かつフレッシュな情報を残すことができるのです。
おすすめの企業
- 既存ドキュメントを整理したいと考えている企業
- どのような運用設計にすればいいのか分からない企業
ナレカンの「ファイル要約機能」を活用すれば、既存のドキュメントをアップロードするだけで、要点・重要ポイントを抽出して「記事」に落とし込めます。そのため、一から作り直す手間がありません。
ナレカンは、専属担当者による手厚いサポートが受けられます。導入前から利用中も継続して、企業にあったソリューションが提案されるので「本当に活用される運用」を実現できます。
ナレカンの注意点
- 少人数での利用には不向きな場合がある
- ドキュメント管理以外の利用には不向きな場合がある
ナレカンは、100名以上の大規模企業向けに設計されているため、少人数での利用には不向きな場合があります。
ナレカンはドキュメントなど「管理」に特化したツールのため、データ分析などは現時点ではできません。より専門的なツールが欲しいという方にはミスマッチの可能性があります。
ナレカンの料金体系
プラン詳細は、お問い合わせください。
【OPTiM 文書管理】AIを活用した文書管理ツール
OPTiM 文書管理の特徴・使い方
- AI搭載の文書管理サービス
- 全文検索機能で文書がすぐに見つかる
OPTiM 文書管理は、AIを搭載しており、書類情報のデータ入力業務はAIが対応可能です。また、OCR機能によって、手書きの文書をデータ変換することもできます。
全文検索機能によって、任意のキーワードを含む文書がすぐに見つけられます。また、紙文書のスキャンデータやExcel内のテキストも、検索することも可能です。
おすすめの企業
- 転記ミス・抜け漏れにお困りの企業
- 書類作成がいつも期限ギリギリになっている企業
OPTiM 文書管理は、AIを使って手書きの文字をデータに変換できるため、転記ミスや抜け漏れを防げます。また、手作業で入力していた時間の大幅な短縮が見込めます。
OPTiM 文書管理は、AIによって従来の書類作成の手間を大幅に削減できます。さらに、「期限通期機能」が締切日をアラートしてくれるので、期限管理にも便利です。
OPTiM 文書管理の注意点
- メッセージ機能がない
- ストレージ容量に限りがある
OPTiM 文書管理には、メッセージ機能はありません。管理している文書についてのやりとりは、メールなどのチャットツールを使用する必要があります。
OPTiM 文書管理は、ストレージの容量に制限があります。ほかの文書管理システムの中には、容量無制限のプランもあるため、大量の文書を管理したい企業は注意が必要です。
OPTiM 文書管理の料金体系
- 無料トライアルあり
- 有料プラン：要問い合わせ
【MyQuick】ユーザー数の制限なく利用できる文書管理ツール
MyQuickの特徴・使い方
- AI搭載の契約書管理システム
- 電子契約連携が可能
MyQuickは、AIが自動的に情報入力する契約書管理システムです。GPT連携をすることで、AIによる自動台帳作成が可能です。抽出したい項目をGPTに送信すると、AIが自動的に入力します。
「CLOUDSIGN」や「DOCUSimg」「GMOサイン」などの電子契約サービスとも連携可能です。契約した契約情報を自動的に取り込めるため、契約情報を手作業で登録する必要がなく、記載漏れをなくせます。
おすすめの企業
- 納期管理に不安がある企業
- セキュリティを重視している企業
契約の更新期限が近づくと、自動で通知されるため、手続き漏れをなくせます。さらに、通知回数の設定、期限以外の通知条件の追加などを柔軟に設定可能です。
MyQuickは、データのダウンロードした場合の操作ログを管理者が確認することができます。そのため、一覧ダウンロードや一括ダウンロードなどの怪しい動きがあれば、すぐに察知できます。
MyQuickの注意点
- プランによっては初期費用が必要
- 同時接続の制限があった
MyQuickは、プランによって使用可能な機能が制限されます。さらに、AI機能が充実しているプランは、初期費用がかかるため、予算内に収まるか注意しましょう。
利用しているユーザーからは「同時接続の制限があったと思います。ここについては時期的に利用者が増えるタイミングもあるため改善できると良いと思います。」という声があります。（参考：ITreview）
MyQuickの料金体系
- スタータープラン：月額利用料：20,000円/月
- スタンダードプラン：初期費用：300,000円＋月額利用料：70,000円/月 ※
- AIスタンダードプラン：初期費用：300,000円＋月額利用料：100,000円/月 ※
- プレミアムプラン：要問い合わせ
【楽々Document Plus】ドキュメント業務のムダを解消するツール
楽々Document Plusの特徴・使い方
- あらゆる管理業務・ドキュメントに対応できる
- 組織体制・規模に合わせて導入形態を選べる
楽々Document Plusは、契約書管理、ISO文書管理、営業報告の管理など、さまざまな文書管理に対応することができます。紙の文書にも対応しており、職場のペーパーレス化も実現できます。
楽々Document Plusは、オンプレミス型とクラウド型のどちらの形態で導入するかを選べます。そのため、企業に最適な形態で導入することが可能です。
おすすめの企業
- 複数部門の文書を一元管理したい企業
- 承認を挟むような書類の管理がしたい企業
楽々Document Plusは、あらゆる部門の契約書や文書を一元管理することができます。そのため、全社で管理システムを統一したい企業におすすめです。
楽々Document Plusは、ワークフロー機能も備わっています。そのため、稟議などの上長の承認が必要な書類の管理にも適しています。
楽々Document Plusの注意点
- 業務に活用するまでに時間がかかる
- サイトの視認性がよくない
楽々Document Plusの導入事例を見ると、インストールしてから業務に活用するまでにおよそ2,3か月かかっています。そのため、導入してすぐに使いたい方は注意が必要です。
利用しているユーザーからは「サイトの視認性は改善の余地ありと感じる。カラーや配置の見直しだけでもいいので視認性向上を検討してほしい」という声があります。（参考：ITreview）
楽々Document Plusの料金体系
- 要問い合わせ
【NotePM】マニュアル作成も可能な文書管理ツール
NotePMの特徴・使い方
- AI機能が搭載されている
- マニュアルを作成できる
AIが文章を要約・翻訳・校正します。手作業での校正にかかる時間を削減できるほか、要約によって情報収集にかかる時間を短縮できます。
テンプレートが豊富で、マニュアル作成にかかる時間を大幅に削減できます。また、web上で文章執筆・画像編集ができる高機能エディタがあるため、ストレスなくマニュアルを作成できます。
おすすめの企業
- ナレッジ共有が浸透していない企業
- 情報へのアクセスが悪く困っている企業
NotePMは、社内のナレッジやノウハウを文書として残すことが可能です。簡単に文書に残すことができるため、業務の属人化を解消できます。
資料を紙で管理しており、文書を探すのに時間がかかってしまう企業は、NotePMで文書を管理することで求める情報にすぐにアクセスすることができます。
NotePMの注意点
- 編集者と閲覧者が分かれている
- 画像編集時に不便に感じるときがある
NotePMは、すべてのプランで編集者と閲覧者が分かれており、閲覧者はドキュメントを閲覧することしかできません。編集者と閲覧者の合計ユーザー数でプランが表示されているため、注意が必要です。
利用しているユーザーからは「ページ作成中に挿入した画像を一度編集して保存したあと、間違いに気づくと画像を削除して一から編集し直さなければならず、手間に感じることがある。」という声があります。（参考：ITreview）
NotePMの料金体系
- 4,800円/32ユーザー/月～
おすすめのドキュメント管理ツール5選まとめ
これまで、おすすめのドキュメント管理ツール5選を中心にご紹介しました。
ドキュメント管理ツールは、短期間ではなく長期間にわたって活用されるものです。そのため、ドキュメント管理ツールを選ぶときは、「導入目的」「更新頻度」「最終的なゴール」を軸に、自社に最適なツールを選ぶことが重要です。
ただし、操作が複雑なツールでは、次第に使われなくなってしまうため、日常的にストレスなく使えるかなど現場メンバーの声を反映させることが成功の鍵となります。
結論、自社が導入すべきは、非IT企業向のシンプルな設計で、社内の情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を使って、社内のドキュメント管理を最適化しましょう。
