ドキュメント管理は、仕事の基盤となる重要な要素のひとつです。適切なドキュメント管理ができなければ、あらゆる社内情報を上手く活用できず、機会損失を招きかねません。
 
そのため、昨今では、社内に分散するドキュメント(情報)を一元管理できる「ドキュメント管理ツール」を導入する企業が増えているのです。しかし、「結局、どのツールを導入すれば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7を中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、自社に合ったドキュメント管理ツールが分かり、簡単・安全に文書を管理できるようになります。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

<100人~数万名規模>の企業様が抱える、ナレッジ管理のお悩みを解決します!
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目次

ドキュメント(書類・文書)管理ツールとは

以下では、ドキュメント管理ツールの概要や必要性、タイプを解説します。ドキュメント管理ツールの特徴や必要性を確認して、具体的な運用イメージを持ちましょう。

ドキュメント管理ツールの概要

ドキュメント管理ツールとは、議事録や顧客カルテ、企画書などの社内文書を一元管理するツールです。
 
ドキュメント管理ツールがあれば、これまでキャビネットやサーバーで管理されていた社内文書をまとめて、時間や場所を問わずにアクセスできる仕組みをつくれます。
 
そのため、”管理する情報量が多い大企業”や”アナログでの管理が主流の非IT企業”でも、導入を検討するケースが増えているなど、現在注目されているツールなのです。
 
関連記事: 文書管理とは?電子化のメリットや運用のコツ、おすすめツールを解説

ドキュメント管理ツールの目的

ドキュメント管理ツールを導入する目的には、以下の5つがあります。
 
 
  1. 必要なタイミングで、欲しい文書にアクセスするため
  2. ドキュメントをメンバー間で共有しやすくするため
  3. 高いセキュリティで文書を保護するため
  4. 検索機能によって資料を探す手間を省くため
  5. ペーパーレス化でコストを削減するため
 
以上のように、「ドキュメント管理はしているが、社内で活用されていない」「目的の文書がどこに保存されているか分からない」などの課題を解消するのがドキュメント管理ツールです。

ドキュメント管理ツールのタイプ

ドキュメント管理ツールは、大きく以下の3タイプに分けられます。
 
 
  1. 情報管理に特化したタイプ
  2. 「フォルダ機能」や「検索機能」など、ドキュメント管理ツールに必要な基本機能を過不足なく備えたタイプです。
     
  3. ワークフロー機能があるタイプ
  4. 文書管理だけでなく、稟議を通したり申請作業をしたりする場合におすすめのタイプです。
     
  5. 無料で使えるタイプ
  6. 最低限の機能のみを使いたい場合や、コストをかけずに使い勝手を試したい場合におすすめのタイプです。
 
以上のように、ツールのタイプによって特徴や対象となる組織は異なるので「自社の課題解決に直結するか」を軸を選ぶことが大切です。
 
関連記事: 文書管理を電子化するメリット・デメリットとは?やり方も解説!
 
関連記事: 【失敗しない】文書管理規程とは?ルールの項目やポイントも解説


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ドキュメント管理の3つの課題

適切な方法でドキュメント管理ができていなければ、以下3つの課題に直面する事態が懸念されます。そこで以下では、予想される課題とそれぞれの解消方法を、解説します。

(1)業務効率が悪い

ドキュメント管理における1つ目の課題は、業務効率が悪い点です。
 
たとえば、Wordのようにファイル形式では、フォルダが増えて複雑になるので、目的のドキュメントがすぐに見つかりません。とくに、ビジネスマンは「何かしらの資料を1日約20分も探しており、年間で約80時間のロスが生じている」と言われるほど、作業の無駄が多いのです。
 
「探す」という行為は業務時間を圧迫するだけでなく、急いでいる場面で心理的なストレスにもなってしまいます。そのため、必要なタイミングですぐに目的の情報へアクセスできるツールが必須です。
 

(2)セキュリティ対策が不十分

ドキュメント管理の2つ目の課題は、セキュリティ対策が不十分である点です。
 
紙のドキュメント管理はセキュリティリスクが大きく、紛失や盗難の危険があります。一方、ドキュメント管理ツールには2段階認証などのセキュリティが備わっているので、安全な環境で文書管理ができるのです。
 
ほかにも、任意のメンバーのみが閲覧できる「アクセス権限の付与」や、データを勝手にダウンロードされるのを防ぐ「ファイルダウンロードの禁止」もあれば、強固なセキュリティを保てます。

(3)社内におけるデータ共有が非効率

ドキュメント管理の3つ目の課題は、社内におけるデータ共有が非効率になる点です。
 
ドキュメントを個人で管理していると、社内で共有するたびにメールやチャットで送信する必要があり面倒です。また、メールやチャットで共有されたドキュメントは、ほかのメッセージで埋もれたり流れたりするので、あとからすぐに振り返れません。
 
そのため、大切なドキュメントを簡単に見つけられるように、振り返りのしやすい「ナレッジ」として蓄積する仕組みをつくりましょう。
 
関連記事: 文書管理マニュアルの作り方!ポイントや規程との違いも解説


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ドキュメント管理ツールの5つの選定ポイント

以下では、ドキュメント管理ツールの選定ポイントを5つ解説します。「有名なツールだから」「大手企業も導入しているから」などの安直な理由でツールを選ぶと、自社の環境に合わない可能性があるので注意しましょう。

(1)検索がしやすいか

はじめに、簡単に検索ができるかをチェックしましょう。
 
目的のドキュメントを探すには「検索機能」が必須ですが、コマンド(演算子)を組み合わせなければ、見つけられないツールもあります。このように使い方が複雑なドキュメント管理ツールは、業務の妨げとなり最終的には誰も使わなくなるのです。
 
しかし、簡易的な検索機能だけでは範囲が広すぎて検索にヒットしません。そのため、全文検索だけでなく「タイトル」「タグ」「フォルダ」などで絞り込めるかが重要なポイントです。

(2)強固なセキュリティがあるか

次に、大切なドキュメントを保護できるセキュリティが備わっているか確認しましょう。
 
たとえば、国際セキュリティ資格の「ISO27001(ISMS)」を取得している点は大前提になります。また、ログインにメールアドレスやパスワード以外の認証コードが必要な「2段階認証」も、第三者の不正アクセスを防止するのに効果的です。
 
また、ファイルに関しては「添付禁止」や「ダウンロード禁止」の機能があれば、一部メンバーの利用を制限したい場合に重宝します。このように、”不正アクセス防止”や”ファイル保護”の観点から、セキュリティ対策が十分なツールを選びましょう。
 

(3)文書をフォルダで分けられるか

次に、文書をフォルダで分けられるかを確認しましょう。
 
文書をフォルダ単位で分ければ「どのプロジェクトに紐づく文書か」が視覚的に分かりやすくなります。たとえば、「部署>プロジェクト>作業内容」というように階層を作成すれば、きれいに整理できるのです。
 
ただし、フォルダを増やしすぎて階層が複雑になると、かえって情報へのアクセス性が悪くなりかねません。そこで、フォルダの階層が適切な数になるように、専属担当者によるサポートが受けられるツールであれば、社内に最適な情報構造を構築できるのです。

(4)コメント機能と紐づけられるか

ドキュメントとコメント機能が紐づいたツールの例
 
次に、ドキュメントとコメント機能を紐づけられるか確認しましょう。
 
基本的に、Wordファイルを共有するにはメールやチャットで送信しなければならず面倒です。さらに、メールやチャットで共有された大切なドキュメントは次々と流れてしまい、あとから見返すのに苦労します。
 
そのため、これからのドキュメント管理ツールは「ナレカン」のように、ドキュメントごとに「コメント」が紐づいているかが選定条件になります。わざわざ別ツールを仲介する必要がなくなり、ドキュメントが流れてしまう心配も不要です。

(5)誰でも簡単に使いこなせるか

最後に、「誰でも簡単に使いこなせるほどシンプルか」をチェックしましょう。
 
IT企業向けに開発された多機能なドキュメント管理ツールは、ITに詳しくない社員が使いこなすのは難しく、最終的に社内に浸透せずに放置される事態になりかねません。そのため、必要な機能に過不足がないかを確認することが重要です。
 
たとえば、ドキュメント管理には「高度な検索機能」や「ドキュメントを分類するフォルダ」が必須になります。ただし、ツールを選ぶときは、必ず自社に必要な機能を見極めましょう。
 
関連記事: 【無料あり】クラウド型文書管理システム3選を比較!選び方も紹介


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無料あり|おすすめのドキュメント管理ツールランキングTOP7

以下では、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7をご紹介します。
 
ドキュメント管理ツールではマニュアル、議事録などのあとから何度も使う文書を保存し、共有する場合はメールやチャットから送信します。しかし、わざわざメールやチャットを仲介するのは面倒なうえ、大切な文書が流れてしまうので探し出すのが大変です。
 
したがって、「ドキュメントごとにコメントを紐づけられるツール」を導入しましょう。コメント機能があれば、ドキュメントごとに議論や連絡ができるため、話題が入り乱れることがなくなります。
 
結論、導入すべきドキュメント管理ツールは、あらゆる文書を見やすく管理できるうえに、文書ごとに「コメント」が紐づいている「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」には、テキストや画像はもちろん、ドラッグ&ドロップでファイルも簡単に貼り付けられます。また、記事に紐づく「コメント」から書類に関するやりとりができるほか、強力な「検索機能」ですぐに目的の書類を見つけられる点も強みです。

1位【ナレカン】大企業の文書・書類管理を最適化するツール

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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2位【Stock】非IT企業の65歳の方でも簡単に文書管理できるツール

「Stock」は、2階層に分けてドキュメントの作成・管理ができるシンプルなツールです。
 
Stockの「ノート」にはあらゆる情報を書き残せるだけでなく、ノートに「タスク」「メッセージ」を紐づけられるのが特徴です。また、ノートに記載した内容は、編集履歴で差分を確認・復元できるので、過去のデータから変化が分かりやすいのです。
 
Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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3位【Evernote】個人利用におすすめのツール

Evernoteのトップページ

<Evernoteの特徴>

  • あらゆる情報を一か所に集められる
  • テキストだけではなく画像、音声など、複数の情報をノートにまとめられます。
     
  • マルチデバイスに対応している
  • PC、タブレット、スマホといったマルチデバイスに対応しており、WindowsやMac、iPhone、Androidなどの端末も問わずに利用できます。

<Evernoteの機能・使用感>

Evernoteの使用画像
 
  • Webクリップ機能
  • Web上のコンテンツをノートに直接保存できます。ドキュメントとともにWebページの情報を残せるだけでなく、保存したページにマーカーを引くことで、重要な情報をあとから振り返りやすくなるのです。
     
  • 豊富なテンプレート
  • プロジェクト管理表やToDoリストなど、豊富なテンプレートが備わっているので、ノートの設計に時間がかかりません。

<Evernoteの注意点>

  • 情報公開設定がしやすい反面、情報漏えいのリスクがある
  • ノート単位で公開/非公開を選べますが、公開に設定した場合、URLを知っていれば誰でもアクセスできるので十分に注意が必要です。
     
  • 検索性が悪い
  • ユーザーの口コミでは「よりインテリジェントな検索と検出機能を実装することにより、Evernote内で関連情報をより簡単に見つけられるようになると思います。」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

<Evernoteの料金>

 
  • FREE:0円
  • PERSONAL:1,100円/月(月払い)
  • PROFESSIONAL:1,550円/月(月払い)
  • EVERNOTE TEAMS:2,100円/ユーザー/月
 
関連記事: 【初心者向け】Evernote(エバーノート)の使い方や料金プランは?


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4位【Dropbox】管理者権限が豊富な文書管理システム

Dropboxのトップページ

<Dropboxの特徴>

  • すべてクラウド上に保存できる
  • 端末に保存していたデータをすべてクラウド上に保存すれば、端末を紛失してもデータが消えたり、重要な情報が外部に漏れたりする心配がありません。
     
  • 外部との共有が簡単
  • 共有フォルダやリンクを簡単に作成できるので、外部への共有が簡単です。

<Dropboxの機能・使用感>

Dropboxの使用画像
 
  • 署名の依頼
  • ドキュメントへの署名・署名の依頼を一括で管理できます。ステータス別で整理されるため、管理が煩雑になりづらいと言えます。
     
  • アクセス権の付与
  • 「期限付きリンク」「ダウンロード権限」などの機能もあります。特定のメンバーだけが情報を取得できるように設定することで、情報漏えいの防止に役立ちます。

<Dropboxの注意点>

  • 円滑なコミュニケーションはしづらい
  • ファイルにコメントを残せる一方、チャットツールのようなスムーズなやりとりは困難です。
     
  • 広告が出る
  • ユーザーの口コミでは「利用するたびに有償利用を進められる広告が出ること。こちらとしては、業務優先のため動画を取り込みたいが、その項目に入って説明文を見ないと作業ができないため、時間の無駄を感じる。」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

<Dropboxの料金>

以下Dropbox Paperのいずれかのプランに登録すると、Dropboxも利用できます。
 
 
  • Basic(無料プラン):0円
  • Plus:1,500円/月(月払い)
  • Business:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Essentials:2,400円/月(月払い)
  • Business Plus:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ
 
関連記事: 【初心者向け】Dropboxとは?使い方や危険性・評判も解説!


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5位【Fleekdrive】共同編集ができる書類管理アプリ

NotePMのトップページ

<Fleekdriveの特徴>

  • セキュリティ機能が充実している
  • 大企業での利用も想定しているため、認証管理やIP制限など、セキュリティ機能が豊富です。
     
  • 共同作業にフォーカスしている
  • 社内に限らず、社外との共同作業も安全にできます。

<Fleekdriveの機能・使用感>

  • ファイルの自動アーカイブ
  • 利用頻度に応じてファイルを分類して管理できます。また、保管から一定期間経ったファイルは自動削除されるので、フォルダを常に整理した状態で保てます。
     
  • ファイルの更新通知
  • ファイルが新規登録・更新されると自動で通知が送られます。そのため、メール・チャットでわざわざ社員に知らせる必要がありません。

<Fleekdriveの注意点>

  • 契約の途中でプランダウンができない
  • 一度プランを契約すると、途中でプランダウンすることができないため、利用するときは慎重に検討しましょう。
     
  • データの削除ができない場合がある
  • ユーザーの口コミでは「管理者より権限譲渡されないと、不要データや誤ってUPしたデータの削除ができない」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

<Fleekdriveの料金>

 
  • Team:600円/ユーザー/月
  • Business:1,800円/ユーザー/月
 
関連記事: Fleekdrive(フリークドライブ)とは?使い方や料金・評判も紹介!


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6位【Qiita:Team】外部アプリとの連携が豊富なツール

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<Qiita:Teamの特徴>

  • ドキュメント作成専用のツール
  • テンプレート機能を利用すれば、読みやすくきれいなドキュメントを作成・共有できます。
     
  • 外部ツールとの連携機能が豊富
  • SlackやChatworkなどのチャットツールとの連携や、Webhook機能を使って他のツールに通知を送ることもできます。

<Qiita:Teamの機能・使用感>

Qiita:Teamの使用画像
 
  • タグ機能
  • タグを付与して、関連するキーワードのドキュメントをまとめることができます。ただし、付与するタグの種類をルール化しなければ、かえって管理が煩雑になってしまう点には注意しましょう。
     
  • 投稿されたドキュメントにコメントできる
  • リアクション機能やコメント機能が備わっているので「ドキュメントを通して議論やフィードバックをしたい」という方に便利です。

<Qiita:Teamの注意点>

  • エンジニア向けの高機能ツール
  • IT企業向けの機能が多く、ITに詳しい担当者がいない場合は使いこなせないケースもあります。
     
  • チームを削除するとデータを復元できない
  • 一度チームを削除するとデータを復元できないので、誤削除に十分注意しましょう。(参考:Qiita:Team|チームを削除した場合のデータの取り扱い

<Qiita:Teamの料金>

 
  • Personal(1人):500円/月
  • Micro(〜3人):1,520円/月
  • Small(〜7人):4,900円/月
  • Medium(〜10人):7,050円/月
  • Large(〜17人):15,300円/月
  • Extra(制限なし):15,300円~/月
 
関連記事: Qiita Team(キータチーム)とは?使い方や口コミ・料金まで紹介


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7位【DocBase】Markdown記法に対応するツール

DocBaseのトップページ

<DocBaseの特徴>

  • 同時編集機能に対応している
  • 一つのメモを複数人で同時編集すれば、スピーディにドキュメントを作成できます。
     
  • 高い安全性を持つセキュリティ
  • 2段階認証のほか、アクセス制限や操作履歴の保存に対応しています。

<DocBaseの機能・使用感>

DocBaseの使用画像
 
  • Markdown記法
  • Markdownに対応しており、読みやすい記事が簡単に書けます。また、入力補助機能も備わっているため、Markdownに不慣れな人でも比較的入力しやすいです。
     
  • タグで文書を管理する
  • フォルダの代わりに、カテゴリごとに「タグ」で文書をまとめられます。また、検索ではタグで絞り込めるので、慣れている方にとっては使いやすいと言えます。

<DocBaseの注意点>

  • 中身検索できる添付ファイルに条件がある
  • DocBaseでは添付ファイルの中身検索ができます。しかし、「1つのメモに対して、7〜8MBを超える添付ファイル」「コメント内にアップロードされた添付ファイル」は対象外なので注意しましょう。(参考:DocBase|よくある質問
     
  • 記事を整理しにくい
  • ユーザーの口コミでは「グループの中にサブグループが作れるとありがたい。グループの中に記事が増えてきた時に整理や探すがやや負担を感じる。」などの声が寄せられています。(引用:ITreview

<DocBaseの料金>

 
  • スターター:990円/月
  • ベーシック:4,950円/月
  • レギュラー:9,900円/月
  • ビジネス100:21,450円/月
  • ビジネス200〜:43,450円~/月
 
関連記事: 【最新版】DocBase(ドックベース)の使い方や評判・料金を紹介!


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おすすめのドキュメント(書類・文書)管理ツールの比較表

以下は、おすすめのドキュメント管理ツールTOP7の比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。(左右にスクロール可)
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Evernote Dropbox Paper
特徴
社内情報をナレッジとして蓄積できるツール
バージョン管理が誰でも簡単にできるツール
個人利用におすすめのツール
管理者権限が豊富な文書管理システム
フォルダ機能
【〇】
【〇】
【×】※「ノートブック」>「ノート」で管理する
【〇】
検索機能
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
むやみに多階層にしないように注意が必要
シンプルなのでMarkdown記法に対応していない
文書の漏えいに注意が必要
円滑なコミュニケーションは困難
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも500円~/ユーザー/月
・無料プランあり
・有料プランは1,100円~/月(月払い)
・無料プランあり
・有料プランは1,500円~/月(月払い)
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Evernote」の詳細はこちら
「Dropbox」の詳細はこちら
Fleekdrive Qiita:Team DocBase
特徴
共同編集ができる書類管理アプリ
外部アプリとの連携が豊富なツール
Markdown記法に対応するツール
フォルダ機能
【〇】
【×】※「タグ」で管理する
【×】※「タグ」で管理する
検索機能
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
表示までに時間がかかることがある
エンジニア向けの高機能ツール
一部の添付ファイルは中身検索できない
料金
・無料プランなし
・有料プランは600円~/ユーザー/月
・無料プランなし
・有料プランは500円~/月
・無料プランなし
・有料プランは990円~/月
公式サイト
「Fleekdrive」の詳細はこちら
「Qiita:Team」の詳細はこちら
「DocBase」の詳細はこちら


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ドキュメント管理ツールのメリット

ドキュメント管理ツールを使うと、以下4つのメリットがあります。
 
  • 必要な情報へすぐにアクセスできる
  • キャビネットやUSBメモリ、社内サーバーから目的の情報を探し出すのは面倒です。一方、ドキュメント管理ツールはサクサクとアクセスできるうえに、検索機能も充実しているので、情報を探すストレスがありません。
     
  • 常に最新のデータを共有できる
  • ドキュメント管理ツールでは文書を更新した瞬間から、メンバーの画面にも反映されるので行き違いが起こりません。紙やWordで情報管理をしてしまうと、後で整理するのが大変です。
     
  • 印刷コストが抑えられる
  • ドキュメント管理ツールはパソコンだけでなくスマホでも使えるものが多いため、文書をわざわざ印刷する必要がなくなります。
     
  • セキュリティを強化できる
  • ドキュメント管理ツールには、アクセス権限設定やアクセスログを記録する機能などが備わっています。また、ファイルのダウンロード禁止機能を備えるツールもあるので、不正な情報の持ち出しを防げます。
以上のように、ドキュメント管理ツールを使っている企業と、使用していない企業とでは、業務効率に大きな差が生まれることが分かります。


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ドキュメント管理ツールのデメリット

ドキュメント管理ツールには4つのメリットがありますが、適切なツールを選ばなければ以下の2つのデメリットがあることも押さえましょう。
 
  • 運用コストがかかる
  • 無料プランがあるドキュメント管理ツールも多い一方、仕事で利用する場合には、機能やセキュリティが充実した”有料プラン”が最適です。ただし、IT企業向けの多機能なツールになるほど費用がかかる傾向があるため、必要な機能を見極めましょう。
     
  • 使い方を教える必要がある
  • ITに慣れていないメンバーがいれば、その分使い方などをレクチャーする時間がかかります。したがって、ドキュメント管理ツールを選ぶときは「誰でも簡単に使いこなせるか」をチェックしましょう。
以上のように、ドキュメント管理ツールには2つのデメリットををクリアできるツールを選定すべきです。たとえば、必要な機能に過不足がなく、メールを使える方であればすぐに使いこなせる「ナレカン」であれば、デメリットを一気に解消できるのです。


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社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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簡単に使えるドキュメント(書類・文書)管理ツールまとめ

これまで、おすすめのドキュメント管理ツールや選定ポイントを中心にご紹介しました。
 
従来のドキュメント管理では、ドキュメントを「探す、守る、共有する」のプロセスがアナログなので、業務効率が悪かったり、セキュリティが不十分だったりする課題があります。そのため、あらゆる企業でドキュメント管理ツールが必要なのです。
 
しかし、多機能で操作が複雑なツールでは社員が使いこなせなせず、使い方を教える教育コストがかかってしまいます。そこで、現場で使いやすい運用ルールの設計や、導入前にメンバーへの説明会の実施など、手厚いサポートが整っているツールを選びましょう。
 
結論、自社が導入すべきドキュメント管理ツールは、シンプルな情報構造と、専属担当者のサポートが受けられる「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、自社のドキュメント管理を刷新しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。