報告書などの書類を紙で管理する場合、多くの保管スペースをとってしまったり、必要な書類がなかなか見つからず提出が遅くなってしまったりするデメリットが発生します。
また、印刷コストや書類を紛失してしまうリスクも、紙媒体で書類を作成・管理する際に懸念される部分です。しかし、「報告書をどのように電子化すればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は報告書を電子化して管理すべき理由と、電子化に向けた具体的な方法を中心にご紹介します。
- 紙媒体での書類の作成・管理にかかる費用を抑えたい
- 報告書を電子化して業務の効率化を実現したい
- 作成した報告書を適切に管理できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、書類を電子化して管理する具体的な方法がわかり、報告書の作成や管理をはじめとした社内業務を効率化できます。
目次
報告書の電子化とは
報告書の電子化とは、紙媒体で行われている報告書業務をデジタルデータへ移行することです。
ペーパーレスによって保管スペースの確保や、データ整理機能によりスムーズに目的の報告書を見つけられるなどのメリットを享受できるようになります。
また、電子化されていれば、書類の記載内容に誤りがあった場合でも入力や印刷をし直す必要がなくなったり、提出・管理の際の汚れや破損の心配がなくなったりするなど、さまざまな面で負担が軽減されるのです。
このように、報告書の電子化は管理や修正などの作業を簡略化できることから、報告書業務の効率化においては欠かせません。
報告書のペーパーレス化をするメリット3選
ここからは、報告書のペーパーレス化をするメリットを3つご紹介します。以下の内容を把握しておけば、報告書の電子化を自社で推進する際にも、どの部分にどのような影響が出るかイメージしながら取り組みを進められます。
（1）紙媒体での管理が不要になる
はじめに、電子化によって紙媒体での書類管理が不要になります。そのため、以下のコストが削減可能です。
- 保管スペースを確保する管理費
- 報告書の印刷費・紙の費用
- 保管場所への輸送に関わる輸送費
また、報告書の管理に役立つツールは、タグ付けやカテゴリ分けなどデータの整理機能が備わったものも多く、格納した報告書を簡単に管理できるようになります。
さらに、多くのツールに備わった「検索機能」を使えば、キーワードを入力するだけで膨大なデータのなかから瞬時に該当の情報を見つけ出せます。このように、電子化によって、紙媒体ではできなかった効率的な管理ができるようになるのです。
（2）時間や場所を問わずアクセス可能
次に、電子化によってPCやタブレット・スマートフォンから報告書を作成・共有できるようになるため、時間や場所を問わずに必要な報告書へアクセス可能です。
たとえば、遠方の出張先で報告書を作成するような場合でも、デバイスとネットワーク環境さえあれば対応できます。また、任意のメンバーに即時に共有できるので、印刷や郵送などに時間がかかる心配も解消されるのです。
そのため、テレワークなど時間や場所にとらわれない働き方への柔軟な対応ができ、書類の閲覧や修正のためだけに出社したり、出先から帰社したりする必要がなくなるのです。
（3）報告書を効率的に作成できる
最後に、電子化するにあたって報告書作成ツールやテンプレートを使えば、報告書を効率的に作成できます。
たとえば、営業利益などの定量情報を入力する場合、データの集計や名称の入力といった複数の作業が必要になるため、紙媒体では作成や修正などに時間がかかってしまう傾向があります。
一方、ツールによって報告書を電子化していれば、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、報告書の形態に合わせて素早く編集したりできるのです。このように、報告書を電子化していると紙媒体よりも効率的に報告書を作成・修正できます。
報告書を電子化するための方法
報告書を電子化する方法としては、ITツールの導入・運用の一択です。
報告書の電子化には、WordやExcelで報告書を作成してメールで共有する方法もあります。しかし、あいさつ文の記載や宛先設定が面倒なうえ、修正するたびにメールを送信する必要があるため、手間がかかり面倒です。
また、報告書は作成して共有するだけではなく、報告書に記載された内容を社内のノウハウとして活かせるように管理する必要があります。
そこで、あらゆる社内ノウハウをナレッジとして共有・管理できる「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、報告書の管理・共有の効率化を基点として全社でIT化が進められるのはもちろん、情報資産をナレッジとして正しく管理できるようになるのです。
報告書のシステム化に役立つおすすめのクラウドツール
以下では、電子化した報告書の管理に役立つクラウドツールをご紹介します。
報告書を電子化すれば、保管場所の確保や共有の手間が軽減でき、業務効率の向上に繋がります。しかし、従業員数の多い大企業では、報告書のフォーマットを統一し、内容の確認がスムーズになるように管理しなくてはいけません。
そこで、テンプレートを使って作成し、必要なときにすぐ見返せるよう検索性に優れたツールで保管するべきです。とくに「簡単な操作でテンプレートを呼び出せて、思い通りに検索可能なツール」であれば、報告書に限らずあらゆる社内情報を適切に管理できます。
結論、報告書の電子化には、誰でも簡単に報告書を作成・管理でき、超高精度の検索機能で過去の報告書にも即アクセス可能なツールの「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」はテンプレートを登録して報告書が作成できるほか、AIを活用して上司に質問するように探せる「自然言語検索」によって、目的の情報が簡単に見つかります。また、「フォルダ設計」「データ移管」等の手厚いサポートがあるため、スムーズに運用できるのです。
報告書をはじめとするあらゆる情報を簡単に管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでの報告書作成＞
ナレカンは、以下のような報告書を作成するのに便利な機能が備わっています。
- テンプレート機能
- 画像や動画・ファイル添付機能
ナレカンにはテンプレート機能が備わっており、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こせます。そのため、項目を埋めるだけで、誰でも体裁の整った報告書を作成するのに便利です。
ナレカンには、テキスト情報だけでなく画像や動画・ファイルを残せます。したがって、参考資料を別途共有する手間を省けるうえ、報告すべき情報を画像・動画形式で報告書にまとめるのにも最適です。
＜ナレカンでの報告書共有＞
ナレカンは、以下のような報告書を共有するのに便利な機能も備わっています。
- コメント機能
- リアルタイム共有
ナレカンで作成した報告書には、画像のようなコメント機能が紐づいています。そのため、話題が混在することなく、”報告書に関する質疑応答”といったメンバーとのやり取りが可能です。
ナレカンで作成した報告書は、リアルタイムでメンバーに共有できます。ExcelやWordの報告書とは異なり、メールで共有する必要がないのです。
＜ナレカンでの報告書管理＞
ナレカンは、以下のような報告書を管理するのに便利な機能も備わっています。
- フォルダ管理機能
- 精度の高い検索機能
ナレカンで作成した報告書は、画像のような多階層のフォルダで管理できます。したがって、部門や種類ごとの報告書を整理するのに便利です。
ナレカンは、タイトルやテキストのキーワード検索だけでなく、ファイル内検索やAIを活用した「自然言語検索」にも対応しています。そのため、「目的の情報を探すのに時間がかかる」といった問題を解消するのに適したツールです。
報告書を電子化するためのポイント
ここでは、報告書を電子化するためのポイントを2つ紹介します。以下のポイントを押さえて、報告書のペーパーレス化を進めましょう。
（1）導入目的を明らかにする
1つ目は、導入目的を明らかにすることです。
“どのような理由でツールを導入するのか”を明確にすることで、自社に必要な機能を絞れます。必要な機能を考えずに多機能なツールを導入してしまうと、操作が複雑で社員が使いこなせない可能性があるうえ、無駄なコストを払う必要が出てしまうのです。
このように、導入目的を明らかにして必要な機能を考えることで、導入後の”使いにくさ”や”運用コストの無駄”といったトラブルを回避できます。
（2）機能が過不足ないか確認する
2つ目は、機能が過不足ないか確認することです。
機能に過不足がなくシンプルなツールを導入すれば、操作を教える時間を削減して、スムーズに運用を開始できます。
そこで、多くの企業が報告書の作成・共有・管理に過不足ない機能を備えた「ナレカン」のようなツールを導入しています。ナレカンは、専属の担当者が導入時や運用に関するサポートを行っているので、ストレスなく導入・運用できる点が特徴です。
報告書をデジタル化しなければならない理由まとめ
これまで、報告書を電子化すべき理由や電子化の具体的な方法をご紹介しました。
ITツールの導入によって報告書を電子化し、場所や時間を問わず管理できるようになれば、紙媒体で発生していたコストや作業時間を削減できます。また、ITツールで報告書を適切に管理すると、蓄積された報告書の内容を企業の情報資産として活用できるのです。
しかし、管理すべき資料が多い大企業の場合、情報が散在しやすく過去の報告書を探し出すのに時間がかかります。そこで、「検索性に優れたツール」を導入して、蓄積された社内ナレッジの中から目的の情報をすぐに見つけて活用できる環境を整えましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、報告書の作成・共有・管理に必要な機能を備え、超高精度の検索機能で社内ナレッジに即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して報告書の電子化を進め、煩雑な報告書管理を解消しましょう。
