報告書などの書類を紙で管理する場合、多くの保管スペースをとってしまったり、必要な書類がなかなか見つからず提出が遅くなってしまったりするデメリットが発生します。
また、印刷コストや書類を紛失してしまうリスクも、紙媒体で書類を作成・管理するときに懸念される部分です。しかし、「報告書をどのように電子化すればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は報告書を電子化して管理すべき理由と、電子化に向けた具体的な方法を中心にご紹介します。
- 紙媒体での社内書類の作成・管理にかかる費用を抑えたい
- 報告書を電子化・デジタル化して業務の効率化を実現したい
- 作成した報告書を適切に管理できるツールがあれば知りたい
という方はこの記事を参考にすると、書類を電子化して管理する具体的な方法がわかり、報告書の作成や管理をはじめとした社内業務を効率化できます。
目次
報告書の電子化とは
報告書の電子化とは、紙媒体でしている報告書業務をデジタルデータへ移行することです。メリットとして、紙媒体の報告書に費やしていた印刷費用や保管スペースの管理費用を削減できます。
さらに、電子化すれば、書類の記載内容に誤りがあった場合でも入力や印刷をし直す必要がなくなったり、提出・管理のときの汚れや破損の心配がなくなったりするなど、さまざまな面で負担が軽減されるのです。
このように、報告書の電子化は管理や修正などの作業を簡略化できることから、報告書業務の効率化においては欠かせません。
報告書のペーパーレス化をするメリット3選
ここからは、報告書のペーパーレス化をするメリットを3つご紹介します。以下の内容を把握しておけば、報告書の電子化を自社で推進するときにも、どの部分にどのような影響が出るかイメージしながら取り組みを進められます。
(1)紙媒体での管理が不要になる
はじめに、電子化によって紙媒体での書類管理が不要になります。そのため、以下のコストが削減可能です。
- 保管スペースを確保する管理費
- 報告書の印刷費・紙の費用
- 保管場所への輸送に関わる輸送費
また、報告書の管理に役立つツールは、タグ付けやカテゴリ分けなどデータの整理機能が備わったものも多く、格納した報告書を簡単に管理できるようになります。
さらに、多くのツールに備わった「検索機能」を使えば、キーワードを入力するだけで膨大なデータのなかから瞬時に該当の情報を見つけ出せます。このように、電子化によって、紙媒体ではできなかった効率的な管理ができるようになるのです。
(2)時間や場所を問わずアクセス可能
次に、電子化によってPCやタブレット・スマートフォンから報告書を作成・共有できるようになるため、時間や場所を問わずに必要な報告書へアクセス可能です。
たとえば、遠方の出張先で報告書を作成するような場合でも、デバイスとネットワーク環境さえあれば対応できます。また、任意のメンバーに即時に共有できるので、印刷や郵送などに時間がかかる心配も解消されるのです。
そのため、テレワークなど時間や場所にとらわれない働き方への柔軟な対応ができ、書類の閲覧や修正のためだけに出社したり、出先から帰社したりする必要がなくなるのです。
(3)報告書を効率的に作成できる
最後に、電子化するにあたって報告書作成ツールやテンプレートを使えば、報告書を効率的に作成できます。
たとえば、営業利益などの定量情報を紙の報告書に入力する場合、データの集計や名称の入力をすべて手作業でする必要があり、作成・修正に時間がかかるうえ、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。
一方、ツールによって報告書を電子化していれば、テンプレートを使って作成時間を短縮したり、報告書の形態に合わせて素早く編集したりできるのです。このように、報告書を電子化していると紙媒体よりも効率的に報告書を作成・修正できます。
報告書を電子化するやり方
報告書を電子化するには、ITツールの導入が最も効率的です。
報告書の電子化には、WordやExcelで報告書を作成してメールで共有する方法もあります。しかし、あいさつ文の記載や宛先設定が面倒なうえ、修正するたびにメールを送信する必要があるため、手間がかかり面倒です。
そこで、WordやExcelで作成した報告書を添付するだけで自動で任意のメンバーに共有できるうえ、メッセージ機能が備わった「Stock」のようなアプリを導入すれば、ストレスなく報告書を電子化できます。
報告書のシステム化に役立つおすすめのアプリ
以下では、電子化した報告書の管理に役立つアプリをご紹介します。
報告書を電子化すれば、保管場所の確保や共有の手間が軽減でき、業務効率の向上に繋がります。しかし、中小企業では、十分なリソースや専任の担当者を確保しづらいことから、「報告書のフォーマットが統一されない」「作成ルールが人によって異なる」といった課題が生じやすくなっています。
また、電子報告書の作成と共有が一元化されていないアプリでは、簡単に作成できても、メールに添付して共有する手間がかかってしまいます。そこで重要なのが、テンプレートで簡単に作成でき、チーム内でスムーズに共有・管理できるアプリの導入です。
結論、報告書の電子化には、シンプルな操作性と、報告書に紐づいたメッセージ機能で円滑なやり取りができる「Stock」が最適です。
Stockにはテンプレートを登録して報告書が作成できるほか、誰でも見やすい報告書を作成できます。また、報告書に紐づいた「メッセージ機能」によって、上司と部下間で活発なコミュニケーションが可能なのです。
社内のあらゆる書類を電子化して記録・共有できる「Stock」

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
<Stockの口コミ・評判>
![]() 塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
![]() 竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
「会社全体が、『Stock(ストック)さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock(ストック)を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock(ストック)さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
![]() 江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
※最低ご利用人数:5ユーザーから
<Stockでの報告書作成>
Stockは、以下のような報告書を作成するのに便利な機能が備わっています。

- テンプレート機能
- 画像や動画・ファイル添付機能
Stockにはテンプレート機能が備わっており、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こせます。そのため、項目を埋めるだけで、誰でも体裁の整った報告書を作成するのに便利です。
Stockには、テキスト情報だけでなく画像や動画・ファイルを残せます。したがって、参考資料を別途共有する手間を省けるうえ、報告すべき情報を画像・動画形式で報告書にまとめるのにも最適です。
<Stockでの報告書共有>
Stockは、以下のような報告書を共有するのに便利な機能も備わっています。

- リアルタイム共有
- メッセージ機能
Stockで作成した報告書は、リアルタイムでメンバーに共有できます。ExcelやWordの報告書とは異なり、メールで共有する必要がないのです。
Stockで作成した報告書には、画像のようなメッセージ機能が紐づいています。そのため、話題が混在することなく、メンバーと報告書に関するやり取りが可能です。
報告書を電子化するためのポイント
ここでは、報告書を電子化するためのポイントを2つ紹介します。以下のポイントを押さえて、報告書のペーパーレス化を進めましょう。
(1)ツールの使いやすさを確認する
1つ目は、操作がシンプルで誰でも使いやすいツールかを見極めることが大切です。
複雑なツールを導入すると、現場での利用が定着しない恐れがあります。とくにITに不慣れな中小企業では、操作が難しいツールは従業員の負担となり、業務効率を低下させる可能性があります。
そこで、報告書の作成・共有に過不足ない機能を備えた「Stock」のようなツールを導入することで、円滑な運用が期待できます。
(2)導入目的を明らかにする
2つ目は、「なぜこのツールを導入するのか」という導入目的を明確にすることです。
目的が曖昧なまま多機能なツールを選ぶと、使いこなせずにコストばかりかさむ可能性があります。「報告の属人化を防ぎたい」「共有の手間を減らしたい」など、具体的な課題をもとに必要な機能を絞り込むことで、導入後の失敗を防げます。
このように、導入の目的を明確にすれば、使いやすさもコスト効率も確保できます。
報告書をデジタル化しなければならない理由まとめ
これまで、報告書を電子化すべき理由や電子化の具体的な方法をご紹介しました。
ITツールを導入して報告書を電子化すれば、場所や時間を問わず管理でき、紙で発生していたコストや手間を削減できます。また、テンプレート機能を活用することで、誰でも簡単に見やすい報告書を作成可能です。
しかし、電子報告書の作成と共有が一元化されていないアプリでは、簡単に作成できても、メールやチャットツールに添付して共有する手間がかかってしまいます。そこで、作成から共有・やり取りまで一元管理できるツールの導入が重要です。
結論、自社が導入すべきなのは、報告書の作成・共有に必要な機能を備え、報告書に紐づいたメッセージ機能で円滑なやり取りができる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して報告書の電子化を進め、煩雑な報告書管理を解消しましょう。