報告書などの書類を紙で管理する場合、多くの保管スペースをとってしまったり、必要な書類がなかなか見つからず提出が遅くなってしまったりするデメリットが発生します。
また、印刷コストや書類を紛失してしまうリスクも、紙媒体で書類を作成・管理する際に懸念される部分です。しかし、「報告書をどのように電子化すればよいか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は報告書を電子化して管理すべき理由と、電子化に向けた具体的な方法を中心にご紹介します。
- 紙媒体での書類の作成・管理にかかる費用を抑えたい
- 書類の煩雑な処理作業から脱却して、ほかの業務に充てる時間を増やしたい
- 社内の書類を電子化した後も、スムーズに運用していきたい
という方はこの記事を参考にすると、書類を電子化して管理する具体的な方法がわかり、報告書の作成や管理をはじめとした社内業務を効率化できます。
目次
報告書の電子化とは
報告書の電子化とは、紙媒体で行われている報告書業務をデジタルデータへ移行することです。
ペーパーレスによって保管スペースの確保や、データ整理機能によりスムーズに目的の報告書を見つけられるなどのメリットを享受できるようになります。
また、電子化されていれば、書類の記載内容に誤りがあった場合でも入力や印刷をし直す必要がなくなったり、提出・管理の際の汚れや破損の心配がなくなったりするなど、さまざまな面で負担が軽減されるのです。
このように、報告書の電子化は管理や修正などの作業を簡略化できることから、報告書業務の効率化においては欠かせないといえます。
報告書のペーパーレス化をするメリット3選
ここからは、報告書のペーパーレス化するメリットを3点ご紹介します。以下の内容を把握しておけば、報告書の電子化を自社で推進する際にも、どの部分にどのような影響が出るかイメージしながら取り組みを進められます。
（1）紙媒体での管理が不要になる
電子化によって、紙媒体での書類管理が不要になります。そのため、以下のコストが削減可能です。
- 保管スペースを確保しなければならない管理費
- 報告書の印刷費・紙の費用
- 保管場所への輸送に関わる輸送費
また、報告書の管理に役立つツールは、タグ付けやカテゴリ分けなどデータの整理機能が備わったものも多く、格納した報告書を簡単に管理できるようになります。
さらに、多くのツールに備わった「検索機能」を使えば、キーワードを入力するだけで膨大なデータのなかから瞬時に該当の情報を見つけ出せます。このように、紙媒体でできなかった効率的な管理が電子化によってできるようになるのです。
（2）時間や場所を問わずアクセス可能
電子化により、PCやタブレット、スマートフォンから報告書を作成できるようになるため、時間や場所を問わずに必要な報告書へアクセス可能です。
たとえば、遠方の出張先で報告書を作成するような場合でも、デバイスとネットワーク環境さえあれば対応できます。また、任意のメンバーに即時に共有できるので、郵送などに時間がかかる心配も解消されます。
そのため、テレワークなど時間や場所にとらわれない働き方への柔軟な対応ができ、書類の閲覧や修正のためだけに出社したり、出先から帰社したりする必要がなくなるのです。
（3）報告書を効率的に作成できる
報告書作成ツールやテンプレートを使えば、報告書を効率的に作成できます。
たとえば、営業利益などの定量情報を入力する場合、データの集計や名称の入力といった複数の作業が必要になるため、紙媒体では作成や修正などに時間がかかってしまう傾向があります。
一方、ツールによって報告書を電子化していれば、報告書の形態に合わせて素早く編集可能です。このように、報告書を電子化していると紙のように修正工数がかからず、紙媒体よりも効率的に報告書業務を行えるのです。
報告書を電子化するための方法
報告書を電子化する方法としては、ITツールの導入・運用の一択です。
報告書の電子化には、WordやExcelで報告書を作成してメールで共有する方法もあります。しかし、あいさつ文の記載や宛先設定が面倒なうえ、一度送信したメールは基本的には取り消せません。
また、報告書は作成し共有するだけではなく、報告書に記載された内容を社内のノウハウとして活かせるように管理する必要があります。
そのため、「ナレカン」のようなナレッジ共有・管理に特化したITツールを活用すれば、報告書の管理・共有の効率化を基点として全社でIT化が進められるのはもちろん、情報資産をナレッジとして正しく管理できるようになるのです。
報告書のシステム化に役立つおすすめのツール
以下では、電子化した報告書の管理に役立つツールをご紹介します。
報告書の電子化にあたり「今後使うであろう機能がある」「多機能であればさまざまな業務に活かせる」と、機能性が豊富なことのみを選定基準にするのはおすすめできません。
とくに、多機能なツールでは従業員全員の理解が進まないうえに、複雑な操作性が原因で業務に支障をきたす可能性が高くなります。つまり、ITツールを選ぶ際には、「従業員がストレスなく使いこなせるか」に重点を置く必要があるのです。
したがって、報告書の作成から管理までを「誰でも」できる状態にしておかなければ、報告書を基点とした業務効率化は全社で実現しません。そのため、大企業でも全社員が使いこなせるほど、シンプルに報告書の作成・管理ができる「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事（ノート）」で作成した報告書は、社内の任意のメンバーへすぐに共有できます。また、「多階層のフォルダ」を使って”取引先”や”報告内容”ごとに簡単に分類できるのです。
報告書を最も簡単に管理できるクラウドツール「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンでの報告書作成＞
ナレカンは、以下のような報告書を作成するのに便利な機能が備わっています。
- テンプレート機能
- 画像や動画・ファイル添付機能
ナレカンにはテンプレート機能が備わっており、あらかじめ登録しておいたフォーマットをわずかな操作で呼び起こせます。そのため、項目を埋めるだけで、誰でも体裁の整った報告書を作成するのに便利です。
ナレカンには、テキスト情報だけでなく画像や動画・ファイルを残せます。したがって、参考資料を別途共有する手間を省けるうえ、報告すべき情報を画像・動画形式で報告書にまとめるのにも最適です。
＜ナレカンでの報告書共有＞
ナレカンは、以下のような報告書を共有するのに便利な機能も備わっています。
- リアルタイム共有
- コメント機能
ナレカンで作成した報告書は、リアルタイムでメンバーに共有できます。ExcelやWordの報告書とは異なり、メールで共有する必要がないのです。
ナレカンで作成した報告書には、コメント機能が紐づいています。そのため、話題が混在することなく、”報告書に関する質疑応答”といったメンバーとのやり取りが可能です。
＜ナレカンでの報告書管理＞
ナレカンは、以下のような報告書を管理するのに便利な機能も備わっています。
- フォルダ管理機能
- 精度の高い検索機能
ナレカンで作成した報告書は、多階層のフォルダで管理できます。したがって、部門や種類ごとの報告書を整理するのに便利です。
ナレカンは、タイトルやテキストのキーワード検索だけでなく、ファイル内検索にも対応しています。そのため、「目的の情報を探すのに時間がかかる」といった問題を解消するのに適したツールです。
報告書の電子化するためのポイント
ここでは、報告書の電子化するためのポイントを2つ紹介します。以下のポイントを押さえて、報告書のペーパーレス化を進めましょう。
（1）導入目的を明らかにする
1つ目は、導入目的を明らかにすることです。
“どのような理由でツールを導入するのか”を明確にすることで、必要な機能を絞れます。必要な機能を考えず、多機能なツールを導入してしまうと、多機能すぎて社員が使いこなせないといった事態が発生するうえ、無駄なコストを払う必要が出てしまうのです。
このように、導入目的を明らかにして必要な機能を考えることで、導入後の”使いにくさ”や”運用コストの無駄”といったトラブルを避けるメリットがあるのです。
（2）機能が過不足ないか確認する
2つ目は、機能が過不足ないか確認することです。
機能に過不足がなくシンプルなツールを導入すれば、操作を教える時間を削減して、スムーズに運用を開始できます。
そのため、多くの企業が報告書作成・共有・管理に過不足ない機能を備えた「ナレカン」のようなツールを導入しています。また、ナレカンは、専属の担当者が導入時や運用に関してのサポートを行っているので、ストレスなくツール導入できる点が特徴です。
報告書をデジタル化しなければならない理由まとめ
これまで、報告書を電子化すべき理由や電子化の具体的な方法をご紹介しました。
ITツールの導入・運用によって報告書を電子化し、場所や時間を問わずに報告書を管理できるようになれば、紙媒体で発生していたコストや作業時間を削減可能です。また、ITツールを用いて報告書を適切に管理すると、報告書に記載された内容を企業の情報資産として活用できるのです。
しかし、多機能なツールを選択した場合、現場の従業員がツールを使わなくなり運用コストだけがかかってしまう状態になるのです。結果として、報告書業務だけでなく、ほかの業務の停滞も招くことになります。
したがって、社内の電子化へのストレスをなくすためにも、ツールの”扱いやすさ”は必ずチェックしましょう。たとえば、「ナレカン」のように誰でも即日で使いこなせるシンプルなツールであれば、ストレスフリーで報告書業務を進められます。
ぜひ「ナレカン」を導入し報告書の電子化を進め、煩雑な報告書管理を解消しましょう。
