現場の状況を上司に伝達するために、書類やメールで報告をするのは重要な仕事です。とくに、メールで報告をする場合、要点を端的に伝えられなければ大きなトラブルにつながりかねません。
そこで今回は、メールを使った報告書の書き方や例文、注意点を中心にご紹介します。
- メールで見やすい報告書を作成する方法を知りたい
- 認識齟齬やトラブルを避けたい
- 報告書の管理を楽にする方法を探している
という方はこの記事を参考にすると、メール報告書の書き方や注意点に加えて、報告書管理を効率良くおこなう方法もわかります。
目次
報告書メールとは？
以下では、報告書メールを正しく書く重要性や、書くべき場面を紹介します。報告書の基本事項を理解したうえで、報告書を作成しましょう。
報告書メールを「正しく」書く重要性
報告書メールは、正しい書き方で書くことが求められます。
たとえば、報告書の要旨が曖昧であったり、グラフや表がなく文章が長かったりすると、相手は正確に内容を把握しづらくなります。さらに、「報告書メールに対する質問や返答」といった、無駄なやり取りをする必要も出てきてしまうのです。
このように、報告書メールを正しく書くことは、相手へ正確な情報をスムーズに伝達して、効率よく業務に取り掛かるのに重要なのです。
報告書メールを送るべき場面
報告書メールを送るべき場面を紹介します。
- 1日の業務を終了したとき
- 業務が終了したとき
- ミスやトラブルが起きたとき
- 会議をしたとき
1日の業務内容や、業務の進捗状況を報告します。また、その日に学んだことや今後の課題等を求められる場合もあります。
自分の携わっていた業務が完了した旨を報告します。グラフや表を扱った場合は、ファイルを添付すると読みやすくなります。
業務中に起きたミスやトラブルの内容を報告します。迅速に対応しなければいけない場合は、まずは電話で報告して、詳細をメールで送るようにしましょう。
会議で話し合った内容や決定事項を報告します。会議に参加していなくても内容を理解できる報告書メールを作成する必要があります。
報告書メールは、業務の内容や進捗・業務中に発生したトラブルを上司に報告するのに必要な業務です。また、上司が業務の可視化や的確な業務指示やアドバイスをおこなうためにも重要なのです。
報告書メールの書き方「5つのポイント」
以下では、報告書メールを書くときの5つのポイントをご紹介します。この5つを意識しながら作成すれば、読み手に内容が伝わりやすい報告書を効率よく作成できます。
（1）何のためのメールかを明確にする
報告書メールを書く時の1つ目のポイントは、何のためのメールか明確にすることです。
目的を明確にしたうえで内容を決めることは、余計な内容を省いた報告書メールを作成するのに役立ちます。たとえば、トラブルを報告する場合、「顧客と商談して、商品提案した」という営業の内容ではなく、「顧客から”商品が使いこなせない”と連絡があった」というトラブルにフォーカスした情報を報告したほうが、相手に意図が伝わりやすいです。
このように、報告の目的を明確にして内容を決めるのは、無駄な情報を省くことにつながります。目的がはっきりしていると、情報を正確に伝えられるのです。
（2）件名を工夫する
報告書メールを書く時の2つ目のポイントは、内容に合わせて「メールの件名」を工夫することです。
たとえば、重要な報告であれば、【緊急】や【至急ご確認のお願い】と件名に記載すれば、重要度が伝わり、開封してもらいやすくなります。また、「○年○月○日 研修の報告」などと件名を設定することで、受信者側も過去のメールを見つけやすくなるのです。
このように、報告内容に合わせて「メールの件名」を工夫して、緊急度や概要を伝えましょう。
（3）箇条書きを活用する
報告書メールを書く時の3つ目のポイントは、箇条書きを活用することです。
箇条書きを用いると、相手へ端的に要点を伝えたり、視覚的に注目しやすくしたりできる効果があります。そのため、現在の進捗や今後の対応など、とくに重要な報告は、箇条書きでわかりやすく記載しましょう。
また、相手に質問がある場合は、返答が欲しい事項を箇条書きでリスト化することで、相手からの返答が早くなることも期待できます。このように、報告書メールを見やすくするには、箇条書きの使い所を適切に見極めることが重要です。
（4）過不足なく情報を記載する
報告書メールを書く時の4つ目のポイントは、過不足なく情報を記載することです。
本文が長くなりすぎると「結局何を報告したいのか」が分からなくなり、相手にメールを読むストレスを与えてしまいます。逆に、報告内容が短すぎても具体性に欠けてしまい、何度もやり取りをしなければなりません。
そこで、「一文はなるべく短くする」「詳細は本文に記載せず、資料を添付する」「1スクロール程度の分量にする」などの工夫をして、必要な情報を過不足なく伝えるようにしましょう。
（5）テンプレートを活用する
報告書メールを書く時の5つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを活用することで、項目を埋めるだけで、報告書メールを書けるようになります。さらに、誰でも体裁の整ったメールを作成できるので、上司が”見づらくて要旨がつかめない”といった問題を解消できます。
そのため、「ナレカン」のようなテンプレート機能が備わっている報告書メール作成ツールを導入することで、あらかじめ登録しておいたテンプレートをわずかな操作で呼び起こし、簡単に見やすい報告書を作成できます。
報告書をメールで作成するときの注意点
以下では、報告書をメールで作成するときの注意点を紹介します。
送信者と受信者の間で認識齟齬やトラブルを起こさないためにも、注意点を確認してからメールの作成をおこないましょう。
「事実」と「所感」を混同しない
報告書では、「客観的な事実」と「個人的な意見の所感」を織り交ぜないように注意しましょう。
事実に個人的な見解が入ってしまうと、相手は現状を正しく把握することが難しくなります。そのため、報告書は、数字やデータを用いた定量的な内容をもとに作成するのが適切です。
また、報告書には「再発防止」や「業務改善」の目的もあり、会社の将来にも関わってきます。それゆえ、適切な選択ができるように、事実と所感は必ず使い分けましょう。
トラブルに対して謝罪の意を記す
トラブルに関する社外向け報告書の場合、謝罪の意を記すようにしましょう。
トラブルを起こした場合には、まずは、現状や原因、再発防止策を報告するのは必須です。加えて、取引先には迷惑をかけたことに対して謝罪する必要があるので、丁重な謝罪文で相手に誠意を伝えるようにしましょう。
ただし、特に迅速に対応すべき事案の場合は、報告・謝罪の電話を先にかけてから詳細をメールで送るのがおすすめです。
重要なデータはメールで共有しない
会社の機密情報や個人情報などを含む報告書は、メールで共有しないようにしましょう。
なぜなら、メールでのやり取りは、第三者が盗み見られる恐れがあるからです。そのため、重要なデータを共有する場合には、セキュリティの高い「社内サーバー」や「クラウドストレージ」などが適しています。
ただし、社内サーバーは設置や管理にコストがかかるため、国際セキュリティ資格を保有する「ナレカン」のようなクラウドストレージを選ぶと安全です。
すぐに使える！相手や内容別のメール報告書の例文
以下では、すぐに使えるメール報告書の例文をご紹介します。自社で使いやすいように例文をカスタマイズするのがおすすめです。
【例文①】社内向けの報告メール
以下は、社内に向けた進捗報告とトラブル報告に関するメールの例文です。
業務の進捗報告
件名：〇月の新規契約者数に関してのご報告
（相手氏名）さん
お疲れ様です。△△部の××です。
表題にあります通り、〇月の新規契約書数につきまして現時点での進捗状況を以下の通りご報告いたします。
目標人数：
実際の契約者数：
達成率：
前月比：
お預かり金額：
所感：
今後に向けた対策：
以上になります。ご確認の程よろしくお願いいたします。
〇〇部 ××
連絡先：
トラブル報告
件名：〇〇のトラブルに関してのご報告
（相手氏名）さん
お疲れ様です。△△部の××です。
表題にあります通り、〇〇のトラブルにつきまして以下の通りご報告いたします。
トラブル内容：
トラブルの原因：
現在の状況：
今後の対応策：
この度は、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。恐れ入りますが、ご確認の程よろしくお願いいたします。
〇〇部 ××
連絡先：
このように、社内向けの報告メールでは5W1Hを取り入れながらわかりやすく記載する必要があります。
【例文②】社外向けの報告メール
以下は、社外に向けた進捗報告と納品完了報告に関するメールの例文です。
業務の進捗報告
件名：〇〇の進捗状況に関するご報告
株式会社△△
××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
表題にあります通り、〇〇の進捗状況についてご報告申し上げます。
進捗状況の具体内容：
今後に向けた対策：
以上になります。お手数をお掛けいたしますが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
納品完了報告
件名：〇〇納品に関するご報告
株式会社△△
××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
この度は、弊社へ〇〇をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。ご指定された通り、ご注文いただいた〇〇を無事納品いたしましたのでご確認ください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
このように、社外向けの報告メールでは、社内向けのものよりも丁寧な表現を用いて記載する必要があります。
【例文③】ファイルを添付する場合の報告メール
メールにファイルなどを添付する際には、複数のファイルをまとめて添付したり、わかりやすいファイル名に変えたりしておく気遣いが重要になります。
以下は、ファイルなどを添付する場合のメール報告書の例文です。
件名：〇〇(資料名）の送付
株式会社△△ ××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
ご依頼いただきました〇〇に関する資料を添付ファイル(.pdf形式)にて送付いたします。
添付ファイル：
添付した資料につきましてご不明点などございましたら、本メールにご返信お願い申し上げます。
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
このように、ファイルなどを報告メールに添付する場合には、どのようなファイルを添付しているのか相手に伝える必要があります。
【知らなきゃ損】報告書の作成・管理に最適なツール
以下では、報告書の作成・管理に最適なツールをご紹介します。
報告書をメールで共有する企業は多いですが、メールは情報が流れやすい特徴があるので、大切な報告書が不要なメールに埋もれるリスクがあります。そのため報告書は、「必要な書類にアクセスしやすいITツール」を使って共有するのが適切です。
ただし、多機能なITツールでは、結局書類の管理が煩雑になったり、社員が使いこなせなかったりする可能性があるため、「誰もが使いやすい、シンプルなツールか」を基準に選びましょう。
結論、報告書の管理に最適なツールは、報告内容を”ノート”へ蓄積でき、大企業でも全社員が使いこなせる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事（ノート）」にはテキストだけでなく、画像や添付ファイルも残せるので、Excel等のファイルを使わずに報告書を直接作成できます。また、報告書は「フォルダ」ごとに振り分けられるうえ、精度の高い検索機能が備わっているので、必要な情報へ直感的にアクセス可能なのです。
大企業でも全社員が使いこなせるシンプルなツール「ナレカン」
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＜ナレカンの料金＞
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メールを使った報告書の書き方や注意点まとめ
ここまで、メールで報告書を作成する方法や注意点を中心にご紹介しました。
メールで報告書を作成するときは、箇条書きで情報を整理したり、客観的な「事実」と個人の意見である「所感」を区別したりして書くことが重要です。また、報告書は作成後も、必要な時にすぐに取り出せるように整理しておくことが求められます。
しかし、メールで共有すると、報告書が他のメールに埋もれてしまい、整理すること自体が困難です。そのため、報告書の管理には、「情報共有に適したITツール」を使うのが適しています。
そこで、報告書の作成と管理に最も適したツールは、テキスト・ファイル・画像を使った報告書を作成して、種類ごとに”フォルダ”で分類できる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」で、報告書の作成と管理を効率化しましょう。
