ビジネスでは、現場の状況を上司に伝達するのに、報告書を作成することがしばしばあります。ほかにも、メールに直接要件を書き込んで報告するケースもありますが、要点を端的に伝えられなければ、その後の対応に支障をきたしかねません。
しかし、「報告書メールをどのように書けばいいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、報告書メールの書き方や例文、注意点を中心にご紹介します。
- 上司宛に適切な報告書メールの書き方を知りたい
- 業務の報告メールに使える例文を探している
- メールよりも効率的に報告書を共有できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、報告書メールの書き方や注意点に加えて、上司やチームへの報告を効率良く実施する方法もわかります。
目次
報告書メールとは？
以下では、報告書メールを正しく書く重要性や、書くべき場面をご紹介します。報告書の基本事項を理解したうえで、報告すべき要点をまとめましょう。
報告書メールを「正しく」書く重要性
報告書メールは、正しい書き方で書くことが求められます。
たとえば、報告書の要旨が曖昧であったり、グラフや表がなく文章が長かったりすると、相手は正確に内容を把握しづらくなります。さらに、「報告書メールに対する質問や返答」といった、無駄なやり取りをする必要も出てきてしまうのです。
このように、報告書メールを正しく書くことは、相手へ正確な情報をスムーズに伝達して、効率よく業務に取り掛かるのに重要なのです。
報告書メールを送るべき場面
報告書メールを送るタイミングはいつでもいいわけではありません。適切な場面・タイミングで報告をし、スムーズに情報を共有しましょう。
- 1日の勤務を終了したとき
- 業務が終了したとき
- ミスやトラブルが起きたとき
- 会議をしたとき
1日の業務内容や、業務の進捗状況を報告します。また、その日に学んだことや今後の課題等を求められる場合もあります。
自分の携わっていた業務が完了した旨を報告します。グラフや表を扱った場合は、ファイルを添付すると読みやすくなります。
業務中に起きたミスやトラブルの内容を報告します。迅速に対応しなければいけない場合は、まずは電話で報告して、詳細をメールで送るようにしましょう。
会議で話し合った内容や決定事項を報告します。会議に参加していなくても内容を理解できる報告書メールを作成する必要があります。
報告書メールは、業務の内容や進捗・業務中に発生したトラブルを上司に報告するのに必要な業務です。また、上司が業務の可視化や的確な業務指示・アドバイスをするためにも重要なのです。
報告書メールの書き方「5つのポイント」
以下では、報告書メールを書くときの5つのポイントをご紹介します。この5つを意識しながら作成すれば、読み手に内容が伝わりやすい報告書を効率よく作成できます。
（1）何のためのメールかを明確にする
報告書メールを書く時の1つ目のポイントは、何のためのメールかを明確にすることです。
たとえば、トラブルを報告する場合、「顧客から連絡を受け、製品について質問された」というあいまいな内容ではなく、「顧客から”商品が使いこなせない”と連絡があった」というトラブルにフォーカスした情報を報告したほうが、相手に意図が伝わりやすいです。
このように、報告の目的を明確にして内容を決めるのは、無駄な情報を省くことにつながります。また、目的がはっきりしていると、情報を正確に伝えられるのです。
（2）件名を工夫する
報告書メールを書く時の2つ目のポイントは、内容に合わせて「メールの件名」を工夫することです。
たとえば、重要な報告であれば、【緊急】や【至急ご確認のお願い】と件名に記載すれば、重要度が伝わり、開封してもらいやすくなります。また、「○年○月○日 研修の報告」などと件名を設定することで、受信者側も過去のメールを見つけやすくなるのです。
このように、報告内容に合わせて「メールの件名」を工夫して、緊急度や概要を伝えましょう。
（3）箇条書きを活用する
報告書メールを書く時の3つ目のポイントは、箇条書きを活用することです。
箇条書きを用いると、相手へ端的に要点を伝えたり、視覚的に注目しやすくしたりできる効果があります。そのため、現在の進捗や今後の対応など、とくに重要な報告は、箇条書きでわかりやすく記載するのがおすすめです。
また、相手に質問がある場合は、返答が欲しい事項を箇条書きでリスト化すれば、相手からの返答が早くなることも期待できます。このように、報告書メールを見やすくするには、適切に箇条書きを利用することが大切です。
（4）過不足なく情報を記載する
報告書メールを書く時の4つ目のポイントは、過不足なく情報を記載することです。
本文が長くなりすぎると「結局何を報告したいのか」が分からなくなり、相手にメールを読むストレスを与えてしまいます。逆に、報告内容が短すぎても具体性に欠けてしまい、何度もやり取りをしなければなりません。
そこで、「一文はなるべく短くする」「詳細は本文に記載せず、資料を添付する」「1スクロール程度の分量にする」などの工夫をして、必要な情報を過不足なく伝えるようにしましょう。
（5）テンプレートを活用する
報告書メールを書く時の5つ目のポイントは、テンプレートを活用することです。
テンプレートを活用することで、項目を埋めるだけで、報告書メールを書けるようになります。さらに、誰でも体裁の整ったメールを作成できるので、上司が”見づらくて要旨がつかめない”といった問題を解消できます。
そこで、あらかじめテンプレートを登録でき、わずかな操作で呼びおこせる「Stock」のようなツールを利用すれば、誰でも簡単に見やすい報告書が作成できるようになります。
すぐに使える！相手や内容別のメール報告書の例文
以下では、すぐに使えるメール報告書の例文をご紹介します。自社で使いやすいように例文をカスタマイズするのがおすすめです。
【例文1】上司への進捗・結果報告メール
以下は、上司に向けた進捗報告メールの例文です。
件名：〇〇の進捗状況に関するご報告
（上司氏名）課長
お疲れ様です。▲▲部の◎◎です。
〇〇の進捗状況について以下の通りご報告いたします。
進捗状況：
直近の課題：
※ただし、～～をすれば課題は解消できそうです。
※申し訳ありません。〇〇という状況になっており、課題解消の見込みがありません。そのため、〇/〇（日付）に〇分ほど対面で相談のお時間をいただけないでしょうか。
今後の対応：
以上になります。
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
上司に進捗報告をするときには、要点を押さえた簡潔な内容にするように心がけましょう。また、課題点は「解消の見込みがあるのか」を記載し、ない場合は相談したい旨を伝えると円滑な情報共有につながります。
【例文2】社内向けの報告メール
以下は、社内に向けた業務報告とトラブル報告に関するメールの例文です。
業務状況の報告
件名：〇月の新規契約者数に関してのご報告
（相手氏名）さん
お疲れ様です。△△部の××です。
表題の件、〇月の新規契約書数につきまして現時点での状況を以下の通り報告します。
目標人数：
実際の契約者数：
達成率：
前月比：
お預かり金額：
所感：
今後に向けた対策：
以上になります。ご確認よろしくお願いいたします。
△△部 ××
連絡先：
トラブル報告
件名：〇〇のトラブルに関するご相談
（相手氏名）さん
お疲れ様です。△△部の××です。
大変申し訳ありません。〇〇（トラブル内容）が発生してしまいました。
詳細と対応状況は以下になります。
トラブル内容：
トラブルの原因：
現在の状況：
お客様には先ほどお電話にて謝罪し、お許しをいただけました。
今後は再発しないように、○○の確認を徹底いたします。
この度は、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。取り急ぎのご報告となり恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。
△△部 ××
連絡先：
このように、状況を分かりやすく伝えるには、5W1Hを取り入れながら記載する必要があります。また、トラブルに関する報告の場合は、今後の予防策も併せて共有しましょう。
【例文3】社外向けの報告メール
以下は、社外に向けた進捗報告と納品完了報告に関するメールの例文です。
業務の進捗報告
件名：〇〇の進捗状況に関するご報告
株式会社△△
××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
〇〇の進捗状況についてご報告申し上げます。
進捗状況の具体内容：
今後のスケジュール：
以上になります。引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
納品完了報告
件名：〇〇納品に関するご報告
株式会社△△
××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
この度は、弊社へ〇〇をご注文いただきまして、誠にありがとうございます。ご注文いただいた〇〇を納品いたしました。
（納品した商品名・個数を記載、または「納品書を添付しておりますのでご確認ください」と記載）
今後とも、変わらぬお引き立てのほどをよろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
このように、社外向けの報告メールでは、社内向けのものよりも丁寧な表現を用いて記載する必要があります。
【例文4】ファイルを添付する場合の報告メール
メールにファイルなどを添付するときには、複数のファイルをまとめて添付したり、わかりやすいファイル名に変えたりしておく気遣いが重要になります。
以下は、ファイルなどを添付する場合のメール報告書の例文です。
件名：〇〇(資料名）の送付
株式会社△△ ××部 （相手氏名）様
いつも大変お世話になっております。
株式会社●● ▲▲部の◎◎です。
ご依頼いただきました〇〇に関する資料を添付ファイル(.pdf形式)にて送付いたします。
添付ファイル：
添付した資料につきましてご不明点などございましたら、本メールにご返信お願い申し上げます。
ご確認の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社●● ▲▲部 ◎◎
連絡先：
このように、ファイルなどを報告メールに添付する場合には、どのようなファイルを添付しているのか相手に伝える必要があります。
重要なデータ共有にメールは不向き？！メールで報告するデメリット
テンプレートや本記事でご紹介した例文を活用すれば、見やすい報告書メールを作成できます。ただし、メールで報告書を送る場合、以下のようなデメリットが生じます。
- 情報が流れてしまう
- 管理が煩雑化しやすい
- 情報漏えいのリスクがある
ビジネスシーンでは、1日に何件ものメールが往来します。そのため、メールで報告書を共有すると、他のメールに埋もれてしまい、報告書を開いてもらえない可能性があるのです。
メールで報告した内容は、いつでも振り返られるように適切に管理すべきです。しかし、メールは情報を管理する機能が乏しいので、逐一該当のメールを検索して見つけ出すのには手間がかかります。
前提として、メールでのやりとりは、第三者に盗み見られる恐れがあります。そのため、重要なデータを共有する場合には、セキュリティの高い「社内サーバー」や「クラウドストレージ」などが適しています。
ただし、社内サーバーは設置や管理に料金コストがかかるため、クラウド型のツールがおすすめです。たとえば、国際セキュリティ資格を保有している「Stock」では、管理者が情報へのアクセス権を自由に設定できるので安心して使えます。
【知らなきゃ損】報告書の共有・管理に最適なツール
以下では、報告書の共有・管理に最適なツールをご紹介します。
報告書の共有・管理をストレスなく実施するには、「報告書が簡単に共有でき、過去のデータも見つけやすい環境を整える」ことが重要です。過去にどのように報告したか記録が残っていれば、共有するときの参考にすることができます。
しかし、メールでの報告は、他のメールに埋もれて見落とすリスクが高いだけでなく、過去の報告書をすぐに見つけるのは困難です。そのため、「情報が流れず蓄積され、必要な情報に即アクセスできるツール」を導入し、報告書の共有・管理の体制を改善しましょう。
結論、報告書の共有に最適なツールは、報告書データを蓄積でき、高度な検索機能を備えたツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に報告すべき情報をまとめておけば、任意のメンバーに即共有されるうえに、高度な「検索機能」でいつでも簡単に振り返れます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を活用すれば、メールのようにやりとりが往来するストレスもありません。
誰でも簡単に報告書の共有・管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
報告書を作成するときの注意点
ここでは、報告書を作成するときの注意点をご紹介します。報告書を作成する前に、必ず以下の内容を確認しましょう。
「事実」と「所感」を混同しない
報告書では、「客観的な事実」と「個人的な意見の所感」を織り交ぜないように注意しましょう。
事実に個人的な見解が入ってしまうと、相手は現状を正しく把握することが難しくなります。そのため、報告書は、数字やデータを用いた定量的な内容をもとに作成するのが適切です。
また、報告書には「再発防止」や「業務改善」の目的もあり、会社の将来にも関わってきます。それゆえ、適切な選択ができるように、事実と所感は必ず使い分けましょう。
トラブルに対して謝罪の意を記す
トラブルに関する社外向け報告書の場合、謝罪の意を記すようにしましょう。
トラブルを起こした場合には、まずは、現状や原因、再発防止策を報告するのが必須です。加えて、取引先には迷惑をかけたことに対して謝罪する必要があるので、丁重な謝罪文で相手に誠意を伝えるようにしましょう。
ただし、特に迅速に対応すべき事案の場合は、報告・謝罪の電話を先にかけてから詳細をメールもしくはITツールで送るのがおすすめです。
報告メールの書き方や注意点まとめ
ここまで、メールで報告書を作成する方法や注意点を中心にご紹介しました。
メールで報告書を作成するときは、箇条書きで情報を整理したり、客観的な「事実」と個人の意見である「所感」を区別したりして書くことが重要です。また、報告書は作成後も、必要な時にすぐに取り出せるように整理しておくことが求められます。
しかし、メールで共有すると、報告書が他のメールに埋もれてしまい、報告内容が相手に伝わっていないなどの状況が起こりかねません。そのため、業務に関する重要な報告をするときは「情報を流れることなく共有できるITツール」の活用が最適です。
したがって、報告書の共有・管理には、情報が流れず蓄積され、目的の情報をすぐに見つけられるツール「Stock」一択です。また、Stockには独立した「メッセージ機能」も備わっているので、コミュニケーション手段としても活用できます。
ぜひ「Stock」を導入して、報告書の作成と管理を効率化しましょう。
