出張報告書は、職種や業務内容に関わらず作成する機会があります。また、マネジメント側にとって、出張報告書は「メンバーが出張で得た成果を正確に把握する」ための情報源となるので、正確に作成・共有する必要があるのです。
しかし、「出張報告書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、出張報告書の書き方や例文、便利なテンプレートを中心にご紹介します。
- 出張報告書の書き方や作成のコツを知りたい
- 自社に最適なテンプレートを見つけたい
- 出張報告書の作成から管理・共有まで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、出張報告書の書き方が分かるだけでなく、作成後の共有を効率化する方法も見つかります。
目次
【何のために作成する?】出張報告書の目的
出張報告書は「出張の目的」や「出張先で得た成果」について、正確な内容を社内で共有するために必要な書類です。
出張報告書をもとに、マネジメント側は「業務の方向性に問題がないか」や「新しい対策が必要か」を判断します。したがって、出張者や出張先といった基本概要だけでなく、出張の目的と成果をわかりやすく記載しなければなりません。
また、出張後すぐに提出する必要があるので、時間をかけずスムーズに作成することも求められるのです。
<例文あり>出張報告書の書き方とは
ここでは、出張報告書の書き方を解説します。以下を参考にすると、必要な情報に抜け漏れのない出張報告書を作れます。
出張報告書に必要な項目とは
はじめに、出張報告書に必要な項目を解説します。以下を参考に、出張報告書の大まかな構成を把握しましょう。
- 出張の概要
- 出張の行動歴
- 出張の目的
- 出張の成果
- 出張の所感
出張先や出張期間など、出張の概要を記載します。大まかな情報を分かりやすく伝えるため、必要事項のみをシンプルにまとめましょう。
出張先で「誰と」「どこで」「何をしたのか」を記載します。1~3日の短期の出張の場合は時間ごとに詳細に示し、1週間以上の長期の場合は日ごとにまとめて書くのがおすすめです。
出張する目的を記載します。マネジメント側が出張者を正しく評価するには、出張の背景を踏まえることが重要です。
目的の達成有無やそのほか出張を通して得られた結果を記載します。得られた成果は数値で具体的に示すほか、成果を得られなかった場合は原因や改善点も示しましょう。
客観的な情報だけでなく、出張者が感じた主観的な情報も記載します。読み手に出張の内容を詳細に伝えられるだけでなく、出張者自身の振り返りやスキルアップにつなげられます。
以上の項目を記載すれば、出張報告書に必要な基本的な情報を網羅できます。また、「出張にかかった経費」や「今後の改善点」など、用途に応じて項目を追加しましょう。
出張報告書の例文
ここでは、出張報告書の例文を紹介します。実際に作成するときは、以下のように見やすくまとめましょう。
出張報告書
- 提出日:2023年12月22日
- 氏名:佐藤 太郎
- 部署:宮業部
- 出張先:〇〇県AA市
- 張期間:2023年12月20日(火)・21日(木)
- 同行者:営業部 佐藤
- A地区における新製品「〇〇〇」の販売促進
- 13時~株式会社〇〇訪問
- 16時~株式会社××訪問
- 10時~株式会社●●訪問
- 13時~ 株式会社××訪問
- 各社のヒアリング
- 新製品「〇〇〇」の説明
- 店頭ディスプレイの依頼
- 〇〇社で500個、××社で100個の新製品の発注を確約するとともに、全店舗において目立つ位置に陳列する約束を取り付けた。
- △△社、B社では、即時の回答は得られなかったものの、新製品の機能に高評価をいただいた。
- B社の〇〇課長は、新製品のコンセプトに共感しており、ご興味をもたれていた。xx部長に発注の権限があるようだった。
- 〇〇社は、今後の追加発注が見込めるので、アフターフォローを徹底したい。
報告書を作成するときは、読み手の視点に立って情報をまとめる必要があります。たとえば、上記の例文のように見出しを太字にしたり、詳細を箇条書きにしたりすると読みやすい出張報告書を作れるのです。
【無料】ダウンロード可能な出張報告書おすすめテンプレート5選
ここでは、出張報告書の作成に便利なテンプレートを5つ紹介します。以下のテンプレートを比較して、自社に最適なものを見つけましょう。
Word|シンプルで汎用性が高いテンプレート
こちらは、シンプルで汎用性が高いテンプレートです。
必要な項目が揃ったシンプルなレイアウトで、項目ごとに自由に情報を書き込めます。また、承認欄も用意されているので提出時に便利です。
Word|簡潔に記載できるテンプレート
こちらは、内容を簡潔に記載できるテンプレートです。
情報を簡潔にまとめられるので、作成者と読み手間の齟齬を防ぎます。また、例文の記載もあるため、はじめてでも簡単に作成できる構成になっています。
Excel|時系列で細かく記載できるテンプレート
こちらは、時系列で細かく記載できるテンプレートです。
訪問時刻や訪問先に加え、内容も時系列に沿ってまとめられます。ただし、「成果」や「所感」の欄はないので、「報告内容」の欄に忘れずに記載するよう徹底しましょう。
Excel|コピーや配布時に便利なテンプレート
こちらは、コピーや配布時に便利なテンプレートです。
基本項目に加え、コピー数や配布先の記入欄があるので、紙で報告書を提出するときに役立ちます。
Excel|過不足なく情報を伝えられるテンプレート
こちらは、過不足なく情報を伝えられるテンプレートです。
「内容」「成果」「所感」といった基本項目以外にも、「同行者」「先担当者」といった項目もあり、過不足なく情報を残すのに役立ちます。
効果的な出張報告書を作成するコツ3選
ここでは、出張報告書を作成するためのコツを3つ解説します。以下のコツを参考にすると、効率よく出張報告書を作れるので必見です。
(1)出張先でメモを取る
出張先では、常に出張報告書の内容を意識しながら「スケジュール」や「感じたこと」などをメモしておきましょう。
出張報告書の作成時間の大半は、出張中の出来事や気づきを思い出すことに費やされます。一方、出張時にメモしておけば、正確な内容を記載できるうえ、後から考える手間がなくなりスムーズに報告書作成を進めることができるのです。
また、出張中に起こった事実のみをメモするのではなく、その都度自分の気づきや考えを併せてメモすることで、出張報告書の所感に具体性を持たせることができます。
(2)出張の成果や所感を具体的に記入する
出張先での成果や所感は具体的に記載しましょう。
出張報告書の目的は、「出張によって何を達成したか」「今後何を改善すべきか」を共有することです。それゆえ、出張によって得た成果や所感は、定量的な表現で具体的に記載する必要があります。
また、所感では実際に会話した本人しかわからない営業先の温度感や目に映った課題、いち早く仕入れたトレンドなどを示せます。そこで、出張先での所感は随時メモに取り、漏れなく正確に報告しましょう。
(3)テンプレートを活用する
テンプレートの活用も、効果的な報告書を作成するポイントです。
テンプレートを使えば、書くべき内容が明確になるうえ、報告書のレイアウトを社内で統一できます。また、一から準備する手間もなくなるので、報告書の作成に費やす時間を短縮可能です。
ただし、テンプレートはあらかじめレイアウトが定まっているので、項目の削除や追加がしづらいと言えます。そのため、自社に合ったテンプレートが見つからない場合は、ITツール等で自作するのにも有効です。
たとえば、自社の業務に最適化されたテンプレートの作成・呼び出しがスムーズに行える「ナレカン」のようなツールを導入すれば、報告書の作成を効率化できます。
Word・Excelで出張報告書を作成するデメリット
以下では、Word・Excelで出張報告書を作成するデメリットを2つご紹介します。WordやExcelのテンプレートは誰でも気軽に利用できる反面、注意点もあるので必ず確認しましょう。
(1)ファイルを共有しづらい
Word・Excelで出張報告書を作成するデメリットの1つ目は、共有しづらい点です。
WordやExcelで作成した出張報告書を共有する際は、メールやチャットツール等を利用して相手に送信する必要があります。この際、メールでは冒頭の挨拶等を考える手間がかかり、チャットツールでは他の話題でファイルが流れてしまうリスクがあるのです。
出張報告書は出張者の成果をまとめた重要な書類となるため、いつでもスムーズに共有できなければなりません。そのため、出張報告書の作成には、共有に不向きなWordやExcelではなく、ITツールの利用がおすすめです。
たとえば、記載した情報がリアルタイムで任意のメンバーに共有されるツールを導入すれば、ファイル共有の手間や共有漏れのリスクを減らせるのです。
(2)ファイルが埋もれて見つけづらい
Word・Excelで出張報告書を作成するデメリットの2つ目は、ファイルが埋もれて見つけづらくなってしまう点です。
時間経過とともに出張報告書の数は増えていくため、目当てのファイルが見つけづらくなってしまいます。とくに、大量の出張報告書を管理する企業では、目当てのファイルが埋もれてしまうリスクが高いのです。
そのため、「ナレカン」のように高性能の検索機能を備えたツールを選択して、必要なファイル・情報がすぐに見つかる環境を整えなければなりません。
【誰でも簡単!】出張報告書の作成・共有に最適なツールとは
以下では、誰でも簡単に出張報告書を作成・共有できるツールを紹介します。
出張報告書の作成にテンプレートを使えば、項目に抜け漏れがなくなるうえ、作成時間も短縮できます。ただし、社員数が多い企業は報告書数も膨大なため、Word・Excelのファイル管理では煩雑になってしまいます。
そのため、出張報告書の作成機能はもちろん、検索機能も充実したツールを使って、必要な報告書をすぐに見つけられる環境で報告書を管理するべきなのです。
結論、自社が導入すべきなのは、高精度の検索機能で、確認したい出張報告書へ即アクセスできる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には報告書の書き方をまとめられるだけでなく、自作の「テンプレート」で報告書を簡単に作れます。また、報告書作成のコツなどの”ナレッジ”を残しておけば、生成AIを使った「自然言語検索」で上司に質問するように、手軽にコツを調べられます。
社内の情報共有・管理を最も簡単に効率化できる「ナレカン」
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
「ナレカン」の出張報告書への活用例
以下では、「ナレカン」の出張報告書への活用例を4つ紹介します。
- 記事に書く
- コメントでのやり取り
- フォルダでの管理
- ファイル管理
ナレカンの記事には出張報告を直接入力することが可能です。テンプレート機能が備わっているので、入力すべき項目をあらかじめ登録しておくと、項目を埋めるだけで、簡単に出張報告書を作成できるようになります。
ナレカンには、記事に紐づいたコメント機能が備わっています。そのため、他のチャットツールやメールを使わずとも、出張報告書のやり取りができる点がメリットです。
ナレカンで作成した出張報告書をフォルダで管理することが可能です。部署や種類ごとに出張報告書を整理しておくことで、後から見返す際に探す手間を省けます。
WordやExcelで作成した出張報告書を記事にそのまま添付して管理する方法もあります。ファイルの内容をタイトルや2~3行のテキストで記載することで、ファイルの内容が一目で分かり、検索で見つけやすくなるのです。
このようにナレカンを導入することによって、出張管理書の作成・共有・管理がスムーズになり、業務効率化の実現に近づきます。
出張報告書の書き方と便利なテンプレートまとめ
これまで、出張報告書の書き方や便利なテンプレートを紹介しました。
出張先でメモを残したりテンプレートを活用したりすれば、必要な情報を満たした出張報告書を簡単に作成できます。しかし、報告書は日々蓄積されるため、膨大な量となり、Word・Excelを使った管理では煩雑になります。
煩雑な管理体制では、必要となった報告書がなかなか見つからず、業務の遅延に繋がります。そのため、検索機能の充実したツールを導入して、必要な報告書・情報へ即アクセスできるようにするべきなのです。
したがって、自社が導入すべきなのは、超高精度の検索が可能で、確認したい報告書がすぐに見つかる「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、出張報告書をスムーズに作成・管理しましょう。