出張報告書は、職種や業務内容に関わらず作成する機会があります。また、マネジメント側にとって、出張報告書は「メンバーが出張で得た成果を正確に把握する」ための情報源となるので、正確に作成・共有する必要があるのです。
しかし、「出張報告書の書き方が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、出張報告書の書き方や例文、便利なテンプレートを中心にご紹介します。
- 出張報告書の書き方や作成のコツを知りたい
- 自社に最適なテンプレートを見つけたい
- 出張報告書の作成から管理・共有まで効率化したい
という方はこの記事を参考にすると、出張報告書の書き方が分かるだけでなく、作成後の共有までを効率化する方法が見つかります。
目次
出張報告書とは
出張報告書は「出張する目的」や「出張先で得た成果」について、正確な内容を社内で共有するために必要な書類です。
出張報告書をもとにマネジメント側は「業務の方向性に問題がないか」や「新しい対策が必要か」を判断します。したがって、出張者や出張先といった基本概要だけでなく、出張の目的と成果をわかりやすく記載しなければなりません。
また、出張後すぐに提出する必要があるので、時間をかけずスムーズに作成することも求められるのです。
＜例文あり＞出張報告書の書き方とは
ここでは、出張報告書の書き方を解説します。以下を参考にすると、必要な情報に抜け漏れのない出張報告書を作れます。
出張報告書に必要な項目とは
はじめに、出張報告書に必要な項目を解説します。以下を参考に、出張報告書の大まかな構成を把握しましょう。
- 出張の概要
- 出張の行動歴
- 出張の目的
- 出張の成果
- 出張の所感
出張先や出張期間など、出張の概要を記載します。大まかな情報を分かりやすく伝えるため、必要事項のみをシンプルにまとめましょう。
出張先で「誰と」「どこで」「何をしたのか」を記載します。1～3日の短期の出張の場合は時間ごとに詳細に示し、1週間以上の長期の場合は日ごとにまとめて書くのがおすすめです。
出張する目的を記載します。マネジメント側が出張者を正しく評価するには、出張の背景を踏まえることが重要です。
目的の達成有無やそのほか出張を通して得られた結果を記載します。得られた成果は数値で具体的に示すほか、成果を得られなかった場合は原因や改善点も示しましょう。
客観的な情報だけでなく、出張者が感じた主観的な情報も記載します。読み手に出張の内容を詳細に伝えられるだけでなく、出張者自身の振り返りやスキルアップにつなげられます。
以上の項目を記載すれば、出張報告書に必要な基本的な情報を網羅できます。また、「出張にかかった経費」や「今後の改善点」など、用途に応じて項目を追加しましょう。
出張報告書の例文
ここでは、出張報告書の例文を紹介します。実際に作成するときは、以下のように見やすくまとめましょう。
報告書を作成するときは、読み手の視点に立って情報をまとめる必要があります。たとえば、上記の例文のように見出しを太字にしたり、詳細を箇条書きにしたりすると読みやすい出張報告書を作れるのです。
効果的な出張報告書を作成するコツ
ここでは、出張報告書を作成するためのコツを解説します。以下のコツを参考にすると、効率よく出張報告書を作れるので必見です。
（1）出張先でメモを取る
出張先では、常に出張報告書の内容を意識しながらスケジュールや感じたことなどをメモしておきましょう。
出張報告書の作成時間の大半は、出張中の出来事や気づきを思い出すことに費やされます。一方、出張時にメモしておけば、正確な内容を記載できるうえ、後から考える手間がなくなりスムーズに報告書作成を進めることができるのです。
また、出張中に起こった事実のみをメモするのではなく、その都度自分の気づきや考えを併せてメモすることで、出張報告書の所感の記載に具体性を持たせることができます。
（2）出張の成果や所感を具体的に記入する
出張先での成果や所感は具体的に記載しましょう。
出張報告書の目的は、「出張によって何を達成したか」「今後何を改善すべきか」を共有することです。それゆえ、出張によって得た成果や所感は、定量的な表現で具体的に記載する必要があります。
また、所感では実際に会話した本人しかわからない営業先の温度感や目に映った課題、いち早く仕入れたトレンドなどを示せます。そこで、出張先での所感は随時メモに取り、漏れなく正確に報告しましょう。
（3）テンプレートを活用する
テンプレートの活用も、効果的な報告書を作成するポイントです。
テンプレートを使えば、書くべき内容が明確になるうえ、報告書のレイアウトを社内で統一できます。また、一から準備する手間もなくなるので、報告書の作成に費やす時間も短縮するのです。
ただし、テンプレートはあらかじめレイアウトが定まっているので、項目の削除や追加がしづらいです。そのため、自社に合ったテンプレートが見つからない場合は、ITツール等で自作するのにも有効です。
たとえば、自社の業務に最適化されたテンプレートの作成・呼び出しがスムーズに行える「ナレカン」のようなツールを導入すれば、報告書の作成を効率化することができます。
【無料】出張報告書のおすすめテンプレート4選
ここでは、出張報告書の作成に便利なテンプレートを4つ紹介します。以下のテンプレートを比較して、自社に最適なテンプレートを見つけましょう。
Word｜シンプルで汎用性が高いテンプレート
こちらは、シンプルで汎用性が高いテンプレートです。
必要な項目が揃ったシンプルなレイアウトで、項目ごとに自由に情報を書き込めます。また、承認欄も用意されているので提出時に便利です。
Word｜簡潔に記載できるテンプレート
こちらは、内容を簡潔に記載できるテンプレートです。
情報を簡潔にまとめられるので、作成者と読み手間の齟齬を防ぎます。また、例文の記載もあるため、はじめてでも簡単に作成できる構成になっています。
Excel｜時系列で細かく記載できるテンプレート
こちらは、時系列で細かく記載できるテンプレートです。
訪問時刻や訪問先に加え、内容も時系列に沿ってまとめられます。ただし、「成果」や「所感」の欄はないので、「報告内容」の欄に忘れずに記載するよう徹底しましょう。
Excel｜コピーや配布時に便利なテンプレート
こちらは、コピーや配布時に便利なテンプレートです。
基本項目に加え、コピー数や配布先の記入欄があるので、紙で報告書を提出するときに役立ちます。
Word・Excelで出張報告書を作成するデメリット
以下では、Word・Excelで出張報告書を作成するデメリットを2つご紹介します。WordやExcelのテンプレートは誰でも気軽に利用できる反面、注意点もあるので必ず確認しましょう。
（1）ファイルが埋もれて見つけづらい
Word・Excelで出張報告書を作成するデメリット1つ目は、ファイルが埋もれて見つけづらくなってしまう点です。
WordやExcelのテンプレートを利用して出張報告書を作成する場合、都度ファイル一覧の中からテンプレートを探し出さなければなりません。そのため、出張報告書の作成に余分な時間がかかってしまいます。
また、作成した出張報告書を後から見返す際も同様です。時間経過とともに出張報告書の数は増えていくため、目当てのファイルが見つけづらくなってしまうのです。
とくに、大量の出張報告書を管理する企業では、目当てのファイルが埋もれてしまうリスクが高いため、早急にITツール等の導入を検討しましょう。
（2）ファイルを共有しづらい
Word・Excelで出張報告書を作成するデメリット2つ目は、ファイルを共有しづらい点です。
WordやExcelで作成した出張報告書を共有する際は、メールやチャットツール等を利用して相手に送信する必要があります。この際、メールでは冒頭の挨拶等を考える手間がかかり、チャットツールでは他の話題でファイルが流れてしまうリスクがあるのです。
出張報告書は出張者の成果をまとめた重要な書類となるため、いつでもスムーズに共有できなければなりません。そのため、出張報告書の作成には、共有に不向きなWordやExcelではなく、ITツールの利用がおすすめです。
たとえば、記載した情報がリアルタイムで任意のメンバーに共有される「ナレカン」のようなツールを導入すれば、ファイル共有の手間や共有漏れのリスクを減らすことができるのです。
【誰でも簡単！】出張報告書の作成・共有に最適なツールとは
以下では、誰でも簡単に出張報告書を作成・共有できるツールを紹介します。
出張報告書の作成にテンプレートを使えば、項目に抜け漏れがなくなるうえ、作成時間も短縮できます。ただし、自社にあった報告書の作り方が社内に浸透していなければ、テンプレートを使っても効果的な報告書は作成できません。
とくに、社員数が多い企業では報告書数も膨大なため、報告書の不備などによる差し戻しなどは減らすべきです。そこで、報告書の作成だけでなく「報告書の書き方のコツも共有できるツール」を使えば、誰でも迷わずに報告書を作成できるようになります。
結論、自社が導入すべきなのは、あらゆる情報をナレッジとして蓄積でき、メールを使える方であればすぐに使いこなせる程シンプルな「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」には報告書の書き方をまとめられるだけでなく、自作の「テンプレート」で報告書を簡単に作れます。また、記事の内容は任意のメンバーにリアルタイムで共有されるほか、多階層の「フォルダ」で報告書の数が増えても管理が煩雑になりません。
社内の情報共有・管理を最も簡単に効率化できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
出張報告書の書き方と便利なテンプレートまとめ
これまで、出張報告書の書き方や便利なテンプレートを紹介しました。
出張先でメモを残したりテンプレートを活用したりすれば、必要な情報を満たした出張報告書を簡単に作成できます。また、出張報告書は「マネジメント側が出張者の成果を把握すること」を目的に作るため、作成後の管理や共有が重要なのです。
そこで、「出張報告書の作成から共有までを一元化するツール」を使えば、報告書業務を正確に進められます。ただし、多機能なツールは操作が複雑になりがちなので、ITに慣れていない社員が使いこなせず、結果として社内に浸透しません。
したがって、自社が導入すべきなのは、誰でも簡単に出張報告書を作成・共有できるツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、出張報告書をスムーズに作成・管理しましょう。
