日々の業務活動を上司やメンバーへ報告する資料に、「週報」が挙げられます。週報を作成すれば、社員の業務内容を一週間でまとめて把握できるうえ、業務改善やナレッジ蓄積にも役立つのです。
しかし、なかには「週報を上手く作成する方法が分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「週報の作成ポイント」や「おすすめの無料テンプレート5選」を中心に解説します。
- テンプレートを使って簡単に週報を作成したい
- 週報の上手な書き方や例文を参考にしたい
- 週報を手軽に作成できるツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートが選べるうえ、情報が正確に伝わる週報を簡単に作成できるようになります。
目次
＜例文あり＞週報を上手く書くポイントとは
ここでは、週報作成時に押さえるべきポイントを3点紹介します。以下のポイントを踏まえて、下記画像のような見やすい週報を作りましょう。
（1）書くべき項目を網羅する
項目を把握することで、必要な情報に抜け漏れのない週報を作れます。週報に書くべき項目は以下の通りです。
- 作成日：週報を作成した日付
- 作成者：週報の作成者の部署・名前
- 対象期間：週報の作成対象期間
- 業務内容：対象期間の業務内容
- 反省点：業務の振り返り・反省点
- 今後の計画：反省点を踏まえた今後の計画
このように、「業務内容」だけでなく、「反省点」や「今後の計画」も記載することで、自社の業務改善につなげられます。したがって、以上の項目を網羅して、実際の業務に役立つ週報を作りましょう。
（2）5W1Hを意識する
実際に文章を書くうえでは、5W1Hを意識しましょう。
週報は自身の業務の振り返りだけでなく、他の社員に進捗を共有するためにも必要な書類です。したがって、5W1H（いつ/どこで/誰が/何を/なぜ/どのように）を意識して、読み手に伝わりやすい文章にしましょう。
ただし、「具体的に記入するあまり、文章が長くなりすぎる」という事態は避けなければならないので、箇条書きで分かりやすく書くことがポイントです。
（3）気づきや問題点を記入する
「気づき」や「問題点」を記入することも週報作成時のポイントです。
業務内容に関する気づき・問題点を書き残しておけば、のちに長期的な目標や業務計画を立てやすくなります。また、問題点には改善策も併せて記入すると、次にやるべきことも明確になるのです。
このように、自社の業務に役立てるためにも、週報には「気づき・問題点」を記入しましょう。なお、単に記入するだけではなく、上司からのフィードバックをもとにブラッシュアップしていくことも重要です。
週報にテンプレートやフォーマットを使うべき理由
週報にテンプレートやフォーマットを使うべき理由は、「作成時間を短縮できること」と「レイアウトを統一できること」にあります。
具体的には、テンプレートには項目や記入欄があらかじめ用意されているので、一から構成を考える必要がなくなり、効率よく週報を作れます。また、レイアウトが社内で統一されるため、どこを読めば良いかが明確になり、読み手にとっても分かりやすいです。
このように、週報テンプレートを使えば、作成者にも読み手にもメリットがあります。
【中堅～大手企業向け】週報の作成におすすめのツール
以下では、週報の作成に役立つおすすめのツールを紹介します。
Excelの週報は、「わざわざメールやチャットツールで送るのが面倒」「過去の週報がどこにあるのか分からない」という状況になりがちです。したがって、「週報を簡単に共有できて、すぐにアクセスできるITツール」を使って週報を作成しましょう。
ただし、多機能なツールは使いこなすのが難しく、社内に浸透しません。とくに、社員のITリテラシーにばらつきのある大企業では、「誰でも簡単に使えるツール」を選ぶ必要があります。
結論、自社が導入すべきツールは、メールを使える方ならば、誰でも簡単に週報を作成・共有・管理できる「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事(ノート)」には、あらかじめ登録した「テンプレート」を使って簡単に週報を作れるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有可能です。また、部署や作成者ごとに整理できる「フォルダ」や高精度の「検索機能」を使って、見たい週報をすぐに探せます。
誰でも簡単に週報を作成・共有・管理できる「ナレカン」
「ナレカン」｜最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名～数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「（知恵袋のような）質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名～数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン ：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン ：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンを使った「週報」の作成＞
こちらは、ナレカンの「記事(ノート)」機能を使用して作成した週報の例です。
- テンプレート機能
- コメント機能
自社に適した週報のフォーマットを、テンプレートとして登録できます。登録したテンプレートはわずかな操作で呼び出せるため、週報を作成する度にテンプレートをダウンロードする手間がかかりません。
ノートには「コメント」機能があるため、上司からのフィードバックを受けたり、次週の予定についての連絡をとったりできます。
【Excel・Word】週報におすすめの無料テンプレート5選
以下では、ExcelやWordですぐに使える「週報の無料テンプレート」を、種類別に5つご紹介します。自社に適したテンプレートを採用して、抜け漏れがない週報を作りましょう。
Excel｜シンプルな週報テンプレート
上記は、業種問わず汎用的に使えるシンプルなテンプレートです。
「業務内容」には1日の具体的な業務を、「備考」には気づきや問題点を記入します。さらに、目標をもとに、1週間の振り返りをしたうえで翌週の予定を記載できるので、上記の週報だけでPDCAサイクルが回せる仕様となっています。
Excel｜営業向けの週報テンプレート
上記は、売上実績を詳細に記載できる営業向けのテンプレートです。
事前に立てた目標と実績を比較して、改善点を発見できます。また、売上ベースで業務内容を把握できるので、社員の人事評価にも役立ちます。
Excel｜新入社員向けの週報テンプレート
こちらは、1週間の業務を簡潔に記載できる新入社員向けのテンプレートです。
「学んだこと」や「上司からのコメント」の記入欄があるほか、箇条書きで手軽に書き込める仕様なので、新入社員におすすめです。さらに、テンプレートの使い方を解説したシートも用意されているので、入社当初から簡単に週報を作成できます。
Word｜日報とセットで使える週報テンプレート
こちらは、日報と週報がセットになったテンプレートです。
日報と週報を同じレイアウトで作成できるので、作成者と読み手の両者にとって分かりやすいです。また、表の色は自由に変更可能で、カスタマイズ性も優れています。
Word｜ボックス型の週報テンプレート
こちらは、ボックス型で自由に書き込めるテンプレートです。
記入欄が区切られていないので、作成者が自由に文章を記載できます。また、項目の追加や削除にも対応しているので、自社の用途に合ったテンプレートを作れるのです。
週報の作成ポイントや無料テンプレートまとめ
これまで、「週報の作成ポイント」や「Excel・Wordで使える無料テンプレート」を中心にご紹介しました。
週報を作成するうえでは、記載すべき内容に不備がないように注意する必要がありますが、テンプレートがあれば漏れがない週報を簡単に作れます。ただし、週報は作って終わりではなく、その後の業務に活用できるように管理しなければなりません。
とくに、Excelの週報は似たようなファイルが増えてしまい、「必要なときに、見たいファイルが探し出せない」ということが頻繁に起こります。そのため、そもそも週報はファイルではなく、「ノート」と「フォルダ」で整理できるITツールで作成すべきです。
結論、週報の作成には、あらゆる情報を簡単に記載できる”記事(ノート)”と、テーマごとに整理できる”フォルダ”を備えた「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、週報の作成から管理までを効率化しましょう。
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