【無料】週報のExcel・Wordテンプレート5選！書き方例や見本も紹介

日々の業務活動を上司やメンバーへ報告する資料に「週報」が挙げられます。週報を作成すれば、社員の業務内容を一週間でまとめて把握できるうえ、業務改善やナレッジ蓄積にも役立つのです。

 

しかし、テンプレートを活用して週報を作りたいが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、「おすすめの無料テンプレート5選」や「週報の書き方例や見本」を中心に解説します。

 

という方はこの記事を参考にすると、自社に適したテンプレートを選べるうえ、”情報が正確に伝わる週報”を簡単に作成できるようになります。

業務週報を作成する目的は、以下の3つが挙げられます。

 

1. 進捗状況を共有する
週報を通じて進捗状況を共有すれば、上司が部下の現状を把握できます。したがって、遅延が発生しても、すぐに対応できるようになります。
 
2. 業務改善につなげる
週報を作成すると、1週間の業務を振り返る習慣が生まれます。そのため、業務の課題が明確になり、解決策を考案・実施し、業務改善に繋げられるのです。
 
3. 情報を蓄積する
週報に、業務の課題や解決策、成果などを記載することで、“ナレッジ”として今後の業務に活かせます。具体的には、蓄積した情報から「新人教育に反映する」「課題解決のヒントを得る」というような動きにつながります。

 

このように、週報の作成は、作成者だけでなく読み手にとってもメリットとなります。

ここでは、週報作成時に押さえるべきポイントを3点紹介します。以下のポイントを踏まえて、下記画像のような見やすい週報を作りましょう。

 

以下のように、書くべき項目を把握することで、必要な情報に抜け漏れのない週報を作れます。

 

 

このように、「業務内容」だけでなく、「反省点」や「今後の計画」も記載することで、自社の業務改善につなげられます。したがって、以上の項目を網羅して、実際の業務に役立つ週報を作りましょう。

実際に文章を書くうえでは、5W1Hを意識しましょう。

 

週報は自身の業務の振り返りだけでなく、他の社員に進捗を共有するためにも必要な書類です。したがって、5W1H（いつ/どこで/誰が/何を/なぜ/どのように）を意識して、読み手に伝わりやすい文章にしましょう。

 

ただし、「具体的に記入するあまり、文章が長くなりすぎる」という事態は避けなければならないので、箇条書きで分かりやすく書くことがポイントです。

「気づき」や「問題点」を記入することも週報作成時のポイントです。

 

業務内容に関する気づき・問題点を書き残しておけば、のちに長期的な目標や業務計画を立てやすくなります。また、問題点には改善策も併せて記入すると、次にやるべきことも明確になるのです。

 

このように、自社の業務に役立てるためにも、週報には「気づき・問題点」を記入しましょう。なお、単に記入するだけではなく、上司からのフィードバックをもとにブラッシュアップしていくことも重要です。

以下では、ExcelやWordですぐに使える「週報の無料テンプレート」を、5つご紹介します。自社に適したテンプレートを採用して、抜け漏れがない週報を作りましょう。

 

上記は、業種問わず汎用的に使えるシンプルなテンプレートです。

 

「業務内容」には1日の具体的な業務を、「備考」には気づきや問題点を記入します。さらに、目標をもとに、1週間の振り返りをしたうえで翌週の予定を記載できるので、上記の週報だけでPDCAサイクルが回せる仕様となっています。

 

 

上記は、売上実績を詳細に記載できる営業向けの業務週報テンプレートです。

 

事前に立てた目標と実績を比較して、改善点を発見できます。また、売上ベースで業務内容を把握できるので、社員の人事評価にも役立ちます。

 

 

こちらは、1週間の業務を簡潔に記載できる新入社員向けのテンプレートです。

 

「学んだこと」や「上司からのコメント」の記入欄があるほか、箇条書きで手軽に書き込める仕様なので、新入社員におすすめです。さらに、テンプレートの使い方を解説したシートも用意されているので、入社当初から簡単に週報を作成できます。

 

 

こちらは、日報と週報がセットになったテンプレートです。

 

日報と週報を同じレイアウトで作成できるので、作成者と読み手の両者にとって分かりやすいです。また、表の色は自由に変更可能で、カスタマイズ性も優れています。

 

 

こちらは、ボックス型で自由に書き込めるテンプレートです。

 

記入欄が区切られていないので、作成者が自由に文章を記載できます。また、項目の追加や削除にも対応しているので、自社の用途に合ったテンプレートを作れるのです。

 

ExcelやWordで作成した週報は、以下の2つのデメリットがあります。

 

• ファイル共有が非効率
ExcelやWordのファイルを共有する場合、メールやチャットなどの外部ツールを介する必要があります。しかし、Cc/Bccの設定に手間がかかり、チャットは他の話題でファイルが埋もれてしまう危険性があります。
 
• ファイル管理が煩雑
ExcelやWordは他の業務でも頻繁に使用されるため、適切な管理場所を確保しないと、週報が他のファイルに埋もれてしまいます。そして、必要な週報が迅速に見つからず、業務効率が低下する可能性があります。

 

そのため、ExcelやWordは週報の作成に利用できる反面、共有や管理には向かないと言えます。したがって、週報の作成から管理・共有まで一元化できる「Stock」のようなツールを、Excel/Wordの代わりに利用しましょう。

以下では、週報の作成・管理に役立つおすすめのツールを紹介します。

 

Excelで週報を作成すると、毎回メールやチャットツールで送る手間が発生し、送信作業が面倒になりがちです。また、週報を個別に管理すると、過去のデータがどこに保存されているのか分からなくなり、探すのに時間がかかってしまいます。

 

そのため、週報を一元管理でき、共有や検索がスムーズにできる情報共有ツールを活用するのが適切です。ただし、多機能なツールは操作が複雑で、社内に浸透しにくいため、シンプルなものを選びましょう。

 

結論、利用すべきツールは、非IT企業の65歳の方でも簡単に週報を作成・共有・管理できる「Stock」一択です。

 

Stockを利用すれば、作成した週報がリアルタイムで任意のメンバーに共有され、送信作業の手間が省けます。また、週報を一元管理できるうえ、高精度な検索機能が備わっているため、情報を整理しやすく、必要なデータをすぐに見つけられます。

 

/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /

チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。

 

Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

 

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockの口コミ・評判＞

塩出 祐貴さん 松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん リハビリデイサービスエール

「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん 栃木サッカークラブ（栃木SC）

「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

Stockを活用することで、以下のような週報を作成することができます。

 

 

Stockには、テキスト情報だけでなく表の作成機能も備わっており、見やすい週報を作成できます。​さらに、データ分析結果や報告書などのファイルも一括して保存できるため、その週の業務を一元管理し、振り返りが容易になります。

 

また、以下の週報の書き方を参考にすることで、業務改善に役立つ週報を作成できます。

 

• 新規顧客へのアプローチ数を増やし、商談件数を前週比20%向上させる。
• 既存顧客へのフォローアップを強化し、リピート受注率を向上させる。

• 3/31（月）
• 新規顧客リストの作成と優先順位付け
• 既存顧客への定期フォローアップメール送信
• 4/1（火）
• 新規顧客への初回電話アプローチを10件実施
• 前週の営業データ分析と報告書作成
• 4/2（水）
• 新規顧客との商談2件実施
• 既存顧客からの問い合わせ対応と解決
• 4/3（木）
• 新規顧客へのフォローアップメール送信
• 競合他社の動向調査と情報共有
• 4/4（金）
• 週次営業会議で進捗報告と課題共有
• 新規顧客との商談1件実施

• 新規顧客へのアプローチ数は目標に達したが、商談への転換率が低かった。
• 既存顧客へのフォローアップが不足し、リピート受注率の向上に課題が残った。

• 新規顧客との商談3件を予定​
• 既存顧客への定期訪問を2件実施​​
• 営業戦略の見直しとチームミーティングの開催​​

週次報告を継続させるためのポイントは、記載者本人と上司・管理者で以下のように異なります。

 

• 記載者本人：日々の気づきをメモする
業務中の気づきや重要に感じるポイントを日々メモしておけば、日報を作成する時になって「書くことをわすれた・何を書けばいいか分からない」といった問題が発生しません。週の終わりにまとめて週報を作成するよりも手間が省けます。
 
• 上司・管理者側：週報へのリアクションを習慣にする
週報をチェックする側は、部下に対しリアクションを習慣化しましょう。上司からのコメントがあれば部下が提出の意義を感じられるうえ、改善点を伝えれば次回の業務に活かしやすく、結果として、業務改善が促進されます。

 

上記の2点を意識すれば、週次報告を継続しやすくなり、週報の提出自体が目的化することを防げます。

これまで、「Excel・Wordで使える無料テンプレート」や「週報の書き方例や見本」を中心にご紹介しました。

 

週報は、記載内容に不備がないように注意して作成する必要がありますが、テンプレートがあれば漏れがない週報を簡単に作れます。ただし、週報には業務ノウハウが多く含まれているため、作成後はその後の業務に活用できるように管理しなければなりません。

 

とくに、Excelの週報は似たようなファイルが増えてしまい、「必要なときに、見たいファイルが探し出せない」ということが頻繁に起こります。そのため、そもそも週報はファイルではなく、超高精度の検索機能が備わったITツールで管理するべきです。

 

結論、週報の作成には、あらゆる情報を簡単に記載できる”記事”と、誰でも自在に欲しい情報を見つけられる”検索機能”を備えた「Stock」が最適です。

 

ぜひ「Stock」を導入して、週報の作成から管理までを効率化しましょう。