ビジネスでは、さまざまな報告書を作成する機会は多々ありますが、報告書を一から準備すると時間がかかってしまいます。そこで、テンプレートを使えば、必要な項目を埋めるだけで報告書が完成するので、作成時間が短縮されて作業の効率化につながるのです。
しかし、テンプレートを使って報告書を作りたいが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、用途ごとの報告書テンプレートや作成方法を中心に紹介します。
- 報告書の書き方のポイントを把握したい
- テンプレートを使って効率良く報告書を作成したい
- 報告書の作成から共有まで一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、用途に合ったテンプレートが見つかるうえ、作成後の文書管理に求められる要素まで分かります。
目次
【無料】Excel/Wordで使える報告書のテンプレートと特徴11選
以下では、すぐに使える報告書のテンプレート11選と、各報告書の特徴を併せて紹介します。さまざまなシーンに備えるために、種類別のテンプレートを保存しておきましょう。
【Excel】会計報告書のテンプレート
こちらは会計報告書のテンプレートです。
会計報告書とは、企業以外の団体（PTAや町内会、自治会など）における一定期間またはイベントごとの収益と支出をまとめた書類です。お金の流れを見える化して、内訳や使用用途が適切か判断するために活用されます。
本テンプレートは上段には収入を、下段には支出を記載するようになっており、両者の差分が一目で分かる形式です。
【Excel】業務報告書のテンプレート
こちらは業務報告書のテンプレートです。
業務報告書とは、担当者の業務に関する内容を上司や他のメンバーに共有するための書類です。業務報告書を読むことで、作成者の進捗状況や業務に関する課題を確認できます。
日時や業務内容などの基本項目はもちろん、課題や対策を記載する欄もあるため、今後の業務改善に活かせる点がメリットです。
【Excel】決算報告書のテンプレート
こちらは決算報告書のテンプレートです。
決算報告書とは、企業が年度末に作成する財務状況を報告するための書類で、法律により作成が義務付けられています。決算報告書では、1年間の事業年度が終わると行われる決算の結果をまとめます。
左部には収入を、右部には支出を記載するようになっており、両者を一目で確認できます。また、本テンプレートでは、締めの言葉が備わっているので、ビジネスマナーを押さえた書類を作成できるのです。
【Word】シンプルな報告書のテンプレート
こちらはシンプルな報告書のテンプレートです。
本テンプレートは、どの報告書にも必要な項目が揃ったシンプルな報告書です。汎用性が高く、簡潔に情報をまとめることができます。
【Word】在宅勤務業務日報・週報のテンプレート
こちらは在宅勤務の業務日報・週報のテンプレートです。
在宅勤務の業務日報・週報とは、在宅勤務のときに、いつ何をしたのかを記録するためのものです。また、チームの進捗共有にも使われるため、短い文章で伝わりやすく書くようにしましょう。
本テンプレートは、時間や日にちごとの業務を表でまとめられるため、いつ何をしたのかが一目で分かります。また、反省や目標の欄もあるため、やったことを振り返りながら業務の改善に繋げられます。
【Word】活動報告書のテンプレート
こちらは活動報告書のテンプレートです。
活動報告書は、第三者が活動内容を把握し、評価するために用いられることが多いです。作業報告書と似ていますが「中長期にわたるプロジェクトや企業活動を報告する資料」という点で異なります。
本テンプレートは件名や日時などの項目を埋めるだけで完成する、シンプルなレイアウトです。活動内容のスペースが広いため、「活動目的」「所感」「成果」などを詳しく記載できます。
【Word】調査報告書のテンプレート
こちらは調査報告書のテンプレートです。
調査報告書とは、業界・業種問わずあらゆる調査や研究結果の報告に使われる書類です。客観的な視点で、定量的に書くようにしましょう。
本テンプレートは調査結果から記載して、その理由を展開する形式になっているので、結論をすぐに把握できるメリットがあります。また、添付資料の項目には、グラフや表といった視覚情報を取り入れると、読み手の理解が深まりやすいです。
【Word】経緯報告書のテンプレート
こちらは経緯報告書のテンプレートです。
経緯報告書とは、ミスやトラブルの原因、現状に至るまでの経緯などを関係者に伝える書類です。社内と社外で形式が異なります。
社内向けの場合は「問題が発生した経緯」「理由」「対応策」を中心に記載します。一方、社外向けの場合は「時候の挨拶」や「謝罪文」が必要です。
本テンプレートは「社内向け」のテンプレートであり、経緯を時系列順で載せられるので、読み手がトラブルの概要をイメージしやすくなっています。
【Word】営業報告書のテンプレート
こちらは営業報告書のテンプレートです。
営業報告書とは、営業担当者の活動内容や成果を報告する書類です。外出が多い営業職の業務内容を可視化したり、チーム内で共有したりするために使われます。
本テンプレートは、項目を「営業業務」と「社内業務」の2つに分けた形式です。また、担当者の所感と読み手のコメントが入れられる仕様になっています。
【Word】出張報告書のテンプレート
こちらは出張報告書のテンプレートです。
出張報告書とは、出張業務における訪問先や営業活動を共有するための書類です。仮に成果が出なくとも、商談の雰囲気や出張を通じて得た新たな情報を盛り込み、経験を次回に活かせるようにしましょう。
本テンプレートには業務内容に加えて経費の欄があり、交通費も管理できるようになっています。
【Excel/Word】研修報告書のテンプレート
こちらは研修報告書のテンプレートです。
研修報告書は、主催者がつくる「研修実施報告書」と受講者がつくる「研修受講報告書」の2種類に分けられます。本テンプレートには所感の欄があるので、「研修受講報告書」として使うのがおすすめです。
ただし、Excel/Wordだとレイアウトの変更したり、情報を追加したりしづらい点が面倒です。一方、ノート形式で直感的に使える「Stock」には、Excel/Word用のテンプレートをテキスト化して貼り付けられるので、紙のノートのように簡単に記載できます。
＜要注意＞Excel/Wordで報告書を作るデメリットとは
以下では、Excel/Wordで報告書を作るデメリットを解説します。Excel/Wordでは、業務効率が悪いだけでなく、上司にとって扱いづらい報告書になってしまう恐れがあるので注意しましょう。
- テンプレート管理が面倒
- 共有に手間がかかる
- スマホで作成しづらい
Excel/Wordでは、中身を確認するたびにファイルを開かなければなりません。また、テンプレートの数が増えると、どこに保存したのか分からなくなり、目的のテンプレートを探しづらくなる恐れがあります。
Excel/Word形式のファイルは、メールやチャットツールを使って共有する必要があるので、複数のツールを行き来する手間がかかって面倒です。
とくに、ExcelはPCでの利用がメインになるため、スマホからは作成しづらく、オフィス外での活動になる「出張報告書」や「営業報告書」の作成に不向きです。
また、スマホ専用のWordでは、使える機能が制限されてしまうので、不便に感じやすいと言えます。
このように、Excel/Wordでは報告書の作成・共有に時間がかかり、現場を指揮する社員が状況を正確に把握できないため、認識に齟齬が生じかねません。
そのため、「Stock」のように”テンプレートをすぐに呼び出せるうえ、PC・スマホのどちらからでも簡単に作成から共有までできるツール”を導入しましょう。
＜効率化＞最も簡単に報告書の作成・管理ができる方法
以下では、Excel/Wordよりも簡単に報告書を作成・管理できるツールを紹介します。
テンプレートを使うと、報告書作成のときに一から入力する手間がなくなり作業時間を短縮できます。ただし、報告書は作成して終わりではなく、次に活かすためにもその後の共有や管理が重要なのです。
たとえば、ExcelやWordで報告書を作成すると、共有・管理に他のツールを使わなければいけないうえに、ファイル管理では必要な報告書に即アクセスすることは難しいです。そのため、報告書は「簡単に管理・共有まで可能なITツール」で管理するべきです。
したがって、報告書の作成・管理に最も最適なのは、報告書を作成・共有・管理まで完結する情報共有ツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には、簡単な操作で自作のテンプレートを呼び起こしてテキストを残したり、報告書のファイルを添付したりでき、任意のメンバーに即共有可能です。また、「高度な検索機能」で、過去の報告書を業務に活かす際にも振り返りやすいのです。
報告書を簡単に作成・振り返りやすく管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使った報告書の作成例・作成手順
以下は、Stockを使った報告書の作成例です。
Stockでは「タイトル」と「本文」にテキストを書き込むだけで、簡単に報告書を作成しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、表や箇条書き、チェックリストを使って、簡単な操作で見やすい報告書を作成可能なのです。
＜Stockでテンプレートを登録する方法＞
Stockでテンプレートを登録するときは、画面下部にある【テンプレート】から【新規作成】をクリックします。
そして、「テンプレート名」「タイトル」「本文」を記入します。【保存】をクリックして完了です。
＜Stockでテンプレートを使う方法＞
テンプレートを使うときは【テンプレート】をクリックしてテンプレート一覧を開きます。使いたいテンプレートを選択して完了です。
このように、Stockではわずかな操作でテンプレートを呼び起こせるので、手間をかけずに報告書の体裁を整えられる点が特徴です。
＜社内・社外向け＞報告書の書き方の3つのポイント
ここでは、社内・社外向けに、報告書の書き方の3つのポイントを紹介します。一般的なテンプレートが自社に合わないときは、以下の3ステップを踏むと、簡単に報告書を作れます。
（1）必要な項目を洗い出す
まずは、報告書に必要な項目を洗い出しましょう。
報告書には「5W1H」が含まれていなければなりません。5W1Hとは「When（いつ）,Where（どこで）,Who（誰が）,What（何を）,Why（どうして）,How（どのように）」の頭文字をとったもので、相手に物事を伝えるときのフレームワークです。
5W1Hに沿って項目を決めることで情報の過不足がなくなり、誰が読んでも分かりやすい報告書になります。また、必要に応じてほかの項目も追加しましょう。
（2）構成を考えて記入する
次に、構成を考えてドキュメントに記入しましょう。
構成の段階では、各項目をどの位置に配置するかを考えます。体裁やレイアウトが決まったら、実際に項目をドキュメントに起こしましょう。また、社外の方にも伝わりやすいよう、直感的な分かりやすさを意識するべきです。
体裁やレイアウトを見やすく整えるには、文字を整列させたり余白を作ったりすることが重要です。報告書の内容によって記載すべき情報は異なるため「表を活用する」「文章を中心とした構成にする」といった工夫をしましょう。
（3）テンプレートを活用する
最後に、必要な項目や構成を参考に、テンプレートを作成・活用しましょう。
必要な項目の揃ったテンプレートを活用すれば、報告書作成の手間が減るうえに、内容の抜けや漏れを防ぐことができます。また、社内メンバーがとくに注意していることや知りたい情報に関する項目は適宜追加し、チームに合ったテンプレートを運用しましょう。
しかし、ファイル形式でのテンプレート管理は、保存ルールが守られなければ保管場所が分散して、管理が煩雑になってしまいます。したがって、ファイル形式ではなく、わずかな操作でテンプレートを呼び出せる「ノート型のツール」で管理すべきです。
たとえば、あらゆる情報を簡単に一元管理できる「Stock」であれば、自社独自のフォーマットを複数設定できます。さらに、テンプレートは簡単な操作で呼び出せるため、報告書の作成時間を大幅に短縮できます。
＜管理者向け＞報告書を効果的に運用する3つのポイント
ここでは、管理者向けに報告書を効果的に運用する3つのポイントを紹介します。報告書を「作成して終わり」にせずに業務改善につなげるためには、以下の3つのポイントを押さえましょう。
（1）作成・共有の手間を減らす
まずは、報告書の作成・共有の手間の削減です。
報告書の作成は、日報も含めればメンバーにとって毎日おこなう業務になります。そのため、一から報告書を作成したり、作成・共有で複数のツールを横断したりする手間をなるべく減らし、報告書作成を「ただの作業」にしないようにしましょう。
そのため、紙やExcelで報告書を作成するのではなく、報告書を作成・編集したらメンバーに即共有される「情報共有ツール」で報告書を運用することで、業務の振り返りに時間を割けるようになります。
（2）情報を一か所にまとめる
次に、情報を一か所にまとめて管理しましょう。
報告書は、作成した後に振り返ることで業務改善につながります。そこで、関連する情報も一か所にまとめることで、より伝わりやすく、振り返りやすい報告書になります。
たとえば「Stock」のように、「ノートに紐づくメッセ―ジ」機能が備わったツールを活用すれば、やりとりと情報が一か所にまとまっているため、見返したときに業務改善に活かしやすいのです。
（3）振り返りやすく保管する
最後に、報告書を振り返りやすく保管しましょう。
振り返りやすい報告書にするためには、報告書の管理も重要です。紙やExcelで作成した報告書の管理では、過去の報告書をすぐに確認することは難しいです。
そこで、任意の報告書にすぐにアクセスできる「検索機能」の付いたツールを活用し、振り返りやすい環境で報告書を管理しましょう。
＜参考＞報告書の締めくくり方
報告書の締めくくりを検討するときは、「要約」「結論」「今後の対応」が述べられているかを意識しましょう。
- 要約：主要なポイントを簡潔に振り返り、内容の再確認
- 明確な結論：読者が求める情報を的確に伝え、報告書の目的の再確認
- 今後の対応：改善点や提案をすることで、実践的な価値を出す
報告書の締めくくりは「読み手に対する最終的な印象を決定づけることば」になるので非常に重要です。上記の点を意識して、印象的な報告書を作り上げましょう。
報告書のテンプレート・ひな形まとめ
ここまで、報告書テンプレートや作成方法、おすすめのツールを紹介しました。
スピーディな報告書の作成にはテンプレートが便利ですが、使用するテンプレートが増えると管理が煩雑になります。また、WordやExcelでは、共有・管理のために複数のツールを横断する手間がかかってしまいます。
そのため、快適に報告書を運用するには、報告書の作成・管理・共有が一つで完結する情報共有ツールを導入するべきです。ただし、報告書はすべてのメンバーが簡単に作成できる必要があるため、「シンプルな操作で誰でも使いこなせるツール」を選びましょう。
結論、自社が利用すべきは、ExcelやWordよりも簡単に報告書を作成でき、管理まで一元化できるツール「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、報告書およびテンプレート管理を効率化しましょう。
