ビジネスでは、さまざまな報告書を作成する機会は多々ありますが、報告書を一から準備すると時間がかかってしまいます。そこで、テンプレートを使えば、必要な項目を埋めるだけで報告書が完成するので、作成時間が短縮されて作業の効率化につながるのです。
しかし、テンプレートを使って報告書を作りたいが「どれを使えば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、用途ごとの報告書テンプレートや作成方法を中心に紹介します。
- 報告書の書き方のポイントを把握したい
- テンプレートを使って効率良く報告書を作成したい
- 報告書の作成から共有まで一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、用途に合ったテンプレートが見つかるうえ、作成後の文書管理に求められる要素まで分かります。
目次
- 1 【無料】Excel/Wordで使える報告書のテンプレートと特徴13選
- 1.1 【Excel】会計報告書のテンプレート
- 1.2 【Excel】業務報告書のテンプレート
- 1.3 【Excel】在宅勤務状況報告書のテンプレート
- 1.4 【Excel】決算報告書のテンプレート
- 1.5 【Word】活動報告書のテンプレート
- 1.6 【Word】調査報告書のテンプレート
- 1.7 【Word】経緯報告書のテンプレート
- 1.8 【Word】営業報告書のテンプレート
- 1.9 【Word】出張報告書のテンプレート
- 1.10 【Word】復命書のテンプレート
- 1.11 【Excel/Word】研修報告書のテンプレート
- 1.12 【Excel/Word】作業報告書のテンプレート
- 1.13 【Excel/Word】成果報告書のテンプレート
- 2 <要注意>Excel/Wordで報告書を作るデメリットとは
- 3 <効率化>最も簡単に報告書の作成・管理ができる方法
- 4 <社内・社外向け>報告書の書き方の3つのポイント
- 5 <参考>報告書の締めくくり方
- 6 報告書のテンプレート・ひな形まとめ
【無料】Excel/Wordで使える報告書のテンプレートと特徴13選
以下では、すぐに使える報告書のテンプレート13選と、各報告書の特徴を併せて紹介します。さまざまなシーンに備えるために、種類別のテンプレートを保存しておきましょう。
【Excel】会計報告書のテンプレート

こちらは会計報告書のテンプレートです。
会計報告書とは、企業以外の団体(PTAや町内会、自治会など)における一定期間またはイベントごとの収益と支出をまとめた書類です。お金の流れを見える化して、内訳や使用用途が適切か判断するために活用されます。
本テンプレートは上段には収入を、下段には支出を記載するようになっており、両者の差分が一目で分かる形式です。
【Excel】業務報告書のテンプレート

こちらは業務報告書のテンプレートです。
業務報告書とは、担当者の業務に関する内容を上司や他のメンバーに共有するための書類です。業務報告書を読むことで、作成者の進捗状況や業務に関する課題を確認できます。
日時や業務内容などの基本項目はもちろん、課題や対策を記載する欄もあるため、今後の業務改善に活かせる点がメリットです。
【Excel】在宅勤務状況報告書のテンプレート

こちらは在宅勤務状況報告書のテンプレートです。
在宅勤務の社員が、数日間に渡って遂行した業務の進捗報告に利用できます。報告書の提出により、社員の進捗状況を把握でき、適切なマネジメントを行いやすいのです。
本テンプレートでは、それぞれの欄が広く取られており、詳細に記載できる点が特徴です。
【Excel】決算報告書のテンプレート

こちらは決算報告書のテンプレートです。
決算報告書とは、企業が年度末に作成する財務状況を報告するための書類で、法律により作成が義務付けられています。決算報告書では、1年間の事業年度が終わると行われる決算の結果をまとめます。
左部には収入を、右部には支出を記載するようになっており、両者を一目で確認できます。また、本テンプレートでは、締めの言葉が備わっているので、ビジネスマナーを押さえた書類を作成できるのです。
【Word】活動報告書のテンプレート

こちらは活動報告書のテンプレートです。
活動報告書は、第三者が活動内容を把握し、評価するために用いられることが多いです。作業報告書と似ていますが「中長期にわたるプロジェクトや企業活動を報告する資料」という点で異なります。
本テンプレートは件名や日時などの項目を埋めるだけで完成する、シンプルなレイアウトです。活動内容のスペースが広いため、「活動目的」「所感」「成果」などを詳しく記載できます。
【Word】調査報告書のテンプレート

こちらは調査報告書のテンプレートです。
調査報告書とは、業界・業種問わずあらゆる調査や研究結果の報告に使われる書類です。客観的な視点で、定量的に書くようにしましょう。
本テンプレートは調査結果から記載して、その理由を展開する形式になっているので、結論をすぐに把握できるメリットがあります。また、添付資料の項目には、グラフや表といった視覚情報を取り入れると、読み手の理解が深まりやすいです。
【Word】経緯報告書のテンプレート

こちらは経緯報告書のテンプレートです。
経緯報告書とは、ミスやトラブルの原因、現状に至るまでの経緯などを関係者に伝える書類です。社内と社外で形式が異なります。
社内向けの場合は「問題が発生した経緯」「理由」「対応策」を中心に記載します。一方、社外向けの場合は「時候の挨拶」や「謝罪文」が必要です。
本テンプレートは「社内向け」のテンプレートであり、経緯を時系列順で載せられるので、読み手がトラブルの概要をイメージしやすくなっています。
【Word】営業報告書のテンプレート

こちらは営業報告書のテンプレートです。
営業報告書とは、営業担当者の活動内容や成果を報告する書類です。外出が多い営業職の業務内容を可視化したり、チーム内で共有したりするために使われます。
本テンプレートは、項目を「営業業務」と「社内業務」の2つに分けた形式です。また、担当者の所感と読み手のコメントが入れられる仕様になっています。
【Word】出張報告書のテンプレート

こちらは出張報告書のテンプレートです。
出張報告書とは、出張業務における訪問先や営業活動を共有するための書類です。仮に成果が出なくとも、商談の雰囲気や出張を通じて得た新たな情報を盛り込み、経験を次回に活かせるようにしましょう。
本テンプレートには業務内容に加えて経費の欄があり、交通費も管理できるようになっています。
【Word】復命書のテンプレート

こちらは復命書のテンプレートです。
復命書は、特定の命令に基づく業務の報告を行うもので、官公庁名などでよく使われています。出張における復命書とは、出張の目的・内容・成果などをまとめた書類です。
本テンプレートに記載されている例文を参考にすれば、迷わず復命書を作成できます。
【Excel/Word】研修報告書のテンプレート

こちらは研修報告書のテンプレートです。
研修報告書は、主催者がつくる「研修実施報告書」と受講者がつくる「研修受講報告書」の2種類に分けられます。本テンプレートには所感の欄があるので、「研修受講報告書」として使うのがおすすめです。
ただし、Excel/Wordだとレイアウトの変更したり、情報を追加したりしづらい点が面倒です。一方、ノート形式で直感的に使える「ナレカン」には、Excel/Word用のテンプレートをテキスト化して貼り付けられるので、紙のノートのように簡単に記載できます。
【Excel/Word】作業報告書のテンプレート

こちらは作業報告書のテンプレートです。
作業報告書とは、短期間で取り組んだ作業内容を社内や取引先などに伝える書類です。ビジネスマナーである報連相の「報告」にあたる重要な書類であり、相手に伝えるためだけでなく、自身の業務を客観的に見直せるという特徴もあります。
本テンプレートは項目名に背景色が付いているので、見やすい点がメリットです。ただし、項目あたりの行数が少なく、重要な情報を記載しきれない点に注意しましょう。
【Excel/Word】成果報告書のテンプレート

こちらは成果報告書のテンプレートです。
成果報告書とは、業務活動における成果を報告する書類です。ビジネスでは、常に成果を求められているため、目的に対する業務の結果を定期的に報告する必要があります。
本テンプレートには改善点や今後の目標の欄があるので、次のアクションを言語化して共有できるという特徴があります。
<要注意>Excel/Wordで報告書を作るデメリットとは
以下では、Excel/Wordで報告書を作るデメリットを解説します。Excel/Wordでは、業務効率が悪いだけでなく、上司にとって扱いづらい報告書になってしまう恐れがあるので注意しましょう。
- テンプレート管理が面倒
- 共有に手間がかかる
- スマホで作成しづらい
Excel/Wordでは、中身を確認するたびにファイルを開かなければなりません。また、テンプレートの数が増えると、どこに保存したのか分からなくなり、目的のテンプレートを探しづらくなる恐れがあります。
Excel/Word形式のファイルは、メールやチャットツールを使って共有する必要があるので、複数のツールを行き来する手間がかかって面倒です。
とくに、ExcelはPCでの利用がメインになるため、スマホからは作成しづらく、オフィス外での活動になる「出張報告書」や「営業報告書」の作成に不向きです。
また、スマホ専用のWordでは、使える機能が制限されてしまうので、不便に感じやすいと言えます。
このように、Excel/Wordでは報告書の作成・共有に時間がかかり、現場を指揮する社員が状況を正確に把握できないため、認識に齟齬が生じかねません。
そのため、「ナレカン」のように”テンプレートをすぐに呼び出せるうえ、PC・スマホのどちらからでも簡単に作成から共有までできるツール”を導入しましょう。
<効率化>最も簡単に報告書の作成・管理ができる方法
以下では、Excel/Wordよりも簡単に報告書を作成・管理できるツールを紹介します。
テンプレートを使って報告書を作成すれば、一から入力する手間がなくなり、作成時間を短縮できます。ただし、報告書は作成して終わりではなく、次に活かすためにもその後の共有や管理が重要なのです。
たとえば、ExcelやWordで管理すると、ファイル一覧から報告書を探し出したり、作成のたびにテンプレートをコピーしたりする手間がかかります。そのため、「欲しい情報やテンプレートをすぐ取り出せるツール」で報告書の作成・共有を効率化しましょう。
したがって、報告書の作成・管理には、わずかな操作で”テンプレート”を呼び出せて、超高精度の検索機能で該当の報告書へ素早くアクセスできる「ナレカン」が必須です。
ナレカンの「記事」では、用途に合った報告書の書式を「テンプレート」として登録でき、わずかな操作で呼び起こせる点が特徴です。また、超高精度の検索機能の「キーワード検索」やAIによる「OCR検索」を利用すれば、該当の報告書をすぐに閲覧できます。
テンプレートまで円滑に管理できるツール「ナレカン」

「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った報告書の作成例
以下は、ナレカンを使った報告書の作成例です。
ナレカンでは「タイトル」と「本文」にテキストを書き込むだけで、簡単に報告書を作成しつつ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。

<ナレカンでテンプレートを登録する方法>
ナレカンでテンプレートを登録するときは、画面下部にある【テンプレート】から【新規作成】をクリックします。


そして、「テンプレート名」「タイトル」「本文」を記入します。【保存】をクリックして完了です。

<ナレカンでテンプレートを使う方法>
テンプレートを使うときは【テンプレート】をクリックしてテンプレート一覧を開きます。使いたいテンプレートを選択して完了です。


このように、ナレカンではわずかな操作でテンプレートを呼び起こせるので、手間をかけずに報告書の体裁を整えられる点が特徴です。
<社内・社外向け>報告書の書き方の3つのポイント
ここでは、社内・社外向けに、報告書の書き方の3つのポイントを紹介します。一般的なテンプレートが自社に合わないときは、以下の3ステップを踏むと、簡単に報告書を作れます。
(1)必要な項目を洗い出す
まずは、報告書に必要な項目を洗い出しましょう。
報告書には「5W1H」が含まれていなければなりません。5W1Hとは「When(いつ),Where(どこで),Who(誰が),What(何を),Why(どうして),How(どのように)」の頭文字をとったもので、相手に物事を伝えるときのフレームワークです。
5W1Hに沿って項目を決めることで情報の過不足がなくなり、誰が読んでも分かりやすい報告書になります。また、必要に応じてほかの項目も追加しましょう。
(2)構成を考えて記入する
次に、構成を考えてドキュメントに記入しましょう。

構成の段階では、各項目をどの位置に配置するかを考えます。体裁やレイアウトが決まったら、実際に項目をドキュメントに起こしましょう。
体裁やレイアウトを見やすく整えるには、文字を整列させたり余白を作ったりすることが重要です。また、報告書の内容によって記載すべき情報は異なるため「表を活用する」「文章を中心とした構成にする」といった工夫をしましょう。
(3)テンプレートをまとめて保存する
完成した報告書や自社製のテンプレートは、一か所にまとめて保存しましょう。
指定された場所でテンプレートを管理しないと、必要なときに何度もファイルを開いて探すことになります。そのため、テンプレート専用のフォルダをつくって、テンプレートを増やすときは指定の場所に保存するようにしましょう。
しかし、ファイル形式でのテンプレート管理は、保存ルールが守られなければ保管場所が分散して、管理が煩雑になってしまいます。したがって、ファイル形式ではなく、わずかな操作でテンプレートを呼び出せる「ノート型のツール」で管理すべきです。
たとえば、あらゆる情報を簡単に一元管理できる「ナレカン」であれば、自社独自のフォーマットを複数設定できます。さらに、テンプレートは数クリックで呼び出せるため、報告書の作成時間を大幅に短縮できます。
<参考>報告書の締めくくり方
報告書の締めくくりは「読み手に対する最終的な印象を決定づけることば」になるので非常に重要です。
そこで、報告書の締めくくりを検討するときは、以下の3つの要点を押さえられているかを意識しましょう。
- 要約:主要なポイントを簡潔に振り返り、内容の再確認
- 明確な結論:読者が求める情報を的確に伝え、報告書の目的の再確認
- 今後の対応:改善点や提案をすることで、実践的な価値を出す
これらの点を意識して、印象的な報告書を作り上げましょう。
報告書のテンプレート・ひな形まとめ
ここまで、報告書テンプレートや作成方法、おすすめのツールを紹介しました。
スピーディな報告書の作成にはテンプレートが便利ですが、使用するテンプレートが増えると管理が煩雑になります。たとえば、WordやExcelでは、該当のテンプレートをファイル一覧から探したり、コピーしたりする手間がかかるのです。
そのため、膨大な報告書を扱う企業には「ストレスなく報告書を作成・管理できるノート型ツール」が求められます。ただし、多機能なツールは教育コストがかかるため、すぐに運用を始めたい方は「誰でも使えるツール」を選びましょう。
結論、自社が利用すべきは、ExcelやWordよりも簡単に報告書を作成でき、管理まで一元化できるツール「ナレカン」が最適です。ナレカンでは、生成AIを活用した「自然言語検索」も可能なので、作成した報告書もすぐに振り返れます。
ぜひ「ナレカン」を導入して、報告書およびテンプレート管理を効率化しましょう。