業務に関する報告書を一から準備すると時間がかかってしまいます。そこで、テンプレートを使えば、必要な項目を埋めるだけで報告書が完成するので、作成時間が短縮されて作業の効率化につながります。
一方、「自社に合う報告書のテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、種類別の報告書テンプレートや作成方法を中心に紹介します。
- 報告書の作成時間を短縮したい
- 既存のテンプレートでは自社の報告書に適していないため、新たに作成したい
- 作成・保存したテンプレートの管理が煩雑になっている
という方はこの記事を参考にすると、用途に合ったテンプレートが見つかるうえ、これからの文書管理に求められる要素まで分かります。
目次
<社内・社外向け>報告書の書き方の3つのポイント
ここでは、社内・社外向けに、報告書の書き方の3つのポイントを紹介します。一般的なテンプレートが自社に合わないときは、以下の3ステップを踏むと簡単に報告書を作れます。
(1)必要な項目を洗い出す
まずは、報告書に必要な項目を洗い出しましょう。
報告書には「5W1H」が含まれていなければなりません。5W1Hとは「When(いつ),Where(どこで),Who(誰が),What(何を),Why(どうして),How(どのように)」の頭文字をとったもので、相手に物事を伝えるときのフレームワークです。
5W1Hに沿って項目を決めることで情報の過不足がなくなり、誰が読んでも分かりやすい報告書になります。また、必要に応じてほかの項目も追加しましょう。
(2)構成を考えて記入する
次に、構成を考えてドキュメントに記入しましょう。
構成の段階では、各項目をどの位置に配置するかを考えます。体裁やレイアウトが決まったら、実際に項目をドキュメントに起こしましょう。
体裁やレイアウトを見やすく整えるには、文字を整列させたり余白を作ったりすることが重要です。また、報告書の内容によって記載すべき情報は異なるため、「表を活用する」「文章を中心とした構成にする」といった工夫をしましょう。
(3)テンプレートをまとめて保存する
完成した報告書や自社製のテンプレートは、一か所にまとめて保存しましょう。
指定された場所でテンプレートを管理しないと、必要なときに何度もファイルを開いて探すことになります。そのため、テンプレート専用のフォルダをつくって、テンプレートを増やすときは指定の場所に保存するようにしましょう。
しかし、ファイル形式でのテンプレート管理は、保存ルールが守られなければ保管場所が分散して、管理が煩雑になってしまいます。したがって、ファイル形式ではなく、わずかな操作でテンプレートを呼び出せる「ノート型ツール」で管理すべきです。
たとえば、あらゆる情報を簡単にストックできる「ナレカン」であれば、自社独自のフォーマットを複数設定できるうえに、テンプレートは数クリックで呼び出せるため手間がかかりません。
【必見】報告書の作成と共有をさらに効率化するコツとは?
以下では、報告書の作成と共有を効率化するツールを紹介します。
テンプレートを使って報告書を作成すれば、一から入力する手間がなくなり、作成時間を短縮できます。ただし、報告書は作成して終わりではなく、その後の共有や管理が重要になります。
たとえば、WordやExcelで管理すると、ファイル一覧から報告書を探し出したり、作成のたびにテンプレートをコピーしたりする手間がかかるのです。そのため、「欲しい情報やテンプレートをすぐ取り出せるツール」で報告書の作成・共有を効率化しましょう。
したがって、報告書を適切に作成・管理するには、“ノート形式”で作成した報告書へ素早くアクセスでき、”自社に最適なテンプレート”を登録してわずかな操作で呼び出せる「ナレカン」が必須です。
ナレカンには複数の”テンプレート”を登録できるので、簡単に報告書をつくれるうえ、「フォルダ」で見やすく階層管理できます。また、各報告書に紐づけられた「メッセージ(コメント)」を使えば、報告書単位でコミュニケーションが取れるので、社内の情報共有も効率化します。
最も簡単に報告書を作成・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール
ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。
<ナレカンをおすすめするポイント>
- 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
- 【対象】 数十名~数万名規模の企業様で、社内のあらゆるナレッジを一元管理。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。
<ナレカンの料金>
- ビジネスプラン :標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン :管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
https://www.narekan.info/pricing/
詳しい金額は、下記「ナレカンの資料をダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンを使った「報告書」の作成例
- テンプレート機能
- 画像の挿入
- 報告書へのコメント
自社の報告書に適したテンプレートを登録しておけば、わずかな操作で呼び出せます。報告書を作成するたびに、テンプレートを新たにダウンロードする必要がありません。
報告書に、画像やファイルを添付できます。
報告書にコメント機能が紐づいているので、内容の確認依頼も簡単です。
【無料】社内ですぐに使える!報告書のWordテンプレート11選
以下では、すぐに使える報告書のテンプレート11選を紹介します。さまざまなシーンに備えるために、種類別のテンプレートを保存しておきましょう。
会計報告書のテンプレート
こちらは会計報告書のテンプレートです。
会計報告書とは、企業以外の団体(PTAや町内会、自治会など)における一定期間またはイベントごとの収益と支出をまとめた書類です。お金の流れを見える化して、内訳や使用用途や適切か判断するために活用されます。
本テンプレートは上段には収入を、下段には支出を記載するようになっており、両者の差分が一目で分かる形式です。
業務報告書のテンプレート
こちらは業務報告書のテンプレートです。
業務報告書とは、担当者の業務に関する内容を上司や他のメンバーに共有するための書類です。業務報告書を読むことで、作成者の進捗状況や業務に関する課題を確認できます。
日時や業務内容などの基本項目はもちろん、課題や対策を記載する欄もあるため、今後の業務改善に活かせる点がメリットです。
在宅勤務状況報告書のテンプレート
こちらは在宅勤務状況報告書のテンプレートです。
在宅勤務の社員が、数日間に渡って遂行した業務の進捗報告に利用できます。また、それぞれの欄が広く取られており、詳細に記載できる点も特徴です。
研修報告書のテンプレート
こちらは研修報告書のテンプレートです。
研修報告書には、主催者がつくる「研修実施報告書」と受講者がつくる「研修受講報告書」の2種類があります。本テンプレートには所感の欄があるので「研修受講報告書」として使うのがおすすめです。
ただし、Wordだとレイアウトの変更したり、情報を追加したりしづらい点に注意が必要です。一方、ノート形式で直感的に使える「ナレカン」には、WordやExcel用のテンプレートをテキスト化して貼り付けられるので、紙のノートのように簡単に記載できます。
作業報告書のテンプレート
こちらは作業報告書のテンプレートです。
作業報告書とは、短期間で取り組んだ作業内容を伝える書類です。そのため、業務日報として使う企業もあります。
本テンプレートは項目名に背景色が付いているので、見やすい点がメリットです。ただし、項目あたりの行数が少なく、重要な情報を記載しきれない点に注意しましょう。
活動報告書のテンプレート
こちらは活動報告書のテンプレートです。
活動報告書は、「中長期にわたるプロジェクトや企業活動を報告する資料」という点で作業報告書とは異なります。
本テンプレートは件名や日時などの項目を埋めるだけで完成する、シンプルなレイアウトです。
調査報告書のテンプレート
こちらは調査報告書のテンプレートです。
調査報告書とは、業界・業種問わずあらゆる調査や研究結果の報告に使われる書類です。
本テンプレートは調査結果から記載するため、結論をすぐに把握できるメリットがあります。
経緯報告書のテンプレート
こちらは経緯報告書のテンプレートです。
経緯報告書とは、ミスやトラブルの原因、現状に至るまでの経緯などを関係者に伝える書類です。
本テンプレートは経緯を時系列順で載せられるので、読み手がトラブルの概要をイメージしやすくなっています。
営業報告書のテンプレート
こちらは営業報告書のテンプレートです。
営業報告書とは、営業担当者の活動内容や成果を報告する書類です。外出が多い営業職の業務内容を可視化したり、チーム内で共有したりするために使われます。
本テンプレートは項目を「営業業務」と「社内業務」の2つに分けた形式です。また、担当者の所感と読み手のコメントが入れられる仕様になっています。
出張報告書のテンプレート
こちらは出張報告書のテンプレートです。
出張報告書とは、出張業務における訪問先や営業活動を共有するための書類です。
本テンプレートには業務内容に加えて経費の欄があり、交通費も管理できるようになっています。
成果報告書のテンプレート
こちらは成果報告書のテンプレートです。
成果報告書とは、業務活動における成果を報告する書類です。
本テンプレートには改善点や今後の目標の欄があるので、次のアクションを言語化して共有できるという特徴があります。
【要注意】NGな報告書と解決策とは
以下では、NGな報告書の例をご紹介します。以下の報告書は、業務効率が悪いだけでなく、上司にとって見づらい報告書になるため注意しましょう。
- 事実と自分の感想や意見が混同している
報告書に書く事実と自分の意見が混同していては、読み手の混乱を招いてしまいます。そのため、事実と自分の意見の境界線をはっきりさせましょう。
- 冗長な表現が多い
冗長な表現が多く読み手にとってわかりにくい報告書は、質問や何度も確認をとる必要があります。したがって、一読しただけで理解できるように、要点を押さえて書きましょう。
- 作成に時間がかかりすぎてしまう
報告書の作成に時間がかかりすぎてしまうと、情報が古くなってしまいます。そこで、テンプレートをすぐに呼び出せるツールがあれば、作成時間短縮に貢献します。
- 提出するのが遅れる
報告書の提出が遅れれば、現場を指揮する社員が現状をすぐに把握できないため、認識に齟齬が生じかねません。そのため、「ナレカン」のようなツールで作成から共有までを一元管理しましょう。
以上の点に注意して、上司にとって分かりやすい報告書を作成できるようにしましょう。
報告書のテンプレート・ひな形まとめ
ここまで、報告書テンプレートや作成方法、おすすめの管理ツールを紹介しました。
スピーディな報告書の作成にはテンプレートが便利ですが、テンプレートが社内で増えると管理が煩雑になります。たとえば、WordやExcelのファイル一覧から探して開いたり、テンプレートをコピーしたりする手間がかかります。
そのため、膨大な報告書データを管理する企業には、「提出された報告書を蓄積できるノート型ツール」が求められるのです。ただし、多機能なツールは教育コストがかかるため、すぐに運用を始めたい方は「誰でも使えるツール」を選びましょう。
結論、手間なく報告書を作成・管理・共有したい企業が導入すべきなのは、メールを使える方ならば、すぐに使える程シンプルで、あらゆる情報が流れない「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、報告書およびテンプレート管理を効率化しましょう。