ビジネスでは、さまざまな報告書を作成する機会は多々ありますが、報告書を一から準備すると時間がかかってしまいます。そこで、テンプレートを使えば、必要な項目を埋めるだけで報告書が完成するので、作成時間が短縮されて作業の効率化につながるのです。
しかし、「どの報告書テンプレートがいいのか分からない」「テンプレートを導入したけど、あまり変わらない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務・報告内容別の報告書テンプレートやテンプレ導入後も負担が変わらない理由を中心に紹介します。
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この記事でわかること
- 日々の業務報告や営業報告、さらには在宅勤務用やトラブル時の経緯報告まで、現場リーダーがダウンロードすることで、すぐ活用できるフォーマットを13種類網羅しています。自社のチーム体制やその日の用途に合わせて、最適なファイルを選択することが可能になります。
- どれだけ見やすいテンプレートを作っても、ファイル添付での回収を続ける限り、週末の提出チェックや、スマホ入力のストレスによる提出遅れといった「運用の問題」は解決しません。
- 週末の不毛な突合作業から解放され、過去の報告をいつでも検索できるチームの資産にするためには、ファイルを廃止し、誰でも簡単にメモ感覚で共有・蓄積できるITツールの導入が最適です。
【無料】Excel/Wordで使える報告書のテンプレートと特徴13選
以下では、すぐに使える報告書のテンプレート13選と、各報告書の特徴をあわせて紹介します。さまざまなシーンに備えるために、種類別のテンプレートを保存しておきましょう。
【Excel】業務報告書のテンプレート
こちらは業務報告書のテンプレートです。
業務報告書とは、担当者の業務に関する内容を上司や他のメンバーに共有するための書類です。業務報告書を読むことで、作成者の進捗状況や業務に関する課題を確認できます。
日時や業務内容などの基本項目はもちろん、課題や対策を記載する欄もあるため、今後の業務改善に活かせる点がメリットです。シンプルで無駄のない構成は、かっこいい業務報告書を作りたい方にも向いています。
【Word】営業報告書のテンプレート
こちらは営業報告書のテンプレートです。
営業報告書とは、営業担当者の活動内容や成果を報告する書類です。外出が多い営業職の業務内容を可視化したり、チーム内で共有したりするために使われます。
本テンプレートは、項目を「営業業務」と「社内業務」の2つに分けた形式です。また、担当者の所感と読み手のコメントが入れられる仕様になっています。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード｜【Word】営業報告書のテンプレートの詳細はこちら
【Word】在宅勤務業務日報・週報のテンプレート
こちらは在宅勤務の業務日報・週報のテンプレートです。
在宅勤務の業務日報・週報とは、在宅勤務のときに、いつ何をしたのかを記録するためのものです。また、チームの進捗共有にも使われるため、短い文章で伝わりやすく書くようにしましょう。
本テンプレートは、時間や日にちごとの業務を表でまとめられるため、いつ何をしたのかが一目で分かります。また、反省や目標の欄もあるため、やったことを振り返りながら業務の改善に繋げられます。
Microsoft｜【Word】在宅勤務業務日報・週報のテンプレートの詳細はこちら
【Word】出張報告書のテンプレート
こちらは出張報告書のテンプレートです。
出張報告書とは、出張業務における訪問先や営業活動を共有するための書類です。仮に成果が出なくとも、商談の雰囲気や出張を通じて得た新たな情報を盛り込み、経験を次回に活かせるようにしましょう。
本テンプレートには業務内容に加えて経費の欄があり、交通費も管理できるようになっています。
【Excel/Word】研修報告書のテンプレート
こちらは研修報告書のテンプレートです。
研修報告書は、主催者がつくる「研修実施報告書」と受講者がつくる「研修受講報告書」の2種類に分けられます。本テンプレートには所感の欄があるので、「研修受講報告書」として使うのがおすすめです。
ただし、Excel/Wordだとレイアウトの変更したり、情報を追加したりしづらい点が面倒です。一方、ノート形式で直感的に使える「Stock」には、Excel/Word用のテンプレートをテキスト化して貼り付けられるので、紙のノートのように簡単に記載できます。
【Word】シンプルな報告書のテンプレート
こちらはシンプルな報告書のテンプレートです。
本テンプレートは、どの報告書にも必要な項目が揃ったシンプルな報告書です。汎用性が高く、簡潔に情報をまとめることができます。
【Word】作業報告書のテンプレート
こちらは作業報告書のテンプレートです。
作業報告書は、作業内容や実施日時、結果などを整理して記載することで、社内外への報告や記録として活用されます。そのため、事実関係が分かりやすく、簡潔にまとめることが重要です。
本テンプレートは、作業の概要と詳細を表形式で整理できるため、「どこで・誰が・何を・どのように行ったのか」が一目で把握できます。また、備考欄も設けているので、補足事項や注意点を記録し、後からの確認や引き継ぎにも役立てられます。
【Word】活動報告書のテンプレート
こちらは活動報告書のテンプレートです。
活動報告書は、第三者が活動内容を把握し、評価するために用いられることが多いです。作業報告書と似ていますが「中長期にわたるプロジェクトや企業活動を報告する資料」という点で異なります。
本テンプレートは件名や日時などの項目を埋めるだけで完成する、シンプルなレイアウトです。活動内容のスペースが広いため、「活動目的」「所感」「成果」などを詳しく記載できます。
【Word】調査報告書のテンプレート
こちらは調査報告書のテンプレートです。
調査報告書とは、業界・業種問わずあらゆる調査や研究結果の報告に使われる書類です。客観的な視点で、定量的に書くようにしましょう。
本テンプレートは調査結果から記載して、その理由を展開する形式になっているので、結論をすぐに把握できるメリットがあります。また、添付資料の項目には、グラフや表といった視覚情報を取り入れると、読み手の理解が深まりやすいです。
【Word】経緯報告書のテンプレート
こちらは経緯報告書のテンプレートです。
経緯報告書とは、ミスやトラブルの原因、現状に至るまでの経緯などを関係者に伝える書類です。社内と社外で形式が異なります。
社内向けの場合は「問題が発生した経緯」「理由」「対応策」を中心に記載します。一方、社外向けの場合は「時候の挨拶」や「謝罪文」が必要です。
本テンプレートは「社内向け」のテンプレートであり、経緯を時系列順で載せられるので、読み手がトラブルの概要をイメージしやすくなっています。
【Word】事故報告書のテンプレート
こちらは事故報告書のテンプレートです。
事故報告書は、再発防止や責任の所在を明確にする目的もあるため、事実を時系列で整理し、客観的に記載することが求められます。
社内向けの事故報告書では、「事故の概要」「事故発生時の状況」「原因」「実施した対応・措置」を中心に記載します。一方、社外向けでは、謝罪や説明責任を果たす観点から、表現や構成により慎重さが必要になります。
本テンプレートは社内向けの事故報告書として使える様式で、記載項目に沿って情報を埋めていくだけで、事故の全体像を整理できます。
【Excel】会計報告書（収支報告書）のテンプレート
こちらは会計報告書（収支報告書）のテンプレートです。
会計報告書とは、PTAや町内会、自治会といった企業以外の団体における一定期間またはイベントごとの収益と支出をまとめた書類です。お金の流れを見える化して、内訳や使用用途が適切か判断するために活用されます。
本テンプレートは上段には収入を、下段には支出を記載するようになっており、両者の差分が一目で分かる形式です。
ビズ研｜【Excel】会計報告書（収支報告書）のテンプレートの詳細はこちら
【Excel】決算報告書のテンプレート
こちらは決算報告書のテンプレートです。
決算報告書とは、企業が年度末に作成する財務状況を報告するための書類で、法律により作成が義務付けられています。決算報告書では、1年間の事業年度が終わると行われる決算の結果をまとめます。
左部には収入を、右部には支出を記載するようになっており、両者を一目で確認できます。また、本テンプレートでは、締めの言葉が備わっているので、ビジネスマナーを押さえた書類を作成できるのです。
ビズ研｜【Excel】決算報告書のテンプレートの詳細はこちら
【警告】テンプレートを導入しても「管理者の手間」が減らない理由
ここでは、テンプレートを導入しても、管理者の手間が減らない理由について解説します。
（1）チャット添付は「未提出者のチェック」だけで時間を浪費する
チャットやメールにExcelの報告書を添付させる運用は、テンプレートを綺麗にしても管理者の作業時間を大きくは減らせません。提出状況がタイムラインの中で完全にブラックボックス化してしまうからです。
チャットは流動的なコミュニケーションツールであるため、報告書の提出と日々の雑談や業務連絡が同じ場所に混ざり合います。そのため、管理者が「誰が提出済みで、誰が未提出か」を目視で追いかける手間が発生します。
実際、金曜日の夕方、部下からバラバラに届くチャットを過去にさかのぼり、手元の「提出者リスト」と一つずつ照合していく不毛な作業に、毎週1時間近くを費やしているリーダーは少なくありません。
そのため、どれだけ見やすいテンプレートを作っても、チャット添付という回収方法が変わらない限り、管理者の手間の山は変わりません。
（2）外出先からExcelへの入力ストレスが「提出遅れ」を招く
報告書の提出がいつも遅れる本質的な原因は、部下たちの意識の低さではなく、スマホからExcelを入力せざるを得ない運用のストレスにあります。現場の入力ハードルを下げない限り、どんなテンプレートも機能しにくいです。
外出の多いメンバーにとって、移動中や隙間時間にPCを開く場所を確保するのは困難です。必然的にスマホでファイルを編集することになりますが、オフィスでの使用を前提としたExcelファイルはモバイル端末での操作性が低いです。
営業先からの帰り道、駅のホームや電車内でスマホの小さな画面を開き、Excelの細かなセルをピンチイン・ピンチアウトしながら文字を打ち込むのは苦痛でしかありません。
つまり、メンバーの「提出遅れ」を根本から解決するには、テンプレートのデザインではなく、スマホから1秒で入力できるテキストベースの仕組みへの移行が必要です。
（3）ファイルがサーバーに埋もれて「過去の経緯」が追えない
個別のファイルで報告書を管理するやり方は、過去の貴重な現場の記録を「見返しにくいもの」に変えてしまいます。必要な時に情報を取り出せなければ、報告書を提出させている意味そのものが失われます。
共有フォルダやサーバーの中に蓄積されたファイルは、タイトルしか外から確認できません。ファイルの中身に書かれた具体的なテキストは検索エンジンに引っかからず、情報が孤立してしまいます。
そうなると、「数ヶ月前に起きたあのトラブル案件、佐藤くんの当時の報告書には何て書いてあったっけ？」となった時、フォルダ内の大量のExcelファイルを一つずつダブルクリックして中身を開く羽目になります。
だからこそ、報告書はファイルとして孤立させるのではなく、後からいつでもキーワード検索できる「ストック型」の環境で蓄積していく必要があります。
【必見】最も簡単に報告書・テンプレート管理をする方法
報告書は提出されて終わりではなく、確認や過去の振り返りが発生しますが、メンバーごとに提出フォーマットがバラバラで確認に時間がかかり、提出された報告書もチャットやフォルダに散らばって時系列で追えなくなります。
この課題を放置すると、「誰が未提出か」のチェック業務が管理職の毎月の負担になり、さらに過去のトラブル報告や成功事例が埋もれるため、似たようなミスが再発した時に過去の経緯や対応策をすぐに見つけ出せません。
だからといって、従来のWordやExcelのテンプレートを配っても、チャット添付はタイムラインに流れて見失い、共有フォルダはファイルを開くまで中身が分からず、外出の多いメンバーからは「スマホからファイルを入力しづらい」と不満が出て提出が遅れてしまいます。
そこで、報告書の種類ごとにフォーマットを固定し、作成・共有・管理をファイルではなく「テキスト入力（ノート形式）」で完結させ、メンバーのスマホからも一瞬で提出・蓄積できる環境を整えることが重要です。
上記の環境を構築できるのが「Stock」です。Stockは「ノート」に報告書のテンプレートを登録でき、メンバーはスマホからメモ感覚で入力するだけで自動的に情報が蓄積されるため、報告書がチャットで流れず、ファイル管理の煩わしさを感じることがありません。
報告書を簡単に作成・振り返りやすく管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockを使った報告書の作成例・作成手順
以下は、Stockを使った報告書の作成例です。
Stockでは「タイトル」と「本文」にテキストを書き込むだけで、簡単に報告書を作成できるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有できます。また、表や箇条書き、チェックリストを使って、簡単な操作で見やすい報告書を作成可能なのです。
＜Stockで報告書テンプレートを登録する方法＞
Stockでテンプレートを登録するときは、画面下部にある[テンプレート]から[新規作成]をクリックします。
次に、「テンプレート名」「タイトル」「本文」を記入します。[保存]をクリックしてテンプレート追加は完了です。
＜Stockで報告書テンプレートを使う方法＞
テンプレートを使うときは[テンプレート]をクリックしてテンプレート一覧を開きます。あとは使いたいテンプレートを選択するだけで、ノートに反映されます。
このように、Stockではわずかな操作でテンプレートを呼び起こせるので、手間をかけずに報告書の体裁を整えられる点が特徴です。
＜社内・社外向け＞報告書の書き方の4つのポイント
ここでは、社内・社外向けに、報告書の書き方の4つのポイントを紹介します。一般的なテンプレートが自社に合わないときは、以下の4ステップを踏むと、簡単に報告書を作れます。
（1）必要な項目を洗い出す
まずは、報告書を書く前に、「何を報告する必要があるのか」という項目を洗い出すことが重要です。目的に合わない情報まで盛り込むと、要点がぼやけてしまい、読み手にとって分かりづらい報告書になります。
たとえば、業務報告書であれば「作業内容」「結果」「課題」、トラブル報告書であれば「発生日時」「原因」「対応内容」など、報告の種類によって必要な項目は異なります。
このように、最初に必要な項目を整理しておくことで、無駄のない分かりやすい報告書を作成できます。
（2）構成を考えて記入する
次に、報告書を「タイトル」「要点」「背景・補足」の3段階構成に沿って記入しましょう。読み手はまず全体像を把握したいと考えるため、結論や要点が後回しになると内容を理解しづらくなります。
たとえば、冒頭のタイトルで報告内容を端的に示し、次に「何が起きたのか」「何をしたのか」といった要点をまとめます。そのうえで、詳細な経緯や補足情報を後半に記載すると、スムーズに読める構成になります。
この三段階で構成を意識すれば、忙しい相手にも伝わりやすい報告書になります。
（3）見やすいレイアウトに整える
次に、書いた内容を見やすいレイアウトに整えましょう。かっこいい報告書を作るうえで、見やすいレイアウトは欠かせません。
文章が詰まりすぎていると、重要な情報が埋もれてしまい、最後まで読まれない原因になります。また、社外の方にも伝わりやすいよう、視覚的な分かりやすさを意識しなければなりません。
たとえば、項目ごとに改行を入れる、箇条書きを使う、見出しを設けるなどの工夫をするだけでも、内容を素早く把握しやすくなります。
情報を見やすいレイアウトに整えることで、報告内容の理解度を高めることができます。
（4）テンプレートを活用する
最後に、報告書作成を効率化するために、テンプレートを活用しましょう。
あらかじめ「タイトル」「要点」「詳細」「備考」などの枠が用意されたテンプレートを使えば、項目に沿って記入するだけで一定の品質を保った報告書が作れます。
しかし、ファイル形式でのテンプレート管理は、保存ルールが守られなければ保管場所が分散して、管理が煩雑になってしまいます。したがって、ファイル形式ではなく、わずかな操作でテンプレートを呼び出せる「ノート型のツール」で管理すべきです。
たとえば、あらゆる情報を簡単に一元管理できる「Stock」であれば、自社独自のフォーマットを複数設定できます。さらに、テンプレートは簡単な操作で呼び出せるため、報告書の作成時間を短縮できます。
＜管理者向け＞報告書を効果的に運用する3つのポイント
ここでは、管理者向けに報告書を効果的に運用する3つのポイントを紹介します。報告書を「作成して終わり」にせずに業務改善につなげるためには、以下の3つのポイントを押さえましょう。
（1）作成・共有の手間を減らす
まずは、報告書の作成・共有の手間の削減です。
報告書の作成は、日報も含めればメンバーにとって毎日おこなう業務になります。そのため、一から報告書を作成したり、作成・共有で複数のツールを横断したりする手間をなるべく減らし、報告書作成を「ただの作業」にしないようにしましょう。
そのため、紙やExcelで報告書を作成するのではなく、報告書を作成・編集したらメンバーに即共有される「情報共有ツール」で報告書を運用することで、業務の振り返りに時間を割けるようになります。
（2）情報を一か所にまとめる
次に、情報を一か所にまとめて管理しましょう。
報告書は、作成した後に振り返ることで業務改善につながります。そこで、関連する情報も一か所にまとめることで、より伝わりやすく、振り返りやすい報告書になります。
たとえば「Stock」のように、「ノートに紐づくメッセ―ジ」機能が備わったツールを活用すれば、やりとりと情報が一か所にまとまっているため、見返したときに業務改善に活かしやすいのです。
（3）振り返りやすく保管する
最後に、報告書を振り返りやすく保管しましょう。
振り返りやすい報告書にするためには、報告書の管理も重要です。紙やExcelで作成した報告書の管理では、過去の報告書をすぐに確認することは難しいです。
そこで、任意の報告書にすぐにアクセスできる「検索機能」の付いたツールを活用し、振り返りやすい環境で報告書を管理しましょう。
Q＆A｜報告書テンプレートに関するよくある質問
ここでは、報告書テンプレートに関するよくある質問に回答しています。報告書作成で迷っている方は必見です。
Q1｜報告書の締めの文例は？
報告書の締めでは、報告内容の完了を伝えつつ、今後の対応や確認事項を簡潔に示すのが基本です。たとえば、以下のような表現がよく使われます。
- 「以上、ご報告いたします。」
- 「本件については、上記の内容にて対応完了しております。」
- 「今後は同様の事象が発生しないよう、再発防止に努めます。」
状況に応じて、「引き続き対応が必要な場合」や「確認を依頼したい場合」は、その旨を一文添えると、読み手が次に取るべき行動を判断しやすくなります。
Q2｜報告書はWordとExcel/どちらがいい？
報告書の用途によって、WordとExcelは使い分けるのがおすすめです。
文章中心で経緯や考察をまとめる報告書にはWord、数値や作業内容を一覧で整理したい場合にはExcelが向いています。ただし、どちらもファイル単位での管理になるため、共有や過去の報告の振り返りには手間がかかりやすい点がデメリットです。
そのため、報告書の作成だけでなく、蓄積・共有・検索まで含めて効率化したい場合は、報告内容をそのまま管理できるツールを活用すると、報告業務全体の負担を減らせます。
Excel/Wordで使える報告書のテンプレートまとめ
ここまで、報告書テンプレートやテンプレ導入後も負担が変わらない理由、おすすめのツールを紹介しました。
スピーディな報告書の作成にはテンプレートが便利ですが、使用するテンプレートが増えると管理が煩雑になります。また、WordやExcelでは、共有・管理のために複数のツールを横断する手間がかかってしまいます。
そのため、快適に報告書を運用するには、報告書の作成・管理・共有が1つで完結する情報共有ツールを導入するべきです。ただし、報告書はすべてのメンバーが簡単に作成できる必要があるため、「シンプルな操作で誰でも使いこなせるツール」を選びましょう。
そこで、自社が利用すべきは、ExcelやWordよりも簡単に報告書・テンプレートを作成でき、管理まで一元化できるツール「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、是非「Stock」を活用して、報告書およびテンプレート管理を効率化しましょう。
