【無料あり】おすすめのレポートツール6選！選定のポイントも解説

レポートは、現場の状況を情報として共有する役割を果たします。なかには、数字を扱う場合もあるため「データ化・管理・出力」できるレポートツールを使うことで業務効率化が図れます。

しかし、「効率よくレポートを作成できるツールがわからず、現状レポート作成までに工数がかかる」と悩む方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、おすすめのレポートツール6選と選定のポイントをご紹介します。

数字の変化をデータ化し、視覚的にわかりやすいレポートを作りたい
レポート作成の工数を短縮し、すばやく情報共有したい
シンプルに作成・管理・共有が完結するレポートツールがほしい

という方はこの記事を参考にすると、自社にマッチするレポートツールが見つかるので、レポートの作成から提出までの工数削減が実現できるようになります。

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1 レポートツールとは
2 レポートツールで注視すべき4つの選定ポイント
3 おすすめのレポートツール6選
4 おすすめのレポートツール6選と選定ポイントまとめ

レポートツールとは

レポートツールとは、従来、人が手作業で行っていたデータの統合、抽出、グラフ化といった一連の流れを、自動で可視化するツールです。

代表的な機能として、「レポート作成・分析する機能」「レポートを出力する機能」が搭載されています。

取り込んだデータから表やグラフを自動で出力するため、手作業を削減しつつ人的ミスを防止します。また、傾向や統計まで分析でき、効率よく業務の優先順位や課題点を把握できます。

レポートツールで注視すべき4つの選定ポイント

ここでは、レポートツールを選定で注視するべきポイントをご紹介します。レポートツールを駆使して効率よくレポートを作成できている企業は、以下の選定ポイントをすべて押さえたツールを導入しています。

(1)視認性が高いか

レポートそのものはもちろん、ツールの管理画面の視認性が高いツールを選びましょう。

レポートではただ文字だけを羅列するのではなく、グラフを活用し、色使いを工夫して視覚的にわかりやすくすることが大切だからです。テキストのみのレポートでは内容理解に時間がかかるので、画像添付や文字装飾ができるツールがおすすめです。

一方、ツールそのものの視認性も大切です。多機能なツールは編集項目が豊富にあり、選択肢の多さからメンバーが複雑に感じやすく、浸透しにくい可能性もあるのです。

また、ルールも複雑になり、業務フローの管理も煩雑になります。そのため、選定するうえではレポートの見やすさを考慮しつつ、ツール自体の視認性も重要です。

(2)操作性に優れているか

操作性に優れているツールを選択することもポイントです。

簡単に使えなければ、メンバーの教育コストも上がるのでスムーズに浸透しないことはもちろん、誤操作によるトラブルにもつながりかねません。たとえば、日報のように作成頻度が高く、新入社員からパートまで対象者が広い場合には「誰でも簡単に作成できるツール」が求められます。

また、機能性が高くなるにつれ操作は複雑になりがちです。社内での操作レベルに差が生じれば、使えるメンバーにレポート作成の負担が集中しやすくなり、業務が属人化するリスクもあるので、全社で使えるツール選定が前提になります。

(3)迅速に情報共有できるか

「迅速に情報を共有できるか」もポイントとして押さえましょう。

レポートの目的は、プロジェクトの提案や結果の提示です。ツールにおける「社内・社外問わす迅速に情報を共有できる仕組み」の有無は、コミュニケーションの活性化や課題やトラブルの早期発見・解決にも繋がるのです。

ただし、複数の課題を同時にレポーティングする場合や、在宅ワークで確認するタイミングにばらつきがあると、話題が錯そうしやすく、認識の齟齬や対応漏れのリスクが懸念されます。そのため、「Stock」のように話題やテーマが錯綜しないツールを用いる企業も多いです。

(4)ナレッジを蓄積できるか

作成したレポートが、ナレッジとして蓄積し活用できるかも重要です。

レポートそのものを蓄積しておくと、レポートを起点としたタスクも忘れずに管理でき、担当ごとに情報が散らばる事態も防げます。また、ベテランが持つノウハウや営業活動を通して得た情報をナレッジとして蓄積すると、担当者以外のメンバーが担当を引き継いだり、教育コストの削減を実現したりできます。

そのため、レポートの作成・出力のみに重きを置くのではなく、その後の情報管理まで効率化できるのかも確認しましょう。

おすすめのレポートツール6選

ここでは、レポート作成におすすめのツールを6選紹介します。

レポートツールは機能性が高ければ用途の幅も広がり、使いこなせればレポート業務の効率化を実現できます。しかし、なかに、ツール内での専門用語が多く、機能性が優れている分操作が複雑なツールもあります。

そのため、ITリテラシーの低い人が扱えず現場に浸透しない事態が起こり、レポートの作成が適切にされなくなってしまうのです。また、レポートの作成はできても、共有や管理が難しければ、担当者のノウハウとして溜まり続けるのみで属人化の解消もできません。

したがって、誰でも簡単に扱うことができ、情報を簡単に共有・管理ができる「シンプルな情報共有ツール」を使いましょう。たとえば、「Stock」のように、非IT企業の65歳以上のメンバーでも、即日でレポート内容を「情報」として共有・管理できるツール一択です。

Stockの「ノート」では課題ごとにあらゆる内容を記載できるので、複数あるレポートの管理も簡単です。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」を使うと、レポートの話題ごとにメンバーとのやりとり、タスク管理が実現します。

【Stock】非IT企業でも簡単に情報管理が可能

「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

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Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。

Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。

また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

＜Stockをおすすめするポイント＞

ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

＜Stockの口コミ・評判＞

池本健太郎さん
きずな綜合会計事務所

「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」
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少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。

塩出祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社

「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

西尾太初さん
株式会社ハピネス

「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」
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従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。