見積書や提案書は、ビジネスの場においてプロジェクトの発足時や情報共有時などさまざまな場面で作成される大切な書類です。
 
一方で、これらの書類は区分が曖昧になりやすく、明確に書き分けられずに悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見積書と提案書の違いや書き方を中心に解説します。
 
  • 見積書と提案書の明確な違いが浸透しておらず管理が大変
  • 見積書を効率よく作成する方法を知り作成フローを簡略化したい
  • 見積書や提案書の管理方法を確立しておらず運用できていない
という担当者の方は今回の記事を参考にすると、見積書と提案書の違いを明確に理解しつつ、効果的な書類の管理手法まで確立できます。


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見積書における3つの目的とは

以下では、見積書を作成する3つの目的について解説します。「見積書がなぜ必要なのか」をチーム全体で把握しておくと、抜け漏れやミスの削減にもつながります。

(1)情報を共有するため

見積書を作成する1つ目の目的は、依頼の検討に必要な情報を共有するためです。
 
見積書には、会社情報や納期・支払い条件に加え、商品情報など依頼内容に関する詳細な情報が記載されています。商品やプロジェクトに関わる詳細なデータが、定量的に明記されている見積書を発行することで、相手企業は委託するのか、条件に関して交渉するのかなどの検討が行えるのです。
 
また、事前に見積書で情報を共有しておくと、両社が金額に関する事前知識を備えたうえで打ち合わせができ、交渉や検討がスムーズにもなります。

(2)トラブルを回避するため

2つめの目的は、支払いや認識齟齬によるトラブルを回避するためです。
 
見積書には、取引に関わる詳細な情報が定量的に明示されています。そのため、契約を結ぶ前に見積書で両社の認識齟齬を無くすことで、トラブルの原因となる契約条件の認識違いが起こりにくくなります。
 
また、見積書は文字が確実に残るので、言った言わないという水掛け論の事態も防げるのです。

(3)与信調査のため

見積書を発行する3つ目の理由は、顧客から与信情報として判断されるためです。
 
見積書に発行の義務はないものの、多くの企業は信用情報の提示という意味も含め見積書を作成しています。見積書の発行は経費計算を企業が正確に行っている証明であり、取引先の安心感につながるのです。
 
信用の低下を防ぐためにも、記載した内容が間違いないように作成しなければなりません。


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見積書と提案書の違いとは

見積書と提案書の違いは以下の通りです。
 
  • 見積書
  • 受注者が金額・数量・工程・期間などの取引内容を発注者に対してあらかじめ提示する書類
  • 提案書
  • 自社や顧客の抱える課題に対して解決策の提示や、問題に対しての具体的なアプローチをまとめた書類
このように、提出目的に大きな違いがありますが、見積書と提案書では顧客によって提出する順番も異なります。
 
とくに、新規顧客に対しては提案書を提出した後に具体的なプランや金銭情報を、見積書で共有するフローが一般的です。一方、提案書の前に見積書を提出する場面は、既存顧客など限定的です。


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見積書と提案書における共通点とは

以下では、見積書と提案書の共通点を3つ紹介します。
 
  • 顧客の信用に繋がる
  • 見積書も提案書も顧客の信用を得るために作成します。顧客目線で自社企業に対して、懸念点を抱かせないように書類を作成する必要があります。
  • プロジェクト進行前に作成する
  • いずれの書類も企画やプロジェクトを、実現させるための手段として作成されます。
  • 顧客の了承を得た後も必要になる
  • 2つの書類は、顧客から了承を得て実際に企画を進める際の指標になる点で共通しています。そのため、書類が属人的に管理されていては、チームで情報共有ができないので注意が必要です。
見積書と提案書は、作成動機と作成後の運用用途が共通しています。そのため、見積書や提案書の作成のみではなく、一連の業務フローを管理できる環境が必要になります。


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見積書における書き方のコツ

ここでは、相手に伝わる見積書作成のコツを解説します。以下のポイントが押さえられていない見積書は、顧客の望むニーズに応えられない可能性があるので注意しましょう。

テンプレートを活用する

見積書の作成には、テンプレートを活用しましょう。
 
見積書は企画ごとに社内で数多く作成するので、体裁が整っていなければ確認作業が増加し振り返りがしづらくなります。そこで、テンプレートを用いると体裁の整った書類が短時間で作成でき、作成の簡略化とともに振り返りやすさに繋がるのです。
 
また、テンプレートは記載ミスの予防やクオリティの均一化にも貢献するので、顧客にとっても見やすい書類になります。企業や業界によっても求める情報は異なるので、テンプレートを軸に顧客ごとで柔軟に修正できる点もポイントです。
 
一方、「Stock」のようにシンプルなITツールで、テンプレートで作成した見積書を効率的に管理したり、ツール内でテンプレートを作成してあらゆる業務へ横展開させたりする企業も増加傾向にあります。

金銭情報を詳細に明記する

見積書では必ず金銭情報を明瞭に記載する必要があります。
 
合計金額や消費税、内訳なども詳細に記載しましょう。内訳の記入は、顧客が金銭の流れを意識しやすく信用に繋がるとともに、追加・変更が必要になってもわかりやすいメリットがあります。
 
また、小計と消費税の記載や、最終的に必要な合計金額は太字で記載するなどの工夫をすると、見やすく金額感がイメージしやすい見積書になります。

有効期限を設定する

見積書には有効期限を忘れずに記載しましょう。
 
見積書における有効期限の記載は法律では定められていないものの、商品やサービスの価格変更に対応できるようにしたり購買意欲を促進させたりする目的で記載をします。
 
ただし、民事訴訟法によると、有効期限を設定して交わされた契約は撤回できないので、期限間違いの無いように確認しなければなりません。


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あらゆる書類の作成・管理を効率化するITツール

以下では、見積書や提案書を含むあらゆる書類の作成・管理を効率化するITツールをご紹介します。
 
見積書や提案書はテンプレートを用いると、業務フローを簡略化しながらも体裁の整った書類に仕上げられます。一方、見積書や提案書が通った後のプロジェクトでも活用するために属人的に管理されるべきでなく、関係チームへ共有されなければなりません。
 
しかし、アナログな情報共有では抜け漏れが発生するので「ITツール」を使って情報共有が求められます。とはいえ、チャットツールのように情報が流れるツールでは、作成された見積書や提案書ごとに情報を管理できず、スムーズな業務進行を阻害してしまうのです。
 
結論、最も簡単に書類作成・管理を効率化させるには、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるうえ、あらゆる情報を流さず管理できる「Stock」一択です。
 
Stockの「ノート」に見積書や提案書に関わる情報をストックし、容易に任意のメンバーに共有可能です。さらに、ノートに紐づく「メッセージ」「タスク」で話題を錯綜させずに、作成から運用までのやりとりを一元管理しながらプロジェクト管理もできます。

最も簡単に見積書や提案書を管理できるITツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

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塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
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弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

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見積書と提案書の違いと書き方まとめ

ここまで、見積書と提案書の違いや書き方について解説しました。
 
見積書の工程管理や提案書の相手企業リサーチなど、作成時から多くの情報が必要です。また、後のプロジェクトに悪影響が出ないようにチームメンバーへの情報共有も大切な業務となります。情報共有を怠ると、チームメンバー間で認識齟齬が発生してしまったり、納期に間に合わなかったりする事態を招きかねません。
 
しかし、書類作成や情報共有を複数ツールで管理していたり、アナログな紙媒体での管理を行ったりしていては、運用が複雑になりスムーズな業務進行を阻害します。そこで、「シンプルなITツールを用いた社内情報の一元管理」が求められるのです。
 
社員が使いこなせない複雑なツールは全社に浸透せず放置されます。そのため、Stockのように、非IT企業の社員でも即日で運用できるシンプルなITツールを用いて、見積書や提案書の作成・管理を効率化すべきです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で見積書や提案書をはじめとした情報共有・管理のストレスを取り除き、スムーズなプロジェクト進行を実現しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。