ビジネスでは、社員の進捗や成果を把握するために、「報告書」の作成を求められる場面が多くあります。そして、報告書を書くときは、読み手に正しく内容が伝わるように、簡潔に分かりやすくまとめる必要があるのです。
 
一方で、「読み手に伝わりやすい報告書の作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、報告書の書き方や作成のポイントを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、報告書を上手に書く方法やポイントが分かり、読み手へスムーズに情報共有できるようになります。


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報告書とは

「報告書」とは、実際に起きた事実や物事の内容をまとめて、関係者に伝えるために作成する書類です。以下では、報告書を作成する目的やレポートの違いを中心に解説します。

報告書を作成する目的

報告書を書く主な目的は、読み手が事実を把握できるように、情報を共有することです。
 
企業において、仕事をスムーズに進めるには、メンバー間で連携を取ってそれぞれの役割を遂行する必要があります。そこで、社内で情報を共有して、メンバーが共通認識を持てるように、報告書の作成が求められるのです。
 
したがって、報告書を作成するときは、読み手に内容が正確に伝わるように、分かりやすくまとめましょう。

「報告書」と「レポート」の違い

報告書とレポートの違いは、作成者の主観を含める程度にあります。
 
報告書は、報告先に事実を伝えることを目的とするため、客観的な根拠に基づいた内容を中心に記載します。一方、レポートには事実だけでなく、作成者自身の考えたことや意見も含めるのです。
 
このように、報告書とレポートは似た書類であるものの、「主観的な内容をどの程度含めるか」に違いがあります。

報告書の種類

報告書の種類は、作成する場面や目的によって、以下のように分けられます。
 
 
  • 営業報告書
  • 営業活動の行動内容や進捗状況、実績などをまとめた報告書です。日・週・月など特定の期間ごとに作成されます。
     
  • 会計・経理報告書
  • 企業の一定期間の収支をまとめた報告書です。資金や収益などを報告することで、今後の経営方針や戦略を決定するときの参考になります。
     
  • 経緯報告書
  • 業務上生じたミスやトラブルの経緯・現状をまとめた報告書です。「社内向け」と「社外向け」があり、社外向けの報告書ではミスやトラブルの事実に加え、先方へのお詫びの気持ちも記載します。
     
  • 研修報告書
  • 研修の内容や成果、今後の計画をまとめた報告書です。自社の人材育成を図るうえで、重要な参考資料となります。
     
  • 調査・アンケート報告書
  • 調査の概要や集計結果をまとめた報告書です。集計データはグラフや表を活用しながら記載すると、見やすい報告書を作成できます。
 
このように、報告書には様々な種類があるため、作成後の管理が煩雑になりやすいです。そこで、報告書を作成した年度や部署、種類ごとにフォルダで整理可能な「ナレカン」のようなツールを使うと、簡単に見やすく管理できます。
 
関連記事: 【即解決】報告書のミスをなくすには?ミスの原因と対策を解説


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<例文あり>報告書の作成手順とは

ここでは、報告書の基本的な書き方を解説します。以下の手順を踏んで、読み手に必要な情報に過不足のない、分かりやすい報告書を作成しましょう。

手順1|目的を明確にする

はじめに、報告書を作成する目的を明確にしましょう。
 
報告書の目的が明確でなければ、「何を記載すべきか」が分からず、読み手に伝えたい情報を見落とす可能性があります。そのため、報告書を書く際は、たとえば「部長に営業の進捗を報告する」など、はじめに作成する目的を明らかにする必要があるのです。
 
このように、報告書の作成目的を明確にすると、必要な情報を洗い出して、スムーズに書き始められます。

手順2|項目を記載する

次に、報告したい項目を記載しましょう。報告書の基本項目として、以下の5つが挙げられます。
 
  • 作成日
  • 作成者(部署や担当者)
  • 宛名(役職や名前)
  • 報告書の表題
  • 報告内容(概要や詳細)
以上のほかにも、報告書の種類や目的に合わせて、適宜項目を追加しましょう。たとえば、下記例文のような営業報告書では、「成果」や「課題」、「今後の展望」を記載する必要があります。
 
 
令和6年5月24日
作成者:営業部 田中太郎
宛先:営業部長 山田花子
営業報告書
 
<概要>
  • 件名:新商品△△の販売促進
  • 訪問先:株式会社〇〇
  • 訪問日時:令和6年5月13日(月)
  • 先方担当者:〇〇部 〇〇様
  • 自社担当者:営業部 〇〇課長・田中
<成果>
新商品△△について、追加された機能の特徴を説明したところ、その性能について評価していただいた。しかし、競合であるA社からも商品の案内を受けているため、決めかねているとのお話だった。販売促進のためのイベント実施を提案したところ、そのような企画は初めてだと興味を示されており、詳細について近日中に打ち合わせをしたいと申し出があった。
 
<課題>
新商品△△について、性能面では満足しているが、容量と操作性についてA社と比較して劣っているため、改善してほしいとの要望があった。
 
<今後の展望>
来週中に会議を開き、容量と操作性について検討する必要がある。また、次回訪問時までに、イベントの詳細について提案できる状態にしたい。
 
 
このように、目的を明確にして必要な項目を網羅することで、読み手に正確な内容を伝えられます。

手順3|迅速に共有する

最後に、報告書の作成後は迅速に共有しましょう。
 
報告書の提出を忘れたり遅れたりすると、周囲からの信頼を損なうだけでなく、業務に支障が出る恐れがあります。したがって、作成した報告書は速やかに共有しましょう。
 
しかし、ExcelやWordで報告書を作り、ファイルをメールに添付する方法は手間がかかるうえ、宛先漏れなどのミスが起こりやすいです。そこで、作成した報告書が、任意のメンバーへ瞬時に共有される「ナレカン」を使うと、報告書をスムーズに共有できます。


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報告書をうまく書くコツとは

ここからは、報告書をうまく書くための5つのコツをご紹介します。以下のコツを押さえると、読み手にとって分かりやすい報告書を作れるので必見です。

(1)誰に向けて書くかを意識する

1つ目のコツは、「誰に向けて書くか」を意識することです。
 
報告書は、提出する相手によって、記載すべき内容や表現の仕方が異なります。たとえば、社外の取引先に向けた報告書では専門用語を可能な限り避ける必要がありますが、社内の上司に向けて書く報告書では専門的な内容を詳細に記載することが求められます。
 
このように、誰に向けて書くかによって「情報の粒度」や「表現方法」は異なるので、読み手を意識して作成しましょう

(2)5W2Hを意識する

2つ目のコツは、5W2Hを意識することです。
 
「When(いつ)・Where(どこで)・Who(誰が)・What(何を)・Why(なぜ)・How(どのように)・How much(どのくらい)」の5W2Hを意識すると、情報に抜け漏れのない報告書を作れます。
 
また、「How much(いくら)」とあるように、客観的な数値を盛り込むと、読み手が内容をイメージしやすくなります。このように、報告書を書くうえでは、5W2Hを意識することが効果的です。

(3)分かりやすい構成にする

3つ目のコツは、分かりやすい構成にすることです。具体的には、以下の「標題」「要旨」「詳細」の3つで構成を立てましょう。
 
  • 標題:報告書の大まかな内容をひと言でまとめたもの
  • 要旨:報告書で詳しく述べられるそれぞれの項目を端的にまとめたもの
  • 詳細:具体的な数値など、より詳細な内容をまとめたもの
以上の3つの構成を意識すると、読み手が内容を把握しやすくなります。また、表題を太字にしたり、要旨や詳細の段落を下げたりすることで、視覚的に分かりやすい報告書を作れるのです。

(4)事実と所感を区別する

4つ目のポイントは、事実と所感を区別することです。
 
客観的な事実と主観的な所感が混在すると、内容が分かりづらくなるうえ、読み手に誤解を生む可能性があります。したがって、事実と所感は明確に分けて記載しましょう。
 
また、報告書の種類や目的によっては、所感や所見を省略する場合があるので、状況に応じて適宜項目を洗い出すことが必要です。

(5)ITツールを活用する

5つ目のコツは、ITツールを活用することです。
 
報告書の作成においては、正確な事実・状況を記載して、すぐに共有する必要があります。そこで、PCやスマホからアクセスできるITツールを使えば、時間や場所を問わずスムーズに報告書を作成・共有できるのです。
 
ただし、ExcelやWordなどのPC利用に最適化したツールは、スマホやタブレットなどの画面では使いづらいです。一方、あらゆる端末からサクサク使える「ナレカン」のようなツールであれば、自宅や営業先から手軽に報告書を提出できます。


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【必見】最も簡単に報告書を作成・管理できるツール

以下では、最も簡単に報告書を作成・管理できるツールをご紹介します。
 
ExcelやWordで報告書を作成すると、共有する度にメールやチャットにファイルを添付する手間がかかるうえ、他のメッセージで流れて過去の報告書を見返せません。さらに、テンプレートを使う場合は、逐一テンプレートのファイルを探す必要があり面倒です。
 
そのため、報告書の作成にはExcelやWordではなく、「情報が流れずにストックされるノート型ツール」を活用しましょう。ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、社員のITリテラシーにばらつきのある大企業には、「シンプルな操作性のツール」が必須です。
 
結論、自社の報告書の作成には、メールを使える方ならば、すぐに使えるほどシンプルなノート型ツールの「ナレカン」が最適です。
 
ナレカンの「記事(ノート)」には、あらかじめ登録した「テンプレート」で簡単に報告書を作れるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。さらに、「フォルダ機能」や「高精度の検索機能」を搭載しているので、過去の報告書もすぐに探し出せるのです。

報告書の作成・共有・管理を効率化する「ナレカン」

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

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ナレカンのテンプレート機能を使った報告書の書き方

ナレカンで報告書を作る手順は、以下の通りです。
 
  1. まずは、報告書の骨子となる「テンプレート」を作成します。はじめに、新規記事作成画面を開き、右下の [+テンプレート] から、 [新規作成] をクリックしましょう。
  2.  
    ナレカンの新規記事作成画面
     
    ナレカンのテンプレート一覧画面
     
  3. 次に、テンプレートに含めたい項目を記載して、画面右上の [保存] を選択します。この段階で、日々使いまわせるテンプレートの登録は完了です。
  4.  
    ナレカンでテンプレートを作成する画面
     
  5. 実際に報告書を作成する際は、あらかじめ登録したテンプレートを選択して書き始めます。内容を記載したら、画面右下の [公開する] をクリックしましょう。
  6.  
    ナレカンのテンプレートを選択する画面
     
    ナレカンのテンプレートで報告書を作成する画面
このように、ナレカンの「テンプレート機能」を使うと、わずかな操作で簡単に報告書を作成・共有できるのです。


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Excel編|報告書の作り方

以下では、Excelでの報告書の作り方を解説します。Excelはフォーマットを整えられるため、項目ごとに整理された報告書を作れるのが特徴です。
 
ここでは、「会計・経理に関する報告書」の作り方をご紹介します。

行間とフォントサイズを設定する

まずは、行間とフォントサイズを設定します。行間は16(22ピクセル)以上、フォントサイズは11以上であれば見やすい資料が作れます。
 
行間とフォントサイズの設定方法は以下の通りです。

行間の設定方法

変更するセルを選択したあと、[ホーム]タブの[セル]グループで[書式]>[行の高さ]をクリックします。
 
ホームタブから書式をクリックする画像
 
表示されるボックス内に任意の高さを入力すれば設定は完了です。
 
任意の行の高さを入力する画像

フォントサイズの設定方法

[ホーム]タブの[フォント]グループで、任意のフォントサイズを選択すれば設定は完了です。
 
任意のフォントサイズを選択する画像

フォーマットを作成する

行間とフォントサイズを設定したら、フォーマットを作成します。
 
Excelのフォーマットを作成する画像
 
上図のように列と行のそれぞれに項目を記載したり、必要であればフォントや色を変えたりして、見やすいレイアウトを意識しましょう。

情報を入力する

最後に、フォーマットに沿って情報を入力していきます。
 
Excelの報告書に情報を入力する画像
 
上図のうち、とくに数字であれば右端に寄せたうえで、4桁以上の金額には「,」を入れるのがポイントです。また、文字数によってはセルに収まりきらない場合もあるので、適宜セルの大きさを変えるなどの工夫をしましょう。


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Word編|報告書の作り方

Wordは、表や画像を自由に追加できるため、好みのデザインで報告書を作れるのが特徴です。以下では、Wordでの「活動報告書」の作り方をご紹介します。

表を追加する

Wordで表を作成する方法は以下の通りです。
 
はじめに、任意の場所にカーソルを合わせ、[挿入]タブから[表]をクリックすると、Word上に表を追加できます。
 
挿入タブから表をクリックする画像
 
また、任意の列や行を選択して罫線にカーソルを重ねると、それぞれの高さや幅を好みのサイズに変更可能です。
 
表の罫線上にカーソルを重ねる画像

体裁を整える

次に、全体のばらつきを抑えて報告書の体裁を整えます。
 
たとえば、文字を中央に寄せたい場合、任意の文字をドラッグして[中央揃え]を選択すると、下図のように自動的に表の中央へ配置されます。
 
文字をドラッグして中央揃えを選択する画像
 
そして、下図のように文字のフォントやセルの色を変えるなどすれば、体裁を見やすく整えられます。
文字のフォントやセルの色を変える画像

情報を入力する

最後に、必要な情報を入力していきます。
 
Wordの報告書に情報を入力する画像
 
上図のように、作業の日にちや内容、担当者名などを抜け漏れなく記載しましょう。また、必要であれば画像やグラフを添付すると、より分かりやすくなるのでおすすめです。


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見やすい報告書の作成方法と注意点まとめ

これまで、見やすい報告書の作成方法やコツを中心にご紹介しました。
 
見やすい報告書を作成するには、「標題・詳細・要旨」が一貫するように意識したり、提出先によって書き方を変えたりすることが大切です。また、報告書は作成して終わりではなく、いつでも見返せるようにITツールを用いて適切に管理しておきましょう。
 
ただし、多機能なツールは操作が複雑で、ITに詳しくない社員が使いこなせません。とくに、報告書は部署や役職問わず作成する機会があるので、「誰でも簡単に使えるシンプルなツール」を選びましょう。
 
結論、自社の報告書業務には、メールを使える方ならば、簡単に使えるシンプルなツール「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、報告書の作成から管理までを効率化しましょう。


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関連記事: 【例文あり】失敗しない報告書の書き方やテンプレート7選を紹介!
 
関連記事: 【例文つき】メールを使った報告書の書き方とは?注意点も紹介
代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、ベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。