ビジネスでは、社員の進捗や成果を把握するために「報告書」の作成が求められる場面が多くあります。そして、報告書を書くときは、読み手に正しく内容が伝わるように、簡潔にまとめることが大切です。
一方で、「読み手に伝わりやすい報告書の作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで、Word・Excel別の報告書の書き方や作成マナーを中心にご紹介します。
- 基本構成を押さえた報告書の作成手順を知りたい
- 例文をもとに記載ミスのない報告書を作成したい
- 報告書の管理・共有にも役立つツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、報告書を上手に書く方法やポイントが分かり、読み手へスムーズに情報共有できるようになります。
目次
報告書とは
「報告書」とは、実際に起きた事実や物事の内容をまとめて、関係者に伝えるための書類です。以下では、報告書の目的や種類を中心に解説します。
報告書を作成する目的
報告書を書く主な目的は、読み手が事実を把握できるように、情報を共有することです。
仕事をスムーズに進めるには、メンバー間で連携を取ってそれぞれの役割を遂行する必要があります。そこで、社内で情報を共有して、メンバーが共通認識を持てるように、報告書の作成が求められるのです。
したがって、報告書を作成するときは、読み手に内容が正確に伝わるように、分かりやすくまとめるべきです。また、レポートとは異なり、報告書には作成者自身の考えを含める必要はないので、事実ベースで客観的に記述することを意識しましょう。
報告書の種類
報告書の種類は、作成する場面や目的によって、以下のように分けられます。
- 営業報告書
- 会計・経理報告書
- 経緯報告書
- 研修報告書
- クレーム対応報告書
- 調査・アンケート報告書
営業活動の行動内容や進捗状況、実績などをまとめた報告書です。日・週・月など特定の期間ごとに作成されます。
企業の一定期間の収支をまとめた報告書です。資金や収益などを報告することで、今後の経営方針や戦略を決定するときの参考になります。
業務上生じたミスやトラブルの経緯・現状をまとめた報告書です。「社内向け」と「社外向け」があり、社外向けの報告書ではミスやトラブルの事実に加え、先方へのお詫びの気持ちも記載します。
研修の内容や成果、今後の計画をまとめた報告書です。自社の人材育成を図るうえで、重要な参考資料となります。
クレームが発生した場合に「発生の原因からどのように対応したのか」までをまとめた報告書です。以降のクレーム発生防止や顧客満足度の向上に役立つ資料となるので、適切に保管します。
調査の概要や集計結果をまとめた報告書です。集計データはグラフや表を活用しながら記載すると、見やすい報告書を作成できます。
以上のように、報告書は多くの種類があるため、作成後の管理が煩雑になりやすく、見返したい報告書を探すのに時間がかかってしまいます。
そこで、報告書を種類別に「フォルダ」で管理できるうえに、高度な検索機能が備わっている「Stock」のようなツールを使えば、簡単に目的の報告書にアクセスできます。
【例文あり】報告書の作成手順とは
ここでは、報告書の基本的な書き方を解説します。以下の手順を踏んで、読み手に必要な情報に過不足のない、分かりやすい報告書を作成しましょう。
手順1｜目的を明確にする
はじめに、報告書を作成する目的を明確にしましょう。
報告書の目的が明確でなければ「何を記載すべきか」が曖昧になり、読み手に伝えるべき情報に漏れが生じる可能性があります。そのため、報告書を書くときは「部長に営業の進捗を報告する」など、はじめに作成する目的を明らかにする必要があるのです。
以上のように、報告書の作成目的を明確にすると、必要な情報を洗い出して、スムーズに書き始められます。
手順2｜必須項目を記載する
次に、報告したい項目を記載しましょう。報告書の必須項目は以下の5つがあります。
- 作成日
- 作成者（部署や担当者）
- 宛名（役職や名前）
- 報告書の表題
- 報告内容（概要や詳細）
また、報告書の種類や目的によって記載すべき項目は変わるため、必要に応じて上記以外の項目も追加しましょう。たとえば、下記例文のような営業報告書では「成果」や「課題」「今後の展望」を記載する必要があります。
令和7年2月18日
作成者：営業部 田中太郎
宛先：営業部長 山田花子
営業報告書
＜概要＞
- 件名：新商品△△の販売促進
- 訪問先：株式会社〇〇
- 訪問日時：令和7年2月10日（月）
- 先方担当者：〇〇部 〇〇様
- 自社担当者：営業部 〇〇課長・田中
＜成果＞
新商品△△について、追加された機能の特徴を説明したところ、その性能について評価していただいた。しかし、競合であるA社からも商品の案内を受けているため、決めかねているとのお話だった。販売促進のためのイベント実施を提案したところ、そのような企画は初めてだと興味を示されており、詳細について近日中に打ち合わせをしたいと申し出があった。
＜課題＞
新商品△△について、性能面では満足しているが、容量と操作性についてA社と比較して劣っているため、改善してほしいとの要望があった。
＜今後の展望＞
来週中に会議を開き、容量と操作性について検討する必要がある。また、次回訪問時までに、イベントの詳細について提案できる状態にしたい。
さらに、報告書の締めの文では、今後のアクションを提示することで、具体的な行動を促せます。以上のように、必要な項目を網羅して読み手に正確な内容を伝えましょう。
手順3｜迅速に共有する
最後に、報告書の作成後は迅速に共有しましょう。
報告書の提出が遅れると、周囲にネガティブな印象を与えるだけでなく、業務に支障が出る恐れがあります。そのため、作成した報告書は速やかに共有しましょう。
しかし、WordやExcelで報告書を作り、ファイルをメールに添付するのは手間がかかるうえ、宛先漏れなどのミスが起こりやすいです。そこで、作成した報告書が、任意のメンバーへリアルタイムで共有される「Stock」を使うと、報告書をスムーズに共有できます。
＜Word編＞報告書の分かりやすい作り方
Wordは、表や画像を自由に追加できるため、好みのデザインで報告書を作れるのが特徴です。以下では、Wordの表で「活動報告書」の作り方をご紹介します。
ステップ1｜表を追加する
はじめに、任意の場所にカーソルを合わせ、［挿入］タブから［表］をクリックすると、Word上に表を追加できます。
また、罫線にカーソルを重ねると、それぞれの高さや幅を好みのサイズに変更可能です。
ステップ2｜体裁を整える
次に、全体のばらつきを抑えて報告書の体裁を整えます。
たとえば、文字を中央に寄せたい場合、任意の文字をドラッグして［中央揃え］を選択すると、自動的に表の中央へ配置されます。
そして、報告書に記載する項目を入力しましょう。また、下図のように文字のフォントやセルの色を変えるなどすれば、体裁を見やすく整えられます。
ステップ3｜情報を入力する
最後に、必要な情報を入力していきます。
上図のように、作業の日時や場所、内容などを抜け漏れなく記載しましょう。また、必要であれば画像やグラフを添付すると、より分かりやすい報告書が作れます。
＜Excel編＞報告書の分かりやすい作り方
以下では、Excelでの報告書の作り方を解説します。Excelはフォーマットを整えられるため、項目ごとに整理された報告書を作れるのが特徴です。
ここでは、「会計・経理に関する報告書」の作り方をご紹介します。
ステップ1｜行間とフォントサイズを設定する
まずは、行間とフォントサイズを設定します。行間は16（22ピクセル）以上、フォントサイズは11以上であれば見やすい資料が作れます。
行間とフォントサイズの設定方法は以下の通りです。
＜行間の設定方法＞
変更するセルを選択したあと、［ホーム］タブの［セル］グループで［書式］＞［行の高さ］をクリックします。
表示されるボックス内に任意の高さを入力すれば設定は完了です。
＜フォントサイズの設定方法＞
［ホーム］タブの［フォント］グループで、任意のフォントサイズを選択すれば設定は完了です。
ステップ2｜フォーマットを作成する
行間とフォントサイズを設定したら、フォーマットを作成します。
上図のように列と行のそれぞれに項目を記載したり、必要であればフォントや色を変えたりして、見やすいレイアウトを意識しましょう。
ステップ3｜情報を入力する
最後に、フォーマットに沿って情報を入力していきます。
とくに数字であれば右端に寄せたうえで、4桁以上の金額には「,」を入れるのがポイントです。
Word/Excelで報告書を作るデメリット
以下では、WordやExcelで報告書を作成・管理するデメリットを2つ解説します。また、解消方法も合わせてご紹介するので必見です。
- 共有に手間がかかる
- 過去の報告書を振り返るのが困難
ExcelやWordで作った報告書を共有する場合は、都度ファイルをメールに添付して送る手間がかかるので、素早く共有ができません。
ExcelやWordで管理すると似通ったファイルが乱立しやすく、目的の情報を探すためにファイルを開いて中身を確認する必要があります。そのため、過去の報告書を見たくても時間がかかってしまうのです。
以上のデメリットを解消するには、共有機能や検索機能のあるITツールの導入が最適です。たとえば、作成した報告書が任意のメンバーにリアルタイムで共有されるうえに、高度な検索機能を備えた「Stock」のようなツールであれば、報告書を簡単に共有・管理できます。
【必見】報告書の作成時間・共有の手間を軽減する方法
以下では、誰でも簡単にわかりやすい報告書を作成・管理できるツールをご紹介します。
報告書は、報告するべき事象が発生してからなるべく早く作成し、共有することが求められます。しかし、毎回一からフォーマットを考えて報告書を作成していては時間がかかり情報共有が遅れてしまう恐れがあります。
また、過去の報告書をすぐに参考できるように管理しておけば、過去の事例を流用して業務負担を軽減できます。そのため、報告書のテンプレートを登録でき、高度な検索機能を備えた情報管理ツールの活用が必須です。
結論、自社の報告書の作成・管理には、テンプレート機能を備え、高度な検索機能で過去の報告書を瞬時に振り返れるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」では、登録した「テンプレート」を呼び起こせば、社内で書式を統一して報告書を作成できます。また、ノートに残した報告書は任意のメンバーに即共有できるうえに、高度な「検索機能」で欲しい情報に簡単にアクセスできる環境がつくれるのです。
報告書の作成・共有・管理を効率化するツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
Stockのテンプレート機能を使った報告書の作成例
Stockでは、以下のようなフォーマットを登録しておくことで、わずかな操作で呼び起こして簡単に報告書を作成できます。
このテンプレートを活用することで、以下のような報告書を作成できます。
敬語は不要？ビジネスにおける報告書の書き方マナー
ここからは、報告書をうまく書くための5つのマナーをご紹介します。報告書を提出する前に、以下が押さえられているか、必ずチェックしましょう。
（1）敬体・常体を一致させる
1つ目は、「敬体・常体を一致させる」ことです。
敬体とは「ですます調」で、常体とは「である調」です。同一の報告書の中で敬体と常体が混同するのは避けましょう。
また、報告書では「である調」を使うことが一般的ですが、研修報告書などのように社内に向けた報告書の場合は「ですます調」を使用します。そのため、誰に向けて書くかによって適切な言葉遣いが異なるので、読み手を意識して報告書を作成しましょう。
（2）5W2Hを意識する
2つ目は、5W2Hを意識することです。
「When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）・How much（どのくらい）」の5W2Hを意識すると、情報に抜け漏れのない報告書を作れます。
また、「How much（いくら）」とあるように、客観的な数値を盛り込むと、読み手が内容をイメージしやすくなります。したがって、報告書を書くうえでは、5W2Hを意識することが効果的です。
（3）文章構成を正しく組み立てる
3つ目は、文章構成を正しく組み立てることです。具体的には、以下の「標題」「要旨」「詳細」の3つで構成を順に立てましょう。
- 標題：報告書の大まかな内容をひと言でまとめたもの
- 要旨：報告書で詳しく述べられるそれぞれの項目を端的にまとめたもの
- 詳細：具体的な数値など、より詳細な内容をまとめたもの
以上のように、最初に大まかな概要を簡単に記載し、徐々に細かな内容に触れると読み手が内容を把握しやすくなります。また、標題の文章量はなるべく短くまとめるのに対し、詳細では、経緯や分析結果、根拠などを漏らさず記載しましょう。
（4）事実と所感を区別する
4つ目は、事実と所感を区別することです。
客観的な事実と主観的な所感が混在すると、内容が分かりづらくなるうえ、読み手に誤解を生む可能性があります。したがって、事実と所感は明確に分けて記載しましょう。
また、報告書の種類や目的によっては、所感や所見を省略する場合があるので、状況に応じて適宜項目を洗い出すことが必要です。
（5）ITツールを活用する
5つ目は、ITツールを活用することです。
報告書の作成においては、正確な事実・状況を記載して、すぐに共有する必要があります。そこで、PCやスマホからアクセスできるITツールを使えば、時間や場所を問わずスムーズに報告書を作成・共有できるのです。
ただし、ExcelやWordなどは、共有に別途ツールが必要なうえ、スマホやタブレットなどの画面では使いづらいです。一方、あらゆる端末からサクサク使える「Stock」のようなツールであれば、自宅や営業先から手軽に報告書を作成・提出できます。
見やすい報告書の作成方法と注意点まとめ
これまで、見やすい報告書の作成方法やポイントを中心にご紹介しました。
見やすい報告書を作成するには「標題・詳細・要旨」が一貫するように意識したり、提出先によって書き方を変えたりすることが大切です。また、報告書は作成して終わりではなく、いつでも見返せるようにITツールを用いて適切に管理しておきましょう。
ただし、過去の事例を参考にしたいときに、該当の報告書がどこにあるのかわからなくては蓄積しておく意味がありません。そのため、報告書を種類別に管理できたり、高度な検索機能で目的の情報に即アクセスできたりするツールが求められるのです。
結論、自社の報告書業務には、報告書の作成・共有・管理を一元化し、過去の報告書を瞬時に振り返れるツール『Stock』が最適です。
ぜひ「Stock」を導入して、報告書の作成～管理までを効率化しましょう。
