今日では書類の電子化に伴い、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。さらに、両者を連携すればワークフローシステムでは難しい「高精度な書類検索」が、文書管理システム上でできるようになって便利です。
一方、「文書管理とワークフロー管理が上手くできない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム3選」を中心にご紹介します。
- 文書管理とワークフローの違いを知りたい
- 文書とワークフローの管理を両立したい
- 社内の文書やワークフローを簡単に管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いが分かり、両者を正しく管理できるようになります。
目次
文書管理とワークフローの違い
以下では、文書管理とワークフローの違いを解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。
文書管理とは
文書管理とは、紙・デジタルなどの媒体を問わず、社内で使う文書を管理することです。
文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。
従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐに見つけられないため、今日ではシステム上で管理する企業が増えています。
ワークフローとは
ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。
たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「稟議書に提案内容を記載して、上層部の承認をもらう」という順序で進めるのが一般的です。
以上のように、申請や稟議といった「複数人が関わる業務を、決められたルールに沿って処理すること」をワークフローと呼びます。
両者の違いとは
文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理します。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。
- 文書管理：社内の文書を管理すること
- ワークフロー：業務で発生する一連の手続きをすること
しかし、ワークフローでは稟議書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携する企業が増えているのです。
文書管理とワークフローシステムを連携するには？
文書管理とワークフローシステムを連携するには、ワークフローシステムで決裁した申請書や稟議書を、文書管理システムで管理できるような仕組みを整えなければいけません。
どちらか片方だけを利用する場合、システムの効率的な運用に必要な機能が不足する恐れがあります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方を運用しなければならないのです。
ただし、複数のツールを同時に運用するには、高度なIT知識や仕組みを整えるまでの時間が必要になります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方の機能が備わった「ナレカン」のようなツールで簡単に管理する方法がおすすめです。
文書管理もできるワークフローシステム3選
以下では、文書管理もできるワークフローシステム3選を紹介します。
文書管理とワークフロー管理が上手くできない場合には、どちらもひとつのツール上で完結できるシステムを選ぶのが最適です。ただし、操作が複雑だと導入しても使いこなせず、ワークフローが滞ってしまうので「簡単に使える」ことを重視しましょう。
また、文書が膨大になると、目的の情報を探すのに時間がかかりかえって非効率になりかねません。したがって、「検索機能の充実したシステムか」も確認すべきポイントです。
結論、文書管理とワークフローの連携に最適なのは、検索機能で目的の情報をすぐに探し出せて、文書管理も簡単なツール「ナレカン」一択です。
ナレカンにはあらゆる文書が残せるうえ、「承認フロー機能」で社内ワークフローも管理可能です。また、強力な「検索機能」もあるので、書類の中から必要な情報を探す手間もかかりません。
ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム「ナレカン」
「ナレカン」｜『非IT企業』向けの、AIナレッジツール
https://www.stock-app.info/narekan/
ナレカンは『非IT企業』向けの、AIナレッジツールです。
社内に散在した情報や、個人に蓄積されたノウハウを一元化し、“組織で活用できるナレッジ”へ変えていきます。
記事・質問・ファイル・メール・チャットなど、社内のあらゆる情報を蓄積できるだけでなく、生成AIを活用した自然言語検索によって、“人に聞くように”必要な情報を探し出せます。
また、シンプルな操作性と充実した導入支援により、ITツールに不慣れな企業でも、ナレッジマネジメントを無理なく定着させられます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ドキュメントDXをサポートするシステム「楽々Document Plus」
＜楽々Document Plusの特徴＞
- 多機能で幅広い用途で使える
- 導入形態を自由に選べる
契約書管理や営業報告の管理など、幅広い業務に対応しています。フォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できるので、さまざまな部門で利用可能な点も特徴です。
クラウド版・オンプレミス版を自社の組織体制に合わせて選択できます。
＜楽々Document Plusの機能・使用感＞
- 文書登録の手間を省ける
- 文書を「お気に入り」に登録できる
ドラッグ＆ドロップでファイルを文書内へ添付したり、文書番号を自動で採番したりできる機能が備わっています。そのため、文書を登録するうえでの手間や抜け漏れを防ぎたい方におすすめです。
頻繁に使うフォルダや文書を「お気に入り」に登録すれば、フォルダツリーのトップに表示されるのですぐにアクセスできます。フォルダや文書を毎回探し出す必要がなくなることで、業務がスピーディになるのです。
＜楽々Document Plusの注意点＞
- 料金コストを抑えたい場合は不向き
- 登録できる文書のデータサイズに上限がある
多機能で価格も150万円（税抜）～なので、予算を抑えたい組織には、使いはじめるハードルが高い可能性があります。
ユーザーからは「文書を登録する際に文書のデータサイズに上限があること。実験などの報告書は文書のデータサイズが大きくなりやすいため、大容量でも登録できるようになると良いと思います。」との意見が寄せられています。（引用：ITreview）
＜楽々Document Plusの料金体系＞
- ユーザライセンス：150万円（税抜）～、詳細は要問い合わせ
ドキュメントをスムーズに扱えるシステム「DocuWorks」
＜DocuWorksの特徴＞
- ドキュメントを扱う一連の作業ができる
- 電子印を利用できる
文書の受け渡しや作成、プレゼンテーションから保存まで、ドキュメントを扱う業務をサポートするツールです。
“日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。
＜DocuWorksの機能・使用感＞
- 文書を自動で格納できる
- PDFを素早く閲覧できる
「見積書」「注文書」など、あらかじめ文書に属性を登録すれば、指定場所に自動で文書が格納されます。その結果、手作業で文書やファイルを振り分ける手間を省けて便利です。
PDFはプレビューで見られるため、わざわざファイルを開く必要がありません。また、パスワード付きのPDFも生成できるので、重要な文書をPDFでやりとりする企業で役立ちます。
＜DocuWorksの注意点＞
- ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある
- 他ツールとの連携ができない
多機能ゆえに、ITの専門知識がない方には使いこなすのが困難な恐れがあります。
ユーザーからは「DocuWorksは富士フイルム独自商品なので、他のサービスとの連携が出来ない。」との声が挙がっています。（引用：ITreview）
＜DocuWorksの料金体系＞
- DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例）
- DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：900円/月
- DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：5,600円/月
- DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：44,300円/月
- パッケージ：DocuWorks 9.1に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例）
- DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/1ライセンス：20,500円
- DocuWorks 9.1 ライセンス認証版/10ライセンス：172,500円
- DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/100ライセンス：1,363,000円
- DocuWorks 9.1 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：9,994,000円
＜比較表＞文書管理もできるワークフローシステム一覧
以下は、文書管理もできるワークフローシステム3選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | 楽々Document Plus | DocuWorks | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
ITスキルに関係なく直感的に使えるシステム/div> |
ドキュメントDXをサポートするシステム
|
ドキュメントをスムーズに扱えるシステム
|
| フォルダ管理 |
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
| 検索機能 |
【〇】
|
【〇】
|
【〇】
|
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可
|
料金コストを抑えたい場合は不向き
|
ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある
|
| 料金 |
・無料
・有料プランでも650円～/ユーザー/月
|
・無料プランなし
・有料プランは150万円（税抜）～
|
・無料プランなし
・有料プランは900円/ユーザー/月～
|
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら
|
「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「DocuWorks」の詳細はこちら |
上記のように、文書管理ツールには多機能で操作が複雑なものもあります。そのため、とくに非IT企業でツールを定着させるには「機能がシンプルか」を軸に選びましょう。
ドキュメント管理とワークフローを連携する手順
ここでは、ドキュメント・文書管理とワークフローをスムーズに連携する手順を解説します。管理に課題を感じている場合は、以下を参考にしましょう。
（1）必要な文書を洗い出す
はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。
具体的には、「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。
したがって、連携に無駄な時間と予算をかけないためにも、あらかじめ必要文書の詳細を洗い出すことが大切です。
（2）文書のライフサイクルを把握する
次に、対象となる文書のライフサイクルを把握しましょう。
「文書のライフサイクル」とは、ビジネス文書における「発生→活用→保管→検索→保存→廃棄」のプロセスを指します。ビジネスでは、法的な要請に答えたり情報漏えいを防いだりするために、文書のライフサイクルを確実に押さえなければなりません。
ただし、文書のライフサイクルは文書の書類に応じて異なるので注意が必要です。
（3）連携に必要なシステムを導入する
続いて、文書管理とワークフローの連携に必要なシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。
- 文書をカテゴリごとに整理できる「フォルダ機能」があること
- 目的の文書をすぐに探し出せる「優れた検索機能」があること
- 文書に紐づく「メッセージ機能」があること
以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、必要な文書の保管場所が分からなくなる心配もありません。
（4）アクセス権を設定する
最後に、文書とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。
共通のアクセス権限を設ければ、ワークフローシステムと文書管理システムで、同じ書類を参照できるようになるのです。たとえば、文書を格納した「フォルダ」へのアクセス権を設定する方法が挙げられます。
一方で、両者でアクセス権が異なってしまうと、業務で必要な書類が見られなかったり、無関係のメンバーに重要な情報が漏れたりする恐れがあります。したがって、必ず両者に共通のアクセス権を設定しなければなりません。
文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ
これまで、文書管理とワークフローの違いや、おすすめの連携システム3選を中心にご紹介しました。
文書管理は社内の文書を管理すること、ワークフローは業務で発生する決まった手続きをすることを指します。また、ワークフローシステムであれば両者を一か所で管理できるものの、文書を探したり関係者へ送信したりするのに手間がかかってしまいます。
そこで、ワークフローシステムと文書管理システム両方の機能が備わったツールで、社内の業務を適切に管理しましょう。ただし、多機能で難しいツールは社内に浸透するのに時間がかかるため、誰でも簡単に使えるツールであるかの確認は必須です。
結論、ワークフローと文書の管理には、簡単に文書管理ができるうえ、承認フロー機能が備わった「ナレカン」一択です。さらに、ナレカンはシンプルなため、誰でも直感的に操作できます。
ぜひ「ナレカン」を導入し、ワークフローと文書管理を両立して業務を効率化しましょう。
