今日では書類の電子化に伴い、文書管理やワークフローにシステムを導入する企業が増えています。さらに、両者を連携すればワークフローシステムでは難しい「高精度な書類検索」が、文書管理システム上でできるようになるため便利です。
一方で、「文書管理とワークフローの違いがわからない」「文書管理とワークフローシステムの連携が上手くいかない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、書類の申請と保管を両立できるシステムを選定するときの判断軸や、おすすめのシステム3選を中心にご紹介します。
- 申請書や契約書の承認を紙で回しており、最新版を把握できず困っている管理職
- 文書管理システムとワークフローシステムの違いを把握したい情報システム担当者
- 承認後の文書が複数箇所に散在し、必要な情報をすぐに探せていない担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、文書管理とワークフローの違いを理解したうえで、両者を正しく管理できるようになります。
目次
＜わかりやすく解説＞文書管理とワークフローの違い
まず、文書管理とワークフローの違いを簡単に解説します。「そもそも両者の理解が曖昧だ」という担当者の方は必見です。
【文書管理】決裁された書類を残す仕組み
文書管理とは、紙・デジタルなどの媒体を問わず、社内で使う文書を管理することです。
文書管理の対象となるのは、契約書や納品書、申請書といった業務フローで発生する書類から、就業規則やマニュアルといった社内に蓄積しているものまでさまざまです。
従来は紙の書類をファイルやキャビネットで管理することが一般的でした。しかし、紙の書類はセキュリティ面に不安があるほか、必要なタイミングですぐに見つけられないため、今日ではシステム上で管理する企業が増えています。
【ワークフロー】社内の承認を回す仕組み
ワークフローとは、業務に関する一連の流れを指します。
たとえば、管理部門が消耗品を発注した場合には「上司と部門長の承認をもらい、総務担当が注文する」のように決められた手続きを踏みます。また、稟議決裁業務では「稟議書に提案内容を記載して、上層部の承認をもらう」という順序で進めるのが一般的です。
以上のように、申請や稟議といった「複数人が関わる業務を、決められたルールに沿って処理すること」をワークフローと呼びます。
文書管理とワークフローの違い
文書管理とワークフローは役割に違いがあるため、それぞれ独立したシステムで管理します。文書管理とワークフローの役割は以下の通りです。
- 文書管理：社内の文書を管理すること
- ワークフロー：業務で発生する一連の手続きをすること
しかし、ワークフローでは稟議書や申請書といった文書のやりとりが頻繁に必要になるため、近年では文書管理とワークフローを連携する企業が増えているのです。
文書管理とワークフローシステムを連携するには？
文書管理とワークフローシステムを連携するには、ワークフローシステムで決裁した申請書や稟議書を、文書管理システムで管理できるような仕組みを整えなければいけません。
文書管理システムだけでは、申請や承認の進捗を管理できず、決裁前の書類をメールや紙で回さなければなりません。一方で、ワークフローシステムだけでは、決裁後の申請書や稟議書を分類・検索したり、改訂履歴や保存期限を管理したりする機能が不足します。
ただし、複数のツールを同時に運用するには、高度なIT知識や仕組みを整えるまでの時間が必要になります。そのため、ワークフローシステムと文書管理システムの両方の機能が備わった「ナレカン」のようなツールで簡単に管理する方法がおすすめです。
書類の申請と保管を両立できるシステムを選定する3つの判断軸
ここでは、文書管理も可能なワークフローシステムを選定するときの3つの判断軸をご紹介します。導入後に現場で使われなくなる事態を防ぎ、申請から文書の保管までを効率化したい方は、以下の項目を確認しましょう。
（1）現場の全員が迷わず使えるか
まずは、現場の全員が迷わず操作できるかを確認しましょう。
ワークフローシステムは、申請者だけでなく、承認者や文書を管理する担当者も利用します。そのため、画面が複雑だったり、申請や文書登録までの操作が多かったりすると、一部の従業員しか使いこなせず、紙やメールでの申請に逆戻りする恐れがあります。
したがって、「入力画面が分かりやすく、必要な操作が少ないシステム」を選定すれば、ITに詳しくない従業員でも直感的に利用できます。
（2）情報の整理に手間がかからないか
次に、申請書や関連文書を手間なく整理できるかも重要です。
決裁済みの申請書を担当者が毎回フォルダに移動したり、ファイル名を変更したりする運用では、文書の件数が増えるほど管理負担が大きくなります。また、保管場所や命名方法が統一されていなければ、必要な文書をすぐに見つけられません。
そのため、申請から保管まで情報が自動で整理され、必要な文書を簡単に検索できるシステムを選びましょう。
（3）導入後の定着まで伴走があるか
最後に、導入後の運用定着までサポートを受けられるかを確認しましょう。
システムを導入しても、自社に合った申請経路や文書の分類方法を設定できなければ、現場での利用は進みません。とくに、従来の紙やメールを使った運用から移行する場合は、操作方法だけでなく、社内ルールの見直しも必要です。
たとえば、初期設定の支援や運用方法の提案、導入後の問い合わせ対応があるサービスであれば、担当者だけで問題を抱える事態を防げます。また、利用状況に応じた改善提案を受けられれば、現場で使われない機能や非効率な申請経路も見直せます。
書類の申請と保管を両立できるおすすめシステム3選
以下では、文書管理もできるおすすめのワークフローシステム3選をご紹介します。
日々の稟議や申請が通っても、決裁書類がバラバラに保管されていると、過去の決定事項を確認するたびに探す手間が発生します。さらに、担当者の異動や退職によって知見やルールが失われ、同じミスが繰り返される原因にもなります。
一方で、ファイル名や保存先の運用ルールを決めても、個人の努力や手作業に頼る管理は次第に形骸化してしまいます。また、高機能なワークフローシステムでも、入力や検索の負担が大きければ現場に定着しません。
そこで重要なのが「申請を回す日常の業務フローの中で、自然に情報が1か所に蓄積され、必要な時に誰でも即座に引き出せる仕組み」を作ることです。必要な情報を誰でもすぐに確認できれば、管理職が同じ質問への回答に追われる時間も減らせます。
こうした条件に最も当てはまるのが、『非IT企業』でも申請から書類の保管・活用まで迷わず進められるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、使い慣れた画面で稟議や回覧が可能なうえ、高精度のAI検索によって必要な決裁書類に一瞬でたどり着けるため、運用の手間がかかりません。
【ナレカン】申請と同時に保管もできるシステム
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【楽々Document Plus】大量の社内文書を細かく分類するシステム
楽々Document Plusの特徴・使い方
- 多機能で幅広い用途で使える
契約書管理や営業報告の管理など、幅広い業務に対応しています。フォーマットの違うドキュメントもまとめて管理できるので、さまざまな部門で利用可能な点も特徴です。 - 導入形態を自由に選べる
クラウド版・オンプレミス版を自社の組織体制に合わせて選択できます。
楽々Document Plusがおすすめの企業
- 複数のファイルをまとめて管理したい企業
Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、異なる形式のファイルをひとつの文書として管理できます。関連する書類をまとめて保管したい企業におすすめです。 - 文書の申請・承認を効率化したい企業
文書の登録から申請、承認までをシステム上でおこなえます。紙やメールでの承認作業を減らしたい企業におすすめです。
楽々Document Plusの注意点
- 高いITリテラシーが求められる
高度な機能が搭載されているうえに、自由度も高いので使いこなすには高いITリテラシーが必要です。 - 視認性の改善が必要
楽々Document Plusの料金体系
- オンプレミス型：要問い合わせ
- クラウド型：初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月
【DocuWorks】紙の書類を電子化して回覧するシステム
DocuWorksの特徴・使い方
- ドキュメントを扱う一連の作業ができる
文書の受け渡しや作成、プレゼンテーションから保存まで、ドキュメントを扱う業務をサポートするツールです。 - 電子印を利用できる
“日付印”や”重要”、”承認”といったスタンプ機能が標準搭載されています。また、別アプリとの連携によって署名処理の進捗を確認したり、署名した文書をダウンロードしたりできます。
DocuWorksがおすすめの企業
- 紙と電子文書をまとめて管理したい企業
スキャンした紙文書や、Word・Excelなどで作成した電子文書を同じ画面上で扱えます。紙での業務が多く、段階的にペーパーレス化を進めたい企業におすすめです。 - 複数形式の文書をひとつにまとめたい企業
異なるアプリケーションで作成した文書やPDFを、ひとつの文書として束ねて管理できます。案件や顧客ごとに複数の資料をまとめ、閲覧・編集・共有したい企業におすすめです。
DocuWorksの注意点
- ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある
多機能ゆえに、ITの専門知識がない方には使いこなすのが困難な恐れがあります。 - マニュアルの場所がわかりにくい
DocuWorksの料金体系
- DocuWorksサブスクリプション：ユーザー数に応じて見積ります。（以下は一例）
- DocuWorks サブスクリプション/1ユーザー：900円/月（年払い）
- DocuWorks サブスクリプション/10ユーザー：5,600円/月（年払い）
- DocuWorks サブスクリプション/100ユーザー：44,300円/月（年払い）
- パッケージ：DocuWorks 10に必要なオプションを組み合わせます。（以下は一例）
- DocuWorks 10 ライセンス認証版/1ライセンス：25,000円
- DocuWorks 10 ライセンス認証版/10ライセンス：238,000円
- DocuWorks 10 ボリュームライセンス版/100ライセンス：2,080,000円
- DocuWorks 10 ボリュームライセンス版/1000ライセンス：15,800,000円
＜比較表＞書類の申請と保管を両立できるおすすめシステム一覧
以下は、書類の申請と保管を両立できるおすすめシステム3選の比較表です。（左右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | 楽々Document Plus | DocuWorks | |
|---|---|---|---|
| 特徴 | 申請と同時に保管もできるシステム | 大量の社内文書を細かく分類するシステム | 紙の書類を電子化して回覧するシステム |
| シンプルで簡単or多機能 | シンプルで簡単（大手~中堅企業向け） | 多機能 | 多機能 |
| 社内ナレッジの蓄積・共有or業務文書の管理・活用 | 社内ナレッジの蓄積・共有 | 業務文書の管理・活用 | 業務文書の管理・活用 |
| 個別サポート中心orオンラインサポート中心 | 個別サポート中心 | オンラインサポート中心 | オンラインサポート中心 |
| 注意点 |
法人利用が前提なので、個人利用は不可 |
視認性が悪い | ITに不慣れな方には使いづらい可能性がある |
| 料金 |
・無料プランなし ・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料プランなし ・有料プランは初期費用300,000円(税抜)＋90,000円(税抜)/100ユーザー/月 |
・無料プランなし ・有料プランは900円/ユーザー/月～ |
| 公式サイト | 「ナレカン」の詳細はこちら |
「楽々Document Plus」の詳細はこちら |
「DocuWorks」の詳細はこちら |
以上のように、システムによって機能や特徴が大きく異なります。そのため、自社に必要な機能を備えつつ、社内全体で活用できるようにシンプルな操作性のツールを選択しましょう。
申請から書類保管の仕組みを整える手順
ここでは、申請から書類保管の仕組みを整える手順を解説します。「自社の書類管理に課題を感じている」場合は、以下を参考にしましょう。
（1）必要な文書を洗い出す
はじめに、文書管理とワークフロー両方の対象となる文書を洗い出しましょう。
具体的には「どのような書類が対象となるか」「数はどれくらいか」「処理量はどの程度か」まで細かく調べる必要があります。詳細を把握しておくことで、ファイルへの振り分けや運用がスムーズに進むのです。
したがって、連携に無駄な時間と予算をかけないためにも、あらかじめ必要文書の詳細を洗い出すことが大切です。
（2）文書の作成から廃棄の流れを把握する
次に、文書の作成から廃棄の流れを把握しましょう。
具体的には、文書を「誰が作成するか」「誰が承認するか」「決裁後にどこへ保管するか」「いつ廃棄するか」を整理する必要があります。一連の流れを明確にすることで、承認漏れや文書の紛失、保存期限を過ぎた書類の放置を防げるのです。
したがって、申請から書類保管までを滞りなく進めるためにも、文書の作成・承認・保管・廃棄の手順をあらかじめ明確にしましょう。
（3）申請と保管を同時にできるシステムを導入する
続いて、申請と保管を同時にできるシステムを導入しましょう。文書管理とワークフローを連携できるシステムの特徴は以下の通りです。
- 文書をカテゴリごとに整理できる「フォルダ機能」があること
- 目的の文書をすぐに探し出せる「優れた検索機能」があること
- 文書に紐づく「メッセージ機能」があること
以上の特徴を満たしていれば、文書に紐づいたメッセージ機能で上司へ素早く連絡できるうえに、必要な文書の保管場所が分からなくなる心配もありません。
（4）書類へのアクセス権を設定する
最後に、文書管理とワークフローに共通するアクセス権を設定しましょう。
具体的には「誰が文書を閲覧できるか」「誰が編集・申請・承認できるか」を部署や役職ごとに決める必要があります。アクセスできる範囲を明確にすることで、機密情報の漏えいや誤操作による文書の変更を防げるのです。
したがって、書類を安全に管理しながら申請業務を進めるためにも、利用者の役割に応じたアクセス権を設定しましょう。
文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステムまとめ
これまで、文書管理とワークフローの違いやおすすめのシステム、申請から書類保管の仕組みを整える手順を中心にご紹介しました。
文書管理は決裁後の書類を整理・保管する仕組みであり、ワークフローは申請から承認・決裁までの流れを管理する仕組みです。申請業務と書類管理を効率化するには、文書の作成から承認・保管・廃棄まで、一連の流れを管理できる環境を整える必要があります。
ただし、機能が多く操作の複雑なシステムでは、現場に定着せず、紙やメールを使った運用に戻る恐れがあります。そのため、申請書や業務文書を簡単に蓄積・共有でき、導入後も継続的な支援を受けられるツールを選ぶべきです。
なかでも、申請業務と書類管理をシンプルに実施するためには、申請から書類の保管・活用まで迷わず進められるAIナレッジツール「ナレカン」が最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、申請から書類保管までの情報を一か所で管理できる環境を整えましょう。
