近年、労働環境をはじめとする待遇等が原因で保育士の離職率が増加傾向にあり、人手不足や待機児童問題などの社会問題にも発展しています。こうした問題を解決するためにも、保育士の業務改善は必要不可欠です。
しかし、自園の保育士の業務を改善したいが「どうすれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、保育士の業務改善のアイデア・成功事例を中心に紹介します。
- 保育士の業務改善の事例を把握して自園の取り組みに役立てたい
- 保育士の業務を効率化する具体的なアイデアを知りたい
- 業務内容に即アクセスできて保育士の負担を削減する方法を知りたい
という方は今回の記事を読むと、現状の見直すべき課題を把握しつつ、業務改善に効果的な方法が分かります。
目次
保育園での業務改善が重要視される理由
はじめに、保育園での業務改善が重要視される理由を解説します。保育業界の直面する問題を把握して、自園でどのような取り組みができるか検討しましょう。
保育士が不足しているから
保育士の業務改善を実現すべき一番の理由は、慢性的な保育士の人材不足です。
厚生労働省が発表している保育分野における人材不足の現状①によると、「保育資格を有しながら保育士としての就職を希望しない求職者のうち、保育士としての勤務経験がある」人の半数が勤続5年未満となっており、早期離職しています。
加えて、全国で有効求人倍率が1倍を超えていることからも、深刻な問題だと言えます。全国で保育士が不足している以上、園では今いる人材で最大限のパフォーマンスが発揮できる仕組みづくりが求められるのです。
したがって、保育施設の経営では、「労働環境の改善」や「業務負荷の軽減」などの対策をしましょう。
業務量が多いから
保育士の業務改善をするべき二つ目の理由は、業務量が多いことです。
保育士の業務は子どもたちのお世話だけでなく、保護者に渡す連絡帳を書いたり、お便りや掲示物、イベントの道具などを作成したりするなど、複数の事務作業を並列しなければなりません。
とくに、児童福祉事業の仕事は、まだまだ手作業なことも多く非効率なので、勤務時間外に対応しなくてはならないのが現状です。このような業務量の多さは保育士の離職にもつながっており、結果として保育士の人材不足の一因となっているのです。
保育士の業務改善の成功事例2選
以下では、保育士の業務改善の成功事例2選を紹介します。他園の事例を把握して、自園の取り組みに役立てましょう。
※こちらでご紹介する事例はこども家庭庁＞「保育分野の業務負担軽減 業務の再構築のためのガイドライン 業務改善実践に向けた事例集」（厚生労働省）を参考にしております。
（1）認可保育所 茂呂塾保育園
認可保育所 茂呂塾保育園では、様々な取り組みを実施していたにも関わらず、施策内容や評価などを記録していなかったために、第三者評価で評価されない課題がありました。
そこで、園内のネットワーク環境を整え、共有フォルダを構築するなどICT環境を整備しました。また、「園のスタイルに合っているか」を職員全員で検討しながら、ITツールを導入し、職員同士が簡単に情報共有できる仕組みをつくったのです。
その結果、どの端末からも資料を確認して仕事ができるようになったので、職員間で業務を手分けしながら、子どもとじっくり関われるようになりました。また、残業をすることなく、仕事と家庭を両立して、長く働ける職場環境を整えられました。
（2）認可保育所 心羽えみの保育園石神井台
認可保育所 心羽えみの保育園石神井台では、離職が非常に多い状態にありました。そこで、職員にヒアリングした結果「事務作業が苦手」「業務量が多く感じられる」「職員の能力に依存」「人間関係が悪化」という課題が浮かび上がりました。
そこで、ITツールを導入して「登降園管理」「出退勤」「指導計画」「日誌」「園だより」などをすべてツール上で作成・配布するようにしました。また、ICTスキルのある職員が自発的にレクチャーするなど、職員同士が互いに助け合いながら運用を進めました。
その結果「経験年数問わず誰でも同じ水準で資料を作成・提出できる」「日中にタブレットから子どもの様子を記録・配信できる」ようになり、残務も減少しました。そのため、退職者が減少したうえ、職員間のコミュニケーションも生まれるようになったのです。
保育士の業務を効率化する3つのポイントとは
ここでは、保育士の業務を効率化する3つのポイントを解説します。自園の運営に課題を感じている場合、以下のポイントをおさえて早急に改善しましょう。
（1）保育補助者の活用
1つ目に、保育補助者を積極的に活用しましょう。
保育補助では、保育資格の有無に関わらず「子どもと関わる仕事がしたい」「資格取得の勉強をしている」という方が、保育現場において保育士をサポートしてくれます。そして、人手が増えるので、その分だけ一人あたりの負担も少なくなるのです。
このように、園で保育補助者を採用すれば、保育士の時間外労働の短縮が実現して、働きやすい環境づくりへとつながるのです。
（2）情報共有の見直し
2つ目に、情報共有の見直しをしましょう。
保育士の業務には「子どもに関する情報」や「行事の持ち物や注意事項」などの発信があります。しかし、情報発信のために各先生が都度メモをとったり、印刷して配ったりするのは面倒なので、ツールを活用して簡単に情報共有できる仕組みを作りましょう。
また、保育園では、季節の行事や遠足などの年間スケジュールは決まっています。そこで、「年中行事のマニュアル」や「小道具の保管場所」といった情報を“ナレッジ”としてツールで共有しておけば、昨年の流れを踏襲してスムーズに実施できるようになります。
このように、業務を効率化するには、先生同士で簡単に情報共有できるツールが必要ですが、LINEはプライベートと混同するので不適切です。そこで、あらゆる情報をノート形式で残せる「ナレカン」のようなツールで、仕事の連絡を完結させましょう。
（3）働き方の見直し
3つ目に、保育現場の働き方そのものの見直しが必要です。たとえば、以下のような取り組みは業務効率の向上に効果があります。
- 会議の内容はあらかじめテキストにまとめておき、口頭で説明する手間を省く
- 従来、手作業だった書類業務などはデジタル化する
- それぞれの担当する業務を把握して、サポートし合える仕組みをつくる
ただし、3に関しては、口頭や紙での情報共有では「誰が」「いつ」「何をやっているか」をすぐに把握できません。そこで、スマホやタブレットにも対応している情報共有ツールを使えば、忙しくてもほかの保育士の業務進捗をすぐに確認できるのです。
【負担軽減】保育士の業務改善のアイデア3選
以下では、保育士の業務を改善する具体的なアイデアを3つ解説します。時間外労働が日常的になりがちな保育士の残業を削減するためにも、以下のような手法を取り入れましょう。
アイデア1｜やるべきことの優先順位を決める
1つ目に、やるべきことの優先順位を決めることが大切です。
たとえば、「クラス会の準備」という大まかなタスクがある場合、そのまま手当たり次第作業を進めるのではなく、以下のように内容を細分化します。
- 保護者への連絡
- 会場の設営
- 当日共有すべき情報の整理
- 当日の流れのおさらい
上記のように、やるべきことを細分化して管理することで、期日が近づいて焦る心配がなくなり、結果として負担軽減にもなるのです。
アイデア2｜業務内容を共有する
2つ目に、業務内容はこまめに共有し合いましょう。
具体的には、アイデア1で細分化したやるべきことをまとめて、細かい「進行マニュアル」を作成・共有しておく手法が役立ちます。結果、急遽担当の先生が休んだときにも、手が空いている保育士がサポートに回りやすくなるのです。
このように、職員間で業務内容を共有しておけば、「緊急性の高い業務に誰も対応していない」「業務時間を過ぎてから未対応の業務に慌てて対応する」といった事態を回避できるようになります。
アイデア3｜ITツールを活用する
3つ目に、保育士の負担削減には、ITツールの活用もおすすめです。
たとえば、ナレッジ管理に特化したITツールを使えば、従来、紙やExcelを使っていた日報やシフト管理、行事のマニュアルなどのあらゆる情報を、ナレッジとしてまとめて管理できるようになるのです。
また、ナレッジ管理ツールでは、テキストだけでなく画像や動画もまとめて共有できるので、いつでも簡単に情報を振り返れます。
ただし、情報を検索しづらいツールでは現場に馴染まないので、検索性の高いツールを使いましょう。たとえば、超高精度の検索機能が備わった「ナレカン」であれば、欲しい情報をすぐに探し出せて便利です。
業務内容に即アクセスできて保育士の負担を削減するツール
ここでは、業務内容に即アクセスできて、保育士の負担を削減するツールを紹介します。
保育士の業務を改善するポイントとして、情報共有の見直しが挙げられます。たとえば、「子どもに関する情報」や「やるべきこと」などの業務内容を保育士間で共有しておけば、互いにサポートしやすくなり、保育現場の働き方の見直しにもつながります。
しかし、口頭では伝え損ねや聞き漏れが起こりやすく、LINEのようなチャットツールではやりとりが流れてしまいます。そこで、「情報を流れることなくストックでき、ITが苦手な先生でも目的の情報をすぐに見つけられるツール」が必須なのです。
結論、保育士の業務改善に最適なツールは、業務内容を簡単にまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できるナレッジ管理ツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にテキストを書き込むだけで業務内容を共有しつつ、 記事に紐づく「コメント」を使えば、先生同士でやりとりも可能です。また、超高精度の「キーワード検索」とAIを活用した「自然言語検索」によって、必要な情報を簡単に見つけられます。
保育士が働きやすい環境づくりに役立つツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
保育士の業務改善と役立つツールまとめ
ここまで、保育士の業務改善と役立つツールを中心に紹介しました。
保育士の業務改善に最適な方法として、職員同士で業務内容を共有することが挙げられます。業務内容を共有すれば、職員同士でサポートしやすくなるだけでなく、未対応の業務にもいち早く気づけるので、業務時間外に慌てて対応するような事態を回避できます。
ただし、紙やExcelでの情報共有では、「誰が、いつ、何をやっているか」をすぐに把握できません。そのため、忙しいなかでも素早く内容を確認できるツールを使いましょう。
したがって、自園で導入するべきツールとしては、スマホやタブレットでも簡単に操作できて、ナレッジの管理・共有に必要な機能が過不足なく備わったツール「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、保育士の業務改善のための仕組みを整えましょう。
関連記事： 幼稚園のICT化とは？メリットや注意も徹底解説
