保育士では、園児の進級に伴いクラスの担当が変わるときには、後任者へ引き継ぎをするための「引き継ぎ書」の作成が必須となります。口頭ではなく引き継ぎ書を利用することで、伝達漏れや記憶違いなどのトラブルを防げるようになります。
しかし、「引き継ぎ書の書き方や押さえるべきコツがわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引き継ぎ書を作成するコツとおすすめのツールを中心にご紹介します。
- 保育園の引き継ぎ書に記載すべき内容や書き方を知りたい
- 時間をかけずに効率よく引き継ぎ書を作成したい
- 園児や保育園に関する情報を日常的に記録しておき、楽に引継ぎしたい
という方は今回の記事を読むと、引き継ぎ書の書き方や押さえるべきコツが分かるので、卒園式などで慌ただしい時期でも効率よく作成できるようになります。
目次
保育園で引き継ぎ書が必要な理由とは
保育園で引き継ぎ書が必要な理由は、「情報伝達にかかる時間の削減」「トラブルへの対処」が挙げられます。
慢性的な人手不足が起きている保育の現場では、後任者に一つずつ丁寧に説明していくための時間をとれない場合もあります。とくに、保育ではクラスをひとりで担当しているケースも少なくないので、業務や子どもに関する情報が属人化してしまいがちです。
そのため、適切な引き継ぎができていなければ、大きなトラブルにつながりかねません。そこで、前任者があらかじめ引き継ぎ書に重要な事項を記載していけば、情報を伝達する時間や手間を減らしつつ、トラブルを予防できるのです。<
そこで、以上の問題を解消するために「引継ぎに必要な情報を日常的に残せる仕組み」を整えましょう。
引き継ぎ書に記載すべき4つの内容とは
ここでは、引き継ぎ書に記載すべき4つの内容をご紹介します。以下の内容が漏れている場合、トラブルに対処しきれないリスクが高まるので、早急に改善しましょう。
（1）子どもの記録
保育園での引き継ぎ書に子どもの記録は欠かせません。とくに、以下の情報は必須です。
- 子どもの名前・顔写真
- アレルギーの有無
- 性格・得意なこと/苦手なこと
- 子ども同士の人間関係（誰とよく遊ぶのか、ケンカしてしまうのか等）
- 言語発達の段階
また、これらの項目以外にも、引き継ぎすべき情報があれば追記しましょう。
（2）保護者の記録
引き継ぎ書には、保護者に関する情報も必須です。
保護者の情報を事前に引き継いでおくことで、保護者とのトラブルを未然に防げます。たとえば、家庭環境や教育方針など、今後対応するうえで注意すべき点をまとめて記載しておきます。
なかには、園に対してクレームをする保護者の方もいるので、適切に情報共有をしてトラブル防止に努めましょう。過去にクレームがあった保護者に関しては、内容とその時の状況、園としての対応を記録しておきます。
（3）クラスの約束ごと
クラスの約束ごとも、引き継ぎ書への記載が必要です。
約束ごと（ルール）が突然変わると、子どもたちが戸惑うので注意が必要です。また、「なぜそのルールを設けたのか」などの背景も記載しておくと、後任者も納得しやすくなります。
ただし、引き継ぎのタイミングでルールを改めたり、追加したりすることも大切です。そのため、あくまでも参考程度に記載しておきましょう。
（4）行事予定
行事の予定も引き継ぎ書に記載しておきましょう。
行事日程はもちろん、当日までにやるべきことや対応中のことがあれば、どこまで終わっているかも含めて漏らさず記載しておきましょう。また、行事に必要な資料や道具などがどこに保管されているかもメモしておくと、後任者が困りません。
とくに行事は、園全体のイベントになることが多く、対応が遅れるとほかのクラスに迷惑を掛けてしまうので注意しましょう。
保育園の引き継ぎシートの書き方
以下は、子どもの記録を引き継ぐときの記入例です。
引継ぎシートを書くときは、はじめに「個人情報」、つぎに「かかりつけの機関」、最後に「児童のパーソナリティの部分」という順番で書きましょう。
引継ぎシートは、表を用いて必要な情報を簡潔にまとめると、後任者も少ない時間で児童の情報が把握できるようになります。ただし、児童のことを伝えたいあまり、情報を詳細に書きすぎると、後任者に読まれない可能性もあるため注意が必要です。
保育園にありがちな引き継ぎを難しくさせるケース
人手不足なうえに業務量が多い保育の現場では、下記のようなケースが起こりやすく、引き継ぎが難しくなる場合もあります。
- 引き継ぎ時間が十分に用意できない
- 後任者が決まっていない
保育士の場合、行事が続く時期などは仕事が忙しく、準備のために時間外労働を余儀なくされる状況も少なくありません。とくに、卒園式や修了式、お別れ会が重なる3月は、引き継ぎに必要な時間を確保するのが難しいのです。
保育業界は慢性的な人材不足なので、後任の保育士がなかなか見つからず引き継ぎができないこともあります。そのため、資料を作成するだけで、直接伝えることができないケースがほとんどです。
どのような事態でも十分な引き継ぎをするには、事前の対策が必須です。そこで、子どもの情報を日常的にスマホ・タブレットから記録できて、クラスごとに見やすく管理できる「Stock」のようなITツールを導入して、計画的に引き継ぎの準備をしていきましょう。
【必見】保育園の引き継ぎ書におすすめのITツール
ここでは、保育園の引き継ぎにおすすめのITツールをご紹介します。
忙しい3月に引継ぎ書を作成するのは負担が大きいので、日々の子どもたちの記録をメモしておくなど、事前準備が大切です。ただし、メモは適切に管理しておかなければ、必要な時にすぐに確認できません。
とくに、紙やExcelでのメモ管理は、「紛失の可能性」や「更新・共有の手間」といったデメリットがあるため避けるべきです。そこで、「メモ管理から引き継ぎ書の作成・共有までできるITツール」を導入し、保育園や園児に関する情報を効率的に管理しましょう。
結論、保育園の引継ぎに最適なのは、簡単に情報を記録・管理でき、任意の担当者に即共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に残した情報は、担任・副担任間でスムーズに共有できるうえ、クラスごとに「フォルダ」を分けて保管できるので、管理が煩雑化することがありません。また、「引き継ぎ書テンプレート」を登録しておけば、作成にかかる負担も減らせます。
保育園に関する情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockのテンプレートで作成した引き継ぎ書の例＞
以下の画像は、Stockのテンプレートを使用して作成した引き継ぎ書の例です。
Stockでは、画像のようなテンプレートを作成・登録できます。登録したテンプレートは簡単な操作で呼び起こせるため、引き継ぎ書の作成にかかる時間を短縮できるのです。
また、「ノート」で作成した引き継ぎ書は、クラスごとの「フォルダ」で整理できるので、どこに何の情報があるのかひと目で把握できるのもStockの特徴です。
負担軽減！引き継ぎが難しい状況でもできる3つのコツ
以下では、引き継ぎが難しい状況でもできる3つのコツをご紹介します。引き継ぎを成功させ、後任者が問題なく業務を進められるように、以下の対策を進めましょう。
（1）日々の記録をメモする
1つ目のコツは、日々の記録をメモすることです。
乳幼児期の成長はあっという間なので、子どもの様子を日々記録していかなければ意味がないのです。しかし、忙しい保育士にとって、園児一人ひとりの様子をゆっくりと記録している時間はありません。
そのため、紙のノートやパソコンを使うのではなく、スマホやタブレットから簡単にメモできるツールを使いましょう。そうすることで、業務中のすきま時間で簡単にメモを残せます。
（2）フォーマットを作成する
2つ目のコツとして、引き継ぎ書のフォーマットの作成が挙げられます。
引き継ぎ書の項目がすでに決まっている場合は、フォーマットを作成するなどして「あとは項目を埋めていくだけの状態」にしておきましょう。事前に準備しておけば焦ることもなく、ほかの保育士も使えるので重宝します。
このように、引き継ぎ書を一から作成すると保育業務を圧迫しかねないので、積極的に取り入れていくべきです。
（3）マニュアルを作成する
3つ目のコツとして、マニュアルを作成しましょう。
引き継ぎ書を作成するにあたり、引き継ぎ書のフォーマットのほかにマニュアルも用意しておきましょう。マニュアルがない状態では、慣れていない保育士が書き方に悩んだり、情報に不足があったりして、結局は一から教えることになってしまいます。
ただし、紙やWordのマニュアルは修正や共有がしづらいうえ、適切に管理していなければどこにあるのか分からなくなってしまいます。そのため、スマホやタブレットから簡単にマニュアルを確認・修正できる「Stock」のようなITツールを使うのが最適です。
保育園での引き継ぎ書の必要性と3つのコツまとめ
ここまで、保育園での引き継ぎ書の必要性と3つのコツを中心にご紹介しました。
引き継ぎ書は、「引継ぎにかかる時間の削減」「トラブルの回避」などの重要な役割を果たします。ただし、引き継ぎ書を作成するには日々の子どもの記録をメモしたり、引き継ぎ書のフォーマットやマニュアルを作成したりする事前準備が欠かせません。
しかし、紙やWord、Excelを使っていると、次第に「どこにあるのか分からない」「更新に手間がかかるので使っていない」という状況になります。そのため、「誰でも簡単に欲しい情報を見つけられるツール」を使いましょう。
したがって、自園が導入すべきなのは、あらゆる情報をスマホやタブレットから簡単に記録でき、見やすく管理できるツール「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、自園の引き継ぎをスムーズにしましょう。
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