保育士の転職や異動に伴い、後任者に引き継ぎするには「引き継ぎ書」の作成が必須です。口頭ではなく引き継ぎ書を利用することで、伝達漏れや記憶違いなどのトラブルが防げるようになります。
しかし、「引き継ぎ書を書いたことがないので、どのような点に注意すれば良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、引き継ぎ書を作成するコツとおすすめのツールを中心に紹介します。
- 引き継ぎ書に必須の項目を知りたい
- 効率よく引き継ぎ書を作成したい
- 引き継ぎを成功させるコツを押さえたい
という方は今回の記事を読むと、引き継ぎ書を作成するうえで押さえるべきコツが分かるので、時間がないなかでも効率よく作成できるようになります。
目次
保育園で引き継ぎ書が必要な理由とは
慢性的な人手不足が起きている保育の現場では、後任者の育成に時間を割くことが難しい場合もあります。そこで、前任者があらかじめ引き継ぎ書を作成しておけば、重要な事項は引き継ぎ書に記載されているので、教育にかかる時間を抑えられるのです。
また、保育ではクラスをひとりで担当しているケースも少なくないので、業務や子どもに関する情報が属人化してしまいがちです。そのため、適切な引き継ぎができていなければ、トラブルが起きたときに対処できなくなってしまいます。
以上の「時間の削減」「トラブルへ対処」のためにも、引き継ぎ書が必要なのです。
引き継ぎ書に記載すべき4つの要素とは
ここでは、引き継ぎ書に記載すべき4つの要素を紹介します。以下の要素が漏れている場合、トラブルに対処しきれないリスクが高まるので、早急に改善しましょう。
（1）子どもの記録
保育での引き継ぎ書に子どもの記録は欠かせません。とくに以下の情報は必須です。
- 子どもの名前と顔写真
- アレルギーの有無
- 得意なこと・苦手なこと
- 子ども同士の人間関係（誰とよく遊ぶのか、ケンカしてしまうのか等）
- 言語発達の段階
また、これらの項目以外にも、引き継ぎすべき情報があれば追記しましょう。
（2）保護者の記録
引き継ぎ書には、保護者に関する情報も必須です。
保護者の情報を事前に引き継いでおくことで、保護者とのトラブルを未然に防げます。たとえば、家庭環境や教育方針など、今後対応するうえで注意すべき点をまとめて記載しておきます。
園に対してクレームをする保護者の方もいるので、適切に情報共有をしてトラブル防止に努めましょう。
（3）クラスのルール
クラスのルールも、引き継ぎ書への記載が必要です。
ルールが突然変わると、子どもたちが戸惑うので注意が必要です。また、「なぜそのルールを設けたのか」などの背景も記載しておくと、後任者も納得しやすくなります。
ただし、引き継ぎのタイミングでルールを改めたり、追加したりすることも大切です。そのため、あくまでも参考程度に記載しておきましょう。
（4）行事予定
行事の予定も引き継ぎ書に記載しておきましょう。
行事日程はもちろん、当日までにやるべきことや対応中のことがあれば、どこまで終わっているかも含めて漏らさず記載しなければなりません。
とくに行事は、園全体のイベントになることが多く、対応が遅れるとほかのクラスに迷惑を掛けてしまうので注意しましょう。
保育園にありがちな引き継ぎを難しくさせるケース
人手不足なうえに業務量が多い保育の現場では、下記のようなケースが起こりやすく、引き継ぎが難しくなる場合もあります。
- 引き継ぎ時間が十分に用意できない
- 後任者が決まっていない
保育士の場合、行事が続く時期などは仕事が忙しく、準備のために時間外労働を余儀なくされる状況も少なくありません。とくに、卒園式や修了式、お別れ会が被る3月では、引き継ぎに必要な時間を確保するのが難しいと言えます。
保育業界は慢性的な人材不足なので、後任の保育士がなかなか見つからず引き継ぎができないこともあります。そのため、資料を作成するだけで、直接伝えることができないケースがほとんどです。
どのような事態でも十分な引き継ぎをするには、事前の対策が必須です。退職間際に焦ることがないように、計画的に引継ぎの準備をしていきましょう。
【必見】保育園の引き継ぎ書におすすめのITツール
ここでは、保育園の引き継ぎ書におすすめのITツールを紹介します。
忙しい3月に引継ぎ書を作成するのは負担が大きいので、事前に準備しておくことが大切です。たとえば、日々の子どもたちの記録をメモしておけば、何を書いたら良いか分からなくなる事態を回避できます。
ただし、メモは適切に管理しておかなければ、必要なときにすぐに確認できません。そのため、「紛失することもある紙」や「更新が面倒になるExcel」は避けましょう。
結論、日頃の保育記録に最適なのは、スマホやタブレットからメモが取れて、あとから簡単に内容を振り返られる「Stock」一択です。
StocKのノートに記載したメモは「フォルダ」で月や行事ごとに分けて管理できるので、入り乱れる心配がありません。また、Stockは「検索機能」も優れているので、キーワードで検索すれば欲しいメモにすぐにたどり着けるのも特徴です。
ITが苦手な先生でも簡単に使える「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
負担軽減！引き継ぎが難しい状況でもできる3つのコツ
以下では、引き継ぎが難しい状況でもできる3つのコツを紹介します。引き継ぎを成功させ、後任者が問題なく業務を進められるように、以下の対策を進めましょう。
（1）日々の記録をメモする
1つ目のコツは、日々の記録をメモすることです。
引き継ぎ書には、子どもの様子を書き残しておきましょう。乳幼児期の成長はあっという間なので、日々記録していかなければ意味がありません。しかし、園児一人ひとりの様子をゆっくりと記録している時間はありません。
そのため、紙のノートやパソコンを使うのではなく、スマホやタブレットから簡単にメモできるツールを使いましょう。
（2）フォーマットを作成する
2つ目のコツとして、引き継ぎ書のフォーマットの作成が挙げられます。
引き継ぎ書の項目がすでに決まっている場合は、フォーマットを作成するなどして「あとは項目を埋めていくだけの状態」にしておきましょう。事前に準備しておけば焦ることもなく、ほかの保育士も使えるので重宝します。
このように、引き継ぎ書を一から作成すると保育業務を圧迫しかねないので、積極的に取り入れていくべきです。
（3）マニュアルの作成する
3つ目のコツとして、マニュアルの作成をしましょう。
引き継ぎをするのにあたり、引き継ぎ書のほかにマニュアルも必要です。仮に、十分な引き継ぎ時間が確保できなくても「まずはマニュアルを参考に進めて、分からないことのみを直接教える」という使い方ができます。
ただし、紙やWordのマニュアルは次第に使われなくなり、どこにあるのかも分からなくなります。そのため、スマホやタブレットから簡単にマニュアルを確認できる「Stock」のようなシンプルなツールを使うのが最適解です。
保育園での引き継ぎ書の必要性と3つのコツまとめ
ここまで、保育園での引き継ぎ書の必要性と3つのコツを中心に紹介しました。
引き継ぎ書は、「時間の削減」「トラブルの回避」などの重要な役割を果たします。ただし、引き継ぎ書を作成するには、日々の子どもの記録をメモしたり、引き継ぎ書のフォーマットやマニュアルを作成したりする事前準備が欠かせません。
しかし、紙やワード、エクセルを使っていると、次第に「どこにあるのか分からない」「更新に手間がかかるので使っていない」という状況になります。そのため、「誰でも簡単に欲しい情報を見つけられるツール」を使いましょう。
したがって、自園が導入すべきなのは、あらゆる情報を蓄積する「ノート」があり、わずかな操作で欲しい情報を見つけられる『Stock』一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自園の引き継ぎを成功させましょう。
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