デジタル化が進む今日では、情報管理を効率化できる「オンラインストレージ」が注目されています。そして、建設業でも日報や指示書、写真といった大量の情報をまとめるために、オンラインストレージを使う企業が増えています。
とはいえ、アナログな管理に慣れており、オンラインストレージに切り替えるべきか悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業でオンラインストレージを使うべき理由や選定ポイントを中心にご紹介します。
- 資料を紙で管理するのは非効率なので、デジタル化を考えている
- オンラインストレージで情報管理したいが、上手く使えるか不安がある
- 自社に合ったオンラインストレージを選ぶうえでのポイントを知りたい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ建設業でオンラインストレージを使うべきかが分かり、情報管理のストレスを解消できるようになります。
目次
建設業でオンラインストレージを使うべき3つの理由
ここでは、建設業でオンラインストレージを使うべき3つの理由をご紹介します。未だにアナログな情報管理をしているチームは必見です。
（1）データをスムーズに共有できる
まずは、オンラインストレージを使うべき理由として、データをスムーズに共有できることが挙げられます。
建設業では図面や現場の写真など、容量が大きいファイルを大量に共有する場面が多いです。しかし、このようなデータをメールやUSBメモリで扱っていると、容量が制限されやすいので逐一圧縮したり、ファイルを分割したりしなければなりません。
一方、オンラインストレージはインターネット上で、時間や場所を問わず簡単に情報共有ができるので、共有にかかる時間を大幅に短縮できるのです。
（2）セキュリティリスクを解消できる
次に、オンラインストレージを使えば、セキュリティリスクも解消できます。
たとえば、メールに指示書や工程表を添付する場合、宛先を間違えれば情報漏洩につながってしまいます。一方、誤送信対策としてUSBメモリもありますが、置き忘れや紛失のリスクをゼロにできません。
しかし、オンラインストレージであれば、ベンダーによって高度なセキュリティが提供されるので安心です。さらに、データはサーバー上にあるので紛失のリスクがなく、共有もメールと異なり個別に送信する必要がありません。
（3）情報の属人化を防げる
最後に、オンラインストレージには、情報の属人化を防げるメリットもあります。
資料をメールやUSBメモリに格納していれば、情報が属人化するので「目的のデータがどこにあるか分からない」となりがちです。しかし、オンラインストレージであれば大量の情報を一か所にまとめられるのです。
また、建設業では現場によって作業の進め方が異なるため、オンラインストレージでノウハウを一元化すれば、ミスや進捗の遅れも防ぎやすくなります。
自社は大丈夫？建設業でのオンラインストレージの失敗例3選
ここでは、建設業でのオンラインストレージの失敗例を3つご紹介します。
オンラインストレージは情報管理の負担軽減に役立ちますが、やみくもに使うと以下のような失敗を招くので注意しましょう。
（1）大量のファイルアップロードができない
まずは、オンラインストレージ導入の失敗例として、大量のファイルアップロードができないケースがあります。
オンラインストレージは、メールやUSBメモリに比べて大容量のファイルを扱えるものの、一度にアップロードできる量が限られているサービスもあります。また、アップロード数が多くなるとフリーズする場合も少なくありません。
したがって、サービスを選定するときには、大容量であることはもちろん「一度にアップロードできるファイルサイズ」も必ず確認しましょう。
（2）多機能で操作が難しい
次に、多機能で操作が難しいオンラインストレージを選んでしまうケースもあります。
「便利そうだから」と安易に多機能なサービスを選ぶと、操作が複雑で現場の従業員は使いこなせない可能性が高いです。その結果、結局アナログな管理に戻ってしまう恐れもあるのです。
したがって、オンラインストレージは「必要な機能に過不足のないもの」を選定すべきだと言えます。たとえば、非IT企業の65歳の方でもすぐに利用できるほどシンプルな「Stock」を使うと、簡単なのでわざわざ使い方を教える必要もありません。
（3）ファイルが開けない
最後に、格納したファイルが開けないことも、オンラインストレージの失敗例です。
オンラインストレージには、PCで使えてもスマホやタブレットからはファイルを閲覧できないケースもあります。このようなサービスは、モバイル端末を頻繁に扱う建設現場では不便なので、次第に利用されなくなってしまうのです。
そのため、「デバイスを問わず簡単にファイルが開けるか」を確かめたうえでサービスを選びましょう。
【建設業向け】オンラインストレージとして使えるシンプルなツール
以下では、オンラインストレージとして使えるシンプルなツールをご紹介します。
建設業では日報や指示書、図面や写真といった大量の情報を扱うので、オンラインストレージで一元管理するのが有効です。さらに、ファイルや画像に加えてテキストも一緒に残せれば、関連する情報も含めて共有できます。
ただし、多機能なオンラインストレージでは、従業員が使いこなせずアナログな管理に戻ってしまう可能性があるのです。したがって、「シンプルで簡単に使えるもの」が最適だと言えます。
結論、建設業界で使うべきなのは、ITが苦手な65歳の方でも、オンラインストレージとして直感的に使える「Stock」一択です。
Stockの「ノート」には写真やファイルだけでなくテキストも残せるため、関連した内容も同時に共有できます。また、ノートに紐づく「メッセージ」を利用すれば、話題が入り乱れず、メールや電話などで個別に連絡する必要もありません。
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業でのオンラインストレージの選定ポイント3選
以下では、建設業でのオンラインストレージの選定ポイントを3つ解説します。いずれも建設業における必須項目なので、確実に押さえたうえで選定しましょう。
（1）データ容量は適切か
まずは、データ容量は適切かを確認します。
オンラインストレージは、サービスによってストレージ容量やアップロード数の上限が異なります。そのため、容量が自社の情報量に合っているかをあらかじめ確認しなければ、ファイルがスムーズに共有できません。
したがって、いつでも円滑にファイルをアップロードできるように、容量が十分であるかを確かめましょう。また、チームが拡大することも考慮して、容量を柔軟に増やせるサービスを選ぶのも大切です。
（2）マルチデバイスで使えるか
次に、マルチデバイスで使えることもポイントです。
PCだけでなく、スマホやタブレットでも使える”マルチデバイス対応のサービス”であれば、現場作業が多い建設業では重宝します。ただし、なかにはOSが限られていたり、スマホの画面では使いづらかったりするケースもあるので注意しましょう。
したがって、オンラインストレージはマルチデバイス対応なだけでなく、OSやデバイスを問わず使いやすいことも大切なのです。
（3）セキュリティが十分か
最後に、セキュリティが十分かもチェックすべきです。
オンラインストレージではインターネット上でデータを管理するので、閲覧できるメンバーを制限しなければ、外部の人でも簡単に情報へアクセスできてしまいます。
そのため、データの暗号化や二段階認証など、データを保護するのに十分なセキュリティが搭載されているかを確認すべきなのです。とくに国際セキュリティ資格の「ISMS」を取得している「Stock」であれば、あらゆる情報を安全に管理できます。
建設業でオンラインストレージを使うべき理由や選定ポイントまとめ
ここまで、建設業でオンラインストレージを使うべき理由や選定ポイントを中心にご紹介しました。
建設業でオンラインストレージを使えば、大容量のデータをスムーズに共有したり、高度なセキュリティを確保したりできます。また、情報を一か所に集められるので、ノウハウが属人化するのも防げます。
加えて、オンラインストレージで失敗しないためには、データを保護できることはもちろん「データ容量が適切か」や「デバイスを問わず使いやすいか」を確かめましょう。さらに、”誰でも簡単に使えるもの”であれば、使い方を教える手間も省けるのです。
結論、建設業界で使うべきなのは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作でき、あらゆる情報を残せる「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」をオンラインストレージとして活用し、自社の情報管理を効率化しましょう。
