デジタル化が進む今日では、情報管理を効率化できる「オンラインストレージ」が注目されています。そして、建設業でも日報や指示書、写真といった大量の情報をまとめるために、オンラインストレージを使う企業が増えています。
とはいえ、これまでの紙や口頭でのやり取りに慣れていると、わざわざ新しい仕組みに変えるべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、建設業でオンラインストレージを使うべき理由や導入で失敗しないコツを中心にご紹介します。
- 図面や写真をLINEやメールで共有しており、必要な資料が見つからず困っている現場責任者
- オンラインストレージを導入したものの、現場で使われず困っている管理者
- 建設業向けのオンラインストレージ選びで失敗したくない担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、なぜ今のやり方では限界なのかが分かり、現場の情報管理にかかるストレスを綺麗に解消できるようになります。
目次
建設業で紙・LINE・口頭共有では限界な理由
ここでは、これまでの紙の書類や、LINE・電話といった口頭だけの連絡では、なぜ日々の実務に支障が出てしまうのか、その原因を詳しく解説します。
図面や写真の共有量が増えている
1つ目の理由は、現場で扱う図面や写真のデータ量が増えているため、従来の共有方法では管理が追いつかなくなるからです。
施工の進み具合を記録する写真や図面の変更データは毎日大量に発生し、手作業での整理には限界があります。たとえば、現場の写真をLINEで何枚も送っていると、他のメッセージに押し流されてしまい、後から「あの指示書はどこにある？」と探す手間が発生します。
このように、共有する情報がどんどん増える建設業だからこそ、誰もが迷わずに資料を確認できる環境を作ることが欠かせません。
現場と事務所で情報共有しづらい
2つ目の理由として、働く場所が異なる現場と事務所の間では、リアルタイムでの正確な情報共有が難しくなることが挙げられます。
事務所にいる管理担当者と、外回りをしている現場スタッフでは、連絡を確認できるタイミングに時差が生まれてしまうためです。たとえば、施主からの急な変更指示が事務所に届いても、現場への連絡手段が電話だけでは、作業中のスタッフに伝わらずにそのまま施工が進んでしまうトラブルが起こりえます。
お互いのすれ違いを防ぐためには、場所を問わず、スマホからいつでも最新の決定事項を確認できる仕組みが必要です。
LINE・電話・紙で情報が分散しやすい
3つ目の理由は、複数の連絡手段をバラバラに使っていると、大切な情報があちこちに散らばってしまいやすいからです。
連絡の目的ごとに確認する場所が分かれていると、どこに何が残っているのか全員で把握できなくなります。たとえば、「写真はLINEで、指示内容はメールで届き、進捗表はExcelで管理する」という状態では、確認作業だけで時間がかかります。
こうした無駄な手間をなくすためにも、すべてのやり取りや資料を一箇所にまとめて見返せる状態を作ることが重要です。
建設業でオンラインストレージ導入が失敗しやすい理由
多くのメリットがあるツールですが、建設業界ならではの事情を考慮せずに導入すると、現場で全く使われずに失敗してしまうケースが少なくありません。ここでは、導入が上手くいかない具体的な原因を見ていきましょう。
現場と事務所で利用環境が違う
建設業でオンラインストレージ導入が失敗しやすい理由の1つ目は、現場と事務所で使用する端末や通信環境が大きく異なることです。
事務所ではPCを使う一方、現場ではスマホやタブレットが主になるため、同じツールでも操作性に差が生まれやすくなります。たとえば、PCでは問題なく使えるツールが、スマホの画面では文字が小さくて操作しづらいケースもあります。
そのため、端末やOS環境が違っても同じように使えるかを、導入前に確認することが重要です。
図面・写真など容量の大きいデータを扱う
2つ目の理由は、建設業特有の大容量データがツールの制限に引っかかりやすいことです。
図面や施工写真はファイルのサイズが大きく、枚数も多くなるため、ストレージの容量制限やアップロードの上限に達しやすい傾向があります。現場写真をまとめてアップロードしようとしたときに処理が止まり、作業が中断してしまっては、業務に支障をきたしてしまいます。
したがって、扱うデータ量に対して容量やアップロード性能が十分かどうかを、事前に把握しておくことが大切です。
ITに不慣れな社員も多い
3つ目の理由は、現場スタッフの中にデジタルツールの操作に慣れていない方が一定数いることです。
現場で働くスタッフの中にデジタルツールの操作が苦手な人がいる場合、高機能なツールほど使われなくなります。多機能で複雑なシステムは、初期の設定や操作方法を覚えるための負担が大きく、途中で使うのを諦めてしまうためです。
たとえば、フォルダ階層が深くてファイルの保存場所がわかりにくいツールでは、保存先を間違えたり、ファイルを見つけられなかったりして結局電話連絡に戻してしまいます。そのため、全員にツールを定着させるためには、事前の説明書がなくても、一目見ただけで直感的に使えるシンプルなものを選ぶことが重要です。
建設業でよくあるオンラインストレージ導入の失敗例
ここでは、建設会社が新しいツールを導入した後に、実際の現場で起きてしまいがちな「よくある失敗パターン」をご紹介します。導入後に同じ状況に陥らないよう、あらかじめ把握しておきましょう。
スマホで見づらく現場で使われない
建設業でよくあるオンラインストレージ導入の失敗例の1つ目は、パソコンでの操作を前提に作られたツールを選んでしまい、現場での利用が定着しないケースです。
外回りや現場作業が多いスタッフは、パソコンではなくスマホやタブレットを使用します。そのため、たとえば、スマホの小さな画面で図面データを開いたときに、文字や線が細かすぎて判読できなかったり、ボタンが小さくてタップできなかったりすると、結局プリントアウトした紙を持ち歩くことになってしまうのです。
現場で本当に活用してもらうためには、オフィスだけでなく、スマホ画面でもストレスなく綺麗に見えるかを確かめましょう。
情報共有がLINEや電話に戻る
2つ目の失敗例は、ツールを導入したにもかかわらず、ツールの操作に少しでも手間がかかって、社員が使い慣れたこれまでの連絡手段に戻ってしまうことです。
どれだけ便利なツールであっても、現場の忙しい作業中にわざわざ面倒な手順を踏んで情報共有するのは苦痛です。たとえば、写真を1枚報告するだけでも操作がわかりづらいと、「LINEで送ったほうが早い」となり、ツールが形骸化してしまいます。
導入効果を出すためには、日常の連絡や情報共有もまとめてサクッとできるシンプルなツールを選ぶことが、社内での浸透につながります。
保存先が増えて情報が散らばる
3つ目の失敗例は、ストレージを導入したことで、かえって保存場所が増えて情報が管理しにくくなることです。
既存のツールと新しいストレージを並行して使い続けると、どこに何があるかわからない状態が生まれ、かえって手間が増えてしまいます。たとえば、施工写真は新しいストレージに、日報はこれまでの共有フォルダに、緊急連絡はLINEに、と分かれたままでは、過去の履歴を探すたびにすべての場所を巡らなければならなくなります。
情報の散らばりを根本から防ぐためには、連絡もファイルも「ここさえ見ればすべてがわかる」という一つの場所に切り替える必要があります。
建設業でオンラインストレージ導入を成功させるポイント
以下では、建設業でオンラインストレージを定着させるために押さえておくべきポイントを解説します。
情報を一か所にまとめられるか
建設業でオンラインストレージ導入を成功させるポイントの1つ目は、社内のあらゆる情報を一つの場所に集約できるかどうかです。
保存先が複数に分かれたままでは、必要な情報を探すたびに手間がかかり、業務効率の改善にはつながりません。そこで、図面・写真・連絡事項をすべて同じツール上で確認できれば、確認漏れや伝達ミスを減らすことができます。
そのため、ファイルだけでなくテキストややり取りも含めて一元管理できるツールを選ぶようにしましょう。
スマホ・タブレットでも簡単に使えるか
2つ目のポイントは、スマホやタブレットからでもストレスなく操作できる設計になっているかです。
現場スタッフはPCを使う機会が少ないため、モバイル端末での使いやすさが定着率を大きく左右します。たとえば、スマホの画面でもファイルの内容が読みやすい、タップ操作だけでアップロードや確認が完結するといった点が、現場での使いやすさに繋がります。
実際にスマホで操作して使い勝手を確かめてから導入を判断するようにしましょう。
誰でも直感的に操作できるか
3つ目のポイントは、ITの知識や事前説明がなくても、誰もがすぐに使い始められるシンプルさを備えているかです。
操作の複雑さがハードルになると、一部の社員しか使わない状況が続き、情報共有の抜け漏れが生じやすくなります。そのため、初めて使う社員が直感的に操作を理解できるUIであれば、導入後に使い方を教える手間もほとんど発生しません。
全員が同じツールを使い続けられるよう、シンプルさを最優先の選定基準として置くことが重要です。
【建設業向け】オンラインストレージとして使えるシンプルなツール
以下では、建設業でも使いやすいオンラインストレージとして活用できるツールをご紹介します。
建設業では日報や指示書、図面や写真といった大量の情報を扱うので、オンラインストレージで一元管理するのが有効です。しかし、単にファイルを保存できるだけでは、すぐに必要な情報が見つからず、かえって管理が複雑になってしまいます。
また、多機能なオンラインストレージを導入してしまうと、操作が難しく現場で使われなくなるケースも少なくありません。その結果、結局LINEやメール、紙での管理に戻ってしまい、情報共有が分散する原因になってしまうのです。
そのため、建設業では「大容量ファイルを簡単に共有できること」はもちろん、「スマホやタブレットでも見やすいこと」や「ITに詳しくない人でも直感的に使えること」が重要になります。さらに、ファイルだけでなく、テキストややり取りもまとめて残せるツールであれば、現場ごとの情報共有もスムーズになります。
この条件に最も当てはまるのが、ITが苦手な65歳の方でも直感的に使える情報共有ツール「Stock」です。ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、話題ごとにやり取りを整理できるので、メールや電話で個別に連絡する必要もなく、スムーズに業務を遂行できます。
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
建設業でオンラインストレージ導入の失敗事例と成功のコツまとめ
ここまで、建設業でオンラインストレージ導入が失敗しやすい理由や、成功させるためのポイントを中心にご紹介しました。
建設業でオンラインストレージの導入が上手くいかない背景には、現場と事務所の環境の違いや、大容量データの扱いにくさ、ITに不慣れな社員が多いといった課題があります。また、実際の失敗例として、スマホでの操作性の悪さや情報の分散が、定着を妨げる大きな要因になっています。
こうした失敗を避けるためには、データ容量が十分かどうかはもちろん、スマホ・タブレットでも使いやすいか、誰でも直感的に操作できるかを選定の基準にしましょう。シンプルで使いやすいツールであれば、導入後に使い方を教える手間も省けます。
結論、建設業界で使うべきなのは、非IT企業の65歳の方でも説明なしで操作できて、あらゆる情報を残せる「Stock」が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」をオンラインストレージとして活用して、自社の情報管理を効率化しましょう。
