論文の作成や学会の準備など、研究者は多くのタスク（やるべきこと）に追われています。また、チーム研究を進めるにあたっては、タスクを共有することも必要です。
しかし、「タスクを上手く管理できず、常に時間に追われている」と悩む方も多いのではないでしょうか。このような仕事の悩みは、適切にタスク管理することで解消します。
そこで今回は、タスク管理に役立つ手法とおすすめツールを中心に解説します。
- タスクや時間管理の手法を押さえたい
- 効率よくタスクをこなしたい
- タスクをはじめとする情報を一元管理できるツールがあれば知りたい
という方は今回の記事を読むと、研究者向けのタスク管理の方法が分かり、効率よく研究を進められるようになります。
目次
研究者の時間管理に役立つ5つの手法とは
ここでは、研究者が実践すべき5つの時間管理の手法を紹介します。以下を押さえることで、効率よくタスクを回せるようになります。
（1）タスクを並行して進める
同時にできるタスクは、まとめて対処していくのがおすすめです。
たとえば、論文の執筆をするにあたり、ひとつずつ実験と分析を進めていては非効率的です。関連する実験を並行して進め、結果をこまめにまとめてある程度のデータや文献が揃ったら論文をすぐに書き始めることで、あとから気が付くことも増えます。
ただし、「同時にできないタスク」を並行しようとすると中途半端になり、かえって作業が進まなくなってしまいます。そのため、同時にできるタスクであるかを着手する前に確認しましょう。
（2）期日を設定する
期日を設定したうえで、タスクを進めましょう。
期日を明確にせずにタスクを進めると、時間に対して緊張感が薄れてしまいます。さらに、チーム研究の場合は個人の作業が遅れてしまうだけで、チーム全体の進捗にも悪影響を及ぼしかねません。
逆に、無理のある期日では悪いストレスがかかり、健康を害する恐れがあります。そのため、タスク管理するときには適切な期限を設定して、時間を意識しながら進めることが大切です。
（3）優先順位を明確にする
タスクに優先順位をつけて進めることも重要です。
たとえば、下図の時間管理のマトリクスを参考にタスクを振り分けた場合、優先順位は1→2→3→4の順番です。
一般的に、「3. 緊急ではないが、重要であるタスク」が優先されるケースが多いですが、長期的に取り組まなければならないので優先順位は落とすべきです。逆に、「2. 緊急であるが、重要ではないタスク」は、短時間で終わらせられるものが多いので優先します。
以上のように、ただ闇雲にタスクをこなしていくのではなく、取り組むべきタスクの順番を適切に見極めましょう。
（4）タスクを共有する
チームで研究を進めるのであれば、タスクを共有する必要があります。
タスクを共有できていなければ「誰が、いつまでに、何をするのか」が把握できず、タスク漏れや二重対応などのミスにつながってしまうのです。そこで、互いのタスクを共有することで、ミスをなくせるだけでなく研究経過・結果の報告もスムーズになります。
ただし、Excelのタスク管理シートを使った共有方法では更新するのが面倒になり、次第に誰も使わなくなります。そのため、教授だけでなく生徒も簡単にタスク管理できる仕組みが必要です。
（5）ツールを使って管理する
研究のタスク管理する場合、ツールを活用しましょう。
たとえば、スケジュール帳でタスク管理をしていると、チームで共有するのが困難なうえに期日の更新や変更が面倒です。また、Googleカレンダーはチームで共有できますが、タスクの詳細までは明記できません。
そのため、「スマホやタブレットからも使えて、タスクの詳細までも残せるツール」が必要なのです。とくに、リマインド機能がついている「Stock」でタスクを設定すれば、定期的に通知が届くのでタスク漏れの心配もなくなります。
【研究職必見】タスク・スケジュール管理を効率よくできるITツール
以下では、研究職のタスクとスケジュール管理を効率よくできるツールをご紹介します。
タスク管理は個人でされることが多いですが、研究職では「チーム単位」や「プロジェクト単位」の研究も多いため、複数人で共有しなければなりません。仮に、それぞれの進捗が把握できないと、わざわざ確認する手間がかかるので面倒です。
また、研究者は実験データや先行研究など、多くの情報を管理する必要があります。そのため、「タスク管理だけでなく、情報の共有・管理もできるツール」が必要なのです。
したがって、研究職のタスク管理に最適なのは、誰でも簡単にタスク管理ができて、研究に関するあらゆる情報を「ノート」に残せる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に入力した研究内容は、リアルタイムで任意のメンバーに共有できます。また、ノートに紐づく「タスク」機能を使えば、個人のタスクを設定できるだけでなくほかのメンバーにタスクを依頼することもできるのです。
最も簡単にタスク管理と情報管理ができるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを使った「タスク管理」の例＞
以下は、Stockでタスク管理をした例になります。
Stockの「ノート」には、テキストだけでなく研究データやプレゼン資料などのファイルも添付できます。また、画像のように“個人研究”と“共同研究”でフォルダを分けられるので、情報を整理して管理できます。
そして、Stockの「タスク」機能を使えば、ノートごとにタスクを設定できます。タスクには期限だけでなく通知も合わせて設定できるため、タスク漏れを防げるのです。
画像のように、「タスク一覧」から自分のタスクだけでなく、チームメンバーのタスクも簡単に確認できます。
タスク管理をする2つの方法
以下では、研究者のタスク管理に役立つ方法を解説します。適切なタスク管理ができておらず、研究の進捗に支障が出ているという方は必見です。
（1）課題管理表
課題管理表とは、研究の障害となる課題を明確にする方法です。課題を抽出して、それらを適宜チェックしながらタスクを処理します。
具体的には、表内に下記の5つを記載します。
- ゴール：案件内容や、抱えている業務
- 課題：案件の持つ課題
- 現状：課題に対する現在の進捗
- 解決の方向性：どのように課題を解決しようとしているか
- 期限：課題達成までの期日
また、上記5つの項目は一覧表にしてまとめると、より分かりやすく管理できます。
（2）ToDoリストの作成
ToDoリストは、やるべきことを一覧にしたリストです。
タスクを都度リストに加えて、完了したらチェックをつけます。「未着手のタスクがどれくらい残っているのか」が一目で分かるので、やらなければならない業務を見落とすことが減るのです。
ただし、課題管理表と同様に、ToDoリストも「頻繁に確認しなければ忘れてしまう」のは変わりません。そのため、期日が近づくと通知をしてくれる、リマインダー機能を備えたツールでタスク管理するのが最適です。
研究者の時間管理とタスク管理に役立つ手法まとめ
ここまで、研究者の時間管理とタスク管理に役立つ手法を中心に紹介しました。
やるべきことが多い研究者にとって、どのようにタスク進めていくかは非常に重要です。そのため、期日や優先順位を設定したり、ツールを活用したりして効率よくタスクを進める必要があるのです。
しかし、タスク管理が適切にされていてもメンバーに共有できていなければ、進捗を確認する手間がかかってしまいます。したがって、「個人だけでなく、ほかのメンバーのタスクも確認できるシステム」へ切り替えましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、メンバーとタスク管理・共有ができ、ITに詳しくない65歳の方でもすぐに使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、研究職でのタスク管理の効率化を実現しましょう。
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