新卒や中途採用、アルバイトなど、企業では毎年多くの履歴書を取り扱います。そのため、企業側は、個人情報が詰まっている履歴書を適切に管理しなければなりません。
しかし、「履歴書はいつまで保存しておく必要があるのか、不採用者の履歴書はすぐに処分しても良いのか」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、履歴書の保管期間と適切な管理方法を中心にご紹介します。
- 履歴書の保管期間や保管方法について知りたい
- 電子化した履歴書を保存するためのツールを探している
- 履歴書の保管にかかる手間をなくしたい
という方はこの記事を参考にすると、安全性の高い方法で、効率よく履歴書を管理する方法を見つけられます。
目次
履歴書を保管する3つの理由とは
ここでは、履歴書を保管する理由を3つご紹介します。後にトラブルに発展しないように、保管理由はしっかりと把握しておきましょう。
（1）トラブルを防ぐため
履歴書を保管することで、採用者とのトラブルを防げます。
たとえば、採用後に経歴詐称や虚偽の報告が発覚したとき、履歴書を残しておけば証拠の資料として事実確認できます。履歴書を保管していないと、事実確認をする手段がないため、会社に損失がでても相手に責任をとらせることができません。
そのため、履歴書の保管は、トラブルを回避して会社を守るためにも大切です。
（2）義務付けられているため
履歴書の保管は、労働基準法第109条によって義務付けられています。
会社は以上のような規定を守る必要があるため、採用者の履歴書であれば、5年間は保管しなければなりません。ただし、法改正の経過措置として当面の間は3年間と定められているため、3年間は保存するようにしましょう。
以上のように、労働基準法によって、会社は一定期間、採用者の履歴書を保管することが求められているのです。
（3）個人情報を保護するため
履歴書の保管は、個人情報を保護する役割も担っています。
履歴書には氏名、住所、電話番号、学歴といった個人情報が含まれており、個人情報保護法の対象となります。個人情報を取り扱うにあたり、個人情報保護法で規定されている条文を確認しておきましょう。
以上の規定から、履歴書は採用活動以外での使用をしてはいけません。個人情報を守るためにも、履歴書は適切に管理しましょう。
【ケース別】履歴書の保管期間とは
履歴書の保管期間についてケース別にご紹介します。履歴書の保管期間を把握していない方は必見です。
採用者のケース
採用者の場合、在籍中は3年間履歴書を保管することが義務化されています。
雇用形態や雇用期間に関わらず、すべての採用者の在籍中及び退職や死亡などによって雇用関係が解消した日から3年間、雇用者は履歴書を保管しなければなりません。雇用中に履歴書を処分した場合、30万円以下の罰金に処される可能性があるため注意しましょう。
以上より、採用者の履歴書は3年間保管しておく必要があります。
不採用者のケース
不採用者の場合、履歴書の保管に法的な定めはありません。
しかし、応募者から要望があったときにすぐ返却できるよう、3ヶ月から6ヶ月程度保管している企業が多いです。また、履歴書には個人情報が記載されているため、処分するときには必ずシュレッダーにかけて確実に廃棄するようにしましょう。
応募者とのトラブルを防ぐためにも、履歴書は一定期間保管したのち正しく処分するのが望ましいです。
退職者のケース
退職者の場合、退職日または死亡日から起算して3年間の保管が労働基準法109条で義務づけられています。
退職者の履歴書は3年間保管する必要がありますが、保管義務が過ぎた後は、退職者に返却するか、シュレッダーにかけて破棄するのが望ましいです。保存期間の過ぎた書類を持っていても罰則はありませんが、履歴書は個人情報のためなるべく早く処分しましょう。
退職者の場合も採用者と同様、退職した日から3年間は履歴書の保管が必須なのです。
履歴書を保管する保管方法とは
以下では、履歴書の保管方法についてご説明します。履歴書は適切に保管しないと情報漏洩につながる可能性があるため、注意しましょう。
紙で保管する
1つ目は、履歴書を紙で保管する方法です。
履歴書を紙で管理するときは、情報漏洩を防ぐためにも管理者以外が簡単にアクセスできないような場所で保管しましょう。とはいえ、年度別や部署別で整理した場合、結局は書類の量が多くてすぐに情報を取り出すことができません。
しかし、書類は個人単位でファイリングして、50音順に並べて整理しておくと、少ない情報量のなかから瞬時に書類を見つけられるのです。そのため、履歴書を紙で管理するときには、個別でファイリングしましょう。
電子化して保存する
2つ目は、履歴書を電子化して保管する方法です。
電子化する場合、紙の履歴書をPDFなどに変換してから、フォルダに分けてデータを管理をします。しかし、電子化してもフォルダ管理では、膨大な情報量のなかから必要なデータを探し出したり、ひとつずつファイルを開いたりする手間がかかります。
そのため、履歴書を電子化して保管するときは、フォルダ管理よりも情報にすばやくアクセスできるITツールがおすすめです。
履歴書の保管にITツールを活用する2つのメリットとは
履歴書の保管にITツールを取り入れるメリットをご紹介します。ITツールの導入を検討している方は参考にしてください。
（1）手間を軽減できる
履歴書をITツールで管理するメリットは、手間を削減できる点です。
紙での保管では、手作業でファイリングしなければならず、セキュリティの観点から厳重な管理場所で保管しなければなりません。そのため、履歴書を取り出したり保管したりするのに多くの手間がかかってしまいます。
しかし、ITツールを用いることで、手作業でのファイリングや保管場所から探し出す手間を削減できるのです。
（2）メンバーに共有できる
また、履歴書をメンバー間で簡単に共有できる点もITツールのメリットです。
採用者を決める場合、個人の意見だけでなく、チームの意見も尊重することが大切です。そこで、履歴書を電子化すれば、チーム内に応募者の情報を素早く共有できるため、採用をスムーズに進めることが可能です。
たとえば、「ノート」に履歴書データや面接の所感を残せる「Stock」なら、チームで情報を共有しやすくなるうえに、ノートに紐づく「メッセージ」を使えば、応募者に関するやりとりまでリアルタイムで交わせます。
【必見】履歴書の保管・共有に役立つツール
以下では、履歴書の保管・共有に役立つツールをご紹介します。
履歴書をアナログで管理すると、膨大な書類の中から手作業で目当ての履歴書を探さなければならないため、効率が悪いです。そのため、ITツールを導入して、欲しい情報にすぐたどり着ける仕組みが必須です。
しかし、多機能なアプリでは、使いこなせず使用を断念してしまう可能性があります。そのため、とにかく簡単に履歴書の管理がしたいなら、情報を簡単にストックできて、誰でも使いこなせるアプリが最適です。
結論、履歴書の保管・共有に役立つツールは、履歴書のデータだけでなく、あらゆる情報を「ノート」に残すことができ、非IT企業の65歳の方でも簡単に使える「Stock」一択です。
Stockは、国際セキュリティ資格であるISO27001を取得するなど安全性にも優れているため、大企業でも安心して履歴書を管理できます。また、「ノート」は任意のメンバーにのみ共有されるため、情報漏洩の心配もありません。
非IT企業の65歳以上の方でも使いこなせる「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
履歴書の保管期間まとめ
これまで、履歴書の保管理由や期間、保管方法を中心にご紹介しました。
採用者や退職者の履歴書は、3年間の保管が法律で義務付けられています。個人情報である履歴書は厳密な保管が求められますが、紙での保管はファイリングといった面倒がある上、探すのに非常に手間がかかるのが難点です。
そのため、ITツールを活用して、欲しい情報がすぐに見つかる仕組みを整えましょう。とくに、「情報を共有するための機能とメッセージ機能を兼ね備えたツール」を選ぶと、採用を円滑に進めることができます。
結論、履歴書を適切に保管するためには、「ノート」「フォルダ」「メッセージ」の機能がついており、あらゆる採用の手間を大幅に削減できる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、手間を省き、効率良く履歴書を保管しましょう。
