近年、保育業界では労働環境が整っていないため、人手不足の状況が続いています。また、人手が足りないので、その分だけ先生の負担は大きくなり、結局のところ離職につながってしまう負のサイクルに陥っているのです。
そのため、保育園や幼稚園では早急に業務をICT化して、先生の負担を軽減しなければなりません。しかし、「従来、手作業で仕事をしていたので、ICT化のイメージが湧かない」と悩む方も多いのではないでしうか。
そこで今回は、幼稚園をIT化するメリットと注意点を中心に解説します。
- 自園をICT化するイメージが湧かない
- ICT化をするメリットを知りたい
- ICT化を進めるときの注意すべきポイントを把握したい
という方は今回の記事を読むと、幼稚園をICT化するメリットと注意点が分かり、さらに自園に最適なアプリも見つかります。
目次
幼稚園におけるICTの活用法とは
まずは、幼稚園におけるICTの活用法を解説していきます。ここで、ICTの導入によって、どのようなことができるのか押さえましょう。
（1）登降園の管理
まずは、ICTを使った登降園などの管理ができます。
たとえば、「登園や降園の時間を記録する機能」や「保育料金の計算機能」が備わったアプリを導入すれば、手作業で記録したり計算したりする手間を減らせるのです。また、紙による管理と比較して、文字や数字が格段に見やすくなります。
とくに、送迎バスを利用する場合、先生が幼児の登降園を把握できていなければ、命にかかわる事故へと発展しかねません。そのため、忙しいなかでも正確な情報が分かるICTが必要なのです。
（2）事務作業の簡略化
次に、ICTを導入すれば事務作業の簡略化が見込めます。
保育の現場では紙を使うこと多く、一つひとつの作業に時間がかかるうえに、入力ミスや確認漏れが起こりやすいなどの課題が挙げられます。さらに、紙での管理は保管場所をとるだけでなく、どこに保管したか分からなくなるケースも多いのです。
そこで、ICTを導入すれば余計なミスが減るだけでなく、紙を管理する煩わしさもなくなります。ただし、操作が難しいと先生が使いこなせない恐れがあるので「誰でも簡単に使えるアプリ」を選びましょう。
（3）先生同士の情報共有
また、ICT化すれば、先生同士の情報共有がスムーズになります。
たとえば、メールでのやりとりは忙しいときにすぐに確認できず、重要なお知らせが埋もれてしまい読まれないケースもあります。また、LINEでのやりとりは流れやすく、確認するのに遡らなければならないので面倒です。
そのため、情報共有に特化したアプリを使えば、メールやLINEのような手間を軽減できるのです。たとえば、大切なお知らせをサクサクと確認できる「Stock」のように、メモができる「ノート」を備えているアプリが適しています。
（4）保護者への一括連絡
さらに、ICTの導入は保護者への一括連絡にも役立ちます。
たとえば、画像や動画を一斉に保護者に共有できる機能を備えたアプリがあります。従来のようにプリントやお便りを人数分用意したり、一枚一枚配ったりする手間がなくなるので、スピーディーに連絡作業を済ませられるのです。
加えて、デジタル上で情報管理することになるので「プリントを捨ててしまった」「紙が汚れて読めない」という事態も回避できます。
ICT化した幼稚園の成功事例
認定こども園真愛幼稚園は、兵庫県にある幼稚園です。
同園では、「預かり保育の計算や請求までに時間かかかる」「送迎バスの遅延連絡が慌ただしい」「おたよりの配布が一苦労」といった課題を抱えていました。
そこで、業務をICT化して、事務作業の負担を減らすことを目指したのです。また、効率化されて浮いた時間は、本来の保育業務に充てられるようになりました。
ICTを導入した結果、先生に時間的にも心理的にもゆとりが生まれるようになりました。また、幼稚園と各家庭との連携も取りやすくなり、先生だけでなく保護者にも好評です。
幼稚園の業務をICT化する4つのメリット
ここでは、幼稚園での業務をICT化するメリットを解説します。以下の4つのメリットを押さえ、ICT導入を積極的に進めましょう。
（1）業務負担が軽減する
1つ目のメリットには、業務負担を軽減できます。
記録や計算などの事務作業がICTによって効率化されれば、一人ひとりの業務負担の軽減につながります。また、これまで複数人で対応していた業務が少人数でもできれば、手が空いた先生がほかの作業のフォローに回れるのです。
また、ICTの導入によって業務負担が軽減すれば、時間外労働や休みが取れないなどの労働環境の改善にも大きく貢献するのです。
（2）園児との時間を確保できる
2つ目のメリットとして、園児との時間を確保できます。
幼稚園の業務を効率化すれば、時間だけでなく心にも余裕が生まれます。そのため、子どもたちと遊ぶ時間を確保しやすくなるだけでなく、一人ひとりの声に耳を傾けた保育ができるのです。
以上のように、業務の無駄を省くだけでも時間だけでなく、精神的にも余裕ができるので、先生だけでなく園児にもメリットになります。
（3）伝達ミスが少なくなる
3つ目のメリットは、伝達ミスが少なることが挙げられます。
口頭で連絡をし合っていると、言い忘れや聞き漏れが起こりやすく「言った・言わない」というトラブルになりかねません。しかし、テキストで共有しておけば、記録が残るのでいつでも振り返れるので伝達ミスが少なくなります。
ただし、忙しい保育の現場では「素早く確認できるか」は重要なポイントです。そのため、スマホやタブレットからでも使える「Stock」のように、サクサクと使えるアプリを確認しましょう。
（4）保護者とのやりとりが簡単になる
4つ目のメリットには、保護者とのやりとりが簡単になることが挙げられます。
とくに朝は、幼稚園と保護者にとって慌ただしい時間帯なので、電話やメールでは連絡が取りづらい場合もあります。そこで、ICTで双方のやりとりが簡単になれば、急なお休みや送迎バスに間に合わないときの連絡がスムーズになるのです。
ただし、先生や保護者が簡単に使いこなせるアプリでなければ意味がありません。そのため、「誰でも簡単に操作できるシンプルなアプリ」を使いましょう。
【これで解決】幼稚園のICT化に役立つおすすめのアプリ
ここでは、幼稚園のICT化に役立つおすすめのアプリを紹介します。
幼稚園でICTを導入すれば、業務負担を軽減できます。とくに、先生同士のやりとりに紙やメールを使うと紛失したり、ほかのメールに埋もれたりするの不便です。
そのため、あらゆる情報をやりとりできる専用アプリが必要になります。ただし、ITが苦手な人でも簡単に操作できなければ、そのうち使われなくなるので、誰でも簡単に使えるシンプルなアプリを導入しましょう。
結論、幼稚園のICT化に最も必要なのは、テキストだけでなく画像も簡単に残せる「ノート」があり、デジタルが苦手な方でも直感的に使える「Stock」一択です。
Stockのノートには「メッセージ」が紐づいており、先生同士で簡単にやりとりができます。また、「1フォルダゲスト機能」を使って、クラスの保護者に一斉に情報共有することも可能です。
ITが苦手な先生でも簡単情報共有できるアプリ「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
幼稚園をICT化する注意点
以下では、幼稚園をICT化するときの注意点を解説します。注意点を把握できていないまま業務をICT化すると、導入後にトラブルを招く恐れがあるので必ず押さえましょう。
先生や保護者の理解を得る
まずは、園の先生と保護者の理解を得てからICT化を進めましょう。
すべての先生や保護者がデジタルに慣れているとは限らず、人によっては苦手意識を持っていることもあります。ICTが苦手な人がいる場合には積極的な協力を得られなかったり、上手く使えなかったりするのです。
したがって、「なぜ幼稚園のICT化に取り組むのか」を丁寧に説明したうえで導入しましょう。また、使い方の講習会などを開催すると、よりスムーズにICT化が進みます。
利用環境を整える
次に、利用環境の整備が必要となります。
幼稚園をICT化する場合、インターネット環境の整備やパソコン・タブレット端末の導入、専用のコードリーダーの設置など、準備しなくてはならないことが多いです。また、それに伴い、準備期間や費用もかかることを忘れてはいけません。
ただし、厚生労働省の保育対策関係予算の概要（令和5年）によると「保育の周辺業務や補助業務に係るICT等を活用した業務システムの導入を支援する」と記載があるので、ぜひ活用しましょう。
操作が簡単なアプリを選ぶ
最後に、操作が簡単なアプリを選ぶことが必須です。
多機能なアプリは便利な反面、費用が高く、使いこなすのも難しいなどのデメリットがあります。さらに、現場に馴染むまでに時間がかかってしまうと、その間の業務が上手く回らないことになりかねません。
そのため、アプリの導入する場合、業務に必要な機能が過不足なく備わっているかを確かめることが大切です。たとえば、情報共有に余計な機能が付いていない「Stock」であれば、ICTが苦手な方でも即日使いこなせます。
幼稚園をICT化するメリットや注意点まとめ
ここまで、幼稚園をICT化するメリットや注意点を中心に解説しました。
ICT化を進めれば業務を効率化されて、負担も大幅に減っていきます。とくに、先生同士の連絡手段が「紙のノート」や「口頭」では、あとから「いった・言っていない」とトラブルになるので避けるべきです。
そのため、園児の情報や行事の連絡などができるアプリを使いましょう。ただし、多機能なアプリは操作が難しく、デジタルが苦手な先生は使いこなせないことが多いので、必要な機能に過不足がないシンプルなツールが最適です。
したがって、ICT化をはじめる幼稚園には、あらゆる情報を保存できる「ノート」があり、誰でも直感的に使える『Stock』一択だと言えます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、幼稚園のICT化を進めましょう。
