近年、幼稚園教諭や保育士の業務負担軽減を実現する手段として、幼稚園・保育園のICT化が注目されています。幼稚園・保育園のICT化とは、連絡帳や登降園管理、職員間の情報共有などをデジタル化し、日々の業務を効率化する取り組みのことです。
しかし、「ICT化を進めたいものの、何から始めればよいか分からない」「有名なICTシステムを導入しても現場に定着するか不安」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、幼稚園・保育園のICT化のよくある失敗と成功事例、ICT化で失敗しないためのツール選定基準を中心にご紹介します。
- ICT化を検討しているが、何から始めればよいか分からない幼稚園の園長・副園長
- ICTツールが定着するか不安で、失敗しない方法を探している幼稚園のICT担当者
- ITリテラシーが低い職員でも使いやすいツールを探す幼稚園運営法人の管理者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、幼稚園・保育園のICT化を成功させるには、高機能なツールではなく、職員全員が継続して使えるシンプルなツールが良いと判断できるようになります。
目次
幼稚園・保育園のICT化とは
はじめに、幼稚園・保育園のICT化の基礎知識を解説します。ICT化の導入・見直しを検討している方は参考にしましょう。
幼稚園・保育園のICT化の考え方と方向性
こども家庭庁が公表している「保育現場におけるDXの推進について」では、ICT化は単にデジタルツールを導入することではなく、保育者の業務負担を軽減し、子どもと向き合う時間を確保して保育の質を向上させるための手段として位置付けられています。
具体的には、保育に関する計画・記録や保護者との連絡、登降園管理、キャッシュレス決済などのICT環境を段階的に整備していきます。そして、保育施設と自治体間のデータ連携やオンライン手続きの実現によって、事務作業の効率化を目指しています。
つまり、幼稚園・保育園のICT化は、保育士等がこどもと向き合う時間を確保し、施設の人材確保や働き続けやすい園づくりを支援する手段であるといえます。
参考：こども家庭庁成育局保育政策課｜保育現場におけるDXの推進について
なぜ保育現場のICT化は進まないのか？
出典：こども家庭庁｜令和６年度 青少年のインターネット利用環境実態調査
調査結果（速報）
保育現場のICT化が進まない理由の一つとして、「ICT機器が子どもに与える影響」を懸念する声があります。こども家庭庁によると、0～6歳の通園中の子どものインターネット利用率は令和6年度時点で70％を超え、平均利用時間は109分と報告されています。
そのため、乳幼児がデジタル機器に触れる機会が増えていることから、「保育現場でもICT化を進めることで、子どもの画面視聴時間がさらに増えるのではないか」と不安を抱く保護者や保育者も少なくありません。
しかし、保育現場におけるICT化の目的は、職員間の情報共有や連絡帳、登降園管理、記録作成などの業務を効率化することであり、必ずしも子どもにデジタル機器を使用させることを意味するものではないのです。
ICT化を進めないとどうなる？
ICT化を進めない場合、現状の保育現場の課題が改善されません。
- 職員の業務負担が改善されない
依然として紙文化の現場も多く、記入・転記・確認といった作業に時間が取られやすい傾向があります。本来の保育業務以外に事務作業の負担が続き、手作業による入力ミスや書類の管理の手間を改善できません。 - 登降園の状況を把握しにくい
とくに送迎バスを利用する場合には、重大な事故につながる可能性もあるため、リアルタイムで登降園状況を把握できる体制が重要です。 - 保護者対応の負担が増える
プリントやお便りを人数分用意したり、一枚一枚配ったりする手間がかかります。紙文化のままでは「プリントを捨ててしまった」「紙が汚れて読めない」という事態も発生しかねません。
ICT化を進めることで、先生の残業時間や保護者対応の負担を軽減できるだけでなく、登降園状況の把握や情報共有が円滑になり、園児の安全管理の向上にもつながります。
幼稚園・保育園のICT化のよくある失敗事例
ここでは、よくあるICT化の失敗事例を3つご紹介します。
- ベテラン職員と若手職員でITリテラシーに差があり、運用が定着しない
幼稚園・保育園は職員の年齢層が幅広いため、ICTツールの習熟度にも個人差があります。複雑なシステムを導入すると、「使える人だけが使う」状況に陥ります。 - 保護者連絡だけデジタル化して、園内の情報共有は紙のままになっている
保護者との連絡だけをICT化しても、職員間の申し送りや会議資料、保育記録が紙のままでは情報が分散し、転記や確認の手間が発生します。 - 写真・連絡帳・職員会議・申し送りが別々のツールに分散する
用途ごとに異なるツールを利用すると、「どこに情報があるのか分からない」「確認漏れが起きる」といった問題が発生しやすくなります。
「システムを導入するだけ」ではICT化は成功しません。ICT化する目的が曖昧なままツールを導入することで情報が複数ツールに分散してしまい、ICTツールが現場に定着しないのです。
幼稚園・保育園のICT化に失敗しないための進め方
ここでは、幼稚園・保育園のICT化に失敗しないための進め方をご紹介します。ICT化を現場に定着させ、業務効率化や情報共有の改善を実現したい方は必見です。
小さな業務から段階的に導入する
1つ目は、小さな業務から段階的にICT化することです。
最初から連絡帳や登降園管理、保育記録、写真共有などを一斉に切り替えると、現場が混乱して運用が定着しない恐れがあります。また、日々の保育や事務作業で忙しい先生も多いため、ICTツールの一斉導入は現実的ではありません。
そのため、導入範囲を少しずつ広げていきましょう。ICT化への抵抗感につながるケースを減らすことができます。
職員全員が使える運用を設計する
2つ目は、職員全員が使える運用を設計することです。
幼稚園・保育園は幅広い年代の職員が働いているため、ITリテラシーやデジタルツールへの慣れには個人差があります。操作が複雑なシステムを導入すると、「使える人だけが使う」状態になり、紙での管理が残ってしまう可能性があります。
したがって、直感的に使えるツールを選びましょう。経験年数に関係なく誰でも同じようにICTツールを利用しやすくなります。
情報共有の場所を一元化する
3つ目は、情報共有の場所を一元化することです。
写真はクラウドストレージ、連絡事項はチャット、会議資料はメール、申し送りは紙というように情報が分散すると、必要な情報を探すだけで時間がかかり、確認漏れや共有ミスも起こりやすくなります。
そのため、写真・保育記録などの情報を一つのツールに集約しましょう。園内の情報を一元管理すれば、「どこに保存したか分からない」という状況を防げるのです。
幼稚園・保育園のICT化の成功事例
以下では、幼稚園・保育園のICT化の成功事例を2つご紹介します。ICT化をスムーズに進めるためのヒントを知りたい方は、ぜひ参考にしてください。
事例1：東京都町田市認定こども園町田自然幼稚園
1つ目の事例は、東京都町田市認定こども園町田自然幼稚園です。
導入したシステムは、登降園システム・おたより配信アプリ・バスの乗り降りチェックなどです。園児数の増加に伴う事務作業や安全管理の負担を解消するために、ICT化に取り組みました。
その結果、バス乗降のチェックがより安全・効率的になりました。新入園説明のときにアプリの使い方に関する説明会を開き、その場で操作もお願いすることで、保護者の不安を和らげています。
事例2：栃木県栃木市認定こども園さくら
2つ目の事例は、栃木県栃木市認定こども園さくらです。
導入したICTは、登降園管理、連絡帳、請求管理、おたより、体温計連携、園児メモリー、クラスボード、保護者連絡などです。園長が主体となり、ICTオペレーター専任配置や、各部屋に1-2台のタブレット設置など充実した環境を整備しました。
その結果、連絡帳のデジタル化、出席管理の自動化などで紙の使用量を約54％まで削減、月末の事務作業を保育士一人当たり月4時間削減し、保育士の事務負担軽減が実現されています。
【比較表】幼稚園・保育園のICT化のメリット・デメリット
以下では、幼稚園・保育園のICT化によるメリット・デメリットを、「職員」「保護者」「園全体」の3つの視点から分かりやすく整理しています。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| 職員 |
・手書きの連絡帳や日誌、週案などの書類作成時間を大幅に短縮できる ・登降園管理や延長保育の料金計算が自動化され、事務ミスを防げる ・職員間でアレルギー情報や引き継ぎ事項をスムーズに共有できる |
・デジタル機器や新しいシステムの操作に慣れるまで時間がかかる ・タイピングが苦手な職員は一時的に負担を感じる場合がある ・導入初期は紙との二重管理となり、一時的に業務量が増えることがある |
| 保護者 |
・スマホアプリから欠席や遅刻の連絡ができ、朝の電話連絡が不要になる ・お便りや持ち物案内をデータで受け取れるため、紛失しにくい ・写真付きで園での様子を確認でき、安心感につながる |
・アプリのダウンロードや初期設定、ログイン作業が必要になる ・スマートフォンの操作が苦手な保護者へのサポートが求められる ・通知が多すぎると、重要な連絡を見落とす可能性がある |
| 園全体 |
・業務効率化によって残業削減や保育士の離職防止につながる ・ペーパーレス化により印刷費や用紙代を削減できる ・過去の保育記録や園児情報を安全かつ迅速に検索・管理できる |
・初期費用や月額利用料などの費用が発生する ・停電やシステム障害、通信トラブルに備えた代替運用が必要になる ・個人情報を扱うため、情報漏えいを防ぐためのセキュリティ対策が欠かせない |
ICT化には多くのメリットがありますが、導入方法やツール選びを誤ると、一時的に現場の負担が増える可能性があります。そのため、自園の課題や職員の運用体制に合ったICTツールを選ぶことが大切です。
幼稚園・保育園のICT化に失敗しないためのツール判断基準
ここでは、幼稚園・保育園のICT化に失敗しないためのツール判断基準をご紹介します。
職員も保護者もスマホから利用できること
まずは、職員と保護者の双方がスマートフォンから利用できるツールを選びましょう。
パソコンでしか利用できないツールでは、外出先や送迎時に情報を確認できず、連絡が遅れる恐れがあります。また、保護者が使いづらいシステムでは、連絡事項の確認漏れや利用率の低下につながりかねません。
そのため、園と保護者の双方が日常的に使いやすいよう、スマートフォン対応のツールを選びましょう。スマートフォンからお知らせの確認や欠席連絡、写真の閲覧ができれば、場所を問わずすばやくやり取りできるのです。
ITが苦手な職員でも直感的に使える操作性であること
次に、ITが苦手な職員でも直感的に使える操作性であることを確認しましょう。
幼稚園・保育園は幅広い年代の職員が働いており、デジタルツールへの習熟度には個人差があります。操作が複雑なツールを導入すると、一部の職員しか使いこなせず、紙での運用が残ってしまう恐れがあります。
したがって、多機能さだけでなく、誰でも迷わず使える操作性を重視しましょう。必要な機能をすぐに見つけられるツールであれば、操作方法の説明に時間をかけずに園全体へ定着しやすくなるのです。
十分なセキュリティ対策が備わっていること
最後に、十分なセキュリティ対策が備わっているツールを選びましょう。
幼稚園・保育園では、園児や保護者の個人情報、連絡先、写真などの重要な情報を取り扱います。セキュリティ対策が不十分なツールを利用すると、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクが高まるのです。
そのため、通信の暗号化やアクセス権限の設定、二段階認証などの機能が備わっているツールが求められます。「Stock」であれば、情報セキュリティの国際規格認証を取得しているため、個人情報を取り扱う幼稚園・保育園でも利用しやすい環境が整っています。
【これで解決】幼稚園のICT化に役立つおすすめのICTツール
以下では、幼稚園・保育園のICT化に役立つおすすめのICTツールをご紹介します。
保護者連絡だけをデジタル化しても、職員間の申し送りや会議資料は紙のまま、写真・連絡帳・お知らせは別々のツールで管理していると、情報が分散して確認漏れや伝達ミスが発生しやすくなります。その結果、ICT補助金を活用して導入したにもかかわらず十分に活用されず、紙や口頭での情報共有に逆戻りしてしまうのです。
こうした課題を解決しようと高機能なICTシステムを導入しても、操作が複雑で現場に定着しなければ意味がありません。とくに、ベテラン職員と若手職員でITリテラシーに差がある園では、操作が複雑なシステムは若手職員しか使わなくなります。
そのため、幼稚園・保育園のICT化を成功させるには、保護者連絡だけでなく職員間の申し送りやマニュアル、会議資料などの情報を一か所に集約し、誰でも迷わず使えるツールを導入することが重要です。
この条件に最も当てはまるのが、ITに不慣れでも簡単に幼稚園の情報を蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。Stockなら、連絡事項や写真、保育マニュアル、会議資料などをノート形式で管理できるうえ、スマホからでも手軽に閲覧・更新できます。その結果、ITが苦手な職員でもツールを活用でき、「導入したのに使われない」という失敗を防げます。
ITが苦手な職員でも簡単に情報共有できるアプリ「Stock」
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockを活用した保護者連絡事例＞
Stockでは、以下のように職員同士だけでなく、保護者との連絡手段としても利用できます。
Stockでは、太字や色を使ったり、画像や動画を添付したりして視覚的にわかりやすく連絡事項を残せます。また、クラス単位で「フォルダ」を分けられるうえ、1フォルダのみであれば何人でも無料で招待できるので、保護者との連絡手段にも最適なのです。
＜Stockを活用した日誌連絡事例＞
以下は、Stockを使った保育日誌の作成例です。
Stockでは「ノート」にテキストを書き込むだけで、保育日誌や連絡事項を簡単に記録して、職員同士で瞬時に共有できます。
また、以下のようにテンプレートを登録しておけば、都度一から入力する手間を削減して、事務作業にかかる時間を短縮できるので、保育事務の効率化につながります。
幼稚園・保育園のICT化で失敗しないための方法と事例まとめ
これまで、幼稚園・保育園のICT化の基礎知識や成功事例、ICT化で失敗しないためのツール判断基準を中心にご紹介しました。
幼稚園・保育園のICT化は、単にシステムを導入することが目的ではありません。職員全員が無理なく使い続けられる環境を整え、情報共有を一元化しながら、保育士の業務負担を軽減して子どもと向き合う時間を増やすことが重要です。
そのため、導入するツールは「高機能か」ではなく、「現場に定着するか」という視点で選ぶことが欠かせません。職員全員が使いやすい情報共有の仕組みを整えることで、ICT化を着実に成功へとつなげられます。
なかでも、幼稚園・保育園のICT化に最適なのは、ITに不慣れな職員でも簡単に幼稚園の情報を蓄積・共有できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、ICT化によって子どもと向き合う時間を増やし、職員が働き続けやすい幼稚園・保育園を実現しましょう。
