塾講師は、自身が生徒の学習状況を把握するだけでなく、必要に応じて塾長や保護者に報告しなければなりません。そのため、授業後の「指導報告書の作成」をルール化して、生徒の学習状況を適切に管理することが大切です。
しかし、「指導報告書にどのようなことを書けば良いのか分からず、上手く活用できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、指導報告書を作成するメリットや記載すべき内容を中心にご紹介します。
- 指導報告書の作成が負担になっている
- 塾の指導報告書のテンプレートを探している
- 指導報告書の作成だけでなく、管理も簡単にできるツールが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、指導報告書を作成するメリットや記載すべき内容が分かり、指導報告書を上手く活用できるようになります。
目次
塾で指導報告書を作成する4つのメリット
ここでは、塾で指導報告書を作成するメリットを4つ紹介します。以下のメリットを押さえて、実際に作成したときの活用イメージを掴みましょう。
（1）自身の指導記録として残せる
1つ目のメリットは、自身の指導記録として残せることです。
担当する生徒が何人もいる場合、生徒ごとに「どこまで授業を進めたか」「どの問題で躓いていたか」「点数を上げるにはどのような対策が必要か」などの学習状況が分からなくなりがちです。
そこで、指導報告書で学習記録を残せば、生徒一人ひとりに合った授業をするのに役立ちます。ただし、単純に情報を書き込んでいくだけでは、あとから振り返ったときに内容を把握しづらいので、生徒や日付ごとに整理して適切に情報を管理しましょう。
（2）引き継ぎ書として利用できる
2つ目のメリットとして、指導報告書は「引き継ぎ書」としても利用できます。
担当講師が授業を休むことになったり、生徒が日程変更を希望したりした場合など、急きょ他の講師が代わりに授業を受け持つケースがあります。しかし、生徒に関する情報がなければ、どの範囲を進めているかの確認からはじめなければならず、非効率です。
そこで、指導報告書があれば、前回の授業内容が一目で分かるため、スムーズに授業を引き継げます。ただし、紙による管理では共有に手間と時間がかかるので、「ナレカン」のようなITツールの利用が便利です。
（3）保護者への報告書になる
3つ目のメリットとして、保護者への報告書としても活用できます。
塾によっては、保護者を含めた三者面談を実施する場合があります。その際、指導報告書に生徒の「得意科目や苦手科目」「成績の変化」などの学習状況を残しておけば、保護者にも生徒にも納得感を持ってもらいながら学習報告や現実的な進路指導ができるのです。
以上のように、指導報告書は生徒の進路を決める重要な判断材料にもなるので、正確な情報を記載しましょう。
（4）生徒の変化が把握しやすくなる
4つ目のメリットとして、生徒の変化を把握しやすくなります。
指導報告書に、生徒の学習面はもちろんメンタル面での変化も記載しておけば、「以前はできなかった問題が解けるようになった」「最近、授業に集中できていない」などのあらゆる変化を把握しやすくなります。
その結果、生徒の変化に合わせて、授業の難易度を上げたり授業の構成を変えたりすれば、より生徒に合った授業ができるのです。
塾の指導報告書に記載すべき内容とは
指導報告書には、以下の内容の記載が必要です。
- 授業した内容や宿題
- 授業に対する理解度
- 塾での生活態度
その日の授業の進捗を記載しておけば、スケジュールに対して進行が遅れた場合も、授業計画を立て直しやすくなります。また、その日出した宿題がどこかを記載しておけば、確認がスムーズになり同じ宿題を出してしまうミスも防げます。
授業に対する理解度やつまずいた箇所を記載しておくことも大切です。生徒の得意・苦手な部分を記載することで、次の授業で振り返りをする際にもスムーズに進められます。
たとえば、「授業に遅刻した」「授業中の居眠りがあった」などの問題は、その後の生徒の指導方針にも関わる重要な問題と言えます。生活態度に関して記録し、塾内で共有することで、より適切な指導へつなげられるのです。
上記の項目を加味すると、下図のような指導報告書を作成できます。
塾の指導書に活用できるテンプレート2選
以下では、塾の指導書に活用できるテンプレートと、テンプレートを使った報告書の作成例を紹介します。指導書のまとめ方に悩んでいる方は必見です。
Excel｜シンプルな書式の報告書テンプレート
上記のテンプレートは、シンプルな書式の報告書テンプレートです。
シンプルな書式で自社用にカスタマイズしやすく、記入例や解説付きなので初めての方でも安心です。項目を修正すれば、指導書としても利用することができます。
Excel｜表形式で使える報告書テンプレート
上記のテンプレートは、表形式で報告書を作成できるExcelテンプレートです。
項目名を変更すれば、項目名や評価の記入欄などを自由に作成できます。また、生徒の態度や理解度を、記号（○×）や数値（5段階評価）で書き残せる点も特徴です。
指導報告書を作成する負担を軽減する方法とは
以下では、指導報告書を作成する負担を軽減する方法を2つ紹介します。生徒ごとに指導報告書を作成するには、時間や手間がかかるため、以下の方法を実践しましょう。
（1）テンプレートを活用する
1つ目の方法は、テンプレートを活用することです。
授業のたびに指導報告書を一から作成するのは時間がかかってしまい、ほかのやるべき作業を圧迫しかねません。また、塾内で指導報告書の書式が統一されていなければ、講師によって報告書の質にも差ができてしまいます。
そこで、上記の課題を解決するために「テンプレート」を活用しましょう。もし、自校に合うテンプレートがない場合は、一度作成したひな形をオリジナルテンプレートとして登録できる「ナレカン」を使えば、最適な指導報告書の書式を呼び起せます。
（2）ITツールを活用する
2つ目の方法は、ITツールを活用することです。
なかには、無料かつテンプレートも使える「Excel」で、指導報告書を作成・管理するケースも少なくありません。しかし、Excelのような「ファイル形式」のものは、情報の更新・作成の度にファイルを開かなければならず、面倒だと言えます。
また、ファイルが増えるに連れて管理が複雑になっていくので、次第にストレスを感じてしまいます。一方、あらゆる情報を「ノート形式」で残せて、あとから超高精度で検索できるITツールであれば、指導報告書の作成・管理の負担を軽減できるのです。
【塾講師必見】指導報告書の作成・管理・共有におすすめのツール
以下では、指導報告書の作成・管理・共有におすすめのツールをご紹介します。
指導報告書を作成すれば、前回の授業の内容や生徒の成長を振り返りやすくなります。また、塾長や保護者に生徒の様子を報告する場面でも活用できるのです。
そのため、指導報告書は作成して終わりではなく、必要なときに情報を振り返れるように、適切な管理が必要です。しかし、紙やExcelでの作成・管理は、情報共有に手間がかかるうえに管理が煩雑になるので避けましょう。
したがって、塾で導入すべきなのは指導報告書の作成・管理・共有を一元化し、欲しい情報に即アクセスできるツール「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」にはテキストや画像で指導の進捗を残したり、あらかじめ登録したテンプレートを呼び出して必要事項を漏れなく記載できたりします。また、超高精度の「検索機能」もあるため、キーワードを入力するだけで欲しい情報にたどり着けます。
生徒の様子や学習状況をまとめて残せるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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ナレカンで指導報告書を作成した例
以下は、ナレカンで指導報告書を作成した例です。
また、あらかじめテンプレートを登録しておけば、誰もが統一したフォーマットで指導報告書を記入できます。
塾で指導報告書を活用するメリットまとめ
ここまで、塾で指導報告書を活用するメリットを中心にご紹介しました。
指導報告書に生徒の学習状況を残せば、情報をもとに授業の改善やスムーズな引き継ぎに活用できます。ただし、指導報告書を上手く活用するには、情報を適切に管理して、すぐに共有できる状態にする必要があります。
また、指導報告書を作成する際にはテンプレートが便利ですが、Excelでは次第に管理が複雑になり、運用に手間がかかる恐れがあります。したがって、「テンプレート機能があり、指導報告書の作成・管理を一元化できるツール」を選定すべきです。
結論、自塾で導入すべきなのは、「記事」「フォルダ」のシンプルな情報構造で、オリジナルテンプレートをすぐに呼び起せるツール「ナレカン」一択です。また、ナレカンの記事は印刷も可能なので、そのまま保護者への提出資料としても使えます。
ぜひ「ナレカン」を導入し、指導報告書を効率よく作成しましょう。
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