作業日報は、業務状況の把握や翌日以降に対応する業務を明確にするのに役立ちます。また、昨今の製造業では、入力のしやすさや共有の簡単さから、作業日報の作成に紙ではなくITツールを活用する企業が増えているのです。
しかし、「作業日報を効果的に運用できているのか分からない」「使うべきITツールが選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業の作業日報の書き方やおすすめアプリ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 製造業の作業日報の書き方や項目を押さえたい
- 現状の作業日報の作成・管理体制に不満がある
- 作業日報の作成・管理・共有を一元管理できるツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、なぜ製造業の作業日報にアプリを使うべきかが分かり、業務の負担を大きく省けるようになります。
目次
製造日報とは
製造日報とは、生産日報や作業日報とも呼ばれ、製品を作るときに「関連する情報」を記録して残しておくためのものです。
具体的には「製造日・生産時間・作業数・不良数」などを記録しますが、企業ごとに記入事項が異なるため、自社の日報に適したフォーマットを作成するのが一般的です。
製造日報の作成は、法律上の義務ではありません。しかし、製造日報を作成し共有することで、管理者が仕事の進捗を把握でき、トラブルの防止につながるので、多くの企業が社内義務としています。
また、従来では、紙やExcelを使った日報作成が主でしたが、作成から共有をスムーズに行える点から、ITツールを導入して日報を管理する企業が増えています。
製造日報が無駄だと感じる理由
なかには、製造日報が無駄だと感じる従業員も少なくありません。要因には、以下2つの理由が挙げられます。
- 製造日報を活用できていない
- 目的が理解できていない
製造日報を作成しても、経営・マネジメントに活用できていないと、社員に「日報作成は意味がない」と捉えられてしまいます。日報に記載された内容を元にフィードバックや業務改善を実施して、日報が活かされていることを伝えましょう。
製造日報を作成する目的が理解できていないままでは、社員は日報作成を「無駄な作業だ」と感じてしまいます。そのため、日報を通した業務の振り返りが、生産性の向上やミスの再発防止につながることを周知しましょう。
上記の2つを意識して、日報作成に対する社員のモチベーション低下を防ぎましょう。
製造業で作業日報を作成する3つのメリット
ここでは、製造業で作業日報を作成するメリットを3つご紹介します。日報作成が無駄ではないことを周知するためにも、担当者の方は以下のメリットを押えましょう。
- 業務の振り返りがしやすい
- 生産性を高められる
- コミュニケーションの活性化につながる
作業の内容や時間を記録することで、1日の業務を振り返れるので「作業をどこまで終わらせたか」を逐一確認する無駄を省けます。また、管理者側も、当該社員の成果を正確に分かるので、業務を円滑に実施できます。
作業日報を共有すれば、メンバーの進捗を把握でき、チーム全体の生産性向上につなげられます。例えば、「誰が何を行っているか」を可視化することで、業務の属人化を防いだり二重対応や対応漏れといった手間を無くしたりできるのです。
作業日報に「個人の所感」を設けることで、対面でのコミュニケーションが難しい場合もメンバーの状態を把握できます。また、作業日報に対する上司からのフィードバックは、部下のモチベーションの維持や課題の早期発見につながります。
このように、作業日報を作成することによって、業務の無駄を省き、生産性の効率を高められるうえ、良好な職場環境の構築ができるのです。
【作成例あり】製造業における作業日報の記載項目
製造業においては、以下のような項目を設定して作業日報を書く必要があります。
上記に加えて、備考欄を設けると日報に関連するメモが残しやすくなります。また、製造業においては、文章で説明するのが難しい部分もあるので、写真や動画を添えて作成すれば、認識の齟齬を防ぐのに効果的です。
【製造業向け】作業日報の無料テンプレート3選
ここでは、作業日報の作成に役立つテンプレートを3選ご紹介します。作業日報を早く簡単に作成したい方におすすめです。
テンプレート倉庫｜製造業向け作業日報のテンプレート
こちらは、テンプレート倉庫が提供する、製造業向け作業日報のテンプレートです。
製造業において、作業数や不良数をチェックするのに適しています。とくに、加工・組立・品質検査をするときに役立ちます。
雛形の無料ダウンロード｜工場での作業日報テンプレート
こちらは、雛形の無料ダウンロードが提供する、作業日報のテンプレートです。
時間が30分間隔で記載されており、細かく作業状況を管理したい方に最適です。また、詳細に作業内容を管理することで作業時間の目途が立ちやすくなるため、今後のスケジュール管理もしやすくなります。
登録不要のフリーテンプレート｜製造業向けExcelテンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが提供する、製造業向けExcelテンプレートです。
自由に作業時間を記載できるため、時間単位で大まかに進捗状況を管理したい方におすすめです。たとえば、個人の作業日報より全体の作業状況を管理するのに向いています。
製造業の作業日報の作成・管理におすすめの方法3選
作成した製造日報は、社内で簡単に確認できることが重要です。そのため、どのような手段で作業日報を作成しようか迷っている方は、作成だけでなく管理まで一元化できるかを重視して選びましょう。
紙媒体
一つ目の方法は、紙媒体です。紙媒体で作業日報を作成することで、以下のようなメリット・デメリットがあります。
メリット
紙媒体で作成すると、以下のようなメリットがあります。
- 誰でも利用できる
- 費用や教育の手間がかからない
用紙に記載されている項目を埋めるだけでいいので、若手から高齢の従業員まで幅広い方が利用することができます。
紙で作業日報を作成する場合は、他の媒体に比べて導入コストがかからずに済みます。また、誰でも簡単に利用できるため、導入後に従業員を教育する必要もありません。
以上のように、誰でも簡単に利用できて、導入コストや教育の手間がかからない点が、紙媒体のメリットです。
デメリット
紙媒体には、以下のようなデメリットがあります。
- 物理的な保管場所が必要
- 検索性が悪い
紙媒体で作業日報を作成した場合、それを保管するスペースを確保する必要があります。作業日報は毎日作成するものなので、膨大な資料を整然と管理できる環境を整えなければなりません。
紙の資料の中から特定の情報を探し出す場合、資料の中身を1枚1枚確認する必要があります。そのため、目当ての情報を見つけ出すまでに多くの手間がかかってしまうのです。
以上のように、紙で作業日報を作成すると、作成後の管理や後日見返すときに手間がかかるというデメリットに注意しましょう。
Excel/Word
二つ目は、ExcelやWordです。ExcelやWordで作業日報を作成すると、以下のようなメリット・デメリットがあります。
メリット
ExcelやWordで作成すると、以下のようなメリットがあります。
- 作成時間を短縮できる
- メールでの共有が可能
ExcelやWordは、ネット上に無料のテンプレートが多く公開されています。そのため、自社に合ったテンプレートをダウンロードすれば、フォーマットの作成に時間をかけることなく作業日報を作成できます。
ExcelやWordで作成した作業日報は、メールに添付して共有できるので、日報を提出するのに、デスクを離れたり上司の手を止めたりする必要がなくなります。
以上のように、ExcelやWordで作成すると、作成時の手間の削減や他者に共有できるというメリットがあります。
デメリット
ExcelやWordで作成すると、以下のようなデメリットがあります。
- 管理が煩雑化しやすい
- 更新に手間がかかる
- スマホで操作しづらい
ExcelやWordは、作業日報の作成以外にも様々な業務で利用されます。そのため、フォルダを利用して作業日報を適切に管理しないと、「他のファイルに埋もれて目当ての作業日報が見つけられない」という事態になりかねません。
ExcelやWordで作成した作業日報に変更を加える場合、わざわざファイルを探し出して開く手間がかかります。また、変更を加えた最新版の作業日報のファイルは、改めて他のメンバーに共有し直す必要があります。
ExcelやWordはスマホでも利用できますが、スマホの小さい画面での操作に最適化されていないため、操作ミスを誘発する可能性があります。
以上のように、ExcelやWordで作成すると、作成後の管理や内容更新を行うときに手間がかかります。
電子日報アプリ
最後は、電子日報アプリです。電子日報アプリで作業日報を管理すると、以下のようなメリット・デメリットがあります。
メリット
電子日報アプリで作成すると、以下のようなメリットがあります。
- 日報を整然と管理できる
- 日報をスムーズに共有できる
電子日報アプリには、日々作成されて数が増えていく作業日報を整然と管理できる仕組みが整っています。そのため、作業日報の数が膨大になっても、管理が煩雑化する心配はありません。
電子日報アプリの中には、共有機能が備わっているものもあります。そのため、ExcelやWordのように、メールやチャット等の外部ツールを介することなく、特定のメンバーに作業日報を共有することができるのです。
以上のように、電子日報アプリで作成すると、作業日報の管理・共有が簡単になるというメリットがあります。
デメリット
電子日報アプリのデメリットは、従業員が使いこなせない可能性があることです。
多機能な電子日報アプリを導入してしまうと、従業員が使いこなせず社内に浸透しません。製造業は他の業界に比べて特に人材の高齢化が進んでいるため、「従業員全員が使いこなせるツール」を導入しましょう。
たとえば、メールを使える方ならば誰でも簡単に利用できる「ナレカン」であれば、ITに苦手意識を持つ高齢の従業員でも簡単に利用することができます。
【必見】製造業の生産日報の共有や管理に最適な電子日報アプリ
以下では、製造業における日報作成や管理を最も効率化するアプリを解説します。
作業日報は作成して終わりではなく、正しく管理し、適宜進捗を把握していく必要があります。しかし、Excelで管理すると、スマホでは振り返りづらいうえ、毎回メールなどを介して提出しなければなないので、次第に面倒になってしまいます。
そこで、作業日報の作成・提出を1つのツール上ででき、スマホ・PCのどちらにも対応したアプリを使えば、日報にかかる手間と時間を省けます。また、日報は振り返ることが前提なので「情報が増えても、目的の情報に即アクセスできるアプリ」を選びましょう。
結論、製造業の日報管理に最適なのは、情報を作業現場や業務フローごとにフォルダで整理でき、高精度な検索機能が備わった「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、テンプレートを利用して、スマホからでも簡単に作業日報を作成・提出ができるので、日報業務の煩わしさを解消します。また、超高精度のキーワード検索機能により「該当の日報が埋もれて見つけられない」という事態を防ぐことができます。
スマホにも対応した簡単に使える作業日報アプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンの活用術！製造日報の管理
ここでは、ナレカンを活用した製造日報の作成から管理までを解説します。
＜製造日報の作成＞
ナレカンには、テキスト情報だけでなく、画像や動画、ファイルを残せます。そのため、視覚的にも見やすい日報を作成できる点が特徴です。
＜製造日報の共有＞
ナレカンで作成した日報は、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、日報ごとに紐づけられた「コメント機能」を活用することで、他の情報と入り乱れることなく、メンバーにフィードバックできます。
＜製造日報の管理＞
ナレカンで作成した日報は、フォルダで案件や部署ごとに分けて整理できます。また、「ヒット率100%」の超高精度な検索機能が備わっているので、必要な情報をすぐに振り返れます。
製造業の作業日報にアプリを使った成功事例3選
ここでは、製造業の作業日報にアプリを使った成功事例を3つご紹介します。以下の事例を参考に、自社でどのようにアプリを使うべきか検討しましょう。
食品製造業｜株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムは、健康食品を製造・販売している企業です。
同社では従来チャットツールで情報共有をしていましたが、やりとりした内容が次々と流れていき、社内の情報が至るところに分散されている課題がありました。
そこで、あらゆる情報を確実にストックできる「Stock」を導入したところ、作業内容や連絡事項をスムーズに振り返れるようになったのです。
プラスチック製造業｜積水成型工業株式会社
画像引用：積水成型工業株式会社サイトページ
積水成型工業株式会社は、プラスチック製品を製造・販売している企業です。
同社では作業日報の転記や集計に多くのリソースがかかっている課題がありました。そこで、現場帳票アプリの「i-Reporter」を導入したのです。
その結果、転記ミスがゼロになっただけでなく、集計もi-Reporterに任せられるのでヒューマンエラーによる計算ミスも防げるようになりました。さらに、転記や集計の手間が省けたことでリソースの有効活用も実現させています。
鋼材加工業｜スチールテック株式会社
画像引用：スチールテック株式会社サイトページ
スチールテック株式会社は、鋼材の加工販売をしている企業です。
同社では、日報の確認者である社長の外出頻度が高く、リアルタイムで日報の確認ができない課題がありました。さらに、日報を利用してコミュニケーションを取ろうとしても、作成者の手元に回るまでに時間がかかっていたのです。
そこで、日報アプリの「日報革命」を導入したところ、PCだけでなくタブレットスマホからも日報にアクセスできるようになり、社長が不在でも確認漏れがなくなりました。
製造業に作業日報を定着させる3つのコツ
ここでは、製造業で作業日報を定着させるコツを3つご紹介します。作業日報を作成するときは、以下のポイントを意識しましょう。
（1）当日中に作成する
1つ目のコツは、「当日中に作成する」ことです。
作業日報にはその日の作業内容や進捗状況を正確に記載する必要があります。当日中に作成せずに先延ばしにしてしまうと内容の正確性を欠くほか、作成自体を忘れてしまい「〇日の作業日報が無く進捗状況を確認できない」という事態になりかねません。
したがって、作業日報の作成は先延ばしにせず、当日中に取りかかりましょう。このとき、作業日報を簡単な操作で作成できるアプリを導入していると、作業日報の作成がスムーズに進むため、先延ばしを防止することができます。
（2）5W1Hを意識して作成する
2つ目のコツは、「5W1Hを意識して作成する」ことです。
作業日報は、誰でも内容を理解できるように必要な情報を明確に記載する必要があります。そのため、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」を満たすように意識しましょう。
また、テンプレート機能が備わっているアプリであれば、記載すべき項目を満たしたテンプレートを作成して保存しておけます。そのため、記載内容に過不足のない作業日報を簡単に作成できるのです。
（3）画像やイラストを活用する
3つ目のコツは、「画像やイラストを活用する」ことです。
文字だけの作業日報では読むのに時間がかかるほか、読者に内容がうまく伝わらず誤解を招く可能性があります。そのため、画像やイラストを積極的に活用して、視覚的に分かりやすい作業日報を作成しましょう。
このとき、スマホでの利用にも最適化した「ナレカン」のようなアプリであれば、スマホで撮影した写真をそのまま作業日報に添付できるので、製造業の日報作成に最適です。
製造業の作業日報にアプリを使う理由や事例まとめ
ここまで、製造業の作業日報にアプリを使うべき理由や成功事例を中心に解説しました。
製造業での作業日報にアプリを活用すれば、転記の手間や抜け漏れが軽減するうえ、リアルタイムでの共有も実現できるようになります。その結果、紙やExcelで起こりがちな日報業務の煩わしさが解消されます。
ただし、操作が複雑なツールでは、日々使用していくうえで負担となり、次第に形骸化する恐れがあるので注意が必要です。そのため、画像や動画、テキスト情報を簡単にまとめることができ、現場に合ったテンプレートで作業日報を作成できるツールを使いましょう。
したがって、操作が簡単で、複雑な他社のアプリよりも日報作成のハードルがかからないツール「ナレカン」が、最適です。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、製造現場に作業日報を定着させましょう。
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