作業日報は、業務状況の把握や翌日以降に対応する業務を明確にするのに役立ちます。また、昨今の製造業では、入力のしやすさや共有の簡単さから、作業日報の作成に紙ではなくITツールを活用する企業が増えているのです。
しかし、「作業日報を効果的に運用できているのか分からない」「使うべきITツールが選べない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業の作業日報の書き方やおすすめアプリ、テンプレートを中心にご紹介します。
- 製造業の作業日報の書き方や項目を押さえたい
- 作成した日報を経営判断やマネジメントに活かせていない
- 作業日報の作成・管理体制を効率化できるアプリの導入したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ製造業の作業日報にアプリを使うべきかが分かり、業務の負担を大きく省けるようになります。
目次
製造日報とは
製造日報とは、生産日報や作業日報とも呼ばれ、製品を作る際に「関連する情報」を記録して残しておくためのものです。
具体的には「製造日・生産時間・作業数・不良数」などを記録しますが、企業ごとに記入事項が異なるため、自社の日報に適したフォーマットを作成するのが一般的です。
製造日報の作成は、法律上の義務ではありません。しかし、製造日報を作成し共有することで、管理者が仕事の進捗状況を把握し、トラブルを未然に防げるようになるので、多くの企業が社内義務としています。
また、従来では、紙やExcelを使った日報作成が主でしたが、作成から共有をスムーズに行える点から、ITツールを導入して日報を管理する企業が増えています。
製造日報が無駄だと感じる理由
製造日報が無駄だと感じる要因には、以下2つの理由が挙げられます。
- 製造日報を活用できていない
- 目的が理解できていない
製造日報を作成しても、経営・マネジメントに活用できていないと、社員は日報作成が意味のないものだと感じます。日報に記載された内容を元にフィードバックや業務改善を実施して、日報の作成が活かされていることを伝えましょう。
製造日報を作成する目的が理解できていないままでは、社員は日報作成を「無駄な作業だ」と感じてしまいます。そのため、日報を通して業務を振り返ることが、生産性の向上やミスの再発防止につながることを周知しましょう。
上記の2つを意識して、日報作成に対する社員のモチベーション低下を防ぎましょう。
製造業で作業日報を作成する3つのメリット
ここでは、製造業で作業日報を作成するメリットを3つご紹介します。日報作成が無駄ではないことを周知するためにも、担当者の方は以下のメリットを押えましょう。
- 業務の振り返りがしやすい
- 生産性を高められる
- コミュニケーションの活性化につながる
作業の内容や時間を記録することで、1日の業務を振り返れるので「作業をどこまで終わらせたか」を逐一確認する無駄を省けます。また、管理者にとっても、当該社員の成果を正確に把握し、業務を円滑に行えます。
作業日報を共有することで、メンバーの進捗を把握でき、チーム全体の生産性向上につなげられます。例えば、「誰が何を行っているか」を可視化することで、業務の属人化を防いだり二重対応や対応漏れといった手間を無くしたりできるのです。
作業日報に「個人の所感」を設けることで、対面でのコミュニケーションが難しい場合もメンバーの状態を把握できます。また、作業日報に対して、フィードバックがあることで、モチベーションの維持や課題の早期発見につながります。
このように、作業日報を作成することによって、業務の無駄を省き、生産性の効率を高められるうえ、良好な職場環境の構築ができるのです。
【作成例あり】製造業における作業日報の書き方・必要な項目
製造業においては、以下のような項目を設定して作業日報を書く必要があります。
上記に加えて、備考欄を設けると日報に関連するメモが残しやすくなります。また、下記でご紹介するテンプレートを参考にして、製造業における作業日報の具体的なイメージを持ちましょう。
【製造業向け】作業日報の無料テンプレート3選
ここでは、作業日報の作成に役立つテンプレートを3選ご紹介します。作業日報を早く簡単に作成したい方におすすめです。
テンプレート倉庫｜製造業向け作業日報のテンプレート
こちらは、テンプレート倉庫が提供する、製造業向け作業日報のテンプレートです。
製造業において、作業数や不良数をチェックするのに適しています。とくに、加工・組立・品質検査をするときに役立ちます。
雛形の無料ダウンロード｜工場での作業日報テンプレート
こちらは、雛形の無料ダウンロードが提供する、作業日報のテンプレートです。
時間が30分間隔で記載されており、細かく作業状況を管理したい方に最適です。また、詳細に作業内容を管理することで作業時間の目途が立ちやすくなるため、今後のスケジュール管理もしやすくなります。
登録不要のフリーテンプレート｜製造業向けExcelテンプレート
こちらは、登録不要のフリーテンプレートが提供する、製造業向けExcelテンプレートです。
自由に作業時間を記載できるため、時間単位で大まかに進捗状況を管理したい方におすすめです。そのため、個人の作業日報より全体の作業状況を管理するのに向いています。
製造業の作業日報の作成・管理におすすめの方法3選
作成した製造日報は、社内で簡単に確認できることが重要です。そのため、どのような手段で作業日報を作成しようか迷っている方は、作成だけでなく管理まで一元化できるかを重視して選びましょう。
紙やファイルでの管理
一つ目の方法は、紙やファイルです。
製造業では、他の業界に比べて人材の高齢化が進んでおり、ITに慣れていない方でも簡単に利用できます。管理方法がシンプルなため、教育コストの削減につながります。
一方、物理的な保管場所を確保する必要があるうえ、検索性が悪いというデメリットもあります。そのため、多くの案件や人材を抱えている企業だと、紙の管理が煩雑になり、目的の情報が簡単に探せられない事態が生じかねません。
ExcelやWordでの管理
二つ目は、ExcelやWordでの管理です。
紙媒体と比べて、執筆にかかる時間が短縮され、メール添付も可能であるため、日報の作成・共有にかかる負担を減らせます。また、日報テンプレートを活用でき、見やすい日報を作成できます。
とはいえ、ExcelやWordで作成した日報は、フォルダで管理していかなければ煩雑化しやすいうえに、逐一フォルダを開く工数がかかるので、素早い更新ができません。さらに、スマホからでは見づらく、PCがない現場からだと日報業務が行えません。
電子日報アプリでの管理
最後は、電子日報アプリでの管理です。
電磁日報アプリは、日報を電子化させ、スムーズに共有・管理が行えるシステムです。アプリを活用することで、作成した日報をリアルタイムでメンバーに共有できます。
ただし、多くの案件や人材を抱えている場合、情報が煩雑化しやすいため「カテゴリを分けて日報を整理し、目的の情報にアクセスしやすいアプリ」を導入する必要があります。
例えば、「部署＞メンバー」というように、自由に『フォルダ』の階層を分けて日報を整理でき『平均0.2秒』のスピード検索が可能な「ナレカン」のようなツールが最適です。
【必見】製造業の生産日報の共有や管理に最適な電子日報アプリ
以下では、製造業における日報作成や管理を最も効率化するアプリを解説します。
作業日報は作成して終わりではなく、正しく管理し、適宜進捗を把握していく必要があります。しかし、Excelで管理すると、スマホでは振り返りづらいうえ、毎回メールなどを介して提出しなければならず面倒な点がデメリットです。
そこで、直接作業日報を書きこめて管理・共有まで、スマホ・PCのどちらからでも対応できるアプリを使えば、作業日報に関する手間と時間を省けます。また、全社単位で日報を管理する場合は「情報が増えても目的の情報にアクセスできるアプリ」を基準に選びましょう。
結論、製造業の日報管理に最適なのは、情報を部署や案件ごとにフォルダで整理でき、高精度な検索機能が備わった「ナレカン」一択です。
ナレカンの「記事」に、日報のテンプレート登録をすれば、わずかな操作で呼び起こして作成できるほか、上司にそのまま共有されるので日報業務の煩わしさを解消します。また、社員ごとに整理できる「フォルダ」や超高精度の「キーワード検索」によって、業務の振り返りも容易です。
スマホにも対応した簡単に使える作業日報アプリ「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
ナレカンの活用術！製造日報の管理
ここでは、ナレカンを活用した製造日報の作成から管理までを解説します。
＜製造日報の作成＞
ナレカンには、テキスト情報だけでなく、画像や動画、ファイルを残せます。そのため、視覚的にも見やすい日報を作成できる点が特徴です。
＜製造日報の共有＞
ナレカンで作成した日報は、リアルタイムでメンバーに共有されます。また、日報ごとに紐づけられた「コメント機能」を活用することで、他の情報と入り乱れることなく、メンバーとやり取りができます。
＜製造日報の管理＞
ナレカンで作成した日報は、フォルダで案件や部署ごとに分けて整理できます。また、「複数キーワード」の検索が可能なうえ、「ヒット率100%」で超高精度な検索機能が備わっている点も特徴です。
製造業の作業日報にアプリを使った成功事例3選
ここでは、製造業の作業日報にアプリを使った成功事例を3つご紹介します。以下の事例を参考に、自社でどのようにアプリを使うべきか検討しましょう。
食品製造業｜株式会社原料屋ドットコム
株式会社原料屋ドットコムは、健康食品を製造・販売している企業です。
同社では従来チャットツールで情報共有をしていましたが、やりとりした内容が次々と流れていき、社内の情報が至るところに分散されている課題がありました。
そこで、あらゆる情報を確実にストックできる「Stock」を導入したところ、作業内容や連絡事項をスムーズに振り返れるようになったのです。
プラスチック製造業｜積水成型工業株式会社
画像引用：積水成型工業株式会社サイトページ
積水成型工業株式会社は、プラスチック製品を製造・販売している企業です。
同社では作業日報の転記や集計に多くのリソースがかかっている課題がありました。そこで、現場帳票アプリの「i-Reporter」を導入したのです。
その結果、転記ミスがゼロになっただけでなく、集計もi-Reporterに任せられるのでヒューマンエラーによる計算ミスも防げるようになりました。さらに、転記や集計の手間が省けたことでリソースの有効活用も実現させています。
鋼材加工業｜スチールテック株式会社
画像引用：スチールテック株式会社サイトページ
スチールテック株式会社は、鋼材の加工販売をしている企業です。
同社では、日報の確認者である社長の外出頻度が高く、リアルタイムで日報の確認ができない課題がありました。さらに、日報を利用してコミュニケーションを取ろうとしても、作成者の手元に回るまでに時間がかかっていたのです。
そこで、日報アプリの「日報革命」を導入したところ、PCだけでなくタブレットスマホからも日報にアクセスできるようになり、社長が不在でも確認漏れがなくなりました。
日報の作成・管理にアプリを導入するときの注意点
日報の作成・管理にアプリを導入するときには、以下の2点に注意して選びましょう。
- 十分なセキュリティ体制が整っているか
- 誰にとっても使いやすいか
日報には、業務に関する重要事項が記載されているため、万全のセキュリティ体制が構築されているアプリでなければなりません。具体的には、「ナレカン」のように国際セキュリティ資格（ISO27001）を取得しているアプリであれば安心です。
社員の中には、新たなアプリに苦手意識を持つ社員もいると考えられるため、「使いやすさ」を重視したアプリを導入しましょう。シンプルな操作性のアプリを導入すれば「一部の社員しか使いこなせない」といった状況もなくなります。
上記の2点を押さえなければ、導入してもうまく運用できない恐れがあります。
製造業の作業日報にアプリを使う理由や事例まとめ
ここまで、製造業の作業日報にアプリを使うべき理由や成功事例を中心に解説しました。
製造業での作業日報をアプリで管理すると、転記の手間や抜け漏れが軽減するうえ、リアルタイムでの共有もできるようになります。その結果、あらゆる情報を最新の状態で見られるようになるため、より円滑に業務を進められるのです。
ただし、機密情報を扱うので「セキュリティが万全なツールであり、全メンバーが使いこなせるツール」を導入する必要があります。
したがって、情報ごとに細かくアクセスを制限できるうえ、テキストベースで情報を残せる簡単な仕様の「ナレカン」が、製造業の日報管理に最適なツールなのです。
ぜひ「ナレカン」を導入して、作業進捗を簡単に管理しましょう。
関連記事： 【製造業】ポカミスとは？原因や対策まで紹介！
