オンライン上でコミュニケーションをとるには、チャットやファイル共有などの機能が搭載された「コミュニケーションツール」が必須です。そして今日では、時間や場所を問わずやりとりするために導入を検討する企業が増えています。
しかし、「オンラインコミュニケーションツールを導入したいがどれが自社に合っているのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、オンラインコミュニケーションツールTOP7や選定ポイントを中心に紹介します。
- 社内の情報共有がスムーズにいかず悩んでいるチームリーダー
- どのオンラインコミュニケーションツールを導入すべきか分からない管理職
- メール・口頭での情報共有に限界を感じているビジネスパーソン
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に最適なオンラインコミュニケーションツールが分かり、業務のやりとりを円滑にできるようになります。
目次
オンライン上のコミュニケーションがうまくいかない原因
オンライン上のコミュニケーションがうまくいかない原因として、以下の4点が挙げられます。
- 要点がまとまっておらず分かりづらい
オンラインでは文章中心のやりとりが増えるため、伝えたい内容が整理されていないと、相手が内容を理解しづらくなります。その結果、確認作業や質問が増え、やりとりをスムーズに進められないのです。 - 過去のやりとりを振り返りづらい
チャット中心の運用では重要な連絡や業務指示が埋もれやすく、過去の内容を確認するたびに履歴を遡る必要があります。その結果、同じ質問や確認が繰り返されてしまうのです。 - 情報が複数ツールに分散している
メール・チャット・Excelなどに情報が散らばると、必要な情報を探すだけで時間がかかります。また、最新情報がどれか分からなくなり、認識違いが発生する原因にもなります。 - 情報共有のルールが統一されていない
口頭・電話・メールなど共有方法が人によって異なると、必要な情報が担当者しか分からない状態になりやすいです。その結果、引継ぎや連携がスムーズに進まなくなります。
また、オンライン上でやりとりをするためのコミュニケーションツールが社内・現場で定着していない・使いづらい場合も、認識のずれや確認作業の増加、意思決定遅延を引き起こします。そのため、自社にあったツールを選ぶことが重要なのです。
オンラインコミュニケーションツールの選定ポイント3選
ここでは、オンラインコミュニケーションツールの選定ポイントを3つ紹介します。以下を参考にして自社に合ったツールを選びましょう。
（1）多機能orシンプル
1つ目は、「多機能orシンプルか」という点です。
多機能なツールだと、チャットやファイル共有、web会議・タスク管理などを1つのツールで完結できます。一方で機能が多すぎると操作が複雑になり、従業員がすぐに使いこなせず現場で定着しない恐れがあるのです。
そのため、「ITに不慣れなメンバーがいる」「現場で簡単に情報共有したい」という企業は操作に迷わず使えるシンプルなツールかを重視してツールを選定しましょう。
（2）チャット型orノート型
2つ目は、「チャット型orノート型か」という点です。
チャット型のツールは、リアルタイムで迅速にやりとりできます。しかし、時系列で情報が流れるため、重要な情報がほかの情報に埋もれやすく、「現場で過去の連絡内容や作業指示をすぐ確認したい」といった場合に、必要な情報をすぐに見つけられません。
一方、ノート型のツールは、あらゆる情報が蓄積されるため、業務マニュアルや議事録もあとから簡単に振り返れるという特徴があります。したがって、ノート起点で情報を蓄積・共有できるツールがおすすめです。
（3）社内向けor社外向け
3つ目は、「社内向けor社外向け」という点です。
社内向けツールには、現場全体に情報を周知するための掲示板機能や迅速な情報共有に役立つチャット機能などが欠かせません。一方で社外向けツールには、社外メンバーとも簡単に情報共有できる招待機能などが求められます。
そのため、オンラインコミュニケーションツールを選ぶときは、おもな利用相手が社内なのか社外なのかを明確にしたうえで、必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。
無料あり｜オンラインコミュニケーションにおすすめなツールTOP7
以下では、オンラインコミュニケーションに最適なツールTOP7をご紹介します。
オンラインでのやりとりがうまくいかないと、スタッフ間での連絡ミスや指示の聞き逃しが増え、お客様への対応が遅れるなどの実務トラブルにつながってしまいます。さらに、連絡が正しく伝わらないことで、現場の仕事が何度も止まってしまう恐れもあるのです。
だからといって、従来のメールや一般的なビジネスチャットだけで解決しようとすると、複数の用件が混ざって会話が次々と流れてしまい、「あの指示どこに書いてあったっけ？」と過去のやりとりを探すだけで毎日多くの時間を失うことになります。
そのため、「情報が流れず蓄積されながら共有できるツール」を導入すると、あとから振り返りやすくなります。また、パソコンやスマホの操作が苦手な現場スタッフでも、マニュアルなしで今日から使えるほど簡単なツールが望ましいです。
なかでも「Stock」は、「ノート」形式であらゆる情報を簡単にまとめて蓄積・リアルタイム共有できるツールです。また、ノートに紐づくタスクやメッセージにより、誰が・いつまでに・何をすべきかがひと目で分かります。
1位【Stock】ノートの情報に紐づけてコミュニケーションができるツール
https://www.stock-app.info/stock.html
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
|
「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
2位【Chatwork】多機能な国産ビジネスチャットツール
Chatworkの特徴・使い方
- メッセージ上でタスク管理もできる
Chatworkでは、メッセージ上でテキストのやりとりだけでなく、タスクの設定も可能です。チャット上で指示された業務をその場でタスク化できるので、タスクの抜け漏れ防止に役立ちます。 - チャット機能が豊富にある
1対1でやりとりをするダイレクトチャットや複数人でやりとりをするグループチャット、自分だけが閲覧可能なチャットなど、用途に合わせて使い分けができます。
Chatworkがおすすめな企業
- 業務指示を一覧管理したい企業
タスク設定だけでなく、進捗や期限まで一覧で管理できます。また、タスクを完了させると、チャットで通知されるため、従業員の進捗を一元管理するのに適しています。 - 現場で直接やりとりする機会が多い企業
Chatworkでは、QRコードを読み込むだけで簡単に連絡先の交換・新規登録の案内ができます。そのため、現場で新しい取引先や協力会社と頻繁に連絡を取る企業に適しています。
Chatworkの注意点
- フリープランではメッセージの閲覧期限がある
フリープランでのメッセージの閲覧は「直近40日以内」に制限されているので注意が必要です。 - 検索機能が不十分
Chatworkの料金体系
- フリー：0円
- ビジネス：840円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：1,440円/ユーザー/月（月払い）
3位【Slack】オンラインでの雑談にも使えるコミュニケーションツール
Slackの特徴・使い方
- チャンネル上で情報共有が完結する
業務・プロジェクトに関する話し合いやファイル共有など、業務上のやりとりがチャンネル上で全て完結します。また、作成するチャンネル数に制限はありません。 - テンプレートを活用できる
Slackは、部署やチーム、業務内容に応じて、チャネルやタスクを作成できます。また、繰り返し使う場合はテンプレート化もできるため、時間をかけずに業務環境を整えられるのです。
Slackがおすすめな企業
- チャット量が多く情報整理に時間がかかっている企業
Slack AIを使うと、チャンネル内で重要な会話を要約したり、Slack内の情報を検索したりできます。そのため、チャット量が膨大で情報検索に課題を感じている企業におすすめです。 - 社内・社外両方のやりとりを1つに完結させたい企業
「ダイレクトメッセージ機能」を使うと、社外のメンバーともSlackを通してやりとりができます。コミュニケーションツールをSlackだけに絞りたい場合に有効です。
Slackの注意点
- フリープランで閲覧できるメッセージに制限がある
フリープランで閲覧できるメッセージは「過去90日間の履歴」と制限されています。そのため、半年前のやりとりや1年前のプロジェクトを見返すには有料プランへ移行しなければなりません。 - 情報が流れて見失いやすい
＜Slackの料金体系＞
- フリー：0円
- プロ：1,050円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネスプラス：2,160円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise+：要問い合わせ
4位【Confluence】作業のあらゆる段階を支援するツール
Confluenceの特徴・使い方
- ページとスペースで情報をまとめる
文章などで作成する「ページ」と、個人やチーム、プロジェクトごとに作成した「スペース」という構成で情報を管理します。 - 情報が自動更新される
データベース上の情報は、リアルタイム同期・自動更新が可能なため、手間をかけずに最新の情報を確認できます。
Confluenceがおすすめな企業
- 現場・会議で出たアイディアが実行に至っていない企業
ホワイトボードで自由にアイディア出しができるほか、組み込みの Jira統合を活用するとクリックするだけで、アクションまでスムーズにつなげられます。そのため、「アイディアを考えて終わり」という状況を解決できるのです。 - 現場や担当者ごとに業務手順・やり方がバラバラになっている企業
共同編集機能により、1つのページをチーム全体で同時に編集できるため、マニュアルの更新が簡単です。したがって、常に最新のマニュアル・情報を閲覧できるため、業務手順を統一したい企業に適しています。
Confluenceの注意点
- 低額プランはサポートに制限がある
年中無休のサポートはPremiumプランとEnterpriseプランのみとなっており、低額プランの場合は迅速なサポートを受けられない可能性があります。 - PDFだと表記が崩れる場合がある
Confluenceの料金体系
- Free：0円
- Standard：～920円/ユーザー/月（月払い）
- Premium：～1,810円/ユーザー/月（月払い）
- Enterprise：要問い合わせ
※料金は利用するユーザー数によって変動します。
5位【Microsoft Teams】Microsoftと連携しやすいツール
Microsoft Teamsの特徴・使い方
- 返信内容が自動で提案される
定型的な内容のチャットであれば、自動で提案された候補の中から選んで返信することができます。 - チャット送信のスケジュール設定ができる
チャットメッセージが後日配信されるよう管理できるため、勤務時間に配慮して適切な場面で情報を共有することができます。また、予定の日時になる前であれば、メッセージの編集や削除も可能です。
Microsoft Teamsがおすすめな企業
- ExcelやWordなどのファイル形式の資料共有に手間がかかっている企業
Microsoft 365と連携できるため、Teams上でファイル共有や共同編集を進めたい企業におすすめです。 - 社内連絡やファイル共有がバラバラで管理が煩雑になっている企業
Teamsは、チャット・Web会議・ファイル共有を1つにまとめて利用できます。そのため、複数ツールを行き来する手間を省きたい企業におすすめです。
Microsoft Teamsの注意点
- 多機能すぎてすぐに使いこなせない
Teamsは、チャットやコミュニティ、ミーティングなど多機能なため、使い分けや使いこなすのに時間がかかる場合があります。 - メモリの消費量が多い
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams (無料)：0円
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Basic：899円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft Teams Enterprise：1,281円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：1,874円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 E3：5,397円/ユーザー/月（年払い）
6位【LINE WORKS】LINEのような使い心地のチャットツール
LINE WORKSの特徴・使い方
- LINEと同じように使える
プライベート用のチャットアプリであるLINEと同様の使い心地であるのが特徴です。 - 掲示板とトークで共有方法を使い分けできる
「トーク」では気軽にチャットでやりとりでき、掲示板は情報を全体に周知するのに役立ちます。また、掲示板を活用すれば、メッセージ上で重要な情報が埋もれてしまう心配もありません。
LINE WORKSがおすすめな企業
- LINEの業務利用にセキュリティ面の不安がある企業
LINE WORKSは、国際認証を取得した高いレベルのセキュリティで情報が保護されています。そのため、プライベートと業務の連絡が混在するLINEでの情報共有において、情報漏えいなどのリスクに不安を感じている企業におすすめです。 - 現場スタッフなどITツールに不慣れな人にも情報共有を徹底したい企業
LINE WORKSはLINEに近い操作感で使えます。そのため、現場スタッフやアルバイトなど専門的・多機能なITツールに慣れていない従業員でも簡単に使えるため、現場で定着しやすいのです。
LINE WORKSの注意点
- オプションを追加しないと連携できないツールがある
- 情報が整理されず流れてしまう
LINE WORKSは、外部アプリと連携できますが、一部アプリは基本機能・プランに含まれておらず、オプション契約が必要です。
LINE WORKSの料金体系
- FREE：0円
- STANDARD：540円/ユーザー/月（月払い）
- ADVANCED：960円/ユーザー/月（月払い）
7位【Zoom】テレワーク下のコミュニケーションに使えるツール
Zoomの特徴・使い方
- ビデオチャット内でさまざまな機能を使える
- ビデオチャット中に「挙手」や「リアクション」、「投票」といった機能を使えます。そのため、大人数の会議でも利用しやすいです。
- ミーティング外でもチャット機能でやりとりできる
- 個人でも複数でもミーティン外でチャット機能が使用できます。また、1対1のミーティング内のチャットは自動的にチャットに保存されます。
Zoomがおすすめな企業
- 電話やメールでの打ち合わせが多く資料共有に時間がかかっている企業
Zoomはビデオ機能に加えて、会議中にチャットでやりとりしたり、必要な資料を送信したりできるメッセージ機能が備わっています。そのため、現場の意思疎通をスムーズにしたい企業におすすめです。 - 会議中の議論が流れてしまいあとから内容を確認しにくい企業
ミーティング外のチャット機能を活用することで、会議前後のやりとりや補足情報を残せます。そのため、議論内容を整理しながら進めたい企業におすすめです。
Zoomの注意点
- チャットメンバーを固定しづらい
グループチャットは、内部のメンバーなら誰でも参加者を追加または削除できます。そのため、誤って必要なメンバーを削除してしまったり、意図せず関係のないメンバーを追加してしまったりするリスクに注意が必要です。 - 新しい機能を使いこなしづらい
Zoomの料金体系
- ベーシック（無料）：0円
- プロ：2,549円/ユーザー/月（月払い）
- ビジネス：3,299円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
＜比較表＞オンラインコミュニケーションツールTOP7一覧
以下は、オンラインコミュニケーションツールTOP7の比較表です。（左右にスクロール可）
| Stock【おすすめ】 | Chatwork | Slack | Confluence | Microsoft Teams | LINE WORKS | Zoom | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | ノートの情報に紐づけてコミュニケーションができる | 多機能な国産ビジネスチャットツール | オンラインでの雑談にも使える | 作業のあらゆる段階を支援するツール | Microsoftと連携しやすい | LINEのような使い心地 | テレワーク下のコミュニケーションに使える |
| 多機能orシンプル | シンプル | 多機能 | 多機能 | 多機能 | 多機能 | シンプル | シンプル |
| チャット型orノート型 | ノート型 | チャット型 | チャット型 | ノート型 | チャット型 | チャット型 | チャット型 |
| 注意点 | 5名以上での利用が前提 | フリープランでのメッセージの閲覧は「直近40日以内」 | 情報が流れて見失いやすい | 低額プランはサポートに制限がある | 多機能すぎてすぐに使いこなせない | オプションを追加しないと連携できないツールがある | チャットメンバーを固定しづらい |
| 料金 |
・無料 ・有料プランでも1人あたり650円〜/ユーザー/月 |
・無料プランあり ・有料プランは840円～/月/ユーザー（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは1,050円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは～920円/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは599円～/ユーザー/月 |
・無料プランあり ・有料プランは540円～/ユーザー/月（月払い） |
・無料プランあり ・有料プランは2,549円～/ユーザー/月（月払い） |
| 公式サイト | 「Stock」の詳細はこちら | 「Chatwork」の詳細はこちら |
「Slack」の詳細はこちら |
「Confluence」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「Zoom」の詳細はこちら |
コミュニケーションツールの特性上、「スピーディーにやりとりできるが、次々に情報が流れてしまう」という点に不満を感じる方も少なくありません。したがって、ツールを選定するときは、情報を蓄積しつつ、すぐに振り返ることができるかを確かめましょう。
コミュニケーションツールを「形骸化させず」に定着させるコツ
コミュニケーションツールを形骸化させずに定着させるためには、使う目的を明確にし、業務の中に組み込むことが重要です。
便利で多機能なツールであっても導入しただけでは業務に定着せず、「一部の人しか使わない」「結局メールや口頭連絡に戻る」といった状態になりやすいです。また、業務フローの中で使う場面を決めておかないと、ツールの利用が属人化しやすくなります。
そのため、「会議の議事録は必ずツールに保存する」「業務指示は口頭ではなくツール上で共有する」「日報はツールで提出する」など、日常業務の中で利用するルールを決めることが重要です。
このように、コミュニケーションツールを定着させるには、機能の多さではなく「どの業務でどう使うか」を具体的に決め、運用ルールとして徹底するべきなのです。
おすすめのオンラインコミュニケーションツールまとめ
ここまで、オンラインコミュニケーションツールTOP7を中心に解説しました。
オンラインコミュニケーションツールは、チャット型やノート型、社内向けや社外向けなどさまざまな種類があります。そのため、「なんとなく」で選んでしまうと、業務内容や利用環境に合わず、現場に定着せず形骸化する恐れがあるのです。
また、情報共有ができても、操作が複雑だったりあとから確認しづらかったりすると業務に活用しづらくなります。したがって、「誰でも情報共有・管理ができるツール」を導入しましょう。
結論、オンラインコミュニケーションツールには、「ノート」形式であらゆる情報を蓄積・リアルタイム共有しつつ、ノートに紐づいたメッセージで円滑なやりとりも実現するツール『Stock』が最適です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、現場でも中小企業でも迷わず情報を共有・蓄積できる環境を実現しましょう。
