作業手順書であるマニュアルの導入はさまざまなメリットを生むため、昨今多くの製造業でも導入されています。
しかし、マニュアルがないままでも業務が進行できているゆえに、マニュアルの作成に時間がかかることからも後回しにしている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業でマニュアルを作成すべき理由や、活用されるマニュアルにするポイントについて解説します。
- 製造業においてマニュアル作成が重要なことを全社に浸透させたい
- マニュアルを作成したにも関わらずうまく活用されない点に悩みを抱えている
- 製造業でのマニュアル作成の効率化に貢献するおすすめのツールが知りたい
という方は今回の記事を参考にすると、製造業でマニュアルが重要視される理由を理解しながら、ポイントを押さえて社内で活用されるマニュアルが作成できます。
目次
製造業でマニュアルを作成すべき理由
ここでは、製造業でマニュアルを作成すべき理由を解説します。マニュアルが存在せず業務が属人的となっている場合は、以下の内容を把握しておくべきです。
品質の維持
製造業でのマニュアルを作成すると、品質を一定に維持した状態で作業に取り組めるようになります。
マニュアルがない状態で作業を行うと、手順や注意点などがすべて担当者に属人化してしまいます。こうした状況では、仮に担当者が不在の場合に成果を挙げるのは難しく、作業の品質に差が生じる事態になりかねません。
一方、マニュアルが作成されていれば、内容を確認するだけで誰でもベテラン担当者と同様の品質で作業が進められるようになります。たとえ業務を知らない新入社員であっても、わかりやすいマニュアルさえ用意されていれば迷わずに業務を進められるでしょう。
業務効率化の実現
製造業でのマニュアル作成は、業務効率化実現にも貢献します。
マニュアルに記載された内容を確認するだけで、スキルや経験に左右されず誰でも一定品質で作業ができ、従来のように教育や指導にかかる時間を減らせるからです。
常に担当者がつきっきりで教育していた作業も、マニュアルさえあれば不明点があるときだけ確認すれば良くなります。そのため、教育担当者は効率的な教育ができ、本来行うべき業務に集中可能になります。
ノウハウ・ナレッジの共有
製造業でのマニュアル作成は、ノウハウやナレッジの共有を活性化します。
業務の流れはもちろん、業務を遂行するうえで必要な書類の内容や確認すべき相手など、特定の社員だけが知る情報が増えると、業務は円滑に進まなくなります。一方で、こうした情報を形式知としてマニュアル化しておけば、誰でも迷わずに作業を進められます。
その結果、業務遂行に必要なスキルが自然と身に付きます。そして、再び業務で発生した新たな情報を共有するという好循環を作り出せるのです。
製造業にて活用されるマニュアルにする4つのポイント
マニュアル作成は製造業において必要不可欠な一方で「マニュアルが形骸化しており社員に活用されていない」という問題を多くの企業が抱えているのも現状です。こうした活用されないマニュアルになってしまうのには原因があります。
そこで以下では、マニュアルを社員に活用されるものにするために押さえるべき4つのポイントを解説します。
目的や課題を明確化する
まずは、マニュアルを作成する目的や課題の明確化を行いましょう。
マニュアルといっても、記載される内容は多岐に渡ります。目的に沿った内容、かつ課題解決に繋がる内容でなければ、マニュアルを作成しても意味がありません。
したがって、業務のどこに課題があるのかを明確にしましょう。業務を進めるうえでの問題はもちろん、時間のかかっている箇所や、いつまでにどのように解決したいのかまでを具体的にします。
課題の明確化を行ってからマニュアル作成を進めると、マニュアル作成が本当に課題解消に役立つのかを十分検討したうえで作成に取り掛かれます。そして、結果として「形だけで実際には活用されないマニュアル」になる事態が防げるのです。
読み手目線に立って記載する
マニュアルの現場活用を促すためにも、マニュアルは読み手目線に立った記載を行いましょう。
マニュアルを実際に活用するのは現場で働く社員であり、それぞれの持つ知識には差があります。したがって、作成者の知識レベルに合わせたマニュアル作成を行うと、利用者にとって内容が理解しづらいものになりかねません。
こうした事態を防ぐには、マニュアル作成では読み手目線に立ち、誰が見ても理解できるような記載を行う必要があります。専門用語や略語の仕様は避け、簡潔かつ認識の齟齬が出ない表現を行いましょう。
つまり、「読み手はまったくの初心者である」と想定して作成しておけば、内容が高度になりすぎる事態を防げます。どうしても専門用語や略語を利用する必要がある場合は、注釈をつけたり欄外に説明を書いたりなどの工夫を行うのがおすすめです。
活用しやすい運用体制を立てる
マニュアルの利用を活性化するためにも、マニュアルは利用しやすい環境での運用を心がけましょう。
いくら内容のよいマニュアルであっても、利用するのに手間がかかれば利用者にストレスを感じさせることとなり、次第に利用されなくなってしまいます。
一方、マニュアルの管理方法のひとつとして昨今注目を浴びているのが、専用ツールを利用したマニュアル運用です。従来のように紙媒体のマニュアルを持ち出したり、パソコン内からマニュアルデータを取り出したりせず、ツールを開くだけでマニュアル閲覧ができ効率的です。
しかし、操作性はツールによって異なり、かつ利用できる機能にも差があるので、ツールでの管理を行う際は事前に十分な検討を行わなくてはなりません。
改善を続けていく
活用されるマニュアル作りのためには、マニュアルの改善を続けていくことが肝要です。
マニュアルは一度作成したらそれで終わりではありません。実際にマニュアル通りに運用して何か問題があった場合、すみやかな改善が必要です。また、マニュアルには問題がなくとも、業務の手順が変わればおのずとマニュアルの改善が必要になります。
改善が必要な状況下であるにも関わらずマニュアルが放置されていれば「実際の現場に即さない情報である」とみなされ結果としてマニュアル利用が衰退してしまいます。
したがって、マニュアルは継続的に改善を行う必要があると理解し、運用中も必要に応じた修正を加えましょう。常に現場の最新状況に適したマニュアルになるように内容を整備しておけば、利用者からの信頼を得やすくなり、活用を促進できるようになります。
製造業でのマニュアル作成をツールで行うべき理由
マニュアル作成には手書き・エクセルなどのソフトを使う方法・ツールでの作成の3つの方法がありますが、製造業においてはツールでの作成を選ぶのが最善とされています。
そこで以下では、製造業でのマニュアル作成をツールで行うべき理由を解説します。
高クオリティのマニュアルが作れる
製造業でのマニュアル作成をツールで行うべき一番の理由は、高クオリティでのマニュアル作成が行えるからです。
マニュアル作成ツールではテンプレートを活用し、画像の挿入やテキストの入力だけで、高クオリティのマニュアルを誰でも簡単に作成できます。テンプレートを利用すればITリテラシーの差があってもマニュアルの質に違いが出づらく、統一感のあるデザインで構成されるため、視認性も高まります。
とくに、製造業では良品・不良品の判断基準などテキストだけで表現できない内容や、音声や映像などテキストでは記載できない内容もマニュアルへ組み込む必要があります。紙のマニュアルでは保管しきれなかった情報もツールを利用すれば一元管理できるので、より利用価値の高いマニュアルの作成が可能となります。
作業時間の短縮化
マニュアル作成ツールの活用は、作業時間の短縮化にも繋がります。
マニュアルの作成にはデザインや構成は不可欠であり、完成するまでに多くの時間が必要です。しかし、多忙ななかマニュアル作成にリソースを割くのは難しく、場合によっては時間外労働による対応や、公開までに多大な時間を要する可能性もでてきます。
一方で、マニュアル作成ツールを利用すれば、テンプレート内の指定の場所に画像やテキストを入れるだけでマニュアルが完成するので、紙やエクセルでのマニュアル作成と比べて圧倒的に短時間で作成作業が完了します。
内容更新が簡単
マニュアル作成ツールを利用したマニュアル運用では、内容の更新が簡単に行えます。
紙媒体で作成したマニュアルは内容の加筆修正が行いづらく、場合によっては度重なる修正によって内容がわかりにくくなるため、すべてを一度書き直す必要性も出てきます。
一方で、マニュアルをツールによって作成すると、紙媒体のように空いたスペースに加筆を行ったり、不要な内容を消し込んだりせずとも、文言などを修正するだけで内容が更新できます。
製造業でのマニュアル作成に役立つおすすめのツール
以下では、製造業でのマニュアル作成に役立つおすすめのツールをご紹介します。
マニュアル作成に役立つツールは多々ありますが、最も重要なのは作成だけでなく管理・共有までがひとつのツールで完結することです。「作成のみ」「管理のみ」しかできければ別ツールの併用が不可欠であり、常に最新情報の確認ができないからです。
マニュアルが最新版なのかを都度運用者に聞かなければならない状況では作業効率が悪く、マニュアルの非活性化に繋がりかねません。したがって、導入するツールはマニュアルの作成だけでなく、管理や共有までを簡単に行えるものを選択しましょう。
たとえば、今回ご紹介する「Stock」はマニュアルの作成・管理はもちろん、製造業の情報管理・共有を簡単に効率化できる情報共有ツールです。
Stockの「ノート」にはテキストのほか写真やファイルの添付もできるので、テキスト以外での説明も必要な製造業のマニュアル作成に最適です。さらに、記載された内容はリアルタイムでメンバーに共有されるため「最新版のマニュアルがわからなくなる」事態を防ぎ、常に最新情報の確認が行えます。
製造業の情報管理・共有を最も簡単に効率化できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
製造業でマニュアルを作成すべき理由まとめ
ここまで、製造業でマニュアルを作成すべき理由や活用されやすくするためのポイント・ツールを活用すべき理由を解説しました。
製造業においても生産性高く業務を進めるにはマニュアルが欠かせません。したがって、読み手目線での記載や運用体制の構築により、マニュアル利用が活性化するように心がけましょう。また、マニュアル作成後も定期的に改善を行う必要があります。
そして、マニュアルを活用しやすい環境を構築するためにはITツールの利用一択です。しかし、現場の社員にとって使いづらければ、マニュアルの活用は促せないので、導入時には自社社員のITリテラシーに沿ったものを軸にして選定しましょう。
たとえば、今回ご紹介したStockは、ITリテラシーの差に左右されず誰でも直感的な操作で使いこなせる情報共有ツールです。非IT企業を中心に現在200,000社以上の企業に導入されており、マニュアル運用をはじめとする社内の情報共有の円滑化に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して自社のマニュアル運用を活性化しましょう。
