昨業務上で得た情報を一箇所で管理し、活用を促進する情報の一元管理は、多くの企業で取り組みが進んでおり、製造業においても同様に注目されています。
しかし、情報ごと管理が分散しており、かつ管理体制の変更には負担がかかるため、一元管理の導入には至っていないというチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、製造業で情報の一元管理が大切な理由と、管理すべき情報・情報の一元化に成功した事例を解説します。
- 製造業での情報の一元管理が重要な理由を理解したうえで自社と照合したい
- 製造業において、一元管理を行うべき理由を自社に浸透させたい
- 同業他社の成功事例を元に、自社での情報の一元化を成功に導きたい
という方は今回の記事を参考にすると、製造業での情報管理の重要性が理解しながら、自社での情報の一元管理を実現できるようになります。
目次
製造業で情報の一元管理を行うべき理由
まずは、製造業で情報の一元管理を行うべき理由を解説します。自社の情報管理が属人化しているのであれば、以下の理由を全社に浸透させるべきと言えます。
業務効率化が実現する
情報の一元管理は、業務効率化の実現に繋がります。
製造業では、製品の仕様や受注数・納期、クライアントからの要望内容などさまざまな情報を元に業務を進める必要があります。仮に、どれかひとつでも欠けてしまえば、納期遅れが発生するのはもちろん、要望とは異なる成果物を提出する事態に陥りかねません。
しかし、業務に必要な情報がそれぞれ異なる場所で管理されていると、作業時には必要な情報をひとつずつピックアップする必要があります。これでは手間がかかり、業務が非効率的です。
一方で、情報がすべて一元管理されていれば、情報の格納場所ひとつを確認するだけで必要な情報をまとめて確認できます。そのため、情報確認のためだけに時間を費やす必要がなく、業務をより効率的に進められます。
情報の正確性が高まる
情報の一元化は、情報の正確性向上にも役立ちます。
情報が散在している状況では内容に重複が発生しやすく、最新情報と古い情報の両方が入り混じる事態に繋がりってしまうのです。万が一古い情報を元に作業を進めてしまえば、思わぬトラブルを引き起こす原因にもなりかねません。
一方、情報の一元管理が徹底されている環境であれば、古い情報のせいで問題を起こすことなく、正確な情報下で業務を進行可能になるのです。
製造業で一元管理すべき情報とは
以下では、製造業において一元管理すべき情報を解説します。業務に関わる情報はすべて一元化するのがおすすめですが、とくに以下の情報は取りこぼしがないよう管理の徹底を行いましょう。
生産計画
生産計画とは、その商品をいつ・どれだけの数・どの程度のコストをかけて生産するかの計画を指します。生産計画が立てられていなければ、納品までのスケジューリングを行うのが難しく、安定した利益獲得は実現できません。
一般的に生産計画は、大日程計画・中日程計画・小日程計画の3つに分けて立てられますが、日程のすべてを一箇所で管理しましょう。
大まかな計画である大日程計画から、社員の動きを1日や1時間単位で決めた小日程計画までを一元管理することで、納品までの流れが把握しやすくなります。
販売・購買管理
受注から売上までの記録である販売情報、製造に必要な商品や物品などの購買情報も一元管理すべき情報です。
販売・購買の両方の情報を一元化することで、受注から生産・売上までの流れが可視化され、金銭の流れがわかりやすくなります。
さらに、販売情報から逆算して購買に問題がないかの確認ができるため、受注漏れなどのリスクを減らして安定した生産が実現可能になります。
工程管理
生産プロセスの検討や進捗管理を行う工程管理に関する情報も、一元管理しましょう。
製造業では、全体の流れを管理し納期を遵守するために工程管理は不可欠であり、万が一遅れがあればすみやかな修正が求められます。それゆえに、進捗状況などは一箇所に集約し、即座に対応できるようにしなくてはなりません。
現状の把握に必要な情報がITツールなどに一箇所にまとまっていれば、管理者はITツールを確認するだけで状況把握ができます。さらに、格納されている情報を元に、今後の方針を立てやすくなります。
製造業における情報の一元管理で業務効率化に成功した事例
以下では、製造業における情報の一元管理で業務効率化に成功した事例をご紹介します。
同業他社の成功例を参考に、自社ではどのような取り組みができるかを検討しましょう。
株式会社野口製作所
株式会社野口製作所はプレス加工業を行っている企業です。
同社は、製造過程で製品の不具合が発生した際の情報を、社内で効率的に共有できない点に課題を感じていました。エクセルを用いて管理をしていたものの、書き込むまでのステップの多さや情報のリアルタイムでの共有が実現できていなかったからです。
そこで同社は、課題解決のために情報共有ツール「Stock」の導入を行いました。
Stockの導入により、チーム内に共有したい情報が正しく伝わるようになったうえ、情報を記入するまでの手順が少ないので従来に比べてより多くの情報が共有されるようになったそうです。
中勢製氷冷蔵株式会社
中勢製氷冷蔵株式会社は、製氷や各種加工氷の製造販売を行う企業です。
同社ではメールや紙資料・ホワイトボードを用いて情報共有やタスク・スケジュールの管理を行っていましたが、情報をあとからエクセルにまとめる手間や情報がリアルタイムで共有されない点に課題を感じていました。
そこで同社は、クラウド型業務アプリ開発プラットフォームであるkintoneの導入を行いました。
kintone内で「環境整備投稿」「タスク管理」「休暇申請」「スケジュール管理」のアプリを運用したことで、今までメールや紙資料・ホワイドボードで管理していた情報がすべてツール内に一元化し、情報共有の効率が向上しました。その結果、従来情報共有のために毎週5時間以上かけていた会議がわずか1時間で済むようになったそうです。
株式会社ヒロミ産業
株式会社ヒロミ産業は、シールやラベルの印刷を行う企業です。
同社では営業や生産現場の実態が見えず、情報がブラックボックス化している点に課題を感じていました。そこで同社は、クラウド型の工程管理システムの導入を行い、社内の見える化と省力化への取り組みを行いました。
その結果、リアルタイムな工場の見える化が実現し、営業効率の向上や生産現場の効率化により残業時間を約20％削減させることに成功させています。
製造業での情報の一元化に役立つおすすめのツール
以下では、製造業での情報の一元化に役立つおすすめのツールをご紹介します。
製造業では、業務に必要な情報はテキストベースだけでなく、画像ファイルや場合によっては動画などを要するケースがあります。そのため、情報の一元管理に利用するツールはあらゆる情報の管理ができるツールでなくてはなりません。
しかし、今日の導入トレンドである「チャットツール」のような一時的なやりとりに特化したツールを選定すれば、共有した情報は流れてしまいます。また、ファイルを格納しておくだけの「ファイル共有ツール」では、情報が何を指すのかが一目でわかりません、
つまり、情報の一元管理を実践するためには「Stock」のように、製造業におけるすべての情報を最も簡単に管理できる情報共有ツールが必須です。
Stockの「ノート」にはテキスト・画像ファイルの添付ができ、進捗管理や良品・不良品の報告・作業マニュアルなどあらゆる情報を一元管理可能です。さらに、「ノート」には「メッセージ」が紐づけられるので、共有された情報に関するやりとりや更新連絡などもツール内で完結します。
製造業におけるすべての情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
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「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
製造業での情報の一元管理が大切な理由のまとめ
ここまで、製造業での情報の一元管理が大切な理由や管理すべき情報を解説しました。
業務効率化や情報の正確性向上のためには、製造業でも他業種同様に情報の一元管理が重要です。生産管理情報など製造業ならではの情報はもちろん、業務上で得たすべての情報は「ITツール」を用いて一元化しましょう。
しかし、ツール導入時にはそのツールが社内のITリテラシーに沿ったものかどうかの見極めが肝心です。万が一社員が使いこなせないようなツールを選定すれば、情報の蓄積が活性化されず、一元化が実現しなくなってしまいます。したがって、ツールの操作性には十分注意したうえで選定を進めましょう。
たとえば今回ご紹介したStockは、製造業のITリテラシーにおいても、誰もが直感的な操作で情報共有ができる情報共有ツールです。非IT企業を中心に200,000社以上の企業に導入され、社内情報の一元管理に貢献しています。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、自社の情報の一元化を実現しましょう。
