昨今では、業界・職種問わず、業務上で得た情報を一箇所で管理し、業務への活用を促進する取り組みが進んでいます。そして、情報を一元化する動きは、製造業においても同様に注目されているのです。
しかし、業務に必要な情報が分散しているにもかかわらず、管理体制の変更には負担がかかるため「情報を一元管理する取り組みに至っていない」というチームも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、情報を一元管理するおすすめの方法と、管理すべき情報・情報の一元化に成功した事例を解説します。
- 製造業で情報を一元管理すべき理由を把握したい
- 情報を一元管理し、全体像を共有できる仕組みを作りたい
- 中小企業向けに情報を一元管理できるツールを探している
という方は今回の記事を参考にすると、製造業での情報管理の重要性を理解しながら、自社での情報の一元管理を実現できるようになります。
目次
情報を一元管理すべき3つの理由
まずは、業務において情報を一元管理すべき理由を解説します。自社の情報管理が属人化しているのであれば、以下の理由を全社に浸透させるべきと言えます。
業務効率化が実現する
1つ目の理由として、情報の一元管理は、業務効率化の実現につながるためです。
たとえば、製造業では製品の仕様や受注数・納期、顧客からの要望内容など、さまざまな情報を元に業務を進める必要があります。仮に、どれかひとつでも欠けてしまえば、納期遅れが発生するのはもちろん、要望とは異なる成果物を提出する事態に陥りかねません。
しかし、業務に必要な情報がそれぞれ異なる場所で管理されていると、情報が分散して非効率です。そのため、社内に散在するあらゆる情報を一元管理すれば、情報確認のために時間を費やす必要がなくなります。
正確に情報共有できる
2つ目は、正確に情報共有ができることです。
情報が散在している状況では、内容に重複が発生しやすく、最新情報と古い情報の両方が入り混じる事態につながってしまうのです。万が一古い情報を元に作業を進めてしまえば、思わぬトラブルを引き起こす原因にもなりかねません。
一方、情報の一元管理が徹底されている環境であれば、古い情報が原因でトラブルを起こすことなく、正確な情報下で業務を進行可能になるのです。
属人化を防げる
3つ目は、業務の属人化を防げることです。
情報が一元管理されていなければ、必要となる知識や作業手順を一部の人しか知らない状態になり、結果として商品の品質にばらつきがでかねません。とくに、個人の持つノウハウは”ナレッジ”として蓄積しておかなければ、人材の流動とともに失うことになります。
なかでも、製造業では担当部署によって作業が大幅に変わり、情報が属人化しやすい傾向があります。そのため、「Stock」のような情報を一か所に集約・蓄積できるツールの導入を検討しましょう。
製造業で一元管理すべき情報とは
以下では、製造業において一元管理すべき情報を解説します。業務に関わる情報はすべて一元化するのがおすすめですが、とくに以下の情報は取りこぼしがないよう管理を徹底しましょう。
（1）生産計画
1つ目の一元管理すべき情報は、生産計画です。
生産計画とは、その商品をいつ・どれだけの数・どの程度のコストをかけて生産するかの計画を指します。また、生産計画は、大日程計画・中日程計画・小日程計画の3つに分けて立てることで、納品まで適切なスケジューリングが可能になります。
そのため、大まかな計画である大日程計画から、社員の動きを1日や1時間単位で決めた小日程計画までを一元管理し、納品延いては安定した利益獲得を実現させましょう。
（2）販売・購買管理
2つ目は、販売管理や購買管理です。
販売情報は受注から売上までを記録したもので、購買情報は製造に必要な商品や物品情報を記録します。販売・購買の両方の情報を一元化することで、受注から生産・売上までの流れが可視化され、金銭の流れがわかりやすくなります。
さらに、販売情報から逆算して購買に問題がないかの確認ができるため、受注漏れなどのリスクを減らして安定した生産が実現可能になるのです。
（3）工程管理
3つ目は、生産プロセスの検討や進捗状況を管理する工程管理の情報です。
製造業では、全体の流れを管理し納期を遵守するために工程管理は不可欠であり、万が一遅れがあればすみやかな修正が求められます。それゆえに、進捗状況などは一箇所に集約し、即座に対応できるようにしなくてはなりません。
現状の把握に必要な情報がITツールなどに一箇所にまとまっていれば、管理者はITツールを確認するだけで状況把握ができます。さらに、格納されている情報を元に、今後の流れを決めやすくなります。
製造業の情報を一元管理する方法3選
ここでは、製造業をはじめとする企業の業務に必要な情報を一元管理する方法を3つご紹介します。それぞれの特徴を把握して、自社に最適な方法を選定しましょう。
（1）紙媒体
1つ目の方法として、紙媒体による管理が挙げられます。
紙媒体での情報管理は、若手から高齢の従業員まで幅広い方が利用しやすく、教育の手間がかかりません。ただし、紙では印刷して書類をメンバーへ共有する手間がかかるうえに、それらを保管するスペースを確保しなければなりません。
さらに、紙では紛失するリスクがあったり、膨大な書類の中から必要な情報を探し出すのに時間がかかったりと、情報をスムーズに管理・共有できません。そのため、紙ベースで情報管理しているチームは、電子化して業務をストレスなく進める体制を整えましょう。
（2）Excel
2つ目の方法として、Excelが挙げられます。
Excelは、「生産計画表」や「工程管理表」などの無料テンプレートがネット上に多く公開されています。そのため、自社に合ったテンプレートをダウンロードすれば、フォーマットの作成に時間をかけることなく、業務に必要な情報を管理できます。
しかし、Excelではファイルが散乱して情報を見つけられなかったり、ファイルをメールなどで共有する手間がかかったりしてしまうため、業務を効率化できません。また、スマホでは操作しづらいため、製造業の現場には不向きといえます。
（3）生産管理システム
3つ目の方法として、生産管理システムが挙げられます。以下は、生産管理システムの機能一覧表です。
| 受注・出荷管理 | 新規受注の登録や注文内容の確認、製品の出荷準備や出荷記録などを包括的に実施する |
|---|---|
| 生産計画 | 効率的な生産スケジュールを立案する |
| 在庫管理 | 原材料や製品の在庫状況を管理画面などでリアルタイムで把握する |
| 発注管理 | 材料の発注から納品までのプロセスを一元管理する |
| 工程管理 | 生産ラインにおける各工程の進捗状況をリアルタイムで監視・管理する |
| 原価管理 | 製品の製造にかかるコストを細かく管理し、原価削減のためのデータを提供する |
生産管理システムとは、製造現場における納期や在庫、工程などのあらゆる情報を一元管理するシステムを指します。製造現場の情報を一元管理することで、工程ごとの業務負荷を把握できるため、負荷を分散して計画的に業務を遂行できるのです。
ただし、生産管理システムは操作が複雑なため、現場のメンバーの教育に手間がかかってしまいます。そこで、非IT企業の65歳の方がすぐに使いこなせる「Stock」のようなツールであれば、誰でも簡単に情報の共有・管理ができます。
【中小企業向け】情報の一元管理におすすめのシステム
以下では、製造業での情報の一元化に役立つおすすめのツールをご紹介します。
製造業をはじめとする多くの中小企業では、担当部署によって情報が属人化しやすく、業務効率の低下につながりやすいという懸念点があります。そのため、「生産計画」「販売・購買管理」「工程管理」などの重要な情報を一元管理することで、誰でもすぐに確認できる環境が求められます。
ただし、紙では紛失のリスクや視認性の悪さ、Excelではファイルが散乱するといったデメリットがあるため、製造業での情報の一元化には不向きです。そこで、「誰でも簡単に情報の管理・共有ができるITツール」を導入しましょう。
結論、製造業をはじめとする社内情報の一元化には、あらゆるデータを簡単に集約でき、情報の管理・共有までを1つのツール上で完結するシステム「Stock」が必須です。
Stockの「ノート」には、あらゆるテキスト・画像・ファイルの添付ができ、進捗管理や良品・不良品の報告・作業マニュアルなどの情報を一元管理可能です。また、テーマごとに「フォルダ」で見やすく管理できるほか、高度な「検索機能」により、欲しい情報がすぐに見つかります。
あらゆる情報を最も簡単に一元化できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【成功事例】製造業での情報の一元管理で業務効率化した事例3選
以下では、製造業における情報の一元管理で業務効率化に成功した事例をご紹介します。同業他社の成功例を参考に、自社ではどのような取り組みができるかを検討しましょう。
事例1｜株式会社野口製作所
株式会社野口製作所はプレス加工業をおこなっている企業です。
同社は、製造過程で製品の不具合が発生したときの情報を、社内で効率的に共有できない点に課題を感じていました。それは、エクセルを用いて管理をしていたものの、書き込むまでのステップの多さや情報のリアルタイムでの共有が実現できていなかったからです。
そこで同社は、課題解決のために情報共有ツール「Stock」を導入しました。
Stockの導入により、チーム内に共有したい情報が正しく伝わるようになったうえ、情報を記入するまでの手順が少ないので従来に比べてより多くの情報が共有されるようになったそうです。
事例2｜中勢製氷冷蔵株式会社
中勢製氷冷蔵株式会社は、製氷や各種加工氷の製造販売をおこなう企業です。
同社ではメールや紙資料・ホワイトボードを用いて情報共有やタスク・スケジュールの管理をしていましたが、情報をあとからエクセルにまとめる手間や情報がリアルタイムで共有されない点に課題を感じていました。
そこで同社は、クラウド型業務アプリ開発プラットフォームであるkintoneを導入しました。
kintone内で「環境整備投稿」「タスク管理」「休暇申請」「スケジュール管理」のアプリを運用したことで、今までメールや紙資料・ホワイドボードで管理していた情報がすべてツール内に一元化し、情報共有の効率が向上しました。その結果、従来情報共有のために毎週5時間以上かけていた会議がわずか1時間で済むようになったそうです。
事例3｜株式会社ヒロミ産業
株式会社ヒロミ産業は、シールやラベルの印刷をおこなう企業です。
同社では営業や生産現場の実態が見えず、情報がブラックボックス化している点に課題を感じていました。そこで同社は、クラウド型の工程管理システムを導入し、社内の見える化と省力化への取り組みを実施しました。
その結果、リアルタイムな工場の見える化が実現し、営業効率の向上や生産現場の効率化により残業時間を約20％削減させることに成功させています。
製造業での情報を一元管理する方法や成功事例まとめ
ここまで、製造業における情報を一元管理する方法や成功事例を解説しました。
業務効率化や情報の正確性向上のためには、製造業でも他業種同様に情報の一元管理が重要です。生産管理情報など製造業ならではの情報はもちろん、業務上で得たすべての情報は「ITツール」を用いて一元化しましょう。
しかし、操作が複雑なツールでは、ITに慣れていない現場のメンバーが使いこなせず、上手く社内に浸透しません。そこで、「誰でも簡単に社内のあらゆる情報を共有・管理できるツール」を導入すれば、すぐに運用を開始できます。
結論、製造業のデジタル化のために導入すべきツールは、社内のあらゆる情報を一元管理し、チームのメンバーにリアルタイムで共有できるシステム「Stock」一択です。Stockは、スマホからでもストレスなく使えるので、工場などの現場で働く方におすすめです。
ぜひ「Stock」を導入して、情報を一元管理し、スムーズな共有を実現しましょう。
