総務部門は会社を円滑に動かすうえで必須のポジションですが、業務範囲が広く細かな作業も多いため、ほとんどの企業で業務改善が進められています。
しかし、総務での適切な業務改善の方法が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、総務の抱える課題や業務改善のアイデア・事例を中心に解説します。
- 総務の抱える課題を把握して、早急に業務改善をしたい
- 総務の業務改善をしたいが、どのように進めるべきか分からない
- 総務の業務改善に成功した事例をもとに、自社での方針を決めたい
という方はこの記事を参考にすると、総務の課題を可視化したうえで、適切な業務改善ができるようになります。
目次
総務の抱える業務上の課題
ここでは、総務の抱える業務上の課題を3つ解説します。以下の状況を改善しなければ、作業が無駄に長引く恐れもあるため注意しましょう。
（1）業務範囲が広い
はじめに、総務における一番の課題は、業務範囲が広いことです。
総務では社内から依頼されたタスクに加えて、顧客対応や備品管理、イベント運営など大量の業務をこなします。さらに、突発的な作業が発生するケースも稀ではありません。
そのため、適切なタスク管理をしていなければ、業務を処理しきれなかったりスケジュールに遅れたりする可能性もあるのです。
（2）非効率な業務の進め方をしている
次に、総務部では非効率的な業務の進め方をしていることも課題です。
総務では紙やエクセルで業務を処理するケースが多く、記載・修正・共有に多大な手間がかかっています。さらに、あとから内容を振り返りづらいデメリットもあるのです。
こうした非効率な業務の進め方が原因で、本来のタスクを処理できず、労働時間が長引いている社員があとを絶ちません。
（3）人材が不足している
次に、総務部では人材不足も課題とされています。
総務部は常に多くのタスクに追われているにも関わらず、企業規模によっては十分な人材が確保できない現状があるのです。原因としては、総務は会社の直接的な利益につながる部署ではないゆえに、人材配置が後回しになりやすいためです。
このように労働力が不足した状態であれば、長時間労働を余儀なくされて、社員のストレスも増えてしまいます。
（4）目標設定が難しい
最後に、総務部の業務は目標設定が難しい課題もあります。
総務での業務はマルチな対応を求められる一方、具体的な数値での目標設定が難しく、評価もしづらいのが現状です。その結果、場合によっては社員が「正当な評価を受けられていない」と感じて、モチベーションの低下につながってしまうのです。
したがって、社員が常に成長意欲を持てるようにするには、総務の業務を客観的に評価する仕組みが必要です。
総務の業務改善を進める5つのアイデア
ここでは、総務の業務改善を進める5つのアイデアを解説します。業務のストレスを解消するためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。
アイデア1｜業務を見える化する
まずは、総務の業務改善を進めるにあたって、業務の見える化が重要になります。
あらかじめ業務をすべて洗い出しておけば、特定の人に過度な負担がかかっていたり、無駄なプロセスがあったりする作業を見つけられます。その結果、業務ごとに適切な優先順位をつけられるようになるのです。
このように、チーム全体の作業内容や進捗が可視化されれば、万が一タスクが遅れている場合でも対応がスムーズです。
アイデア2｜無駄な業務をなくす
次に、無駄な業務をなくすことが大切です。
たとえば、紙でしていた書類管理を電子化するだけで、印刷や配布の手間を解消できます。さらに、消耗品にかかるコストも抑えられるため、予算にも余裕が生まれるのです。
総務ではただでさえ大量の業務があるので、重要度・緊急度の低いタスクに必要以上の時間はかけられません。そこで、無駄な業務をなくせば、予算管理や勤怠管理などの重要なタスクに多くの労力を割けるようになります。
アイデア3｜業務マニュアルを作る
次に、業務マニュアルを作ることも有効です。
総務ではルーティーン業務が多いため、作業方法をマニュアルとして残しておけば、担当者が変わった場合でも正しく進められます。また、マニュアルがあれば経験の浅い人でもスムーズに業務ができるので、教育にも無駄な時間がかかりません。
ただし、マニュアルは常に最新でなければ混乱の原因になってしまいます。したがって、業務内容が変われば都度アップデートをしましょう。
アイデア4｜アウトソーシングを活用する
次に、属人化しやすい業務には、アウトソーシングの活用が効果的です。
たとえば、庶務業務やオフィス管理業務をアウトソーシングすると、その分管理工数が省けます。結果として、本来すべき業務に注力できるようになるのです。
ただし、アウトソーシングによる対応範囲や料金は、業者によって大きく異なります。そのため、自社のニーズや予算を吟味したうえで検討しましょう。
アイデア5｜ITツールを活用する
最後に、より簡単に業務改善をするには、ITツールの活用も必須です。
たとえば、業務依頼や完了報告をメールや電話でしている場合、情報が埋もれたり逐一メモをとったりする負担がかかります。また、ExcelやWordでデータを管理していると、中身を確認するたびにファイルを開かなければなりません。
しかし、あらゆる情報を一元化できる「ITツール」があれば、目的の書類へすぐにたどり着けるうえに、共有も一か所で完結するのです。とくに、必要な機能に過不足がない「Stock」は、シンプルなのでITが苦手な人でも即日で使いこなせます。
【これで安心】総務の業務改善を最も促進するITツール
以下では、総務の業務改善を最も促進するITツールをご紹介します。
総務は予算管理や勤怠管理、決算事務など大量の業務を抱えます。仮に、こうした業務を紙やExcelでしていれば、記載や共有に多大な時間がかかるだけでなく、情報も属人化してしまうので面倒です。
一方、すべての情報を一か所に集約する「ITツール」であれば、”メッセージ機能”も備わっているのでメールや電話が不要になります。さらに、”タスク機能”を使えば、チームの進捗も可視化できるのです。
ただし、多機能なITツールは操作が複雑なので、社員が使いこなせない恐れがあります。したがって、総務の業務改善を促進するには、「ノート」「メッセージ」「タスク」の機能に過不足がなく、非IT企業の65歳の方でも使いこなせる「Stock」一択です。
Stockの「ノート」にはテキストや画像、ファイルを添付できるので、業務マニュアルも簡単に残せます。さらに、ノートには「メッセージ」と「タスク」が紐づいているため、依頼事項に関する連絡や作業指示が入り乱れる心配もありません。
ITが苦手な65歳の方でも簡単に使えるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
総務で業務改善に成功した事例3選
ここでは、総務で業務改善に成功した事例を3選ご紹介します。以下の事例を参考に、自社の取り組みに活かせるポイントを見つけましょう。
事例1｜株式会社白崎コーポレーション
株式会社白崎コーポレーションは、リサイクル事業を中心に緑化事業を展開する企業です。同社では、長期間に渡って情報を蓄積するために、営業支援ツールの「JUST.SFA」を導入しました。
その結果、日々の営業活動が確実にツール内へ集約されるようになり、担当者が変わった場合でも、情報を正確に引き継げるようになったのです。
さらに、社員から新たな活用方法が積極的に提案されており、全社で業務改善の意識が根付いています。
事例2｜日野自動車株式会社
日野自動車株式会社は、トラックやバスなどの商用車を製造する自動車メーカーです。同社では、総務部門の業務が可視化されておらずマニュアルもなかったので、担当者が異動・退職すると、業務の質や効率が落ちてしまう課題がありました。
そこで、同社は生産性向上とコア業務に集中できる仕組みをつくるために、BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）によってマニュアル運用を外部委託したのです。
その結果、自社だけでは作成・管理が難しかったマニュアルが適切に整備されて、業務の標準化に成功しています。
参考：コボットLAB
事例3｜きずな綜合会計事務所
きずな綜合会計事務所は、中小企業を中心に税務関連サービスを提供している会計事務所です。同事務所ではWordやチャットツールでタスク管理をしていましたが、目的の情報をすぐに探し出せない課題がありました。
そこで、あらゆる情報へスムーズにアクセスできる、情報共有ツールの「Stock」を導入したのです。その結果、逐一ファイルを開かなくても内容を確かめられるようになったうえ、操作がシンプルなので使い方を教える手間も省けています。
さらに、Stockは情報を蓄積できる「ノート」に「タスク」を紐づけられるため、同事務所では議事録とタスクが入り乱れることもなくなりました。
総務の抱える課題や業務改善のアイデア・事例まとめ
ここまで、総務が抱える課題や業務改善のアイデア、事例を中心に解説しました。
総務には業務範囲が広いのにも関わらず、人材不足や非効率な作業が多い課題があります。そこで、業務改善の手法として作業の見える化やマニュアル作りが挙げられますが、事例にもあったように、情報を一元化する”ITツール”を使うと負担を大きく省けます。
しかし、多機能なITツールでは現場の社員が正しく使えず、かえって業務効率が低下しかねません。そのため、「必要な機能に過不足がなくシンプルなITツール」が必須です。
結論、総務の業務改善に最適なのは、非IT企業の65歳の方でも即日で使えるほど簡単な「Stock」一択になります。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で自社の業務改善を成功させましょう。
