会社をスムーズに運営したり、社員がストレスなく働ける環境を整えたりするうえで、「総務」は必須の部門です。総務は来客対応や備品・機器管理、社内イベントの企画運営など、企業全体の幅広い業務に携わります。
 
しかし、「自社の総務部門に課題を抱えている」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、総務が抱える課題や業務改善のアイデア・事例を中心に解説します。
 
  • 総務の業務改善をしたいが、どのように進めるべきか分からない
  • 総務の業務改善に成功した事例を参考にしたい
  • 総務の業務効率化に便利なツールがあれば使いたい
という方はこの記事を参考にすると、総務の課題を明らかにして、適切な業務改善ができるようになります。


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総務が抱える業務課題とは

ここでは、総務の抱える業務上の課題を3つ解説します。以下を参考に、自社が抱える課題を明らかにして、適切に対処できるようにしましょう。

(1)業務範囲が広すぎる

総務が抱える主な課題として、業務範囲が広すぎることが挙げられます。
 
総務は来客対応や備品管理、イベント運営などに携わり、「企業のなんでも屋」と言われるほど多くの業務をこなします。そのため、社員からさまざまな業務を依頼され、突発的なタスクが発生するケースも少なくありません。
 
そのため、適切なタスク管理をしていなければ、業務を処理しきれなかったりスケジュールに遅れたりするのです。

(2)人材が不足している

人材不足も、総務が抱える深刻な課題です
 
総務は常に多くのタスクに追われているにも関わらず、多くの企業で十分な人材を確保できていない現状にあります。そのため、社員一人当たりの負荷が大きくなり、長時間労働や業務ストレスにつながるのです。
 
このような課題を改善するためには、総務業務の効率化が不可欠と言えます。

(3)アナログで効率が悪い

アナログな業務で、効率が悪い点も総務の課題です。
 
総務では、紙での書類管理や情報共有が未だ主流なため、情報の記載・修正・共有に多大な手間がかかっています。そのため、業務効率が悪く社員の負担が大きいうえ、リモートワークなどの働き方改革にも対応しきれないのです。
 
したがって、「ナレカン」のようなITツールで総務のDX化を進めて、社員の労働環境を改善しましょう。


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総務の業務を改善する5つのアイデア

ここでは、総務の業務を改善する5つのアイデアを解説します。業務のストレスを解消するためにも、以下の内容を必ず実践しましょう。

アイデア1|業務を見える化する

総務の業務改善を進めるにあたって、業務を見える化しましょう。
 
総務業務をあらかじめ洗い出すと、特定の人に過度な負担がかかっていたり、無駄なプロセスがあったりする作業を見つけられます。その結果、改善すべき作業や無くすべき作業が明確になり、適切に対処できるのです。
 
したがって、まずは現在の業務を見える化して、課題点を抽出しましょう。

アイデア2|タスク管理を徹底する

タスク管理を徹底することも効果的です。
 
適切にタスク管理すれば、総務が抱えるさまざまな作業に抜け漏れなく対応できます。たとえば、PCやスマホから簡単にメモできるツールを使えば、タスクの発生後すぐに書き残して、忘れないように管理できるのです。
 
このように、幅広い業務をこなす総務ではタスク管理を徹底して、期日遅れなどのトラブルを未然に防ぎましょう。

アイデア3|アウトソーシングを活用する

業務改善の方法として、アウトソーシングも広がっています。
 
アウトソーシングで総務業務の一部を外部委託すれば、人材不足によって仕事に対応しきれない課題を解消できます。また、本来すべき業務に注力できるようになるので、社内の生産性向上にもつながるのです。
 
ただし、アウトソーシングには比較的高い料金コストがかかるので、自社のニーズや予算を吟味したうえで検討しましょう

アイデア4|業務マニュアルを作る

総務の業務改善案として、業務マニュアルを作ることも挙げられます。
 
総務にはルーティーン業務が多いため、作業方法をマニュアルとして残しておけば、担当者が変わった場合でも正しく進められます。また、マニュアルがあれば経験の浅い社員でもスムーズに作業を進められるので、教育コストも抑えられるのです。
 
ただし、マニュアルは常に最新でなければ、情報が陳腐化して使われなくなります。したがって、作成後は業務内容の変更に合わせて、定期的にアップデートをしましょう。

アイデア5|ITツールを活用する

より簡単に業務改善をするには、ITツールの活用が最適です。
 
ITツールを活用すれば、総務業務を効率化して「社員の作業負担軽減」や「人材不足の解消」を実現できます。たとえば、”フォルダ”や”検索機能”を搭載したツールを使うと、紙やExcelのように管理に手間をかけることなく、見たい情報をすぐに探し出せるのです。
 
ただし、多機能なツールは操作が複雑なので、アナログな手法に慣れた社員が使いこなせない恐れがあります。したがって、ITが苦手な方でも導入したその日から使える「ナレカン」のような、シンプルなツールを選びましょう。


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【これで解決】総務の業務効率化におすすめのツール

以下では、総務の業務効率化におすすめのツールをご紹介します。
 
幅広い業務を扱う総務部門において、紙やExcelなどのアナログな方法で作業を進めると、情報の記載や共有に手間がかかるうえ属人化にもつながります。したがって、すべての情報を一か所に集約する「ITツール」を活用して、総務の業務課題を改善しましょう。
 
ただし、多機能なツールは操作が難しいため、ITに詳しくない社員が使いこなせないまま放置される恐れがあります。したがって、社員のITリテラシーにばらつきのある大企業では、「誰でも簡単に使えるツール」を選ばなければなりません。
 
結論、自社の総務部門の業務改善には、メールを使える方ならば、誰でも簡単に情報を管理・共有できる「ナレカン」が必須です。
 
ナレカンの「記事(ノート)」には、テキストや画像、ファイルなどのあらゆる情報を簡単に残せるうえ、任意のメンバーへ瞬時に共有されます。また、テーマごとに整理可能な「フォルダ」を使えば、総務が扱う幅広い情報を見やすく整理できるのです。

最も簡単に総務業務をDX化できる「ナレカン」

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「ナレカン」|最もシンプルなナレッジ管理ツール

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ナレカンは、最もシンプルなナレッジ管理ツールです。
「数十名~数万名規模」の企業様のナレッジ管理に最適なツールとなっています。
 
自分でナレッジを記載する場合には「記事」を作成でき、『知恵袋』のような感覚で、とにかくシンプルに社内メンバーに「質問」することもできます。
 
また、ナレカンを使えば、社内のあらゆるナレッジを一元的に管理できます。
「マニュアル」 「社内FAQ」「議事録」「トークスクリプト」等、あらゆるナレッジを蓄積することが可能です。
 
更に、ナレカンの非常に大きな魅力に、圧倒的な「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」があります。ナレカン導入担当者の方の手を、最大限煩わせることのないサポートが提供されています。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【機能】 「ナレッジ管理」に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    「フォルダ形式」で簡単に情報を整理でき、「記事形式」「(知恵袋のような)質問形式」でナレッジを記載するだけです。
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    圧倒的なクオリティのサポートもナレカンの非常に大きな魅力です。貴社担当者様のお手間を最大限煩わせることないよう、サポートします。

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総務の業務を効率化するプロセス

総務の業務改善をするときは、以下の手順を踏みましょう。
 
 
  1. 業務の洗い出し
  2. はじめに、現状の総務業務を洗い出します。具体的な「手順」や、作業にかかる「工数」などの詳細も明らかにして、抜け漏れのないようにしましょう。
     
  3. 課題点の抽出
  4. 工数が大幅にかかる作業やミスが頻発する作業など、課題点を抽出します。また、業務ごとに優先順位を付けて、不要なプロセスがあれば省略しましょう。
     
  5. 解決策の実行
  6. 抽出した課題に対する解決策を実行します。たとえば、「人材不足」という課題であれば、業務効率化ツールが効果的です。
     
  7. 効果の測定
  8. 解決策による効果を測定します。総務部門の社員にヒアリングして、現場で効果が出ているかを確認しましょう。
 
上記のステップを参考にすると、総務の業務効率化をスムーズに進められます。
 
関連記事: 【必見】総務で見える化すべき業務や理由・おすすめのツールを解説!


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総務で業務改善に成功した事例2選

ここでは、総務に関係する業務の改善に成功した2つの事例をご紹介します。以下の事例を参考に、自社の取り組みに活かせるポイントを見つけましょう。

事例1|日野自動車株式会社

日野自動車株式会社のトップ画像
 
 
日野自動車株式会社は、トラックやバスなどの商用車を製造する自動車メーカーです。同社では、総務部門の業務が可視化されておらずマニュアルもなかったので、担当者が異動・退職すると、業務の質や効率が落ちてしまう課題がありました。
 
そこで、同社は生産性向上とコア業務に集中できる仕組みをつくるために、BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)によってマニュアル運用を外部委託したのです。
 
その結果、自社だけでは作成・管理が難しかったマニュアルが適切に整備されて、業務の標準化に成功しています
 

事例2|きずな綜合会計事務所

きずな綜合会計事務所のトップ画像
 
 
きずな綜合会計事務所は、中小企業を中心に税務関連サービスを提供している会計事務所です。
 
同事務所では、士業の専門的な部分ではなく、議事録の作成やタスク管理に課題を抱えていました。Wordで議事録を作成していましたが、情報へのアクセス性が悪く、結果的に情報の確認漏れが頻発していたのです。
 
そこで、あらゆる情報へスムーズにアクセスでき、タスク管理機能を備えた情報共有ツールの「Stock」を導入しました。
 
その結果、フォルダで情報を階層管理できるほか、逐一ファイルを開かなくても内容を確かめられ、サクサクと情報を探せるようになりました。また、議事録にタスクを紐づけて、抜け漏れないToDo管理が可能となったのです。


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総務の抱える課題や業務改善のアイデア・事例まとめ

ここまで、総務が抱える課題や業務改善のアイデア、事例を中心に解説しました。
 
総務には業務範囲が幅広いにも関わらず、「人材不足」や「非効率な作業が多い」といった課題があります。そこで、ITツールを導入すれば、効率よく業務を進められ、総務の抱えるさまざまな課題を解消できるのです。
 
ただし、多機能なITツールでは社員が正しく使えず、かえって業務効率が低下したり、現場に浸透せずに放置されたりする事態につながります。そのため、「必要な機能に過不足がなく、誰でも使えるシンプルなITツール」を選びましょう。
 
結論、総務の業務改善に最適なのは、メールを使える方ならば、誰でも説明なしで使えるほど簡単な「ナレカン」一択です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入して、総務の業務改善を実現しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。