顧客の重要情報を蓄積・共有するためには顧客台帳が欠かせません。顧客台帳に蓄積された情報を分析すれば、各顧客に最適な施策をとれるだけでなく、顧客満足度の向上につながることが期待できます。
しかし、「顧客台帳を上手く作成できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客台帳の作成・管理方法と作成時の注意点を中心にご紹介します。
- 顧客台帳の作成方法が分からない
- テンプレートを活用して効率よく顧客台帳を作成したい
- 顧客台帳を適切に管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、顧客台帳の正しい作成方法がわかるうえに、テンプレートの導入によって書き方のばらつきも解消できるようになります。
目次
顧客台帳とは？電子化すべき理由も解説
顧客台帳とは、顧客の行動履歴や購入した商品データを蓄積して、分析・評価結果から顧客に応じた適切な施策を練るための台帳です。
今日では顧客台帳の電子化が浸透していますが、なかには紙のフォルダで管理し続けている企業もあります。しかし、紙の手書きや印刷では非効率的であり、アクセスの容易さから十分なセキュリティを確保できないため、顧客情報の漏洩も発生しかねません。
とくに、顧客台帳は、企業にとって重要な情報であるため、効率的で安全な管理が求められます。したがって、データを適切に蓄積するだけでなくセキュリティ面からも、顧客台帳は電子化して管理すべきなのです。
顧客台帳を電子化するための作成方法3選
ここでは、顧客台帳を電子化して作成する方法を3つご紹介します。顧客台帳をスムーズかつ安全に作成するためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）エクセルを使う
まず、顧客台帳の作成方法として挙げられるのが、エクセルの使用です。
エクセルは多くの企業で顧客台帳として利用されているため、導入コストを抑えられます。また、顧客情報を閲覧できるメンバーも制限可能なので、セキュリティの確保も簡単です。
しかし、エクセルは情報へのアクセス性が悪いため、更新を怠ってしまうことが懸念されます。メンバー全員が、必要なときに目当ての情報に直ぐアクセスできなければ、最終的に紙での管理に戻ってしまう点に注意しましょう。
（2）会計システムを使う
次に、会計システムを使うのも、顧客台帳の作成方法として有効です。
会計システムは、売掛金・買掛金の記録や商品の受発注処理といった「金銭を扱う作業」に適しています。また、データ計算のような面倒なプロセスも自動化されるので、金銭の計算ミスによるトラブルを防止できるのです。
ただし、あくまで金銭データの処理に特化したシステムのため、社内全体での情報共有や情報管理には不向きな点に注意しましょう。
（3）クラウド型情報共有ツールを使う
最後に、顧客台帳の作成方法に最も最適な方法が、クラウド型情報共有ツールです。
クラウド型情報共有ツールを活用すれば顧客情報を一元管理できるうえ、社内全体での情報共有も円滑になります。そのため、情報の混在を招く心配もありません。
ただし、ツールの操作が複雑ではメンバーの抵抗感を生み、顧客情報の管理ミスも招きかねません。そのため、「情報の蓄積」と「情報の検索」がスムーズにできる「ナレカン」のようなツールを使いましょう。
ITツールで顧客台帳を作成するメリット
顧客台帳の電子化には、業界業種問わず「ITツール」を社内で活用することが必須です。そこで、ITツールで顧客台帳を作成・管理するメリットを紹介します。
以下の認識が社内全体に浸透させ、ツールを使った顧客台帳をスムーズに運用しましょう。
スムーズな情報共有・管理が可能
顧客台帳をITツールで管理することで、情報共有がスムーズになります。
ITツール内では、情報が一元管理され、リアルタイムでの情報共有が可能です。また、マルチデバイスに対応しているITツールが多く、時間や場所問わずスマホでも情報共有ができ、顧客台帳の確認作業が迅速になります。
そのため、顧客情報が更新される度に、台帳を書き直したり、ファイリングし直したりする手間をすべてなくせるのです。
顧客データへのアクセスが迅速
顧客データへ素早くアクセスできる点もITツールのメリットです。
多くのツールに備わっている「検索機能」を使えば、どこに目的の顧客台帳があるか一目ですぐにわかります。一方、紙による管理では、目視で情報を探さなければならず、情報を確認するのに時間がかかり効率的ではありません。
しかし、「ナレカン」のようなITツールを活用すれば、ヒット率100%の「キーワード検索」や対話する感覚で使える「自然言語検索」によって、業務全体の時間短縮にも貢献するのです。
ITツールで顧客台帳を作成するときの3つの注意点とは
顧客情報の管理をすべて紙で行う場合の情報へのアクセス性の悪さ、情報漏えいの危険性を考慮すると、ITツールでの管理が最適です。
そこで、顧客情報の安全性を確保するためにも、ITツールで顧客台帳を作成するときの注意点を3つご紹介します。
（1）バックアップを行う
顧客台帳を作成するときにまず注意すべきなのが、バックアップを行う点です。
定期的にバックアップを行っていれば、データが常に最新状態で保存されるため、「顧客データの更新がされていなかった」という事態を防げます。また、万が一データが破損した場合も、バックアップがあればより迅速な復旧が可能なのです。
このように、顧客データを常に最新かつ安全な状態で管理するためにも、顧客台帳を作成するときは必ず定期的なバックアップを行いましょう。
（2）アクセス権限を付与する
アクセス権限を付与するのも、顧客台帳の作成時に注意すべきポイントです。
もし「顧客情報を誰でも簡単に閲覧できる」状態を放置してしまうと、最悪の場合、外部・内部両面からの不正アクセスを招くリスクがあります。その結果、顧客情報の流出・悪用にも繋がりかねません。
そのため、顧客台帳を作成する際には必ずアクセス権限を付与して、「正当な権限を持ったメンバーのみで編集・閲覧する」環境を構築しましょう。
（3）社員のITリテラシーを考慮する
さらに、社員のITリテラシーを考慮したツールで作成する点にも注意が必要です。
ツールの操作が複雑でメンバー全員が使いこなせなければ、顧客台帳が適切に作成されない恐れがあります。さらに、その後の「管理」において、操作ミスによるセキュリティ不備が生じるリスクも拭えません。
したがって、顧客台帳は必ず社員全員のITリテラシーを考慮したツールで作成しましょう。たとえば、シンプルな操作性が特徴の「ナレカン」のようなツールを活用すると、誰でも簡単に顧客台帳を作成・管理できます。
【必見】効率的に顧客台帳を作成・管理できるツール
ここでは、最も効率的に顧客台帳を作成・管理できるツールをご紹介します。
とくに、大企業では扱う顧客情報の量も多いので、素早く情報共有できるように管理しなくてはなりません。しかし、顧客台帳の作成にエクセルや会計ソフトは複数人での作業に不向きで、情報を確認する度にファイルを開かなければならないデメリットが生じます。
このようなデメリットを解消するには、「顧客情報を一元管理でき、情報共有も円滑に行えるITツール」が必須です。ただし、情報を一元化してもすぐに探し出せなければ意味がないので「個人の検索スキル問わず、目当ての情報が見つかること」が大前提です。
したがって、効率的な顧客台帳の作成・管理には、社内の情報を一元管理できる情報共有ツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に記載した顧客情報は、そのまま台帳として管理できるうえ、“案件”ごとに「フォルダ」で整理すれば、情報が混在する心配もありません。また、超高精度の「キーワード検索機能」によって、社内の顧客情報を確実に素早く見つかります。
顧客情報を最も簡単に管理・共有できるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
＜ナレカンで「顧客台帳」を作成・管理した例＞
以下は、ナレカンを使って顧客台帳を作成・管理した例です。
ナレカンでは、画像のようにテンプレートを作成できます。表を使って必要な項目をテンプレートに登録しておくことで、作成時間が短縮できるうえ、メンバーごとの書き方のばらつきも解消できるのです。
また、以下のように、多階層のフォルダによって”商品”や”顧客ランク”ごとに顧客情報を整理できるので、目的の情報をすぐに探し出せます。
【無料あり】顧客台帳のテンプレート5選
顧客台帳はITツールでの作成が前提ですが、テンプレートを活用すると項目があらかじめ定まった状態で記入できるので効率的です。
以下では、顧客台帳のテンプレートを5つご紹介します。メンバーごとの書き方のばらつきを解消するためにも、自社にマッチしたものを見つけましょう。
楽しもうoffice｜フィルタ機能で検索可能なテンプレート
こちらは楽しもうofficeの顧客台帳に関するテンプレートです。
台帳の色を自由に変更できるほか、フィルタ機能によって必要な情報をスムーズに検索できる点が特徴です。
雛形の無料ダウンロード｜帳票形式のテンプレート
こちらは雛形の無料ダウンロードの顧客台帳に関するテンプレートです。
氏名や住所、勤務先などの基本項目が備わっているうえ、自由に項目を追加できます。また、縦と横2種類のテンプレートがあるため、場合に応じて使い分けが可能です。
[文書]テンプレートの無料ダウンロード｜取引履歴も残せる顧客台帳
![[文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート図](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/09/スクリーンショット-2024-09-05-120747.png)
こちらは[文書]テンプレートの無料ダウンロードの顧客台帳に関するテンプレートです。
顧客の基本情報だけでなく取引履歴も残せるため、後から振り返りやすく、担当者の引き継ぎもスムーズに行えます。
desknet’s NEO｜顧客のフォロー状況まで管理できるテンプレート
こちらはdesknet’s NEOの見込み顧客へのフォロー状況を管理するテンプレートです。
見込み顧客の管理だけでなく、案件化した顧客の管理が可能なテンプレートも備えており、台帳をもとに顧客に合ったコミュニケーションを図ることが可能です。
無料ダウンロード！テンプレルン｜シンプルで見やすいテンプレート
こちらは無料ダウンロード！テンプレルンの顧客台帳に関するテンプレートです。
顧客管理に必要な項目が過不足なくそろっている上、色分けにより視覚的に見やすい点が特徴です。
顧客台帳の作成方法や注意点まとめ
これまで、顧客台帳の作成方法や注意点を中心にご紹介してきました。
顧客台帳の作成方法としては、顧客情報を一元管理しながら社内での円滑な情報共有も可能な「クラウドツール」が最適です。また、作成時にはバックアップやアクセス権限の付与といったセキュリティを必ず確保すべきです。
一方で、社員のITリテラシーを考慮したツールを使用する点にも注意しましょう。とくに、顧客台帳によく用いられる「CRM（顧客管理システム）」は操作が複雑なことが多く、メンバーによっては情報の入力ミスやセキュリティ不備を招く恐れもあります。
結論、効率よく安全に顧客台帳を作成・管理するためには、テンプレート機能で誰でも簡単に顧客台帳を作成でき、フォルダで適切に管理できるシンプルなツール「ナレカン」が必須なのです。
ぜひ「ナレカン」を導入し、顧客台帳を円滑かつ安全に作成・管理できる環境を整えましょう。
