顧客の重要情報を蓄積・共有するためには顧客台帳が欠かせません。顧客台帳に蓄積された情報を分析すれば、各顧客に最適な施策をとれるだけでなく、顧客満足度の向上につながることが期待できます。
しかし、「顧客台帳をうまく作成・管理できない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客台帳の作成・管理方法と作成時の注意点を中心にご紹介します。
- 顧客台帳の作成や管理方法が分からない
- テンプレートを使って簡単に顧客台帳を整理したい
- 顧客台帳を簡単に管理できるツールを探している
という担当者の方はこの記事を参考にすると、顧客台帳の正しい作成方法がわかるうえに、テンプレートの導入によって書き方のばらつきも解消できるようになります。
目次
顧客台帳とは？
顧客台帳とは、顧客の行動履歴や購入した商品データを蓄積して、分析・評価結果から顧客に応じた適切な施策を練るための台帳です。以下では、顧客台帳の記載項目と、電子化すべき理由について解説します。
顧客管理台帳に記載すべき項目
以下は、顧客管理台帳に記載すべき項目です。
- 顧客番号
- 顧客名
- 会社名や所在地
- 電話番号・メールアドレス
- 担当者名
以上の項目を押さえて、抜け漏れのない顧客台帳を作成しましょう。
顧客台帳を手書きから電子化にすべき理由
顧客台帳を電子化すべき理由のひとつに「セキュリティ対策の充実度」が挙げられます。
紙の手書きや印刷した顧客台帳は、アクセスが容易であるがゆえに十分なセキュリティを確保できず、顧客情報の漏えいも発生しかねません。
一方で、電子化すると、アプリの導入だけでセキュリティ対策が可能になったり、情報を確実に保管できるのです。したがって、データを適切に蓄積するだけでなくセキュリティ面からも、顧客台帳は電子化して管理すべきなのです。
顧客台帳を電子化するための作成方法3選
ここでは、顧客台帳を電子化して作成する方法を3つご紹介します。顧客台帳をスムーズかつ安全に作成するためにも、以下の方法を実践しましょう。
（1）エクセルを使う
まず、顧客台帳の作成方法として挙げられるのが、エクセルの使用です。
エクセルは、導入コストを抑えて利用できる点がメリットです。また、顧客情報を閲覧できるメンバーも制限可能なので、セキュリティの確保も簡単です。
しかし、エクセルは情報の更新作業や共有が面倒なことが懸念されます。情報を更新する度にファイル名を変更したり、メールやチャットツールで共有する必要があるため、社員がストレスに感じる恐れがあるのです。
（2）会計システムを使う
次に、会計システムを使うのも、顧客台帳の作成方法として有効です。
会計システムは、売掛金・買掛金の記録や商品の受発注処理といった「金銭を扱う作業」に適しています。また、データ計算のような面倒なプロセスも自動化されるので、金銭の計算ミスによるトラブルを防止できるのです。
ただし、あくまで金銭データの処理に特化したシステムのため、社内全体での情報共有や情報管理には不向きな点に注意しましょう。
（3）クラウド型情報共有ツールを使う
最後に、顧客台帳の作成方法に最も最適な方法が、クラウド型情報共有ツールです。
クラウド型情報共有ツールを活用すれば顧客情報を一元管理できるうえ、社内全体での情報共有も円滑になります。そのため、情報の混在を招く心配もありません。
ただし、ツールの操作が複雑ではメンバーの抵抗感を生み、顧客情報の管理ミスも招きかねません。そのため、シンプルで直感的に操作できる「Stock」のようなツールを使いましょう。
ITツールで顧客台帳を作成するメリット
顧客台帳の電子化には、業界業種問わず「ITツール」を社内で活用することが必須です。そこで、ITツールで顧客台帳を作成・管理するメリットを紹介します。
スムーズな情報共有・管理が可能
顧客台帳をITツールで管理することで、情報共有がスムーズになります。
ITツール内では、情報が一元管理され、リアルタイムでの情報共有が可能です。また、マルチデバイスに対応しているITツールが多く、時間や場所問わずスマホでも情報共有ができ、顧客台帳の確認作業が迅速になります。
そのため、顧客情報が更新される度に、台帳を書き直したり、ファイリングし直したりする手間をすべてなくせるのです。
顧客データへのアクセスが迅速
顧客データへ素早くアクセスできる点もITツールのメリットです。
多くのツールに備わっている「検索機能」を使えば、どこに目的の顧客台帳があるか一目ですぐにわかります。一方、紙による管理では、目視で情報を探さなければならず、情報を確認するのに時間がかかり効率的ではありません。
しかし、「Stock」のようなITツールを活用すれば、検索機能やフォルダ機能を使って、欲しい情報にすぐにアクセス可能な環境を整えられます。
ITツールで顧客台帳を作成するときの3つの注意点とは
以下では、ITツールで顧客台帳を作成するときの注意点を3つご紹介します。注意点は「バックアップ」「アクセス権限」「ITリテラシーの考慮」の3点です。
（1）バックアップを行う
顧客台帳を作成するときにまず注意すべきなのが、バックアップを行う点です。
定期的にバックアップを行っていれば、データが常に最新状態で保存されるため、「顧客データの更新がされていなかった」という事態を防げます。また、万が一データが破損した場合も、バックアップがあればより迅速な復旧が可能なのです。
このように、顧客データを常に最新かつ安全な状態で管理するためにも、顧客台帳を作成するときは必ず定期的なバックアップを行いましょう。
（2）アクセス権限を付与する
アクセス権限を付与するのも、顧客台帳の作成時に注意すべきポイントです。
もし「顧客情報を誰でも簡単に閲覧できる」状態を放置してしまうと、最悪の場合、外部・内部両面からの不正アクセスを招くリスクがあります。その結果、顧客情報の流出・悪用にも繋がりかねません。
そのため、顧客台帳を作成する際には必ずアクセス権限を付与して、「正当な権限を持ったメンバーのみで編集・閲覧する」環境を構築しましょう。
（3）社員のITリテラシーを考慮する
さらに、社員のITリテラシーを考慮したツールで作成する点にも注意が必要です。
ツールの操作が複雑でメンバー全員が使いこなせなければ、顧客台帳が適切に作成されない恐れがあります。さらに、その後の「管理」において、操作ミスによるセキュリティ不備が生じるリスクも拭えません。
したがって、顧客台帳は必ず社員全員のITリテラシーを考慮したツールで作成しましょう。たとえば、シンプルな操作性が特徴の「Stock」のようなツールを活用すると、誰でも簡単に顧客台帳を作成・管理できます。
【必見】効率的に顧客台帳を作成・管理できるアプリ
ここでは、最も効率的に顧客台帳を作成・管理できるアプリをご紹介します。
顧客や取引先の情報は、社内の重要な資産であり、適切に管理する必要があります。しかし、顧客台帳の作成にExcelや会計ソフトを使うと、操作が難しくて社員が使いこなせなかったり、情報を確認する度にファイルを開かなければならなかったりするデメリットがあります。
このようなデメリットを解消するには、「顧客情報をまとめて管理し、情報共有も円滑に行えるITツール」を使いましょう。ただし、操作が複雑だと社員が使いこなせず、かえって非効率になるので「誰でも簡単に使えるほどシンプルなツールであること」が大前提です。
結論、効率的な顧客台帳の作成・管理には、誰でも簡単に顧客情報をまとめて管理・共有できるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」に記載した顧客情報は、そのまま台帳として簡単に管理できます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で、顧客に関するやりとりや情報共有もスムーズです。
顧客情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
＜Stockで「顧客台帳」を作成・管理した例＞
以下は、Stockを使って顧客台帳を作成・管理した例です。
Stockでは、画像のように、テキストや表を使って簡単に顧客情報を記録できます。フォーマットはテンプレートとして登録できるので、作業時間の短縮にもつながります。
【無料あり】顧客台帳のExcelテンプレート3選
顧客台帳はITツールでの作成が前提ですが、テンプレートを活用すると項目があらかじめ定まった状態で記入できるので効率的です。
以下では、顧客台帳のテンプレートを3つご紹介します。メンバーごとの書き方のばらつきを解消するためにも、自社にマッチしたものを見つけましょう。
フィルタ機能で検索可能な顧客管理表テンプレート
こちらは楽しもうofficeによる顧客管理表のテンプレートです。
台帳の色を自由に変更できるほか、フィルタ機能によって必要な情報をスムーズに検索できる点が特徴です。
帳票形式の顧客管理台帳テンプレート
こちらは雛形の無料ダウンロードが提供する帳票形式の顧客管理台帳テンプレートです。
氏名や住所、勤務先などの基本項目が備わっているうえ、自由に項目を追加できます。また、縦と横2種類のテンプレートがあるため、場合に応じて使い分けが可能です。
取引履歴も残せる顧客台帳のテンプレート
![[文書]テンプレートの無料ダウンロードのテンプレート図](https://www.stock-app.info/media/wp-content/uploads/2024/09/スクリーンショット-2024-09-05-120747.png)
こちらは[文書]テンプレートの無料ダウンロードが提供する、取引履歴も残せる顧客台帳のテンプレートです。
顧客の基本情報だけでなく取引履歴も残せるため、後から振り返りやすく、担当者の引き継ぎもスムーズに行えます。
顧客台帳の作成方法や注意点まとめ
これまで、顧客台帳の作成方法や注意点を中心にご紹介してきました。
顧客台帳の作成方法としては、顧客情報を一元管理しながら社内での円滑な情報共有も可能な「クラウドツール」が最適です。また、作成時にはバックアップやアクセス権限の付与といったセキュリティを必ず確保すべきです。
一方で、社員のITリテラシーを考慮したツールを使用する点にも注意しましょう。とくに、顧客台帳によく用いられる「CRM（顧客管理システム）」は操作が複雑なことが多く、メンバーによっては情報の入力ミスやセキュリティ不備を招く恐れもあります。
結論、効率よく安全に顧客台帳を作成・管理するためには、テンプレート機能で誰でも簡単に顧客台帳を作成でき、フォルダで適切に管理できるシンプルなツール「Stock」が必須なのです。
ぜひ「Stock」を導入し、顧客台帳を円滑かつ安全に作成・管理できる環境を整えましょう。
