顧客の重要情報を蓄積・共有するためには顧客台帳が欠かせません。顧客台帳を利用すれば蓄積された情報を分析して、各顧客に最適な施策をとりやすくなります。したがって、顧客満足度の向上にも繋げられるのです。
しかし、なかにはテンプレートがないため顧客台帳の適切な作成方法がわからなかったり、書き方がメンバーによって異なっていたりと悩む方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、顧客台帳の作成方法と作成時の注意点を中心にご紹介します。
- 顧客台帳の正しい作成方法を把握して、顧客情報を適切に蓄積したい
- 顧客台帳のテンプレートを導入して、チームで書き方を統一したい
- 効率よく、かつ安全に顧客台帳を作成する方法を知りたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、顧客台帳の正しい作成方法がわかり、テンプレートの導入によって書き方のばらつきも解消できるようになります。
目次
顧客台帳を電子化すべき理由
顧客台帳とは、顧客の行動履歴や購入した商品データを蓄積して、分析・評価結果から顧客に応じた適切な施策を練るための台帳です。
企業にとって重要な情報を扱うので、電子化により、効率的で安全な管理が求められます。今日では顧客台帳の電子化が浸透していますが、なかには紙のフォルダで管理している企業もあります。
しかし、紙のフォルダは手書きの非効率さはもちろん、アクセスの容易さから十分なセキュリティを確保できないため、顧客情報の漏洩リスクも招きかねません。したがって、データを適切に蓄積するだけでなく強固なセキュリティを構築する面からも、顧客台帳は電子化して管理すべきなのです。
顧客台帳を電子化するための作成方法とは
ここでは、顧客台帳を電子化して作成する方法を3つご紹介します。顧客台帳をスムーズかつ安全に作成するためにも、以下の方法を実践しましょう。
エクセルを使う
顧客台帳の作成方法にまず挙げられるのが、エクセルの使用です。
エクセルは多くの企業で顧客台帳として利用されているため、導入コストを抑えられます。また、顧客情報を閲覧できるメンバーも制限可能なので、セキュリティの確保も簡単です。
しかし、エクセルは共同編集ができないため、チーム全員が閲覧可能な状態で情報共有するには、最終的に紙での管理になってしまう点に注意しましょう。
会計システムを使う
会計システムを使うのも、顧客台帳の作成方法として有効です。
会計システムは、売掛金・買掛金の記録や商品の受発注処理といった「金銭を扱う作業」に適しています。また、データ計算のような面倒なプロセスも自動化されるので、金銭の計算ミスによるトラブルを防止できるのです。
ただし、あくまで金銭データの処理に特化したシステムのため、チーム全体での情報共有や情報管理には不向きな点に注意しましょう。
クラウド型情報共有ツールを使う
顧客台帳の作成方法に最も効果的な方法が、クラウド型情報共有ツールの使用です。
クラウド型情報共有ツールを活用すれば顧客情報を一元管理できるうえ、チーム全体での情報共有も円滑になります。そのため、情報の混在を招く心配もありません。
ただし、ツールの操作が複雑ではメンバーの抵抗感を生み、顧客情報の管理ミスも招きかねないため、誰でも簡単に操作可能なツールを使いましょう。
ITツールで顧客台帳を作成するメリット
顧客台帳の電子化には、業界業種問わず「ITツール」をチームで活用することが必須となります。そこで、ITツールで顧客台帳を作成・管理するメリットを紹介します。
以下の認識がチーム全体に浸透していると、ツールを使った顧客台帳の運用もスムーズになります。
スムーズな情報共有が可能
顧客台帳をITツールで管理することで、情報共有がスムーズになります。
ITツール内では、情報が一元管理され、リアルタイムでの情報共有が可能です。また、マルチデバイスに対応しているITツールが多く、時間や場所問わずスマホでも情報共有ができ、顧客台帳の確認作業が迅速になります。
また、最新の顧客データを分析・評価するためには、ITツールを使った顧客台帳の「一元管理」「迅速な情報共有」が前提になります。
顧客データへのアクセスが迅速
顧客データへ素早くアクセスできる点もITツールのメリットです。
多くのツールに備わっている「検索機能」を使えば、どこに目的の顧客台帳があるか一目ですぐにわかります。一方、紙による管理では、情報へのアクセス性が低く、情報を確認するまでに時間がかかり効率的ではありません。
しかし、ITツールを活用すれば、必要な情報に迅速にアクセスできるので、業務全体の時間短縮にも貢献するのです。
ITツールで顧客台帳を作成する際の注意点とは
顧客情報の管理をすべて紙で行なっていては情報へのアクセス性の悪さ、情報漏洩の危険性を考慮するとITツールでの管理一択です。
しかし、顧客情報の安全性を確保するためにも、ITツールで顧客台帳を作成する際の注意点を3つご紹介します。
バックアップを行う
顧客台帳を作成する際にまず注意すべきなのが、バックアップを行う点です。
定期的にバックアップを行っていれば、データが常に最新状態で保存されるため「顧客データの更新がされていなかった」という事態を防げます。また、万が一データが破損した場合も、バックアップがあればより迅速な復旧が可能なのです。
このように、顧客データを常に最新かつ安全な状態で管理するためにも、顧客台帳を作成する際は必ず定期的なバックアップを行いましょう。
アクセス権限を付与する
アクセス権限を付与するのも、顧客台帳の作成時に注意すべきポイントです。
もし「顧客情報を誰でも簡単に閲覧できる」状態を放置してしまうと、最悪の場合、外部・内部両面からの不正アクセスを招くリスクがあります。その結果、顧客情報の流出・悪用にも繋がりかねません。
そのため、顧客台帳を作成する際には必ずアクセス権限を付与して、「正当な権限を持ったメンバーのみで編集・閲覧する」環境を構築しましょう。
社員のITリテラシーを考慮する
さらに、社員のITリテラシーを考慮したツールで作成する点にも注意が必要です。
ツールの操作が複雑でメンバー全員が使いこなせなければ、顧客台帳が適切に作成されない恐れがあります。さらに、その後の「管理」において、操作ミスによるセキュリティ不備が生じるリスクも拭えません。
したがって、顧客台帳は必ず社員全員のITリテラシーを考慮したツールで作成しましょう。たとえば、非IT企業の65歳以上の社員でも簡単に使いこなせる「Stock」を活用すると、操作性がシンプルなので、誰でも顧客台帳の作成・管理ミスを防げます。
【無料あり】顧客台帳のテンプレート5選
顧客台帳はITツールでの作成が前提ですが、テンプレートを活用すると項目があらかじめ定まった状態で記入できるので効率的です。
以下では、顧客台帳のテンプレートを5つご紹介します。メンバーごとの書き方のばらつきを解消するためにも、自社にマッチしたものを見つけましょう。
楽しもうoffice
こちらは楽しもうofficeの顧客台帳に関するテンプレートです。
台帳の色を自由に変更できるほか、フィルタ機能によって必要な情報をスムーズに検索可能です。
bizroute(ビズルート)
こちらはビズルートの顧客台帳に関するテンプレートです。
必要な項目を随時追加できるほか、正しい書き方のノウハウも備わっているため、初心者でも簡単に作成可能です。
Feedsoft(フィードソフト)
こちらはフィードソフトの顧客台帳に関するテンプレートです。
顧客台帳をはじめ、顧客情報の管理に適したテンプレートを多数備わっており、いずれも無料でダウンロードできます。
desknet’s NEO
こちらはdesknet’s NEOの見込み顧客へのフォロー状況を管理するテンプレートです。
見込み顧客の管理だけでなく、案件化した顧客の管理が可能なテンプレートも備えています。
テンプレートBANK
こちらはテンプレートBANKの顧客台帳に関するテンプレートです。
氏名、生年月日、住所等の顧客の個人情報を管理できます。無料でダウンロード可能ですが、会員登録が必要です。
最も効率的に顧客台帳を作成・管理できるツール
ここからは、最も効率的に顧客台帳を作成・管理できるツールをご紹介します。
顧客台帳を作成する際、エクセルや会計ソフトのような手法では複数人での作業に不向きなうえ、情報を確認する度にファイルを開かなければならないデメリットが生じます。
このようなデメリットを解消するには「顧客情報を一元管理でき、情報共有も円滑に行えるITツール」が必須です。ただし、ツールの操作が複雑だと社員の抵抗感を生むので、ツール選定の際は必ず「ITリテラシーを問わずに操作可能か」を判断基準にしましょう。
たとえば、非IT企業の65歳以上の社員でもストレスなく顧客台帳を作成・管理できる情報共有ツール:「Stock」を使うと、誰でも簡単に顧客情報を管理・共有可能です。
Stockの「ノート」にテキストを直接記載しながらそのまま台帳として活用できるうえ、ノートに蓄積された顧客情報も任意のメンバーへ簡単に共有可能です。また、直感的な「フォルダ」で顧客案件ごとに振り分けられるため、情報が混在する心配もありません。
顧客情報を最も簡単に管理・共有できるツール「Stock」
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
<Stockをおすすめするポイント>
- ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
<Stockの口コミ・評判>
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC) |
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
<Stockの料金>
- フリープラン :無料
- ビジネスプラン :500円/ユーザー/月
- エンタープライズプラン :1,000円/ユーザー/月
顧客台帳の作成方法や注意点まとめ
これまで、顧客台帳の作成方法や注意点を中心にご紹介してきました。
顧客台帳の作成方法としては、顧客情報を一元管理しながらチームでの円滑な情報共有も可能な「クラウドツール」一択になります。また、作成時にはバックアップやアクセス権限の付与といったセキュリティを必ず確保すべきです。
さらに、社員のITリテラシーを考慮したツールを使用する点にも注意しましょう。とくに、顧客台帳によく用いられる「CRM(顧客管理システム)」は操作が複雑なことが多く、メンバーによっては情報の入力ミスやセキュリティ不備を招く恐れもあるからです。
複雑なツールで無駄な月額費用を払い続けないために、今回ご紹介した65歳以上の社員でも即日で顧客台帳を作成・管理可能なStockで、シンプルに顧客情報を蓄積・共有することが非IT企業に必須なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、顧客台帳を円滑かつ安全に作成・管理できる環境を整えましょう。