昨今、情報共有の手段としてITツールを導入する研究室が増えています。情報共有ツールを導入すれば、迅速にメンバーと連絡を取れるので、情報の行き違いもなくなります。
 
しかし、大学の研究に情報共有ツールを導入したいが「どれが良いのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、研究室に必須の情報共有ツール6選を紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、研究室の情報共有に役立つITツールを比較検討できます。


「社内のナレッジが、あちらこちらに散らばっている---」
社内のナレッジに即アクセスできるツール「ナレカン」

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研究室の情報共有にツールを活用する6つのメリット

以下では、研究室の情報共有にツールを使うメリットを6つ紹介します。メリットをあらかじめ周知しておけば、メンバーからもツール導入への理解も得やすくなります。

(1)情報共有が簡単になる

1つ目に、情報共有が簡単になります。
 
たとえば、体調不良によりミーティングに参加できない学生がいた場合、内容を正しく欠席した学生に伝えなければ、学生間で情報格差が生まれてしまいます。
 
そこで、情報共有ツールを導入すれば、時間や場所を問わず情報をやりとりできるようになるので、メンバーが全員揃わない場合でも研究活動に支障は出ません。このように、ツールによって情報の確認・発信が簡単になることが、メリットのひとつです。
 
また、ツールの導入によって「スケジュール表や各メンバーのタスクを共有する」「予定の変更をすぐに報告する」といった情報共有も円滑になるため、研究室の運営にも役立ちます。

(2)常に最新の情報を入手できる

2つ目に、常に最新情報を入手できるようになります。
 
クラウドツールを使えば、書き込んだ情報はリアルタイムでほかのメンバーへ共有されます。また、更新箇所も瞬時に反映されるため、過去の間違った情報が残り続ける心配もありません。
 
このように、研究室で情報共有ツールを活用すれば、最新情報にすぐにアクセスできる環境が生まれます。

(3)メンバーとの連携が容易になる

3つ目に、ほかのメンバーと連携がとりやすくなります。
 
研究室の活動では、各メンバーが実施した文献調査やデータ解析、実験の結果を使って学びを深めます。しかし、一人が担当できる調査には限界があるので、より深い研究を実施するにはメンバー同士の連携が必須です。
 
そこで、情報共有ツールを導入すれば、各自の研究成果をオンライン上で簡単に共有できます。このように、情報共有ツールの導入によりメンバー同士の連携が容易になり、より質の高い研究に取り組めるようになります。

(4)情報が流れない

4つ目に、情報が流れず、過去の研究データを簡単に探せることもメリットです。
 
一部の情報共有ツールにはフォルダやタグという機能があり、情報を見やすく整理できます。また、ツールの検索機能を使えば、キーワードを入力するだけで過去のデータをすぐに探し出せるのです。
 
このように、情報共有ツールであれば目的の情報へすぐにたどり着けます。しかし、操作が複雑なツールでは研究室で浸透しない可能性もあるので、「ナレカン」のようにシンプルな操作性のツールを使いましょう。

(5)プライベートな連絡と区別できる

5つ目に、研究室に関する情報共有とプライベートな連絡を区別できます。
 
研究室での情報共有にLINEを利用していると、プライベートな連絡と混合してしまうだけでなく、既読・未読といった機能によって学生を心理的に追い込んでしまいます。
 
そこで、情報共有ツールを使えば、研究の管理とプライベートを切り分けることができ、教授や学生の負担も少なくなります

(6)ファイルサーバーを構築する手間を削減できる

6つ目に、ファイルサーバーを構築する手間を削減できます。
 
回線や通信機器を用意して、ファイルサーバーを構築することも、研究室で情報共有する方法のひとつです。ただし、自施設でゼロから立ち上げると、多額の金銭的コストや人件費がかかるうえ、構築後も保守に関わるコストやセキュリティリスクが発生します。
 
そこで、ファイルサーバーの代わりに情報共有ツールを導入しましょう。サーバーを構築する手間がかからず、簡単かつ安全に情報共有する仕組みを整えられます


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大学の研究室で情報共有ツールを導入している事例

インタビューのトップページ
 
早稲田大学人間科学部・原ゼミでは、25名のメンバーが在籍しており、開発人類学という分野を専門的に学んでいます。ゼミ内では、ゼミ生が取り組むプロジェクトの内容を、共有・蓄積できる場所がないことが課題でした。
 
そこで、情報共有ツールStockを導入すると、ゼミのスケジュールやプロジェクト、研究進捗の管理が実現できたのです。
 
Stockの導入によって、学部・大学院・通信課程の様々な学生の情報をStock上で一覧でき、情報が一元化されました。成功要因のひとつは、Stockがスマホにも対応しているため、ゼミの学生にも広く浸透したからです。
 


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大学の研究室におすすめの情報共有ツール・ガジェット6選

以下では、大学の研究室に必須の情報共有ツール・ガジェット6選をご紹介します。
 
大学の研究室で情報共有ツールを使うと、スケジュールを円滑に管理したり、研究の管理とプライベートな連絡を切り分けて教授や学生の負担を削減したりできるメリットがあります。
 
ただし、情報共有ツールを導入するときは「情報を蓄積する機能もあるツール」を選ぶ点が重要です。研究室の活動では膨大な情報を扱うので、誰でも簡単にアクセスできるように情報をストックしておく必要があります。
 
結論、研究室に必須の情報共有ツールは、あらゆる情報をまとめておけるうえ、誰でも直感的に検索できるツール「ナレカン」一択です。
 
ナレカンの「記事」では、テキストや画像、ファイルといった研究室のあらゆる情報を簡単に蓄積・共有できます。また、超高精度の「キーワード検索」によって、日々情報が増えていく研究活動でも、全員が簡単に欲しい情報を見つけられるのです。

【ナレカン】研究室のノウハウに即アクセスできるツール

ナレカンのトップページ
 
「ナレカン」|社内のナレッジに即アクセスできるツール

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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
 
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
 
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
 
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。

<ナレカンをおすすめするポイント>

  1. 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
    記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
  2. 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
    「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
  3. 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
    初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。

<ナレカンの料金>

ナレカンの料金プラン

  • ビジネスプラン:標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
  • エンタープライズプラン:管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
  • プレミアムプラン:「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様

各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。

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【Stock】研究室の情報共有を効率化できるコラボレーションツール

Stockは、ノート形式で研究室の情報をストックできるツールです。
 
「Stock」の「ノート」には、研究室のあらゆる情報を簡単に蓄積できます。また、ノートごとに「メンバーと円滑なコミュニケーションがとれるメッセージ」と「締切を管理できるタスク」が紐づいており、情報が錯綜する心配がありません。
 
Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

https://www.stock-app.info/

Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら

Stockを使って卒業研究の進捗管理をした例

以下は、Stockを使って卒業研究の進捗管理をした例です。
 
 
このように、Stockではゼミ生の研究進捗をまとめて管理できるほか、ノートに紐づいたメッセージで各自の研究に対するやりとりを残すことも可能です。フォルダごとに閲覧・編集権限を設定できるので、アクセス権の管理が容易なことも特徴です。


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【Slack】研究室のやりとりをスムーズにするツール

Slackのトップページ

<Slackの特徴>

  • 教育支援プログラムがある
  • 教育支援プラグラムを利用すると、有料プランに85%割引が適用されます。
     
  • 他社アプリと連携できる
  • ZoomやOutlookといった外部アプリと連携できるので、以前から使っていたツールとの併用もしやすくなっています。

<Slackの機能・使用感>

Slackの操作画面
 
  • 学生とのコミュニケーションを円滑にする
  • 簡単にチャットが送れるので、学生と円滑にやりとりできます。
     
  • ファイルのやりとりも簡単にできる
  • さまざまなファイルを添付可能なので、効率よく情報共有できます。

<Slackの注意点>

  • フリープランでは過去90日分のメッセージしか見られない
  • フリープランでは90日間しかメッセージが保存されないので、ノウハウやナレッジを活用できない可能性があります。
     
  • 機能が使いづらい
  • 口コミサイトでは「リストという機能が最近追加されたが使いづらい。もっとシンプルなUIにしてほしい」というユーザーの声があります。(引用:ITreview

<Slackの料金体系>

教育支援プログラムを使うと、以下のプランから85%の割引が受けられます。
 
  • フリープラン:0円
  • プロプラン:1,050円/ユーザー/月(月払い)
  • ビジネスプラス:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise Grid:要問い合わせ
 
関連記事: Slack(スラック)は何がすごい?使い方や機能、ほかのツールとの違いとは


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【Dropbox Education】ファイル管理に役立つツール

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<Dropbox Educationの特徴>

  • すべての端末で利用できる
  • スマホやPCといったあらゆる端末に対応しており、外出先でもアクセスできます。
     
  • 一つのフォルダで複数の異なるコンテンツを管理できる
  • スプレッドシートやExcelをはじめとするさまざまなファイルを、一か所でまとめて管理できます。

<Dropbox Educationの機能・使用感>

Dropbox Educationの操作画面
 
  • ファイルを簡単に共有できる
  • シンプルな操作性で、ストレスなく情報を共有できます。
     
  • 安全にファイルをやりとりできる
  • 高度なセキュリティでファイルを保護できるので、重要書類の共有にも使えます。

<Dropbox Educationの注意点>

  • すぐに情報が見つからない
  • Dropboxではフォルダを活用してファイル情報を管理しますが、目的の情報にすぐにアクセスするのが困難になる可能性があります。
     
  • うまく同期できない場合がある
  • ユーザーからは「最近研究室のiMacで作業して保存した内容がDropboxに反映されてないという現象が多発してる。実務上大きな問題が出るようになってきた」といった声もあります。(参考:X(旧Twitter)

<Dropbox Educationの料金体系(アカデミックプラン)>

Dropbox Educationの利用には「Dropboxセールスチームへの問い合わせ」が必要ですが、通常プランであれば以下が利用可能です。
 
  • Basic:無料
  • Plus:1,500円/ユーザー/月(月払い)
  • Essentials:2,400円/ユーザー/月(月払い)
  • Business:1,800円/ユーザー/月(月払い)
  • Business Plus:2,880円/ユーザー/月(月払い)
  • Enterprise:要問い合わせ


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【Google Workspace for Education】カレンダーが使えるツール

Google Workspace for Educationのトップページ

<Google Workspace for Educationの特徴>

  • Googleアプリを利用できる
  • Google カレンダーなどのGoogleアプリを活用できます。
     
  • 無料から利用できる
  • 無料から使えるので、導入のハードルが低いです。

<Google Workspace for Educationの機能・使用感>

Google Workspace for Educationの操作画面
 
※上記画像は、Google Workspace for Educationの全プランで利用できる「Googleサイト」の操作画面イメージ
 
  • 情報を簡単に共有できる
  • 操作が簡単なので、情報をやりとりしやすいです。
     
  • 独自のサイトも簡単に構築できる
  • ツールの機能を使えば、情報を蓄積するためのサイトを簡単に作れます。

<Google Workspace for Educationの注意点>

  • 使いこなせない場合がある
  • 多機能ツールなのでITに詳しくないメンバーが使いこなせない可能性があります。
     
  • 研究室単位では申請できない恐れがある
  • ユーザーからは「学生募集のページを作りたいが、Google Workspace for Education が研究室単位では申請できなくなっていたので、どうするか考えなければならない」といった声もあります。(参考:X(旧Twitter)

<Google Workspace for Educationの料金体系>

  • Education Fundamentals:0円
  • Education Standard:360円/生徒1人/年
  • Teaching and Learning Upgrade:576円/ライセンス1つ/月
  • Education Plus:600円/生徒1人/年


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【Microsoft Teams】研究室の運営に役立つ多機能ツール

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<Microsoft Teamsの特徴>

  • Webミーティングの設定や実施ができる
  • ビデオ通話や音声通話ができます。ビデオ会議では資料を共有しながら話し合いを進められるうえ、同時に編集することも可能です。
     
  • Officeアプリや外部サービスと連携できる
  • Word、Excel、PowerPointといったOfficeサービスはすべてMicrosoft Teams内で表示や共同編集ができます。

<Microsoft Teamsの機能・使用感>

Microsoft Teamsの操作画面
 
  • 会議メモを共同編集できる
  • コラボレーション会議ノートを作成できるので、会議中の共同作業に便利です。
     
  • アバターで反応できる
  • 会議中にアニメーション化したアバターによって、表情やジェスチャーを使って反応できます。そのため、カメラをオンにできない状況でも、相手にリアクションを伝えられるのです。

<Microsoft Teamsの注意点>

  • 多機能で使いこなすのが難しい
  • Microsoft Teamsは多機能であるが故に、ITツールに慣れていない人は使いこなすのに時間がかかってしまいます。
     
  • チャットが使いづらい
  • ユーザーからは「チャットが直感的に使いづらく感じることがある。あの時のあのコメントを見返そうと思っても、どうやって検索したらよいのか、そこにずいぶん時間を取られることがある」といった声があります。(引用:ITreview

<Microsoft Teamsの料金体系>

  • Microsoft Teams:0円
  • Microsoft Teams Essentials:599円/ユーザー/月(年払い)
  • Microsoft 365 Business Basic:899円/ユーザー/月(年払い)
  • Microsoft 365 Business Standard:1,874円/ユーザー/月(年払い)
  • Microsoft 365 Business Premium:3,298円/ユーザー/月(年払い)
 
関連記事: 【簡単解説】Microsoft Teamsの機能や料金・評判とは


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<比較表>研究室におすすめの情報共有ツール6選

以下は、研究室におすすめの情報共有ツール6選の比較表です。(表は右にスクロールできます。)
 
ナレカン【一番おすすめ】 Stock【おすすめ】 Slack Dropbox Education Google Workspace for Education Microsoft Teams
特徴
研究室のノウハウ共有を最も効率化できるツール
過不足のない機能で情報共有を効率化させるツール
チャットで簡単にやり取りが可能なツール
一つのフォルダで複数の異なるコンテンツを管理できるツール
Googleアプリを利用できるツール
Microsoft社のオンライン会議ができる多機能ツール
シンプルで簡単or多機能
シンプルで簡単(大手~中堅企業向け)
シンプルで簡単(中小規模の企業向け)
多機能
多機能
多機能
多機能
スマホ対応
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
メッセージ機能
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
【〇】
注意点
法人利用が前提なので、個人利用は不可
5名以上での利用が前提
機能が使いづらい
うまく同期できない場合がある
研究室単位では申請できない恐れがある
多機能なため使いこなすのが難しい
料金
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランあり
・有料プランは1,050円/ユーザー/月(月払い)〜
・無料プランあり
・有料プランは1,500円/ユーザー/月〜
・無料プランあり
・有料プランは360円/生徒1人/年〜
・無料プランあり
・有料プランは599円/ユーザー/月(年払い)〜
公式サイト
「ナレカン」の詳細はこちら
「Stock」の詳細はこちら
「Slack」の詳細はこちら
「Dropbox Education」の詳細はこちら
「Microsoft Teams」の詳細はこちら
ツールによって機能に違いがあるので、表を参考にして目的に合ったツールを選定しましょう。


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研究室に必須の情報共有ツールまとめ

ここまで、研究室に必須の情報共有ツール6選を紹介しました。
 
研究室の情報共有にツールを導入するメリットは、時間や場所を問わず最新情報のやりとりができるので、教授とメンバー間での情報共有がスピーディになる点です。
 
一方、研究室で使われる情報は参考文献や調査・分析結果のように「振り返るべき情報」が多くあるので、情報が流れず正しくストックされるツールを選びましょう。必要な情報を即座に見つけられる環境であれば、効率よく研究が進められます。
 
したがって、研究室内の情報共有の効率化には、研究室に関する情報を一か所で管理でき、使いやすい検索機能が備わったツール「ナレカン」が最適です。
 
ぜひ「ナレカン」を導入し、情報共有を効率化や研究に集中できる環境づくりを実現しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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