議事録は会議内容を正確に記録・共有するために欠かせません。しかし、手作業で作成すると文字起こしや要約に時間がかかるうえ、共有漏れや認識違いが発生する原因にもなります。
実際に「議事録の作成に毎回時間がかかる」「AI議事録ツールが多すぎて、自社に合うものが分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、議事録作成ツールの正しい選び方や、おすすめのAI議事録作成ツールを中心にご紹介します。
- 議事録作成に時間を取られており、文字起こしや要約を自動化したい総務担当者
- 会議内容の共有漏れや認識違いが起きており、発言内容を正確に残したいリーダー
- AI議事録ツールを導入したいが、自社に合うものがわからない業務改善担当者
上記に当てはまる方はこの記事を参考にすると、自社に最適な議事録作成ツールを選べるだけでなく、議事録の作成から共有・管理までの手間をなくす方法が分かります。
目次
【実態】なぜ議事録の作成と共有で現場が疲弊するのか
議事録の作成と共有で現場が疲弊する原因は、せっかく時間をかけて作った議事録が誰にも見返されず、結局同じことを何度も口頭で説明する点にあります。
議事録をメールやチャット、共有フォルダで管理していると、必要な議事録をすぐに見つけられず、過去の決定事項や経緯を確認するのに時間がかかります。その結果、担当者への確認や会議での説明が繰り返され、本来やるべき業務を進められなくなるのです。
たとえば、「以前の会議でどう決まったか」「担当者は誰だったか」といった内容を確認したい場合でも、議事録が埋もれていると探すのに時間がかかります。また、過去の内容を見つけられないために、同じ質問や議論が繰り返されるケースも少なくありません。
そのため、議事録は作成するだけでなく、必要なときにすぐ検索・共有できる環境を整えることが重要なのです。
議事録の作成にツールを使う3つのメリット
以下では、議事録作成でツールを使うメリットを3つご紹介します。ツールの活用によって具体的にどのような効果があるのか把握しておくと、導入後の運用がスムーズです。
- 議事録の作成時間を短縮できる
自動文字起こし機能が備わっているツールであれば、手動でしていた作業を大幅に短縮できます。会話と同じ速度でテキストが作成されるため、会議の終了時には議事録の作成も大半が完了しているのです。 - あとから簡単に振り返りができる
議事録を整理・保存できるツールであれば、「議事録が添付されているファイル」を探す必要がなくなります。また、高精度な検索機能が備わっていると、キーワードを入力するだけで必要な議事録にアクセスできるので便利です。 - リアルタイムで議事録を共有できる
議事録作成ツールのなかには「Emailもしくはチャットアプリに転送する機能」があります。この機能があれば、わずかな操作で、作成した議事録をほかのメンバーに共有できるのです。
しかし、結局のところ、議事録をメールやチャットアプリで共有すると、情報が埋もれたり流れたりします。そのため、情報が流れることなく蓄積できるアプリを使いましょう。
自社に合う議事録ツールの正しい選び方
ここからは、自社に合う議事録ツールの正しい選び方をご紹介します。以下の3つのポイントを把握して、自社で導入するツールの選定に役立てましょう。
（1）管理がしやすいか
ツールを選ぶ1つ目のポイントは、議事録の作成だけでなく、管理がしやすいかを確認することです。
議事録には「会議に参加していないメンバーが内容を把握したり、あとから過去の発言や決定事項を振り返ったりできるようにする」という目的があります。そのため、すぐに必要な情報が取り出せるようにすることが重要です。
たとえば、議事録の作成・共有・管理だけでなく、高精度の検索機能で目的の文書に即アクセスできる「ナレカン」のようなツールを選ぶと、議事録を簡単に振り返れます。
（2）機能に過不足はないか
ツールを選ぶ2つ目のポイントは、機能に過不足がないかを確認することです。
ツールを選ぶときには「多機能な方が便利である」と思われがちですが、実際に運用してみると使わない機能の方が多いケースもよくあります。あっても使わない機能は操作性が悪くなるほか、費用対効果も低くなります。
ただし、実際に「どの機能を使用するのか/しないのか」は試してみなければ把握できません。したがって、まずは無料トライアル期間で使い勝手を確認するのがおすすめです。
（3）マルチデバイスに対応しているか
ツールを選ぶ3つ目のポイントは、マルチデバイスに対応しているかです。
たとえば、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できるツールであれば、時間や場所を問わず議事録を見られます。つまり、社外で議事録を確認するときにも、わざわざPCを開く必要がありません。
以上のように、必要なときにすぐ議事録へアクセスできる仕組みは、仕事のスムーズさにつながります。そのため、ツール選定では対応しているデバイスも確認しましょう。
【無料あり】おすすめの議事録自動作成ツール5選
以下では、おすすめの議事録自動作成ツール5選をご紹介します。
会議中の発言をすべてメモするのは難しいため、音声をテキスト化する議事録自動作成ツールで文字起こしをするのも有効です。自動作成ツールを活用すれば、会議中の聞き逃しをカバーできます。
ツールを選ぶときのポイントとしては、「文字起こしの精度が十分か」「大人数の会議でも使用できるか」などを確認しましょう。
【無料】Geminiで議事録を自動作成できる「Google ドキュメント」
Google ドキュメントの特徴・使い方
- Geminiを活用して議事録を自動作成できる
Google Meetと連携すれば、Geminiが会議内容をもとにメモを自動作成し、Google ドキュメント上で議事録として確認・編集できます。また、作成後の文章を要約したり、表現を整えたりすることも可能です。 - 複数人で同時に議事録を編集できる
Google ドキュメントはリアルタイムで共同編集可能なため、会議中に参加者が決定事項やToDoを追記できます。コメントや提案モードも使えるので、会議後の確認作業も時間がかかりません。
Google ドキュメントがおすすめな企業
- Google Workspaceをすでに利用している企業
GmailやGoogle Meet、Google Driveと連携しやすいため、既存のGoogle環境を活かして議事録作成をしたい企業に向いています。 - 会議中に複数人で議事録を作成したい企業
同じファイルを複数人で同時編集できるため、担当者1人に議事録作成の負担が集中している企業におすすめです。
Google ドキュメントの注意点
- 句読点が認識されない
音声を認識してテキスト化しますが、句読点は入力されないので編集する手間がかかります。 - デザイン面の自由度が低い
Google ドキュメントの料金体系
Google アカウントを作成すれば、誰でも無料で利用できます。以下は、Google Workspaceの料金です。
- Business Starter：950円/ユーザー/月（月払い）
- Business Standard：1,900円/ユーザー/月（月払い）
- Business Plus：3,000円/ユーザー/月（月払い）
- エンタープライズ：要問い合わせ
【無料プランあり】リアルタイム文字起こしできる「Microsoft Teams」
Microsoft Teamsの特徴・使い方
- 会議中にリアルタイムで文字起こしできる
Microsoft Teamsでは、会議中にライブトランスクリプションを開始すると、発言内容がリアルタイムで文字起こしされます。話者名やタイムスタンプも表示されるため、会議後に内容を振り返りながら議事録を作成しやすいです。 - CopilotやChatGPTと組み合わせて議事録を整理できる
Microsoft 365 Copilotを利用すれば、Teams会議の要点や決定事項、アクションアイテムを整理できます。また、ChatGPTのMicrosoft Teams連携を活用すれば、Teams上のチャットや会議情報をもとに内容を確認・要約する使い方も可能です。
Microsoft Teamsがおすすめな企業
- Teams会議を日常的に利用している企業
普段からMicrosoft Teamsで社内会議やオンライン商談をしている企業であれば、既存の会議環境を活かして議事録を作成できます。 - Microsoft 365をすでに導入している企業
OutlookやOneDrive、SharePointなどと連携しやすいため、会議資料・チャット・議事録をMicrosoft環境内でまとめて管理したい企業に向いています。
Microsoft Teamsの注意点
- 議事録専用ツールではない
Microsoft Teamsはリアルタイム文字起こしに対応していますが、議事録の作成・整理・検索に特化した専用ツールではありません。そのため、会議後の要約やタスク整理まで自動化したい場合は、Copilotや別ツールとの併用を検討する必要があります。 - 検索精度が低い
Microsoft Teamsの料金体系
以下の有料プランには、他のアプリも使えるMicrosoft 365の一般法人向けプランも含まれます。
- Microsoft Teams：無料
- Microsoft Teams Essentials：599円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Basic：1,049円/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Standard：2,098円（税抜）/ユーザー/月（年払い）
- Microsoft 365 Business Premium：3,298円（税抜）/ユーザー/月（年払い）
【無料プランあり】連携操作不要で多機能が使える「toruno」
torunoの特徴・使い方
- 連携操作不要で会議をまるごと記録できる
torunoは、ZoomやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWeb会議に加えて、対面会議やハイブリッド会議でも利用できる議事録作成ツールです。1クリックで会議の「文字起こしテキスト・音声・画面キャプチャ」をまとめて記録できます。 - AIで議事録や要約を短時間で作成できる
文字起こしした内容をもとに、生成AIで議事録や要約、商談記録、日報などを作成できます。用途別のプロンプトテンプレートも用意されているため、議事録の形式に迷わず、会議内容をわかりやすく整理可能なのです。
torunoがおすすめな企業
- 会議内容を音声・文字・画面でまとめて残したい企業
文字起こしだけでなく、音声や画面キャプチャも一緒に保存できるため、発言内容と資料を照らし合わせながら会議を振り返りたい企業に向いています。 - Web会議と対面会議の両方を記録したい企業
オンライン会議だけでなく、会議室でのリアル会議やハイブリッド会議にも対応しているため、会議形式が固定されていない企業でも使いやすいです。
torunoの注意点
- リアルタイム記録にはWindowsアプリが必要
会議をリアルタイムに文字起こしする場合は、専用のデスクトップアプリを利用します。ただし、Windowsのみの提供とされているため、Mac中心の企業では利用環境を事前に確認する必要があります。 - 誤変換が発生しやすい
torunoの料金体系
torunoでは、個人向けと法人向けでプランが分かれています。
- torunoパーソナル（無料プラン）：無料
- torunoパーソナル（有料プラン）：1,650円（税込）/ユーザー/月
- torunoビジネス（月30時間）：9,000円（税抜）/ユーザー/月
- torunoビジネス（月100時間）：28,500円（税抜）/ユーザー/月
- torunoビジネス（月500時間）：135,000円（税抜）/ユーザー/月
- torunoビジネスAI要約（月30時間）：27,000円（税抜）/ユーザー/月
- torunoビジネスAI要約（月100時間）：85,500円（税抜）/ユーザー/月
【有料】専門用語に対応したAI議事録作成ツール「ZMeeting」
ZMEETINGの特徴・使い方
- 専門用語に対応した高精度な文字起こしができる
ZMEETINGは、音声認識AIによって会議内容をリアルタイムで文字起こしできるAI議事録作成ツールです。専門用語を辞書登録できるため、業界特有の言葉や社内用語が多い会議でも、内容を正確に記録しやすい点が特徴です。 - AI要約で議事録作成の手間を減らせる
文字起こしした内容は、生成AIによって要約できます。要約ボタンを押すだけで、箇条書きや文章形式の要約を作成できるため、会議後に内容を整理して共有する作業を短縮可能です。
ZMEETINGがおすすめな企業
- 専門用語が多い会議を正確に記録したい企業
医療、製造、IT、研究開発など、一般的な文字起こしツールでは誤変換が起きやすい業界用語を扱う企業に向いています。 - 対面会議とWeb会議の両方を議事録化したい企業
オンライン会議だけでなく、対面での会議や商談内容もテキスト化できるため、会議形式を問わず議事録作成時間を短縮したい企業におすすめです。
ZMEETINGの注意点
- 小規模利用では費用が高く感じる場合がある
ZMEETINGは法人利用を前提としたAI議事録作成ツールであり、最少導入数が設定されています。そのため、少人数で手軽に使いたい企業や、無料ツールから試したい企業にはやや導入ハードルが高い可能性があります。 - 文字起こしの精度が低い
ZMeetingの料金体系
- 料金体系については問い合わせが必要です。
【有料】音声活用したAI議事録ツール「Otolio（旧：スマート書記）」
Otolioの特徴・使い方
- 録音から議事録作成まで一画面で完結できる
Otolio（旧：スマート書記）は、会議の録音・文字起こし・議事録作成・タスク管理までを一画面で進められるAI議事録作成ツールです。ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールとも連携可能なため、オンライン会議の内容も簡単に記録できます。 - AIで要約や要点抽出を自動化できる
文字起こしした内容をもとに、AIが会議の要約や要点抽出をおこないます。話し言葉を書き言葉に整える機能もあるため、会議後に議事録を一から作成する手間を減らせます。
Otolioがおすすめな企業
- 議事録作成からタスク管理までまとめて実施したい企業
会議内容を記録するだけでなく、決定事項やアクションアイテムの管理まで一画面で進められるため、会議後の共有・確認作業に時間がかかっている企業に向いています。 - 複数のWeb会議ツールを使い分けている企業
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなど主要なWeb会議ツールと連携できるため、部署や取引先によって会議ツールが異なる企業でも使いやすいです。
Otolioの注意点
- アプリ版は編集機能が使えない
アプリ版は録音や議事録の閲覧・音声再生ができるものの、編集機能は利用できないため注意しましょう。
Otolioの料金体系
- 料金体系については問い合わせが必要です。
AIを活用できる議事録自動作成ツールの比較表
以下は、ご紹介したツールの比較表です。特徴や注意点を比較して、自社に合うツールを見つけましょう。（左右にスクロールできます）
| Google ドキュメント | Microsoft Teams | toruno | ZMeeting | Otolio（旧：スマート書記） | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 | Geminiで議事録を自動作成できるアプリ | リアルタイム文字起こし機能が備わっているツール | 連携操作不要で多機能が使えるツール | 専門用語に対応したAI議事録作成ツール | 音声を活用したAI議事録サービス |
| 議事録特化型 or 汎用ツール型 | 汎用ツール型 | 汎用ツール型 | 議事録特化型 | 議事録特化型 | 議事録特化型 |
| 自動記録型 or 共同編集型 | 共同編集型 | 自動記録型 | 自動記録型 | 自動記録型 | 自動記録型 |
| 注意点 | 句読点が認識されない | 検索精度が低い | 誤変換が発生しやすい | 小規模利用では費用が高い | アプリ版は編集機能が使えない |
| 料金 |
・無料 ・有料プランは950円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランあり ・有料プランは599円/ユーザー/月（年払い）〜 |
・無料プランあり ・有料プランは1,650円/ユーザー/月（月払い）〜 |
・無料プランなし ・要問い合わせ |
・無料プランなし ・要問い合わせ |
| 公式サイト | 「Google ドキュメント」の詳細はこちら |
「Microsoft Teams」の詳細はこちら |
「toruno」の詳細はこちら |
「ZMeeting」の詳細はこちら |
「Otolio」の詳細はこちら |
以上の機能や注意点を参考に、自社に最適な議事録作成ツールを選びましょう。
【落とし穴】文字起こしツールだけでは解決しない理由
議事録作成の負担を減らすうえで、文字起こしツールは便利ですが、それだけで会議後の情報共有まで解決できるわけではありません。
文字起こしツールは、会議中の発言をテキスト化する作業には便利です。しかし、発言内容をそのまま残すだけでは、決定事項・担当者・タスク期限・次にやるべきことが整理されず、議事録として今後の業務に活用しにくい状態になります。
たとえば、1時間の会議内容をすべて文字起こししても、長文の中から必要な情報を探す手間が残ります。また、決定事項や対応事項が本文に埋もれると、関係者が見落とし、対応漏れや認識違いが発生する恐れもあるのです。
そのため、議事録作成では「発言を文字にすること」だけでなく、会議後に必要な情報を確認しやすい形で残せるかが重要になります。
作成した議事録を、会社の「資産」として形にする仕組み
以下では、会議で決まったことや過去の経緯を、社内の誰もがいつでも即座に確認できる最適な仕組みをご紹介します。
文字起こしツールを使って議事録を作っても、結局そのファイルがどこにあるか分からなくなったり、大事な決定事項がチャットのやり取りの中に埋もれたりしては意味がありません。この状態を放置すると、せっかく作った議事録がなかなか活用されません。
一方で、ファイルサーバーにWordやExcelをただ放り込むだけの管理では、中身を確認するために毎回ファイルを一つずつ開く無駄な工数が発生し、次第に誰も中身を更新しなくなって情報が陳腐化します。
そこで、「作成した議事録を1箇所に集約し、高精度な検索によって、ファイルを開くことなく即座に中身を引き出せる仕組み」を構築しましょう。簡単に過去の議事録へアクセスできる環境があれば、組織全体の判断スピードを高めることができます。
こうした条件を完璧に満たせるのが、非IT企業でも驚くほど簡単にナレッジが蓄積・活用されるAIナレッジツール「ナレカン」です。ナレカンは、上司に聞く感覚でAIに質問すれば、過去の議事録から最適な答えを即座に提示してくれるため、欲しい情報を簡単に見つけられます。
簡単に文書管理できる検索性に優れたツール「ナレカン」
https://www.stock-app.info/narekan/
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジが組織に蓄積される】
社内に散在した情報や、個人に属人化したノウハウを一元化。記事・ファイル・メール・チャットなど、あらゆる社内情報を“組織のナレッジ”として蓄積できます。
- 【必要な情報に誰でもたどり着ける】
生成AIを活用した自然言語検索や、高精度なキーワード検索によって、“上司に質問するように”必要な情報を探せます。検索スキルに依存せず、誰でも簡単にナレッジにアクセスできます。
- 【ナレッジ活用が現場に定着する】
シンプルな操作性と、充実した導入・運用サポートによって、ITツールに不慣れな企業でも無理なく活用できます。さらに、情報を継続的に更新・整理できる仕組みにより、“使われ続けるナレッジ基盤”を実現します。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
タスクと紐づけて議事録を管理できるツール「Stock」
Stockは、ナレカンと同じくノート形式で社内の情報をストックできるツールです。
「Stock」の「ノート」には、テキストだけでなく画像やファイルも添付できるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また「タスク」がノートに紐づいているので、会議で発生したタスクを議事録と紐づけて管理できるのです。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
議事録作成ツールを使いこなすための3つのポイント
以下では、議事録作成ツールを使いこなすための3つのポイントをご紹介します。ツールを導入するだけではなく、有効活用するためにも以下のポイントを確認しましょう。
（1）会議前の準備を入念にする
議事録作成ツールを使いこなすには、会議前の準備を入念にすることが重要です。
会議に出てくる専門用語を事前に登録したり、録音環境を整備したりするなど、事前準備を念入りにすることで、より正確な文字起こしができます。また、会議で話す内容を事前に共有することで、AI要約したときの精度向上が見込めます。
議事録作成ツールのメリットを最大限活かすために、会議前の準備に力を入れましょう。
（2）ユーザー辞書機能を利用する
ユーザー辞書機能を利用すると、会議後の手動修正にかかる時間を大幅に減らせます。
AI文字起こしツールは社内独自の略語や専門用語を誤変換しがちです。そこで、あらかじめ「チーム辞書」やユーザー辞書に専門用語を登録しておくと、AIが正しくテキスト化してくれます。
このように、ユーザー辞書機能を使うと、文字起こし結果を1文字ずつ手動で直し直す無駄な作業がなくなるため、ツール導入時には必ず専門用語の事前登録を実施しましょう。
（3）会議中に適宜メモをとる
議事録自動作成ツールを利用していても、適宜メモをとる必要があります。
議事録自動作成ツールを利用すれば、全て文字起こしをして議事録を作成してくれるため、メモをする必要がないと思われがちです。しかし、ツールに不具合が起きた場合や、うまく文字起こしができなかったときに備えて、メモを残しておくことが重要なのです。
内容全てをメモする必要はありませんが、話したことの概要がわかる程度に書いておくようにしましょう。
オンライン会議に役立つ議事録作成ツールや選び方まとめ
ここまで、オンライン会議に役立つ議事録作成ツールや、選び方を中心にご紹介しました。
議事録自動作成ツールがあれば、議事録を作る手間が一気に減るので便利です。ただし、あとから簡単にアクセスできる場所で管理していなければ、有効活用できないため、わざわざ議事録を残す意味がありません。
そこで「議事録を適切にメンバーへ共有したり、長期的に管理したりできるツール」も併用すべきなのです。とくに、目的の情報をすぐに取り出せる検索性に優れたツールの導入が求められます。
なかでも、社員のITスキルにバラつきのある企業には、非IT企業でも驚くほど簡単に議事録を蓄積・活用可能なAIナレッジツール「ナレカン」がおすすめです。
無料の導入支援も受けられるので、ぜひ「ナレカン」を導入して、議事録の管理・活用を効率的に実施しましょう。
