議事録を運用するためにツールを活用すると、作成の手間や共有漏れを減らせます。さらに、議事録を適切に管理しておけば、必要なときにいつでも見返せて便利です。
しかし、議事録のためにツール導入を検討していても「種類が豊富なので、どれを使えば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、おすすめの議事録作成ツールや選定ポイントを中心にご紹介します。
- 面倒な議事録の作成や共有を効率的にしたい
- 自社に最適なツールを選びたい
- 議事録の作成だけでなく、あとから活用できる仕組みを整えたい
という担当者の方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールが見つかるだけでなく、議事録をどのように運用すれば良いかまで理解できます。
目次
議事録の作成にツールを使う2つのメリット
以下では、議事録作成でツールを使うメリットを2点ご紹介します。ツールの活用によって具体的にどのような効果があるのか把握しておくと、導入後の運用がスムーズです。
（1）あとから簡単に振り返りができる
議事録の作成にツールを使う1つ目のメリットは、あとから簡単に振り返りができる点です。
議事録を整理・保存できるクラウド型ツールであれば、メールボックスから「議事録が添付されているメール」を探す必要がなくなります。また、高度な検索機能が備わっていれば、キーワードを入力するだけで必要な議事録にアクセスできるので便利です。
さらに、パソコンだけでなくスマホでも利用できるツールであれば、時間や場所を問わず、簡単に議事録を振り返ることができます。以上のように議事録の作成・管理に困っている場合には、簡単に振り返りができるツールを検討しましょう。
（2）リアルタイムで議事録を共有できる
議事録の作成にツールを使う2つ目のメリットは、リアルタイムで議事録を共有できるようになることです。
ツールで議事録を作成すれば「共有」がそのままできるため、わざわざメールやチャットで共有する手間がなくなります。そのため、メールであれば、冒頭の書き出しを考えたり、Cc・Bccの入れ忘れを気にしたりする必要もありません。
また、チャットで議事録ファイルを共有すると、ほかのメッセージに流されてしまう問題点もあります。
しかし、簡単に議事録の記録・共有ができる「ノート」と、共有に関する連絡が可能な「メッセージ」を両方備えた「Stock」のようなツールであれば、わざわざツールを切り替える手間がなくなるのです。
最適なツールを選ぶための3つのポイント
ここからは、議事録作成ツールを選ぶときのポイントを紹介します。以下の3つのポイントを把握して、自社で導入するツールの選定に役立てましょう。
（1）管理がしやすいか
ツールを選ぶ1つ目のポイントは、議事録の作成だけでなく、管理や運用がしやすいかを確認することです。
議事録には「会議に参加していないメンバーが内容を把握したり、あとから過去の発言や決定事項を振り返ったりできるようにする」という目的があります。そのため、 適切に管理・運用できる仕組みが必要になるのです。
それゆえに、ツールを選ぶときは、「必要な時にすぐに取り出せるように、議事録を整理しておけるか」を確認しましょう。
（2）機能に過不足はないか
ツールを選ぶ2つ目のポイントは、機能に過不足がないかを確認することです。
ツールを選ぶときには「多機能な方ができることが多い」と思われがちですが、実際に運用してみると使わない機能の方が多いケースもよくあります。あっても使わない機能は操作性が悪くなるほか、コストも無駄になります。
「必要な機能に過不足がないか」の判断には、無料トライアル期間で使い勝手を確認するのがおすすめです。
（3）マルチデバイスに対応しているか
ツールを選ぶ2つ目のポイントは、マルチデバイスに対応しているかを確認することです。
PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも利用できるツールであれば、時間や場所を問わず議事録を見られます。たとえば、社外で議事録を確認するときにも、スマートフォンに対応しているツールであればPCをわざわざ開く必要はありません。
必要なときにすぐ議事録へアクセスできる仕組みがあると、仕事がスムーズになります。そのため、ツール選定では対応しているデバイスも確認しましょう。
【情報を残せる】議事録や会議メモの管理・共有に適したツール
「文字起こしツール」を使うと、参加者の発言を自動でテキスト化できるので、議事録作成の手間を省けます。ただし、議事録は参加していないメンバーへの共有や、会議を振り返るのにも使われるため、適切に管理・活用する仕組みも必要です。
また、導入するツールの操作性も重要視しなければなりません。多機能ゆえに扱いづらいツールは社員が使いこなせないので、導入しても社内に浸透しない可能性があります。
したがって、社内の議事録業務に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳以上の社員でも即日で使いこなせるツール「Stock」一択です。
Stockの「ノート」は、テキストだけでなく画像やファイルも添付できるうえ、任意のメンバーへリアルタイムで共有されます。また、「検索機能」の精度も高いので、必要な議事録をキーワードで簡単に探し出すこともできます。
非IT企業の65歳の方でも使いこなせるツール「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
【文字起こし可】おすすめの議事録自動作成ツール5選
以下では、おすすめの議事録自動作成ツール5選をご紹介します。
会議中の発言をすべてメモするのは難しいため、音声をテキスト化する議事録自動作成ツールで文字起こしをするのも有効です。自動作成ツールを活用すれば、会議中の聞き逃しをカバーできます。
ツールを選ぶときのポイントとしては、「文字起こしの精度が十分か」「大人数の会議でも使用できるか」などを確認しましょう。
音声入力機能が備わっているツール「Google ドキュメント」
＜Google ドキュメントの特徴＞
- 音声入力機能で文字起こしが可能
- すぐに共有可能
ドキュメントを開いて「ツール」→「音声入力」を選ぶと、発言を自動でテキスト化してくれます。
文字起こししたファイルは、共有したい相手のGoogleメールアドレスを入力するとすぐに送れます。
＜Google ドキュメントの注意点＞
- 句読点が認識されない
- 使えるフォントが少ない
音声を認識してテキスト化しますが、句読点は入力されないので編集する手間がかかります。
使用できるフォントが少ないので、デザイン性を求める場合には不向きです。
＜Google ドキュメントの料金体系＞
- 無料で利用できる
Google アカウントを作成すれば、誰でも無料で利用できます。
リアルタイム文字起こし機能が備わっているツール「Microsoft Teams」
＜Microsoft Teamsの特徴＞
- トランスクリプション機能
- チーム機能
リアルタイムで文字起こしをする機能があるため、デバイスのスピーカーが使えない人や耳の不自由な人には最適です。
所属するチームごとにチャネルを設定して、複数人のユーザー間で議事録の編集作業ができます。
＜Microsoft Teamsの注意点＞
- 音声入力の精度が不十分
- タスクを管理できる機能がない
「ほかのツールと比べて文字起こしの精度が低い」というユーザーの口コミがあります。
会議の決定事項に付随したタスクを管理する機能がないので、抜け漏れる可能性が高いです。
＜Microsoft Teamsの料金体系＞
- Microsoft Teams(無料)：0円
- Essentials：500円/ユーザー/月
- Business Basic：750円/ユーザー/月
- Business Standard：1,560円/ユーザー/月
- Business Premium：2,750円/ユーザー/月
Zoomに連携できるツール「AI GIJIROKU」
＜AI GIJIROKUの特徴＞
- Zoom連携で自動的に字幕表示
- リアルタイム翻訳30か国語対応
議論がリアルタイムで可視化されるので、内容の理解が深まります。さらに、会議終了後には議事録が自動保存されるため、確実に記録を残せるのが特徴です。
外国語メンバーとの会話を自動変換できるため、言語の壁を気にせずにコミュニケーションがとれます。
＜AI GIJIROKUの注意点＞
- 文字起こしの精度が不十分
- 使いこなせるまでに時間がかかる
「とくに専門用語が適切にテキスト化されず、ビジネスで使用するには難しい」とのユーザーの声があります。
「音声認識の精度を上げるには、録音環境やデバイスの整備が必要で時間がかかる」との口コミが散見されます。
＜AI GIJIROKUの料金体系＞
- フリー：無料
- パーソナル：1,500円/月（月払い）
- チーム：29,800円/月（月払い）
- ビジネス：200,000円/月（月払い）
専門用語に対応したAI議事録作成ツール「ZMeeting」
＜Zmeetingの特徴＞
- 辞書登録機能
- 議事録清書機能
辞書登録機能があり、専門用語を登録したり特定語句を置き換えたりできます。
音声認識で作成したテキストを、エディタ機能で清書できます。
＜Zmeetingの注意点＞
- 翻訳機能に別途料金がかかる
- PCのみ対応
翻訳機能を使う場合には別途料金がかかります。
PC以外の端末には対応していないため、スマートフォンなどでの利用を考えている場合には注意が必要です。
＜ZMeetingの料金体系＞
- 料金体系については要問い合わせ
100カ国語以上に自動翻訳できるツール「Minutz」
＜Minutzの特徴＞
- Web会議の音声をリアルタイムで100言語以上に自動翻訳できる
- さまざまなフォーマットで出力できる
Web会議の内容を100以上の言語に自動翻訳できます。そのため、外国語スタッフとのミーティングがスムーズになるのです。
記録した音声を各種フォーマットに出力ができるため、記録結果を議事録として使えます。
＜Minutzの注意点＞
- 端末によって使いづらいことがある
- クラウド同期ができない
「アプリではなくブラウザで使うツールであるため、スマートフォンやタブレット端末では使いづらいことがある」との口コミがあります。
多端末で使うことができる「クラウド同期」の機能はありません。PCだけでなくスマートフォンでも利用したい場合には注意が必要です。
＜Minutzの料金体系＞
- ライト：初期費用10,000円 ＋ 月額利用料18,000円
- ビジネス：初期費用50,000円 ＋ 月額利用料50,000円
- エンタープライス：要問い合わせ
文字起こしできる議事録自動作成ツールの比較表
以下は、議事録自動作成ツールの比較表です。（左右にスクロール可）
| Googleドキュメント | Microsoft Teams | AI GIJIROKU | ZMeeting | Minutz | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
文字起こししたファイルをすぐに共有できる |
チーム機能があり、複数人のユーザー間で議事録の編集作業ができる |
Zoom連携があり自動的に字幕が表示される |
専門用語を辞書に登録できる |
100カ国語以上に自動翻訳できる |
| 利用料金 |
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議事録自動作成ツールの活用が難しいと言われる3つの理由
文字起こしの議事録自動作成ツールは、テキストに書き起こす時間を減らせる一方、以下の理由から活用が難しいという声もあります。
（1）雑音が入ってしまう
自動作成ツールの活用が難しい1つ目の理由は、雑音が入ってしまうからです。
自動作成ツールは参加者の発言以外にも、室内のさまざまな雑音を拾ってしまいます。雑音を避けて声のみを正確に認識するのは、現状では難しい場合が多いです。
そのため、雑音と声が混ざってしまい、正確に文字起こしができない可能性があります。このように、周囲の環境によってはツールを使っても、文字起こしが難しい場合もあるので注意しましょう。
（2）完全に音声認識されない
自動作成ツールの活用が難しい2つ目の理由は、音声認識が完全ではないからです。
発音の仕方やイントネーションなど、人による発声の違いをAIや機器が完全に認識することもまだ難しく、違う結果が出力されてしまう場合があります。
そのため、「重要な箇所は人の手で修正し、他の箇所は意味が通れば問題ないとする」など、あらかじめ許容範囲を決めておくと音声認識機能を便利に使えます。
（3）人の確認や修正が必要になる
自動作成ツールの活用が難しい3つ目の理由は、結局人の確認や修正が必要になってしまうからです。
自動作成ツールが完璧な議事録を作るのは現状では難しく、最終的に人の確認や修正が必要になります。手間は減りますが、細かい確認や修正に時間がかかってしまい、導入してもいまいち効率化が実現できないケースもあります。
そのため、可能な限り正確に出力できる議事録作成ツールを選びましょう。
おすすめの議事録作成ツールまとめ
ここまで、議事録の作成・共有を効率化するツールとメリットを中心にご紹介してきました。
議事録自動作成ツールがあれば、議事録を作る手間が一気に減るので便利です。ただし、議事録はあとから簡単にアクセスできる場所で管理していなければ、わざわざ議事録を残す意味がありません。
そのため、議事録を適切にメンバーへ共有したり、長期的に管理したりできるツールも必須です。ただし、多機能なツールではITに詳しくないメンバーが使いこなせないので避けましょう。
結論、自社が導入すべきなのは、議事録を簡単に記録できる「ノート」があり、非IT企業の65歳の方でも簡単に使いこなせる「Stock」一択です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入して、議事録の管理を効率化しましょう。
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