PTA運営は「仕事」や「子育て」と並行しなければならない場合が多いため、保護者にとって大きな負担だと言えます。そのため、「ほかの保護者に連絡するだけで一苦労だ」という声も少なくありません。
そのような声から、最近では負担を減らすために、連絡手段を紙やメールから「アプリ」に変更するケースが増えているのです。しかし、PTA向けのアプリは種類が多いので「どれが最適なのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PTAの連絡が簡単なおすすめのアプリ・グループウェア7選を中心に紹介します。
- ほかの保護者への連絡が面倒で困っている
- 気軽に導入できる、予算に合った情報共有アプリを探している
- 使い方が難しくない、シンプルなアプリが欲しい
という方はこの記事を参考にすると、保護者同士の情報共有を簡単にする方法と最適なアプリが見つかります。
目次
PTA運営をオンライン化すべき3つの理由
はじめに、PTAの運営になぜアプリやグループウェアが必要なのかを解説します。メールや連絡網などのアナログな手法で情報共有をしている学校は必見です。
（1） ペーパーレス化を実現できる
まずは、アプリを導入すると、ペーパーレス化を実現できます。
連絡やお知らせなどを紙で共有している場合、人数分の印刷をする手間がかかるほか、紛失したときに困ってしまうのです。一方、アプリを活用すれば、印刷や保管の手間をかけずにオンライン上ですべての連絡を管理できます。
また、スマホひとつでお知らせを確認できるので、忙しいPTA役員でもストレスになりません。
このように、PTAの運営にアプリを導入すると、連絡やお知らせを紙で管理する必要がなくなり手間を大幅に省けます。
（2）情報共有がスムーズになる
次に、アプリを利用すれば、情報共有がスムーズになります。
情報共有の手段が電話（連絡網）の場合、すべての保護者に連絡が行き届くまでに時間がかかります。また、メールでお知らせを共有しても、ほかのメールに埋もれて見逃してしまう恐れもあるのです。
一方、アプリを使えばお知らせがすぐに保護者へ共有され、PTAの連絡以外は通知されないので見逃す心配がありません。
以上のように、アプリを活用することで、PTAの情報共有がスムーズになるのです。
（3）次年度以降への引き継ぎが簡単になる
最後に、アプリを使うとPTA業務の引き継ぎが簡単になります。
PTAは年度ごとに入れ替えがあるため、新年度のまえに引き継ぎをする必要があります。しかし、紙の資料や口頭での引き継ぎの場合、情報の追加・更新は手書きする手間がかかるほか、「言った・言わない問題」が起こりやすいのです。
一方、アプリがあれば、引き継ぎ資料の更新・管理が簡単にできます。また、何度も使い回しができるので、毎年発生する面倒な引き継ぎ業務もすぐに終わらせられるのです。
このように、PTAにアプリを導入すれば、引き継ぎ資料の編集にかかる手間や保護者同士のトラブルを防止するなど、引き継ぎの負担が大きく減ります。
【必見】PTA業務の効率化におすすめのアプリ・ツール7選
以下では、PTA業務の効率化におすすめのアプリ・ツールを7選紹介します。
保護者への連絡手段に、紙や連絡網などのアナログな手法を使うと、スピーディな情報共有ができません。また、「お知らせのプリントをなくてしまった」「重要な連絡をメモできていなかった」などの事態を避けるためにも、PTA運営にはアプリを使いましょう。
一方、アプリを選ぶときは「保護者全員が使いこなせるか」が重要です。「費用が無料だから」といった理由で導入しても、使いづらくて保護者に馴染まなければ、「大切なお知らせを確認してくれない」という事態になりかねません。
結論、PTA運営を効率化するために必要なツールは、デジタルが苦手な保護者でも簡単に使える情報共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」はリアルタイムで保護者に共有されるので、重要な情報もすぐにお知らせできます。さらに、「メッセージ」を使えば役員や保護者と連絡を取り合えるため、「LINEを交換するのが嫌だ」という保護者がいる場合にも最適です。
PTAの運営・連絡業務の負担を解消するアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
連絡をオンライン化できるPTA支援アプリ「Miley PTA」
＜Miley PTAの特徴＞
- LINEを交換する必要がない
- 電話を介さず連絡できる
Miley PTAだけで情報共有ができるので、保護者同士のLINE交換は必要ありません。
連絡網機能により、お知らせやアンケート、安否確認などの連絡を種別毎に投稿できるので、スムーズな連絡を実現します。
＜Miley PTAの機能・使用感＞
- 投票機能
任意の項目を設定して、メンバーに投票フォームを送付できます。結果は自動で集計されるため、PTA総会の議案について紙ベースで投票・集計する必要がありません。
＜Miley PTAの注意点＞
- 画像や動画の共有には不向きな傾向にある
- 機能が多くて分かりにくい
画像やPDFなどを共有することもできますが、受信者のデータ通信量が増えないようにファイルサイズは極力小さくするなど、配慮が必要です。
利用しているユーザーからは「投稿の種類と機能が分かりにくすぎる。アンケート、投票、募集、フォームなどありますが、作ってみないとそれぞれ何ができるか分からない」という声があります。（引用：App Store）
＜Miley PTAの料金体系＞
- 50人まで：600円/月（月払い）
- 100人まで：1,100円/月（月払い）
- 200人まで：1,500円/月（月払い）
- 300人まで：1,900円/月（月払い）
- 400人まで：2,300円/月（月払い）
- 500人まで：2,700円/月（月払い）
- 600人まで：3,100円/月（月払い）
- 1,000人まで：3,500円/月（月払い）
- 1,200人まで：3,900円/月（月払い）
- 1,500人まで：4,300円/月（月払い）
- 2,000人まで：4,900円/月（月払い）
- 2,000人以上：要問い合わせ
ストレージ追加・自動翻訳などのオプション料金については、HPをご確認ください。
PTA業務の省力化につながる連絡ツール「CoDMON」
＜CoDMONの特徴＞
- 機能を細かくカスタマイズできる
- アンケート機能がある
10個以上のオプション機能があり、用途にあわせて細かくカスタマイズできるようになっています。
アンケート機能があるので、小学校PTAが主催する行事や会議の出欠確認を簡単にできます。
＜CoDMONの機能・使用感＞
- 「行事予定」連絡機能
役員間や保護者に対して、ツールを使って行事予定を共有できます。紙の資料を手渡したり、一斉メールを送ったりせずに、学校行事についての情報共有を伝えられます。
＜CoDMONの注意点＞
- 利用したい機能に追加料金がかかる可能性もある
- 正常に稼働しない時間帯がある
一部の機能は月額料金に加えて「オプション料金」がかかるので、注意が必要です。
利用しているユーザーからは「とにかく安定稼働していない。月曜日の朝8時過ぎにシステムが落ちるなどは日常茶飯事。そのおかげで、コドモンだけに頼らず代替手段を考える必要性を感じた」という声があります。（引用：ITreview）
＜CoDMONの料金体系＞
- 基本利用料（定員 ～30名）：3,300円/月
- 基本利用料（定員 31～60名）：5,500円/月
- 基本利用料（定員 61～100名）：8,800円/月
オプション機能等の料金については、問い合わせが必要です。
ファイル共有もできるグループウェア「LINE WORKS」
＜LINE WORKSの特徴＞
- フリープランがある
- LINEと似た操作性
100人まではフリープランのまま利用できるので、コスト面での心理的負担がかかりません。
LINEと同じ操作性でありつつ、フォルダ管理やイベント共有も一元化できるので、使い勝手が良いと言えます。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- タスク管理機能
個人用のLINEとは違い「タスク管理」の機能があるため、PTAでやるべき仕事を役員同士で割り振って管理できます。
＜LINE WORKSの注意点＞
- LINEの交換に抵抗感がある保護者もいる
- 投稿者単位で通知を切れない
LINEの交換を望まない保護者も多く、導入のときに反対の声が挙がりかねない点に注意が必要です。
個人用のLINEと同じような感覚で使えるため、メッセージを送りすぎてしまうケースもあります。利用しているユーザーからは「トークが多めの人がいても、投稿者単位では通知を切れない」という声があります。（参考：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリープラン：無料
- スタンダードプラン：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンストプラン：960円/ユーザー/月（月払い）
無料で利用できるコミュニケーション効率化アプリ「BAND」
＜BANDの特徴＞
- さまざまな用途に使える
- あらゆるデバイスに対応している
掲示板機能のなかには、参加者募集や投票、TODOなどが備わっているので、さまざまな用途で使うことができます。
スマートフォンやPCだけでなく、ガラケーにも対応しているので、それぞれの環境に合わせて利用できます。
＜BANDの機能・使用感＞
- アンケート機能
投稿にアンケートを添付できます。アンケートの内容や期限は自由に設定できるので、議題についての投票やスケジューリングに役立ちます。
＜BANDの注意点＞
- 情報が流れやすい
- アプリ版のUI（デザイン）が良くない
BANDはチャット形式でやりとりするので重要な情報も流れてしまい、大切なお知らせを見逃しかねない点に注意が必要です。
利用しているユーザーからは「アプリのUIもモバイル版を縮小しただけのように見えます。アイコンも文字も小さく、ウィンドウはでかい、スッカスカのUIです」という声があります。（参考：ITreview）
＜BANDの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
PTA会費を簡単に集められる会計アプリ「Piita」
＜Piitaの特徴＞
- 会費を回収できる
- 集計の状況を一目で把握できる
クレジットカードまたは銀行振込で会費を支払えるようになっており、オンライン上で会費収集が完結します。
名簿機能と集計機能を併用すると、学年やクラスなどの区分別に対応した集計状況を確認できます。
＜Piitaの機能・使用感＞
- 名簿管理機能
CSVインポートや手入力で児童の名簿を作成できます。兄弟関係の入力欄もあるため、Excelやスプレッドシートを使わずに家庭数や児童の情報を正確に管理できます。
＜Piitaの注意点＞
- オンライン支払だと、決済機能料と振込手数料がかかる
決済利用料が会費に対して6％、振込手数料が275円かかることは、ほかの保護者に事前に伝えておきましょう。
＜Piitaの料金体系＞
- 9,800円/団体/年
無料から使える連絡網アプリ「らくらく連絡網」
＜らくらく連絡網の特徴＞
- 日程調節機能
日程調節機能があります。未回答者にはワンタップで催促できるので、わざわざ声掛けをする必要がありません。
＜らくらく連絡網の機能・使用感＞
- 掲示板機能
メインの「連絡網機能」のほかに「掲示板機能」もあります。発信した情報を1か所に蓄積できますが、画像などの添付はできずシンプルなテキストのみしか使えないため、内容が伝わりづらい可能性があります。
＜らくらく連絡網の注意点＞
- 無料プランの場合、広告がついてくる
- アプリ版の動作が遅い
無料プランで利用する場合は広告がつくので、使いづらい可能性もあります。
利用しているユーザーからは「未読の通知を開くと先に広告ばかり表示されて肝心の内容を中々読み込まない。動作が遅い。かなり使いづらい」という声があります。（参考：App Store）
＜らくらく連絡網の料金体系＞
- 無料版
- 有料版
広告あり：0円
定員 1～100名：5,500円/月
定員 101～300名：11,000円/月
定員 301～500名：16,500円/月
定員 501～1,000名：33,000円/月
定員 1,001名以上：要問い合わせ
【比較表】PTAの活動におすすめの連絡アプリ
以下は、紹介したPTA活動に役立つ連絡ツールの比較表です。注意点や料金を比較して、団体の規模や活動に合うツールを選びましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Miley PTA | CoDMON | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
PTAの運営・連絡業務の負担を解消するアプリ |
連絡をオンライン化できるPTA支援アプリ |
PTA業務の省力化につながる連絡ツール |
| 注意点 |
情報共有や連絡機能が中心なので、会費の振り込み機能は備えていない |
機能が多くて分かりにくい |
正常に稼働しない時間帯がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり324円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは3,300円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Miley PTA」の詳細はこちら |
「CoDMON」の詳細はこちら |
| LINE WORKS | BAND | Piita | らくらく連絡網 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
ファイル共有もできるグループウェア |
無料で利用できるコミュニケーション効率化アプリ |
PTA会費を簡単に集められる会計アプリ |
無料で使える連絡網アプリ |
| 注意点 |
LINEの交換に抵抗感がある保護者もいる |
情報が流れやすい |
ツールを使って会費を回収する際に、手数料がかかるケースがある |
無料プランの場合、広告がついてくる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料 |
・無料なし
・有料プランは9,800円/団体/年 |
・無料プランあり
・有料プランは5,500円/月～ |
| 公式サイト |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「BAND」の詳細はこちら |
「Piita」の詳細はこちら |
「らくらく連絡網」の詳細はこちら |
PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールまとめ
ここまで、PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールを紹介しました。
PTAの連絡手段が紙・電話・メールのままでは「情報共有」の面で多くのデメリットがあります。たとえば、すべての保護者に情報が届くまで多くの時間がかかったり、大切なお知らせを見逃したりしかねないのです。
したがって、保護者との情報共有を円滑にして、PTA運営の負担を減らすためには情報共有アプリが必須です。ただし、多機能なアプリは保護者が使いこないので、「誰でも簡単に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
したがって、ITに詳しくない方でも説明書なしですぐに使える「Stock」のようなツールを使えば、保護者も安心して情報共有ができます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、PTA運営の負担を解消しましょう。
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