PTA運営は「仕事」や「子育て」と並行しなければならない場合が多いため、保護者にとって大きな負担だと言えます。また、生徒数の多い学校の場合は保護者の人数も多く、PTA役員からは「ほかの保護者に連絡するだけで一苦労だ」という声も少なくありません。
そのような声から、最近では負担を減らすために、連絡手段を紙やメール、電話から「アプリ」に変更するケースが増えているのです。しかし、「どのPTA向けアプリを選べばいいのかわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、PTAの連絡が簡単になるおすすめのアプリ・グループウェア7選を中心に紹介します。
- ほかの保護者への情報共有を円滑に行いたい
- PTA運営に必要な機能が過不足ないツールを見つけたい
- 誰でも操作できるシンプルなツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、保護者同士の情報共有を簡単にする方法と最適なアプリが見つかります。
目次
PTA支援アプリの基本機能
以下では、PTA支援アプリの基本的な機能をご紹介します。
- 連絡網機能
- ファイル共有機能
- お知らせ配信
- 集金機能
個別連絡やグループ全体への連絡など、保護者間でスピーディーかつ簡単に連絡を取り合うことができます。また、伝言内容が情報として残るので「言った・言わない」というトラブルも防げます。
会議資料やイベントの関連資料など、保護者間でPTAの活動に関する資料の共有が可能です。たとえば、前年度の内容を参考に計画を立てていきたい場合、すぐに確認できて便利です。
学校やPTAからのお知らせを、連絡網に登録されている保護者全員に一斉に配信できます。保護者に直接伝達できるので「子どもから、お知らせの紙を受け取っていない」などの伝達漏れをなくせます。
アプリによっては、オンライン上で会費収集を完結できる機能もあります。学校行事で必要となる備品の購入するときには集金が不可欠なので、金銭トラブルを避けるために大切な役割を果たします。
以上のように、PTA支援アプリには、PTAの活動を円滑に進める上で有効な機能が搭載されています。
PTA活動支援アプリの選定ポイント3選
ここでは、PTA支援アプリの選定ポイントを3つご紹介します。導入を検討する際に必ず確認しましょう。
（1）情報共有の負担を軽減できるか
1つ目の選定ポイントは、「情報共有の負担を軽減できるか」です。
PTA活動の負担が大きくなる要因として、ほかの保護者への連絡の手間が挙げられます。とくに、PTA役員等の役職に就いている方は、活動に参加している保護者全員に連絡しなければならないため、スピーディーかつ正確な伝達が求められます。
しかし、電話では連絡できる時間が限られていて連絡が漏れやすく、メールやチャットでは情報が流れて欲しい情報を探すのに苦労します。そのため、PTA支援アプリを選定するときは「情報が漏れたり、流れたりすることなく残せるか」を確認しましょう。
（2）利用しやすい価格帯か
2つ目の選定ポイントは、「利用しやすい価格帯か」です。
有料のPTA支援アプリを導入する場合、保護者全員が会費を通じてアプリの利用料を支払うことになります。利用料が高額である場合、会費の増額に不満を抱く人や、支払いが困難になる人が出てくる可能性があります。
保護者全員がPTA支援アプリの導入を肯定的に捉えてくれるよう、高額なアプリは避け、無料のものや利用しやすい価格帯のものを選びましょう。
（3）デジタルに不慣れな人でも使えるか
3つ目の選定ポイントは、「デジタルに不慣れな人でも使えるか」です。
PTAは多くの人が所属する組織なので、なかにはデジタルに不慣れな方も多くいます。もし導入したアプリが多機能で分かりづらいものだった場合、使いこなせない人が出てきてしまい、組織内で十分に普及しない可能性があります。
したがって、PTA支援アプリを導入する際は、デジタルに疎い方でも簡単に利用できる「Stock」のようなツールを選びましょう。
【必見】PTA業務を支援するおすすめのアプリ・ツール7選
以下では、PTA業務の効率化におすすめのアプリ・ツールを7選紹介します。
運動会や卒業式などの学校行事が開催されるにあたり、PTA役員同士はもちろん、全保護者とも円滑に連絡を取り合える仕組みは不可欠です。そのため、プリント配布や連絡網といった時間のかかる方法ではなく、瞬時に情報を共有できるアプリを使いましょう。
一方、アプリを選ぶときは「保護者全員が使いこなせるか」が重要です。「費用が無料だから」といった理由で導入しても、使いづらくて保護者に馴染まなければ、「大切なお知らせを確認してくれない」という事態になりかねません。
結論、PTA運営を効率化するために必要なツールは、デジタルが苦手な保護者でも簡単に使える情報共有アプリ「Stock」一択です。
Stockの「ノート」で作成した”お知らせ”はすぐに保護者に行き届くほか、ノートには「メッセージ」が紐付いているのでLINE交換せずに利用できます。また「1フォルダゲスト権限」を活用すれば、1フォルダに限り何名でも無料で招待できる点もポイントです。
【Stock】PTAの運営・保護者間で連絡する負担を解消するアプリ
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【Miley PTA】連絡をオンライン化できるPTA支援アプリ
＜Miley PTAの特徴＞
- LINEを交換する必要がない
- 電話を介さず連絡できる
Miley PTAだけで情報共有ができるので、保護者同士のLINE交換は必要ありません。
連絡網機能により、お知らせやアンケート、安否確認などの連絡を種類別に投稿できるので、スムーズな連絡を実現します。
＜Miley PTAの機能・使用感＞
- 投票機能がある
- 予約機能
任意の項目を設定して、メンバーに投票フォームを送付できます。結果は自動で集計されるため、PTA総会の議案について紙ベースで投票・集計する必要がありません。
「予約ちゃん」を使えば、PTA室の予約ができます。さらに、2023年10月のアップデートにより、PTA室の重複予約が可能となり、先約者には重複予約されたことが通知されます。
＜Miley PTAの注意点＞
- 画像や動画の共有には不向きな傾向にある
- シンプルにして欲しい
画像やPDFなどを共有することもできますが、受信者のデータ通信量が増えないようにファイルサイズは極力小さくするなど、配慮が必要です。
利用しているユーザーからは「PTA役員だけでも100人を超えてるので、マイリーだけでやりとりが完結したいが、使いにくいしわかりにくい」「もっとシンプルにして欲しい」という声があります。（参考：App Store）
＜Miley PTAの料金体系＞
- 50人まで：600円/月（月払い）
- 100人まで：1,100円/月（月払い）
- 200人まで：1,500円/月（月払い）
- 300人まで：1,900円/月（月払い）
- 400人まで：2,300円/月（月払い）
- 500人まで：2,700円/月（月払い）
- 600人まで：3,100円/月（月払い）
- 1,000人まで：3,500円/月（月払い）
- 1,200人まで：3,900円/月（月払い）
- 1,500人まで：4,300円/月（月払い）
- 2,000人まで：4,900円/月（月払い）
- 2,000人以上：要問い合わせ
ストレージ追加・自動翻訳などのオプション料金については、HPをご確認ください。
【CoDMON】保護者と教職員間の連絡を効率化するツール
＜CoDMONの特徴＞
- 機能を細かくカスタマイズできる
- アンケート機能がある
「月間献立配信」「発育・健康記録」「バス運行管理」など10個以上のオプション機能があり、用途にあわせて細かくカスタマイズできるようになっています。
アンケート機能があるので、小学校PTAが主催する行事や会議の出欠確認を簡単にできます。
＜CoDMONの機能・使用感＞
- 「行事予定」連絡機能
- 既読を通知する機能
役員間や保護者に対して、ツールを使って行事予定を共有できます。紙の資料を手渡したり、一斉メールを送ったりせずに、学校行事についての情報を伝えられます。
保護者からの連絡を確認すると既読の通知が届くので、保護者側の「読んでもらえたのか分からない」という不安を軽減できます。
＜CoDMONの注意点＞
- 正常に稼働しない場合がある
- 保護者同士のやりとりには不向き
利用しているユーザーからは「月曜日の朝8時過ぎにシステムが落ちるなどは日常茶飯事。コドモンだけに頼らず代替手段を考える必要性を感じた。」という声があります。（参考：ITreview）
職員と保護者間とのやりとりに適した機能が多く、PTA役員同士や保護者同士のやりとりには、不向きな可能性があります。
＜CoDMONの料金体系＞
- コドモンベーシック
・基本利用料（定員 ～30名）：3,300円/月
・基本利用料（定員 31～60名）：5,500円/月
・基本利用料（定員 61～100名）：8,800円/月
- パックプラン
・利用料（定員 ～30名）：27,500円/月
・利用料（定員 31～100名）：33,000円/月
・利用料（定員 101名～）：38,500円/月
【LINE WORKS】ファイル共有もできるグループウェア
＜LINE WORKSの特徴＞
- フリープランがある
- LINEと似た操作性
30人まではフリープランのまま利用できるので、コスト面での心理的負担がかかりません。
LINEと同じ操作性でありつつ、フォルダ管理やイベント共有も一元化できるので、使い勝手が良いと言えます。
＜LINE WORKSの機能・使用感＞
- タスク管理機能
- ホーム（掲示板）機能
個人用のLINEとは違い「タスク管理」の機能があるため、PTAでやるべき仕事を役員同士で割り振って管理できます。
ホーム（掲示板）機能は、返信不要の連絡事項を一斉周知するのに便利です。トークと同じく既読機能もあるので、誰が読んでいるかを把握できます。
＜LINE WORKSの注意点＞
- 管理者しか設定できない項目が多い
- 友達追加の手順が煩わしい
LINEと異なり、管理者権限の人しか「途中参加のトークルームの履歴を公開する」や「メンバーを招待する」などの操作ができないため、LINEに慣れている人は戸惑う可能性があります。
ビジネス用途で利用するユーザーからは「社外の一般LINEユーザーと繋がりたい際、こちらからは友達追加できず、一般LINEユーザーから追加してもう必要があるのに煩わしさを感じます」という声があり、保護者と連絡する際も同様のケースが懸念されます。（参考：ITreview）
＜LINE WORKSの料金体系＞
- フリープラン：無料
- スタンダードプラン：540円/ユーザー/月（月払い）
- アドバンストプラン：960円/ユーザー/月（月払い）
【BAND】無料で利用できるコミュニケーション効率化アプリ
＜BANDの特徴＞
- さまざまな用途に使える
- ライブ配信機能がある
掲示板機能のなかには、参加者募集や投票、TODOなどが備わっており、学校行事に欠かせない作業の負担を軽減します。
ライブ配信機能があるので学校行事の映像を配信することができるほか、終了した配信の自動保存・共有機能もあります。
＜BANDの機能・使用感＞
- アンケート機能
- オンライン会議が可能
投稿にアンケートを添付できます。アンケートの内容や期限は自由に設定できるので、議題についての投票やスケジューリングに役立ちます。
BANDでは、音声・ビデオ通話も可能なので、わざわざ学校に出向かなくてもオンライン上で会議を開催できます。
＜BANDの注意点＞
- 情報が流れやすい
- やりとりがフランクになりすぎる
BANDはチャット形式でやりとりするので重要な情報も流れてしまい、大切なお知らせを見逃しかねない点に注意が必要です。
BANDはコミュニティアプリのため、フランクなやりとりが可能です。しかし、なかには「真面目に話している内容でも”イイネ”とあり、意図が陳腐化することがあります」と悩むユーザーもいるようです。（参考：App Store）
＜BANDの料金体系＞
すべての機能を無料で利用できます。
【Piita】PTA会費を簡単に集められる会計アプリ
＜Piitaの特徴＞
- 会費を回収できる
- 集計の状況を一目で把握できる
クレジットカードまたは銀行振込で会費を支払えるようになっており、オンライン上で会費収集が完結します。
名簿機能と集計機能を併用すると、学年やクラスなどの区分別に対応した集計状況を確認できます。
＜Piitaの機能・使用感＞
- 名簿管理機能
- アクセス制限機能
CSVインポートや手入力で児童の名簿を作成できます。兄弟関係の入力欄もあるため、Excelやスプレッドシートを使わずに家庭数や児童の情報を正確に管理できます。
PTA会長・役員・一般会員によって、使用できる機能が制限されているため、情報をセキュアに管理できます。
＜Piitaの注意点＞
- オンライン支払だと、決済機能料と振込手数料がかかる
決済利用料が会費に対して6％、振込手数料が275円かかることは、ほかの保護者に事前に伝えておきましょう。
＜Piitaの料金体系＞
何人でも1団体あたり、年間9,800円で利用できます。
【らくらく連絡網】無料から使える連絡網アプリ
＜らくらく連絡網の特徴＞
- 日程調節機能
- メーリングリスト
日程調節機能があります。未回答者にはワンタップで催促できるので、わざわざ声掛けをする必要がありません。
リストで情報を共有したい相手に一斉に伝達できるので、電話や紙での連絡よりスピーディに情報共有できます。
＜らくらく連絡網の機能・使用感＞
- 掲示板機能
- 写真・ファイル共有機能
メインの「連絡網機能」のほかに「掲示板機能」もあります。発信した情報を1か所に蓄積できますが、画像などの添付はできずシンプルなテキストのみしか使えないため、内容が伝わりづらい可能性があります。
行事での写真や集合場所の地図などのファイルデータを共有できるので、課外活動での利用にも役立ちます。
＜らくらく連絡網の注意点＞
- 無料プランの場合、広告がついてくる
- アプリ版の動作が遅い
- 団体向けの有料プランが一部終了
無料プランで利用する場合は広告やメルマガがつくので、使いづらい可能性があります。
利用しているユーザーからは「未読の通知を開くと先に広告ばかり表示されて肝心の内容を中々読み込まない。動作が遅い。かなり使いづらい」という声があります。（参考：App Store）
100名までのプランで利用する場合、6ヵ月分もしくは12ヵ月分前払いすることで、適用されていた割引が2025年3月末で終了します。そのため、予算をオーバーしてしまわないか注意しましょう。
＜らくらく連絡網の料金体系＞
- 無料版
- 有料版
メルマガ配信・広告掲載あり：0円
・定員 1～100名：5,500円/月
・定員 101～300名：11,000円/月
・定員 301～500名：16,500円/月
・定員 501～1,000名：33,000円/月
・定員 1,001名以上：要問い合わせ
【比較表】PTAの活動におすすめの連絡アプリ
以下は、紹介したPTA活動に役立つ連絡ツールの比較表です。注意点や料金を比較して、団体の規模や活動に合うツールを選びましょう。（左右にスクロールできます）
| Stock【一番おすすめ】 | Miley PTA | CoDMON | |
|---|---|---|---|
| 特徴 |
PTAの運営・保護者間で連絡する負担を解消するアプリ |
連絡をオンライン化できるPTA支援アプリ |
PTA業務の省力化につながる連絡ツール |
シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（中小規模の組織向け） |
多機能 |
多機能 |
| リアクション機能 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】※「イベントリスト」として登録可能 |
【×】 |
| 注意点 |
情報共有や連絡機能が中心なので、会費の振り込み機能は備えていない |
機能が多くて分かりにくい |
正常に稼働しない時間帯がある |
| 料金 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・有料プランは600円/月（月払い）～ |
・無料プランなし
・有料プランは3,300円/月～ |
| 公式サイト |
「Stock」の詳細はこちら |
「Miley PTA」の詳細はこちら |
「CoDMON」の詳細はこちら |
| LINE WORKS | BAND | Piita | らくらく連絡網 | |
|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
ファイル共有もできるグループウェア |
無料で利用できるコミュニケーション効率化アプリ |
PTA会費を簡単に集められる会計アプリ |
無料で使える連絡網アプリ |
シンプルで簡単or多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| リアクション機能 |
【〇】※スタンプあり |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| タスク機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
【×】 |
| 注意点 |
友達追加の手順が煩わしい |
情報が流れやすい |
ツールを使って会費を回収する際に、手数料がかかるケースがある |
無料プランの場合、広告がついてくる |
| 料金 |
・無料プランあり
・有料プランは540円/ユーザー/月（月払い）～ |
・無料 |
・無料なし
・有料プランは9,800円/団体/年 |
・無料プランあり
・有料プランは5,500円/月～ |
| 公式サイト |
「LINE WORKS」の詳細はこちら |
「BAND」の詳細はこちら |
「Piita」の詳細はこちら |
「らくらく連絡網」の詳細はこちら |
以上の表を参考に「必要な機能に過不足なく、誰でも簡単に使えるかツール」を選定しましょう。万が一、機能だけでは判断しきれないという場合には、Stockのように「特別支援プログラム」が用意されているかを軸にするのもおすすめです。
PTA運営をオンライン化すべき3つの理由
以下では、PTAの運営になぜアプリやグループウェアが必要なのかを解説します。メールや連絡網などのアナログな手法で情報共有をしている学校は必見です。
（1） ペーパーレス化を実現できる
まずは、アプリを導入すると、ペーパーレス化を実現できます。
連絡やお知らせなどを紙で共有している場合、人数分の印刷をする手間がかかるほか、紛失したときに困ってしまうのです。一方、アプリを活用すれば、印刷や保管の手間をかけずにオンライン上ですべての連絡を管理できます。
また、スマホひとつでお知らせを確認できるので、忙しいPTA役員でもストレスになりません。このように、PTAの運営にアプリを導入すると、連絡やお知らせを紙で管理する必要がなくなり手間を大幅に省けます。
（2）連絡網が不要になる
次に、アプリを利用すれば、情報共有がスムーズになります。
情報共有の手段が電話（連絡網）の場合、すべての保護者に連絡が行き届くまでに時間がかかります。さらに、次の保護者が不在だったことで連絡が漏れてしまった場合には、後に保護者同士のトラブルへと発展しかねないのです。
また、メールでお知らせを共有しても、ほかのメールに埋もれて見逃してしまう恐れもあるのです。そこで、情報共有に優れたアプリを使えば、お知らせがすぐに全保護者へ共有され、PTAの連絡以外は通知されないので見逃す心配がありません。
（3）次年度以降への引き継ぎが簡単になる
最後に、アプリを使うとPTA業務の引き継ぎが簡単になります。
PTAは年度ごとに入れ替えがあるため、新年度のまえに引き継ぎをする必要があります。しかし、紙の資料や口頭での引き継ぎの場合、情報の追加・更新は手書きする手間がかかるほか「言った・言わない問題」が起こりやすいのです。
一方、アプリ上にPTA運営に関わる情報や必要となるファイルをまとめておけば、何度も使い回せるので、毎年発生する面倒な引き継ぎ業務も簡潔になるのです。結果、引き継ぎの手間や保護者同士のトラブルを防げて、事務作業の負担が大きく減ります。
PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールまとめ
ここまで、PTAの運営を効率化する連絡アプリ・ツールを紹介しました。
PTAの連絡手段が紙・電話・メールのままでは「情報共有のスピード・正確性」の面で多くのデメリットがあります。たとえば、すべての保護者に情報が届くまで多くの時間がかかったり、大切なお知らせを見逃したりしかねません。
そのため、保護者との情報共有を円滑にして、PTA運営の負担を減らすためには情報共有アプリが必須です。ただし、多機能なアプリは保護者が使いこなせないので、「誰でも簡単に操作できるシンプルなアプリ」を選びましょう。
したがって、デジタルに苦手意識を持っている方でも説明書なしですぐに使える「Stock」のようなツールを使えば、保護者も安心して情報共有ができます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を使って、PTA運営の負担を解消しましょう。
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