学習塾には、授業の進捗や講師の勤怠など、管理すべき情報が多いです。そこで、情報管理に「ITツール」を活用すれば、資料を探すのに時間がかかったり、管理に場所が取られたりする問題を解消できます。
 
しかし、「ITツールの導入経験がないため、どれが最適か分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、学習塾の課題を解決するおすすめのツール3選を中心にご紹介します。
 
  • 情報管理がアナログのため、業務に時間がかかっている
  • 無数のツールがあるなかで、自社にマッチしたものを選定したい
  • ITが苦手でもすぐに使える学習塾向けのツールを探している
という方はこの記事を参考にすると、自社に最適なツールを見つけられ、情報管理のストレスを解消できます。


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学習塾が抱える3つの経営課題

ここでは、学習塾が抱える3つの課題を解説します。以下に当てはまる学習塾は、早急に管理体制の見直しが必要です。

課題1|スケジュール管理

はじめに、学習塾の課題として挙げられるのがスケジュール管理です。
 
講師のシフト管理や教室の空き状況など、学習塾の運営には詳細なスケジュール管理が不可欠です。仮に、講師の不在を把握していなければ、生徒や保護者からの信頼を失いかねません。
 
そこで、講師や生徒の予定を正確に管理するには「スケジュール管理ツール」の導入がおすすめです。スケジュール管理ツールを使えば「何人の講師が出勤しているのか」や「どの時間に、どの教室が使われているか」を簡単に確かめられます。

課題2|情報管理

次に、生徒の情報管理も学習塾が抱える大きな課題です。
 
学習塾で管理すべき情報は、日々の出欠状況から学習成績まで多岐に渡るので、「情報の整理」と「すぐにアクセスできる仕組み」が必須です。しかし、生徒情報を紙で管理していては、目的の情報を探し出すのに苦労します。
 
そこで、ITツールを導入すればすべての資料を一カ所に集約でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられます。また、Excelでの情報管理にありがちな「誰がどこにファイルを格納したのか分からない問題」も解消されるのです。
 
そこで、すべての情報を簡単に残せる「ノート」があり、ノートをカテゴリごとに「フォルダ」で分けられる「Stock」を使えば、誰でも情報を見やすく整理できます。

課題3|売上管理

最後に、学習塾では煩雑な売上管理も大きな課題になっています。
 
売り上げを算出するときは月謝をミスなくExcelに入力して、何度も見直しをしなければならないので負担がかかります。
 
そこで、入力した情報をもとに自動で売上が算出される「月謝管理ツール」を使えば、計算ミスや確認の負担を解消できます。また、なかには口座の入金データから月謝を自動入力できるツールもあるので、入力の手間も省けるのです。


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学習塾管理システムとは?

ここでは、学習塾の経営課題を解消するために便利な、学習塾管理システムの概要を解説します。まずは、ツールの機能や選び方のポイントを確認しましょう。

学習塾管理システムの機能

学習塾管理システムは、以下のような機能を備えています。ツールによって使える機能が異なるので、効率化したい業務に合ったツールを選びましょう。
 
<機能> <内容>
スケジュール管理
講師のシフトや、時間ごとの予約の空き状況を管理できます。予約フォームを作成しておくことで、生徒自身がシステム上で予約を入れられるツールもあります。
月謝管理
月謝の自動計算や、入金状況の管理ができます。季節講習などのイレギュラーな支払いに対する計算機能が便利です。
連絡・情報共有
保護者への情報発信や、本部と各教室との連絡に使われます。ツールにメッセージ機能があれば、メールや紙でやり取りする手間を省くことができます。
成績管理
生徒の成績の推移や志望校、面談の記録を管理できます。管理項目が細かすぎると入力に手間がかかるので、ある程度項目をカスタマイズできるツールがおすすめです。
顧客情報管理
生徒の基本情報を管理する機能です。紙やExcelでの管理で起こりがちな「情報の更新漏れ」を防げます。
このように、使える機能によって、ツールでカバーできる業務範囲は異なります。
 
また、学習塾の運営において「成績」や「顧客情報」などの情報管理と、連絡の効率化はとくに重要です。そこで、情報管理を効率化するテンプレート機能や、メッセージ機能も備えた「Stock」を使えば、業務の広範囲をカバーできます。

学習塾管理システムの選び方

学習塾管理システムを選ぶ際に確認すべき点は、以下になります。
 
  1. 経営課題を解決できる機能がある
  2. 学習塾管理システムには複数の管理機能が備わっています。ツールによって機能の組み合わせが違うので、自社の抱える課題を事前に確認して、課題解決に役立つツールを選ぶ必要があります。
     
  3. モバイル用のアプリがある
  4. モバイル用アプリがあれば、授業の隙間時間などPCの前に座れないときでも、スマホで簡単に情報を確認できます。アプリの操作性やUI(デザイン)なども事前に確認しましょう。
     
  5. 費用対効果が適切である
  6. 多機能なツールは便利そうに感じますが、使わない機能に無駄なコストをかけてしまうケースもあります。また、機能が多すぎると使いこなすのが難しいので、必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。
学習塾管理システムの効果を最大限発揮するために、ツールを選ぶ際は以上の3つのポイントをおさえましょう。


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【脱エクセル】学習塾の課題を解決するおすすめのツール3選

以下では、学習塾の課題を解決するおすすめのツールを3つご紹介します。
 
学習塾で扱う情報は多岐に渡るので、紙媒体では書類管理が煩雑になります。また、WordやExcelなどで管理すると、バージョン管理に手間がかかったり共有に別のツールが必要だったりするので非効率です。
 
そのため、紙やExcelで情報管理するストレスを解消するには、すべての情報を一元化できる”ITツール”が欠かせません。ただし、現場の講師のITリテラシーには差があるため、「全員がすぐに使える、シンプルなツール」を導入すべきです。
 
結論、学習塾の情報管理に最適なのは、必要な機能に過不足がなく、ITに詳しくない65歳の方でも説明なしで使いこなせる「Stock」一択だと言えます。
 
Stockの「ノート」には、授業報告や面談記録を簡単に残せるうえに、他の講師にもリアルタイムで共有できます。また、Stockを使って実際に学習塾での業務効率化を実現している事例もあります。
 

【Stock】学習塾の情報管理に最適なツール

Stockのトップページ
 
「Stock」|最もシンプルな情報ストックツール

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITに詳しくない数人~数千人の企業向け
    ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
  2. とにかくシンプルで、誰でも使える
    余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
  3. 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
    社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

加井 夕子さん、海野 紘子さん画像
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」
★★★★★ 5.0

当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

Stockの詳細はこちら


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【wagaco】学習塾のスケジュール管理に役立つツール

wagacoのトップページ

<wagacoの特徴>

  • 塾と保護者の双方の悩みを解決する
  • スケジュール管理の一元化だけでなく、保護者向けに入退室や成績の開示もできるなど、塾と保護者の双方の悩みを解決します。
     
  • 保護者とのコミュニケーションができる
  • チャット機能が備わっているので、保護者とリアルタイムでやりとりできます。

<wagacoの機能・使用感>

  • 予約管理機能
  • 「予約可能人数」や「空き日程」をカレンダー形式で管理できる機能があるので、個人経営の塾や家庭教師の予定管理にも役立ちます。

<wagacoの注意点>

  • 権限を細かく設定できない
  • 利用しているユーザーからは「生徒の情報を管理するので、細かく権限を付与できるようにしてほしい」という声があります。(参考:App Store

<wagacoの料金体系>

  • 月額利用料金:4,980円/教室
  • ※保守管理費用が別途10,000円かかります。


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【月謝管理 for スクール】学習塾の月謝管理を効率化するツール

月謝管理 for スクールのトップページ

<月謝管理 for スクールの特徴>

  • 授業料明細が自動で作成される
  • 月謝管理一覧表をもとに、授業料明細が宛名付きで自動作成されます。
     
  • 金額を入力する手間がかからない
  • 入金データの自動入力機能があるため、業務の手間を大幅にカットできます。

<月謝管理 for スクールの機能・使用感>

  • 本部申し送り機能
  • 本部から各教室に申し送り事項を送信する機能があります。各教室の担当者はツール内で直接返信できるので、特に大規模経営の塾で「メール管理の手間」を省けます。

<月謝管理 for スクールの注意点>

  • 多機能なので使いこなせない可能性がある
  • 月謝管理・生徒管理画面の情報量や入力項目が多いため、ITに詳しくないとツールを使いこなせない可能性があります。

<月謝管理 for スクールの料金体系>

  • 詳細な料金は問い合わせが必要です。


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【比較表】学習塾向け情報管理ツール一覧

以下では、紹介した学習塾向けの情報管理ツールを一覧でご紹介します。特徴や注意点を比較して、自社に最適なツールを選定しましょう。
 
Stock【一番おすすめ】 wagaco 月謝管理 for スクール
特徴
学習塾の情報管理に最適なツール
学習塾のスケジュール管理に役立つツール
学習塾の月謝管理を効率化するツール
注意点
シンプルな設計なので、自動計算機能は備えていない
権限を細かく設定できない
多機能なので使いこなせない可能性がある
料金
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜
・無料プランなし
・月額利用料金:4,980円/教室
※保守管理費用:別途10,000円
・要問い合わせ
公式サイト
「Stock」の詳細はこちら
「wagaco」の詳細はこちら
上記のツールのうち、とくに無料プランのある「Stock」であれば、コストをかけずに使い勝手を試せるうえに、学習塾の経営において最も重要な「情報管理」を誰でも簡単に効率化できます。


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学習塾のツールで残しておくべき4つの記録とは

ここでは、学習塾のツールで残しておくべき4つの記録をご紹介します。ツールを使えば、学習塾における以下の情報を簡単に残せるようになります。

(1)授業進捗

学習塾のツールで残すべき記録の1つ目は、授業進捗です。具体的には「どこまで授業が進んだのか」「次回の授業はどこからか」「理解度はどれくらいか」といった記録を残します。
 
しかし、各講師が授業ごとの進捗を紙で管理するのは、記載や修正に時間がかかるので面倒です。また、Excelやスプレッドシートを利用するのも一つの方法ですが、バージョン管理をサボると最新版がどれなのか分からなくなってしまいます。
 
一方、ツールを使えば面倒なバージョン管理をせずに「授業の進捗」を分かりやすく可視化できるので、授業進捗管理のストレスが解消されます。

(2)生徒の状態

学習塾のツールで残すべき記録の2つ目は、生徒の状態です。
 
「生徒のモチベーション」や「成績が良かった理由」などは、コミュニケーションをとらなければ分かりません。しかし、コミュニケーションで得た情報を記録・共有しないと、情報が属人化して本人や他の生徒への指導に活かせません。
 
そのため、生徒の状態を簡単に共有できるツールを使いましょう。情報の記録に加えて「メッセージ機能」でその日の状況を共有できれば、生徒の些細な変化にもすぐに気づいて対応できます。

(3)成績

学習塾のツールで残すべき記録の3つ目は、生徒の成績です。成績管理をすれば生徒の苦手分野・得意分野が明確になり、質の高い指導につなげられます。
 
しかし、生徒の数が多いほど成績管理は大変になるので、成績を記録した書類は適切に「フォルダ分け」しましょう。生徒名のフォルダを作成して関連資料もまとめておけば、生徒一人ひとりの状態が可視化されます。
 
このように、「生徒ごとの情報をフォルダ分けして管理できるツール」を使えば、目的の情報をすぐに見つけて指導に活かせます。

(4)面談の議事録

最後に、定期的に実施される保護者や生徒との面談記録も重要です。
 
面談記録自体を確実に残すことも重要ですが、面談では生徒の成績推移や今後の計画を共有するため、これまでの学習記録を参照します。そのため、「生徒に関するあらゆる情報」を日々確実に記録する必要があるのです。
 
結論、生徒の情報を簡単に記録して、フォルダ管理や検索機能で面談時にすぐに探し出せる仕組み作りが重要と言えます。


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学習塾の課題を解消するのにおすすめのツールまとめ

これまで、学習塾の課題を解決するおすすめのツール3選を中心に解説しました。
 
学習塾では生徒や講師の情報を大量に扱うので、紙媒体での管理では情報が入り乱れる恐れがあります。また、WordやExcelでは定期的にバージョン管理をしたり、共有するのに別のツールを使う手間がかかったりして面倒です。
 
そのため、学習塾の情報管理をより効率化するには、あらゆる情報を円滑に蓄積・共有できる”ITツール”が必須です。ただし、ITに詳しくない講師がいる場合も考慮すると「誰でもストレスなく使えるシンプルなツール」でなければなりません。
 
結論、非IT企業の65歳以上の方でも直感的に使いこなせる「Stock」が、学習塾の情報管理に最適なのです。
 
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」で学習塾の情報管理を効率化しましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、最もシンプルな情報ストックツール「Stock」を正式ローンチ。
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