学習塾には、授業の進捗や講師の勤怠など、管理すべき情報が多くあります。そこで、情報管理に「ITツール」を活用すれば、資料を探すのに時間がかかったり、管理に場所が取られたりする問題を解消できます。
しかし、「ITツールの導入経験がないため、どれが最適か分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、学習塾の課題を解決するおすすめのアプリ・ツール5選を中心にご紹介します。
- 塾管理アプリを導入して経営課題の解決に取り組みたい
- 学習塾のアナログな情報管理をやめて、業務時間を短縮したい
- 複数のツールを比較して、自塾に最適なものを選びたい
という方はこの記事を参考にすると、自塾に最適なツールを見つけられ、経営課題の解決に近づきます。
目次
学習塾が抱える5つの経営課題
ここでは、学習塾が抱える5つの課題を解説します。以下に当てはまる学習塾は、早急に管理体制の見直しが必要です。
課題1｜授業のスケジュール管理
1つ目に学習塾の課題として、スケジュール管理が挙げられます。生徒の受講コマ数の管理やカリキュラムの作成など、学習塾の運営には詳細なスケジュール管理が不可欠です。
たとえば、エクセルや紙などで管理する場合、生徒のスケジュールを探して履修状況やコース予約を確認するだけでも時間と手間がかかります。もし、予約が重複してしまい予定通りの授業が受けられないと、生徒の成績に悪影響がでかねません。
そこで、生徒の予定を正確に管理するために「スケジュール管理ツール」の導入がおすすめです。スケジュール管理ツールを使えば「カリキュラム通りの進捗か」や「生徒がどの授業を受講しているか」を簡単に確かめられます。
課題2｜生徒の情報管理
2つ目に、生徒の情報管理も学習塾が抱える大きな課題です。
学習塾で管理すべき情報は、授業の出欠から習熟度、学習成績まで多岐に渡るので「情報の整理」と「すぐにアクセスできる仕組み」が必須です。しかし、生徒情報を紙で管理していては、共有に手間がかかるうえ、目的の情報を探し出すのにも苦労します。
そこで、ITツールを導入すれば、すべての資料を一カ所に集約でき、検索機能で必要な情報をすぐに見つけられます。また、Excelでの情報管理にありがちな「誰がどこにファイルを格納したのか分からない問題」も解消されるのです。
そこで、あらゆる情報を簡単に残せる「記事」があり、記事を担当講師や授業ごとに多階層の「フォルダ」で分けられる「ナレカン」を使えば、見やすく情報を整理できます。
課題3｜月謝管理
3つ目に、学習塾では月謝管理の煩雑さも大きな課題です。
月謝を算出するときは、各生徒の受講数をミスなくExcelに入力して、何度も見直しをしなければならないので負担がかかります。とくに、振替授業があったり長期休暇の特別授業などがあったりした場合は、計算がさらに煩雑になります。
そこで、入力した情報をもとに自動で売上が算出される「月謝管理ツール」を使えば、計算ミスや確認の負担を軽減できます。また、口座の入金データから月謝を自動入力できるツールを選べば、入力の手間も省けるのです。
課題4｜講師の勤怠管理
4つ目に、学習塾において講師の勤怠管理も課題の一つです。
学習塾では、講師の授業のシフト管理や変更、給与明細の作成を適切に行わなくてはいけません。講師のシフトに変更があった時に管理がずさんであると、生徒に迷惑をかけたり、給与計算でコマ数のカウントミスをしたりする恐れがあります。
そこで、講師からのシフト変更のメッセージを勤怠管理のノートに紐づけられるITツールを使えば、その中でシフト変更から講師の代講依頼までが完結します。さらに、メッセージが流れることなく見返せるので、給与計算の際の参考になります。
課題5｜保護者対応
5つ目に、保護者対応が学習塾の大きな課題となっています。
学習塾では、しばしば保護者との面談の機会が設けられます。その際に、保護者と面談担当者は子供の学習状況や授業対応、成績、進路などについて詳細に話し合います。
そのため、担当者は事前にその子供についての多くの情報を集め、面談の時に提示する資料の用意や作成が必要です。そこで、ITツールを導入していれば、膨大な生徒データの中から簡単に欲しい生徒の情報を抽出できるため、講師の負担を軽減します。
学習塾管理システムとは
学習塾管理システムとは、学習塾が抱える経営課題を解決するため、シフト管理・生徒の出席管理・月謝管理・売上管理などを一元化したツールのことです。
以下は、学習塾管理システムの主な機能です。ツールによって使える機能が異なるので、効率化したい業務に合ったツールを選びましょう。
| ＜機能＞ | ＜内容＞ |
|---|---|
|
スケジュール管理 |
時間ごとの予約の空き状況を管理できます。予約フォームを作成しておくことで、生徒自身がシステム上で予約を入れられるツールもあります。 |
|
月謝管理 |
月謝の自動計算や、入金状況の管理ができます。季節講習などのイレギュラーな支払いに対する計算機能が便利です。 |
|
連絡・情報共有 |
保護者への情報発信や、本部と各教室との連絡に使われます。ツールにメッセージ機能があれば、メールや紙でやり取りする手間を省くことができます。 |
|
生徒情報の管理 |
生徒の成績の推移や志望校、面談の記録など、生徒の基本情報を管理できます。紙やExcelでの管理で起こりがちな「情報の更新漏れ」を防げます。 |
|
講師管理 |
講師のシフト管理や給与明細の発行などの塾講師の勤怠管理もできます。普段から講師の勤怠管理を適切に行なっていけば、給与の未払いや給与額の相違が起こってしまう心配はありません。 |
このように、使える機能によって、ツールでカバーできる業務範囲は異なります。
学習塾では、個別授業もあれば集団授業もあるので、各生徒の基本情報は講師全員が把握しておきましょう。そこで、生徒の情報を任意の講師に即共有でき、コメント機能で細かな確認も取り合える「ナレカン」を使えば、情報の確認がスムーズにできます。
【脱エクセル】学習塾の課題を解決するおすすめアプリ・ツール5選
以下では、学習塾の課題を解決するおすすめのアプリ・ツールを5つご紹介します。
学習塾で扱う情報は多岐に渡るので、紙媒体では書類管理が煩雑になります。とくに、複数の校舎がある学習塾では、WordやExcelなどで管理すると、バージョン管理に手間がかかったり校舎間での共有に別のツールが必要になったりするので非効率です。
そのため、紙やExcelで情報管理するストレスを解消するには、すべての情報を一元化できる”ITツール”が欠かせません。また、面談や保護者対応の時にすぐに情報を提示できるように、アクセス性の高い環境が望ましいです。
したがって、学習塾の情報管理に最適なのは、複数校舎の情報が集約できていつでも即アクセスできるアプリ「ナレカン」一択です。
ナレカンでは、ファイルを添付すれば要点や重要ポイントを「記事」に抽出できる機能や、既存データの移行支援などが充実しているので、アナログ管理から脱却に最適です。また、「自然言語検索」などの超高精度な検索機能で、欲しい情報をストレスなく得られます。
【ナレカン】最も簡単に複数校舎の情報を一元管理するアプリ
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
https://www.stock-app.info/narekan_document_request.html
「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
「社内のあらゆる場所からナレッジが一元化」され、しかも、そのナレッジを「超高精度検索」できます。
自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
- 【ナレッジの一元化】 ナレッジ管理に特化した、これ以上なくシンプルなツール。
記事形式で書ける「社内版wiki機能」、質問形式で聞き出せる「社内版知恵袋」、メールやチャット内のやりとりは「転送機能」を使って、ナレッジを残していくだけなので、誰でも迷わず使えます。
- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
- 【サポート】 圧倒的なクオリティの「初期導入支援」と「ご利用中」サポート。
初期導入支援だけでなく、ナレカンが定着するように、ご利用中も最大限サポートするので、貴社担当者様のお手を煩わせません。
＜ナレカンの料金＞
- ビジネスプラン：標準的な機能でナレカンを導入したい企業様
- エンタープライズプラン：管理・セキュリティを強化して導入したい企業様
- プレミアムプラン：「AI自然言語検索」も含めて導入したい企業様
各プランの詳細や金額は、下記「ナレカン資料の無料ダウンロード」ボタンより、資料をダウンロードしてご確認ください。
【Stock】無料から使える！学習塾の生徒管理に最適なアプリ
学習塾の情報管理アプリは、必要な機能が過不足なく備わっていて、誰でも使えるシンプルな操作性であることが重要です。そこで、ITに不慣れな方が多い塾には、誰でも簡単に使える情報管理アプリ「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、授業報告や面談記録を簡単に残せるうえに、他の講師にもリアルタイムで共有できます。また、Stockを使って実際に学習塾での業務効率化を実現している事例もあります。
参考：学習塾・予備校の導入事例
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
【wagaco】学習塾のスケジュール管理に役立つアプリ
＜wagacoの特徴＞
- 塾と保護者の双方の悩みを解決する
- 保護者とのコミュニケーションができる
スケジュール管理の一元化だけでなく、保護者向けに入退室や成績の開示もできるなど、塾と保護者の双方の悩みを解決します。
チャット機能が備わっているので、保護者とリアルタイムでやりとりできます。
＜wagacoの機能・使用感＞
- 予約管理機能
- 月謝カード決済＆請求書機能
「予約可能人数」や「空き日程」をカレンダー形式で管理できる機能があるので、個人経営の塾や家庭教師の予定管理にも役立ちます。
月謝のクレジット決済が可能なだけでなく、未納の保護者に一斉連絡する請求書機能も備わっているため、未収リスクが最小限に抑えられます。
＜wagacoの注意点＞
- 権限を細かく設定できない
利用しているユーザーからは「生徒の情報を管理するので、細かく権限を付与できるようにしてほしい」という声があります。（参考：App Store）
＜wagacoの料金体系＞
- 月額利用料金：4,980円/教室
※保守管理費用が別途10,000円かかります。
【SCHPASS(スクパス)】学習塾の生徒や保護者への連絡に使えるツール
SCHPASSの特徴
- 複数の中から必要な機能を選択できる
- アプリ名やアイコンをカスタマイズできる
お知らせや指導報告書、教室の座席表など、豊富な機能の中から自社に必要なものを選んで利用できます。
アプリ名やアイコンの色などのデザインを塾のブランドカラーやロゴにカスタマイズすることができます。
SCHPASSの機能・使用感
- 通塾すると生徒がポイントを貯められる機能がある
- Zoomとの自動連携機能がある
通塾や授業への出席するごとに生徒がポイントを貯められる機能があるので、塾側で付与ポイントを設定して生徒のモチベーションアップを狙いたい場合に役立ちます。
Zoomで発行したウェブ会議用のURLを自動取得して生徒へ送信してくれる機能があるので、オンライン授業が多い場合は手間が省けて便利です。
SCHPASSの注意点
- 申し込んでから利用開始までに時間がかかる
- 機能のカスタマイズ性が不十分
申込書を返信してから利用できるようになるまで、2〜4週間ほどかかるため、スケジュールに余裕を持って申し込む必要があります。
利用しているユーザーからは「スクールの形態によって必要な機能が異なると思うので、ニーズによって部分的にカスタマイズしてもらえるとありがたい」という声があります。（参考：ITreview）
SCHPASSの料金体系
SCHPASSは必要な機能を選んで利用できます。
システム利用料150円に必要な機能を1つにつき20円の追加料金で利用できます。また以下のようなプランも用意されています。
- ライトプラン：190円/2機能/月
- スタンダードプラン：210円〜/3機能〜/月
- フルプラン：290円/8機能〜/月
上記の料金に加えて、1教室あたり30,000円の初期費用がかかります。
【月謝管理 for スクール】学習塾の月謝管理を効率化するツール
＜月謝管理 for スクールの特徴＞
- 授業料明細が自動で作成される
- 金額を入力する手間がかからない
月謝管理一覧表をもとに、授業料明細が宛名付きで自動作成されます。
入金データの自動入力機能があるため、業務の手間を大幅にカットできます。
＜月謝管理 for スクールの機能・使用感＞
- 本部申し送り機能
- 月謝管理一覧機能
本部から各教室に申し送り事項を送信する機能があります。各教室の担当者はツール内で直接返信できるので、特に大規模経営の塾で「メール管理の手間」を省けます。
生徒の基本月謝情報などをもとにしてワンクリックで月謝が自動算出され、全生徒の月謝情報が一覧表で表示されます。
＜月謝管理 for スクールの注意点＞
- 多機能なので使いこなせない可能性がある
最初の段階では月謝管理・生徒管理画面の情報量や入力項目が多いため、ITに詳しくないとツールを使いこなせない可能性があります。
＜月謝管理 for スクールの料金体系＞
- 詳細な料金は問い合わせが必要です。
【比較表】学習塾向け情報管理ツール一覧
以下では、紹介した学習塾向けの情報管理ツールを一覧でご紹介します。特徴や注意点を比較して、自社に最適なツールを選定しましょう。（右にスクロール可）
| ナレカン【一番おすすめ】 | Stock【おすすめ】 | wagaco | SCHPASS | 月謝管理 for スクール | |
|---|---|---|---|---|---|
| 特徴 |
最も簡単に複数校舎の情報を一元管理するアプリ |
無料から使える！学習塾の生徒管理に最適なアプリ |
学習塾のスケジュール管理に役立つアプリ |
学習塾の生徒や保護者への連絡に使えるツール |
学習塾の月謝管理を効率化するツール |
| シンプルで簡単or多機能 |
シンプルで簡単（大手〜中堅塾向け） |
シンプルで簡単（中小規模の塾向け） |
多機能 |
多機能 |
多機能 |
| スマホアプリ版対応 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】 |
| 連絡機能 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【〇】 |
【×】※本部権限で各教室にメッセージ配信は可 |
| 注意点 |
シンプルな設計なので、オンライン授業ができる機能はない |
シンプルな設計なので、自動計算機能は備えていない |
権限を細かく設定できない |
申し込んでから利用開始までに時間がかかる |
多機能なので使いこなせない可能性がある |
| 料金 |
・無料プランなし
・有料プランは資料をダウンロードして確認 |
・無料
・有料プランでも1人あたり500円/月〜 |
・無料プランなし
・月額利用料金：4,980円/教室
※保守管理費用：別途10,000円 |
・無料プランなし
・有料プランは（システム利用料150円）+（機能数×20円）＋初期費用30,000円 |
・要問い合わせ |
| 公式サイト |
「ナレカン」の詳細はこちら |
「Stock」の詳細はこちら |
「wagaco」の詳細はこちら |
「SCHPASS」の詳細はこちら |
「月謝管理 for スクール」の詳細はこちら |
上記の比較表を参考に、必要な機能が備わっているアプリやツールを見極めましょう。
学習塾管理システムの選ぶときのポイント
ここでは、学習塾管理システムを選ぶときのポイントをご紹介します。以下を把握して、自社にあったシステムを選びましょう。
（1）必要な機能が揃っているか
1つ目は、必要な機能が揃っているかという点です。
たとえば、授業形態が集団授業か個別授業かによって、必要な機能が異なります。また、オンライン授業がある場合は、ビデオ通話を備えていたり、ZoomなどのWeb会議ツールとの連携機能があると便利です。
学習塾管理システムには複数の管理機能が備わっています。ツールによって機能の組み合わせが違うので、自塾の抱える課題を事前に確認して、課題解決に役立つツールを選ぶ必要があります。
（2）モバイルアプリに対応しているか
2つ目は、モバイル用のアプリがあるかという点です。
モバイル用アプリがあれば、授業の隙間時間などPCの前に座れないときでも、スマホで簡単に情報を確認できます。また、塾に常駐しないアルバイトの講師がいる場合でも、各自のスマホからシフトの確認や指導報告書の共有が可能になります。
そのため、スマホアプリ版の有無だけでなく、モバイル版でのアプリの操作性、UI（デザイン）なども事前にチェックしましょう。
（3）学習塾の規模に合ったシステムか
3つ目は、学習塾の規模にあったシステムであるかという点です。個人で運営しているのか、複数の校舎があるのかで、必要な機能は異なります。
また、学習塾の規模によって、講師や生徒の人数が異なるので、管理したい情報の量も変わってきます。たとえば、大規模なら「ナレカン」のような情報管理ツールが適しています。
便利そうだからと多機能なツールを選ぶと、使わない機能に支払う料金が発生するので、費用対効果が薄くなります。そのため、学習塾の規模に合った、必要な機能に過不足のないツールを選びましょう。
学習塾のツールで残しておくべき5つの記録とは
ここでは、学習塾のツールで残しておくべき5つの記録をご紹介します。ツールを使えば、学習塾における以下の情報を簡単に残せるようになります。
（1）授業スケジュール
学習塾のツールで残すべき記録の1つ目は、授業スケジュールです。
過去の授業ペースを記録しておくことで、どの学年のどの時期にどんな範囲を学習していたのかが分かります。すると、塾での宿題作成や授業進度管理がしやすくなるほか、講師の入れ替わりがあっても引き継ぎがスムーズです。
とくに、複数の校舎がある場合は校舎ごとで授業進度が大きく変動しないように、全体でスケジュールを共有できる体制を整えておくことが重要です。
（2）授業進捗
学習塾のツールで残すべき記録の2つ目は、授業進捗です。具体的には「どこまで授業が進んだか」「次回の授業はどこからか」「理解度はどれくらいか」などの記録を残します。
しかし、各講師が授業ごとの進捗を紙で管理するのは、記載や修正に時間がかかるので面倒です。Excelやスプレッドシートを利用するのも一つの方法ですが、バージョン管理をサボると最新版がどれなのか分からなくなってしまいます。
一方、ツールを使えば面倒なバージョン管理をせずに「授業の進捗」を分かりやすく可視化できるので、授業進捗管理のストレスが解消されます。
（3）生徒の様子
学習塾のツールで残すべき記録の3つ目は、生徒の様子です。
「生徒のモチベーション」や「授業でつまづいた問題とその理由」などは、コミュニケーションをとらなければ分かりません。また、コミュニケーションで得た情報を記録・共有しないと、情報が属人化して指導に活かせないのです。
そのため、生徒の様子を簡単に共有できるツールを使いましょう。授業内容の記録に加えて「連絡機能」でその日の様子を共有すれば、授業担当の講師以外も生徒の性格が把握でき、些細な変化にもすぐに気づいて対応可能になります。
（4）成績
学習塾のツールで残すべき記録の4つ目は、生徒の成績です。成績管理をすれば生徒の苦手分野・得意分野が明確になり、質の高い指導につなげられます。
しかし、生徒の数が多いほど成績管理は大変になるので、成績を記録した書類は適切に「フォルダ分け」しましょう。生徒名のフォルダを作成して関連資料もまとめておけば、生徒一人ひとりの状態が可視化されます。
このように、生徒ごとの情報を多階層でフォルダ分けして管理できる「ナレカン」のようなツールを使えば、目的の情報をすぐに見つけて指導に活かせます。
（5）面談記録
最後に、定期的に実施される保護者や生徒との面談記録も重要です。
面談での相談内容を確実に残せるほか、面談時に参照する生徒の成績推移や今後の計画を共有するため、これまでの学習記録を記載しておくと、面談がよりスムーズに進みます。そのため、「生徒に関するあらゆる情報」を日々確実に記録する必要があるのです。
結論、生徒の情報を簡単に記録して、フォルダ管理や検索機能で面談時にすぐに探し出せる仕組み作りが重要と言えます。
学習塾の課題を解消するのにおすすめのツールまとめ
これまで、学習塾の課題を解決するおすすめのツール5選を中心に解説しました。
学習塾では生徒や講師の情報を大量に扱うので、紙媒体での管理では情報が入り乱れる恐れがあります。また、WordやExcelでは定期的にバージョン管理をしたり、共有するのに別のツールを使う手間がかかったりして面倒です。
そのため、学習塾の情報管理をより効率化するには、あらゆる情報を円滑に蓄積・共有できる”ITツール”が必須です。ただし、ITに詳しくない講師がいる場合も考慮すると「誰でもストレスなく使えるシンプルなツール」でなければなりません。
結論、”情報の蓄積”と”情報の検索”がストレスなくできる「ナレカン」が、学習塾の情報管理に最適なのです。
ぜひ「ナレカン」で学習塾の情報管理を効率化しましょう。
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