近年、インターネットが普及し、パソコンやスマートフォンで学習をするe-ラーニングやLMS（Learning Management System）を導入する企業が増加しています。
一方、「LMSの存在は知っているが、具体的に何ができるのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、LMSの基礎知識や自社にLMSが必要がどうかを判断するチェックポイントを中心にご紹介します。
- LMSの仕組みや基礎知識を理解したい
- 自社もLMSを導入すべきかどうか判断したい
- LMSに代わる学習管理システムを導入したい
という方はこの記事を参考にすると、なぜ今LMSが注目されているのか、LMSを導入することによる変化が分かり、必要性を判断できます。
目次
LMSとは
ここでは、LMSの基礎知識について紹介します。LMSの定義やLMSが注目される背景を知りたい方は必見です。
（1）LMS（Learning Management System）の定義
LMSとは「Learning Management System」の略称で、日本語では「学習管理システム」と訳されます。受講者の学習進捗や受講履歴、テスト結果などを一元的に記録・管理できるシステムで、企業の社員研修や学校教育の場で広く活用されています。
LMSを使うと、管理者はどの受講者がどのコンテンツをどこまで学習したのかをリアルタイムで把握できます。また、動画・テキスト・小テストといった学習コンテンツを1つの場所に集約できるため、受講者は自分のペースで学習を進めることができます。
従来は教室や会議室で実施していた研修を、LMSを使うことでパソコンやスマートフォンからいつでも受講できる形式に切り替えられます。学習の記録もシステムが自動で実施する、管理者が個別に出席を取ったりレポートを回収したりする手間が省けます。
（2）LMSが注目される背景
LMSが注目を集めている最大の理由は、「いつでも・どこでも・効率よく学べる仕組み」を企業や教育機関が必要としているからです。
テレワークの普及により、社員が1か所に集まって研修を受ける機会が減り、場所を選ばない学習環境が求められるようになりました。また、コンプライアンス教育など受講記録の保管が必要な研修が増えたことも、LMS導入が加速している理由のひとつです。
たとえば全国に拠点を持つ企業では、以前は講師を各地に派遣する必要がありましたが、LMSがあれば動画を一度アップロードするだけで全社員が受講できます。修了記録もシステムが自動で管理するため、人事担当者の確認作業も不要になります。
このように、場所を問わずに学習を届けられること、受講記録を自動で管理できることの2点が、今の時代のニーズと合致しているため、LMSは多くの企業・教育機関から注目を集めています。
研修管理をExcel・紙で続けると起きる問題
ここでは、研修管理をExcel・紙で続けると起きる問題について紹介します。現状、Excelや紙を使って研修管理をしている方は必見です。
（1）誰がどこまで学習したか把握できない
ExcelやGoogleスプレッドシートで受講管理をしていると、誰がどのコンテンツをどこまで学習したのかをリアルタイムで把握することができず、確認作業など無駄な時間が発生してしまいます。
たとえば、入社半年以内の社員全員にコンプライアンス研修を受けさせる場合、Excel管理では未受講者の確認や各部署への受講依頼に多くの時間がかかります。その結果、本来は研修内容の改善に充てるべき時間が、管理作業に費やされてしまいます。
そこで、「Stock」のような、学習状況をリアルタイムで更新していくことができるITツールを導入すると、管理工数の削減や研修の抜け漏れを防ぐことができます。
（2）教育ノウハウが担当者依存になる
紙やExcelで研修を運営していると、教育のやり方やノウハウが特定の担当者の頭の中にしか蓄積されておらず、その人が異動・退職した場合、研修の質が落ちてしまいます。
研修の進め方や教える順番、受講者からよく出る質問への対応といった知識は、担当者が長年の経験で積み上げたものです。しかしそれが記録として蓄積されていないと、引き継ぎの時に口頭で伝えるしかなく、どうしても抜け落ちる情報が出てきます。
たとえば10年間研修を担当してきた社員が退職する場合、その人が持っている「この業務はこの順番で教えると理解が早い」といった経験は、マニュアルに書き残されていないことがほとんどです。
そのため、教育のノウハウを「人」ではなく、情報一元管理ツールの導入など「仕組み」として残す体制を作らない限り、担当者が変わるたびに研修の質がリセットされます。
（3）教育品質にばらつきが出る
紙やExcelで研修を管理していると、教える内容や伝え方が講師や拠点によって変わってしまい、社員が受ける教育の品質にばらつきが生じます。
たとえば製品の操作手順が変わった時、本社が紙のマニュアルを更新しても、地方拠点に届くまでに時間がかかり、その間は古い情報で教育が進められてしまいます。結果、拠点によって教育品質が異なり、顧客への対応にも差が出てしまいます。
教育品質を全拠点・全社員で均一に保つためには、誰が教えても・どこで受けても同じ内容が届く仕組みが不可欠です。
LMSの基本機能
LMSには大きく分けて「受講者向け」と「管理者向け」の２つの機能があります。それぞれの特徴を以下で確認しましょう。
受講者向け機能
受講者向けの基本的な機能は、以下の3つです。
- 正誤判定や採点の自動化で、テスト結果が即座に分かる
- テストやアンケート、レポート課題などをオンラインで受けられる
- ライブ配信やチャット機能で、管理者とコミュニケーションがとれる
以上のように、スムーズに学習ができるだけでなく、管理者とやりとりできる機能も備えているのがLMSの特徴です。
管理者向け機能
管理者向けの基本的な機能は、以下の3つです。
- 受講者の登録、管理ができる
- 受講者の学習履歴や成績、学習状況が一目で分かる
- 教材や講座の登録、作成、管理を簡単にできる
以上のように、LMSは教材を提供するだけでなく、受講者の情報をまとめて管理できるのです。
LMSを導入することによる変化とは
ここでは、LMSを導入することによる変化について紹介します。LMS導入前と導入後の変化を比較したい方は必見です。
（1）受講状況の確認の手間がなくなり、本来の業務に注力できる
LMSを導入すると、誰がどこまで学習したかをシステムが自動で記録してくれるため、進捗確認の手間がほぼゼロになります。
たとえば300人の社員にコンプライアンス研修を実施する場合、LMSなら受講完了画面を開くだけで未受講者のリストがすぐに表示されます。Excelで管理していたときに数時間かかっていた確認作業が、数分で終わるようになります。
そのため、受講状況の確認が自動化されることで、人事担当者は管理作業から解放され、研修内容の改善といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになります。
（2）教材・ノウハウがシステム上に蓄積され、引き継ぎがゼロになる
LMSに教材や研修の進め方を登録しておくことで、担当者が変わっても同じ内容をそのまま引き継げるようになります。
動画や小テストといった教材データはシステム上に保存されるため、担当者の頭の中にしか残っていなかった情報をなくすことができます。新しい担当者はシステムにログインするだけで、これまでの研修内容や受講者からの質問への回答履歴まで確認可能です。
教材とノウハウをシステム上に蓄積しておくことで、担当者の異動や退職があっても研修の質を落とさずに運営を続けられます。
（3）場所・タイミングを問わず、均質な教育を提供できる
LMSを使うと、どの拠点の社員も、どのタイミングで受講しても、同じ内容・同じ品質の教育を受けられるようになります。
たとえば製品の操作手順が変わった場合、LMS上の教材を更新するだけで、東京・大阪・福岡どの拠点の社員も同じ最新の手順をすぐに学べます。新しく入った社員も、入社のタイミングに関係なく、先輩社員と同じ内容の研修をいつでも受講できます。
このように、場所やタイミングに左右されず教育の品質を均一に保てることは、LMS導入によって得られる大きなメリットのひとつです。
自社にLMSが必要か判断する3つのチェックポイント
ここでは、自社にLMSが必要かどうかを判断する3つのチェックポイントを紹介します。LMS導入に迷いがある方は、是非確認しておきましょう。
（1）教育担当者に依存している
1つ目に、「この研修は、あの人がいないと進められない」という状態に当てはまる場合は、LMSの導入を検討すべきタイミングです。
たとえば、新人研修を一人の先輩社員に任せていると、その社員が休んだ日に研修が止まります。「自分が休むと研修が進まない」と有給取得をためらうケースもあり、担当者にも会社にも好ましい状態とは言えません。
特定の人に依存せず研修を進められる体制を作りたい場合、LMSへの教材蓄積は効果的な解決策になります。しかしながら、複雑なLMSはかえって使いにくいため、シンプルさを重視したツールを選ぶことも重要です。
（2）複数拠点・リモート勤務がある
2つ目に、複数の拠点があったり、リモート勤務の社員がいたりする会社は、LMSとの相性が良いと言えます。
たとえば本社が東京にあり、地方に5つの営業所を持つ会社で新製品研修を実施する場合、従来は講師が各拠点を回るか、社員が東京に出張する必要がありました。LMSがあれば、各拠点の社員が自分のパソコンから同じ内容を同じタイミングで受講できます。
そのため、拠点数やリモート勤務が多い会社ほど、LMS導入による移動コストの削減効果は大きくなります。
（3）毎年新人研修を作っている
3つ目に、毎年新人研修の資料をゼロから作り直している会社は、LMSを使うことで作業の手間を減らせます。
新人研修には、会社概要など毎年大きく変わらない内容もあります。にもかかわらず資料を毎年作り直していると、担当者の負担が増え、注力すべき新しい内容の準備に時間を確保できません。教材を再利用できる仕組みがあれば、こうした無駄な作業を減らせます。
毎年同じような研修準備に時間を取られている会社にとって、LMSへの教材蓄積は作業効率を改善する手段になり得ます。
LMSの活用例
LMSの活用事例として、学習塾での家庭学習サポートが挙げられます。
LMSがあれば宿題を配布したり、回収したりする手間を減らせるため、指導準備に時間を割くことができるようになります。また、スマートフォンやパソコンがあれば時間や場所を問わずに学習ができ、結果的に演習量が増えるので学力向上につながるのです。
以上のように便利なLMSですが、授業時間外の学習の手助けとして学習塾ではすでに使われています。
【必見】学習情報を簡単に残せるツール
ここでは、LMSの概要や役割を踏まえながら、自社の教育・研修管理に最適な仕組みについて紹介します。
社員教育の資料や研修履歴をExcelや共有フォルダで管理し続けると、「誰がどこまで学習したのか」が分からなくなります。また、研修資料の更新や新人教育のたびに担当者の負担が増え、人材育成に必要な情報が社内に蓄積されなくなります。
教育資料をフォルダに保存したり、受講状況をExcelで管理したりする方法では、情報の検索や更新に手間がかかります。しかし、動画の自動再生や複雑なテスト採点機能がついた本格的なLMSを導入しても、操作が難しすぎて現場の社員が使いこないケースが多いです。
そこで、教育資料やマニュアル、研修記録を1か所に集約できるツールを導入すれば、教育業務の負担を減らしながら知識を社内に蓄積できます。特に、中小企業では多機能なLMSよりも、誰でも簡単に情報を残して共有できる仕組みの方が定着しやすい傾向があります。
「Stock」は、「ノート」形式で研修資料や業務マニュアルを蓄積し、それに紐づけて質問や連絡ができるため、教育に必要な情報を一元管理できます。また、ITに詳しくない社員でも簡単に使える設計なので、「LMSを導入したのに活用されない」という失敗を防ぎながら、継続的に知識を共有できる仕組みを構築できます。
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
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「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
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直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
LMSの基礎知識と判断基準まとめ
これまで、LMSの基礎知識や自社にLMSが必要がどうかを判断するチェックポイントを中心にご紹介しました。
LMSのような学習管理システムは非常に便利ですが、多機能で複雑なツールは、ITが苦手な社員が多い職場では定着せずに形骸化してしまいます。また、Excelや紙での管理に戻ってしまっては、情報の紛失や引き継ぎ漏れはなくなりません。
そのため、大がかりなLMSを導入する前に、まずは教育資料や研修記録を1か所に集約でき、誰でも直感的に使いこなせる「ノート型ツール」の検討がおすすめです。
結論、シンプルさを追求したLMSを選びたい場合、教育資料やマニュアル、研修記録を一か所に集約でき、非IT企業の方でも簡単に使いこなせる「Stock」が最適です。
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