介護・福祉施設では、些細な出来事が怪我やトラブルに発展するので、職員間や家族との定期的な情報共有が必須です。とくに、利用者ごとの注意事項やノウハウの共有は、重大事故の予防やサービス向上にもつながります。
一方、口頭や紙で情報共有をしていても「職員間での伝達ミスや認識齟齬がある」「ノートに記入しても忙しくて誰も読まない」と悩む方も多いのではないでしょうか。また、訪問介護では「職員間ですぐに情報を共有できない」という問題も起こりがちです。
そこで今回は、介護・福祉施設における情報共有の方法と重要性を中心に解説します。
- 福祉施設における情報共有が大切な理由をあらためて周知したい
- 福祉施設が情報共有で抱えている課題を解決する手段を知りたい
- 福祉施設の情報共有を効率化するツールがあれば導入したい
という方はこの記事を参考にすると、介護・福祉施設でスムーズな情報共有を実現する方法がわかります。
目次
【介護・福祉職員必見】迫りくる2025年問題とは
迫りくる「2025年問題」とは、”団塊の世代”と呼ばれる約800万人もの人口が後期高齢者（75歳以上）となり、超高齢化社会となることで発生する問題の総称です。具体的には、医療・介護の労働力不足や人材不足、社会保障費の増大などが挙げられます。
この2025年問題に対処するためには、各業界でさまざまな取り組みが求められています。特に、大量の後期高齢者を支える医療や介護福祉業界では、少ない人材でうまく業務を成り立たせなければなりません。
したがって、迫りくる2025年問題を見据え、医療・介護関係事業者が限られた人材で仕事を回すためには、積極的にIT化し、業務効率化を進めることが必須といえます。
介護・福祉施設で情報共有が大切な5つの理由
以下では、介護・福祉施設で情報共有が重視される理由を詳しく解説します。具体的な対策を実施する前に「なぜ情報共有すべきか」を明確にしましょう。
（1）複数の職員で連携して業務にあたるため
1つ目の理由は、介護・福祉の現場では複数の職員で連携して業務にあたるためです。
介護・福祉施設は利用者の安全を十分に確保するため、利用者一人に対し複数職員でケアにあたる業態が一般的です。したがって、利用者の情報がきちんと共有されなければ、情報の行き違いから命に関わる人為的ミスにつながる恐れがあります。
しかし、「令和４年度介護労働者の就業実態と就業意識調査結果報告書」によると、「仕事上の意思疎通がうまくいかない」「ケアの方法について意見交換が不十分」といった意見のほか「業務の指示が不十分」など経営層への不満も多くあるのが現状です。
したがって、利用者の安全を守りながら介護サービスを提供するために、早急に情報共有の方法を見直す必要があります。
（2）ノウハウを共有しサービスを向上するため
2つ目の理由は、施設内でノウハウを共有しサービスを向上するためです。
介護・福祉業界は短期離職率が高く、知識やノウハウの属人化が起こりやすい業界です。情報の属人化を防ぐには、ベテラン従業員の仕事のやり方や専門的な知識を共有しなければなりません。
しかし、紙媒体での共有は確認漏れや紛失が起きやすいうえ、わざわざコピーするのにも手間がかかります。そこで、情報共有アプリを使い、時間や場所を選ばず簡単にノウハウ共有ができる仕組みを整える施設が増えているのです。
（3）定期的に担当職員が入れ変わるため
3つ目の理由は、定期的に担当職員が入れ替わるためです。
24時間体制でサービスを提供することもある介護・福祉施設では、シフト制の勤務体制であることが多く、一日のうちで担当者が入れ替わります。そのため担当者が変わるときに、利用者に関する情報を共有する「申し送り」をしなくてはなりません。
申し送りでは、担当者が変わっても適切に対処できるように、利用者の体調の変化や家族からの連絡事項などを詳細に伝達します。しかし、人手不足で常に忙しい現場では、申し送りに時間をかけるのは難しいと言えます。
そこで今日では、口頭ではなくオンライン上で申し送り事項を共有する動きが進んでいるのです。とくに、ITに慣れていない従業員でも簡単に情報を書き込める「ナレカン」のようなアプリであれば、短時間で申し送りの作成・共有が実現します。
（4）緊急時に適切な対応をするため
4つ目の理由は、緊急時に適切な対応をするためです。
利用者が高齢の場合、十分な注意を払っていても常に転倒や持病の急変などのリスクがあります。万が一、救急対応が必要になった場合、利用者の既往歴や飲んでいる薬、アレルギーといった情報が共有されていなければ、対応が遅れて命に関わるのです。
そこで、利用者の情報は職員間で確実に共有しなくてはなりません。また、緊急時に職員のスマホからでも確認できるようにしておくと、素早く最適な行動が取れます。
（5）家族とのトラブルを防ぐため
5つ目の理由は、家族と施設の間でのトラブルを防ぐためです。
たとえば、利用者が施設で負った怪我の情報が家族に共有されていなければ、自宅で適切な配慮ができず、結果として状態が悪化しかねません。また、通院している場合は家族と職員間で病院での診療結果を共有しておくことも必要です。
そこで、オンライン上で利用者の家族へ情報を共有できるツールを導入すると自宅でも利用者の健康状態に合わせた柔軟な対応が取れます。このように、介護のトラブルを防ぐには家族と職員間における情報共有が必須なのです。
介護・福祉施設における情報共有の課題とは
ここでは、介護・福祉施設における情報共有の課題を解説します。「情報共有しているのに、うまく伝達できていない」という施設では、早急に対策を講じましょう。
（1）記載項目が人によって異なる
1つ目の課題は、記載項目が従業員ごとに異なることです。
申し送りなどに記載する項目は、従業員それぞれの性格や経験値によって内容が異なる可能性が高まります。また、記載する情報の量や精度に差が生まれると、十分な情報の共有がうまくいきません。
たとえば、記載項目が統一されておらず、従業員ごとにバラバラの場合、情報の記入漏れに気づけません。加えて、介護・福祉施設では共有するべき情報も多いため、過不足なく記録が残せるように記載項目は統一しましょう。
（2）職員間の情報共有が難しい
2つ目の課題は、職員間の情報共有が難しいことです。
介護福祉施設の職員は、シフト制が基本であることや利用者の家まで訪問するため、全員で顔を合わせられる時間が限られています。そのため、口頭で情報を共有していると、焦りから早口になってしまい、伝達ミスや解釈の相違が生じる可能性があるのです。
また、介護・福祉施設の現場は共有するべき情報が多いため、申し送りなどの情報共有に紙を使っていると、情報の記入だけで時間がかかります。このように、口頭や紙媒体で情報共有は現場の形態に適しておらず、職員間の情報共有の質が下がってしまいます。
そこで、「ナレカン」のようなITツールを導入すると、情報入力時間を削減できるだけでなく、リアルタイムで共有されるため情報漏れの心配もなくなります。
（3）情報が見つからない
3つ目の課題は、利用者の情報を見つけにくいことです。
介護・福祉の現場では、職員の数よりもはるかに利用者の数の方が多いため、利用者情報の管理が大変です。紙媒体で管理しているアナログな職場だと、必要な利用者の情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。
特に介護・福祉施設において、緊急事態に情報が見つからないと、取り返しのつかないことになりかねません。そこで、高度な検索機能を備えているITツールを導入して、必要な時に情報が瞬時に見つかる仕組みを整えておきましょう。
介護・福祉施設で効率的に情報を共有する方法
以下では、介護・福祉施設で効率的に情報を共有する方法をご紹介します。これらを押さえられていないと、上手く情報共有ができないので必見です。
（1）情報共有にルールを設ける
1つ目は、情報共有にルールを設けることです。
情報共有にルールを設けることで、職員の「伝えたいことはあるけれどどのように残すべきか分からず結局伝えられなかった」という問題や、責任者の「情報共有の方法がバラバラなので分かりづらい」といった問題を解消できます。
また、「利用者が怪我をしたとき」「利用者が体調を崩したとき」「施設内でトラブルが発生したとき」など、それぞれの状況において残すべき項目を定めておけば、過去の事例を見ることで臨機応変に対応できるのです。
（2）ITツールを利用する
2つ目は、ITツールを利用することです。
口頭や紙媒体での情報共有では「担当者ごとに言っていることが違う」「どこに書いてあるのか探すのが面倒」ということが起こりやすく、結果として認識齟齬につながりかねません。
そこで役立つのが「情報共有アプリ」です。情報共有アプリがあれば、スマホからも簡単に申し送りができるうえに、あとからでもすぐに情報を探せます。
また、テンプレート機能がある「ナレカン」のようなアプリであれば、利用者情報の記入時間を短縮させるだけでなく、内容漏れやばらつきを防止することにもつながるのです。
【これで解決】介護・福祉施設の負担を軽減する情報共有システム
以下では、介護・福祉施設での情報共有の負荷を軽減するアプリをご紹介します。
口頭での情報共有は「記録が残っていないので、認識の齟齬や情報の抜け漏れが生じる」うえ、紙書類では「情報探しや共有に手間がかかる」などの問題が生じます。また、社員の多い介護・福祉施設では全職員への共有事項の伝達に時間を要します。
そこで、情報共有ツールを導入して、口頭や紙書類などのアナログな方法での申し送りを避けましょう。ITツールを使えば、パソコンやスマートフォンから記録を蓄積できて時間短縮になるうえ、リアルタイムでの情報共有が可能になります。
したがって、介護・福祉施設の情報共有の円滑化のためには、アクセス性に優れており、ノート形式で手軽に情報共有ができるツール「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」に利用者ごとの申し送りや注意事項を残しておけば、職員間ですぐに共有できるうえ「ヒット率100%」の検索機能によって、必要な情報が即見つかります。また、「記事」は印刷もできるので、必要に応じてご家族とも情報を共有できます。
ノート形式で情報共有ができるアプリ「ナレカン」
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介護・福祉施設でナレカンを使った介護記録の例
ここでは、ナレカンを利用して介護記録を作成します。
- 「記事」の画面下にある[テンプレート]をクリックします。
- すると、テンプレート一覧が表示されるので、[新規作成]を選択しましょう
- 以下のように、介護記録の項目を記載し、テンプレートとして保存します。これにより、いつでも介護記録のテンプレートを呼び出せるようになります。
- 次に、テンプレートを使用して、介護記録を入力していきます。
このように入力することで、簡単に介護記録が作成できます。また、内容を更新すると即座に反映されるので、円滑な情報共有が実現されます。
介護・福祉施設における情報共有の大切さまとめ
ここまで、介護・福祉施設での情報共有の大切さと役立つツールをご紹介しました。
介護・福祉施設のような忙しく、シフト制の現場では、ITツールを導入することが情報共有の円滑化の鍵になります。また、事業所の多い大企業では、全職員に共有したい情報があるときに紙やExcelファイルでは共有に時間がかかります。
そこで、時間や場所を問わず、各自のスマホから情報を編集・閲覧できるITツールが便利です。ただし、ITに不慣れな方が多い介護・福祉業界では、複雑な操作性のツールは定着しません。
したがって、メールを使える方ならばすぐに使いこなせるシンプルな情報共有アプリ「ナレカン」が最適です。
ぜひ「ナレカン」を導入し、利用者の情報をリアルタイムで確実に共有する仕組みを整えましょう。
