介護・福祉施設では、些細な出来事が怪我やトラブルに発展するので、職員間や家族との定期的な情報共有が必須です。とくに、注意点やノウハウの共有は、重大事故の予防やサービス向上にもつながります。
一方、口頭や紙で情報共有をしていても「職員が記入をあと回しにする」「記入しても誰も読んでいない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、介護・福祉施設における情報共有の重要性を中心に解説します。
- 職員間で情報共有の方法がバラバラなので、統一したい
- 適切な情報共有ができていない結果、職員間の連携が取れていない
- 紙で申し送りをしているが、読むだけで終わっている
という方はこの記事を参考にすると、介護・福祉施設でスムーズに情報共有し、利用者へ柔軟に対応する方法が分かります。
目次
介護・福祉施設で情報共有が大切な4つの理由
以下では、介護・福祉施設で情報共有が重視される理由を詳しく解説します。具体的な対策を実施する前に「なぜ情報共有すべきか」を明確にしましょう。
（1）複数の職員で連携して業務にあたるため
一つ目の理由は、複数の職員で連携して業務にあたるためです。
介護・福祉施設では、利用者一人に対し複数職員で対応する業態が一般的です。したがって、利用者の情報が定期的に共有されなければ、情報の行き違いから重大な人為的ミスにつながります。
たとえば、「利用者が怪我をしている」という情報の共有漏れがあると「運動させてしまい、怪我がさらに悪化してしまった」などの事態になりかねないのです。
そのため、利用者の安全を守りながら介護サービスを提供するためには、職員同士の円滑な情報共有が必須だと言えます。
（2）介護でのトラブルを防ぐため
二つ目の理由は、家族と施設の間でのトラブルを防ぐためです。
たとえば、利用者が施設で負った怪我の情報が家族に共有されていなければ、自宅で適切な配慮ができず、結果として怪我が悪化しかねません。最終的には、家族と施設とのトラブルへと発展してしまいます。
そこで、オンライン上で利用者の家族へ情報を共有できるツールを導入すると自宅でも利用者の健康状態に合わせた柔軟な対応が取れます。このように、介護のトラブルを防ぐには家族と職員間での情報共有が必須なのです。
（3）ノウハウを共有しサービスを向上するため
三つ目の理由は、施設内でノウハウを共有しサービスを向上するためです。
介護・福祉業界は短期離職率が高く、知識やノウハウの属人化が起こりやすい業界といえます。情報の属人化を防ぐには、ベテラン従業員の仕事のやり方や専門的な知識といったノウハウを共有しなければなりません。
しかし、紙媒体でノウハウを共有すると確認漏れや紛失が起きやすいうえ、わざわざコピーして持ち歩く手間がかかります。そこで、今日では情報共有アプリを使い、時間や場所を選ばず簡単にノウハウ共有ができる仕組みを整えるのがトレンドです。
（4）定期的に担当職員が入れ変わるため
四つ目の理由は、定期的に担当職員が入れ変わるためです。
24時間体制でサービスを提供する施設では、一日のうちで担当者を入れ替える必要があります。担当者が変わるときに実施するのが、必要事項を伝える「申し送り」です。
申し送りでは、担当者が変わっても適切に対処できるように、利用者の体調の変化や家族からの連絡事項などを詳細に伝達しなければなりません。
そこで、今日ではITに慣れていない従業員でも簡単に使いこなせる「Stock」のような情報共有アプリを使って、オンライン上で簡単に申し送り事項を共有し、素早くアクセスできる仕組みを整える施設が増えています。
介護・福祉施設における情報共有の課題とは
介護・福祉施設における情報共有の課題は主にふたつあります。以下の課題を抱える施設は早急に対策を講じるべきです。
記載項目が人によって異なる
一つ目の課題は記載項目が従業員ごとに異なることです。
申し送りなどに記載する項目は、従業員それぞれの性格や経験値によって内容が異なる可能性が高まります。また、記載する情報の量や精度の差が生まれると、円滑な情報共有を妨げる原因になるのです。
たとえば、記載項目が統一されておらず、従業員ごとにバラバラの場合、情報の記入漏れに気づけません。加えて、介護・福祉施設では共有するべき情報も多いため、過不足なく記録が残せるように記載項目は統一しましょう。
情報の共有に時間がかかる
二つ目の課題は、情報共有に時間がかかってしまうことです。
介護・福祉施設の現場は、共有するべき情報が多いと言えます。そのため、申し送りなどの情報共有に紙を使っていると、情報の記入だけで多くの時間がかかります。
また、紙を用いて情報を共有する場合、記録をまとめたノートなどを一人ひとりに回す必要があり、複数人で同時に確認できません。そのため、一括で従業員全員に情報を共有できる「Stock」のようなITツールを用いた情報共有への乗り換えをおすすめします。
介護・福祉施設での情報共有のポイント2選
以下では、介護・福祉施設での情報共有におけるポイントをご紹介します。
闇雲に情報共有を進めると「必要な情報を共有できていない」「情報が整理されていなくて分かりづらい」という事態になりかねません。そのため、以下2つのポイントを押さえた情報共有を意識しましょう。
（1）情報に優先度をつける
一つ目のポイントとして、共有する情報に優先度を割り振りましょう。
すべての情報を伝えようとすると「どれが重要なのか」が分からないので、結果として間違った認識で仕事をしてしまいます。そのため、情報に優先度を付けて重要な情報のみを率先して伝える必要があるのです。
たとえば、利用者の怪我や薬の情報は、伝達の優先度が高くなります。一方で、イベントをしたときの利用者の様子や施設内での交友関係などは、機会があれば伝えるべき情報なので優先度は低くなります。
このように、情報に優先度を付けて重要な情報のみを伝達すると、職員が混乱せずに適切な対応を取れるのです。
（2）情報共有をスムーズにする仕組みを整える
二つ目のポイントは、施設内でスムーズに情報を共有できる仕組みの整備です。
口頭や紙媒体での情報共有では「担当者ごとに言っていることが違う」「どこに書いてあるのか探すのが面倒」ということが起こりやすく、結果として認識齟齬につながりかねません。
そこで役立つのが「情報共有アプリ」です。情報共有アプリがあれば、スマホからも簡単に申し送りができるうえに、あとからでもすぐに見返せます。
ただし、ITに慣れていない従業員にとって、多機能なアプリは操作が複雑で使いこなすのが難しいです。したがって、65歳以上でも説明なしで操作できるほど簡単な「Stock」のようなアプリを選びましょう。
【必見！】介護・福祉施設の情報共有にアプリを使うべき理由
以下では、介護・福祉施設の情報共有にアプリを使うべき理由を解説します。
口頭や紙書類で申し送りを実施していると「記録が残っておらず、何度も質問する」「リアルタイムに共有できないので、結局読まなくなる」といった問題が生じます。結果、業務の効率は低下するうえ、トラブルの原因となるのです。
そこで、情報共有アプリの導入により、口頭や紙書類で申し送りを減らしましょう。アプリを使えば、パソコンやスマートフォンから簡単に記録を蓄積・リアルタイムでの情報共有が可能になります。
ただし、ITに慣れていない従業員が多い介護・福祉施設では、多機能で操作が難しいアプリは定着しません。したがって、65歳以上の従業員でも直感的に操作できるほど簡単な「Stock」一択です。
Stockでは「ノート」単位で申し送りやノウハウを書いて、リアルタイムでほかのメンバーへ共有します。また、直感的に使えるうえにスマホアプリにも対応しているため「情報共有をあと回しにする」という習慣から脱却できるのです。
最も簡単に介護施設での情報共有ができるアプリ「Stock」
「Stock」｜チームの情報を最も簡単に残せるツール
Stockは、チームの情報を最も簡単に残せるツールです。「チャットツールだと情報が流れていき、ファイル共有だと面倒」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート機能」を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくないチーム向けのツール
ITの専門知識がなくても問題なく、簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
池本 健太郎さん
きずな綜合会計事務所 |
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「会計事務所内の『情報ストック』と『タスク管理』が、すべてStock上で完結しています」 ★★★★★ 5.0 少なくとも会計事務所であれば、どこの事務所であっても大幅に業務効率を改善できると思います。しかし会計事務所に限らず、フォルダ階層形式でサクサクと情報共有したり、または簡単にタスク管理したいチームであれば、どこにも強くオススメできます。 |
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』があるチームでも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
西尾 太初さん
株式会社ハピネス |
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「LINEだと情報が流れていってしまう問題が、一気に解消されました！」 ★★★★★ 5.0 従来使っていた『LINE』だと、情報が流れていってしまうので、後から過去の『営業の打ち合わせ記録』を振り返ることはできませんでした。しかし、Stock（ストック）を導入した後は、すべての『営業の打ち合わせ記録』が『ノート単位』で整然と管理されており、過去の営業記録にも即座にアクセスできます。過去に『いつ・誰と・何を』話したかが明確に分かるようになったので、2回目、3回目の営業戦略を立てられるようになりました。 |
介護・福祉施設における情報共有の大切さまとめ
ここまで、介護・福祉施設での情報共有のポイントと役立つツールを紹介しました。情報共有で大切なポイントは、以下の2つです。
- 共有すべき情報に優先度をつける
- 情報共有をスムーズにする仕組みを整備する
とくに、2つ目の「情報共有をスムーズにする仕組みの整備」は重要です。口頭や紙での申し送りをしており「記録が残らず不便だ」「誰も申し送りを読まない」と悩む担当者の方は、リアルタイムで情報共有できるアプリを導入しましょう。
とはいえ、高齢化の進む介護・福祉業界で複雑な操作性のツールは定着しません。そこで、今回ご紹介したStockのように、65歳以上の従業員でも即日で使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリが求められます。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、利用者の情報をリアルタイムで共有する仕組みを整えましょう。
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