介護・福祉施設では、些細な出来事が怪我やトラブルに発展するので、職員間や家族との定期的な情報共有が必須です。とくに、利用者ごとの注意事項やノウハウの共有は、重大事故の予防やサービス向上にもつながります。
一方、「介護・福祉施設での情報共有がうまくいかず困っている」と悩む方も多いのではないでしょうか。また、訪問介護では「職員間ですぐに情報を共有できない」という問題も起こりがちです。
そこで今回は、介護・福祉施設における情報共有の方法と重要性を中心に解説します。
- 福祉施設における情報共有が大切な理由をあらためて周知したい
- 情報共有で抱えている課題を解決する方法を知りたい
- 情報共有を簡単に効率化するツールがあれば教えて欲しい
という方はこの記事を参考にすると、介護・福祉施設でスムーズな情報共有を実現する方法がわかります。
目次
【介護・福祉職員必見】迫りくる2025年・2040年問題とは
「2025年問題」とは、”団塊の世代”と呼ばれる約800万人もの人口が後期高齢者（75歳以上）となり、超高齢化社会となることで発生する問題の総称です。具体的には、医療・介護の労働力不足や人材不足などが挙げられます。
また、「2040年問題」とは、2025年以降に予想される、現役世代の急減によって生じる問題の総称です。具体的には労働力不足や社会保障費の増大などが挙げられます。
以上のことからも、2025年・2040年問題では労働力不足や人手不足が重要な課題だと言えます。とくに、医療・介護関係事業者が限られた人材で仕事を回すためには、積極的にIT化し、業務効率化を進めることが必須といえます。
介護・福祉施設で情報共有が大切な5つの理由
以下では、介護・福祉施設で情報共有が重視される理由を詳しく解説します。具体的な対策を実施する前に「なぜ情報共有すべきか」を明確にしましょう。
（1）複数の職員で連携して業務にあたるため
1つ目の理由は、介護・福祉の現場では複数の職員で連携して業務にあたるためです。
介護・福祉施設は利用者の安全を十分に確保するため、利用者一人に対し複数職員でケアにあたる業態が一般的です。したがって、利用者の情報がきちんと共有されなければ、情報の行き違いから命に関わる人為的ミスにつながる恐れがあります。
しかし、「令和5年度介護労働実態調査」によると、「ケアの方法など仕事上の課題に関する上司や同僚との意思疎通・意見交換がうまくいかなかった」といった意見のほか「業務の指示が不十分」など経営層への不満もあるのが現状です。
したがって、利用者の安全を守りながら介護サービスを提供するために、早急に情報共有の方法を見直す必要があります。
（2）ノウハウを共有しサービスを向上するため
2つ目の理由は、施設内でノウハウを共有しサービスを向上するためです。
介護・福祉業界は短期離職率が高く、知識やノウハウの属人化が起こりやすい業界です。情報の属人化を防ぐには、ベテラン従業員の仕事のやり方や専門的な知識を共有しなければなりません。
しかし、紙媒体での共有は確認漏れや紛失が起きやすいうえ、わざわざコピーするのにも手間がかかります。そこで、情報共有アプリを使い、時間や場所を選ばず簡単にノウハウ共有ができる仕組みを整える施設が増えているのです。
（3）定期的に担当職員が入れ変わるため
3つ目の理由は、定期的に担当職員が入れ替わるためです。
24時間体制でサービスを提供することもある介護・福祉施設では、シフト制の勤務体制であることが多く、一日のうちで担当者が入れ替わります。そのため担当者が変わるときに、利用者に関する情報を共有する「申し送り」をしなくてはなりません。
申し送りでは、担当者が変わっても適切に対処できるように、利用者の体調の変化や家族からの連絡事項などを詳細に伝達します。しかし、人手不足で常に忙しい現場では、申し送りに時間をかけるのは難しいと言えます。
そこで今日では、口頭ではなくオンライン上で申し送り事項を共有する動きが進んでいるのです。とくに、ITに慣れていない従業員でも簡単に情報を書き込める「Stock」のようなアプリであれば、短時間で申し送りの作成・共有が実現します。
（4）緊急時に適切な対応をするため
4つ目の理由は、緊急時に適切な対応をするためです。
利用者が高齢の場合、十分な注意を払っていても常に転倒や持病の急変などのリスクがあります。万が一、救急対応が必要になった場合、利用者の既往歴や飲んでいる薬、アレルギーといった情報が共有されていなければ、対応が遅れて命に関わるのです。
そこで、利用者の情報は職員間で確実に共有しなくてはなりません。また、緊急時に職員のスマホからでも確認できるようにしておくと、素早く最適な行動が取れます。
（5）家族とのトラブルを防ぐため
5つ目の理由は、家族と施設の間でのトラブルを防ぐためです。
たとえば、利用者が施設で負った怪我の情報が家族に共有されていなければ、自宅で適切な配慮ができず、結果として状態が悪化しかねません。また、通院している場合は家族と職員間で病院での診療結果を共有しておくことも必要です。
そこで、オンライン上で利用者の家族へ情報を共有できるツールを導入すると自宅でも利用者の健康状態に合わせた柔軟な対応が取れます。このように、介護のトラブルを防ぐには家族と職員間における情報共有が必須なのです。
介護・福祉施設における情報共有の課題とは
ここでは、介護・福祉施設における情報共有の課題を解説します。「情報共有しているのに、うまく伝達できていない」という施設では、早急に対策を講じましょう。
（1）記載項目が人によって異なる
1つ目の課題は、記載項目が従業員ごとに異なることです。
申し送りなどに記載する項目は、従業員それぞれの性格や経験値によって内容が異なる可能性が高まります。また、記載する情報の量や精度に差が生まれると、十分な情報の共有がうまくいきません。
たとえば、記載項目が統一されておらず、従業員ごとにバラバラの場合、情報の記入漏れに気づけません。加えて、介護・福祉施設では共有するべき情報も多いため、過不足なく記録が残せるように記載項目は統一しましょう。
（2）職員間の情報共有が難しい
2つ目の課題は、職員間の情報共有が難しいことです。
介護福祉施設の職員は、シフト制が基本であることや利用者の家まで訪問することがあるため、全員で顔を合わせられる時間が限られています。そのため、伝達に遅れが生じたり、現場にいない社員に情報が伝わっていなかったりする恐れがあるのです。
また、介護・福祉施設の現場は共有するべき情報が多いため、申し送りなどの情報共有に紙を使っていると、情報の記入だけで時間がかかります。このように、口頭や紙媒体で情報共有は現場の形態に適しておらず、職員間の情報共有の質が下がってしまいます。
そこで、「Stock」のようなITツールを導入すると、情報入力時間を削減できるだけでなく、リアルタイムで共有されるため伝達遅れや情報漏れの心配もなくなります。
（3）情報が見つからない
3つ目の課題は、利用者の情報を見つけにくいことです。
介護・福祉の現場では、職員の数よりもはるかに利用者の数の方が多いため、利用者情報の管理が大変です。紙媒体で管理しているアナログな職場だと、必要な利用者の情報を見つけるのに時間がかかってしまいます。
特に介護・福祉施設において、緊急事態に情報が見つからないと、取り返しのつかないことになりかねません。そこで、情報管理が簡単で欲しい情報をすぐに見つけられるITツールを導入して、必要な時に情報が瞬時に見つかる仕組みを整えておきましょう。
介護・福祉施設で効率的に情報を共有する方法
以下では、介護・福祉施設で効率的に情報を共有する方法をご紹介します。これらを押さえられていないと、上手く情報共有ができないので必見です。
（1）情報共有にルールを設ける
1つ目は、情報共有にルールを設けることです。
情報共有にルールを設けることで、職員の「どのように情報を記載すべきかわからない」という問題や、責任者の「情報共有の方法がバラバラで分かりづらい」といった問題を解消できます。
また、「利用者が怪我をしたとき」「利用者が体調を崩したとき」「施設内でトラブルが発生したとき」など、それぞれの状況において残すべき項目を定めておけば、過去の事例を見ることで臨機応変に対応できるのです。
（2）ノートで情報共有する
2つ目は、ノートで情報共有することです。
ノートでの情報共有は、手軽に始められるうえ、誰でも簡単に情報を発信できる点がメリットです。例えば、以下のような商品を使えば、項目を統一しながら簡単に情報を共有できます。
介護連絡用のノートなどを活用すれば、フォーマットを作成する手間を省きながら、社内の情報共有を簡単にできます。ただし、管理には保管する場所や整理する手間がかかるうえ、情報をすぐに見つけ出すのは困難な点に注意が必要です。
（3）ITツールを利用する
3つ目は、ITツールを利用することです。
口頭や紙媒体での情報共有では「口頭で伝えられた内容を忘れてしまった」「紙面のどこに書いてあるのか探すのが面倒」ということが起こりやすく、結果として認識齟齬やトラブルにつながりかねません。
そこで役立つのが「情報共有アプリ」です。情報共有アプリがあれば、スマホからも簡単に申し送りができるうえに、あとからでもすぐに情報を探せます。
また、テンプレート機能がある「Stock」のようなアプリであれば、利用者情報の記入時間を短縮させるだけでなく、内容漏れやばらつきを防止することにもつながるのです。
【これで解決】介護・福祉施設の負担を軽減する情報共有アプリ
以下では、介護・福祉施設での情報共有の負荷を軽減するアプリをご紹介します。
口頭での情報共有は「記録が残っていないので、認識の齟齬や情報の抜け漏れが生じる」うえ、紙書類では「情報探しや共有に手間がかかる」などの問題が生じます。また、社員の多い介護・福祉施設では全職員への共有事項の伝達に時間を要します。
そこで、情報共有ツールを導入して、口頭や紙書類などのアナログな方法での申し送りを改善しましょう。ただし、とくに介護や福祉施設などの非IT企業では、ITに慣れていない社員でも使いこなせるほど簡単なツールを選ぶことが大切です。
結論、介護・福祉施設の情報共有の円滑化のためには、シンプルな操作性で誰でも簡単に使いこなせるほど簡単なツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には利用者ごとの申し送りや注意事項を記載するだけで、簡単に職員間で情報共有ができます。また、ノートに紐づいた「メッセージ」で、利用者に関するしょうさいな<やりとりや伝達事項もスムーズに伝えられます。
ノート形式で情報共有ができるアプリ「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
介護・福祉施設でStockを使った介護記録の例
Stockの「ノート」には、画像や表を使ってわかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。スマートフォンやタブレットにも対応しているので、忙しい現場でもすぐに確認できます
介護・福祉施設における情報共有の大切さまとめ
ここまで、介護・福祉施設での情報共有の大切さと役立つツールをご紹介しました。
介護・福祉施設のような忙しく、シフト制の現場では、ITツールを導入することが情報共有の円滑化の鍵になります。また、事業所の多い大企業では、全職員に共有したい情報があるときに紙やExcelファイルでは共有に時間がかかります。
そこで、時間や場所を問わず、各自のスマホから情報を編集・閲覧できるITツールが便利です。ただし、ITに不慣れな方が多い介護・福祉業界では、複雑な操作性のツールは定着しません。
したがって、メールを使える方ならばすぐに使いこなせるほどシンプルな情報共有アプリ「Stock」が最適です。
ぜひ「Stock」を導入し、利用者の情報をリアルタイムで確実に共有する仕組みを整えましょう。
