調査報告書は、ある特定の課題についての調査結果をまとめた書類です。調査報告書を活用することで、将来の展望を見据えた新たな戦略や計画を立てやすくなります。
とはいえ、「調査報告書をどのように書けば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、調査報告書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- ExcelやPowerPointにおける調査報告書の書き方や項目を押さえたい
- 調査報告書を手間なく作成するためにテンプレートを活用したい
- 調査報告書をすぐに振り返られる体制を整えたい
という方はこの記事を参考にすると、調査報告書の作り方が分かり、スムーズな組織内の意思決定に役立ちます。
目次
調査報告書とは
調査報告書とは、ビジネスや組織内環境における課題についての調査がまとめられた書類です。ここでは、調査報告書を作成する目的や必須項目を解説します。
調査報告書を作成する目的
調査報告書を作成する主な目的は、具体的な事実に基づいた意思決定をして組織の方向性を定めるためです。
たとえば、調査テーマの一つとして「マーケティング戦略の再検討が必要かどうかを検討するための調査」が挙げられます。組織の経営陣は、調査報告書をもとに、消費者のニーズに逸れていないかを擦り合わせたり、効果的な販売促進などを策定したりします。
また、調査報告書を作成することで、組織内の現状を把握できます。その結果、将来の予測にも役立ち、新たな組織の方向性を定めるきっかけとなるのです。
調査報告書の書き方や必須項目
見やすい調査報告書を作成するためには、以下の4つの項目を漏れなく記載しましょう。
- 調査の目的
- 調査方法
- 調査結果
- 所感・今後の対策
「何のための調査報告書なのか」を一言で記載します。
調査期間や調査対象、どのように情報を得たのかなどを記載することで、信頼性が高い報告書を作成できます。たとえば、調査方法としてはインタビューや世論調査があります。
報告する相手が知りたいポイントを押さえて、調査結果をまとめます。
客観的な視点で、調査内容の活用方法に関する意見をまとめます。
以上のように、調査内容を過不足なく伝えるために、調査報告書は上記の4つの項目を必ず押さえて作成する必要があります。
【無料】調査報告書作成に便利な登録不要テンプレート4選
以下では、調査報告書の作成に便利なテンプレートをご紹介します。テンプレートを活用して、調査報告書を作成する時間を短縮し、効率的に業務を進めましょう。
＜Word＞シンプルで汎用性が高い調査報告書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、シンプルで汎用性が高い調査報告書です。
必要最低限の項目だけで構成されているため、過不足なく読み手に調査内容を伝えられます。詳しい調査内容は、添付書類として報告可能です。
＜Excel＞一覧表形式の調査報告書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、一覧表形式の調査報告書です。
各項目ごとに枠がついており、一目で内容を把握できます。また、フォントサイズ、行の高さ、ページ余白などを自由に変更できる汎用性の高さが特徴です。
＜PowerPoint＞社内発表に役立つ調査報告書
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、社内発表に役立つ調査報告書です。
箇条書き形式で、大切な要点だけをまとめやすいため、見やすい報告書の作成に役立ちます。また、PowerPoint形式で、そのまま発表のスライドに活用できる点が特徴です。
＜Excel＞過不足なく情報を伝えられる報告書
こちらは、業務用テンプレートによる、過不足なく情報を伝えられる報告書です。
経過や状況の項目から、調査結果を自由度高く報告できるうえに、対応や今後の見通しの項目から、これからの組織の方向性を提案することが可能です。また、部長や課長の承認欄も用意されているので、提出時に役立ちます。
上図のように、汎用性の高い書式であるため、テンプレートの少ない「現地調査報告」などにも活用できるのがメリットです。
ExcelやPowerPointで調査報告書を作成するときの注意点
ExcelやPowerPointでは、簡単かつ費用をかけずに調査報告書を作成できます。しかし、作成するにあたって、以下のようなポイントに注意する必要があります。
- 体裁を整えるのに時間がかかる
- 管理が煩雑化しやすい
Excelでは、セル内に情報を書き込んでいく仕様なため、文章量が多い場合には情報が錯綜してしまいます。また、PowerPointは、デザイン性に優れている反面、レイアウトを考えるのに時間がかかる恐れがあります。
ExcelやPowerPointで作成した調査報告書は、個人のPCやファイル共有ツールで保管していると、必要なときにすぐに見つけられない恐れがあります。
そこで、誰でも簡単に見やすい調査報告書を作成でき、テーマごとに「フォルダ」を分けて管理できる「Stock」のようなITツールを使えば、Excel・PowerPointのようなストレスを一切感じなくなります。
ExcelやPowerPointよりも簡単に報告書を作成・管理する方法
以下では、ExcelやPowerPointよりも簡単に報告書を作成・管理する方法を解説します。
調査報告書は、テンプレートを活用すればフォーマットを統一して必要な項目を抜け漏れなく記載できます。しかし、ExcelやPowerPointでは、提出するまでに時間がかかったり管理が煩雑化したりするため、報告書の作成には不向きです。
とくに、調査報告書は今後の社内方針に活かすべき情報が集約されているため、必要なときに過去の調査報告書をすぐに振り返られる状態でなければなりません。そのため、調査報告書の管理には「必要な情報にすぐにアクセスできるITツール」を選択すべきです。
結論、自社で調査報告書を管理するなら、報告書の作成・共有まで一元化でき、高度な検索機能ですぐに振り返られるツール「Stock」が最適です。
Stockの「ノート」には、登録した調査書のテンプレートを瞬時に呼び起こせるうえ、記入した内容や画像は任意のメンバーに即共有できます。また、高度な検索機能によって、探している情報が確実に見つかるため、組織内の意思決定に調査結果を活かせます。
作成した調査報告書に即アクセスできるツール「Stock」
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
分かりやすい調査報告書のテンプレートと書き方まとめ
これまで、調査報告書の書き方やテンプレートを中心に解説してきました。
読み手に正しく調査内容を伝えるため、過不足なく情報を記入した分かりやすい調査報告書を作成することが大切です。ただし、ExcelやPowerPointで作成した調査報告書を個人のPCやファイル共有ツールで保管していると、管理が煩雑になりやすいです。
そこで、調査報告書は「情報管理に特化したITツール」で管理しましょう。ただし、報告書の作成・共有・管理の手段がバラバラでは、かえって業務効率が低下しかねないので、報告書における工数を一元化できることが大切です。
結論、調査報告書管理に利用すべきなのは、作成した報告書を任意のメンバーに即共有でき、高度な検索機能ですぐに振り返られる「Stock」一択です。
ぜひ「Stock」を導入して、調査報告書における業務を円滑化しましょう。
