見積書は、実際に契約した場合に納品する商品情報や金額を発注者に示すために必要な書類です。そのため、見積書に不備があると、発注者とのトラブルに発展するリスクがあります。
とはいえ、「見積書をどのように書けば良いか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見積書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
- 見積書を簡単に作成するためにテンプレートを活用したい
- ExcelやWordにおける見積書の作り方や項目を押さえたい
- 社内で統一されたフォーマットの見積書を活用したい
という方はこの記事を参考にすると、見積書の作り方が分かり、見積書の不備によるトラブルを防げます。
目次
見積書とは
見積書とは、受注側が発注側に、契約した場合の商品や金額の情報をあらかじめ伝えるための書類です。ここでは、見積書を作成する目的や必須項目を解説します。
見積書を作成する目的
見積書を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。
- 取引先とのトラブルの回避
- 価格や内容の比較
契約する前に、商品や金額について記載されている見積書を発行することによって、商品の数量や金額などに対する互いの認識の齟齬をなくせます。そのため、契約後のトラブルを未然に防げるのです。
見積書は、発注側にとって契約するかどうかの判断材料となります。どこの企業と取引したほうが、安く商品を手に入れられるのかを、見積書を比較しながら決定できるのです。
このように、見積書を作成することで、契約した場合の商品や費用を前もって示せます。そのため、発注側にとっての契約の判断材料となり、未然に契約後のトラブル防止にもつながるのです。
見積書の書き方とは？必要事項を解説
見積書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ見積内容を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
必須項目は主に以下の7つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
- 発行日・見積番号
- 宛先
- 差出人情報
- 件名
- 支払条件
- 見積期限
- 見積情報
見積書を発行した日付。また、書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
見積書の宛先。会社名または、担当者が分かっている場合は、担当者名を記載します。
自社の情報や担当者の名前。位置は宛先よりも下に書くことがマナーとされています。
見積り内容を一言でまとめましょう。たとえば、「商品Aのお見積り」「Webサイト制作のお見積り」と記載します。
受注側が希望する締め日と支払日。契約後の金銭トラブルを防ぐために記載します。
見積書の有効期限。一般的には、見積日から2週間ごととされています。
契約した場合の、商品・数量・金額。合計金額は一目で見やすくします。
以上のように、見積書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。
【無料】見積書のやり取りに便利な登録不要テンプレート6選
以下では、見積書の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートを活用すれば、見積書の作成時間を大幅に削減できるので、効率的に、かつ必要項目をもれなく記載したい方は必見です。
＜Excel＞見積依頼書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積依頼書です。
取引や見積書送付の条件を細かく設定できるため、必要な情報が記載された見積書をスムーズに受け取れます。また、レイアウトを変更でき、汎用性の高い点が特徴です。
＜Excel＞インボイス制度に対応したシンプルな見積書
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、インボイス制度に対応したシンプルな見積書です。
「税率ごとに区分した消費税額」や「適格請求書発行事業者の登録番号」を記載できるため、見積内容をそのまま適格請求書に利用できる点が特徴です。また、単価と数量を入力することで、消費税や合計金額が自動で出力されるので、計算ミスを防げます。
＜Word＞丁寧な文章表現付きの見積書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、丁寧な文章表現付きの見積書です。
見積依頼への感謝や不明点があるときの対応が丁寧な文章表現で記載されている点が特徴です。見積依頼側との接点を強化するのに役立ちます。
＜Word＞見積書確認の依頼書
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積書確認の依頼書です。
シンプルな文面で汎用性の高い点が特徴です。同封している見積書の枚数を明記することで、確認漏れを防げます。
＜Word＞見積書再送の添え状
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積書再送の添え状です。
見積書依頼側は、見積もり直してほしいと依頼をする場合があります。その場合に、丁寧な文章表現付きの見積書再送の添え状を活用し、丁寧な印象を与えましょう。
＜Excel＞見積作成記録書
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、見積作成記録書です。
見積書は会計処理の真実性を裏付ける大切な書類です。そのため、発行先や見積内容を記録して適切に管理する必要があります。
ExcelやWordで見積書を作成するデメリット
ExcelやWordは、使いこなしやすく費用をかけずに見積書を作成できます。しかし、以下のようなデメリットもあります。
- 共有の手間
- 管理の煩雑さ
ExcelやWordで作成した見積書は、メールやチャットツールを使って、共有しなくてはなりません。
ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられない恐れがあります。
このように、ExcelやWordでは作成後の「共有」や「管理」に手間がかかる恐れがある点に注意が必要です。
Excel・Wordのデメリットを解消できる見積書作成ツール
以下では、Excel・Wordのデメリットを解消できる見積書管理ツールを紹介します。
見積書は、テンプレートを使えば一から作成する手間を省けるので、作業を効率化できます。しかし、ExcelやWordで見積書を作成して個人のPCやファイル共有ツールに保管していると、社内での内容確認や共有に時間がかかります。
また、見積書は過去の取引情報が記載されているため、社内の情報資産として適切に管理する必要があります。そのため、ExcelやWordで作成した見積書のファイルはナレッジ管理ツールに蓄積し、いつでも振り返れるようにしましょう。
結論、自社で見積書を管理するなら、ExcelやWordのファイルを直接添付できて、AIによる自然言語検索で欲しい情報に即アクセス可能な「ナレカン」が最適です。
ナレカンの「記事」には、ExcelやWordファイルを添付して、契約内容や依頼背景などを記載できます。また、超高精度の「キーワード検索」や生成AIによるチャット形式での「自然言語検索」も可能なので、あとから見積書を探す場合も欲しい情報が確実に見つかります。
作成した見積書に即アクセスできるツール「ナレカン」
「ナレカン」｜社内のナレッジに即アクセスできるツール
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「ナレカン」は、社内のナレッジに、即アクセスできるツールです。
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自身の頭の中にあるナレッジを残すときは「記事」を作成でき、誰かにナレッジを尋ねたいときは、知恵袋のような感覚で「質問」することが可能です。また、ファイルを添付するだけで、AIが貴社のファイルの中身を全自動で、続々とナレッジ化していきます。
また、ナレカンを使えば、欲しい情報が即見つかります。
Google検索のように使える「キーワード検索」や生成AIを活用した「自然言語検索」によって、メンバーの検索スキルに依存することなく、誰でも簡単に情報を探し出せます。
更に、「初期導入支援サポート」と「ご利用中サポート」もあり、支援も充実しています。「すぐに使える状態にセットアップ」「月に1度のオンラインミーティング」など、実際に、社内のナレッジが動き出す仕組みを整えます。
＜ナレカンをおすすめするポイント＞
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- 【超高精度な検索機能】 誰もが簡単に欲しい情報を見つけられる検索性。
「複数キーワード検索」「添付ファイル内検索」「ゆらぎ検索」など、思い通りの検索が可能です。
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分かりやすい見積書のテンプレートと書き方まとめ
これまで、見積書の書き方やテンプレートを中心に解説してきました。
契約後のトラブルを回避するため、過不足なく情報を記入した分かりやすい見積書を作成することが大切です。ただし、ExcelやWordで見積書を作成して個人のPCやファイル共有ツールで保管していると、管理が煩雑になりやすいです。
そこで、見積書を一元管理して検索しやすい状態で管理すれば、必要なときにすぐ該当の見積書を確認できます。したがって、見積書の管理には、「蓄積したナレッジを一元管理して、超高精度検索が可能なITツール」の利用が最適です。
結論、見積書管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、「添付ファイル内検索」で情報に簡単にアクセスできる情報共有ツール「ナレカン」一択です。
ぜひ「ナレカン」を導入して、見積書を管理しやすい体制をつくりましょう。
