取引先に正式な金額や条件を提示する書類として、見積書は営業活動や発注業務に欠かせないものです。見積書を正確に作成しておけば、金額や納期の認識違いを防げるうえ、受注後の契約書や請求書の作成もスムーズに進められます。
しかし、「見積書に何を記載すればいいのかわからない」「自社に合ったテンプレートが見つからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、見積書の基本項目・テンプレート7選と選び方を中心にご紹介します。
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この記事でわかること
- 見積書は、発行日・見積番号・宛先・差出人情報・件名・支払条件・見積期限・見積情報の7項目を押さえて作成することが求められます。
- 見積書の選び方は、自社の商品/サービスの明細を入力しやすいか、印刷/PDF化したときに見やすいレイアウトか などがあります。
- 見積書は、テンプレートで作成方法を統一したうえで、関連する案件情報やメッセージを一か所で管理することで、過去の見積書を探せる状態にできます。
目次
見積書に必要な基本項目
見積書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ見積内容を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
必須項目は主に以下の7つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
１：発行日・見積番号
見積書を発行した日付。また、書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
2：宛先
見積書の宛先。会社名または、担当者がわかっている場合は、担当者名を記載します。
3：差出人情報
自社の情報や担当者の名前。位置は宛先よりも下に書くことがマナーとされています。
4：件名
見積り内容を一言でまとめましょう。たとえば、「商品Aのお見積り」「Webサイト制作のお見積り」と記載します。
5：支払条件
受注側が希望する締め日と支払日。契約後の金銭トラブルを防ぐために記載します。
6：見積期限
見積書の有効期限。一般的には、見積日から2週間ごととされています。
7：見積情報
契約した場合の、商品・数量・金額。合計金額は一目で見やすくします。
以上のように、見積書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。
【無料】見積書テンプレート・フォーマット7選
以下では、見積書の作成に便利なテンプレートを紹介します。見積書の作成時間を大幅に削減したい、かつ必要項目をもれなく記載したい方は必見です。
＜Excel＞見積依頼書のテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積依頼書です。
取引や見積書送付の条件を細かく設定できるため、必要な情報が記載された見積書をスムーズに受け取れます。また、レイアウトを変更でき、汎用性の高い点が特徴です。
＜Excel＞インボイス制度に対応したシンプルな見積書テンプレート
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、インボイス制度に対応したシンプルな見積書です。
「税率ごとに区分した消費税額」や「適格請求書発行事業者の登録番号」を記載できるため、見積内容をそのまま適格請求書に利用できる点が特徴です。また、単価と数量を入力することで、消費税や合計金額が自動で出力されるので、計算ミスを防げます。
＜Excel＞見積作成記録書のフォーマット
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、見積作成記録書です。
見積書は会計処理の真実性を裏付ける大切な書類です。そのため、発行先や見積内容を記録して適切に管理する必要があります。
＜Excel＞消費税等の計算式が備わった見積書テンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積依頼書です。
消費税などの計算式が最初から設定されているため、商品名や単価、数量を入力するだけで、小計、消費税、合計金額が自動で計算されます。書き方もわかりやすく、多くの業種で利用できるシンプルなフォーマットが特徴です。
＜Word＞丁寧な文章表現付きの見積書の雛形
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、丁寧な文章表現付きの見積書です。
見積依頼への感謝や不明点があるときの対応が丁寧な文章表現で記載されている点が特徴です。見積依頼側との接点を強化するのに役立ちます。
＜Word＞見積書確認の依頼書のフォーマット
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積書確認の依頼書です。
シンプルな文面で汎用性の高い点が特徴です。同封している見積書の枚数を明記することで、確認漏れを防げます。
＜Word＞見積書再送の添え状のテンプレート
こちらは、［文書］テンプレートの無料ダウンロードによる、見積書再送の添え状です。
発注側は、見積もり直してほしいと依頼をする場合があります。その場合に、丁寧な文章表現付きの見積書再送の添え状を活用し、丁寧な印象を与えましょう。
見積書テンプレートの選び方
見積書テンプレートは、以下の4つを基準に選びましょう。
・自社の商品・サービスの明細を入力しやすいか
量・単価・金額を入力する明細欄の行数や項目構成が、自社の取引内容に合っているかを確認しましょう。数量×単価の自動計算や消費税の自動集計機能があれば、計算ミスを防ぎながら効率よく作成できます。
・会社名やロゴなどを簡単に変更できるか
自社の会社名・住所・ロゴ・社印欄などを自由に編集できるテンプレートであれば、取引先に統一感のある書類を提示できます。レイアウトが固定されているものは修正に手間がかかるため、編集の自由度も事前にチェックしておくと安心です。
・印刷・PDF化したときに見やすいレイアウトか
見積書は印刷して郵送したり、PDFにしてメール送付したりする場面が多いため、A4サイズ1枚に収まる設計かどうかが重要です。罫線や文字サイズが適切で、金額や有効期限などの重要事項がひと目で確認できるレイアウトを選びましょう。
・毎回同じ項目を入力する手間を減らせるか
取引先名や支払条件、納期など、毎回変わらない項目をあらかじめ入力しておけるテンプレートなら、作成時間を大幅に短縮できます。見積番号や日付が自動で入る機能、よく使う品目をプルダウンで選べる機能があれば、さらに効率的です。
自社の業務フローに合った1枚を見つけて、見積書作成の時間とミスを減らしましょう。
Excel・Wordの見積書テンプレートの課題
ここでは、Excel・Wordの見積書テンプレートの課題を3つ解説します。見積書の管理に手間を感じている方は、自社に当てはまる点がないか確認してみましょう。
過去の見積書を探すのに時間がかかる
1つ目は、過去の見積書を探すのに時間がかかることです。
Excel・Wordで作成した見積書は、ファイルごとにPCやフォルダへ保存されるため、取引先や案件が増えるほど保存先が膨らみます。「見積書_最新」「見積書_修正版2」といった似た名前のファイルが複数並んでいると、どれが最終版か分かりません。
したがって、ファイル単位で保存する運用では、見積書を探す作業で業務時間を圧迫するといえます。ファイルを1件ずつ開いて確認することは面倒です。
見積書に関連する案件情報が分散する
2つ目は、見積書に関連する案件情報が分散することです。
見積書は、受注後に発注書・請求書・契約書へとつながっていく書類ですが、Excel・Wordでは書類ごとに別ファイルとして作成します。そのため、取引先とのやり取りの履歴や打ち合わせ議事録なども、メール・チャットに残りがちです。
したがって、見積書と案件情報を一元管理できない状態は、確認漏れや認識違いを招く原因になるといえます。
担当者が変わると過去の経緯を確認しにくい
3つ目は、担当者が変わると過去の経緯を確認しにくいことです。
Excel・Wordの見積書は、作成した担当者のPCや個人用フォルダに保存されているケースが多く、他のメンバーが内容を把握するには本人に直接確認する必要があります。異動や退職で担当者が不在になれば、確認する手段そのものがありません。
見積書の作成業務では、過去にどのような条件で値引きしたのか、なぜその単価になったのかを蓄積しなければなりません。したがって、担当者個人に情報が依存する運用では、引き継ぎ時に取引先との信頼関係を損なうリスクがあるのです。
作成した見積書を担当者間で共有・蓄積する方法
以下では、作成した見積書を担当者間で共有・蓄積する方法を紹介します。
見積書を担当者個人のPCに保存したままにすると、担当者が変わったときに過去の見積内容を探すのに時間がかかります。さらに、見積書を作成した経緯や取引先との確認事項が残っていなければ、後任の担当者が案件の状況を把握できません。
ExcelやWordで見積書を作成してファイルとして保存する方法では、見積書そのものは共有できます。しかし、見積書と案件の背景、担当者間のやりとりまで一か所にまとめて管理するのは難しいのです。
そのため、見積書のテンプレートを使って作成方法を統一したうえで、作成した見積書や関連する案件情報、対応履歴まで一か所にまとめて管理することが重要です。こうした条件に当てはまるのが、ExcelやWordのファイルを直接添付して、誰でも簡単にアクセスできるツール「Stock」です。
Stockの「ノート」には、ExcelやWordファイルを添付して、テキストで契約内容や依頼背景なども記載できます。また、案件や企業ごとに「フォルダ」を創り、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりすれば、見積書に関する情報がほかの話題と混ざりません。
作成した見積書を社内で簡単に管理できる「Stock」
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ITの専門知識がなくてもすぐに使える
「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
- 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
- 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
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「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール |
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「会社全体が、『Stock（ストック）さえ見ればOK』という認識に180度変わった」 ★★★★★ 5.0 特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock（ストック）を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock（ストック）さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
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「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
見積書の作り方のコツ3選
見積書作成のコツとして、「詳細な情報を明記する」「関数を利用する」「テンプレートを活用する」の3つが挙げられます。
・明細や取引の条件を明記する
見積書には明細や納期、条件などを明確に記載し、取引における認識をすり合わせておきましょう。その後の顧客とのトラブル防止にもつながります。
・関数を利用する
見積もり金額に不備があると、顧客からの信用を失ったり、トラブルにつながったりします。そのため、金額に関する見積もりは、関数などを利用して正確に計算しましょう。
・使いやすいテンプレートを活用する
記載事項のミスなどを防ぐためにも、簡単で使いやすいデザインのテンプレートを利用しましょう。項目に過不足のないフォーマットを選ぶことが重要です。
以上のコツを抑えて、正確な見積書を作成しましょう。
見積書のテンプレート・選び方まとめ
これまで、見積書のテンプレート7選や選び方を中心に解説してきました。
見積書は、発行日・見積番号、宛先、差出人情報、件名、支払条件、見積期限、見積情報の7項目を押さえて作成することが欠かせません。また、Excel・Wordのテンプレートを使えば、作成の手間を省きながら記載漏れや計算ミスを防げます。
しかし、Excel・Wordの運用では、作成した見積書が個人のPCに閉ざされてしまいます。そのため、作成後の見積書を共有・蓄積する仕組みが欠かせません。
なかでも、見積書も管理に最適なのは、ExcelやWordの見積書ファイルを添付でき、案件ごとの情報やメッセージも一元管理できる情報共有ツール「Stock」です。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」を導入し、見積書と関連情報を誰でもすぐに確認できる状態にしましょう。
