見積書は、実際に契約した場合に納品する商品情報や金額を発注者に示すために必要な書類です。そのため、見積書に不備があると、発注者とのトラブルに発展するリスクがあります。
 
とはいえ、「見積書の簡単な作成方法がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
 
そこで今回は、見積書の書き方やテンプレートを中心にご紹介します。
 
という方はこの記事を参考にすると、見積書の作り方が分かり、見積書の不備によるトラブルを防げます。


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見積書とは

見積書とは、受注側が発注側に、契約した場合の商品や金額の情報をあらかじめ伝えるための書類です。ここでは、見積書を作成する目的や必須項目を解説します。

見積書を作成する目的

見積書を作成する目的として、以下の2つが挙げられます。
 
  • 取引先とのトラブルの回避
  • 契約する前に、商品や金額について記載されている見積書を発行することによって、商品の数量や金額などに対する互いの認識の齟齬をなくせます。そのため、契約後のトラブルを未然に防げるのです。
     
  • 価格や内容の比較
  • 見積書は、発注側にとって契約するかどうかの判断材料となります。自社に最適な取引先を、見積書を比較しながら決定できるのです。
このように、見積書を作成することで、契約した場合の商品や費用を前もって示せます。そのため、発注側にとっての契約の判断材料となり、未然に契約後のトラブル防止にもつながるのです。

見積書の書き方とは?必要事項を解説

見積書の見本画面
 
見積書の書き方に法的な決まりはありません。しかし、取引先へ見積内容を過不足なく伝えるために、必要な項目を押さえて作成する必要があります。
 
必須項目は主に以下の7つがあるので、抜け漏れなく記載しましょう。
 
 
  1. 発行日・見積番号
  2. 見積書を発行した日付。また、書類を特定し追跡しやすくするための通し番号。
  3. 宛先
  4. 見積書の宛先。会社名または、担当者が分かっている場合は、担当者名を記載します。
  5. 差出人情報
  6. 自社の情報や担当者の名前。位置は宛先よりも下に書くことがマナーとされています。
  7. 件名
  8. 見積り内容を一言でまとめましょう。たとえば、「商品Aのお見積り」「Webサイト制作のお見積り」と記載します。
  9. 支払条件
  10. 受注側が希望する締め日と支払日。契約後の金銭トラブルを防ぐために記載します。
  11. 見積期限
  12. 見積書の有効期限。一般的には、見積日から2週間ごととされています。
  13. 見積情報
  14. 契約した場合の、商品・数量・金額。合計金額は一目で見やすくします。
 
以上のように、見積書を発行するときは記載事項を抜け漏れなく記載することを心がけましょう。


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【無料】見積書のやり取りに便利なテンプレート・フォーマット6選

以下では、見積書の作成に便利なテンプレートを紹介します。テンプレートを活用すれば、見積書の作成時間を大幅に削減できるので、効率的に、かつ必要項目をもれなく記載したい方は必見です。

<Excel>見積依頼書のテンプレート

見積依頼書の画面
 
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、見積依頼書です。
 
取引や見積書送付の条件を細かく設定できるため、必要な情報が記載された見積書をスムーズに受け取れます。また、レイアウトを変更でき、汎用性の高い点が特徴です。
 

<Excel>インボイス制度に対応したシンプルな見積書テンプレート

インボイス制度に対応したシンプルな見積書の画面
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、インボイス制度に対応したシンプルな見積書です。
 
「税率ごとに区分した消費税額」や「適格請求書発行事業者の登録番号」を記載できるため、見積内容をそのまま適格請求書に利用できる点が特徴です。また、単価と数量を入力することで、消費税や合計金額が自動で出力されるので、計算ミスを防げます。
 

<Word>丁寧な文章表現付きの見積書の雛形

丁寧な文章表現付きの見積書の画面
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、丁寧な文章表現付きの見積書です。
 
見積依頼への感謝や不明点があるときの対応が丁寧な文章表現で記載されている点が特徴です。見積依頼側との接点を強化するのに役立ちます。
 

<Word>見積書確認の依頼書のフォーマット

見積書確認の依頼書の画面
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、見積書確認の依頼書です。
 
シンプルな文面で汎用性の高い点が特徴です。同封している見積書の枚数を明記することで、確認漏れを防げます。
 

<Word>見積書再送の添え状のテンプレート

見積書再送の添え状の画面
こちらは、[文書]テンプレートの無料ダウンロードによる、見積書再送の添え状です。
 
見積書依頼側は、見積もり直してほしいと依頼をする場合があります。その場合に、丁寧な文章表現付きの見積書再送の添え状を活用し、丁寧な印象を与えましょう。
 

<Excel>見積作成記録書のフォーマット

見積作成記録書の画面
 
こちらは、Microsoftの楽しもうOfficeによる、見積作成記録書です。
 
見積書は会計処理の真実性を裏付ける大切な書類です。そのため、発行先や見積内容を記録して適切に管理する必要があります。
 


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ExcelやWordで見積書を作成するデメリット

ExcelやWordは、使いこなしやすく費用をかけずに見積書を作成できます。しかし、以下のようなデメリットもあります。
 
  • 共有の手間
  • ExcelやWordで作成した見積書は、メールやチャットツールを使って、都度共有する手間がかかり面倒です。また、他のメールやメッセージに埋もれて確認が遅れる場合もあるので注意が必要と言えます。
     
  • 管理の煩雑さ
  • ファイルが個人のPCやファイル共有ツールに散在し、必要なときにすぐ見つけられない恐れがあります。さらに、更新の度にファイルが増えたり、ファイル名を変更しなければならなかったりせず手間がかかります。
このように、ExcelやWordでは作成後の「共有」や「管理」に手間がかかる恐れがある点に注意が必要です。


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Excel・Wordのデメリットを解消できる見積書作成ツール

以下では、Excel・Wordのデメリットを解消できる見積書管理ツールを紹介します。
 
見積書は、テンプレートを使えば一から作成する手間を省けるので、作業を効率化できます。しかし、ExcelやWordで見積書を作成して個人のPCやファイル共有ツールに保管していると、社内での内容確認や共有に時間がかかります。
 
また、見積書は過去の取引情報が記載されているため、社内の情報資産として適切に管理する必要があります。そのため、ExcelやWordで作成した見積書のファイルはナレッジ管理ツールに蓄積し、いつでも振り返れるようにしましょう。
 
結論、自社で見積書を管理するなら、ExcelやWordのファイルを直接添付して、誰でも簡単にアクセスできるツール「Stock」が最適です。
 
Stockの「ノート」には、ExcelやWordファイルを添付して、テキストで契約内容や依頼背景なども記載できます。また、案件や企業ごとに「フォルダ」を創り、ノートに紐づく「メッセージ」でやりとりすれば、見積書に関する情報がほかの話題と混ざりません。

作成した見積書に簡単にアクセスできるツール「Stock」

Stockのトップページ
 
/ 情報ストック、タスク管理、メッセージ機能 /
チームの情報を、最も簡単に管理できるツール「Stock」

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Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「管理」できるツールです。「社内の情報を、簡単に管理する方法がない」という問題を解消します。
 
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
 
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。

<Stockをおすすめするポイント>

  1. ITの専門知識がなくてもすぐに使える
    「ITに詳しくない65歳の方でも、何の説明もなく使える」程シンプルです。
  2. 社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できる
    作業依頼、議事録・問い合わせ管理など、あらゆる情報を一元管理可能です。
  3. 驚くほど簡単に、「タスク管理」「メッセージ」もできる
    直感的な操作で、「タスクの担当者・期日の設定」と「メッセージでのやりとり」が可能です。

<Stockの口コミ・評判>

塩出祐貴さん画像
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」
★★★★★ 5.0

弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。

竹原陽子さん、國吉千恵美さん画像
竹原陽子さん、國吉千恵美さん
リハビリデイサービスエール
「会社全体が、『Stock(ストック)さえ見ればOK』という認識に180度変わった」
★★★★★ 5.0

特に介護業界では顕著かもしれませんが、『パソコンやアプリに関する新しい取り組みをする』ということに対して少なからず懸念や不安の声はありました。しかしその後、実際にStock(ストック)を使ってみると、紙のノートに書く作業と比べて負担は変わらず、『Stock(ストック)さえ見れば大半のことが解決する』という共通の認識がなされるようになりました。

江藤 美帆さん画像
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ(栃木SC)
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします!」
★★★★★ 5.0

元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。

<Stockの料金>

Stockの料金プランページ

※最低ご利用人数:5ユーザーから

https://www.stock-app.info/pricing.html

Stockの詳細はこちら


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見積書作成のコツ3選

見積書作成のコツとして、「詳細な情報を明記する」「関数を利用する」「テンプレートを活用する」の3つが挙げられます。
 
  • 明細や取引の条件を明記する
  • 見積書には明細や納期、条件などを明確に記載し、取引における認識をすり合わせておきましょう。その後の顧客とのトラブル防止にもつながります。
     
  • 関数を利用する
  • 見積もり金額に不備があると、顧客からの信用を失ったり、トラブルにつながったりします。そのため、金額に関する見積もりは、関数などを利用して正確に計算しましょう。
     
  • 使いやすいテンプレートを活用する
  • 記載事項のミスなどを防ぐためにも、簡単で使いやすいデザインのテンプレートを利用しましょう。項目に過不足のないフォーマットを選ぶことが重要です。
以上のコツを抑えて、正確な見積書を作成しましょう。


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分かりやすい見積書のテンプレートと書き方まとめ

これまで、見積書の書き方やテンプレートを中心に解説してきました。
 
契約後のトラブルを回避するため、過不足なく情報を記入した分かりやすい見積書を作成することが大切です。ただし、ExcelやWordで見積書を作成して個人のPCやファイル共有ツールで保管していると、管理が煩雑になりやすいです。
 
そこで、見積書を簡単に管理できる環境を整えれば、必要なときにすぐ該当の見積書を確認できます。したがって、見積書の管理には、「誰もが簡単にファイルを管理できるITツール」の利用が最適です。
 
結論、見積書管理に利用すべきなのは、ファイルを含むあらゆる情報を残し、簡単に管理から共有までできるツール「Stock」一択です。
 
ぜひ「Stock」を導入して、見積書を管理しやすい体制をつくりましょう。


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代表取締役社長 澤村大輔
この記事の監修者
株式会社Stock
代表取締役社長 澤村大輔

1986年生まれ。早稲田大学法学部卒。
新卒で、野村総合研究所(NRI)に、経営コンサルタントとして入社。
その後、株式会社リンクライブ(現:株式会社Stock)を設立。代表取締役に就任。
2018年、「世界中の『非IT企業』から、情報共有のストレスを取り除く」ことをミッションに、チームの情報を最も簡単に管理できるツール「Stock」を正式ローンチ。
2020年、DNX VenturesEast Venturesマネーフォワード等のベンチャーキャピタル(VC)から、総額1億円の資金調達を実施。
2021年、東洋経済「すごいベンチャー100」に選出。
2024年、100名~数万名規模の企業のナレッジ管理の課題解決のために、社内のナレッジに即アクセスできるツール、「ナレカン」をαローンチ。

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